Styrelsemöte i Borgholm Energi AB

(1)

PROTOKOLL

Borgholm Energi AB 2018-05-15

Paragrafer 93-112

Styrelsemöte i Borgholm Energi AB 2018-05-15

Plats och tid

Badhusgatan 4, 09:00 – 12:00 – 13:00 – 16:00 Beslutande

Carl Malgerud (M), ordförande

Joel Schäfer (S), förste vice ordförande Tomas Lind (FÖL)

Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Birger Palm (S) Ingvar Svensson (V) Övriga deltagande Anders Lindholm, VD

Annika Hermansson, ekonomichef

Thomas Ekberg, arbetstagarrepresentant Annika Karpfors, sekreterare

Lars Gunnar Fagerberg, ekonomichef Borgholms kommun §§ 95, 110, 112 Tobias Selldén, fastighetschef §§ 97, 98, 99

Daniel Njord Petersson, controller § 110 Markus Wertwein Ros, VA-chef § 100

Underskrifter

Annika Karpfors Carl Malgerud (M) Birger Palm

Sekreterare Ordförande Justerare

1

(2)

PROTOKOLL

Paragrafer 93-112

Innehållsförteckning

FORMALIAÄRENDEN

§ 93 BEAB Styrelsemöte inledning 2018 2018/1 4

INLEDANDE ÄRENDEN

§ 94 VD rapporterar 2018 2018/2 5

§ 95 Månadsuppföljning 2018 2018/3 6 - 7

§ 96 Avvikelserapportering 2018 2018/6 8 - 9

Beslutsärenden taxefinansierat

§ 97 Inhyrd lokal Hammaren 5 2018/29 10 - 11

§ 98 Försäljning av Resedan 8 2017/74 12 - 13

Informationsärenden, taxefinansierat

§ 99 Ägandeförhållanden bostäder 2016/171 14

§ 100 Fjärrvärmekulvert Oden 8 2018/20 15 - 17

§ 101 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och

övriga rättsliga processer 2016/2 18 - 20

§ 102 Avrapportering matavfall 2017/126 21 - 22

§ 103 Statusrapport Taxeprojekt VA 2017/127 23 - 24

Beslutsärenden , skattefinansierat

2

(3)

PROTOKOLL

Paragrafer 93-112

Informationsärenden, skattefinansierat

§ 105 Heltid som norm - Lokalvården 2018/28 27 - 28

§ 106 Heltid som norm - Kostverksamheten 2018/28 29 - 30

§ 107 Uppföljning Gata Park Hamnar 2017/110 31

§ 108 Översyn skötselavtal badplatser 2017/148 32 - 40

ÖVRIGA ÄRENDEN

§ 109 Kontor och mötesplats för företag i Borgholms kommun

2017/38 41 - 42

§ 110 Information om upphandling och inköp 2018/31 43 - 44

§ 111 Restlista 2018 2018/8 45

§ 112 Budgetöverskridande Gata/Park och Vinterväghållning 2018/3 46

3

(4)

PROTOKOLL

§ 93 Dnr 2018/1

BEAB Styrelsemöte inledning 2018

Dagens sammanträde

 Ordförande Carl Malgerud förklarar mötet öppnat och hälsar deltagarna välkomna.

 Styrelsen utser Birger Palm att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll.

 Dagordningen godkänns.

4

(5)

PROTOKOLL

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 94 Dnr 2018/2

VD rapporterar 2018

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

VD Anders Lindholm rapporterar om aktuella möten och ärenden.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm föredrar aktuella möten och ärenden.

 Förstudie Böda Byxelkrok

 Organisationsförändring Gata Park - VA

 Pågående upphandlingar

 VA-samverkan på Öland

 Tillsynsbesök gällande VA-planering

 Kommunikation & Kundtjänst

 Sophämtning

 GDPR

 Vedby-Vedborm

 Företagssafari 21 maj

 VA-taxa

Beslutsunderlag

Information presenteras på sammanträdet.

5

(6)

PROTOKOLL

§ 95 Dnr 2018/3

Månadsuppföljning 2018

Styrelsens beslut

Styrelsen finner att informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet Månadsuppföljning 2018.

Lars Gunnar Fagerberg deltar.

Dagens sammanträde

Skattefinansierat

Gata/Park innehåller endast verksamheter inom avtalet. Ansvaret uppvisar ett

budgetunderskott om 739 tkr, vilket beror på att vi lagt fler timmar på snöröjning vid verksamhetslokaler, röjning, trädfällning, underhåll av parkmöbler och åtgärder efter besiktningar på flera lekplatser.

Hamnar uppvisar ett budgetöverskott om 18 tkr.

BEAB Service är ett nytt ansvar som innehåller alla gemensamma kostnader för Gata/Park, såsom personalkostnader, hyra, fordon och administration. Intäkterna för sålda timmar bokas här och resultatet för ansvaret bör vara 0. Ackumulerat för april blev utfallet ett negativt resultat om 972 tkr. Det beror på justeringar som gjorts inför 2018.

Vinterväghållning uppvisar kostnader om 2 200 tkr över budget.

En prognos och resultatanalys för hela Gata Park och vinterväghållningen presenterades på mötet. Prognosen för gata park visar budgetunderskott på 3 mkr och för

vinterväghållningen 2,4 mkr. Se separat tjänsteskrivelse Budgetöverskridande 2018 Gata/Park och Vinterväghållning.

Kost uppvisar ett budgetöverskott på 69 tkr.

Lokalvård uppvisar ett budgetöverskott om 240 tkr.

Transport uppvisar ett budgetunderskott på 72 tkr, vilket beror på fler enheter för mattransporter.

Förråd visar ett underskott på 54 tkr.

Bolagsledningen visar ett budgetunderskott om 761 tkr. Det beror bl a på låga intäkter för betalningspåminnelser och högre kostnader för revision.

Taxefinansierat

Återvinning och avfall uppvisar ett negativt resultat om 156 tkr. April månad visar bra

6

(7)

PROTOKOLL

Vatten och Avlopp uppvisar ett positivt resultat om 1 157 tkr. Vi följer budget förutom avskrivningskostnader som är lite lägre.

Egen fastighetsförvaltning visar negativt resultat om 258 tkr, även Bostäder visar negativt resultat om 571 tkr. Fjärrvärmekostnaderna har varit höga. Underhållskostnader om 100 tkr har bokats i april.

Kost och Lokalvård extern uppvisar positiva resultat om 17 och 75 tkr. Normalt.

Fjärrvärme uppvisar ett positivt resultat om 3 550 tkr, vilket är högre än föregående år, pga en kall vår.

Vindkraft visar positivt resultat om 551 tkr.

Totalt resultat för koncernen i april är positivt 5,6 mkr.

Likviditeten är fortsatt god.

Investeringsprojekt har startats, vatten och avlopp har aktiverat 9 mkr t o m april. En samlad uppföljning av Avsaltningsverket visar att vi investerat 96 mkr av 113,2. Det som återstår är ca 200 tkr på Vattenverket och ca 6 mkr på ledningsutbyggnad.

Beslutsunderlag

Beslutsunderlag presenteras på sammanträdet.

Månadsuppföljning april 2018.

Tjänsteskrivelse från Annika Hermansson delades ut vid mötet: Budgetöverskridande 2018 Gata/Park och Vinterväghållning, se tillagt ärende under Övriga ärenden.

Skickas till

Annika Hermansson

7

(8)

PROTOKOLL

§ 96 Dnr 2018/6

Avvikelserapportering 2018

Styrelsens beslut

Sammanfattning av ärendet

Avvikelser inom VA

- Kvalitet

Oplanerade störningar i leveransen:

 2018-04-30-- Driftstörning vattenverk Sandvik. Driftstörning i vattenverket orsakad av blixtnedslag. Delar av styrsystem för processen slogs ut. Felsökning samt

reparation utförs med stöd av processleverantören Prominent.

 2018-04-30 Driftstörning vattenverk Köpingsvik. Driftstörning i vattenverket orsakad av blixtnedslag. Driftstörningen orsakade dåligt vattentryck på ledningsnätet.

 2018-04-13 Vattenläcka i Nyby, skadad ledning i samband med egen entreprenad - Tillstånd

Böda Dammar

Tidigare rapporterat i ärendet, oktober 2017: ”Böda dammar. Konstaterat läckage i västra dammen i våras, hittat orsaken som nu ska lagas. Misstänkt läckage i östra dammen, nivån stiger inte fast vi fyller på med avloppsvatten.” Entreprenaden som uppfört dammarna och har garantiåtagande på dessa. Entreprenaden har ännu inte hittat en åtgärd för att

säkerställa att Västra dammen är tät, Borgholm Energi kan därför ännu inte börja fylla denna damm med processvattnen från Böda Reningsverk. Så länge dammen inte kan fyllas måste gummiduken som utgör tätskiktet skyddas mot de skador som kan uppstå om grundvattnet lyfter denna. Detta sker genom att grundvattnet leds bort via det

dräneringssystem som är anlagt runt dammen. Östra dammen är fortsatt under utredning för det misstänkta läckaget.

2018-05-02: De åtgärder som krävs för att säkerställa den Västra dammens täthet är ännu inte färdigställda. Sandahls har inte heller agerat i frågan gällande läckage i Östra dammen.

Kommunikation med Leverantören hanteras sedan 2018-04-13 via juridiskt ombud, Lindahl.

Avvikelser inom Återvinning och Avfall Tvister:

8

(9)

PROTOKOLL

Suez entreprenadgenomförande avviker från avtalet på flera punkter. Förberedelser för förvarning om vite pågår.

- Kvalitet:

o Produktkvalitet

 Icke levererat

 Dålig leverans

Suez entreprenadgenomförande har brister, med bland annat icke levererade tjänster och dålig leverans av tjänster gällande slamtömning, fettömning, soptömning och information kring dessa tjänster till våra kunder och till oss. Det förorsakar även en del problem med uppföljning i kundsystem och entreprenadfakturor samt upptar väldigt mycket tid i kundtjänst och på kontoret i övrigt.

Ärendets behandling

Avvikelserapportering sker vid varje styrelsemöte.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm föredrar ärendet.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse

Skickas till

Markus Wertwein Ros Catherine Hevelius

9

(10)

PROTOKOLL

§ 97 Dnr 2018/29

Inhyrd lokal Hammaren 5

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att godkänna förslaget med tillägget

- att först kontakta förra VD Benny Vennberg för verifiering av muntlig överenskommelse.

Efter erhållande av förre VD:s verifiering godkänna

- att fastighetsägaren till Hammaren 5 ersätts med ett engångsbelopp om 435 000 kr - att ett hyresavtal upprättas för tiden efter 2018-05-01 med en månadshyra

om 7 500 kr.

Sammanfattning av ärendet

Enligt uppdrag förs dialog med fastighetsägaren till fastigheten Hammaren 5 (fd Ölandsmat, korsningen Ängsgatan-Hammarvägen).

Fastighetsägare: Keith Bengtsson.

Gata park har sedan september 2008 nyttjat ca 300m² kallförråd för uppställning/vinterförvaring av parkbänkar mm.

Det har ej tecknats några avtal, utan förvaringen är en muntlig överenskommelse som fastighetsägaren gjorde med före detta VD i Borgholm Energi. Överenskommelsen har sannolikt uppstått när det fanns planer på att bygga nytt kommunförråd på denna

fastighet och att fastighetsägaren därför har upplåtit denna yta för förvaring. Förvaringen har sedan fortsatt utan vidare diskussioner eller avtal.

Fastighetsägaren har nu varit i kontakt med Borgholm Energi och vill ha skälig ersättning för lokalen. Hans utgångspunkt har varit 300kr/m² från september 2008. Detta skulle innebära totalt fram till idag: 870 000 kr. Fastighetsägaren kan efter förd dialog tänka sig att vi betalar för halva perioden.

Fastighetsavdelningen förslår

o att BEAB betalar en engångssumma som täcker tiden fram till 2018-04-30 samt o att det upprättas ett lämpligt formulerat hyresavtal för tiden 2018-05-01 och fram

till när vi önskar utträde ur lokalen.

10

(11)

PROTOKOLL

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm och Fastighetschef Tobias Selldén föredrar ärendet.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse

Skickas till

Tobias Selldén, Fastighetschef

11

(12)

PROTOKOLL

§ 98 Dnr 2017/74

Försäljning av Resedan 8

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att godkänna försäljning av nybildad fastighet Resedan 8 (ursprung från Resedan 8) till BTE Bygg-Teknik entreprenad AB för 2 034 900 kr.

Se bifogad protokollsanteckning från styrelseledamot Ingvar Svensson.

Sammanfattning av ärendet

BTE Bygg-Teknik Entreprenad AB, org.nr 556466-6757 avser att förvärva fastigheten Resedan 8 (2662m²) för uppförande av kooperativa hyresrätter för uthyrning till BoSams kooperativ hyresrättförening.

Köpeskilling för fastigheten är efter förhandling fastslagen till 2 034 900kr. Vilket ligger i linje med den justerade (2017) värdering som är gjord av Värderingsbyrån i Kalmar.

Fastighetsbildning

Fastighetsbildningen har vunnit laga kraft.

Sanering

Saneringen av fastigheten är klar.

Köpekontrakt

Avtal kommer att tecknas om styrelsen beslutar om försäljningen.

Planändring

Arbete gällande planändring är klart och beslutat i Samhällsbyggnadsnämnden. Beslutet vinner laga kraft under maj 2018.

Dagens sammanträde

Tobias Selldén föredrar ärendet. Tillägg till beslut från Ingvar Svensson som lämnar en röstförklaring, bilagd protokollet handlingsid: BEAB 2018.384.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse

Styrelsebeslut 207-09-13 § 139, bifogas

Skickas till

Tobias Selldén, fastighetschef

12

(13)

13

(14)

PROTOKOLL

§ 99 Dnr 2016/171

Ägandeförhållanden bostäder

Styrelsens beslut

Styrelsen uppdrar åt ledningen att återkomma med förslag till beslut.

Sammanfattning av ärendet

Fastighetschef Tobias Selldén presenterar under sammanträdet uppdaterad information gällande ägandeförhållandena för bostäderna. Vad har hänt och var står vi idag.

Dagens sammanträde

Tobias Selldén föredrar ärendet.

Beslutsunderlag

Information lämnas under sammanträdet.

Skickas till

Tobias Selldén, fastighetschef

14

(15)

PROTOKOLL

§ 100 Dnr 2018/20

Fjärrvärmekulvert Oden 8

Styrelsens beslut

Dagens sammanträde

Markus Wertwein Ros föredrar ärendet.

Beslutsunderlag

Information under sammanträdet

Beslut från protokoll i Borgholm Energi AB 2018-03-21 § 71

Skickas till

Markus Wertwein Ros

15

(16)

PROTOKOLL

§ 71 Dnr 2018/20

Fjärrvärmekulvert Oden 8

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att BEAB inte ska bekosta flytten av ledningen för att möjliggöra planändring på Oden 8.

Sammanfattning av ärendet

Arbete med en ny detaljplan för Oden 8 pågår. Detaljplanens syfte är att möjliggöra nya attraktiva bostadslägenheter av varierad storlek samt att ge möjlighet till

centrumverksamhet och vård, till exempel i form av trygghetsboende.

På fastigheten ligger en fjärrvärmekulvert som anlades under 2002 med tillåtelse av

dåvarande fastighetsägare Arla. Ledningen är en huvudkulvert som ansluter panncentralen på Osten mot fjärrvärmenätet.

För att detaljplanen ska kunna antas krävs ett beslut om att fjärrvärmekulverten flyttas samt hur kostnaden för flytten av kulverten ska lösas inom det exploateringsavtal som senare kommer att upprättas.

Uppskattad kostnad för att lägga om denna ledning är 360 000 kr exklusive återställning av asfalten på parkeringsytan, dock är det den faktiska kostnaden som ska regleras efter avslutat projekt.

Nuvarande fastighetsägare har aviserat att de inte är skyldiga att bekosta flytten av denna ledning. Detta då tidigare fastighetsägare inte informerat om dess existens vid överlåtelsen i kombination med att ledningsrätt och servitut saknas. Frågan gällande om vem som juridiskt ansvarar för att bekosta en flytt av kulverten för att kunna skapa förutsättningar för en ny detaljplan är under utredning.

Borgholm Energis styrelse behöver fatta beslut om hur vi anser att kostnaden för flytten av fjärrvärmekulverten skall lösas i kommande exploateringsavtal.

Dagens sammanträde

VA-chef Markus Wertwein Ros föredrar ärendet.

16

(17)

PROTOKOLL

Beslutsunderlag

Presentation under sammanträdet.

Skickas till

Markus Wertwein Ros, VA-chef

17

(18)

PROTOKOLL

§ 101 Dnr 2016/2

Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer

Styrelsens beslut

Sammanfattning av ärendet

Mark- och miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till mark- och miljööverdomstolen vid Svea hovrätt och vidare till Högsta domstolen.

Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som

huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. Nedan redovisas en sammanställning av samtliga ärenden som för Borgholm Energi är aktuella i Mark- och Miljödomstolen samt övriga rättsliga tvister.

Förändringar i mål som har tillkommit sedan senaste redovisningen är färgmarkerade.

M 1131-17 Djurstadtorp 2:59

Ärende: Kund har bestridit anläggningsavgifter för vatten till fastigheten Djurstadtorp 2:28.

Borgholms Kommun intog Djurstadtorps-området i verksamhetsområde för vatten år 2013.

Status: Ärendet hänskjutet till Mark- och Miljödomstolen. Muntlig förberedelse hölls i Växjö 2018-02-20.

Dom: Fastighetsägaren till Djurstadtorp 2:59 ska betala anläggningsavgiften för vatten, till en obebyggd tomt.

Övrigt:

18

(19)

PROTOKOLL

M 3406-17 Klinta 24:6

Ärende: Bebyggd tomt inom detaljplan och verksamhetsområde. Ärendet gäller utebliven betalning på anläggningsavgift för vatten och spillvatten. Förbindelsepunkt förmedlades 2014-05-03. Fastigheten anslöts till ledningsnäten 1988, inga anläggningsavgifter eller brukningsavgifter är debiterade sedan tidigare.

Status: Ärendet hänskjutet till Mark- och Miljödomstolen. Borgholm Energi skall yttra sig gällande svarandes handlingar senast 2017-11-16. Yttrande inskickat 2017-11-09

Dom:

Övrigt:

Ombud: Inger Green

Anspråk om ekonomisk ersättning Tidigare i ärendet september 2017

Ärende: Anspråk om ekonomisk ersättning för begränsningar i brukande av mark efter beslut om vattenskyddsområde Lindby. Markägare inkom under maj månad med anspråk om totalt 1 540 760 kr.

Status september 2017: Uppgifter om vilka ytor på fastigheten som berörs av

ersättningsanspråket krävs för vidare utredning. Begäran om redovisning av aktuella ytor har skickats brevledes till markägaren. Återkoppling på detta brev har inte inkommit.

Status:

Utredning gällande anspråken är genomförd nedan svar meddelas markägaren:

”Enligt det material ni inkommit med angående de områden/fastigheter ni söker ersättning för, ser vi efter utredning att ingen del av områdena angränsar intill kanalzonerna som är de enda zonerna där ersättning tidigare har erlagts.

Borgholm Energi AB kommer därför inte att utbetala någon ersättning enligt det ”krav på brukningsbegränsningarna för arrendet i 20 år” ni åberopade, summan 1 540 760 kr.

Fastigheten Lindby Tall 5:7 som finns med i ert krav har redan tidigare varit föremål för domslut i Mark- och miljödomstolen 2013-10-10 med mål nr M 1326-09, där samma ersättningskrav avslogs, se bilaga 1.”

Övriga rättsliga processer -

Skadeståndsanspråk -

Dagens sammanträde

19

(20)

PROTOKOLL

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse

Skickas till

VA-chef Markus Wertwein Ros

20

(21)

PROTOKOLL

§ 102 Dnr 2017/126

Avfallssortering matavfall

Styrelsens beslut

Sammanfattning av ärendet

Försortering

Förslag som diskuterats med Suez, är att under sommarsäsongen ordna en grovsortering vid omlastningen av hushållsavfallet, i syfte att framförallt få bort löst avfall och grovavfall från fraktionen som ska sorteras optiskt. Detta görs med maskin, varför det lämpligen samordnas med själva omlastningen av avfallet.

Borgholm Energi har tagit fram en kravspecifikation på hur ett försorterat lass ska se ut och Suez har avböjt att sköta omlastning och försortering i samband med omlastningen.

Borgholm Energi kommer att anlita en entreprenör inom befintligt ramavtal för

maskintjänster för att sköta omlastning och försortering under sommarsäsongen. Detta skall igång så snart som möjligt.

Minskad ersättning pga. utebliven omlastning under sommarsäsongen kommer att tas upp som fråga med Suez, men det är inte troligt att ersättningen till Suez kan minskas, eftersom avtalet med Suez är konstruerat så att de får ersättning för antal transporterade ton avfall till Kalmar, inklusive omlastning. Suez kommer att fortsätta ansvara för transporterna enligt avtal. Detta innebär att försorteringen kommer att påverka verksamhetens driftresultat, då den inte är budgeterad.

KSRR

Leveranser och optisk sortering fortgår enligt plan. Vi får besiktningsprotokoll med foto på alla leveranser.

Information

Informationsinsatserna kring matavfallet pågår enligt plan.

Upphandling

Upphandlingsunderlag för upphandling av sortering och behandling av hushållsavfall kommer att publiceras i maj.

21

(22)

PROTOKOLL

Dagens sammanträde

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse

Skickas till

Catherine Hevelius, chef Återvinning och avfall

22

(23)

PROTOKOLL

§ 103 Dnr 2017/127

Taxeprojekt VA

Styrelsens beslut

Sammanfattning av ärendet

Dagsläge

VA-kollektivet:

Utskick för inventering av LE för näringsfastigheter sker vecka 18. Kommunledning är informerad och föreslagen hur kommentera eventuella frågor samt hänvisa till VA- organisationen. Utskick till privata bostadsfastigheter under september.

Liknande aktivitet genomförs samtidigt i Mörbylånga kommun.

Avtalskunder:

Debiteringsmodeller är beslutade i Beab:s styrelse och föreslagna KS/KF. I Mörbylånga kommun ligger man något senare i processen, men debiteringsmodeller är planerade att presenteras för KLU under maj/juni.

Campingfastigheter

Representanter för Campingnäringen i Borgholms kommun inbjöd presidiet i Beab:s styrelse samt VD till ett möte där man framförde sina synpunkter. Återkoppling har formulerats av presidiet.

Lantbruk

För Borgholms kommun planeras ett informationsmöte med i dagsläget anslutna lantbruk att genomföras under maj. En enkel och tydlig presentation hartagits fram till mötet.

Presentationen har skickats till LRF:s representanter i arbetsgruppen för kommentarer.

Ännu ingen återkoppling.

För Mörbylånga kommun har ett första möte med LRF:s kommungrupp genomförts.

Dagens sammanträde

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse

23

(24)

PROTOKOLL

Skickas till

Jesper Slöjdare, taxestrateg

24

(25)

PROTOKOLL

§ 104 Dnr 2018/32

Översyn av kommunens hamnverksamhet

Styrelsens beslut

Styrelsen föreslår KS att uppdra till BEAB att för respektive hamn

 analysera befintliga avtal och driftssituation

 samt ta fram förslag/utkast till:

o Klargörande av ansvar, åtaganden, rättigheter och skyldigheter för arrendator respektive kommunen.

o Prissättningsmodell baserat på övergripande strategi utifrån avkastnings- /resultatmål.

o Arrendeavtal.

o Organisation.

o Upphandlingsprocess.

Sammanfattning av ärendet

Tidigare hamnutredningar påvisar att det i dagsläget råder olika driftsförutsättningar och driftsformer för samtliga hamnar i kommunal ägo. Policyn om utarrendering av

husbilsverksamheten i de kommunala hamnarna efterlevs endast för vissa hamnar. I vissa hamnar utarrenderas även annan verksamhet, såsom båtplatser och gästhamnsplatser.

Det skapar enligt tidigare utredningar en otydlighet, såväl internt inom den kommunala organisationen som externt hos besökare och aktörer i hamnarna, samt en organisatoriskt och ekonomiskt ofördelaktig driftssituation.

För att kunna bedriva kostnadseffektiv och attraktiv verksamhet i de kommunala hamnarna krävs en tydlighet och enhetlighet gällande driftsform.

Ur ovanstående perspektiv är fortsatt drift av hamnarna i kommunal regi med husbilsverksamheten enligt policy utarrenderad inte att föredra. Inte heller är det organisatoriskt eller ekonomiskt effektivt. Det leder även till en oklar och möjligen oattraktiv upplevelse för hamnbesökare med flera serviceorganisationer verksamma i respektive hamn.

Drift av hamnarna helt i egen regi innebär återtagande av nuvarande arrenden, samt etablering av en kostnadseffektiv och kompetent organisation dedikerad för hamnarna.

Kommunen antar därigenom rollen som en aktiv kommersiell aktör inom besöksnäringen, konkurrerande med lokala näringsidkare, vilket inte heller är att föredra.

25

(26)

PROTOKOLL

Baserat på ovanstående perspektiv samt gällande policy för husbilar föreslås därför även övrig verksamhet i kommunens hamnar utarrenderas. En driftsform där kommunen endast äger och underhåller infrastrukturen och därigenom möjliggör för lokala aktörer att, i enlighet med i arrendeavtal fastställda riktlinjer och åtaganden, utveckla den kommersiella verksamheten i hamnarna.

Dagens sammanträde

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse

Skickas till

Jesper Slöjdare, taxestrateg Kommunstyrelsen

26

(27)

PROTOKOLL

§ 105 Dnr 2018/28

Heltid som norm

Styrelsens beslut

Styrelsen finner att informationen är mottagen. Informeras: Kommunstyrelsen samt ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg.

Sammanfattning av ärendet

Inom Lokalvården bör det inte vara några problem att erbjuda 100 % tjänst allt efter behov uppstår.

Nackdelar som kan uppstå:

- Svårighet att få städningen utförd på speciella tider med anledning av ett utökat städområde.

- Tar längre tid på varje område pga Lektions tider, mattider, förskole aktiviteter som innebär att man får gå fram och tillbaka för att komma in i rummen, detta medför då en högre städkostnad.

- Högre bilkostnader då man får flera områden och måste transportera sig mellan de olika områdena i Kommunen

- Personal - oroligheter pga områdesförflyttningar, då även de som inte önskar förändring i sin sysselsättningsgrad blir berörda

- Överanställning behöver göras för att klara akuta behov, som idag löses med tillfällig utökad tjänst idag när behovet uppstår(kan vara extrastädningar, korttids sjukfrånvaro som har löst på samma sätt) vilket blir en ökad kostnad.

- Inga extra medel ska avsättas för norm heltid, vilket troligen inte går ihop Kostnader:

- Ca 420 000kr för tillkommande tjänst

Dagens sammanträde

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse

27

(28)

PROTOKOLL

Skickas till

Kommunstyrelsen

Ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg

Ingela Götberg, Chef för lokalvård & transport

28

(29)

PROTOKOLL

§ 106 Dnr 2018/28

Heltid som norm

Styrelsens beslut

Styrelsen finner att informationen är mottagen. Informeras: Kommunstyrelen samt ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg.

Sammanfattning av ärendet

Konsekvenser till följd av heltid som norm för kostverksamheten:

 Vi hade behövt minska kostymen med 2,3 heltidstjänster för att hålla samma personalkostnad som idag med 9 deltider. Att minska personalstyrkan leder till en orimlig arbetsbelastning i köken. I vår verksamhet är vi beroende av antal” händer”

under väldigt specifika tider för att klara produktion och servering.

 Att erbjuda de som vill gå upp till heltid utan att minska personalstyrkan gör i sin tur att vi kommer ha för höga kostnader på vissa enheter. Vi kommer inte heller ha tillräckligt många arbetsuppgifter på dessa enheter.

 Kostpriset kommer gå upp, och vi kommer få ett ännu sämre läge än idag i jämförelse med andra kommuners kostpris.

Kostnader

Kostverksamheten har idag 5 enheter som bemannas av totalt 21 medarbetare.

Av dessa 21 medarbetare är det 9 som arbetar deltid.

Av dessa 9 är det 3 som erhåller pension utöver upp till heltid.

Genom att lägga över samtliga tjänster på 100 % ökar lönekostnaden med 471 270,63kr/år.

Dagens sammanträde

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse

29

(30)

PROTOKOLL

Skickas till

Kommunstyrelsen

Ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg Åsa Amnér, Kostchef

30

(31)

PROTOKOLL

§ 107 Dnr 2017/110

Uppföljning Gata Park Hamnar

Styrelsens beslut

Sammanfattning av ärendet

Uppföljning av pågående och avslutade ärenden gällande Gata Park Hamnar.

Nya uppdrag som tillkommit:

- Kommunstyrelsen § 102

o Strandpromenaden i Köpingsvik, lägga trall för att bilda ihop cykelväg från Sjöstugan med strandpromenaden längsmed Köpingsviksbukten.

- Kommunstyrelsens Arbetsutskott § 118

o Asfaltering Storgatan, Viktoriabacken och nya vägmärkningar på Norra infarten.

Ärendets behandling

Informationen uppdateras vid varje styrelsemöte.

Dagens sammanträde

Beslutsunderlag

Ärendehanteringslista uppdaterad 2018-05-03

Skickas till

Julia Persson, handläggare

31

(32)

PROTOKOLL

§ 108 Dnr 2017/148

Översyn skötselavtal badplatser

Styrelsens beslut

Sammanfattning av ärendet

Förslag till åtgärder och kategorisering framarbetat i samarbete med SBF och MEX

Bjärby: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark och då det bedrivs kommersiell verksamhet på platsen.

Att tänka på: se över hur kommunen ska vara representerad på badplatser rent geografiskt.

Denna badplats är den enda stora på östra sidan mellan Lopperstad och Kårehamn. I och med verksamhet på badplatsen står kommunen sig skyldiga till att se till att all

livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid badplatsolycka.

Byrum: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark. Göra en ny uppskattning på besökande per/dag för att se om det fortfarande ska klassas som EU-badplats.

Att tänka på: vid beslut om fortsatt verksamhet på badplatsen står kommunen skyldig till att se till att all livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid badplatsolycka.

Byxelkrok: Ta över all skötsel av stranden, så som brygga, strandskötsel och underhåll. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1.

Böda Hamn: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1.

Björkviken: klassa som kategori 5 naturbad.

Djupvik: : Ta över all skötsel av stranden, så som brygga, strandskötsel och underhåll. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1.

Dovreviken: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 2.

32

(33)

PROTOKOLL

Högby fyr(Syltehamn) : Ta över all skötsel av stranden, så som strandskötsel och underhåll. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 2.

Kapelludden (Bredsättra): Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark. Erbjuda samfälligheten att ta över toalett och sopabonnemang.

Att tänka på: Denna plats är mer ett turistmål riktad till kultur och fågelskådning än badplats.

Vid beslut om fortsatt verksamhet på badplatsen står kommunen sig skyldiga till att se till att all livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid

badplatsolycka.

Klinta Bodar: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1.

Köpingebukten: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1.

Kårehamn: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1.

Mellösa: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark.

Nyby: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark.

Sandbybadet: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark och då det bedrivs kommersiell verksamhet på platsen, då tre campingar nyttjar platsen till sina gäster.

Sandvik: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1.

Sjöstugan/ Mejeriviken: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1.

33

(34)

PROTOKOLL

Stora Rör: Ta över all skötsel av stranden, så som brygga, strandskötsel och underhåll. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1.

Svartvik Kuggebodar: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är

kommunal mark och då det bedrivs kommersiell verksamhet på platsen. Två campingar nyttjar badplatsen till sina gäster. Överlåta en toalett till Sions camping och överlåta den andra till samfälligheten.

Äleklinta: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunalmark.

Övriga badplatser

Kvarnstad: Kategori 5 inga kommunala åtaganden vid stranden, ta bort från avtal.

Bruddesta: Kategori 5 inga kommunala åtaganden vid stranden, ta bort från avtal.

Törneby: Kategori 5 inga kommunala åtaganden vid stranden, ta bort från avtal.

Frönäs: helt i kommersiell verksamhet av Wikegårds camping, inga kommunala åtaganden vid stranden, ta bort från avtal.

När en badplats tas bort från kommunal skötsel ska de tas bort från avtalet mellan Borgholm Energi och kommunen samt att det kommuniceras ut till berörda att dessa försvinner från det kommunala ansvaret.

När en badplats klassas som naturbad ska de också plockas bort från det kommunala ansvaret samt avtalet mellan Borgholm Energi och kommunen.

Förslag på standard per kategori

Standars kategori 1 (Byxelkrok, Böda Hamn, Djupvik, Klinta Bodar, Kårehamn, Köpingebukten, Stora Rör, Sandvik, Sjöstugan)

WC

Sophantering

Livräddningsutrustning var 100 m Soptunna för engångsgrillar Informationsskylt

Cykelställ

Parkeringsmöjligheter Tillgänglighetsanpassat

34

(35)

PROTOKOLL

Standard kategori 2 (Dovreviken, Högby Fyr)

WC / Sopmaja Sophantering

Livräddningsutrustning var 100 m Informtionsskylt

Standard kategori 3 ^(Bjärby) WC

Sophantering

Livräddningsutrustning var 100 m Informationsskylt

Parkeringsmöjligheter Dricksvatten

Brygga

Standard kategori 4 WC / Sopmaja

Sophantering

Livräddningsutrustning var 100 m Informationsskylt

Standard kategori 5 (Kapelludden, Grankulla, Mellösa, Svartvik, Äleklinta)

Inga kommunala åtaganden vid stranden

Standard kategori EU-badplatser borttagna från kommunaltansvar (Sandby, Byrum)

Endast provtagning av SBF.

35

(36)

PROTOKOLL

Förslag till kostnadskalkyl åtgärder per badplats ( ca priser)

Förslag: tillsammans med ekonomiavdelningen arbeta fram en mer exakt kalkyl- och inveseringsplan för badplatserna, saminvesteringar med utredning ang offentliga toaletter.

Efter beslut om vilka badplatser som bli kvar i kommunal skötsel.

Investerings- samt driftkalkyl Bjärby 3601(vid beslut om fortsatt kommunal skötsel)

Antal Investering

Livbojar 4 st 4 000 kr

Informationsskylt 1 st 1 000 kr

Totalt 5 000 kr

Årlig drift Kommentar Kostnader

Städmaterial 2 000 kr

Provtagning EU-badplats 2 678 kr

Brygga (i och upp) 60 000 kr

Sophantering 7 000 kr

VA-kostnader Avstängning + påsläpp 1 560 kr + 5 300 kr

Totalt 78 538 kr

Byxelkrok ³⁶⁰⁵ Antal Kostnad

Cykelställ 1 st 10 000 kr

Totalt 17 000 kr

Bryggmaterial 7 000 kr

Brygga (i och upp) 60 000 kr

Renhållning strand 1 h/dag under säsong 30 000 kr

Totalt 38 714 kr

Böda Hamn 3629 Antal Kostnad

Totalt 14 000 kr

36

(37)

PROTOKOLL

Renhållning strand Utförs av hamnkapten -

Sophantering Gemensamt med hamn -

Totalt 2 678 kr

Djupvik 3606 Antal Kostnad

Totalt 17 000 kr

Bryggmaterial 400 kr

VA-kostnader 400 kr

Renhållning badplats + toa 1h/dag under säsong 30 000 kr

Brygga 60 000 kr

Sophantering 1 st 190 l kärl 1 500 kr

Totalt 94 578 kr

Dovreviken ³⁶⁰⁷ Antal Kostnad

Ny toalett 1 st 90 000 kr

Totalt 92 000 kr

Renhållning badplats + toa 30 min /dag under säsong 15 000 kr

Totalt 16 500 kr

Högby Fyr 3620 Antal Kostnad

Ny toalett + montering 1 st 90 000 kr

Totalt 93 000 kr

Renhållning badplats + toa 1 h/dag under säsong 30 000 kr

Totalt 32 000 kr

37

(38)

PROTOKOLL

Klinta Bodar ^3610-3611 Antal Kostnad

Totalt 13 000 kr

Årlig drift Kommentar Kostnad

Renhållning badplats Feriearbetare, 16 extra sopkärl + tömning

84 000 kr

Brygga 1 st + handikapp + pålning 60 000 kr

Tång rensning 5 000 kr

Totalt 171 678 kr

Köpingebukten 3616 Antal Kostnad

Renovering omkläd 30 000 kr

Totalt 53 000 kr

Brygga 2 st + stegar 130 000 kr

Renhållning strand Feriearbetare + Klinta 62 000 kr

Sophantering 16 st 190 l kärl + hundlat 30 000 kr

Provtagning 2 678 kr

VA – kostnader 1 050 kr

El-kostnader 1 000 kr

Totalt 267 000 kr

Kårehamn 3612 Antal Kostnad

Cykelställ 1 st 10 000 kr i

Totalt 17 000 kr

38

(39)

PROTOKOLL

Sandvik 3615 Antal Kostnad

Renovera toalett + dusch 30 000 kr

Totalt 13 000 kr

Va-kostnader 3 600 kr

Renhållning Gemensam med hamn

Sophantering Gemensam med hamn

Totalt 5 241 kr

Sjöstugan 3616,3618 Antal Kostnad

Livbojar 0 st -

Totalt 16 000 kr

Brygga 2 st + handikapp + pålning 147 000 kr

Va-kostnader 4 600 kr

Renhållning Feriearbeteare

Sophantering Barmarkunderhåll

Tång + maskin 25 050 kr

Gräsklipp + maskin 12 950 kr

Totalt 202 278 kr

Sammanfattning:

Investering badplatser Totalt ca 350 000 kr

Brygga 60 000 kr

Renhållning strand+toa Görs av hamnkapten

Totalt 71 000

39

(40)

PROTOKOLL

Årlig drift badplatser Totalt ca 1 007 205 kr

Dagens sammanträde

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse

Slutrapport Utredning badplatser I Borgholms kommun 2018, uppdaterad 2018-05-02

Skickas till

Hans Johannesson, chef Gata Park Julia Persson, handläggare

Kommunstyrelsen

40

(41)

PROTOKOLL

§ 109 Dnr 2017/38

Kontor och mötesplats för företag i Borgholms kommun

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att tillstyrka begäran om resebudget för projektgruppen med 18 tkr.

Reservation från Tomas Lind, se bilagd protokollsanteckning.

Sammanfattning av ärendet

Arbetet med förstudien har inneburit besök hos ett antal företag och organisationer inom Kalmar Län som har verksamheter inom området kontor och mötesplatser med funktion att stärka det lokala näringslivet och stimulera företagande. Besöken har varit givande och har väckt nya tankar och idéer kring konceptutveckling och målbild.

Vid möte med Regionförbundet i Kalmar Län rekommenderas besök i en kommun med liknande speciella villkor för turism som Borgholms kommun och där man mycket

framgångsrikt fått företagare att etablera sig. För detta ändamål begär projektgruppen en resebudget på 18 tkr.

Dagens sammanträde

Styrelseledamot Joel Schäfer föredrar ärendet.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse

Beslut 2017 § 159, bifogas

Skickas till

Annika Karpfors Joel Schäfer Anders Nyholm

41

(42)

"Protokollsanteckning till punkt 17 styrelsemöte Beab 2018-05-15

Jag anser inte att driva företagshotell är en kommunal fråga eller att det ska drivas av Borgholm Energi. Det man kan tänka sig är att kommunens näringslivsutvecklare bistår intressenter som vill starta upp en sådan verksamhet med eventuell hjälp. Dessutom tycker jag inte resan är motiverad och sänder fel signaler, framförallt när det ekonomiska läget är ansträngt och vi verkar gå mot betydande budgetunderskott.

Tomas Lind Framtid Öland"

42

(43)

PROTOKOLL

§ 110 Dnr 2018/31

Information om upphandling och inköp

Styrelsens beslut

Sammanfattning av ärendet

I december 2016 tillsattes rollen som upphandlare /inköpare till Borgholm Energi. Målet med tillsättningen var att denna funktion skulle skapa en gemensam struktur för inköp och bidra med att öka medvetenheten och förmedla kunskap om upphandlingar internt.

Sedan start så har Borgholm Energi genomfört 13st upphandlingar, varav 2st blivit föremål för överprövning. Borgholm Energi Elnät AB har under samma period genomfört 2st. Nya avtal har inneburit generell kostnadssänkning. Ett flertal direktupphandlingar har

genomförts.

Gemensamma arbetsdokument har skapats och samtliga upphandlingar följer samma grundläggande struktur. Intern utbildning i LOU/LUF har genomförts och rutiner om direktupphandling är framtagna.

Intern kontroll har förbättrats i och med ökad medvetenhet. Leverantörsdatabas är under konstruktion, som kommer förbättra intern kontrollen ytterligare.

Samordning sker med Borgholm kommun, Upphandlingsenheten i Kalmar och även mot nationella upphandlingsenheter eller organisationer såsom, SKL, SIMFRA och HBV.

Bolagets hemsida har blivit mer informativ (med egen flik för upphandlingar) och samtliga upphandlingar publiceras där.

Under hösten ska bolaget (tillsammans med flera, exempelvis kommunen, företagarna?) bjuda in det lokala näringslivet till en träff. Syftet är att vi ska kunna presentera vad som är på gång och erbjuda dem nödvändiga kunskaper hur man går tillväga för att blir leverantör till oss eller andra offentliga aktörer. En utbildningsinsats vore bra för att hjälpa

näringslivet vässa sina kunskaper och göra dem mer konkurrenskraftiga.

Ett antal upphandlingar är aktuella ex. entreprenad Djupvik etp 4, mottagning och behandlingar av hushållsavfall, mottagning av farliga jordmassor, bränsle (ex. flis) och transporter.

43

(44)

PROTOKOLL

Dagens sammanträde

Lars-Gunnar Fagerberg deltar.

Upphandlingsansvarig Daniel Njord Petersson föredrar ärendet.

Övrigt

Noterades vikten av att informera lokala företagare om upphandlingarna.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande

Presentation vid sammanträdet

Skickas till

Daniel Njord Petersson

44

(45)

PROTOKOLL

§ 111 Dnr 2018/8

Restlista 2018

Styrelsens beslut

Sammanfattning av ärendet

Restlista inventeras och uppdateras enligt sammanträdesdatum.

Dagens sammanträde

Beslutsunderlag

Restlista 2018-03-21

45

(46)

PROTOKOLL

§ 112 Dnr 2018/3

Budgetöverskridande Gata/Park och Vinterväghållning

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att avsätta medel för det beräknade budgetöverskridandet på Gata/Park om 3 mkr och Vinterväghållningen på 2,4 mkr. Total summa 5,4 mkr.

Sammanfattning av ärendet

Prognos 2018 Gata/Park

Den prognos som gjorts visar ett överskridande på 3 mkr för Gata/Park. Beräkningen baseras på utfall i april och utfall maj-dec 2017 (12 månaders rullande) med justeringar för förväntningar 2018. Avtalet beräknas överskrida med 536 tkr och BEAB Service med 2 463 tkr.

Prognos 2018 Vinterväghållning

Den prognos som gjorts visar ett överskridande på 2,4 mkr för Vinterväghållningen. Det beror på den stora mängd snö som föll i februari-mars. Prognosen är beräknad på utfallet i april och en beräknad ytterligare kostnad på 500 tkr. Denna summa ligger i paritet med föregående år. Total kostnad beräknas bli 4 mkr, med en budget på 1,6 mkr.

Dagens sammanträde

Annika Hermansson föredrar ärendet.

Kommunens ekonomichef Lars Gunnar Fagerberg deltar.

Skickas till

Kommunstyrelsen