ORDFÖRANDEFÖRSLAG
Dnr KS/2020:230-101 2020-05-08 1/1
Meddelanden till kommunfullmäktige 2020-05-25
Förslag till beslut
Kommunfullmäktige beslutar att
1. lägga föreliggande meddelanden till handlingarna.
Beskrivning av ärendet
Kommunfullmäktige har att lägga bifogade meddelanden till handlingarna.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Ingen uppföljning krävs.
Beslutsunderlag Se bifogade rapporter Beslutet skickas till -
Leif Lindström (S) Ordförande
DELEGATIONSBESLUT
Utbildningskontoret Dnr BUN/2020:156-002
2020-04-09
Administration
1/2
Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs
Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00
kommunstyrelsen@strangnas.se www.strangnas.se
Bankgiro 621-6907
Handläggare Jessica Sundqvist 0152-293 54
Barn- och utbildningsnämnden
Beslut enligt delegationsordning för barn- och utbildningsnämnden Beslut att delvis stänga den kommunala gymnasieskolan
Barn- och utbildningsnämnden beslutar att
1. med anledning av rekommendation från Folkhälsomyndigheten stänger verksamheten vid den kommunala gymnasieskolan delvis från och med 2020-04-09,
2. den del som avser den kommunala gymnasieskolan i beslut fattat 2020- 03-17, BUN/2020:156-002, upphör att gälla.
Beslutet har fattats med stöd av punkt 1.4 i barn- och utbildningsnämndens delegationsordning.
Beskrivning av ärendet
Folkhälsomyndigheten r
ekommenderar gymnasieskolor att bedriva undervisning på distans i stället för i skolans lokaler.Den 6 april utfärdade
Folkhälsomyndigheten ett undantag som innebä
r att praktiska prov och examinationer som inte kan genomföras på distans är undantagna från rekommendationen. De kan göras i avsedda lokaler förutsatt att skolan har vidtagit åtgärder för att minska risken för smittspridning.Enskilda elever som har särskilda behov av stöd och behöver använda skolans lokaler för att klara sin utbildning är också undantagna från rekommendationen, men också här bör utbildaren säkerställa att risken för smittspridning minimeras.
Detta beslut av barn- och utbildningsnämndens innebär att gymnasieskolan enligt 2 § 4 p. i förordningen (2020:115) om utbildning på skolområdet och annan pedagogisk verksamhet vid spridning av viss smitta istället för att vara helt
stängd övergår till att vara delvis stängd. Med att gymnasieskolan är delvis stängd avses att utbildning bedrivs med en mindre andel elever närvarande i
skolenhetens lokaler och att övrig undervisning bedrivs där eleven och läraren är åtskilda i rum men inte i tid, eller i både rum och tid, eller att viss verksamhet tillfälligt inte alls bedrivs.
Beslutet innebär alltså att praktiska prov och examinationer kan komma att genomföras på plats i skolans lokaler. Det gäller främst för de elever som läser sin sista termin vid gymnasiet. Beslutet innebär också att enskilda elever som har
2/2
särskilda behov av stöd och behöver använda skolans lokaler för att klara sin utbildning kan erbjudas det.
Beslutet skickas till
Barn- och utbildningsnämnden Kommunfullmäktige
Berörda rektorer
Maria Ehrnfelt (M)
Ordförande barn- och utbildningsnämnden
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum
2020-04-15
Sida
1(9)
Utses att justera
Leif Andersson
Justeringens plats
och tid
Torsdag den 16 april 2020
Paragrafer§25 - §30
Underskrifter
...
Sekreterare
Evelina Roos
...
Ordförande
Gunilla Ternert
...
Justerande
Leif Andersson
Anslag/Bevis
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och
sammanträdesdatum
Överförmyndarnämnden 2020-04-15
Anslaget sätts upp Anslaget tas ner
Förvaringsplats för
protokollet
Socialförvaltningen, Ledning och administration
Underskrift
...
Utdragsbestyrkande Plats och tid
Glunten, Strängnäs kommunhus Klockan 13:00-13:55
Sekretessärenden protokollförs i separat B-protokoll
Beslutande
Gunilla Ternert (M), ordförande
Ulf Norström (V) ersätter Maj-Britt Magnusson (S) vice Leif Andersson (S)
Bengt Karlsson (M)
Anne-Cathrine Kaup (SD)
Ersättare
Thomas Ohlsson (C)
Elias Catano (V) deltar ej under handläggning §§ S5, S13, S18-38 på grund av jäv.
Övriga närvarande
Lorenzo Zamora Diaz, handläggare Anita Patros, handläggare
Evelina Roos, nämndsekreterare
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum
2020-04-15
Sida
2(9)
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Inledning
Ärendena har beretts på ärendeberedningen den 1 april 2020.
Sekretessärendena S6, S9, S11, S12, S14, S15 stryks då årsräkningarna kommit in till överformyndarkontoret.
Delår 1 godkänns med redaktionella ändringar.
________
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum
2020-04-15
Sida
3(9)
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
§ 25
Protokollsjustering
Leif Andersson (S) utses att justera protokollet.
________
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum
2020-04-15
Sida
4(9)
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
ÖFNES/2020:15
§ 26
Sekretessärenden som beslutas av nämnden i april 2020
Beslut i följande ärenden protokollförs i separat B-protokoll
S1.
S2.
S3.
S4.
S5.
S7.
S8.
S10.
S13.
S16.
S17.
S18.
S19.
S20.
S21.
S22.
S23.
S24.
Vitesföreläggande ej inkommen sluträkning, akt 4247
Ansökan om utdömande av nytt förhöjt vite årsräkning 2018, akt 4247
Vitesföreläggande ej inkommen tillgångsförteckning, akt 6691
Avskrivning anmälan om behov av god man, akt 6770
Vitesföreläggande sluträkning, akt 1120
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 473
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 6691
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 222
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 52
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 138
Vitesföreläggande årsräkning, akt 6349
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 323
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 384
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 420
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 427
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 495
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 652
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 836
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum
2020-04-15
Sida
5(9)
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
S25.
S26.
S27.
S28.
S29.
S30.
S31.
S32.
S33.
S34.
S35.
S36.
S37.
S38.
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 370
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 463
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 551
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 552
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 4441
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 383
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 957
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 3640
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 3662
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 902
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 274
Entledigande av förvaltare, akt 287
Vitesföreläggande årsräkning 2019, akt 287
Vitesföreläggande ej inkommen sluträkning, akt 438
____________
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum
2020-04-15
Sida
6(9)
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
ÖFNES/2020:16
§ 27
Överförmyndarnämdens delår 1 2020 och uppföljning av internkontrollplan 2020
Beslut
Delårsrapport 1 för 2020 samt uppföljning av internkontrollplan godkänns och översändes till kommunstyrelserna i Eskilstuna respektive Strängnäs kommuner.
Ärendebeskrivning
Delårsrapport 1 för 2020 är utformad enligt anvisningar från kommunledningskontoret i Eskilstuna kommun och ska lämnas till kommunstyrelserna i respektive kommun senast den 17 april 2020.
Överförmyndarnämnden har 19 åtaganden för 2020. Av dem har elva påbörjats under årets första kvartal och åtta har ännu inte påbörjats.
Överförmyndarnämnden är en nämnd med ett viktigt men begränsat uppdrag inom Eskilstuna och Strängnäs kommuner.Detta medför att tre åtaganden som nämnden fått från kommunfullmäktige inte berör nämndens arbete.
Delårsrapporten beskriver hur nämnden har arbetat under årets första kvartal, vilket i hög grad har inneburit att tidigt påbörja granskning och arvodering av
årsredovisningar enligt en handlingsplan som har tagits fram. Utöver de stöden till ställföreträdare genom idéburet offentligt partnerskap (IOP) avtal med Eskilstuna god man och förvaltarförening har kontoret tillsammans med föreningen arbetat fram ett projekt om mentorskap. Vad gäller digitalisering har nämnden under årets första kvartal lanserat fem e-tjänster som finns på kommunens hemsida. Barnkonventionen har vunnit laga kraft i januari 2020 och nämnden följer den nya barnkonventionen där barnets bästa ska prägla alla beslut som rör barn direkt eller indirekt.
Nämndens resultat för första kvartalet 2020 visar ett underskott på 719 000 kronor.
Underskottet beror på utbetalning av arvoden till ställföreträdare blev högre än budgeterat och kommer att jämnas ut under året samt att utfallet för kommunbidrag är lägre än periodiserad budget och förväntas avta successivt. Prognos för helåret är att överförmyndarnämnden har ekonomi i balans.
Uppföljning av internkontrollplan 2020 ligger som bilaga till delårsrapport 1.
Beslutet skickas till:
Kommunstyrelsen i Eskilstuna och Kommunstyrelsen i Strängnäs.
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum
2020-04-15
Sida
7(9)
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
ÖFNES/2020:12
§ 28
Överförmyndarnämndens behov och prioriteringar 2021
Beslut
Behov och prioriteringar 2021 godkänns och översändes till kommunstyrelsernas i Eskilstuna respektive Strängnäs kommuner.
Ärendebeskrivning
Behov och prioriteringar 2021 är utformad enligt anvisningar från Eskilstuna kommunledningskontor och ska lämnas till kommunstyrelserna senast den 17 april 2020.
Rapporten beskriver omvärld och demografisk påverkan, nuläge för
överförmyndarnämnden, utmaningen och inriktning för 2021 inklusive prioriterade område per verksamhetsprocess samt förslag på effektiviseringsområden.
De prioriteringar som nämnden arbetar med 2020 inom processen att ge vård och stöd till barn och unga, vuxna samt äldre är att ha ett fortsatt fokus på att utveckla och förstärka tillsyn av ställföreträdare. Inom processkvalitet är att öka rättssäkerhet och kvalitet i arbetet. För processen medarbetare prioriteras arbete med att få en stabil arbetsgrupp och aktivt medarbetarskap. Fortsättningsvis är det även prioriterat att ha en ekonomi i balans.
På längre sikt finns behov av att prioritera effektivare arbetssätt och digitalisering, rekrytering av ställföreträdare samt arbete för att bibehålla rättssäkerheten och kvalitén.
Beslutet skickas till:
Kommunstyrelsen i Eskilstuna kommun och Kommunstyrelsen i Strängnäs kommun
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum
2020-04-15
Sida
8(9)
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
ÖFNES/2020:13
§ 29
Yttrande från överförmyndarnämnden över remiss från kommunstyrelsen - Reviderad struktur för
styrande och stödjande dokument (KSKF/2019:341) Beslut
Överförmyndarnämnden godkänner yttrandet.
Ärendebeskrivning
Överförmyndarnämnden har fått möjlighet att yttra sig över
kommunledningskontorets förslag till reviderad struktur för styrande och stödjande dokument. Yttrandet ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 29 april 2020.
Hösten 2016 beslutade kommunfullmäktige att anta en ny struktur för styrande och stödjande dokument. Beslutet omfattade då inte nämnderna men efter önskemål föreslår kommunledningskontoret att även nämnderna ska använda definitionerna plan, program och riktlinjer för politiskt styrande dokument. Strukturen för styrande och stödjande dokument är indelade i två huvudgrupper vilka anger färdriktning (program och plan) och förhållningssätt (policy och riktlinjer). Dessutom finns stödjande dokument i form av anvisningar och rutiner. Förslaget ska medverka till en effektiv organisation där det är enkelt att förstå kommunens styrdokument.
Yttrande
Överförmyndarnämnden är positivt inställda till att kommunens nämnder ska använda samma definitioner för styrande dokument. Detta skapar en tydlig struktur för såväl politiker som tjänstemän.
Vidare vill nämnden poängtera vikten av implementering och informationsspridning av beslutet kring nämndernas nya benämningar av styrande och stödjande dokument.
Förslagsvis skulle beslutet kunna spridas genom kommunövergripande nätverk till nyckelpersoner, i ledningsgrupper och på lokala arbetsplatsträffar. På så vis kommer kommunens anställda, som dels tar fram underlag till nämnden och har dokumenten som arbetsverktyg, kännedom om de nya definitionerna.
Dessutom finns det anledning att en tid efter beslutet följa upp huruvida
benämningarna används. Detta för att säkerställa en kommunövergripande likhet.
Beslut skickas till:
Kommunstyrelsen i Eskilstuna
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum
2020-04-15
Sida
9(9)
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
ÖFNES/2020:1
§ 30
Rapporter och meddelanden till nämnden i april 2020
Beslut
Rapporter och meddelanden till nämnden i april 2020 läggs till handlingarna efter överförmyndarnämndens godkännande.
Muntliga rapporter
Lorenzo Zamora Diaz, handläggare, ger nämnden en lägesrapport från kontoret.
Skriftliga rapporter
• Kommunstyrelsens beslut 2020-03-10, § 51 – Jämställdhetsberedningens rapport till kommunstyrelsen för 2019
________________
2020-04-17 09:25
Delårsrapport 1 2020
Överförmyndarnämnden
1
Delårsrapport 1 2020
Status: Påbörjad Rapportperiod: 2020-03-31 Organisation: Överförmyndarnämnden
Innehållsförteckning
Sammanfattning delår 1 2020 ... 2 Sammanställning av de viktigaste huvudprocesserna ... 3 Status åtaganden ... 3 Förklaring till symboler ... 4 Hållbar utveckling ... 5 Vård och sociala tjänster - övergripande ... 5 Barn och unga ... 6 Vuxna ... 6 Demokrati ... 6 Effektiv organisation ... 8 Processkvalitet... 8 Medarbetare ... 9 Ekonomi ... 10 Intern styrning och kontroll ... 12
2
Sammanfattning delår 1 2020
Överförmyndarnämnden har 19 åtaganden för 2020. Elva av åtaganden har påbörjats under första kvartalet och åtta har ännu inte påbörjats. Överförmyndarnämnden är en nämnd med ett viktigt begränsat uppdrag inom Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Detta medför att tre åtaganden som nämnden fått från kommunfullmäktige inte berör nämndens arbete och kommer inte att påbörjas.
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs är en tillsynsmyndighet med uppdrag att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare. Nämnden ska samtidigt säkerställa att personer som inte kan få sina hjälpbehov tillgodosedda, ska få en ställföreträdare. Därför har nämnden ansvar att rekrytera, lämplighetsbedöma samt utbilda nya och befintliga ställföreträdare.
Delårsrapporten beskriver hur nämnden har arbetat under årets första kvartal, vilket i hög grad har inneburit att tidigt påbörja granskning och arvodering av årsredovisningar enligt en handlingsplan som har tagits fram. Nämnden har för första gången arbetat med granskning av årsredovisningar i sådan högt takt och per sista mars har nämnden redan avklarat 56 procent av alla inkomna årsredovisningar. Det har resulterat i att nämnden i tidigt skede kunnat utöva tillsynen över ställföreträdare, att rättssäkra och säkerställa att huvudmännen inte missgynnas ekonomiskt eller rättsligt.
Utöver de stöden till ställföreträdare genom idéburet offentligt partnerskap (IOP) avtal med
Eskilstuna god man och förvaltarförening har kontoret tillsammans med föreningen arbetat fram ett projekt om mentorskap. Projektet innebär att nuvarande gode män med svårare uppdrag har möjlighet till en mentor som vägleder, ger stöd och råd. Detta för att utöka och utveckla kunskaper att vara ställföreträdare.
Vad gäller digitalisering har nämnden under årets första kvartal lanserat fem e-tjänster som finns på kommunens hemsida. Detta för att förenkla för ställföreträdare att enkelt kunna skicka in digitala ansökningar till överförmyndarkontoret, som har resulterat i effektivare handläggning.
Barnkonventionen har vunnit laga kraft i januari 2020 och nämnden följer den nya barnkonventionen där barnets bästa ska prägla alla beslut som rör barn direkt eller indirekt.
Rapporten belyser också de insatser som hittills gjorts under året för att kvalitetssäkra och utveckla verksamheten som både har gjorts internt och i samverkan med andra parter, såsom Eskilstuna tingsrätt och överförmyndarverksamheter i andra kommuner. Insatserna har varit viktiga för att effektivisera och utveckla handläggningen.
Överförmyndarkontoret har den sista mars, 14 medarbetare och en enhetschef, varav två medarbetare är allmänna visstidsanställningar med uppdrag granskning och arvodering.
Sjukfrånvaron är mycket låg.
Nämndens resultat för första kvartalet 2020 visar ett underskott på 719 000 kronor. Underskottet beror på utbetalning av arvoden till ställföreträdare blev högre än budgeterat och kommer att jämnas ut under året samt att utfallet för kommunbidrag är lägre än periodiserad budget och förväntas avta successivt. Prognos för helåret är att överförmyndarnämnden har ekonomi i balans.
3
Sammanställning av de viktigaste huvudprocesserna
Hållbar utveckling
Titel Bedömning Trend
Barn och unga Vuxna
Effektiv organisation
Titel Bedömning Trend
Processkvalitet Medarbetare Ekonomi
Status åtaganden
Vald organisation:
Alla Ej påbörjad Pågår Klart,
avslutat
Försenat
Överförmyndarnämnden 19 8 11
4
Förklaring till symboler
5
Hållbar utveckling
Vård och sociala tjänster - övergripande
Överförmyndarnämndens syfte är att skapa förutsättningar för trygghet och rättssäkerhet för barn och unga samt vuxna huvudmän. Detta genom att förhindra att den enskilde som inte själv kan ta tillvara sin rätt, missgynnas ekonomiskt eller rättsligt.
Huvuddelen av överförmyndarnämndens uppdrag och verksamhet ligger inom området social uthållighet och de två delprocesserna: Att ge vård och stöd till barn och unga samt vuxna. Nämndens uppdrag är att efter ansökan eller anmälan utreda behovet av ställföreträdare samt föreslå en lämplig person. Nämnden ska även utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare så att barn och unga, vuxna och äldre som har behov av nämnda insatser inte missgynnas eller drabbas av rättsförlust. På så sätt bidrar överförmyndarnämnden till att uppmärksamma kommuninvånare som inte helt och hållet förmår ta tillvara sin rätt och är särskilt utsatta. För att stärka den sociala
uthålligheten tillämpar nämnden verktyg för dialog, delaktighet och inflytande såväl som verktyg för kontroll och insyn.
Nämnden har under årets första månad påbörjat granskning och arvodering av årsredovisningar enligt en handlingsplan som tagits fram. Handlingsplanen innebär individuella målsättningar för handläggarna. Nämndens mål är att samtliga inkomna årsredovisningar ska vara granskade och arvoderade senast sista augusti 2020. Den sista mars 2020 är redan 56 procent granskade och arvoderade.
Med idéburet offentligt partnerskap (IOP) avtal med Eskilstuna god man och förvaltarförening har en grundutbildning för att bli ställföreträdare genomförts. Genom stödfunktionen har ett utökat stöd erbjudits till nya ställföreträdare för att få en bra introduktion. Det innebär stegkurser som är inriktad inom olika områden, introduktion till ett nytt uppdrag, försäljning av fast egendom, stöd i
årsredovisning med flera. Utöver de utökade stöden har även kontoret och föreningen tillsammans arbetat fram ett projekt om mentorskap. Projekt mentorskap innebär att nuvarande gode män med svårare uppdrag har möjlighet till en mentor som vägleder, ger stöd och råd.
Barnkonventionen har vunnit laga kraft i januari 2020. Nämnden följer den nya barnkonventionen där barnets bästa ska prägla alla beslut som rör barn direkt eller indirekt. Utifrån att
Barnkonventionen har vunnit laga kraft har överförmyndarkontoret hanterat
förmynderskapsärenden enligt ett barnrättsbaserat beslut. Det innebär att beslutet bygger på att barnet eller barnen görs till subjekt i beslutet och hur barnet påverkas i en fråga måste vara föremål för en aktiv reflektion.
Flera handläggare på överförmyndarkontoret har under årets första månad haft en intern utbildning i förmynderskap vars syfte är att nå ökade kunskaper inom området som har resulterat i ökad kvalitet och rättssäkerhet i förmynderskapsärenden.
6
Barn och unga
Bedömning Trend
Överförmyndarnämndens uppdrag ligger i att förordna gode män för ensamkommande barn och att utöva tillsyn över dem. De gode männen har i uppdrag att i vårdnadshavares och förmyndares ställe, ansvara för barnets personliga förhållanden och sköta dess angelägenheter. Att god man förordnas är en förutsättning för att ensamkommande barn ska ges möjlighet till stöd och utbildning.
Överförmyndarnämndens fokus är att nämndens insatser ska utgå från ett barnrättsperspektiv och samtidigt ta hänsyn till hur barnens behov ska mötas med snabbhet och kvalitet.
Kommunernas ensamkommande barn har minskat markant under föregående år och under första kvartalet i år har det endast tillkommit ett ensamkommande barn.
Vuxna
Bedömning Trend
Om en kommuninvånare på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagat hälsotillstånd eller liknande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom och/eller sörja för sin person kan tingsrätten besluta att anordna godmanskap eller förvaltarskap. Överförmyndarnämnden lämnar förslag på ställföreträdare, god man eller förvaltare, samt erbjuder dem utbildning för uppdraget.
Det är nämnden som sedan granskar att ställföreträdare sköter sina uppdrag på sådant sätt att huvudmannens intressen tas tillvara. Överförmyndarnämndens verksamhet har således stor betydelse för att alla kommuninvånare ska få rätt till ekonomisk, rättslig och social trygghet.
1-åriga åtaganden
Titel Status Färdiggrad
Nämnden ska tillse att 80 procent av alla kompletta och i tid inkomna årsräkningar är granskade och arvoderade senast den 30 juni 2020.
Samtliga inkomna årsräkningar ska vara granskade och arvoderade senast den 31 augusti 2020.
Nämnden ska under 2020 fortsätta samarbetet med Mälardalens högskola. Inom ramen för detta samarbete planeras en nationell konferens under hösten 2020.
Titel Status Färdiggrad
Nöjd kundindex (NKI) Nämnden ska 2020 ha förbättrat sitt NKI till 65.
Demokrati
Bedömning Trend
7
Överförmyndarnämnden utövar tillsyn över ställföreträdare till de huvudmän som har behov av nämnda insatser i syfte att öka huvudmannens upplevelse av trygghet. Det kan handla om behov av stöd och hjälp i mötet med andra myndigheter samt att få den omsorg som behövs. Processens syfte är att skapa förutsättningar för och främja trygghet, engagemang, delaktighet och medskapande bland Eskilstuna och Strängnäs kommuninvånare. Processen ska ge kommuninvånare och deras valda representanter information, insyn och inflytande över kommunernas gemensamma angelägenheter.
Öppenhet, insyn och delaktighet skapas i dialogen med kommuninvånare och stärks också därigenom. Den kommunala organisationen ska vara tillgänglig för kommuninvånare och ge förtroendevalda förutsättningar att fullgöra sina uppdrag.
Nämnden har fortsatt samarbete med Mälardalens högskola för att öka kunskapen kring huvudmäns förväntningar på ställföreträdare. Utifrån den forskningsstudie vars huvudmän är i fokus planerar Mälardalens högskola och Överförmyndarnämnden Eskilstuna och Strängnäs kommuner en nationell konferens på Mälardalens högskola i november 2020. En heldagskonferens med generella
presentationer, parallella sessioner och en avslutande panel. Utifrån konferensen kan det leda till nya utvecklings- och förändringsarbeten i växelverkan med praktiknära forskningsperspektiv som kan komma att användas i överförmyndarkontorets utveckling av arbetssätt och kvalitet.
Samverkan med Eskilstuna god man- och förvaltarförening och Strängnäs Frivilliga Samhällsarbetare har förbättrats. Bland annat genom att kontorets handläggare har träffat föreningarna för möten som gav en god grund för den fortsatta kontakten. Samverkan har möjliggjort en direkt dialog med ställföreträdarna, vilket bidragit till en bättre förståelse för deras utmaningar. Detta ser nämnden som viktigt för enhetens kvalitetssäkringsarbete och ställföreträdarnas delaktighet. I utvecklingen är det nödvändigt för att verksamheten ska bli så ändamålsenligt som möjligt.
Det är fortsatt närvaro för överförmyndarhandläggare i Strängnäs kommunhus även i år.
Handläggare finns tillgängliga två gånger i månaden enligt schema för ställföreträdare och kommuninvånare.
Nämnden arbetar aktivt med informationsspridning om verksamheten. Detta är viktigt för att få in mer kompletta ansökningar/anmälningar om behov av ställföreträdare, för att fördjupa förståelse för ställföreträdarnas uppdrag och för att rekrytera nya ställföreträdare. Under första kvartalet har kontoret varit och informerat olika enheter inom socialtjänsten, funktionsstöd, psykiatriavdelning med flera om överförmyndarverksamheten. Nämnden träffar också invånare genom olika föreningar och liknande för att informera om verksamheten och samla in deras tankar och idéer.
1-åriga åtaganden
Titel Status Färdiggrad
Flerårigt fokus på prioriterade stadsdelar. Samlat krafttag för att motverka utanförskap och skapa trygghet genom fler i jobb, stärkta skolresultat, en meningsfull fritid och trivsamma ute- och
boendemiljöer, jämlikt delaktighet och inflytande samt att det offentliga ökar närvaron i stadsdelarna. Nämnder och bolag förväntas göra prioriteringar inom ram för att bidra till arbetet. (KS, AVN, FSN, GSN, GN, KFN, MRN, SN, VON, ÖFNES, KFAST)
Samtliga nämnder och bolag ska i samverkan aktivt arbeta med information och kommunikation till invånarna för att öka kännedomen om koncernens verksamheter, platsens utveckling samt politiska beslut.
(KS, alla nämnder, alla bolag)
8
Effektiv organisation
Processkvalitet
Bedömning Trend
Processens syfte är att skapa förutsättningar för att säkra en rättssäker och hållbar
myndighetsutövning som når upp till de krav som är ställda. Det är ett långsiktigt arbete som nämnden bedriver inom området processkvalitet. Nämnden arbetar kontinuerligt med uppföljning och utveckling av verksamheten.
Årets första kvartal har utveckling av arbetsrutiner fortslöps för enhetlig handläggning och utveckling inom teamarbete har arbetats fram. Kontorets handläggare har delats in i två arbetsgrupper där fokus är teamarbete istället för självständigt arbete. Arbetsgrupperna är fördelade inom vilket ställföreträdarskapsområde handläggarna arbetar med. Detta har resulterat i stärkt samarbete och ökad kvalité i arbetet. Ett nytt arbetssätt har tagits fram vid oplanerad frånvaro för medarbetare (såsom sjukdom, vård av barn) för att fånga upp att arbetsuppgifter inte blir liggandes vid medarbetares frånvaro.
Vad gäller digitalisering har nämnden under årets första kvartal lanserat fem e-tjänster som finns på kommunens hemsida. Bland annat ansökan om uttag från spärrat konto, begäran om att avsluta uppdrag, ansökan om befrielse från redovisningsskyldigheten med flera. Istället för att skicka in en ansökningsblankett görs detta nu digitalt och kontoret får in ansökningen via e-post. Detta förenklar för ställföreträdare och effektiviserar tiden.
Överförmyndarkontoret har samverkan med andra överförmyndarverksamheter genom
erfarenhetsutbyte som har bidragit till stärkt rättssäkerhet och utveckling av arbetssätt. Kontoret har även fortsatt samverkan med Eskilstuna tingsrätt för att på så sätt effektivisera handläggningen och få kunskap om respektives handläggarprocesser.
1-åriga åtaganden
Titel Status Färdiggrad
Nämnden ska under 2020 utveckla möjliga rekryteringsförfaranden av gode män och förvaltare och se över överförmyndarkontorets matchningsförfarande. Vid byte av ställföreträdare ska ny ställföreträdare tillträda inom två månader.
Nämnden ska tillse att 20 procent av alla inkomna årsräkningar inkommer via e-wärna.
Nämnden ska under 2020 arbeta i enlighet med den digitaliseringsplan som togs fram under hösten 2019.
Nämnden ska under 2020 i samverkan med intresseföreningar erbjuda ställföreträdare utbildning och/eller andra former av stödinsatser, till stor del inom nuvarande IOP-avtal.
9
Titel Status Färdiggrad
Genom att fullfölja arbetet med ökad tydlighet och tillit i ledning och styrning ska kommunkoncernen se förbättrade resultat i
medarbetarundersökningar, vilket i slutändan ska åstadkomma nöjda invånare. (KS, alla nämnder och bolag)
Alla nämnder och bolag skall kunna påvisa nyttan och effekthemtagning av genomförda digitaliseringsinitiativ. (KS, alla nämnder och bolag) Alla nämnder ska öka tillgängligheten och förbättra servicen med stöd av beslutad servicemodell och handlingsplan. (KS, alla nämnder) Alla nämnder och bolag ska arbeta för att utveckla jämställda tjänster och service med stöd av modellförvaltning, en benchmarkingmetodik.
(KS, alla nämnder och bolag)
Medarbetare
Bedömning Trend
Överförmyndarnämnden är mån om en god hälsa och hållbar arbetsmiljö, möjlighet till engagemang och delaktighet samt det modiga medarbetar- och ledarskapet. Överformyndarkontoret har 14 medarbetare, varav två medarbetare är allmänna visstidsanställningar och en enhetschef. På kontoret är sjukfrånvaron mycket låg.
Överförmyndarkontoret inleder årets början med en stabil arbetsgrupp med arbetsro och arbetsglädje. Kontorets handläggare har utökade kunskaper inom olika ställföreträdarskap än tidigare och vidare ser nämnden att medarbetarna känner sig delaktiga i den utvecklingen som sker och står för ett aktivt medarbetarskap.
Utifrån nämndens beslut om kompetensförsörjningsplan för att säkerställa verksamhetens behov av kompetens på kort såväl som långsikt, har kompetensarbete gjorts under årets första kvartal.
Kompetensförsörjningsplanen har tre fokusområden, vilka är arbetsmiljö, systematiskt
kompetensarbete och attraktiv arbetsgivare. Det kompetensarbete kontoret har arbetat med är interna utbildningar för att bibehålla kunskaper i särskilda svåra handläggningsdelar.
Under årets första kvartal har kontorets månadsvisa arbetsplatsträffar (APT) inneburit fler punkter på dagordningen som innebär rapportering från respektive handläggares ansvarsområden. Detta för att alla medarbetare ska få information om läget på kontoret just nu och syftet med det är också att medarbetare ska få en mer sammanhållen bild och helhetssyn av kontorets arbete.
1-åriga åtaganden
Titel Status Färdiggrad
Samtliga förvaltningar och bolag ska systematiskt arbeta med att skapa förståelse för beslutade policy och riktlinjer för medarbetarskap, chef- och ledarskap. I åtagandet ingår också att införa nya arbetssätt och metoder för Modigt ledarskap och Modigt medarbetarskap. (KS, alla nämnder, alla bolag)
10
Titel Status Färdiggrad
Nämnden ska fortsatt arbeta med kompetensutveckling för framtida och nuvarande medarbetare.
Personalredovisning
Sjukfrånvaro (siffrorna avser rullande 12 mån)
Totalt mars 2019 - feb 2020
Totalt mars 2018 - feb 2019
Förändring 2019- 2020 (%)
Total sjukfrånvaro % 2,5 3,5 -1,0
Ekonomi
Ekonomi
Bedömning Trend
1-åriga åtaganden
Titel Status Färdiggrad
Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar
kommunkoncernens ekonomi med 300 miljoner kronor till 2022. (KS, samtliga nämnder och bolag)
Ekonomisk redovisning
Resultaträkning
År: 2020 Period: Mars Enhet: Tkr (vänt tecken)
Konto Utfall ack -
Mar 2019
Utfall ack - Mar 2020
Budget ack - Mar 2020
Avvikelse ack Mar
2020
Prognos helår Prognos april
Avvikelse helår Prognos april
INTÄKTER 4 248 4 539 5 157 -618 19 170 0
KOSTNADER -4 765 -5 409 -5 308 -101 -19 170 0
Varav
personalkostnader
-1 972 -2 257 -1 993 -263 -7 367 0
Lokalkostnader -195 -204 -195 -9 -780 0
Resultat inkl.
över-/underskott
-518 -870 -151 -719 0 0
11
Överförmyndarnämndens verksamhet redovisar ett underskott på 719 000 kronor för perioden januari-mars 2020. Avvikelsen beror dels på att utbetalning av arvoden till ställföreträdare blivit högre än budgeterat, då budgetering har skett utifrån föregående års arvodering. Det innebär att granskning av årsredovisningar har skett i mycket högre takt än tidigare år. Utfallet för arvodering förväntas jämnas ut och minska redan i mitten av året. Avvikelsen beror även på att utfallet för kommunbidrag är lägre än periodiserad budget och förväntas avta successivt under året.
Arvoden till gode män för ensamkommande barn utan uppehållstillstånd redovisar en negativ budgetavvikelse på 38 000 kronor.
Drift för kontoret redovisar en negativ budgetavvikelse på 46 000 kronor för perioden och det beror på ökade lönekostnader för vikarier som inte ryms inom befintlig ram. Kostnaden för nämnden visar en positiv budgetavvikelse på 31 000 kronor.
Prognos för helåret är att överförmyndarnämnden har ekonomi i balans.
12
Intern styrning och kontroll
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs internkontroll plan 2020 hanterar sju risker. Planen omfattar en kontrollåtgärd och sex kontrollmoment och inga har genomförts under årets första kvartal. De första kontrollmomenten kommer att genomföras redan under maj i år.
Överförmyndarnämnden arbetar aktivt med intern styrning och kontroll tillsammans med förvaltningen och bedömningen är att de viktigaste riskerna och vilka åtgärder som behövs är identifierade. Helhetsbedömningen är att överförmyndarnämnden har en fungerande intern styrning.
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Datum Diarienummer 1 (1)
Överförmyndarkontoret 2020-03-24 ÖFNES/2020:12
Handlingsnummer
Sandra Tran 2020:218
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Missiv - Behov och prio 2021
Förslag till beslut
Behov och prioriteringar 2021 godkänns och översändes till kommunstyrelsernas i Eskilstuna respektive Strängnäs kommuner.
Ärendebeskrivning
Behov och prioriteringar 2021 är utformad enligt anvisningar från Eskilstuna kommunledningskontor och ska lämnas till kommunstyrelserna senast den 17 april 2020.
Rapporten beskriver omvärld och demografisk påverkan, nuläge för
överförmyndarnämnden, utmaningen och inriktning för 2021 inklusive prioriterade område per verksamhetsprocess samt förslag på effektiviseringsområden.
De prioriteringar som nämnden arbetar med 2020 inom processen att ge vård och stöd till barn och unga, vuxna samt äldre är att ha ett fortsatt fokus på att utveckla och förstärka tillsyn av ställföreträdare. Inom processkvalitet är att öka rättssäkerhet och kvalitet i arbetet. För processen medarbetare prioriteras arbete med att få en stabil arbetsgrupp och aktivt medarbetarskap. Fortsättningsvis är det även prioriterat att ha en ekonomi i balans.
På längre sikt finns behov av att prioritera effektivare arbetssätt och digitalisering, rekrytering av ställföreträdare samt arbete för att bibehålla rättssäkerheten och kvalitén.
Beslutet skickas till:
Kommunstyrelsen i Eskilstuna kommun och Kommunstyrelsen i Strängnäs kommun
SOCIALFÖRVALTNINGEN
Lina Simola Sandra Tran
Kvalitetschef Enhetschef
2020-03-25 10:23
Behov och prioriteringar 2021
Överförmyndarnämnden
1
Behov och prioriteringar 2021
Status: Påbörjad Rapportperiod: 2020-04-30 Organisation: Överförmyndarnämnden
Innehållsförteckning
Sammanfattning ... 1 Omvärld ... 2 Demografisk påverkan ... 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt nuläge ... 3 Behov och prioriteringar ... 4 Verksamhetsutveckling ... 5
Sammanfattning
Överförmyndarnämndens främsta uppgift är att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare. Utöver det ska nämnden bland annat yttra sig till tingsrätten och i vissa fall genomföra utredningar på begäran av tingsrätten. Nämnden ska även rekrytera och attrahera fler att bli ställföreträdare samt erbjuda utbildning.
I fråga om omvärldsperspektivet ser nämnden ett antal faktorer som kan komma att påverka verksamheten framöver. I enlighet med kommittédirektivet ska en stor del av utredningen ägnas åt förbättrad tillsyn, både överförmyndarnas tillsyn över ställföreträdare samt länsstyrelsen tillsyn över överförmyndarna.
Barnkonventionen har vunnit laga kraft och nämnden följer den nya barnkonventionen där barnets bästa ska prägla alla beslut som rör barn direkt eller indirekt.
Utifrån den forskningsstudie vars huvudmän är i fokus planerar huvudarrangörerna Mälardalens högskola och Överförmyndarnämnden för Eskilstuna och Strängnäs en nationell konferens i november 2020.
Eskilstuna och Strängnäs är tillväxtkommuner med allt fler invånare. Det demografiska trycker ökar mer än skatteunderlaget vilket innebär en utmaning för de två kommunerna. Bland annat är det en ökning av psykisk ohälsa i samhället och framförallt bland unga. Det innebär att fler kommuninvånare kommer att vara i behov av ställföreträdare.
Överförmyndarkontoret har under året fokuserat mer på teamarbete istället för självständigt arbete.
Detta resulterade stärkt samarbete och ökad kvalitet i arbetet. Kontoret har fått bättre förståelse kring målsättningar och har målfokus. Detta genom att dokumentera, synliggöra och samtala om nämndens mål. Nämndens ekonomi är stabil.
Med idéburet offentligt partnerskap (IOP) avtal med Eskilstuna god man och förvaltarförening har ett projekt mentorskap arbetas fram under året som ska ge utökad stöd till nuvarande gode män med svårare uppdrag.
2
Överförmyndarnämnden arbetar på flera sätt för att stärka de strategiska målen och processmålen.
De prioriteringar som nämnden gör inför 2021 inom processen att ge vård och stöd till barn och unga, vuxna samt äldre är fortsatt fokus på att utveckla och förstärka tillsyn, att stärka och utveckla rekryteringen av ställföreträdare samt att modernisera arbetssätt och digitalisering. Inom
processkvalitet prioriteras att öka rättssäkerhet och kvalitet i arbetet. För processen medarbete är det prioriterat att värna om arbetsmiljön och ett aktivt medarbetarskap. Prioriterat är att även ha en ekonomi i balans.
På längre sikt finns behov att prioritera effektivare arbetssätt och digitalisering, rekrytering av ställföreträdare samt arbete för att bibehålla rättssäkerheten.
Omvärld
Överförmyndarnämnden ser ett antal omvärldsfaktorer som kan komma att påverka verksamheten 2021. Flertalet utredningar görs inom överförmyndarområdet i enlighet med regeringens beslut om kommittédirektivet: Ställföreträdskap att lita på - en översyn av reglerna om gode män och förvaltare (2019:44). Frågor som utreds är bland annat rekrytering av ställföreträdare och hur verksamheten kan säkerställa att ställföreträdare har rätt förutsättningar att utföra sitt uppdrag. Gränsen mellan överförmyndarnas rådgivande roll och tillsynsfunktion ska förtydligas.
Något som även utreds är möjligheten att införa ett nationellt ställföreträdarregister. Efterfrågan för överförmyndarna att kunna kontrollera om den tilltänkta ställföreträdaren redan har för många uppdrag i andra kommuner och samtidigt skulle ett nationellt ställföreträdarregister förenkla rekrytering av ställföreträdare när den enskilda bor på annat ort.
En stor del av utredningen ägnas åt förbättrad tillsyn, både med överförmyndarnas tillsyn över ställföreträdarna samt Länsstyrelsens tillsyn över överförmyndarna. I grunden innebär det att utveckla och kvalitetssäkra den kommunala överförmyndarverksamhetens organisation och kompetens, genom att tillsynen ska vara effektiv och rättssäker. Utredningen ska presenteras i februari 2021 och utvecklingen är likväl viktig att följa redan i år.
Barnkonventionen har vunnit laga kraft januari 2020. Nämnden följer den nya barnkonventionen där barnets bästa ska prägla alla beslut som rör barn direkt eller indirekt. Vissa beslut kräver omfattande analyser, så kallade barnkonsekvensanalyser. Överformyndarkontoret hanterar många
förmynderskapsärenden och beslutar enligt ett barnrättsbaserat beslut. Barnrättsbaserat beslut bygger på att barnet eller barnen görs till subjekt i beslutet och hur barnet påverkas i en fråga måste vara föremål för en aktiv reflektion.
Utifrån den forskningsstudie vars huvudmän är i fokus planerar huvudarrangörerna Mälardalens högskola och Överförmyndarnämnden för Eskilstuna och Strängnäs kommuner en nationell konferens på Mälardalens högskola i november 2020. En heldagskonferens med generella
presentationer, parallella sessioner och en avslutande panel. Utifrån konferensen kan det leda till nya utvecklings- och förändringsarbeten i växelverkan med praktiknära forskningsperspektiv som kan komma att användas i överförmyndarkontorets utveckling av arbetssätt och kvalitet.
Demografisk påverkan
Eskilstuna och Strängnäs är tillväxtkommuner med allt fler invånare. Det demografiska trycket ökar mer än skatteunderlaget vilket innebär en utmaning för de två kommunerna. Barn och unga upp till 19 år samt äldre från 80 år står för en stor del av ökningen. Det är en ökning av psykisk ohälsa i
3
samhället och framförallt bland unga. Den sista december 2019 var 143 403 invånare folkbokförda i de två kommunerna, varav 106 859 i Eskilstuna och 36 544 i Strängnäs. Det motsvarar en ökning med en procent i Eskilstuna och två procent i Strängnäs sedan årsskiftet 2018/2019.
Den demografiska utvecklingen i Eskilstuna och Strängnäs kommuner med befolkningsökning, ökning av psykisk ohälsa i samhället bland unga och större andel äldre innebär att fler kommuninvånare kommer att vara i behov av ställföreträdare.
I Sveriges befolkning har nära 1,2 procent en ställföreträdare. I Eskilstuna och Strängnäs kommuner ligger det på 1,1 procent, som är något lägre. De som har behov av ställföreträdare kan vara vuxna med psykisk sjukdom, olika funktionshinder eller demens men även barn vars föräldrar är
förhindrade eller har en begränsad rätt att utöva förmynderskapet. Sista december 2019 hade 1 593 kommuninvånare (exklusive ensamkommande barn) i Eskilstuna och Strängnäs en förmyndare, god man eller förvaltare. Det är en minskning med åtta procent sedan årsskiftet 2018/2019 och det beror på att kontoret har arbetat aktivt med uppföljning och kunnat avsluta en hel del ärenden som har varit liggandes.
Den sista december 2019 hade 29 av kommunernas ensamkommande barn en god man. Det är en rejäl minskning med uppemot 75 procent sedan sista december 2018.
Ekonomiskt och verksamhetsmässigt nuläge
Överformyndarkontoret för Eskilstuna och Strängnäs har tio handläggare, två administratörer (varav en medhjälpare) och en enhetschef. På kontoret är sjukfrånvaron mycket låg.
Kontorets handläggare har utökade kunskaper inom olika ställföreträdarskap än tidigare. Inom förändringsprocessen har uppdelning gjorts på kontorets handläggare i två arbetsgrupper där fokus är mer teamarbete istället för självständigt arbete. Arbetsgrupperna är fördelade inom vilket
ställföreträdarskapsområde handläggarna arbetar med. Detta resulterade stärkt samarbete och ökad kvalité i arbetet. Ett nytt arbetssätt har tagits fram vid oplanerad frånvaro för medarbetare (såsom sjukdom, vård av barn) för att fånga upp att arbetsuppgifter inte blir liggandes vid medarbetares frånvaro.
Nämnden har förbättrade handläggningstider och ett fortsatt fokus på uppföljning samt att korta ner dessa tider pågår kontinuerligt. Kontoret har arbetat mycket med att dokumentera, synliggöra och samtala om kontorets mål. Handläggarna har fått bättre förståelse kring målsättningar och har målfokus. Detta för att nämnden ska kunna uppfylla lagstadgade åtaganden och uppnå de mål som formulerats i nämndens verksamhetsplan. Kompetensutveckling har skett genom interna
utbildningar och påbyggnad av kunskap fortgår under 2020.
Nämnden ska tillse att 20 procent av alla årsräkningar ska lämnas in genom e-tjänsten e-Wärna.
Nämnden har inte kunnat få en testversion för att utbilda medarbetare och ställföreträdare.
Kontoret har uppmärksammat att e-tjänsten inte är färdigutvecklad och ser därför ett fortsatt behov av utveckling av digitalisering.
Nämnden har under året lanserat fem e-tjänster och en av de är att ansöka om uttag från spärrat konto. Istället för att skicka in en ansökningsblankett görs detta nu digitalt och kontoret får in ansökningen via e-post. Detta förenklar för ställföreträdare och effektiviserar tiden.
Ett idéburet offentligt partnerskap (IOP) avtal med Eskilstuna god man och förvaltarförening sedan januari 2019 har medfört till ökat stöd till ställföreträdarna med uppdrag i både Eskilstuna och
4
Strängnäs kommuner. Utöver grundutbildningar att bli ställföreträdare, stödverksamhet och jourtelefon för ställföreträdare innebär avtalet även nya insatser. Bland annat ett nytt projekt som föreningen och kontoret arbetar fram tillsammans under 2020 är projekt mentorskap. Projektet innebär att nuvarande gode män med svårare uppdrag har möjlighet till en mentor som vägleder, ger stöd och råd.
Överförmyndarnämndens ekonomi är stabil. Kostnader (drift, nämnd, personal) för januari och februari 2020 redovisar ett överskott på 27 000 kronor. Uppdragstagare i Eskilstuna och Strängnäs har ett underskott på 213 000 kronor, med anledning att budgetering har skett utifrån föregående års arvodering. Det vill säga att granskning av årsräkningar har skett i mycket högre takt än tidigare år. Kostnaden kommer att jämnas ut under året. Arvode till gode män för ensamkommande barn utan uppehållstillstånd redovisar ett underskott på 38 000 kronor för Eskilstuna och Strängnäs. Totalt har nämnden ett underskott på 223 000 kronor.
Behov och prioriteringar
Överförmyndarnämnden arbetar på flera sätt för att stärka de strategiska målen och processmålen.
Nämnden arbetar för att stärka folkhälsa och öka den upplevda tryggheten på ett individuellt plan för de huvudmän som bor i Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Nämnden skapar möjligheter för inflytande och utvecklar sitt arbete med god och jämställd service för en attraktiv stad och
landsbygd. Gällande höjd utbildningsnivå och fler jobb är detta ingenting som ligger inom nämndens uppdrag men genom kontroll av att ställföreträdare sköter sitt uppdrag skapas bästa möjliga
förutsättningar för skolgång, utbildning och arbete.
Nämndens uppdrag ligger till stor del inom arbete med socialt uthållighet. Arbete sker inom de tre delprocesserna att ge stöd och vård till barn och unga, vuxna samt äldre. Nämndens uppgift är att utöva tillsyn över ställföreträdare med syftet att förhindra att omyndiga barn, eller myndiga personer som inte själva kan ta tillvara sin rätt, missgynnas ekonomiskt eller rättsligt. Genom detta arbete bidrar nämnden till att ge uppmärksamhet till invånare med komplexa behov, såsom
ensamkommande barn, samt vuxna med funktionsnedsättning och psykisk ohälsa. För att öka den sociala uthålligheten i sitt dagliga arbete använder nämnden metoder för insyn, dialog och inflytande och har en god samverkan med frivilligkrafter relaterade till nämndens verksamhet. För ekologisk uthållighet arbetar nämnden så miljösmart som möjligt, exempelvis genom att resa med tåg.
Gällande de framtagna processmålen arbetar nämnden med att öka nöjdheten hos verksamhetens målgrupper. Arbete sker för ökad jämställdhet och nämnden ska vara modiga och testa nya idéer för att åstadkomma utveckling. Verksamheten har ett större fokus på digitalisering för att effektivisera arbetet och förenkla för ställföreträdare. Service och tillgänglighet är också viktigt för nämnden att ha fokus på.
För att överförmyndarnämnden ska kunna uppfylla sina åtaganden utifrån lagstiftning och
verksamhetsplan finns en vägledning för hur handläggarna ska prioritera handläggningen. Eftersom verksamheten är lagstyrd kan ingenting prioriteras bort.
Prioriteringar 2021 samt 2022-2023
Överförmyndarnämnden har fokuserat på prioriteringar för 2021 och även sett över behoven på längre sikt. Prioriteringarna presenteras per verksamhetsprocess och prioriteringarna kommer konkretiseras i åtaganden i verksamhetsplanen för 2021.
5
Ge vård och stöd till barn och unga, vuxna samt äldre
Inom de administrativa processerna ser nämnden ett behov av fortsatt digital verksamhetsutveckling. Nämnden är i en digitaliseringsprocess vars mål är att
överförmynderkontorets arbete ska digitaliseras och att ett nytt huvudsystem ska implementeras.
Utifrån digitalisering ser nämnden en effektivare handläggning som på så sätt kan leda till att tiden som frigörs kan läggas på att fortsätta utveckla samt stärka tillsynen.
Vidare ser nämnden behov av en moderniserad hemsida med anledning av de ökade kraven från kommuninvånare samt för att kunna följa samhällets digitalisering och modernisering.
Nämnden har under hösten 2019 infört ett nytt arbetssätt kring ställföreträdare. Kontoret har arbetat med veckovisa rapporteringar om behovet av ställföreträdare och behovet ligger på ett fyrtio tal. Kontoret konstaterar att det råder brist på ställföreträdare i Eskilstuna och Strängnäs kommuner och nämnden ser därför ett behov av att stärka och utveckla rekrytering av ställföreträdare.
Behovet är att löpande utveckla arbetet kring ställföreträdare, såsom att behålla de nuvarande ställföreträdarna genom stödinsatser och förenkla för ställföreträdare att ta uppdrag.
Processkvalitet
Inom processkvalitet är rättssäkerhet och kvalitet ett prioriterat område. Nämnden ser ett fortsatt behov av utveckling av arbetsrutiner för enhetlig handläggning och utveckling inom teamarbete som har arbetas fram under året. Vidare är kompetensförsörjning hos medarbetare ypperligt viktigt, såsom att handläggning sker enhetligt samt utbildning i särskilda svåra handläggningsdelar bibehålls.
Uppföljning i arbetet är en betydande prioritering för kontoret som vars syfte bland annat är att minska handläggningstiderna och att inga ärenden blir liggandes. Uppföljning av ärenden har
resulterat till att handläggning av individuella ärenden bidragit till en effektivare ärendehantering och måluppfyllelse samt en förbättrad arbetsmiljö.
Medarbetare
Överförmyndarverksamheten inleder 2020 med en stabil arbetsgrupp med arbetsro och
arbetsglädje. Nämnden har trots det utifrån digitala trakasserier och även fåtal medarbetare från kontoret känt sig kränkt ser nämnden att det är prioriterat att värna om arbetsmiljön och att arbeta med frågor om hot och våld i verksamheten.
Nämnden ser också att det är viktigt att kontorets medarbetare upplever sig delaktiga i den utvecklingen som sker och står för ett aktivt medarbetarskap.
Ekonomi
Nämnden ser fortsättningsvis att det är prioriterat att ha ekonomin i balans och likaså på lång sikt 2022-2023.
Verksamhetsutveckling
Nämnden har under 2019 lyckats med uppdraget att granska samtliga kompletta och i tid inlämnade årsräkningar. Nämnden ser ett fortsatt behov av en tydlig arbetsplan och att arbetet med granskning inleds tidigt på året. För 2020 arbetar handläggare utifrån en handlingsplan med individuella
målsättningar för granskning och arvodering. Kontoret har i år tagit stöd från två tidigare granskare
6
och påbörjat granskningen tidigt på året. Granskning av årsräkningar har sällan granskats i sådan högt takt som idag och det vill nämnden särskilt lyfta fram som en stor framgång i arbetet.
Ett antal förbättringsfaktorer ses inom nämndens verksamhet och dessa ligger till stor del till grund för prioriteringar inför 2021. Kontorets handläggare har arbetat teambaserat och effekten visade stärkt samarbete samt ökad kvalitet i arbetet. Däremot finns det ett fortsatt behov av att
kompetensförsörjningen utvecklas och bibehålls. Kontoret har infört fler e-tjänster för att förenkla för ställföreträdare. Inom den administrativa processen är det stora behovet för kontoret att arbetet behöver digitaliseras och att ett nytt huvudsystem implementeras. Genom att kontoret genomför en transformation förväntas det leda till effektivisering av arbetet inom nämndens verksamhetsområde.
Nämnden har inga taxor eller avgifter som bedöms leda till en ekonomisk effekthemtagning.
2020-04-08 10:27 1
Internkontrollplan 2020
Fas: Uppföljning internkontrollplan Rapportperiod: 2020-03-31 Organisation: Överförmyndarnämnden
Sammanfattning
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs internkontroll plan 2020 hanterar sju risker.
Planen omfattar en kontrollåtgärd och sex kontrollmoment och inga har genomförts under årets första tre månader.
Överförmyndarnämnden arbetar aktivt med intern styrning och kontroll tillsammans med förvaltningen och bedömningen är att de viktigaste riskerna och vilka åtgärder som behövs är identifierade. Helhetsbedömningen är att överförmyndarnämnden har en fungerande intern styrning.
Tryggt och självständigt liv
Att ställföreträdaren inte träffar huvudmannen i tillräcklig omfattning vilket leder till att ställföreträdare inte har tillräcklig kunskap och information om huvudmannen som kan göra att huvudmannens intressen inte tillvaratas på bästa sätt
Riskvärde
Titel Status Färdiggrad
Policy/riktlinjer för hur ofta ställföreträdare ska träffa huvudmannen ska tas fram och beslutas av nämnden
Överförmyndarkontoret ska ge förslag till beslut på inriktningspolicy och beslut ska tas i nämnd i november. Det är planerat att redovisas till helår.
Risk att ställföreträdares uppdrag inte granskas på grund av att årsräkning inte lämnas in vilket leder till att huvudmannens rättigheter inte är säkerställda
Riskvärde
Kontroll att handläggare vidtagit åtgärder om årsräkning inte kommit in
Uttag över de som ska lämna årsräkningar görs i Wärna i december och begäran om att lämna
årsräkning skickas ut. Om årsräkning inte inkommer ska handläggare skicka påminnelse och om
årsräkning ändå inte skickas in ska förfarande med vitesföreläggagande inledas. Kontrollmoment
är planerat att genomföras i slutet av maj.
2020-04-08 10:27 2
Risk att ställföreträdare inte sköter sitt uppdrag vilket leder till att huvudmannens tillgångar inte används för hans eller hennes nytta
Riskvärde
Kontroll att granskningsrutinen följs
Kontrollmoment är planerat att genomföras i maj.
Risk att huvudmannens alla delar i uppdraget (sörja för person, bevaka rätt, förvalta egendom) inte säkerställs
Riskvärde
Kontroll av årsräkning enligt rutin för fördjupad granskning
Kontrollmoment är planerat att genomföras i september, då nämnden har som mål att samtliga inkomna årsräkningar ska vara granskade och arvoderade senast sista augusti 2020.
Risk att invånare, brukare och/eller kunder inte får tillräckligt snabb
information vid en allvarlig händelse/kris på grund av att organisationen inte har kända rutiner för kriskommunikation, vilket kan leda till skada för berörda parter.
Det finns risk att invånare, brukare och/eller kunder inte får tillräckligt snabb information vid en allvarlig händelse/kris på grund av att organisationen inte har kända rutiner för
kriskommunikation, vilket kan leda till skada för berörda parter. Det är även risk att kommunen inte är tillräckligt förberedd på grund av bristande rutiner och kunskap om krisorganisation och krisberedskap, vilket leder till skada för allmänheten och minskat förtroende.
Riskvärde
Kontroll av tillämpning av rutin för krisorganisation och krisberedskap samt rutin för information vid en allvarlig händelse/kris. Detta är ett koncerngemensamt
kontrollmoment 2020.
Rutiner arbetas fram, utbildningar och övningar är under planering denna mandatperiod.
Kontrollen avser kännedom och tillämpning av rutin för krisorganisation och krisberedskap samt rutin för information vid en allvarlig händelse/kris.
Resultat
