ORDFÖRANDEFÖRSLAG
Dnr KS/2020:379-101 2020-09-08 1/1
Meddelandeärenden till kommunfullmäktige 2020-09-28
Förslag till beslut
Kommunfullmäktige beslutar att
1. lägga föreliggande meddelanden till handlingarna.
Beskrivning av ärendet
Kommunfullmäktige har att lägga bifogade meddelanden till handlingarna.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Ingen uppföljning krävs.
Beslutsunderlag
Rapport, Granskning av kommunens framförhållning och planering av underhåll i VA-nätet samt VA-investeringsanalys, 2020-06-11
Rapport, Revisionsrapport avseende kommunens framförhållning och planering av underhåll i VA-nätet samt VA-investeringsanalys, 2020-06-11
Protokollsutdrag, KS § 176 2020-08-26 E-förslag om trafiksäker gångväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20)
Protokollsutdrag, KS § 138, 2020-06-17, Yttrande till Länsstyrelsen i särskilt tillsynsärende(15128832)
Protokollsutdrag, KS § 139, 2020-06-17, Yttrande till Länsstyrelsen i särskilt tillsynsärende(15128837)
Protokoll, SEVAB Nät AB 2020-08-19
Protokoll, SEVAB Strängnäs Energi AB 2020-08-19 Beslutet skickas till
-
Leif Lindström (S) Ordförande
Signatursida
Detta dokument har elektroniskt undertecknats av följande undertecknare:
Namn LEIF LINDSTRÖM
Datum & Tid 2020-09-14 13:58:04 +02:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation
Identifikations-id _0782bf9b1a09342c877af08abb4679540c
Validera dokumentet | Användarvillkor
Certifierad av Comfact Signature Accepterad av alla undertecknare 2020-09-14 13:58:13 +02:00 Ref: 939793
www.comfact.se
Granskning avseende
kommunens framförhållning och planering av underhåll i Va-nätet samt Va-investeringsanalys
Rapport
Strängnäs kommun
KPMG AB 2020-06-11 Antal sidor 15 Bilagor: 1
1 Strängnäs kommun
Granskning avseende kommunens framförhållning och planering av underhåll i Va-nätet samt Va- 2020-06-11
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning 2
2 Inledning/bakgrund 4
2.1 Syfte, revisionsfråga och avgränsning 4
2.2 Revisionskriterier 5
2.3 Metod 5
2.4 Ansvarig nämnd/styrelse 5
3 Resultat av granskningen 6
3.1 Organisation 6
3.2 Bakgrund och behov av Va-investeringar 7
3.3 Investeringsbudget och riskbedömning 9
3.4 Kalkyler och projektmetodik 11
3.5 Uppföljning av Va-investeringar 12
3.6 Underhållsplanering och samordning 13
4 Slutsats och rekommendationer 14
4.1 Rekommendationer 15
Bilaga 1 - Utdrag från ”Policy för investeringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar” Eskilstuna Strängnäs
Energi & Miljö 16
1 Sammanfattning
Vi har av Strängnäs kommuns revisorer fått i uppdrag att granska planeringen kring kommunens Va-investeringar. Granskningen syftar till att bedöma om
kommunstyrelsen har en ändamålsenlig och tillfredsställande planering av Va-
investeringar samt för underhåll av Va-nätet. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2020.
Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen delvis har en ändamålsmässig och tillfredsställande planering av Va-investeringar och underhåll av Va-nätet. Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över SEVAB (Strängnäs Energi AB) och vår bedömning är att det finns behov av att stärka styrkedjan mellan Kommunstyrelsen och SEVAB.
Det framkommer i vår granskning att tvingande investeringar och re-investeringar har lägre krav på lönsamhetskalkyleringar än nya investeringar enligt ESEMs policy för investeringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar.
Enligt åtgärdsplanen som är kopplad till antagen vattenplan1 var både SEVAB och TSK (Teknik- och servicekontoret) ansvariga för att ta fram VA-plan under 2018, vilket inte har blivit gjort. Vi anser att det finns ett ökat samverkansbehov mellan SEVAB och övriga verksamheter i Strängnäs kommun i stort kring Va-relaterade frågor.
Det finns underlag i granskningen för målstyrning och riskbedömningar inom SEVABs verksamhet men vi anser att detta inte återredovisas till kommunstyrelsen på ett tydligt och transparent sett genom till exempel rapportering i officiellt delårs- och årsbokslut.
Det framgår i granskningen att exploateringstakten i Strängnäs kommun har varit hög de senaste åren vilket inneburit att re-investering i direkt anslutning till exploateringar har prioriterats, delvis på bekostnad av annan återinvestering/re-investering i Va. Enligt SEVAB ligger framtida utmaningar för Va-verksamheten bland annat i att tillgodose förnyelsen av Va-ledningsnätet samtidigt som bolaget jobbar aktivt med
tillskottsvattenfrågorna och att tillse att nya områden kan anslutas utan att kapacitetstaken överskrids.
Det framgår i granskningen att re-investeringsplanen utgör grunden för re-investeringar i investeringsbudget. Ägardirektivet förordar att SEVAB årligen ska ta fram en
långsiktig investerings- och finansieringsplan om 15 år och presentera den för ägarna.
I dagsläget finns det ingen differentierad långsiktig investerings- och finansieringsplan om 15 år, utan bara en prognos med ett schablonmässigt och aggregerat värde som är samma för samtliga år inom perioden 2026-2035.
Vi anser att det vore positivt för verksamheten om kommunstyrelsen får stärkt underlag kring prioriteringar, riskbedömningar och strategisk planering inom Va på ett
strukturerat och formaliserat sett, för att skapa ökade förutsättningar för en hållbar balans i Va-investeringar och anknytande politiska mål.
1 Avser notering i bilaga 2 i Strängnäs kommuns åtgärdsplan, Vattenplan Strängnäs kommun sid 59
3
Granskningen visar att SEVAB frekvent verkar nyttja projektmetodik i arbetet med investeringsprojekten samt i stor utsträckning kartlägger ledningsdata i kommunens geografiska informationssystem (GIS), vilket vi anser bidra positivt till verksamheten.
Dock noterar vi att den ekonomiska uppföljningen av investeringar i huvudsak utgörs av mycket manuella inslag, vilket vi anser kan utgöra ökad risk för inkorrekt ekonomisk data över investeringsprojekten.
Mot bakgrund av ovanstående rekommenderar vi kommunstyrelsen och SEVABs styrelse att:
—
Stärka styrkedjan mellan SEVAB och Kommunstyrelsen.—
Tillse att samordningen stärks mellan SEVAB och övriga verksamheter inom Strängnäs kommun som rör vattenförvaltningsarbetet och samhällsplanering.—
Öka transparens och förståelse för portföljstyrning både inom SEVAB och gentemot kommunstyrelsen.—
Säkerställa en transparent strategisk planering av re-investeringar.—
Säkerställa en säker och enhetlig ekonomisk hantering och redovisning av Va- investeringarna.—
Se över och förtydliga ägardirektivets formulering vad gäller långsiktig investerings- och finansieringsplan samt ”Policy för investeringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar” vad gäller uppföljningskrav.2 Inledning/bakgrund
Vi har av Strängnäs kommuns revisorer fått i uppdrag att granska rutinerna kring kommunens Va-investeringar. Granskningen syftar till att stödja Strängnäs kommunstyrelse i att säkerställa att Va har förutsättningar för en tillfredställande planering av Va-investeringar och underhåll av Va-nätet. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2020.
Det är kommunens skyldighet enligt 6 § Vattentjänstlagen att snarast se till att ett blivande eller visst befintligt bebyggelseområde i ett större sammanhang får vatten eller avlopp om det finns behov med hänsyn till hälsa eller miljö. Va-byggnationer utgör investering i kommunens Va-nät, vattenverk reningsverk med mera. Som med många andra investeringar finns behov av löpande underhåll för att säkerställa kvalitet och livslängd. Eftersatt underhåll ökar risk för att investeringar inte kan brukas i avsedd omfattning och därmed ge upphov till negativa ekonomiska konsekvenser. Med anledning av ovanstående har kommunens revisorer dragit slutsatsen i sin riskanalys, att kommunens rutiner avseende Va-planering behöver granskas.
2.1 Syfte, revisionsfråga och avgränsning
Granskningen syftar till att bedöma om kommunstyrelsen har en ändamålsenlig och tillfredsställande planering av Va-investeringar samt för underhåll av Va-nätet.
Granskningen har besvarat följande revisionsfrågor:
Investering/byggnation Va:
Hur identifieras behov av nya Va-investeringar?
Görs riskbedömningar för beslut kring Va-investeringar?
Fattas det politiskt beslut för varje enskild Va-investering och dess budget?
Finns det en koppling mellan planeringen av Va-utbyggnationen och kommunens översiktsplanering/detaljplanering/befolkningsprognos?
Görs planering av Va-byggnation i samspel med kommunens övriga samhällbyggnadsdelar (tex trafik, miljö, avfall)?
Finns det kalkyler för att beräkna pay-off-tid för beslutade investeringar?
Finns det kalkyler för beräkningar av anslutningsavgifter och brukningsavgifter?
Underhållsplanering VA:
Finns det en fastställd underhållsplan eller motsvarande för Va-nätet?
Finns det kostnadsuppskattningar för åtgärder i underhållsplanen kopplat till budget som täcker åtgärdernas kostnad?
Framgår det i underhållsplanen vem som har det ekonomiska ansvaret för åtgärderna?
Finns det rutin/process för hur underhållsplanen och vidtagna åtgärder ska följas upp?
Hur ofta revideras underhållsplanen?
Hur identifieras och planeras åtgärderna i underhållsplanen?
5
Finns det en rutin för att färdiggjorda Va-investeringar läggs in underhållsplanen?
Finns det riskbedömningar som ligger till grund för underhållsplanen?
Finns det rutin/process för hur resursplaneringen görs inom en underhållsåtgärd i underhållsplanen Vad gäller åtgång av personal, maskiner, och liknande?
Finns digitalt stöd för planering, genomförande och uppföljning av åtgärder i underhållsplanen?
Granskningen omfattar kommunstyrelsens och SEVABs kontroll av planerade åtgärder för underhållsarbete inom Va-nätet.
2.2 Revisionskriterier
Vi har bedömt om rutinerna uppfyller
—
Kommunallagen 6 kap. 6 §—
6 § Vattentjänstlagen—
Interna styrdokument såsom Vattenplan och Reinvesteringsplan Va-ledningsnät SEVAB, 2019-2024, Ägardirektiv för SEVAB.2.3 Metod
Granskningen har genomförts genom:
—
Dokumentstudier av bland annat Vattenplan 2017/2018, Reinvesteringsplan Va- ledningsnät SEVAB 2019-2024, T.f. VD instruktion, Attestreglemente, Arbetssätt för kartläggning av risk och konsekvensledningar i Va-nätet; Investeringsansökan;Investeringsuppföljning, Va-investeringsbudget 2020-2024; Investeringsprognos 2019-2035.
—
Intervjuer med berörda tjänstemän däribland Affärsområdeschef Va, Avdelningschef Va Distribution, Controller Va, Avdelningschef Va Planering och Chef Va Projekt och Investering.Rapporten är faktakontrollerad av de intervjuade.
2.4 Ansvarig nämnd/styrelse
Granskningen avser kommunstyrelsen och det kommunala bolaget SEVAB Strängnäs Energi AB.
3 Resultat av granskningen
3.1 Organisation
SEVAB Strängnäs Energi AB (SEVAB) är ett kommunalt bolag i Strängnäs kommun som tillhandahåller tjänster inom bland annat Vatten & avlopp. Enligt ägardirektivet ska SEVAB på kommunens uppdrag vara huvudman för allmänna vatten- och
avfallsanläggningar i Strängnäs kommun och därmed tillse att kommunen fullgör sitt ansvar enligt lag om allmänna vattentjänster. Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över SEVABs verksamhet och SEVAB har avdelningar inom Marknad/försäljning, Va, Energi, Återvinning och Elnät. Va utgörs i sin tur av planering, projekt och investering, Produktion Va-verk, Distribution och Kvalitetskontroll/lab. SEVAB äger tillsammans med Eskilstuna Energi och Miljö det gemensamma bolaget Eskilstuna Strängnäs Energi och Miljö AB enligt organisationsbilden nedan:
Källa: Interna dokument, SEVAB
Enligt ägardirektivet ska SEVAB arbeta för jämförbarhet i kommunens uppföljning och tillse att bolaget arbetar för att kommunens vision, mål och värdegrund ska genomsyra verksamheten. SEVAB ska beskriva sitt bidrag till måluppfyllelsen genom
konkreta mål i sin planering och i uppföljningen ska SEVAB ha en återkoppling till målen. Underlag i vår granskning indikerar att ESEM har styrande nyckeltal för att följa upp verksamheten till exempel vad gäller engagerade medarbetare, nöjda kunder, långsiktig avkastning och hållbar utveckling och enligt intervjuer arbetar SEVAB med målstyrning i sin verksamhet enligt bilden nedan:
Eskilstuna Strängnäs Energi och Miljö AB
SEVAB- ägarbolag Strängnäs Energi. Anläggningstillgångar, distributionsnät, Varumärken och
Taxor EEM – ägarbolag
Eskilstuna Energi och Miljö.
Anläggningstillgångar, distributionsnät, Varumärken och Taxor
KF Strängnäs
Eskilstuna Kommunföretag AB KF Eskilstuna
Strängnäs Kommunföretag AB
7
Dock redovisas inte denna uppföljning i SEVABs årsredovisning eller i delårsrapport.
Ägardirektivet förordar också att SEVAB årligen ska ta fram en långsiktig investerings- och finansieringsplan om 15 år och presentera den för ägarna. I dagsläget finns det ingen differentierad långsiktig investerings- och finansieringsplan om 15 år, bara ett schablonmässigt och aggregerat värde som är samma för samtliga år inom perioden 2026-2035. Enligt intervjuer arbetar Va med att ta fram mer genomarbetad strategisk plan som utgår ifrån bland annat översiktsplan och behov för 15 år framåt.
3.1.1 Bedömning
Underlag i vår granskning indikerar att SEVAB arbetar med målstyrning i sin verksamhet enligt vad ägardirektivet förordar. Dock gör vi bedömningen utifrån tillgängligt underlag i granskningen att uppföljningen av målstyrningen inte
återrapporteras på ett tillfredsställande sett till Kommunstyrelsen i Strängnäs kommun, och att kommunstyrelsen med anledning av sin uppsynsplikt bör uppmärksamma denna brist. Vi noterar till exempel att redovisning av måluppfyllelse inte återfinns i till exempel SEVABs officiella delårs- och årsbokslut.
Det finns ingen differentierad långsiktig investerings- och finansieringsplan om 15 år idagsläget, och vi anser att ägardirektivets formulering avseende detta med fördel bör stärkas om syftet är att säkerställa att SEVAB har en mer strategisk och detaljerad analys på lång sikt.
3.2 Bakgrund och behov av Va-investeringar
Enligt Policy för investeringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar finns det tre typer av investeringskategorier: ny-investering, re-investering och tvingande investering. (Se bilaga 1 för beskrivning). Behov av nya Va-investeringar i
nybyggnationsområde identifieras primärt via detaljplaner och utbyggnadsplan enligt intervjuer. Ägardirektivet förordar att SEVAB är skyldigt att delta i planeringsarbeten kring översikts- och detaljplaner och genom deltagande vid särskilda
utvecklingsinsatser. Strängnäs kommuns översiktsplan fastslår att alla etableringar som möjliggörs med byggrätter i nya detaljplaner ska, där det är möjligt, anslutas till vatten- och avloppslösningar i kommunal regi. Enligt intervjuer förekommer det löpande avstämningar mellan SEVAB och stadsbyggnadskontoret för att inkludera SEVAB i detaljplanearbetet och i infrastrukturprojekt, men samverkan är dock inte formaliserad.
Behov av återinvestering/re-investeringar i Va identifieras framförallt i re-
investeringsplanen som beskriver underhålls- och åtgärdsplanering för Va inom Strängnäs kommun. Planen är inte politiskt fastställd, utan är framtagen inom Eskilstuna Strängnäs Energi och Miljö AB och revideras en gång per år av en reinvesteringsgrupp enligt intervjuer. Re-investeringsplanen sträcker sig över fem år och är kategoriserad enligt följande kategorier:
Åtgärder för exploatering (Kapacitetshöjande åtgärder i samband med genomförande av detaljplaner samt förberedande åtgärder för framtida Va- försörjningsbehov enligt översiktsplan)
Åtgärder för tillskottsvatten (Översvämningsrelaterade åtgärder och kapacitetsbrister i spillvattensystemet).
Förnyelsetakt (Risk- och konsekvensledningar; åtgärder identifierade av driftstörningar; akut avhjälpande åtgärder och planerat underhåll)
Per 2019 gjordes det flest investeringar inom exploatering (56%) följt av förnyelsetakt (31%). Åtgärder för tillskottsvatten utgjorde 13% av Va-investeringarna.
Förnyelsetakten på ledningsnätet avseende spillvatten i Strängnäs ligger enligt
intervjuer något lägre än branschens bör-värde (vatten 0,7%; spillvatten/avloppsvatten 0,6%) under de senaste tre åren, men ändock på en god nivå då de relateras och beaktas i ett större sammanhang.
År Förnyelsetakt Vatten Förnyelsetakt Spillvatten
2016 0,75% 0,66%
2017 0,71% 0,55%
2018 0,61% 0,50%
2019 0,67% 0,51%
Källa: Underlag från SEVAB
Det bekräftas också i intervjuer att SEVAB inte klarar en hög exploateringstakt samtidigt som förnyelsen av befintlig ledningsnät upprätthålls utifrån tillgängliga
resurser. Utbyggnad av exploateringsområden innebär att fler Va-kunder ska försörjas i ledningsnätet som ofta saknar ökade dimensioner för att hantera de nya
förutsättningarna. Enligt SEVAB ligger framtida utmaningar för Va-verksamheten bland annat i att tillgodose förnyelsen av Va-ledningsnätet samtidigt som bolaget jobbar aktivt med tillskottsvattenfrågorna (inträngning av ovidkommande vatten på spillvattennätet ofta genom att dagvatten är felkopplat på spillvatten. Vid stora regnmängder som tenderar att öka skapar detta stora påfrestningar på reningsverk, översvämningar i källare osv.) och ser till att nya områden kan anslutas utan att kapacitetstaken överskrids.
Det finns en Vattenplan som antogs av Kommunfullmäktige i september 2018 som SEVAB är ålagda att följa enligt SEVABs ägardirektiv då den utgör ett styrdokument.
Det övergripande målet med Vattenplanen är att bibehålla och/eller förbättra en god vattenkvalitet i kommunens olika vattenförekomster genom ett antal olika åtgärder och ställningstaganden som beskrivs i vattenplanen. Vattenplanen har också identifierat behov av olika åtgärder inom Strängnäs kommun för att stärka Va-planeringen, till exempel:
Åtgärdsplan för hur vattenförvaltningsarbetet ska bedrivas i kommunen kopplat till vattenplanen.
VA-plan. Enligt vattenplanen hade Teknik- och servicekontoret och SEVAB ansvar för att färdigställa en Va-plan under 2018, som inte är gjort. Det framgår i intervjuer att Va-planen inte är färdigställd ännu på grund av oklarheter kring vilken enhet som skulle driva detta arbete, men att det finns ett behov av att ta fram Va-plan.
9
Dagvattenplan. Arbete med detta pågår enligt intervjuer.
Övergripande styrdokument för strategiska ställningstaganden avseende vatten- och avloppslösningar i samband med planering/exploatering.
3.2.1 Bedömning
Vi anser att samverkan mellan SEVAB och Samhällsbyggnadskontoret med fördel kan formaliseras för att stärka den gemensamma Va-planeringen inom Strängnäs kommun.
Va-Exploateringar tycks ha prioriterats högt inom kommunen under de senaste åren och delvis på bekostnad av förnyelse av ledningsnät. Vår bedömning är att det är av stor vikt att Strängnäs kommunstyrelse genom sitt upplysningsplikt får ökad insikt om konsekvenser av olika ställningstaganden kring Va-utbyggnad på ett strukturerat och formaliserat sett.
Efterlevnaden av den av Kommunfullmäktige beslutade vattenplanen efterlevs inte av SEVAB eller Teknik- och servicekontoret i den bemärkelse att VA-plan är inte
framtagen enligt åtgärdsplanen, vilket vi anser vara en brist. Bland annat nämns otydligheter i ansvarsfrågan som förklaring i intervjuer och utifrån det anser vi att det finns behov av att stärka samordningen mellan SEVAB och Teknik- och
servicekontoret i syfte att utveckla Va-planeringen i stort för Strängnäs kommun.
3.3 Investeringsbudget och riskbedömning
SEVAB styrelse fattar beslut om budget/investeringsvolym enligt intervjuer och investeringsprojekten hanteras enligt intervjuer utifrån attestreglemente och delegationsordning. Attestreglementet för SEVAB reglerar att beslut om inköp av maskiner och inventarier och övriga investeringar ska göras enligt investeringsbudget.
Efter godkänd behandling av investeringsråd gäller generella attestregler enligt attestinstruktion. Det fanns vissa oklarheter i intervjuerna gällande investeringsrådet.
Där beloppsgränser vid attest inte framgår av attesträtt, ska följande gälla inom eget kostnadsställe och i de fall delegerad attesträtt förekommer (Med ”ej budgeterat” avses inom det kostnadsslag eller ansvarsområde som budgeten fastställts.):
Attestberättigad Budgeterat Ej budgeterat Verkställande direktör 10 000 000 1 000 000
Nivå B,
affärsområdeschefer + styrelsekoordinator
2 000 000 200 000
Nivå C, stabschefer + linje 2 chefer
500 000 50 000
Nivå D 100 000 10 000
Nivå E 20 000 2 000
SEVAB ska också göra en investeringsansökan innan investering påbörjas.
Enligt instruktion för T.f. VD, som beslutats av SEVABs styrelse i oktober 2019, ska investeringar över 5 mkr inom budget, samt mer än 1 mkr utanför budget, beslutas av styrelse. Enligt Va-investeringsbudget 2020-2024 är värdet hos majoriteten av
investeringarna mindre än 5 mkr. Enligt ekonomi controller särredovisas inte alla mindre projekt under 5 mkr till styrelsen, utan de redovisas tillsammans.
Behov av riskanalyser görs bland annat via en klassificering av projekt mellan A-D utifrån bland annat projektets omfattning. Klassificeringen görs av de som har initierat projektet och indikerar bland annat vilken typ av riskbedömning och uppföljning som krävs i projektet. Ett urval av projekt som är klassade A-B följs upp på
koncernledningsnivå och dess tidplan och kostnader ska förankras i styrelsen enligt intervjuer, medan projekt C-D har lägre uppföljningskrav. Det förekommer enligt intervjuer projekt på högre summa som ändock kan följas upp i mindre forum om projektet är av enklare karaktär.
Riskanalyser görs enligt intervjuer i samband med specifika större projekt via s.k.
Business case, som bland annat beskriver motiv till investering, önskat effektmål, omfattning, alternativa lösningar, tidplan, kostnadsanalys, finansieringsanalys och risker med att genomföra projektet och att inte genomföra projektet. Riskbedömningar görs enligt intervjuer också vissa i re-investeringsprojekt där verksamheten gör en riskvärdering och prioritering av re-investeringsprojekten utifrån
statisk information (såsom ledningarnas material och ålder)
dynamisk information (till exempel driftstörningsinformation från ledningsnätet).
Denna värdering och prioritering utgör grunden för SEVABs re-investeringsplan.
SEVAB menar dock att bedömningar av ”framtida kostnader om underhållet inte görs”
inte kan generaliseras i övrigt. Riskbedömningar görs dock inte enligt intervjuer för investeringsprojekt där kommunen är ålagda att genomföra utbyggnad till befintlig bebyggelse enligt beslutad utbyggnadsplan i Vattenplanen, trots eventuell dålig täckningsgrad i projektet. Enligt intervjuer görs dessa ställningstaganden normalt vid framtagandet av VA-plan (utbyggnadsplan) och i business case beräknas
täckningsgrad och finansiering av dessa projekt också. I dessa framgår hur stor andel av investeringen täcks initialt av anläggningsavgifter (engångsavgift från de som ansluts) och hur stor andel finansieras via brukningsavgifter (löpande avgift som alla inom VA-kollektivet betalar). För utbyggnadsområden utreds även behov av s.k.
särtaxa för att ev. höja initial täckningsgrad enligt intervjuer.
3.3.1 Bedömning
Merparten av investeringarna i investeringsbudgeten har ett värde under 5 mkr och således gör vi bedömningen att en stor andel av investeringarna beslutas av VD.
Vi noterar att riskbedömningar inte alltid genomförs inom investeringsprojekt samt att det inte alltid görs bedömningar av framtida kostnader om underhållet inte görs. Vi anser att det föreligger ytterligare behov att stärka dessa områden, bland annat utifrån att ”policy för investeringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar” som föreskriver att konsekvensbeskrivningar ska göras för alla typer av investeringsprojekt.
11
Vi anser också att SEVAB med fördel bör inkludera kommunstyrelsen i högre grad vad gäller prioriteringsordning och riskbedömningar inom Va på grund av dess
uppsiktsplikt.
3.4 Kalkyler och projektmetodik
Beräkning av pay-off tid, det vill säga beräkning av inom hur många år en investering är återbetald, finns som en parameter i blanketten för investeringsansökan som ska fyllas i inför investeringsstart. Dock görs inte beräkningar för pay-off tid för beslutade investeringar om exploateringsinvesteringar är mindre eller strax över 5mkr enligt intervjuer. Enligt ESEMs policy för investeringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar behöver inte tvingande investeringar beräkna pay-off tid,
internränta eller nuvärde, utan bara konsekvensbeskrivning (vad konsekvensen blir om investeringen inte utförs). Policyn beskriver också att el och VA-servis (den ledning som går mellan huvudledningen i gatan och fastighetens förbindelsepunkt
vid tomtgräns) bör klassificeras som tvingande investering. Utbyte av el- och Va-nätet ses oftast som re-investeringar enligt policyn och de behöver inte heller beräkna pay- off tid enligt policy.
Investeringskalkyler finns inte i re-investeringsplanen, men däremot finns det en
separat kostnadsuppställning för perioden 2020-2022 kopplat till re-investeringsplanen.
Re-investeringar i Va beräknas inte utifrån någon fastställd kalkyl eller
beräkningsmodell, utan bedöms utifrån tidigare erfarenheter av till exempel längdpriser på ledningar enligt intervjuer.
Va-verksamheten får intäkter både från anläggningsavgifter (engångssumma när en fastighet ansluts till det kommunala Va-nätet) och brukningsavgifter (utifrån den volym som hushållet förbrukar). SEVAB uppskattar anläggningsavgifterna utifrån
projektvolymen i investeringsbudgeten, och har en beräkningsmodell för att beräkna brukningsavgifter enligt intervjuer. Avgifterna beräknas enligt fastställd taxa enligt intervjuade.
Det finns ingen internkontrollplan avseende ekonomiska aspekter/styrning inom
SEVAB och den övergripande internkontrollplanen med riskanalyser har inte redovisats inom ramen för granskningen.
Projektmetodik är ett sätt att leda och styra projekt inom en formaliserad process.
SEVAB har enligt intervjuer länge arbetat utifrån projektmetodiken XLPM2 i sina Va- projekt och under 2016/2017 anpassades processen ytterligare för att bättre spegla Va-organisationens behov. Projektmetodiken beskriver till exempel vilka beslutspunkter inom projektets faser:
Tollgate 0: Beslut att starta projektanalys
Tollgate 1: Beslut att starta projektplanering
Tollgate 2: Beslut att etablera projektet och starta projektgenomförandet
2Ramverk för att styra och leda uppdrag, projekt, program och projektportföljer.
Tollgate 3: Beslut att fortsätta genomförandet enligt ursprunglig eller reviderad plan
Tollgate 4: Beslut att överlämna projektets slutresultat
Tollgate 5: Beslut om att starta projekt projektavslutning 3.4.1 Bedömning
Det finns en re-investeringsplan för Strängnäs kommun, som i sin tur ligger till grund för delar av investeringsbudgeten. Separata kalkyler till re-investeringsplanen har inte lika lång sikt som investeringsbudgeten vilket vi anser förefaller lite skevt. Dessutom noterar vi att den ekonomiska uppföljningen inte ligger i linje med ägardirektivets förordning om långsiktig ekonomisk plan.
Vi noterar att tvingande investeringar och re-investeringar har lägre krav på
lönsamhetskalkyleringar än nya investeringar enligt ESEMs policy för investeringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar.
Underlag i granskningen tyder på att SEVAB verkar använda XLPM metodiken aktivt i projektuppföljningen, vilket vi anser kan ha en positiv påverkan på styrning och
planering i projekten.
3.5 Uppföljning av Va-investeringar
Det framkommer i vår granskning att investeringarna i Va i Strängnäs kommun har utgjort något mindre än en tredjedel av de upparbetade investeringarna totalt i Eskilstuna Strängnäs Energi och Miljö AB mellan åren 2016 och 2019 enligt tabell nedan:
SEVAB, % EEM, % 2016 31% 69%
2017 29% 71%
2018 22% 78%
2019 32% 68%
Källa: Underlag från SEVAB, mars 2020
Upparbetad investeringsvolym inom SEVAB var 75,8 mkr jämfört mot 41,5 mkr år 2018 (inklusive en kreditfaktura om 3,6 mkr) enligt underlag från SEVAB.
Enligt intervjuer sker återrapportering generellt till SEVABs styrelse utifrån attest och delegationsordning, och beroende på ärendetyp eskaleras ärendet till teknik och fritidsnämnden och kommunstyrelsen. SEVAB har också organiserat seminarier och bjudit in styrelser, politiker och andra intressenter för utbildnings- och
informationstillfällen enligt intervjuer.
Uppföljningen av projektets årsprognos och totalprognos sker månadsvis av
projektledare och/eller chef manuellt i Excelfil över pågående Va-projekt, och följs upp på avdelningsnivå enligt intervjuer. Projektledare kan ta ut ekonomiskt utfall för sitt projekt ur ekonomisystemet samt budget, men den datan måste läggas in manuellt i Excelfilen av ekonom. Excelfilen uppdateras löpande och vissa summeringskolumner utgörs inte av formler utan summeras manuellt. En gång per kvartal sker uppföljning av
13
Va-projekten på portföljnivå enligt intervjuer. Projektportföljstyrning är ett verktyg som kan användas för att ge förutsättningar att väga samman lönsamhet, strategisk inriktning och hållbarhet för samhälle och medborgare. Projekt som är större än 5 mkr ska följas upp i s.k. Projekt och teknikforum där avdelningschefer inom SEVAB ingår, och uppföljningen ska särredovisas till styrelsen. Det framkommer dock i intervjuer att det finns vissa interna oklarheter vem som följer upp vad. Mindre projekt följs upp med VA-chef och redovisas tillsammans i en större pott. Projekten ska också slutredovisas i slutrapport i samband med projektavslut.
Enligt SEVAB brukar det generellt inte finnas otydligheter kring vem som har det ekonomiska ansvaret för Va-projekten då SEVAB är ansvariga för Va-verksamheten.
Däremot har det funnits exempel på när kommunala projekt har ändrats eller stoppats på grund av oklarheter kring vem som äger budget när någon annan part kräver flytt av Va-ledning. Enligt intervjuer har det uppstått diskussioner i samband med fördelning av kostnader för ex. flytt av ledningar då dessa föranleds av planerade exploateringar och inte själva VA-verksamheten.
3.5.1 Bedömning
Vi noterar att den ekonomiska investeringsuppföljningen utgörs av en stor andel manuell hantering och att många personer har åtkomst till att göra justeringar. Formler används inte fullt ut för att stödja beräkningarna och det skapas ingen separat
månadsfil per månad. Information om utfall per projekt hämtas från ekonomisystemet, men läggs in manuellt i Excelfilen. Utifrån detta gör vi bedömningen att det föreligger ökad risk för inkorrekt ekonomisk data över investeringsprojekten.
Vår granskning visar också att det finns vissa oklarheter kring projektkontorets ansvar i uppföljningen samt för portföljstyrning, vilket vi anser med fördel kan förtydligas inom organisationen. Vi anser också att det bör finnas tydliga riktlinjer/avtal som reglerar kostnadsfördelningsprinciper mellan VA-kollektiv och skattekollektivet till exempel vad gäller flytt av VA-ledning.
3.6 Underhållsplanering och samordning
I re-investeringsplanen för 2019-2024 redovisas omfattningen och effektmål för genomförda och planerade projekt för perioden 2018-2019 och den utgör en viktig grund för i Va-verksamheten enligt intervjuer. Re-investeringsplanen innefattar dock inte systemstöd för planering, genomförande eller uppföljning av åtgärder. Det finns ingen skriftlig rutin/process för hur att färdiggjorda Va-investeringar läggs in i pågående underhållsplan då många investeringar har en avskrivningstid om 50 år och den
ekonomiska planeringen inte sträcker sig så långt fram i tiden. Däremot läggs alla färdiggjorda ledningar in i GIS med info om material, år och så vidare samt all driftdata om läckor till exempel, och den inlagda datan utgör sedan underlag till re-
investeringsplanen enligt intervjuer; till exempel 98 % av kommunens ledningar uppges vara kartlagda i GIS-systemet.
SEVAB har också ett driftövervakningssystem enligt intervjuer som har uppkoppling mot pumpstationer och vattenflödesmätare vilket bland annat hjälper SEVAB att söka efter vattenläckor områdesvis. Akuta investeringar/felavhjälpande
underhåll/reparationer görs ganska frekvent ett par gånger per år och då används en separat investeringspost för den typen av åtgärder.
SEVAB menar det framförallt är resursbrist hos leverantörer/entreprenörer samt den interna prioriteringen mellan exploateringsåtgärder kontra förnyelseåtgärder som påverkar resursplaneringen för Va- projekt. På grund av byggboom har det också varit utmaning att få externa leveranser av projektering och entreprenad. Enligt intervjuer sker det emellanåt samordnande entreprenader mellan SEVAB och kommunens övriga samhällbyggnadsverksamheter, till exempel med gatuverksamheten, men det finns utrymme för ytterligare samverkan kring investeringsprojekt mellan SEVAB och kommunens övriga verksamheter för Va.
3.6.1 Bedömning
De digitala arbetssätten i GIS och driftövervakningsystemen verkar enligt vår granskning användas aktivt, vilket vi anser vara positivt för att skapa kontroll och struktur för Va-verksamheten utifrån rätt åtkomstbehörigheter.
Det har uttryckts behov av ökad samverkan mellan SEVAB och kommunens övriga verksamheter till exempel kring samordnade entreprenader i granskningen. Utifrån det gör vi bedömningen att samverkan med fördel kan stärkas för att öka Strängnäs kommuns Va-planering i stort.
4 Slutsats och rekommendationer
Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen delvis har en ändamålsmässig och tillfredsställande planering av Va-investeringar och underhåll av Va-nätet. Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över SEVAB (Strängnäs Energi AB) och vår bedömning är att det finns behov av att stärka styrkedjan mellan Kommunstyrelsen och SEVAB.
Det framkommer i vår granskning att tvingande investeringar och re-investeringar har lägre krav på lönsamhetskalkyleringar än nya investeringar enligt ESEMs policy för investeringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar.
Enligt åtgärdsplanen som är kopplad till antagen vattenplan3 var både SEVAB och TSK (Teknik- och servicekontoret) ansvariga för att ta fram VA-plan under 2018, vilket inte har blivit gjort. Vi anser att det finns ett ökat samverkansbehov mellan SEVAB och övriga verksamheter i Strängnäs kommun i stort kring Va-relaterade frågor.
Det finns underlag i granskningen för målstyrning och riskbedömningar inom SEVABs verksamhet men vi anser att detta inte återredovisas till kommunstyrelsen på ett tydligt och transparent sett genom till exempel rapportering i officiellt delårs- och årsbokslut.
Det framgår i granskningen att exploateringstakten i Strängnäs kommun har varit hög de senaste åren vilket inneburit att re-investering i direkt anslutning till exploateringar har prioriterats, delvis på bekostnad av annan återinvestering/re-investering i Va. Enligt SEVAB ligger framtida utmaningar för Va-verksamheten bland annat i att tillgodose förnyelsen av Va-ledningsnätet samtidigt som bolaget jobbar aktivt med
3 Avser notering i bilaga 2 i Strängnäs kommuns åtgärdsplan, Vattenplan Strängnäs kommun sid 59
15
tillskottsvattenfrågorna och att tillse att nya områden kan anslutas utan att kapacitetstaken överskrids.
Det framgår i granskningen att re-investeringsplanen utgör grunden för re-investeringar i investeringsbudget. Ägardirektivet förordar att SEVAB årligen ska ta fram en
långsiktig investerings- och finansieringsplan om 15 år och presentera den för ägarna.
I dagsläget finns det ingen differentierad långsiktig investerings- och finansieringsplan om 15 år i dagsläget, bara ett schablonmässigt och aggregerat värde som är samma för samtliga år inom perioden 2026-2035.
Vi anser att det vore positivt för verksamheten om kommunstyrelsen får stärkt underlag kring prioriteringar, riskbedömningar och strategisk planering inom Va på ett
strukturerat och formaliserat sett, för att skapa ökade förutsättningar för en hållbar balans i Va-investeringar och anknytande politiska mål. Granskningen visar att SEVAB frekvent verkar nyttja projektmetodik i arbetet med investeringsprojekten samt i stor utsträckning kartlägger ledningsdata i kommunens geografiska informationssystem (GIS), vilket vi anser bidra positivt till verksamheten. Dock noterar vi att den
ekonomiska uppföljningen av investeringar i huvudsak utgörs av mycket manuella inslag, vilket vi anser kan utgöra ökad risk för inkorrekt ekonomisk data över investeringsprojekten.
4.1 Rekommendationer
Utifrån vår bedömning och slutsats rekommenderar vi kommunstyrelsen och SEVABs styrelse att:
—
Stärka styrkedjan mellan SEVAB och Kommunstyrelsen.—
Tillse att samordningen stärks mellan SEVAB och övriga verksamheter inom Strängnäs kommun som rör vattenförvaltningsarbetet och samhällsplanering.—
Öka transparens och förståelse för portföljstyrning både inom SEVAB och gentemot kommunstyrelsen.—
Säkerställa en transparent strategisk planering av re-investeringar.—
Säkerställa en säker och enhetlig ekonomisk hantering och redovisning av Va- investeringarna.—
Se över och förtydliga ägardirektivets formulering vad gäller långsiktig investerings- och finansieringsplan samt ”Policy för investeringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar” vad gäller uppföljningskrav.Datum som ovan KPMG AB
Mikael Lind Kristina Gyllenhammar
Certifierad kommunal revisor Kommunal revisor
Detta dokument har upprättats enbart för i dokumentet angiven uppdragsgivare och är baserat på det särskilda uppdrag som är avtalat mellan KPMG AB och uppdragsgivaren. KPMG AB tar inte ansvar för om andra än uppdragsgivaren använder dokumentet och informationen i dokumentet. Informationen i dokumentet kan bara garanteras Vara aktuell vid tidpunkten för publicerandet av detta dokument. Huruvida detta dokument ska anses Vara allmän handling hos mottagaren regleras i offentlighets- och sekretesslagen samt i tryckfrihetsförordningen.
Bilaga 1 - Utdrag från ”Policy för investeringar i materiella och immateriella anläggningstillgångar”
Eskilstuna Strängnäs Energi & Miljö
”Vi använder oss av tre olika typer av investeringskategorier, dessa är följande:
Nyinvestering, Reinvestering och Tvingande investering.”
Nyinvesteringar: En investering som genererar nya intäkter, eller minskar befintliga kostnader, och som inte är klassificerade som tvingande- eller reinvesteringar.
Exempelvis expansion av bredband- och fjärrvärmenätet som skapar nya intäkter.
Reinvesteringar: I denna kategori läggs utbyte av byggnadsdelar och utrustning som skrivits av enligt plan och där ingen ny standardhöjande funktion tillförs. Detta innebär exempelvis att ålderstigna fordon som ersätts med nya definieras som reinvesteringar. Utbyte av el- och VA-nätet ses oftast som reinvesteringar. Är dessa anläggningar inte fullt avskrivna när utbytet sker så utrangeras det kvarvarande värdet. Detta beror då på att ursprunglig avskrivningstid var för lång. Åtgärder som syftar till att byggnadsdelen eller utrustningen ska hålla hela avskrivningstiden definieras som underhåll och är en direkt kostnad. Åtgärder som syftar till att återställa trasig byggnadsdel eller utrustning innan de är avskrivna t ex till följd av slitage eller olycka definieras som reparation och är också en direkt kostnad.
Tvingande investeringar: I denna kategori läggs investeringar som är tvingande av lagkrav, exempelvis miljö- och arbetsmiljölagstiftning eller ägarens krav på
investeringar enligt ägardirektiv, exempelvis laddstolpar för elbilar. Det finns ett inslag av affärsmässighet i en sådan investering men de bör klassificeras som en tvingande investering. El- och VA-servis bör också läggas i denna grupp. Investeringar som är tvingande genom lag bör klassificeras i denna kategori.
Investeringsansökan skall fyllas i vid alla olika kategorier, det som skiljer kategorierna från varandra är kravet på kalkylering. Beräknad anskaffningskostnad ska tydligt beskrivas med motiv till vald lösning samt vilka alternativ som utretts. Vilken omfattning av lönsamhetskalkylering som krävs för de olika kategorierna framgår av tabellen nedan.
*) Inkl nollalternativet (Det vill säga vad blir konsekvensen om investeringen inte utförs.).
**) Vid nyinvesteringar ska tillämpade antaganden i kalkylen tydligt beskrivas och motiveras. Beroende av karaktär och belopp bör flertalet scenarios beräknas när det är relevant.
***) Vid reinvesteringar ska nuvärdet och internräntan av nollalternativet (Dvs om ingen investering utförs.) kalkyleras och jämföras med nuvärdet och internräntan av den föreslagna reinvesteringen.
Risker i nollalternativet ska tydligt framgå och helst också värderas.
Kommunrevisionen
Till: Kommunstyrelsen, SEVAB Strängnäs Energi AB, Strängnäs kommunföretag AB
För kännedom: Kommunfullmäktige, Eskilstuna Strängnäs Energi och miljö AB
Granskning av kommunens framförhållning och planering av underhåll i Va-nätet samt Va-investeringsanalys
Vi har genomfört en granskning avseende kommunens planering kring Va-investeringar. Vår granskning har syftat till att bedöma om kommunstyrelsen och berörda kommunala bolag har en ändamålsenlig och tillfredsställande planering av Va-investeringar samt för underhåll av Va- nätet. Uppdraget har ingått i revisionsplanen för år 2020.
Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen delvis har en ändamålsmässig och tillfredsställande planering av Va-investeringar och underhåll av Va- nätet. Vår granskning visar bland annat att det finns behov av att stärka styrkedjan mellan Kommunstyrelsen och SEVAB Strängnäs Energi AB för att öka ändamålsenligheten i styrning och uppföljning av området.
Behovet av utveckling avser också roller och ansvar mellan kommunstyrelsen och berörda bolag.
Vi anser att det finns ett ökat samverkansbehov mellan SEVAB och övriga verksamheter i Strängnäs kommun i stort kring Va-relaterade frågor, bland annat utifrån att SEVAB och TSK (Teknik- och servicekontoret) inte tog fram VA-plan under 2018 som den antagna Vattenplanen föreskrivit i åtgärdsplanen.
Granskningen visar också att målstyrning och riskbedömningar inom SEVABs verksamhet inte återredovisas till kommunstyrelsen på ett tydligt och transparent sett genom till exempel rapportering i officiellt delårs- och årsbokslut. Vi har också noterat att ägardirektivet förordar att SEVAB årligen ska ta fram en långsiktig investerings- och finansieringsplan om 15 år och presentera den för ägarna. I dagsläget finns ingen differentierad långsiktig investerings- och finansieringsplan om 15 år enligt vår bedömning.
Vi anser också att det vore positivt för verksamheten om kommunstyrelsen får stärkt underlag kring prioriteringar, riskbedömningar och strategisk planering inom Va på ett strukturerat och formaliserat sett, för att skapa ökade förutsättningar för en hållbar balans i Va-investeringar och anknytande politiska mål.
Mot bakgrund av ovanstående samt övriga iakttagelser i vår revisionsrapport rekommenderar vi kommunstyrelsen och SEVABs styrelse att:
• Stärka styrkedjan mellan SEVAB och Kommunstyrelsen.
Kommunrevisionen
• Tillse att samordningen stärks mellan SEVAB och övriga verksamheter inom Strängnäs kommun som rör vattenförvaltningsarbetet och samhällsplanering.
• Öka transparens och förståelse för portföljstyrning både inom SEVAB och gentemot kommunstyrelsen.
• Säkerställa en transparent strategisk planering av re-investeringar.
• Säkerställa en säker och enhetlig ekonomisk hantering och redovisning av Va- investeringarna.
• Se över och förtydliga ägardirektivets formulering vad gäller långsiktig investerings- och finansieringsplan samt ”Policy för investeringar i materiella och immateriella
anläggningstillgångar” vad gäller uppföljningskrav.
Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen samt SEVAB Strängnäs Energi AB avseende de åtgärder som övervägs med anledning av vår revisionsrapport senast 30 september 2020.
Strängnäs 2020-06-10
För revisorerna i Strängnäs kommun
Kjell Oretorp Stefan Behrnetz
Ordförande Vice ordförande
Signatursida
Detta dokument har elektroniskt undertecknats av följande undertecknare:
Namn STEFAN BEHRNETZ
Datum & Tid 2020-06-11 14:58:57 +02:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation
Identifikations-id _0741565682efce5767a7ad3a8a7683abef
Namn Kjell Oretorp
Datum & Tid 2020-06-12 10:48:27 +02:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation
Identifikations-id _054928e0bb88e1a2fd02479315db46f243
Validera dokumentet | Användarvillkor
Certifierad av ProSale Signing Accepterad av alla undertecknare 2020-06-12 10:48:36 +02:00 Ref: 895678
www.comfact.com
PROTOKOLLSUTDRAG
Kommunstyrelsen 2020-08-26
1/5
KS § 176 Dnr KS/2019:648-037
E-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20)
Beslut
Kommunstyrelsen beslutar att
1. yrka att överklagandet i förvaltningsrätten i Linköpings mål 5759-20 avslås,
2. anta nedanstående yttrande som sitt eget och överlämna det till förvaltningsrätten i Linköping.
Beslutsgång
Ordföranden finner sedan att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.
Beskrivning av ärendet
Christina Nilsson Löw (nedan Christina) lämnade den 3 november 2019 in ett e- förslag gällande en trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20).
Kommunfullmäktige beslutade vid sammanträde 2019-12-16 § 284 att överlämna ärendet till teknik- och fritidsnämnden för beredning. Teknik- och
fritidsnämnden beslutade 2020-02-25 § 26 att föreslå kommunfullmäktige att avslå e-förslaget, med motiveringen att teknik- och fritidsnämnden saknar ekonomiska medel för en utbyggnad och drift av denna gång- och cykelväg, som skulle kosta runt 20-30 miljoner kronor. Ärendet överlämnades till
kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade 2020-04-29 i att föreslå kommunfullmäktige att avslå e- förslaget med samma motivering som teknik och fritidsnämnden.
Kommunfullmäktige beslutade 2020-05-25 § 177 att avslå förslaget, med samma motivering som teknik och fritidsnämnden.
Under ärendets gång inkom frågor kring beredningen av detsamma som besvarades av kommunsekreterare 2020-06-10 samt i telefonsamtal mellan teknik- och fritidsnämndens ordförande och Christina.
Enligt föreläggande från förvaltningsrätten i Linköping 2020-06-26 har Christina kommit in med ett överklagande i ärendet. Förvaltningsrätten anmodar nämnden att inkomma med det överklagade beslutet, beslutsunderlag samt anslagsbevis senast den 10 augusti 2020 och förelägger kommunen att komma in med ett yttrande över överklagandet senast samma dag. Anstånd har beviljats till den 4 september.
PROTOKOLLSUTDRAG
Kommunstyrelsen 2020-08-26
2/5
Christina anför i sin överklagan bland annat följande. Frågan om en gång- och cykelväg mellan Strängnäs och Härad har varit aktuell under ett flertal år.
Invånare i Härad har diskuterat frågan och bestämt sig för att lämna in ett e- förslag eftersom de önskar en gång och cykelväg men ansåg att den summa Christina tror projektet skulle kosta kommunen var en för stor summa för en enskild nämnd.
Ärendet lyftes till kommunfullmäktige utan att dessförinnan beredas av
kommunstyrelsen. Inga ledamöter i kommunfullmäktige fick enligt Christina del av förslaget. Kommunfullmäktige beslöt att överlämna frågan till teknik- och fritidsnämnden för beredning. Av underlaget (vid den beredningen) framgår att kostnaden för vägen skulle uppgå till 20 – 30 miljoner kronor trots att Christina fått uppgift från trafikverket om att kostnaden för kommunen skulle uppgå till 14 miljoner kronor och trafikverket skulle stå för hälften av den totala kostnaden.
Christina har i samband med beredningen i kommunstyrelsen och
kommunfullmäktige skickat ett e-postmeddelande till alla politiker angående hanteringen, som hon fått svar i på. Hon har fått ett brev. Teknik- och
fritidsnämndens ordförande har också ringt till henne och bl.a. berättat att kostnaden för förslaget uppgick till högre belopp än trafikverket angett och att nämnden var enig vid sitt beslut. Kommunfullmäktige har beslutat att avslå hennes förslag.
Yttrande till förvaltningsrätten
Den fråga som förvaltningsrätten har att pröva i ärendet är om beslutet tillkommit på lagligt sätt, på sätt som krävs enligt 13 kap 8 § KL.
Kommunstyrelsen vill därför framhålla följande.
Gällande lagstiftning och styrdokument
Av 13 kap 8 § kommunallagen (SFS) framgår att ett överklagat beslut ska upphävas, om
1. det inte har kommit till på lagligt sätt
2. beslutet rör något som inte är en angelägenhet för kommunen eller regionen
3. det organ som har fattat beslutet inte har haft rätt att göra det eller 4. beslutet annars strider mot lag eller annan författning
Första stycket 3 och 4 gäller inte beslut enligt 11 kap. 5 § andra och tredje styckena samt 12 och 13 §§ och beslut om att använda medel från en resultatutjämningsreserv enligt 14 §.
Domstolen får inte ersätta det överklagade beslutet med något annat beslut Av 5 kap 15 § KL framgår att varje ledamot och ersättare i kommunfullmäktige ska kallas till sammanträde minst en vecka före sammanträdesdagen. Kallelsen ska innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet och om de ärenden som ska behandlas.
PROTOKOLLSUTDRAG
Kommunstyrelsen 2020-08-26
3/5
Av 5 kap 26 § KL framgår att innan ett ärende avgörs av fullmäktige, ska det ha beretts antingen av en nämnd vars verksamhetsområde ärendet berör eller av en fullmäktigeberedning.
Av 5 kap 34 § KL framgår att fullmäktiges beslut att enligt överlåta till styrelsen eller en annan nämnd att besluta i ett ärende som har väckts genom
medborgarförslag får fattas utan föregående beredning (bestämmelsen tillämpas analogt av Strängnäs kommun i förhållande till e-förslag, se vidare nedan).
Frågan om hur ett e-förslag ska behandlas inte i lag men i arbetsordning beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 129 (se vidare nedan). Av § 25
kommunfullmäktiges arbetsordning framgår följande.
Alla fysiska personer får väcka ett elektroniskt förslag (e-förslag). Med ett e- förslag menas ett förslag till en åtgärd eller förändring som kan verkställas inom ramen för den kommunala organisationen.
Förslaget ska vara skrivet på svenska och uppgifter om namn och e-postadress ska anges.
E-förslag kan endast väckas via kommunens webbplats.
Andra fysiska personer kan lämna sitt stöd för ett väckt e-förslag. Den som vill stödja ett e-förslag ska lämna uppgifter om namn och e-postadress.
Det är endast möjligt att stödja ett väckt e-förslag via kommunens webbplats.
För att ett väckt e-förslag ska tas upp till politisk behandling krävs det att förslaget stöds av minst 30 personer.
Fullmäktige får, utan föregående beredning, överlåta till kommunstyrelsen eller en annan nämnd att besluta om ett e-förslag, utom i ärenden av principiell betydelse eller annars av större vikt för kommunen som följer av 5 kap. 1 § kommunallagen.
Fullmäktige eller styrelsen eller annan nämnd till vilken fullmäktige överlåtit att besluta om ett e-förslag, ska fatta beslut inom ett år från det att förslaget väckts.
Styrelsen eller annan nämnd som handlägger e-förslag ska minst två gånger om året informera fullmäktige om vilka beslut som fattats med anledning av
förslagen.
Närmare om den formella gången i ärendet
Ordningen för ”E-förslag” regleras inte i kommunallagen utan har införts av flera kommuner i syfte att främja lokal demokrati (se exempelvis kammarrätten i Sundsvalls dom i mål 945-17 och förvaltningsrätten i Malmös dom i mål 217-17 som både behandlar e-förslag ur olika aspekter). Frågan om hur ett e-förslag ska hanteras regleras i kommunens egna styrdokument. Strängnäs kommun har vid utformandet av styrdokumenten valt att hämta drag från regleringen kring medborgarförslag när man har reglerat hur ärendena ska beredas. Därför har bland annat 5 kap 34 § KL åberopats ovan.
PROTOKOLLSUTDRAG
Kommunstyrelsen 2020-08-26
4/5 Kommunstyrelsen framhåller att det i ärendet inledande beslutet att lämna e- förslag till teknik- och fritidsnämnden var en fråga i beredningen. Själva sakfrågan har sedan beretts av teknik och fritidsnämnden. Teknik- och
fritidsnämnden har lämnat kommunfullmäktige förslag till beslut. Innan ärendet togs upp för beslut i sakfrågan i fullmäktige har kommunstyrelsen berett ärendet.
Kommunstyrelsen anser därmed att beredningskravet i kommunallagens 5 kap 26 § är uppfyllt i ärendet.
För frågor kring beredningen i övrigt hänvisas till det brev från
kommunsekreterare till förslagsställare daterat den 2 juni 2020, som finns i ärendet, till kommunfullmäktiges arbetsordning samt till kallelser till kommunfullmäktiges sammanträden den 16 december 2019 och den 25 maj 2019, där det framgår att förslaget delgivits ledamöter och kommuninvånare i rätt tid inför respektive sammanträde.
Kommunstyrelsen konstaterar att förslaget behandlats i den ordning som anges i lag och kommunens egna styrdokument, beslutade av kommunfullmäktige.
Närmare om invändningar kring hur förslaget skulle finansieras och hur mycket det skulle kosta att genomföra
Ärendet har, som framgått ovan, passerat teknik- och fritidsnämnden och kommunstyrelsen vid beredningen i sakfrågan. Det framgår därmed att
kommunens inställning är att om man ska finansiera en gång/cykelväg ska det ske inom ramen för teknik- och fritidsnämndens budget. Det finns inte medel att finansiera förslaget nu och i dess nuvarande form.
Det e-postmeddelande som Christina hänvisar till avser trafikverkets uppfattning av kostnaderna för del av sträckningen, vid den tidpunkt hon skickade sin fråga dit. Trafikverket har lämnat andra uppgifter till kommunen - och utifrån de uppgifterna beräknades kostnaderna för genomförandet av medborgarförslaget i sin helhet för kommunen beräknades uppgå till det belopp som anges i beslutsunderlaget, dvs. 20-30 miljoner kronor.
Av förarbetena till KL framgår att en nämnd har full frihet att avgöra om och i så fall i vilka former dess ärenden ska beredas (se prop. 1990/91:117 s. 200),
nämnden har därmed inte varit skyldig att redovisa sina närmare beräkningar.
Det faktum att Christina och kommunen haft olika uppfattningar
om/förutsättningar att beräkna den totala kostnaden för genomförandet av förslaget och olika uppfattning om hur kommunenens kostnader ska finansieras medför inte att kommunfullmäktiges beslut strider mot lag. Det finns inte heller skäl att upphäva beslutet av annan orsak, med stöd av bestämmelsen i 13 kap 8 § KL. Kommunstyrelsen yrkar mot bakgrund av det som anförts
sammanfattningsvis att överklagan ska avslås, eftersom det inte finns någon grund för att upphäva kommunfullmäktiges beslut.
PROTOKOLLSUTDRAG
Kommunstyrelsen 2020-08-26
5/5 Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Ingen uppföljning krävs.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande, Svar på förvaltningsrätten i Linköpings föreläggande i mål 5759-20 Christina Nilsson Löw./.Strängnäs kommun, 2020-07-02
E-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20)
Ordförandeförslag gällande e-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20)
Kallelse till kommunfullmäktiges sammanträde 2019-12-16
Anslagsbevis, kallelse till kommunfullmäktiges sammanträde 2019-12-16 Protokollsutdrag, kommunfullmäktige § 284, 2019-12-16, Nyinkomna medborgarförslag och e-förslag.
Kallelse till teknik- och fritidsnämndens sammanträde 2020-02-25
Protokollsutdrag, teknik- och fritidsnämnden § 26, 2020-02-25, Svar på e-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20)
Kallelse till kommunstyrelsens sammanträde 2020-04-29
Protokollsutdrag, kommunstyrelsen § 81 2020-04-29 Svar på e-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 f.d. E20
Skrivelse från förslagsställaren registrerad 2020-05-19 Svar på frågor från förslagsställaren daterat 2020-06-02 Kallelse till kommunfullmäktiges sammanträde 2020-05-25
Anslagsbevis, kallelse till kommunfullmäktiges sammanträde 2020-05-25 Protokollsutdrag, kommunfullmäktige § 177, 2020-05-25, E-förslag om trafiksäker gång- och cykelväg längs väg 55 till Eskils källa och korsningen väg 900 (f.d. E20)
Anslagsbevis, Protokoll kommunfullmäktige 2020-05-25
Skrivelse och föreläggande från förvaltningsrätten daterade 2020-06-26 Beslutet skickas till
Förvaltningsrätten i Linköping Kommunfullmäktige för kännedom Teknik- och fritidsnämnden för kännedom
BESLUT
Datum Dnr
1(4)
2020-09-01 705-4196-2020
Mikael Lindqvist 010-2234386
Kommunfullmäktige i Strängnäs kommun
Postadress Besöksadress Telefon E-post
611 86 NYKÖPING Stora torget 13 010-223 40 00 växel sodermanland@lansstyrelsen.se
Tillsyn enligt alkohollagen i Strängnäs kommun
Länsstyrelsens beslut
Länsstyrelsen riktar kritik för följande:
Kommunen har inte följt alkohollagen eftersom kommunen gjort undantag från tillståndsplikten utan mandat från alkohollagen
Strängnäs kommun har redovisat åtgärder om att ”spåra” de tillståndshavare som har ändrat serveringstiderna om att var och en behöver ansöka om ett ändrat
serveringstillstånd. Någon åtgärd för de på förhand påbörjade tillstånden kan däremot inte vara möjlig.
Ärendet avslutas.
Bakgrund till tillsynen
Länsstyrelsen har enligt 9 kap 1 § alkohollagen (2010:1622) tillsyn inom länet och ska biträda kommunerna med råd i deras verksamhet.
Strängnäs kommuns beslut KF § 128 om att
Tillfälligt frångå Strängnäs kommuns riktlinjer enligt alkohollagen för alkoholservering samt för försäljning/servering av folköl, inkom 19 maj 2020 till Länsstyrelsen. Beslutet innefattar beslutspunkter om tillståndsprövningen enligt alkohollagen.
Mot bakgrund av ovan startade Länsstyrelsen ett tillsynsärende eftersom myndigheten uppfattade att åtgärderna i de granskade beslutet kunde vara i strid med alkohollagens bestämmelser.
Länsstyrelsens handläggning
Länsstyrelsen mottog den 19 maj 2020 ett Beslut om att tillfälligt frångå riktlinjer enligt alkohollagen för alkoholservering och försäljning, som ett beslut enligt alkohollagen till ärende med diarienummer 705-1275-2020 i enlighet med 9 kap. 7 § alkohollagen.
Kommunfullmäktiges sammanträdesprotokoll 27 april 2020 som detta avser hämtade Länsstyrelsen i sin helhet från Strängnäs kommuns webbplats den 28 maj 2020.
Länsstyrelsen startade tillsynsärendet den 28 maj 2020 och Strängnäs kommun
informerades om detta den 29 maj 2020. Kommunen fick i samband med detta möjlighet
att yttra sig i ärendet. Länstyrelsen presenterade i samband med detta de observationer som
Länsstyrelsen gjort, utan någon slutlig bedömning av besluten.
BESLUT BESLUT
2(4)
Datum Dnr
2020-09-01 705-4196-2020 Efter att två yttranden från kommunen inkommit den 25 juni fortsatte Länsstyreslen handläggningen av ärendet.
Kommunens yttrande
Den 25 juni 2020 lämnade Strängnäs kommun två yttranden.
I KS § 139 yttrar kommunen bland annat att kommunen inte behöver ta ut avgift för sina prövningar. Den kommunala likabehandlingsprincipen har vidare beaktats och beslutet är fattat av kommunfullmäktige, framgår av yttrandet. Kommunen yttrar även att beslutet inte strider mot alkohollagen. Kommunen yttrar att servering av alkohol utomhus är säkrare ur smittskyddssynpunkt än servering av alkohol inomhus. Kommunen ifrågasätter varför Länsstyrelsen prioriterar att inleda ett tillsynsärende.
Kommunen lämnar även följande yttranden:
”Kommunstyrelsen konstaterar först att beslutet togs i en akut uppkommen situation (Coronapandemin) som försatt näringslivet i kommunen i en svår situation.
Kommunfullmäktige har ansett det av vikt för lokalsamhällets fortlevnad att näringslivet kan överleva i en svår tid. Beslutet har därutöver inte inneburit något avsteg från principen att alla som serverar alkohol måste ha tillstånd”.
”Hur alkoholpolitiska hänsyn vägs mot andra hänsyn är en politisk fråga som kommunen av lagstiftaren getts bemyndigande att besluta om själv, med beaktande av vad som anges i förarbetena och med beaktande av samhällsutvecklingen”.
KS § 138 som delvis repeterar yttrandet i KS § 139, men där framgår även att kommunen uppdrar åt förvaltningen att spåra tillståndshavare som enligt villkoren i sitt
serveringstillstånd har rätt att servera alkohol på uteservering fram till klockan 23:00 och för närvarande serverar alkohol på uteservering fram till klockan 24:00 utifrån beslut från kommunfullmäktige, samt uppmana dessa att söka tillstånd fram till kl. 24:00. Och kommunen yttrar att riktlinjerna för alkoholservering ska ses över.
Yttrandena i sin helhet bifogas beslutet. Länsstyrelsen har beaktat kommunens yttranden.
Tillämpliga bestämmelser
Alkohollagen (2010:1622), förarbeten och föreskrifter:
8 kap. 1, 1a, 1b, 2 §§ om tillstånd
9 kap. 1 § om bland annat länsstyrelsens tillsyn.
9 kap. 2 § om kommunens och Polismyndighetens tillsyn.
9 kap. 7 § om vilka som ska ta del av de beslut som kommunen fattar i ett ärende och att kommunen måste utfärda bevis vid serveringstillstånd samt bemyndiganden.
Prop. 1994/95:89 s. 106 om individuell prövning, den sociala skyddslagstiftningen och de alkoholpolitiska hänsynens företräde m.m.
FoHMFS 2014:6 Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om
tillståndsbevis.
BESLUT BESLUT
3(4)
Datum Dnr
2020-09-01 705-4196-2020
Länsstyrelsens bedömning
