Emilie Fjellman André Lundgren
Kontantbranschen
Revisorers och redovisningskonsulters syn på införandet av kassaregisterlagen
Företagsekonomi C-uppsats
Termin: VT 2012 Handledare: Inger Esperi
Förord
Vi vill rikta ett varmt tack till vår handledare Inger Esperi för goda råd och vägledning under arbetets gång. Vi vill även tacka de revisorer och redovisningskonsulter som har deltagit och gjort uppsatsen möjlig.
Samtliga delar har författats gemensamt.
Karlstad, maj 2012
Emilie Fjellman André Lundgren
Sammanfattning
Titel Kontantbranschen – Revisorers och redovisnings-
konsulters syn på införandet av kassaregisterlagen.
Problem Kontantbranschen har historiskt sett karakteriserats som mycket svårkontrollerad och resurskrävande. Branschen kännetecknas av stora svårigheter med att kontrollera intäktsredovisningen och varje år går den svenska staten miste om skatteintäkter. Att revidera ett företag som hanterar mycket kontanter medför en risk för revisorn.
På grund av denna risk har det tidigare funnits fall där revisorer avsagt sig uppdrag.
Syfte Vårt syfte är att ta reda på hur revisorer och redovisningskonsulter ser på lagen om kassaregister (SFS 2011:1244). Det vi vill undersöka är om kontant- branschen har blivit mer tillförlitlig och om införandet av kassaregisterlagen har bidragit till att förenkla arbetet med intäktsredovisningen. Dessutom vill vi även ta reda på om det går att se några generella effekter när det gäller en ökad intäktsredovisning.
Metod Vi har valt en kvalitativ undersökning bestående av totalt nio intervjuer med revisorer och redovisningskonsulter.
Detta för att få fram respondenternas egna tankar och erfarenheter om vad kassaregisterlagen bidragit med.
Slutsats Majoriteten av respondenterna i vår studie har svårt att se om kassaregisterlagen bidragit till att förbättra redovisningen av intäkter hos näringsidkare inom kontantbranschen. Enligt dem kan en ökning bero på flera olika faktorer. Vad respondenterna tycker om kravet på certifierade kassaregister råder det delade meningar om. Medparten har heller inte märkt av några effekter av en ökad intäktsredovisning.
Förkortningar
ABL Aktiebolagslagen (SFS 2005:551) BFN Bokföringsnämnden
COSO The Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commisson
EES Europeiska ekonomiska samarbetsområdet FAR Föreningen Auktoriserade Revisorer
RN Redovisningsnämnden
RR Redovisningsrådet
SFL Skatteförfarandelagen (SFS: 2012:1244) SFS Svensk författningssamling
SOU Statens offentliga utredningar
SRF Sveriges Redovisningskonsulters Förbund SRS Svenska Revisorssamfundet
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 5
1.1. Problemdiskussion ... 6
1.2. Problemformulering ... 7
1.3. Syfte ... 7
1.4. Avgränsning ... 7
2. Referensram ... 8
2.1. Kontantbranschen ... 8
2.2. Kassaregister ... 8
2.3. Intäktsredovisning ... 8
2.4. Redovisningskonsult ... 9
2.5. Revisor ... 10
2.6. Revisionens historia ... 10
2.7. Revision ... 11
2.7.1. Företagsledningens påstående ... 12
2.7.2. Bestyrkandeåtgärder ... 13
2.7.3. Dokumentation ... 16
2.7.4. Rapportering ... 16
2.8. Revision i kontantbranschen ... 17
3. Metod ... 19
3.1. Undersökningsmetod ... 19
3.2. Urval ... 19
3.3. Insamling av data ... 20
3.4. Trovärdighetsdiskussion ... 21
4. Empiri ... 23
5. Analys ... 34
5.1. Kontantbranschen ... 34
5.2. För och -nackdelar med kassaregisterlagen ... 35
5.3. Intäktsredovisning ... 36
5.4. Hur det certifierade kassaregistret har påverkat näringsidkaren ... 37
5.5. Intern Kontroll ... 38
6. Slutsats ... 39
6.1. Förslag till vidare forskning ... 40
Referenser... 41
Bilaga 1 - Frågeformulär ... 45
5
1. Inledning
Debatten om införandet av certifierade kassaregister är någonting som har pågått sedan mitten av 1970-talet. I samband med införandet av 1976 års bokföringslag växte en diskussion fram om att bokföringsskyldiga näringsidkare inom detaljhandeln alltid skulle använda en kassaapparat med tillhörande kontrollremsa. Informationen på kontrollremsan skulle sparas och förvaras för att ligga till grund för räkenskapen. Av praktiska skäl kom förslaget inte till stånd (SOU 2005:35).
I en offentlig utredning (SOU 1997:86) framkom förslag om att införa krav på en plomberbar kassaapparat för bland annat den tillfälliga handeln exempelvis torghandel. Behovet av en kassaapparat vid torghandel ansågs vara av lika stor vikt som vid den fasta handeln. Regeringen delade den utredande kommitténs uppfattning om att införsel av ett eventuellt krav på kassaapparater inte borde vara specifikt för den tillfälliga handeln utan istället borde ses i ett större sammanhang (SOU 2005:35). Vidare framkom det ur Branschsaneringsutredningen och andra metoder mot ekobrott (SOU 1997:111) en bedömning att krav skulle införas på godkända kassaregister där kvitto skulle ges till kunden.
Utredningen uppkom mot bakgrund av att svenska staten årligen går miste om 150 miljarder kronor (Lundström 2009a). Utredarna gjorde en bedömning som visade att registrering i kassaregistret skulle öka kontrollen av en verksamhet samt motverka fusk med oredovisade intäkter (SOU 1997:111).
Den senaste utredningen som ligger till grund för lagen om kassaregister (SFS 2007:592) är SOU 2005:35. I utredningen framgår det att kontantbranschen är svårkontrollerad och i stort behov av nya åtgärder för att minska skatteundandragandet. Det är ett problem då skatteundandragandet får allvarliga konsekvenser. Som en följd av detta kan illojal konkurrens uppstå på marknaden vilket drabbar de aktörer som rättar sig efter lagar och regler.
Utredningens mål är att det ska ställas krav på näringsidkare inom kontantbranschen för att de ska kunna konkurrera på lika villkor. Ett annat mål som nämns i utredningen är att kontrollen av omsättningen skall förbättras. Det möjliggörs genom registrering av försäljningen i certifierade kassasystem (SOU 2005:35).
Från och med den 1 januari 2010 infördes en del kompletterande förändringar i lag om kassaregister (SFS 2007:592). Lagändringen medför att företag som säljer varor eller tjänster mot kontantbetalning, måste använda sig av ett
6
certifierat kassaregister och kunna erbjuda kunderna kvitton (Skatteverket 2009).
Lagen om kassaregister (SFS 2007:592) upphävdes den 1 januari 2012.
Numera finns lagen som en del i skatteförfarandelagen (SFL) (SFS 2011:1244).
Fortsättningsvis görs hänvisning endast till denna lag.
Kontantbranschen har historiskt sett medfört vissa svårigheter för revisorerna.
I branscher med kontanthantering finns en allmän uppfattning om att det innebär svårigheter för revisorer att kunna kontrollera intäkterna hos företagen. Tidigare har det förekommit att en del revisionsbyråer har avsagt sig uppdraget att revidera bolag på grund av svårigheterna med att kunna granska verksamheten (Lundström 2009b).
1.1. Problemdiskussion
Under de senaste årtiondena har svårigheter med att kontrollera intäktsredovisningen inom kontantbranschen uppmärksammats, främst genom offentliga utredningar som har legat till grund för nya lagändringar. Det dåvarande kontrollsystemet innehöll brister som i sin tur bidrog till att manipulering av kassaregister var tämligen enkel att genomföra. (Lundström 2009a). Resultatet av detta kan i förlängningen innebära ett allvarligt samhällsproblem där staten går miste om förlorade skatteintäkter (Andersson 2007).
I en debattartikel från 2011 skriver generaldirektören Hansson för Skatteverket med flera att svarthandeln inom kontantbranschen medför att svenska staten uppskattningsvis går miste om 20 miljarder kronor årligen. Vidare nämner de att: ”Fusket beror i huvudsak på att alla köp inte slås in i kassaapparaten och därmed inte kommer in i företagets redovisning”. Lika allvarligt som det är att staten förlorar skatteintäkter, lika allvarligt är det att konkurrensen snedvrids, för de företag som sköter sig och inte fuskar. (Hansson et al 2011).
Handeln med kontanter har alltid medfört ett större risktagande för revisorerna. Det finns fall där redovisningsbyråer har avsagt sig uppdrag inom exempelvis restaurangbranschen på grund av svårigheterna med att kontrollera intäktsredovisningen. I en intervju med Dagens handel säger Svensson, Konsult på PWC att ”företag som jobbar med kontanter innebär alltid högre risk. Kontanter är ju handgripliga medel och det innebär risk också för revisorerna”. Svensson menar även att lagändringen kommer öka revisorernas möjligheter att genomföra bättre granskningar (Lundström 2009b).
7
Kontantbranschen har historiskt sett karakteriserats som mycket svårkontrollerad och resurskrävande. Detta tillsammans med det stora antalet näringsidkare har minimerat riskerna för att bli föremål för yttre kontroll vilket gör att det har varit relativt enkelt att kringgå skattelagstiftningen. Ur allmänhetens intresse är det orimligt att ha regler och lagar som inte följs.
Förtroendet för skattesystemet kan på grund av detta påverkas negativ vilket i förlängningen kan påverka allmänhetens uppfattning om rättssystemet (SOU 2005:35).
1.2. Problemformulering
Genom bakgrunden och problemdiskussionen har nedanstående frågor växt fram och ligger till grund för uppsatsen. Frågorna berör redovisningen i kontanthandeln, hur den har förändrats i och med den nya lagändringen.
Har införandet av kassaregisterlagen bidragit till att förbättra redovisningen av intäkter från näringsidkare?
Vad tycker revisorer och redovisningskonsulter om kravet att de flesta näringsidkare inom kontanthandeln skall ha certifierade kassaregister?
Går det att se några generella effekter av ökad intäktsredovisning redan idag?
1.3. Syfte
Vårt syfte är att ta reda på hur revisorer och redovisningskonsulter ser på lagen om kassaregister (SFS 2011:1244). Det vi vill undersöka är om kontant- branschen har blivit mer tillförlitlig och om införandet av kassaregisterlagen har bidragit till att förenkla arbetet med intäktsredovisningen. Dessutom vill vi även ta reda på om det går att se några generella effekter när det gäller en ökad intäktsredovisning.
1.4. Avgränsning
Uppsatsen är inriktad mot redovisningsperspektivet när det gäller redovisning i kontanthandeln. Vi har även valt att avgränsa oss mot revisorer och redovisningskonsulter från både stora och små byråer, för att få en allmän bild över hur de har upplevt de senaste årens lagändringar. Vi har valt att inte göra en geografisk avgränsning då vi anser att denna problematik är allmänt utbrett i Sverige. Inte något specifikt problem för en enskild del av landet.
8
2. Referensram
2.1. Kontantbranschen
I SOU 2005:35 definieras kontantbranschen som ”de branscher där näringsidkare säljer varor och tjänster till allmänheten mot kontant betalning”.
Med kontantbranschen avses företag inom detaljhandeln, dessa är de som bedriver försäljning av de flesta varor till privatpersoner. Det som karaktäriserar kontantbranschen är att det sker en hel del småköp med kontanter där konsumenten vanligtvis inte har ett behov av att få kvitto.
Eftersom näringsidkare ofta bedriver verksamhet i en mindre skala, saknar de behov av intern kontroll då kassaflödet kontrolleras av företagaren.
2.2. Kassaregister
I denna lag avses med kassaregister: Kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort (SFL 39:2).
Kassaregister skall användas av ”den som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort” (SFL 39:4).
Vid varje försäljningstillfälle skall kunden bli erbjuden ett utskrivet kvitto framställt av kassaregistret (SFL 39:7). Vidare finns det krav som kassaregister skall uppfylla. För det första att alla registreringar som gjorts visas på ett tillförlitligt sätt, för det andra skall programmering och inställningar som utgör behandlingshistorisk enligt bokföringslagen (1999:1078) visas, samt att kassaregistret skall vara certifierat (SFL 39:8).
Skatteverket har tagit fram följande definition på när ett kassaregister anses vara certifierat, vilket är när det uppfyller följande villkor:
Det är tillverkardeklarerat och har en tillverkardeklaration för varje person eller program. Det är anslutet till en certifierad kontrollenhet som läser av registreringarna i kassaregistret och skapar en kontroll kod.
2.3. Intäktsredovisning
Det finns ingen allmän definition på vad intäktsredovisning är, däremot kan en intäkt beskrivas. En intäkt definieras enligt Falkman (2001) som en ökning av företagets egna kapital. Vidare benämner Falkman (2001) att det är ”en ökning
9
som föregås av en intjänandeprocess”. Inkomster kan endast redovisas om de ekonomiska fördelarna som härleds av transaktionen troligtvis kommer säljaren till handa. En inkomst som uppkommer från försäljning skall redovisas som en intäkt när den uppfyller samtliga nedanstående krav (Redovisningsrådets rekommendationer 11).
Företaget har till köparen överfört de väsentliga risker och förmåner som är förknippade med varornas ägande
Företaget behåller inte något sådant engagemang i den löpande förvaltningen som vanligtvis förknippas med ägande och företaget utövar inte heller någon reell kontroll över de varor som sålts.
Inkomsten kan beräknas på ett tillförlitligt sätt.
Det är sannolikt att de ekonomiska fördelar som för säljaren är förknippade med transaktionen kommer att tillfalla denne.
De utgifter som uppkommit eller som förväntas uppkomma till följd av transaktionen kan beräknas på ett tillförlitligt sätt.
En av svårigheterna vid intäktsredovisning är att bestämma tidpunkt för när det blir intäkt. Enligt god redovisningssed ska intäkterna redovisas när de har
”tjänats in”, någonting som är mycket svårt i praktiken. Företagen har möjlighet att påskynda en intäkt genom att redovisa denna innan exempelvis försäljningen av en produkt till kund har levererats eller vid en tidpunkt när kunden fortfarande har rätt att häva köpet (Zhang 2005)
2.4. Redovisningskonsult
Reko är ett samlingsnamn för Svensk standard för redovisningstjänster. De menar att begreppet redovisningskonsult kan innebära flera olika benämningar. Några av dessa är revisionsassistenter, redovisningsassistenter, icke auktoriserad och auktoriserad redovisningskonsult (Rekoguiden 2010).
Vid ett redovisningsuppdrag räcker det med att en av medarbetarna är en auktoriserad redovisningskonsult för att säkerhetsställa den standard som branschorganisationerna FAR och SRF kräver. Standarden är en referensram som skapar trygghet både för redovisningskonsulten och dess intressenter.
Tryggheten bottnar i att redovisningskonsulten uppfyller de krav samt följer de yrkesetiska regler som branschorganisationerna fastställt. Trots redovisningskonsultens konsultation är det uppdragsgivaren som har det
10
slutliga ansvaret, det vill säga att konsulten inte har det primära beslutet kring uppdragsgivarens redovisning. Dock har konsulten en skyldighet att utifrån de givna omständigheter som angetts göra ett kvalitativt utfört arbete (Rekoguiden 2010).
2.5. Revisor
Enligt Revisorslagen (SFS 2001:883) definieras revisor på två sätt, godkänd eller auktoriserad. För att räknas som en godkänd revisor skall de krav som lagen kräver uppfyllas. Enligt lagen (SFS 2001:883) skall en revisor ha den utbildning och erfarenhet som behövs för revisionsverksamhet, avlagt revisorsexamen hos Revisorsnämnden (RN), yrkesmässigt utöva revisionsverksamhet, vara bosatt i Sverige alternativt i en annan stat inom EES eller i Schweiz samt att ha ett ekonomiskt rent förflutet (ej vara försatt i konkurs eller liknande). För att få vara auktoriserad revisor krävs det att denna uppfyller kraven för godkänd revisor, samt avlagt högre revisionsexamen hos RN.
Generellt för båda typer av revisorer är att alla skall iaktta god revisorssed.
Revisorn skall vidare utföra sina uppdrag med opartiskhet, självständighet och vara neutral i sina ställningstagande (SFS 2001:883). Förutom att revision är reglerat av lagar, regler och riktlinjer, har revisorerna ett stort ansvar när de genom sin namnteckning intygar att företagsinformationen som lämnas ut till intressenterna är trovärdig (Öhman 2007).
2.6. Revisionens historia
Revison har sitt ursprung i 1500-talets Venedig, där den första redovisningsorganisationen grundades. För Sveriges del kom den första tvingande lagen om revision först år 1895, den gällde emellertid endast för vissa bolag. På den tiden fanns det inte de kraven som finns idag, nämligen att revisorn skall vara godkänd eller auktoriserad. Det fanns heller inget krav på att revisorn skulle ha en oberoende ställning till bolaget.
År 1987 behövde alla svenska aktiebolag välja en godkänd alternativt en auktoriserad revisor (Carrington 2010). Idag ser revisorskyldigheten annorlunda ut. Enligt Aktiebolagslagen (SFS 2005:551) behöver endast de aktiebolag som uppfyller minst två av de tre nedanstående kriterierna använda sig av en revisor. Kraven bolaget skall uppfylla är, att under de senaste två räkenskapsåren ha ett medelantal anställda som är fler än tre, en
11
balansomslutning och en nettoomsättning som uppgår till mer än 1,5 miljoner kronor respektive 3 miljoner kronor.
2.7. Revision
Revision innebär att skeptiskt granska, bedöma, planera ett företags eller organisations redovisning och förvaltning (NE 2012; FAR SRS 2006).
Carrington och Catasús (2007) förklarar revision utifrån American Accounting Associations definition, att revision handlar om att objektivt inhämta och utvärdera belägg för påståenden om ekonomiska åtgärder.
Vanligtvis är revision indelad i två huvudkategorier, intern- och externrevision.
Den interna revisionen sköts av redovisningsansvarig personal i bolaget, medan den externa revisionen utförs av en oberoende revisor (NE 2012; FAR SRS 2006). Enligt Chow (1982) finns det flera orsaker till varför företag väljer att köpa in tjänsten revision från en extern byrå. Ett av skälen är att en extern revisor har möjlighet att utföra en given uppgift på ett effektivare sätt än den internt ansvariga för redovisningen. En annan orsak är att externa revisorer kan föredras framför de interna, eftersom det finns en risk att den interna kontrollen kan påverkas av ledningen. Resonemanget stöds även av Stefaniak et al (2012), de hävdar att externa revisorer är bättre på att utvärdera den interna kontrollen än vad de interna revisorerna är. Detta eftersom de interna tenderar att stödja ledningens önskade position.
I revisionsuppdraget ingår det att uttala sig om hur väl ledningen har skött bolagets förvaltning, bokföring och årsredovisning (NE 2012; FAR SRS 2006).
Revision fungerar således som ett intyg där företagets intressenter kan bilda sig en uppfattning av företaget (Datar et al. 1991). Revisorns roll är därför mycket viktig för många parter. Utan revision hade företagets intressenter fått bilda sig en egen uppfattning om den ekonomiska situationen (FAR SRS 2006).
Vi har valt att beskriva revisionsprocessen utifrån de moment som knyter an till empirin. Vid beskrivning av revisionsprocessen har vi utgått från Carringtons (2010) illustration nedan.
12
Figur 1. Revisionsprocessen (Carrington 2010)
2.7.1. Företagsledningens påstående
Med företagsledningen menas den eller de som ansvarar för företagets förvaltning och organisation. (Svensk standard för redovisningstjänster, Reko 2011). Företagsledningen ansvarar bland annat för att företagets bokföring kontrolleras och att den sker enligt lag, samt att de upprättar och bevarar den interna kontrollen. Vidare skall de även upprätthålla en årsredovisning eller ett årsbokslut inom den tid som lagen anser vara skälig. Det är också företagsledningens åtagande att ge den ansvariga revisorn de uppgifter som krävs för att revisorn skall kunna utföra uppdraget enligt lag och god revisionssed. Utifrån dessa uppgifter är det sedermera revisorn som bestämmer i vilken omfattning granskningen skall ske (FAR 2011). Carrington (2010) nämner att företagsledningens påståenden kan delas in i sju delar. Dessa är existens, rättigheter och förpliktelser, inträffande, fullständighet, värdering, mätning samt presentation och upplysning. Existens, rättigheter och
13
förpliktelser samt inträffande handlar om att en tillgång eller skuld skall finnas, vara kopplat till ett visst datum och till företaget. Fullständighet, värdering och mätning, beskriver att bokföringen är komplett, bokföringsposterna är värderade enligt lag och god redovisningssed, redovisade med rätt belopp och till rätt period. Slutligen, presentation och upplysning är att företagsledningen presenterar en not i de berörda posterna, om de anser att den upplysningen har relevans (Carrington 2010).
2.7.2.Bestyrkandeåtgärder
För att bli komfortabel med ledningens påståenden, använder sig revisorn av olika bestyrkandeåtgärder (Carrington 2010). Revisorn har vid revisonens ingående en känsla av obehag över företagets finansiella rapporter. Detta för att det är revisorns ansvar att granska om den finansiella informationen är korrekt, innan denna känner sig komfortabel och ger sitt godkännande (Pomeroy 2010). Bestyrkandeåtgärder handlar för revisorn om att granska, för att kunna bekräfta företagsledningens påståenden som sedan dokumenteras och rapporteras. Revisorn kan använda sig av två granskningsmetoder, dessa är internkontroll och substansgranskning (Carrington 2010).
Intern kontroll & Substansgranskning
Intern kontroll kan ha många olika betydelser, vilket har lett till svårigheter att förstå begreppet. För att motverka missförstånd skapade COSO i början av nittiotalet ett ramverk kallat, Internal control – integrated framework. Detta ramverk, kallat COSO-modellen är den främsta anvisningen och tillämpas i en stor del av världen, där ibland de nordiska länderna (Franck & Sundgren 2010). Intern kontroll anses generellt vara ett system som reducerar risker, hjälper företag att säkerhetsställa de finansiella uttalandena samt att följa de lagar och regler som råder (Jokipii 2010). Ett effektivt internt revisionssystem bidrar även till att uppnå lönsamhet och förhindrar förlust av intäkter (Vijayakumar & Nagaraja 2012). Vidare benämner Franck och Sundgren (2010) att definitionen av intern kontroll kan beskrivas mer ingående:
”Intern kontroll är en process som påverkas av styrelsen, bolagsledningen och annan personal, och som utformats för att ge en rimlig försäkran om att bolaget mål uppnås inom följande kategorier:
Ändamålsenlig och effektiv verksamhet,
14
Tillförlitlig finansiell rapportering,
Efterlevnad av tillämpliga lagar och förordningar.”
Intern kontroll är därmed en process som beskriver företagets olika områden för att på så sätt få en effektiv och väl fungerande verksamhet (Franck &
Sundgren 2010). Den interna kontrollen är enligt Jokipii (2010) indelad i olika delar. Det första momentet handlar om att identifiera ett företags kontrollmiljö, för att skapa en miljö där personalen får befogenhet att utföra sina arbetsuppgifter och bidra med sitt kontrollansvar. Nästa del är riskbedömning. Där gäller det att skapa sig en bild över de risker som eventuellt kan bli ett hot mot att uppnå företagets mål. Vidare är det av stor vikt att ha en bra kommunikation med sina medarbetare för att de skall kunna utföra sina uppgifter på ett rationellt sätt. Det gäller att bedöma kvalitén på interna kontrollen och det görs bäst genom att löpande göra en extern utvärdering (Jokipii 2010). Vijayakumar och Nagaraja (2012) nämner intern kontroll som en av flera faktorer som påverkar organisationens prestanda. De såsom Sundgren (2010) anser att intern kontroll har en viktig roll för att uppnå de uppsatta målen. Vidare anser Vijayakumar och Nagaraja (2012) att det är en grundläggande förutsättning för en framgångsrik verksamhet samt en viktig del i en organisations kontroll som berör strategisk styrning, förvaltning och övergripande prestanda.
Den interna kontrollen ligger inte enbart i företagsledningens intresse, utan även externa grupper som revisorer, leverantörer och kunder. De externa grupperna har ett intresse av intern kontroll då den kan påverka det långsiktiga förtroendet och ansvarstagandet i rapporteringen. Trots det faktum att intern kontroll är en viktig faktor finns det inga bevis på att det är en struktur som finns inom företagens organisation (Jokipii 2010).
Revisorns uppgift är att uttala sig om det finansiella läget samt hur effektiv den interna kontrollen i företaget är (Akresh 2010). Så länge den interna kontrollen är god kommer revisorn föredra att använda denna framför substansgranskning. Beroende på utfallet av den interna kontrollen kan revisorn besluta om att komplettera med substansgranskning (Smith et al.
2000). I en del fall är det dessutom dyrt och svårt att använda sig av den interna kontrollen, därför anses substansgransking vara mer effektiv.
Substansgranskning innebär att revisorn skall granska de olika resultat- och balansposterna, samt de transaktioner som står bakom dessa poster. Dessa kan
15
avse enskilda transaktioner, saldon och inventering av lager. Det finns även en analytisk substansgranskning, vilket innebär en jämförelse mellan föregående års redovisade siffor, nyckeltal och budgetsiffror (FAR SRS 2006).
Väsentlighet & Risk
Väsentlighet är ett viktigt begrepp inom redovisningen (Carrington 2010).
Frishkoff (1970) definierar väsentlighet som ”den relativa, kvantitativa betydelsen av en del av den finansiella informationen”. Redan i ett tidigt skede behöver revisorn bestämma vad som är väsentligt för årsredovisningen för att kunna inrikta granskningen därefter. Detta görs för att undvika att revisorn inte skall glömma bort viktiga områden och komma på detta försent.
Bedömningen av väsentlighet tillsammans med bedömningen av risk utgör vad som skall granskas och hur det skall ske (FAR SRS 2006). Revisionens riskmodell kan ses som förhållandet mellan revisionsrisk, inneboenderisk, kontrollrisk och upptäcktsrisk (Hogan & Wilkins 2008).
I artikeln Evidence on the Audit Risk Model: Do Auditors Increase Fees in the Presence of Internal Control Deficiencies beskriver Hogan och Wilkins (2008) en formel för revisionsrisk:
Revisionsrisk = Inneboenderisk x Kontrollrisk x Upptäcktsrisk.
Revisionsrisk beskrivs enligt Williekens (2011) som risken att revisorn avger ett oriktigt yttrande när de finansiella rapporterna innehåller väsentliga felaktigheter. Med inneboende risk avses risken att det blir brister i förvaltningen eller fel i redovisningen beroende på förhållandet i företaget.
Kontrollrisk är risken att en felaktighet som kan inträffa inte förhindras eller upptäcks i tid av den interna kontrollen. Slutligen består den tredje delen av revisionsrisken av upptäcktsrisk, som påverkas av inneboenderisk och kontrollrisk Williekens (2011). Risken i detta steg är att revisorn inte kommer upptäcka felaktigheter (Blokdijk 2004). Skulle den inneboende risken och/eller kontrollrisken öka, kan revisorn tillföra ytterligare substansgranskning, för att minska den upptäckta risken och därmed uppnå den önskade nivån med granskningens risk (Hogan & Wilkins 2008).
16 Risker i kontantbranschen
FAR (2007) beskriver ett antal risker som kan anses specifika för företag inom kontantbranschen. En risk är att handel med kontanta medel kan ses som svårkontrollerad då en transaktion kan ske utan att det går att spåra vart pengarna tar vägen. Det finns även risk att den interna kontrollen är svag och att kassasystem manipuleras. När kassaregister och intern kontroll saknas kan den inneboenderisken och kontrollrisken vara hög. Bristerna i kontrollen kan även medföra svårigheter för en extern part att kunna avgöra hur väl företaget sköter sina skattskyldigheter. Riskerna med den interna kontrollen kan härledas av att företagsledningen eller ägaren saknar relevant kunskap eller med avsikt väljer att dölja bokföringstransaktioner. När ett företag uppvisar bristande kontroll med kontanthanteringen, kräver det mer åtgärder från revisorn för att återspegla en rättvisande bild i bokföringen. Det gäller framför allt att se över att intäktsredovisningen är fullständig.
2.7.3.Dokumentation
Allt arbete som revisorn utför, dokumenteras i enlighet med god redovisningssed och måste sparas i minst tio år efter avslutat uppdrag (FARs medlemsvolym 2011). Dokumentationen kan delas in i två kategorier, grundakt och årsakt. I grundakten förvaras exempelvis information om företagets bransch, juridiska och organisatoriska struktur samt avtal. I årsakten finns information om årets revision (Carrington 2010). Det är viktigt att dokumentationen förvaras på sådant sätt att obehöriga inte får tillgång till den.
Dokumentationen innehåller allt av vikt för att revisorn skall kunna fullborda uppdraget. Det avser bland annat revisionsberättelser, brevväxling och minnesanteckningar (FAR 2011). Revisorer dokumenterar vad de har gjort, för att kunna förse sig själv med bevis, som stärker att de utfört ett regelrätt arbete (Öhman 2007).
2.7.4.Rapportering
Rapportering sker kontinuerligt från revisorn till företagsledningen. Det som skiljer rapporteringen från revisorns dokumentation, är att den är skyddad av sekretess som bara kan upphävas vid undantagsfall, som exempelvis vid kvalitetskontroller samt domstolsärenden. Skyddet gäller inte all rapportering, utan främst revisionsberättelsen som förövrigt är den vanligaste revisionsrapporten. Visar det sig att felaktigheter i revisionen upptäcks skall
17
revisorn lämna en erinran till företagets ledning. Detta för att uppmärksamma att fel förekommer och bör korrigeras. Väljer företagsledningen att inte åtgärda erinrans anmärkning blir följden att en oren revisionsberättelse upprättas. Under vissa omständigheter måste revisorn rapportera till de berörda myndigheterna. Vid avgång skall revisorn lämna en rapport till Bolagsverket, om vad denna fått fram genom granskningen (Carrington 2010).
Revisorns avslutande del i revisionsuppdraget är att skriva en revisionsberättelse (Carrington 2010). I revisionsberättelsen ger revisorn sina upplysningar till företagets intressenter. Intressenterna får där veta att revisionsberättelsen följer god revisionssed, att den i de flesta fall upprättats enligt gällande lag. Utöver detta anges att redovisningsinformationen med stor sannolikhet inte innehåller felaktigheter, det vill säga att berättelsen ger en rättvisande bild av företaget. Revisorns ställningstagande tas också upp i berättelsen för hur väl resultat- och balansräkningen stämmer överens med verkligheten. Här fastställs även om företagsledningen skall anses ha ansvarsfrihet (Öhman 2007). Libby (1979) beskriver sammanfattningsvis att en revisionsberättelse är ett verktyg för kommunikation mellan revisorn och intressenter. I revisionsberättelsen anger revisorn en samlad bild över den ekonomiska situationen och eventuella avvikelser som kan förekomma (Libby 1979).
2.8. Revision i kontantbranschen
Enligt Branschsaneringsutredningen är kontantbranschen den bransch där det dagligen sker mängder av små transaktioner, ofta med kontanter inblandade.
Köpen är ofta av låg betydelse för kunden vilket gör att denna saknar behovet att utkräva ett kvitto (SOU 1997:111).
Företagarna inom kontantbranschen är i stor utsträckning små, med det sagt behöver även de upprätta en intern kontroll. I ovan nämnda utredning framgick det att bristande rutin för intern kontroll var vanligt förekommande.
Företagen bör ha rutiner som säkerställer att den anställda personalen redovisar intäkterna på ett korrekt sätt. (FAR SRS 2007).
Redovisningsnämnden (RN) har tagit fram riktlinjer för hur revisorerna ska agera när de reviderar företag som hanterar kontantförsäljning. Enligt praxis skall vissa särskilda faktorer uppmärksammas. Om revisorn skall kunna utföra en granskning enligt god redovisningssed kräver det att han/hon har stora
18
kunskaper av bokföringslagens regelverk och Bokföringsnämndens (BFN) rekommendationer, uttalande och allmänna råd. Enligt nämnden bör revisionen inledas med en kartläggning och bedömning av de rutiner med mera som företaget har. Detta för att kunna bilda sig en uppfattning över den interna kontrollen samt hur väl företaget följer bokföringslagens bestämmelser. Upptäcks bristfälligheter är revisorn skyldig, enligt Revisorsnämndens bestämmelser, att avlägga rapport till företagets ledning för att på så sätt få till en förbättring. (FAR SRS 2007).
När det gäller revision av företag i kontantbranschen skiljer sig det en del från revision av andra bolag. Det är främst svårigheten med att kunna säkerhetsställa att intäkterna, affärshändelserna och transaktionerna ägt rum samt redovisats på ett korrekt sätt. De risker som kan uppkomma, framförallt, vid revision av företag inom kontantbranschen är att alla kassasystem kan manipuleras. Detta kan bero på att företagsledningen med avsikt vill att kontantuttag skall döljas. Det finns även andra riskfaktorer, dessa kan vara att regler om bokföringens efterlevnad inte följs samt att den interna kontrollen kan vara bristfällig. Om ett företag har brister inom kontantmedelhanteringen medför det en svårighet vid granskning. Detta kräver en större insatts av revisorn för att säkerställa att de kontanta medlen stämmer överens med bokföringen (FAR 2007).
FAR har tagit fram en checklista som revisorerna kan använda sig av vid revision i kontantbranschen. Denna fungerar som ett stöd och hjälpmedel för den som utför revisionen. I checklistan redovisas några av de åtgärder som kan tas upp vid granskning. Frågorna utgör ingen fast modell som måste gås igenom varje år, eller i varje företag. Beroende på i vilken situation företaget befinner sig i, gör revisorn en bedömning om vilka punkter som skall gås igenom. Huvudregeln är att granskningens skall grunda sig på väsentlighet och risk för varje företag. Några av checklistans punkter som revisorn tittar på under granskning är vilka kassaregistersystem som innehas, rutiner kring kassahantering samt om det finns tecken på att kassaregistret manipulerats.
Vidare följer en samlad bedömning på hur väl företaget följer de riktlinjer som finns för att få använda sig av kassaregistersystem (FAR SRS (2007).
19
3. Metod
3.1. Undersökningsmetod
Syftet med vår uppsats är att ta reda på hur revisorer och redovisningskonsulter ser på införandet av kassaregisterlagen. Deras tankar och åsikter är därmed en central del vilket har bidragit till valet av en kvalitativ metod. Enligt Eliasson (2010) lämpar sig en kvalitativ metod bra för att gå på djupet. I vårt fall är det mycket viktigt att respondenternas personliga åsikter och erfarenheter framhålls samt att det ges möjlighet att ställa kompletterande frågor som kan berika svaren ytterligare. Jacobsen (2002) beskriver vidare att en kvalitativ metod lämpar sig bra när intervjuaren vill få fram respondenternas fullständiga tankar och funderingar kring frågeställningarna.
Valet av metod skall anpassas efter syftet för att ge respondenterna möjlighet att fritt utrycka sina åsikter, för att på bästa sätt återspegla respondenternas svar. Ett annat sätt för att samla in data är att välja en kvantitativ metod.
Jacobsen (2002) menar att denna metod är bra att använda sig av för att analysera mätdata, exempelvis hur många revisorer tycker att kassaregisterlagen är bra? Vid en sådan frågeställning kan det bli svårt att gå på djupet om vad revisorer faktiskt tycker och tänker. De svar som kommer fram är standardiserade och bygger på de svarsalternativ som finns. Intervjuaren begränsar således respondenternas svar (Jacobsen 2002). Vi är intresserade av att få mer djupgående svar kring våra frågeställningar och en kvantitativ metod är då inte att föredra.
3.2. Urval
Eftersom syftet med uppsatsen är se om kassaregisterlagen påverkat intäktsredovisningen i kontantbranschen, ansåg vi det som lämpligt att tillfråga revisorer och redovisningskonsulter som till vardags arbetar med intäktsredovisning och har erfarenheter av kontantbranschen. För att försöka få en helhetsbild har vi valt att intervjua revisorer och konsulter från både stora etablerade byråer och mindre lokala.
Vi bestämde i ett tidigt skedde att ta kontakt med byråerna. Den första kontakten var personlig för att kunna ge en sammanfattande beskrivning av vår uppsats. Vi frågade även om det fanns någon inom företaget som skulle vilja bidra med sina kunskaper vid ett intervjutillfälle. Från samtliga byråer blev
20
vi positivt bemötta och fick tala med en anställd som i sin tur hänvisade oss till en kollega med inblick i problematiken inom kontantbranschen.
Antalet respondenter är en viktig fråga. Trost (2010) menar att det är viktigt att begränsa intervjuerna till ett visst antal. Att använda sig av ett fåtal är att föredra. Med ett större antal intervjuer följer svårigheter att analysera och se alla viktiga detaljer. För att få tillräckligt många svar att kunna analysera utan att det blir för svårhanterligt hade vi ett mål att få kontakt med minst åtta respondenter. Slutresultatet blev nio respondenter.
3.3. Insamling av data
Vi har valt att använda oss av vad Jacobsen (2002) kallar en öppen individuell intervju. Han påstår att den denna metod är att föredra när ”relativt få enheter undersöks”, ”när vi är intresserade av vad den enskilda individen säger” samt
”när vi är intresserade av vad individen tolkar och lägger för mening i ett speciellt fenomen” (Jacobsen 2002, s.160-161). Anledningen till att vi använder en öppen individuell intervju är för att vi har få respondenter, nio stycken, samt att vi är intresserade av att höra deras tankar och funderingar kring intäktsredovisningen i kontantbranschen.
För att samla in data till empirin valde vi att använda personliga intervjuer.
Jacobsen (2002) framhäver att personliga intervjuer är ett bra tillvägagångssätt i de fall där undersökningen behandlar många öppna frågor. Ett personligt möte gör det möjligt att observera hur respondenten reagerar vilket gör det lättare att avgöra hur ingående en fråga kan bli. Därför är det en bra metod att använda eftersom vi är intresserade av att få utförliga svar på våra frågor.
Jacobsen (2002) beskriver att intervjuaren behöver vara medveten om att denna kan påverka respondenten i sitt agerande, detta benämns som intervjuareffekten. Vi har vid intervjutillfällena försökt att ställa frågorna på ett neutralt sätt för att inte påverka respondenterna allt för mycket.
Intervjufrågorna skickades till respondenterna ett par dagar innan mötet, för att ge dem möjlighet att förbereda sig inför intervjuerna. I samband med intervjutillfällena använde vi oss av bandspelare och stödanteckningar för att i efterhand kunna sammanfatta respondenternas svar. Jacobsen (2002, s.166) förklarar att ”ett bra samtal kräver att man ganska ofta har ögonkontakt”, därför är bandspelaren ett bra hjälpmedel som låter intervjuaren fokusera mer på respondenten. En annan fördel är att citat ordagrant kan återges.
21
En av intervjuerna genomfördes via telefon eftersom respondenten inte hade möjlighet att träffas personligen. De övriga åtta genom ett personligt möte.
Intervjuerna genomfördes på respondenternas respektive arbetsplats. Detta för att underlätta för respondenten då vi inte ville ”stjäla” mer tid från denna än vad som behövs, eftersom vi vet att revisorer och konsulter har mycket att göra under maj månad (deklarationstider för företag). Varje intervju spelades in vilket samtliga respondenter gav sitt medgivande till. Inspelningarna var ett viktigt verktyg tillsammans med stödanteckningar för att på bästa sätt kunna återge respondenterna svar och tankar. Alla respondenter tillfrågades om anonymitet, vilket fyra respondenter valde att vara. Jacobsen (2002) menar att det kan finnas en fördel att ha anonyma respondenter eftersom de då kan ge svar som inte kan spåras till dem personligen. Ofta bli svaren mer personliga.
De främsta källor som vi använt oss av är till stor del vetenskapliga artiklar, statliga utredningar, lagrum och publikationer av Far. Vi använde oss av vetenskapliga artiklar i den mån det var möjligt, för att på så sätt ge uppsatsen en högre trovärdighet. Fars publikationer använde vi oss av enbart i de fall där vi inte lyckades hitta vetenskaplig teori. En av orsakerna till det bristande antalet vetenskapliga artiklar kan vara att vi behandlade den svenska förvaltningsrevisionen, som är specifikt för Sverige.
3.4. Trovärdighetsdiskussion
Ett av de största problemen med en kvalitativ undersökning är enligt Trost (2010) trovärdigheten. Trost (2010) menar att det är svårt att kunna bevisa att insamlad data är relevant för problemställningen. Jacobsen (2002) betonar att insamlingen av data skall kritiskt bedömas, det vill säga har vi fått de svar vi var ute efter? Det finns två viktiga åtgärder för att säkerhetsställa resultatets giltighet. Det ena är ”att kontrollera undersökning och slutsatser mot andra”
och den andra är ”att kritiskt granska själva resultaten”. (Jacobsen 2002: Vid en kvalitativ undersökning är det viktigt att finna de rätta källorna (Jacobsen 2002, s.256). För att säkerhetsställa trovärdigheten i vår uppsats har vi valt respondenter som arbetar med intäktsredovisningsfrågor dagligen. Detta för att få de svar vi är ute efter gällande frågeställningarna. Alla respondenter måste följa de lagar och regler som finns för redovisning och revision. För att vår uppsats inte skall påverkas av en viss företagskultur, det vill säga hur de arbetar med intäktsredovisning, är våra respondenter valda bland stora och små byråer. Denna konstellation av respondenter och blandning av
22
företagskulturer hjälper till att ge en generell bild på hur det dagliga arbetet med kontantbranschen kan se ut.
Jacobsen (2002) anser att det är viktigt att kritisk granska respondenternas svar då det i visa fall kan ha intresse av att inte tala sanning. För att undvika risken att respondenternas svar blir missvisande, valde vi att ställa frågor som handlar om själva tillvägagångssättet med intäktsredovisning. Vi ville inte utsätta respondenterna för en obekväm situation och be dem peka ut någon särskild part utan istället hålla det på en branschnivå.
En annan risk som kan uppstå vid en kvalitativ metod är slarv. Det finns alltid en risk vid en intervju att respondenternas svar inte blir korrekt antecknade (Jacobsen 2002). För att motverka sådant slarv har vi, som tidigare nämnts, använt oss av en bandspelare tillsammans med kompletterande stödanteckningar för att viktig information inte ska förbises.
Det är viktigt att påpeka att de resultat som uppkommer i vår uppsats inte nödvändigtvis är en åsikt som delas av redovisnings- och revisionsbranschen i helhet. Jacobsen (2002) nämner att en kvalitativ undersökning är bra metod för att beskriva ett fenomen. Metoden kan ses som svag då antalet respondenter inte kan återspegla den tyngd som krävs för att dra generella slutsatser.
23
4. Empiri
Respondenternas bakgrund och erfarenheter
Respondent 1
Respondenten vill i det här fallet vara anonym. Respondenten arbetar som godkänd revisor, kontorschef och VD i Härnösand. Hon har ungefär 10 års erfarenhet inom revisionsbranschen och har tidigare arbetat som ekonom med redovisning. Respondenten arbetar med det mesta inom kontantbranschen, främst restauranger, hotell och butiker av olika slag.
Respondent 2
Respondenten har valt att vara anonym. Hon arbetar som granskningsansvarig revisor på ett revisionsföretag i Karlstad och har arbetat där i 6 år.
Respondenten arbetar främst med revision av kontantbranscher där affärer är vanligt förekommande.
Respondent 3
Susanne Nyberg arbetar som redovisningskonsult och bedriver sin egen verksamhet Peritus konsult i Grums. Hon har många års erfarenhet av ekonomi då hon tidigare arbetat med bokföring och varit ekonomiansvarig.
Sedan 1992 har hon arbetat som redovisningskonsult. Inom kontantbranschen arbetar hon främst med frisörer, ett fåtal restauranger samt en försäljare på marknader.
Respondent 4
Ferenc Szeplaky har 41 års erfarenhet från redovisningsbranschen. Arbetar som redovisningskonsult och bedriver egen bokföringsbyrå i Härnösand.
Inom kontantbranschen arbetar han främst med restauranger.
Respondent 5
Johan Lindström är kontorschef och auktoriserad revisor på PWC i Härnösand. Har arbetat i branschen sedan 1998 och har varit kontorschef sedan 2007. Lindström arbetar huvudsakligen med butiker inom kontanthandeln.
24 Respondent 6
Mikael Hartelius har arbetat i redovisningsbranschen som redovisningskonsult i Härnösand sedan 1993. Arbetar mycket med skattefrågor, redovisning, företagsfrågor som strategisk planering och generationsövertagande. Hartelius arbetar främst med frisörer, butiker och restauranger inom kontantbranschen.
Respondent 7
Camilla Nyström är godkänd revisor och arbetar på PWC i Karlstad. Nyström har varit i revisionsbranschen i 10 år och arbetar främst med små ägarledda företag och några börsbolag. Inom kontantbranschen arbetar hon med frisörer, restauranger och butiker.
Respondent 8
Respondenten har valt att vara anonym. Respondenten är en auktoriserad revisor i Karlstad och har arbetat med revision i 12 år. Inom kontantbranschen arbetar han främst med ett fåtal butiker.
Respondent 9
Respondenten vill vara anonym. Han har arbetat inom redovisning och revision i totalt 9 år och är sedan 2009 godkänd revisor. Han arbetar i Karlstad med allt från små företag till större bolag. Han arbetar främst med restauranger och butiker inom kontantbranschen.
Vad ser Du för svårigheter med revision/redovisning inom kontantbranschen?
Respondenterna anser att de svårigheter som finns med redovisning och revision inom kontanthandeln är att det förekommer många transaktioner, vilket gör det är svårt att kunna förlita sig på hur väl kassan stämmer överens med verkligheten. Respondenterna nämner också att enligt god redovisningssed ska intäkterna redovisas samma dag de tjänats in vilket inte förekommer i praktiken. Det vanligaste sättet är att näringsidkarna bokför intäkter och kostnader per månad istället för per dag vilket gör det svårt att se detaljer för en viss dag. Vidare påpekar respondenterna att problematiken med intäktsredovisningen kommer att kvarstå så länge näringsidkarna inte slår in försäljningstransaktionerna i kassaapparaten. Detta gör det svårt att se
25
fullständigheten bland intäkterna vilket försvårar kontrollen av intäktsredovisning.
Respondent 9 anser att svårigheten med revision inom kontantbranschen är att känna sig helt trygg eftersom trots att det finns lagar förekommer manipulation av kassaregistren. Frågan han ställer sig i ett uppdrag är ”vet jag tillräckligt för att skriva på revisionsberättelsen?”.
Både respondent 1 och 2 menar att så länge det finns kunder som inte begär kvitton kommer det alltid medföra en risk för revisorn att kunna styrka fullständigheten.
Vilket/Vilka verksamhetsområden inom kontantbranschen upplever Du är i störst behov av ett certifierat kassaregister?
De flesta som tillfrågades i vår studie anser att de kontantbranscher som är i störst behov av ett certifierat kassaregister är de branscher som hanterar mycket kontanter, har mycket personal och säljer tjänster på kontantbasis till privatpersoner. Många av respondenterna menar att de mest utsatta branscherna är restaurang och frisör. Nyström benämner tjänsteföretagen som de mest utsatta eftersom det är svårt att göra bra analyser av intäkterna. Hon menar att i en butik kan revisorn alltid göra en bruttovinstanalys för att få en bra bild om intäkterna är fullständiga eller inte. Respondent 1 förklarar att det sedan 70-talet näst intill varit en praxis inom restaurangbranschen att ha viss försäljning svart.
Hartelius är kritisk och saknar en större tilltro till de certifierade kassaregistren.
Han säger att ”om man skall ha ett certifierat kassaregister skall det omfatta kontantbranscher som säljer tjänster till privatpersoner, där de inte vill ha kvitto”.
Upplever Du att det fanns ett behov av en lagändring angående certifierat kassaregister?
Några av respondenterna anser att lagändring tillkom eftersom det fanns ett behov av en reglering inom kontantbranschen. Nyberg säger att ”det ekonomiska systemet skulle kollapsa om ingen åtgärd hade vidtagits”. De respondenterna som tycker att det fanns ett behov av en lagändring menade att förändringen har gjort det svårare att fuska på ett snyggt sätt. Respondent 9 tycker det är bra att lagen och föreskrifterna från Skatteverket tillkom. Han
26
anser att dessa har tydliggjort vilka krav kassaregistren skall ha, samt vad de skall producera.
En del av respondenterna upplevde inte att det fanns behov av en lagändring.
Däremot ser de en fördel med kassaregisterlagen när deras kunder har konkurrenter som inte sköter redovisningen korrekt. Kontantbranschen har blivit mer rättvis eftersom alla måste följa samma regler.
Hartelius anser inte att det certifierade kassaregistren har gett den effekt som önskades. Han menar att de som skötte sig innan, sköter sig nu och tvärtom.
Vilka fördelar ser Du med införandet av kassaregisterlagen?
En stor del av respondenterna hävdar att kassaregisterlagen medfört mer trygghet och kontroll än tidigare. De menar även att lagen har bidragit till att bokföringen i större utsträckning är korrekt och skapar bättre ordning och reda. Nyström förklarar även att lagen fungerar som en påtryckande faktor.
Tidigare kunde hon endast rekommendera kunderna till att använda ett kassaregister, nu kräver lagen det.
Szeplaky tycker att fördelen med kassaregisterlagen är att Skatteverkets kontroll har blivit enklare. Även Hartelius är inne på samma linje och menar att det nu är svårare i efterhand att radera köp som skett. Detta tack vare den nya kontrollenheten som inkluderas i de nya certifierade kassaregistren.
Respondent 9 menar att sedan kassaregisterlagen trätt i kraft, är det numera lättare att påvisa för kunderna vilka regler som gäller och vad de skall uppfylla utifrån föreskrifterna. Vidare nämner han att det blivit tydligare och enklare kontroller av kassaregistren.
Något som är gemensamt för alla respondenter är uppfattningen om att näringsidkarna inom kontantbranschen är mer försiktiga sedan lagen trätt i kraft. Andra fördelar som lagens uppkomst har bidragit med är enligt respondenterna Skatteverkets regelbundna kontroller och att problemet med intäktsredovisningen har uppmärksammats bland allmänheten.
Vilka nackdelar ser Du med införandet av kassaregisterlagen?
Samtliga respondenter ser inga nackdelar med införandet av kassaregisterlagen för sin egen del i arbetet. Däremot har de sett att lagen har medfört stora kostnader för deras kunder. Respondenterna ser framför allt att kostnaderna blivit en stor belastning för de allra minsta aktörerna. Hartelius påstår att de
27
höga kostnaderna som följer av de nya registren har medfört att små företagare övervägt att sluta ta kontant betalning. Istället har de övergått till att använda sig av kontantfakturor, en faktura som skrivs ut och betalas på plats.
Respondent 9 påpekar att arbetet skulle förenklas om revisorerna fick tillgång till informationen i kontrollenheterna. Idag är det endast Skatteverket som har tillgång till denna information. Han ser det som en nackdel och tror att Skatteverket till viss del saknar förtroende för revisorer inom kontantbranschen. På grund av detta hävdar Respondent 9 att Skatteverket inte är villiga att dela med sig av informationen som skulle underlätta revisorernas kontroll.
På vilket sätt tycker Du att kassaregisterlagen har bidragit till att förbättra intäktsredovisningen?
De flesta respondenterna hävdar att det är svårt att se om lagändringen har påverkat intäktsredovisningen. Det är flera faktorer som kan påverka intäkterna från år till år, vilket gör det svårt att se mönster som tyder på att lagen har bidragit till ökade intäkter för näringsidkarna. De tillfrågade kan idag inte se några effekter men har förhoppningar om att lagändringen kommer bidra till mer redovisade intäkter. Nyström tror att hennes kunder har en annan inställning till intäktsredovisningen idag. Hennes kunder tror att hon som revisor har mer kontroll än tidigare.
Respondent 9 påstår att han själv inte sett några förändringar i intäktsredovisningen bland sina kunder. Däremot tror han att förutsättningarna för bättre intäktsredovisning har stärkts.
En av respondenterna har en avvikande åsikt och anser att det finns tydliga skillnader mellan intäktsredovisningen före och efter införandet av kassaregisterlagen. Den största skillnaden är enligt honom ökade bruttovinster inom restaurangbranschen. Respondent 8 har själv inte märkt av någon förbättring av intäkterna hos sina kunder, efter införandet av kassaregisterlagen. Däremot har han läst undersökningar som påvisar att intäkterna har ökat inom en del branscher, främst inom restaurangbranschen.
Lindström misstänker att näringsidkarna valt att bli mer seriösa efter att lagen trätt i kraft. Han har själv fått fler förfrågningar från kunder som tidigare inte anlitat någon av de större revisionsbyråerna.
28
Hartelius har andra idéer kring vilka åtgärder som skulle kunna ge en större effekt på intäktsredovisningen jämfört med kassaregisterlagen. En lösning är enligt honom att förbjuda kontantbetalning inom kontantbranschen. Hartelius påstår att med detta system går det inte att dölja intäkterna, eftersom dessa kommer in på företagets konto direkt. Dock kvarstår problemet att en del av kunderna fortsättningsvis kommer vilja betala kontant.
På vilket sätt har Ert arbete påverkats av införandet av lagändringen, krav på ett certifierat kassaregister?
Majoriteten av de tillfrågade respondenterna i vår studie tycker inte att deras arbete har påverkats av lagändringen. De hävdar att rutinerna är desamma som tidigare. Både Nyberg och Lindström nämner att de känner sig mer komfortabla med redovisningen. Anledningen är att deras kunder nu har mer press på sig, de vet nu om att risken är större att fastna i någon av Skatteverkets kontroller. Respondent 8 nämnder att det känns tryggare att skriva på en revisionsberättelse eftersom kassaapparaterna nu blivit säkrare.
Respondent 2 är inte helt enig med de övriga respondenterna. Hon menar att hennes arbete har påverkats eftersom granskningen och kontrollerna i företagen har blivit mer omfattande. Även kraven på dokumentation har ökat enligt henne. Nyström delar respondents 2 åsikt kring att kontrollerna har blivit mer omfattande. Hon nämner vidare att checklistorna numera innehåller fler moment.
Vad anser Du om kravet på certifierade kassaregister?
De flesta av de tillfrågade i vår studie ansåg att kravet på certifierade kassaregister är bra. Några av anledningarna de nämnde var att det blir mer ordning och reda, att risken för fusk minskas och att regelverket har medfört att redovisningen måste se ut på ett visst sätt. Respondent 9 tycker det är bra att lagen krävde en investering i ett nytt kassaregister. Trots att näringsidkarna var negativa till investeringen i början tror han att kunderna kommer bli hjälpta av det eftersom kassasystem i framtiden kommer vara databaserade.
Revisorerna respondent 1 och 2 märker att det har blivit lättare att kunna hantera kvitton eftersom utformningen har blivit mer standardiserad.
Respondent 2 nämner vidare att hennes arbete har underlättats i och med de checklistor som finns. Checklistorna möjliggör att det blir lättare att stämma av hur redovisningen ser ut.
29
Hartelius anser inte att kravet är det som myndigheterna hoppas på. Han menar att kassaregistret medfört höga kostnader och att det även fortsättningsvis går att fuska.
Hur upplever Du att kravet på certifierade kassaregister påverkar näringsidkarna?
Samtliga revisorer och konsulter nämner de höga kostnaderna som en negativ följd av de nya certifierade kassaregistren. Framförallt har småföretagare och de branscher som är beroende av ett flertal kassaapparater drabbats hårdast ekonomiskt. Under intervjuerna nämndes kostnaden för ett kassaregister vara mellan 8 000-25 000 kronor per styck. Trots de certifierade kassaregistrens höga kostnader, har ingen av respondenternas kunder behövt göra någon förändring i antalet anställda.
Ett flertal av respondenternas kunder känner sig orättvist behandlade eftersom de tidigare har haft ett fungerande kassaregister men blev tvungna att byta register när den nya lagen trädde i kraft. Vidare berättar respondenterna om kunder som upplever stor orättvisa när de har blivit tvingade att byta register på grund av att ett fåtal andra fuskar. En del av respondenterna menar att det nya registret har ett svagt förtroende och ses som krångligt bland företagarna inom kontantbranschen.
Nyberg nämner att hennes kunder har känt stor förvirring inför vilka regler som gäller och att kunderna drabbats av långa förseningar vid leverans av de nya kassaregistren.
Respondenterna medger att kraven på certifierade kassaregister även har medfört positiva fördelar för näringsidkarna. En av dessa fördelar är att oseriösa aktörer inom kontantbranschen nu i större utsträckning har blivit utsorterade. Konkurrensen har således blivit mer rättvis då den illojala konkurrensen minskat.
Lindström nämner en annan fördel, vilken är att företagarna kan använda kassaregistret för att hämta ut säljstatistik, som kan användas i det dagliga arbetet.
Idag står torghandeln utanför kravet på att ha ett certifierat kassaregister. Vad anser Du om detta?
Revisorernas och redovisningskonsulternas svar skiljer sig åt överlag när det gäller torghandeln. Dock är det en av redovisningskonsulterna som delar sin
30
åsikt med revisorerna och vice versa. Många av revisorerna var inte särskilt positiva till att låta torghandeln omfattas av kravet på certifierade kassaregister.
Nyttan i förhållande till kostnaderna är lägre ur ett samhällsperspektiv och kassaregistrens höga kostnader kan på sikt hota torghandelns överlevnad. De menar att en lagändring kommer att drabba torghandeln extra mycket eftersom det oftast bedrivs i liten skala och på hobbynivå. Det framkom även av respondenternas svar att konsumenterna har ett viktigt ansvar när det gäller intäktsredovisningen. Så länge inte konsumenterna börjar be om kvitto tillför lagen ingenting för torghandeln.
Lindström som är kritisk till en utökad omfattning av lagen medgav dock att om han skulle revidera en torghandlare, skulle hans åsikt vara att denna bör ha ett certifierat kassaregister.
Konsulten Hartelius håller med revisorerna och anser att de certifierade kassaregistrens stora kostnad kan hota torghandelns överlevnad. Dock anser Hartelius att det förmodligen finns stora problem med intäktsredovisningen inom torghandeln. Vidare påpekar han att skatteundandragandet vanligtvis omfattar små summor vilket inte motiverar att kassaregisterlagen bör omfatta torghandeln.
Redovisningskonsulterna anser att det inte finns några egentliga skäl till varför torghandeln inte bör omfattas av lagen. De menar att om tekniken kan anpassas skall även torghandeln omfattas av kassaregisterlagen. Nyberg menar att om lagen inte omfattar alla inom kontantbranschen kan orättvisor uppkomma eftersom butiksinnehavare också kan bedriva torghandel och därmed undkomma kravet på ett certifierat register. ”Ska vårt momssystem och skattesystem fungera så måste vi ha rättvisa och en riktighetsmarkör”.
Respondent 9 tycker det är konstigt att inte torghandeln omfattas idag, eftersom kassaregisterlagens syfte var att stoppa svarthandeln och skall omfatta alla i kontantbranschen. Han menar att är det någon bransch som det fuskas i, kan han tänka sig att det förekommer hos torghandeln.
Hur tror Du att lagens omfattning ser ut i framtiden?
De råder delade meningar kring hur revisorerna och redovisningskonsulterna tror att kassaregisterlagen kommer att se ut i framtiden. En del av respondenterna tror att lagen kommer utvidgas till att omfatta även
31
torghandel. Lindström är en av de som tror på en utvidgning av lagen. Han hävdar att regeringens åtgärder för att minska de administrativa kostnaderna för företag med hjälp av slopad revisionsplikt, inte kommer uppnå de önskade effekterna om de samtidigt inför en ökad kontroll genom kassaregisterlagen.
Lindström menar att detta kommer leda till höjda administrativa kostnader och ett nollsummespel.
Det är även ett antal respondenter som inte tror att lagen kommer att förändras. Respondent 1 som är kritiskt till en utveckling av lagen säger att ”en utvidgning blir mer kontroll än nytta till höga kostnader”.
Respondent 8 tror att lagen kommer omfatta mer kontroll framöver. Han menar att det finns en yttre gräns på hur mycket kontrollen kan utvecklas.
Upplever Du att det har skett en förändring i intäktsredovisningen hos företagen sedan införandet av kassaregisterlagen och i så fall på vilket sätt?
Alla respondenter, bortsett från en, upplever att de inte skett någon större förändring av intäktsredovisningen hos deras kunder sedan lagen trätt i kraft.
Respondent 2 påpekar att det är svårt att se några förändringar i intäktsredovisningen eftersom den påverkas av flera faktorer. Lindström tror istället att det finns andra förändringar som kommer ge större effekt på intäktsredovisningen. Han nämner som exempel att ”sänkt restaurang moms kommer göra det mindre lönsamt att svarta”. Nyström påstår att det endast är inställningen hos näringsidkarna som har påverkats. Några andra respondenter hävdar att deras kunder sedan tidigare använt sig av kassaregister och haft en bra intern kontroll, vilket kan vara en av orsakerna till varför de inte har sett någon större förändring. I de fall där det funnits oklarhet och misstanke om fusk har samarbetet med revisor eller redovisningskonsulten avbrutits.
Det var endast en respondent som med säkerhet kunde säga att effekten var tydlig. Han berättar om fall där intäktsredovisningen och bruttovinsterna uppvisade stora ökningar jämfört med innan kassaregisterlagen tillkom. Vidare påstår han att effekterna beror på lagändringen och inga andra faktorer.
Tycker Du att den interna kontrollen har förbättrats av kassaregisterlagen?
De flesta av de tillfrågade tycker inte att den interna kontrollen har förändrats av kassaregisterlagen. Respondent 1 och Nyström nämner att deras kunder
32
sedan tidigare använt sig av kassaregister vilket gör att deras rutiner i arbetet är detsamma idag. Szeplaky har inte heller märkt någon skillnad i den interna kontrollen, ”Kassaapparat som kassaapparat”. Lindström säger att ”de företag som vi pratar om är så pass små vilket gör att de inte har någon intern kontroll i den bemärkelsen som gör att vi kan förlita oss på deras interna kontroll”.
Respondent 2 och Nyberg har märkt att den interna kontrollen förbättrats.
Uppfattningen delas även av respondent 9 som hävdar att den interna kontrollen hos hans kunder har anpassats till de nya reglerna. Respondent 2 förklarar att det finns en större medvetenhet hos kunderna och att de ser över sina interna rutiner mer. Kunderna är numera medvetna om vilka problem som kan uppkomma vid kontanthantering i företaget. Vidare förklarar Respondent 2 att hon vid en ny kund alltid gör en omfattande granskning av den interna kontrollen. Den interna kontrollen uppdateras löpande varje år om någon förändring har skett. Om så inte är fallet görs enbart en substansgranskning. Nyberg berättar att kravet på kassaregister har underlättat hennes arbete som konsult, främst genom tidsbesparing i arbetet. En bättre intern kontroll har medfört en tryggare miljö både för henne och hennes kunder.
Tidigare har det funnits fall där revisionsbyråer avsagt sig uppdrag inom kontantbranschen på grund av vetskapen om att det förekommer fusk med bland annat intäkterna. Anser du att detta är något som branschen ser annorlunda på idag?
Respondenterna upplever att kontantbranschen fortfarande är svårhanterlig och medför höga risker. Respondent 2 menar att revisionsinsatsen inte motsvarar den nytta som lagen var tänkt att skapa. Som revisor krävs det mycket arbete ändå. Även om rutinerna ser bra ut förekommer det att många fuskar. Sköts fusket snyggt kan fuskarna gå förbi systemet vilket överlåter risken till revisorn.
Restaurang är fortfarande den bransch som revisorer och redovisningskonsulter helst undviker. Anledningen till att byråerna oftast avstår restauranger är vetskapen om att det förekommer fusk. Byråerna vill inte skada sitt rykte. När det blir aktuellt att ta sig an en ny kund som är aktiv inom kontantbranschen, ställer sig revisorerna och redovisningskonsulterna frågande till kundens ekonomiska historia. Frågor som vanligen berörs är om det finns anmärkningar på tidigare revisionsberättelser och orsaker till varför
