www.vaxjo.se
Revisionsplan 2020
Information från Växjö kommun
2
Innehåll
Revisorernas uppdrag ... 3
Mål ... 4
Organisation ... 4
Revisionsprocessen ... 5
Risk- och väsentlighetsanalys ... 6
Grundläggande granskning ... 8
Fördjupade granskningar ... 9
Granskning av bokslut, delårsrapport och årsredovisning ... 10
Revisorernas prövning ... 13
Revisorernas resurser ... 14
Information från Växjö kommun
3
Revisorernas uppdrag
Revisorernas uppdrag regleras i KL 12 kap 1 §. Uppdraget innebär att revisorerna:
• Arbetar på uppdrag av fullmäktige och därmed ytterst för medborgarna
• Årligen granskar all verksamhet i styrelse, nämnder och beredningar
• Rapporterar resultatet av granskningarna till de som granskas och till fullmäktige
• Bedömer ansvarstagandet
• Avlämnar en revisionsberättelse med uttalande i ansvarsfrågan
Källa: Bild över det kommunala ansvarssystemet ur God revisionssed i kommunal verksamhet 2018
Revisorerna i Växjö kommun har kommunfullmäktiges uppdrag att pröva:
• att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt,
• att räkenskaperna är rättvisande och
• att den interna kontrollen inom nämnder och styrelse är tillräcklig.
Information från Växjö kommun
4 Innebörden av att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt är att:
• Verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten.
• Verksamheten klarar att genomföra sitt uppdrag med tillgängliga resurser.
• Styrelsen och nämnder har en styrning och uppföljning mot mål och beslut.
De förtroendevalda revisorerna är även lekmannarevisorer i bolag och revisor i förbund och stiftelser där kommunen är ägare. En lekmannarevisor har i uppdrag att granska om bolaget lever upp till ägarens mål, om verksamheten bedrivs effektivt och om den
interna kontrollen är tillräcklig.
Syftet med den så kallade samordnade revisionen är att den kommunala verksamheten ska kunna granskas och prövas oberoende av juridisk form så att en helhetssyn uppnås.
Mål
Revisisorerna ska kännetecknas av oberoende och objektivitet. Revisionernas arbete ska vara stödjande och förebyggande och bidra till att:
• fullmäktiges mål och uppdrag genomförs och följs upp
• kommunstyrelsen och nämnderna har rättvisande räkenskaper,
• styrelserna och nämnderna har en väl fungerande styrning, uppföljning och kontroll av ekonomi och verksamhet.
Organisation
Kommunrevisionen består av 11 förtroendevalda revisorer. Ordförande är Örjan Mossberg och vice ordförande är Nils Fransson.
Revisorerna har kommit överens om en arbetsordning som utöver god revisionssed i kommunal verksamhet och revisorernas reglemente styr arbetet. Revisorerna tar del av kallelser, protokoll, verksamhetsplaner och måldokument som ett led i den
grundläggande granskningen. Till såväl kommunstyrelse och nämnder ställs vid behov
Information från Växjö kommun
5 även ett antal frågeställningar som är specifika för respektive verksamhet som sedan återförs till hela revisionsgruppen. Revisorerna har gjort en arbetsfördelning mellan sig när det gäller att läsa handlingar och protokoll samt ha kontakter med nämnder och kommunstyrelse, se tabellen nedan. Samtliga revisorer har dock ansvaret för att granska all verksamhet årligen.
Nämnd Ansvarig revisor
Kommunstyrelsen Örjan Mossberg, Kaj Lindholm
Utbildningsnämnden Anna Fransson, Benny Johansson
Omsorgsnämnden Sture Andersson, Kennerth Sjögren
Nämnden för arbete och välfärd Solveig Jonsson Perjos, Anna Fransson
Tekniska nämnden Göran Kannerby, Solveig Jonsson Perjos
Kultur- och fritidsnämnden Börje Ivarsson, Nils Fransson
Byggnadsnämnden Sture Andersson, Carl Geijer
Miljö- och hälsoskyddsnämnden Kennerth Sjögren, Carl Geijer Överförmyndarnämnden Östra Kronoberg Benny Johansson, Göran Kannerby
Valnämnden Nils Fransson, Kaj Lindholm
Revisorerna har ett revisionskontor med en anställd revisionschef som sakkunnigt biträde till revisorerna. Därutöver upphandlas sakkunnigt biträde som genomför olika granskningsinsatser. Revisorerna köper även interna tjänster motsvarande 20 % från kanslienheten.
Revisionsprocessen
Granskningen genomförs i den omfattning som följer av lag och god revisionssed.
Skriften God revisionssed i kommunal verksamhet tas fram vart fjärde år och definierar tillvägagångsätt för den kommunala revisionen. Revisionsprocessen omfattar hela det arbete som revisorerna gör under ett revisionsår från riskanalys och planering av
granskningsinsatser till uttalandet i revisionsberättelsen. Revisionsprocessen är avslutad när fullmäktige fattat beslut i ansvarsfrågan. Revisionsprocessen åskådliggörs i den goda seden och beskrivs i tre olika delar – planera, granska och pröva.
Information från Växjö kommun
6
Källa: God revisionssed i kommunal verksamhet 2018
Revisionsprocessen i Växjö kommun består av följande delar, som beskrivs mer i detalj nedan:
• Risk- och väsentlighetsanalys genomförs
• Grundläggande granskning: dokumentation av genomförda granskningsuppdrag och träffar med nämnder och bolag samt verksamhetsbesök
• Granskning av bokslut, delårsrapport och årsredovisning
• Fördjupade granskning
• Lekmannarevision
• Revisorernas prövning
Granskningen redovisas årligen i de förtroendevalda revisorernas revisionsberättelse till fullmäktige och i lekmannarevisorernas granskningsrapport till respektive bolagsstämma samt i rapporter för enskilda granskningar och i den sammanfattande årsredogörelsen.
Risk- och väsentlighetsanalys
Revisorernas granskningsarbete startar med en risk- och väsentlighetsanalys som görs under hösten inför kommande revisionsår. Underlag för arbetet har bland annat varit fullmäktiges budget, nämndernas internbudgetar och uppföljningsrapporter,
erfarenheter från tidigare granskningar, tidigare identifierade riskområden avseende
Information från Växjö kommun
7 såväl kommunövergripande utmaningar som riskområden för enskilda nämnder samt en omvärldsanalys. Risk- och väsentlighetsanalysen för 2020 har kompletterats under våren med riskområden som bygger på genomgång av kommunstyrelsens och nämndernas årsrapporter för 2019.
Nedan redovisas några av de senaste årens fördjupade granskningar utifrån
granskningens huvudinriktning med avseende på innehåll. Revisorernas granskning från föregående år presenteras på Växjö kommuns hemsida.
Genomförda granskningar Ändamålsenlighet Ekonomiskt tillfredsställande
Rättvisande räkenskaper
Intern kontroll
Långsiktig ekonomisk planering X
Uppföljning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt
X X
VA-nätets underhåll och förnyelsetakt X X Rutiner för biståndsbedömning
äldreomsorg
X X X
Kommunstyrelsens investeringsplanering X X X
Strategisk kompetensförsörjning X Grundläggande granskning av
nämndernas interna kontroll och ansvarsutövande
X X X
Planering och beslutsunderlag nybyggnation kommunhus
X X X
Styrning och uppföljning av grundskolans ekonomi och verksamhet
X X X
Styrning och kontroll av lönehanteringen X X
Förebyggande arbete avseende våldsbejakande extremism
X
Styrning och uppföljning av socialpsykiatrin
X
Upphandlingsrutiner inom
kommunstyrelsen och tekniska nämnden
X X
I arbetet med riskanalysen har risker identifierats som har legat till grund för diskussion om vilka granskningsinsatser som ska prioriteras under 2020.
Information från Växjö kommun
8
Grundläggande granskning
Vid den grundläggande granskningen sker en löpande insamling av fakta och iakttagelser genom bland annat studiebesök i verksamheten, möten med nyckelpersoner och
genomläsning av protokoll, enskilda ärenden, rapporter eller utredningar.
Den grundläggande granskningen innebär att revisorerna:
• följer verksamheten (dokument, ärenden, beslut, besök mm)
• har dialog med styrelse och nämnder om mål, uppdrag, ansvar, styrning och resultat
• bedömer förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll
• verifierar vid behov genom granskningsinsatser (t ex om beslut verkställs och mål uppnås, om system och rutiner inom redovisningsområdet fungerar etc.)
• uppdrar åt de sakkunniga att fördjupa sig inom något område och redovisa resultatet kortfattat
Som en del av den grundläggande granskningen görs en granskning av intern styrning och kontroll samt måluppfyllelse inom nämnder. Granskningen syftar till att ge ett underlag för att bedöma om nämnden/styrelsen bedriver en ändamålsenlig och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande verksamhet med tillräckligt intern kontroll. Enligt kommunallagen 6 kap 6 § ska nämnderna tillse att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Detta innebär att:
• Den interna kontrollen är aktiv och ändamålsenlig, den förebygger, upptäcker och åtgärdar.
• Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat samt integrerat i organisation, system och det löpande arbetet.
• Granskning av intern kontroll sker inom ramen för den grundläggande granskningen och avser hur den interna kontrollen är uppbyggd och hur den fungerar i praktiken. Granskningen sker ur ett system-, redovisnings- och verksamhetsperspektiv.
Information från Växjö kommun
9
Grundläggande granskning Revisionsobjekt
Granskning av intern styrning och kontroll samt måluppfyllelse Nämnder, kommunstyrelse
Den grundläggande granskningen genomförs av upphandlade revisionskonsulter. Vid möten med presidier i kommunstyrelsen och aktuella nämnder samt ansvariga tjänstemän deltar revisorerna.
Som en del i den grundläggande granskningen genomför revisorerna även träffar/hearings med ansvariga nämnder inom olika områden. Under 2020 har revisorerna beslutat att genomföra en hearing inom följande område. Ytterligare områden kan tillkomma.
Hearing Revisionsobjekt
Säkerhets- och beredskapsarbete i skolor Utbildningsnämnden
Fördjupade granskningar
Den grundläggande granskningen kompletteras med en mer detaljerad granskning i den omfattning och med den inriktning som behövs för att säkerställa att revisorerna har tillräckligt underlag för sitt uttalande i revisionsberättelsen. Arbetssättet kallas fördjupad granskning och kan ske inom hela revisionsuppdraget, det vill säga avse verksamheter, processer, styrning, intern kontroll och räkenskaper. Revisorerna kan besluta om att genomföra en fördjupad granskning:
• Planeras med en projektplan, som i de fall revisionskonsulter används också är uppdragshandling.
• Syftet formuleras med revisionsfrågor och värdering sker utifrån revisionskriterier.
• Genomförs av sakkunniga.
• Kommunikation/dialog med ansvarig styrelse eller nämnd.
Information från Växjö kommun
10
• Resulterar generellt i en rapport med missivskrivelse från revisorerna.
Kommuniceras med fullmäktige, styrelse, nämnd.
• En fördjupad granskning kan också föregås av en förstudie av ett område för att skaffa ytterligare kunskap om verksamhetens resultat, risker och kontroll. Syftet med förstudien är att besvara frågan om en fördjupad granskning ska genomföras eller inte.
Utifrån revisorernas riskanalys har följande granskningar beslutats och diskuterats för verksamhetsåret 2020. Revisionsplanen kan komma att ändras och kompletteras med fler granskningar beroende på vad som sker i och utanför kommunen.
Fördjupad granskning Revisionsobjekt
Kommunstyrelsens styrning, ledning och uppföljning/styrmodell
Kommunstyrelsen
IT-säkerhet - internt och externt intrångsskydd Kommunstyrelsen Uppföljning av tidigare granskningar Berörda nämnder och
kommunstyrelsen Hållbarhetsarbetet – skjuts till 2021 Kommunstyrelsen
Granskning av bokslut, delårsrapport och årsredovisning
Granskning av bokslut, delårsrapport och årsredovisning görs för att få underlag för att revisorerna ska kunna pröva om kommunen har rättvisande räkenskaper. Med
rättvisande räkenskaper menas att:
• Den interna redovisningen (budget, kontroll, uppföljning) fullgörs så att den kan ligga till grund för styrning och ledning av den verksamhet som bedrivs.
• Den externa redovisningen ger en rättvisande bild av resultat och ställning samt att de finansiella rapporterna (delårsrapport och årsredovisning) är upprättade i enlighet med KRL och god redovisningssed (uttolkad av RKR).
Information från Växjö kommun
11
Granskning Revisionsobjekt
Granskning av delårsrapport Kommunstyrelsen
Granskning av årsredovisning Kommunstyrelsen
Granskning av intern kontroll i rutiner för bokslut och årsredovisning Kommunstyrelsen
Revisorerna har bland annat till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning. Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen bedöma om resultatet enligt årsredovisningen och delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen som enligt
kommunallagen är ansvarig för de finansiella rapporternas upprättande. Granskningen omfattar följande delar:
• Årsredovisningen (ÅR) granskas utifrån kommunal redovisningslag (KRL) och god redovisningssed (RKR).
• Bedömning av rättvisande bild.
• Delårsrapporten granskas översiktligt.
• Bedömning av om resultatet (ÅR och DR) är förenligt med fullmäktiges mål.
Granskningen omfattar rutinerna för att upprätta bokslut och väsentliga finansiella flöden samt uppföljningen av fullmäktiges verksamhetsmål. Granskningen ska ge underlag till revisorernas bedömningar i revisionsberättelsen och fullmäktiges ansvarsprövning.
Granskningarna dokumenteras i särskilda rapporter.
Lekmannarevision
De förtroendevalda revisorerna har uppdrag som lekmannarevisorer i de kommunala bolagen. Följande revisorer är utsedda som lekmannarevisorer i respektive hel- och delägda kommunala bolag.
Information från Växjö kommun
12
Bolag Lekmannarevisor
Växjö kommunföretag AB Örjan Mossberg
Göran Kannerby Växjö Energi AB
Växjö Elnät AB
Kennerth Sjögren Carl Geijer
Wexnet AB Kennerth Sjögren
Växjöbostäder AB Nils Fransson
Solveig Jonsson Perjos
Vidingehem AB Börje Ivarsson
Magnus Jisborg
Videum AB Carl Geijer
Sture Andersson Växjö Fastighetsförvaltning AB Göran Kannerby Anna Fransson
Växjö Teater AB Göran Kannerby
Smaland Airport AB Kaj Lindholm
Huseby Bruk AB Börje Ivarsson
Kulturparken Småland AB Sture Andersson
Regionteatern Blekinge-Kronoberg AB Anna Fransson Södra Smålands Avfall & Miljö AB Benny Johansson
Nils Fransson
Lekmannarevisorerna arbetar på ett likartat sätt med de olika stegen i
revisionsprocessen, med undantag för granskningen av bokslut, delårsrapport och årsredovisning. Lekmannarevisorerna träffar bolagens auktoriserade revisor avseende riskanalys och planering av granskningsinsatser samt resultat av granskningen.
Lekmannarevisorerna samverkar i sin granskning med auktoriserad revisor när det gäller t.ex. granskning av den interna kontrollen. I slutet av 2019/i början av 2020
genomförs en grundläggande granskning av bolagen med avseende på ändamålsenlighet, styrning och intern kontroll inför lekmannarevisorernas prövning till
granskningsrapporterna. Lekmannarevisorerna tar också bland annat löpande del av protokoll från respektive bolag.
Information från Växjö kommun
13
Grundläggande granskning Revisionsobjekt
Granskning av intern styrning och kontroll samt ändamålsenlighet Bolag i VKAB-koncernen
Lekmannarevisorerna tar årligen beslut om vilka/vilken fördjupad granskning som ska genomföras gällande bolagen. Ibland görs gemensamma granskningar för alla bolag.
Lekmannarevisorerna har för närvarande inte tagit beslut om någon fördjupad granskning under 2020.
Revisorernas prövning
I den avslutande delen av revisionsprocessen analyserar och bedömer revisorerna revisionsåret och samråder i ansvarsprövningen inför ett uttalande i
revisionsberättelsen till fullmäktige. Revisionens resultatmål är att ge fullmäktige underlag för beslut i frågan om ansvarsfrihet för kommunstyrelsen och övriga nämnder samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ. Revisionsberättelsen lämnas direkt till fullmäktige och ska innehålla:
• Information om uppdraget och utgångspunkter för granskningen.
• Redogörelse för resultatet av granskningen.
• Bedömning av resultatet i årsredovisningen.
• Uttalande om revisorerna tillstyrker eller avstyrker att årsredovisningen godkänns.
• Framställning av eventuella anmärkningar och grunder för dessa.
• Särskilt uttalande om ansvarsfrihet tillstyrks eller avstyrks.
• Information om eventuella hinder i revisionen (t ex jäv eller val).
• Bilagor
Revisorernas granskning, prövning och uttalande utgör underlag för fullmäktiges beslut i ansvarsfrågan.
Information från Växjö kommun
14
Revisorernas resurser
Revisorerna har en budget på drygt 3 mnkr till sin granskning av 2020 års verksamhet.
Utöver tilldelad ram från fullmäktige tillkommer overhead på 170 tkr och 135 tkr för den grundläggande granskningen av helägda kommunala bolag. Budgeten fördelas dels på revisorernas arvoden och ersättningar, löner, utbildning, konferenser, nätverk,
förvaltningsstöd samt resurser för granskningsinsatser avseende grundläggande
granskning och fördjupade granskningar under året. Arvoden till lekmannarevisorer och deras biträden betalas av bolagen.
