Förfrågningsunderlag avseende Klippning och trimning av gräsytor 2019 - 2021

(1)

Förfrågningsunderlag avseende

Klippning och trimning av gräsytor

2019 - 2021

(2)

Innehållsförteckning

1 Bakgrund och allmänna förutsättningar... 4

1.1 Inbjudan att lämna anbud... 4

1.2 Upphandlande myndighet och beställare... 4

1.3 Upphandlingsobjekt och omfattning... 4

1.4 Avtalstid... 4

1.5 Helt eller delat anbud... 4

1.6 Avtal... 5

1.7 Prisjustering... 5

1.8 Skall krav... 5

1.9 Kommersiella villkor... 5

1.10 Förändrade förutsättningar... 5

1.11 Avbrytande av upphandlingen... 5

1.12 Onormalt låga bud... 6

1.13 Befintliga avtal... 6

1.14 Priser... 6

2 Administrativa föreskrifter... 7

2.1 Upphandlingsförfarande... 7

2.2 Anbudstidens utgång... 7

2.3 Avlämnade av anbud... 7

2.4 Anbudsöppning... 7

2.5 Anbudets utformning och innehåll... 7

2.6 Anbudsformulär för anbud... 8

2.7 Anbudets giltighetstid... 8

2.8 Informationshantering i upphandlingen... 9

2.9 Registrering av e-postadress... 9

2.10 Frågor om förfrågningsunderlaget... 9

2.11 Förtydliganden och kompletteringar... 10

2.12 Reservationer accepteras inte... 10

2.13 Offentlighet och sekretess... 10

2.14 Vad händer när anbudet har inkommit till den upphandlade myndigheten... 10

2.15 Tilldelningsbeslut och avslutande av upphandling... 11

2.16 Preliminär tidsplan för upphandlingen... 11

2.17 Kontaktpersoner under upphandlingen... 11

3 Upphandlingens genomförande... 12

3.1 Upphandlingsförfarande... 12

3.2 Sekretess... 12

3.3 Publicering... 12

3.4 Anbudsprövning... 12

3.5 Uteslutningsgrund för deltagande i upphandlingen... 13

3.6 Kontroll av registrering... 13

3.6.1 SKV 4820... 13

3.6.2 Registreringsbevis... 13

3.7 Teknisk förmåga och yrkesmässiga kapacitet... 13

3.8 Ekonomisk och finansiella ställning... 14

3.8.1 Ekonomiska förutsättningar... 14

(3)

3.9 Leverantörens kvalitetsarbete... 14

3.10 Leverantörens miljöarbete... 15

3.11 Referensuppdrag... 15

4 Allmänna krav... 16

4.1 Allmänt... 16

4.1.2 Förutsättningar... 16

4.1.3 Fackmannamässigt... 16

4.2 Fingräs... 17

4.2.1 Tider... 17

4.2.2 Omfattning... 17

4.2.3 Grässkötsel... 17

4.2.4 Klippare... 17

4.2.5 Grästrimning... 18

4.2.6 Kvalitetskrav... 18

4.3 Bruksgräs... 19

4.3.1 Tider... 19

4.3.3 Grässkötsel Bruksgräsmatta... 19

4.3.5 Grästrimning... 20

4.4 Vägrenar, slänter och diken vid infarter till tätorter... 21

4.4.1 Tider... 21

4.4.3 Grässkötsel släntgräs... 21

4.5 Ängsgräs... 22

4.5.1 Tider... 22

4.5.3 Grässkötsel Ängsgräs... 22

4.5.4 Gräsklippare... 22

4.6 Lagar och förordningar... 23

4.7 Miljöpolicy... 23

4.8 Fordon... 23

5 Kommersiella villkor... 24

6 Anbudsutvärdering... 25

Utvärdering av anbud... 25

(4)

1 Bakgrund och allmänna förutsättningar

1.1 Inbjudan att lämna anbud

Hörby kommun inbjuder Leverantörer att lämna skriftligt anbud på leverans av klippning av gräsytor (Fingräs, bruksgräs, släntgräs/vägrenar och ängsgräs)

Hörby kommun har 15 283 innevånare och 1 400 anställda

1.2 Upphandlande myndighet och beställare Hörby kommun org. nr 212000-1108

242 80 Hörby

Beställare förutom Hörby kommun kan också vara nedanstående bolag som ägs av Hörby kommun

Hörbybostäder AB Org.nr: 556507-3235

HIFAB Org.nr: 556093-6667

1.3 Upphandlingsobjekt och omfattning

Uppdraget avser klippning och trimning inom Hörby kommun och dess bolag av grönytor i enlighet med bifogade kartor som visar område och yta som skall klippas.

Anbudsförfrågan är uppdelad i fyra delområden och respektive delområde kommer att utvärderas var för sig.

Klippningen omfattar A. Bruksgräsytor ca 290 717 m²

B. Fingräsytor ca 148 657 m²

C. Släntgräs/vägrenar ca 37 715 m

D. Ängsgräsytor ca 291 560 m²

1.4 Avtalstid

Avtalstid 2019 0410 – 2021 0331 med rätt till förlängning 1 + 1år

Vid en eventuell överprövning kan startdatum för avtalet förskjutas. Den totala avtalstiden kommer att vara densamma som angivits ovan.

Om kommunen inte säger upp avtalet sex månader innan avtalstidens utgång förlängs detta med ett år i taget, dock längst tom 2023-03-31.

1.5 Helt eller delat anbud

Anbud skall lämnas på hela eller delar av upphandlingen. Upphandlingen utvärderas per område

(5)

1.6 Avtal

Kommunen har för avsikt att teckna avtal med en leverantör per område vars anbud uppfyller de krav som framgår av förfrågningsunderlaget.

1.7 Prisjustering

Priserna ska vara fasta t.o.m. 2020-12-31.

Avtalade priser justeras tidigast från och med 2021-01-01 med 90 % av entreprenadindex, littera 1012.

Därefter får prisjustering ske årligen. Som basmånad räknas augusti månad 2020 och som regleringsmånad

Prisjustering gäller ej retroaktivt utan beställningsdagens pris gäller.

Om överenskommelse ej träffas, äger båda parter rätt att skriftligen säga upp gällande avtal med en uppsägningstid på 3 månader.

Under uppsägningstiden gäller de senast överenskomna priserna.

Retroaktiva höjningar accepteras inte.

1.8 Skall krav

Av detta förfrågningsunderlag och tillhörande bilagor framgår vilka krav Kommunen ställer på anbudsgivare som leverantör och på dess erbjudande.

Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall krav eller som en begäran om att Leverantören skall ange eller beskriva någonting.

Skallkraven måste vara uppfyllda för att anbudet skall behandlas av Kommunen.

För att Kommunen skall kunna värdera till vilken grad ett anbud uppfyller ställda krav skall Leverantören ge tydliga och fullständiga svar på samtliga krav och frågor.

Skall kraven och kommersiella villkoren skall uppfyllas utan reservationer eller alternativ.

1.9 Kommersiella villkor

Genom att besvara denna anbudsförfrågan har Leverantören godkänt de kommersiella villkoren enligt bifogat avtalsförslag (Bilaga 4).

1.10 Förändrade förutsättningar

Kommunen förbehåller sig rätten till ändringar, i förfrågningsunderlaget eller omförhandling av tecknat avtal, om sådana politiska beslut eller organisatoriska förändringar sker, som väsentligt påverkar eller förändrar förutsättningarna för avtalet.

1.11 Avbrytande av upphandlingen

Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om inget anbud motsvarar ställda krav eller om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande.

(6)

1.12 Onormalt låga bud

Vid onormalt låga anbud kommer Kommunen att tillämpa SFS 2016:1145 LOU kap.19 § 27.

Detta innebär att anbudet kan komma att förkastas efter att Kommunen begärt en förklaring till det låga anbudet och inte fått ett tillfredsställande svar.

1.13 Befintliga avtal

Om gällande avtal föreligger mellan Kommunen och leverantörer av tjänst som handlas upp i enligt med detta förfrågningsunderlag gäller dessa avtal avtalsperioden ut om inget annat överenskommes.

1.14 Priser

I enlighet med pris bilaga

(7)

2 Administrativa föreskrifter

2.1 Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs med tillämpningen Öppet förfarande jämlikt SFS 2016:1145 Lag om offentlig upphandling (LOU).

Anbud kommer att antas utan föregående förhandling.

Ett öppet förfarande omfattar huvudsakligen följande steg:

 Annonsering via TendSign.com

 Alla leverantörer får tillgång till förfrågningsunderlaget

 Alla leverantörer får lämna anbud

 Anbudsgivare kvalificeras

 Anbuden utvärderas

 Avtal tecknas med antagen anbudsgivare tidigast tio (10) dagar efter det att upplysningar om tilldelningsbeslutet har skickats till alla anbudsgivare.

 Avtalet träder ikraft när båda parter undertecknat avtalet.

2.2 Anbudstidens utgång

Leverantören svarar för att försändelsen inkommit till Hörby kommun i rätt tid.

Anbudet skall vara Kommunen tillhanda senast 2019-04-07, denna dag betecknas ”anbudsdag”.

2.3 Avlämnade av anbud

Anbud skall inlämnas elektroniskt via www.tendsign.com. Anbud tas ej emot på annat sätt.

För sent inkommit anbud får inte tas upp till prövning enl. LOU, med gällande ändringar och tillägg och prövas följaktligen ej.

2.4 Anbudsöppning

Anbud kommer att öppnas 2019-04-08

2.5 Anbudets utformning och innehåll

Anbudet skall vara skriftligt och avfattat på svenska språket.

Kommunen rekommenderar att Leverantören koncentrerar sig på den information som efterfrågas och som har betydelse för prövningen.

Annan mindre relevant information som t.ex. marknadsföringsmaterial bör utelämnas.

För att underlätta hanteringen och värderingen av anbuden skall anbudet baseras på och ställas upp enligt förfrågningsunderlaget och dess bilagor samt svar skall anges i bifogat anbudsformulär bilaga 3.

(8)

Anbudet skall innehålla alla de uppgifter som och redovisningar som framgår av förfrågningsunderlaget samt de uppgifter (kvalifikationer, referenser etc.) i övrigt som leverantören vill göra gällande inför anbudsprövningen.

Handlingar/dokument som sammanfattas i nedanstående tabell bifogas. För att underlätta utvärdering skall de märkas enligt tabellen.

Anbudsgivare kan även bifoga andra bilagor än de i tabellen uppräknade.

Leverantören uppmanas begränsa svaren till att omfatta de efterfrågade uppgifterna men ändå vara så tydlig att anbudsprövningen och anbudsutvärdering kan ske.

Det är inte möjligt att lämna anbud på annat sätt.

Anbud skall vara undertecknat av behörig firmatecknare för Leverantören. Eventuell fullmakt skall bifogas.

Leverantören skall basera sitt anbud på de förutsättningar och krav som anges i detta förfrågningsunderlag.

Vi vill poängtera att Kommunen bara har möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad information och som uppfyller samtliga ställda krav. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar samtliga förutsättningar och krav kommer alltså inte att antas.

I det fall att någon uppgift eller handling saknas kan Kommunen tvingas förkasta anbudet eftersom möjligheterna att komplettera med saknade uppgifter är mycket begränsade. Det är därmed heller inte möjligt att avvakta med att lämna uppgifter till senare eller att ange att uppgifter önskas lämnas muntligt.

Ersättning för upprättandet av anbudshandlingar medges ej.

Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling 2.6 Anbudsformulär för anbud

För att underlätta utvärdering av anbud samt för att säkerställa att anbudsgivare lämnar fullständiga anbud skall anbudsgivare använda det anbudsformulär som finns bilagt förfrågningsunderlaget (se Bilaga 3 Anbudsformulär).

2.7 Anbudets giltighetstid

Leverantören skall vara bunden av sitt anbud 12 veckor efter anbudstidens utgång.

Bilaga Bilagenamn Innehåll

A Företagsbeskrivning Kort presentation av företaget - max en A4-sida B Registreringsbevis Registreringsbevis från Patent- och registreringsverket C Ansvarsförsäkring Intyg på ansvarsförsäkring

D Årsredovisning Senaste årets avslutade räkenskapsår

E Rating Utdrag från ratingbolag

F Kvalitetspolicy Punkt 3:9

G Miljöpolicy Punkt 3:10

H Referenser Två referenser

I Pris bilaga Priser

(9)

2.8 Informationshantering i upphandlingen

Visma Tend Sign används för distribution av förfrågningsunderlag samt för övrig informationshantering i upphandlingen.

Anbudshandlingar och information i upphandlingen distribueras elektroniskt genom Visma Tend Sign, via den länk som framgår av upphandlingsannonsen.

För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på ovannämnda länk. Det är kostnadsfritt för Leverantörer att använda systemet. Efter registrering fås omedelbart tillgång till systemet och förfrågningsunderlaget.

Frågor eller support kring hanteringen av systemet hänvisas till Tend Sign på telefon 013-47 47 520 eller E-post: tendsignsupport@visma.com.

Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget direkt från http://www.tendsign.com måste själv kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats.

2.9 Registrering av e-postadress

Det är av stor vikt att anbudsgivare har kontinuerlig e-postbevakning av den e-postadress som angivits hos Tend Sign Upphandling. Till denna e-postadress kommer information om

upphandlingen att skickas.

Observera att anbudsgivare som inte registrerat sig hos Tend Sign Upphandling själv ansvarar för att kontrollera om information avseende upphandlingen har distribuerats.

2.10 Frågor om förfrågningsunderlaget

Under upphandlingsprocessen är det inte tillåtet för Kommunen att diskutera

förfrågningsunderlag, anbud, utvärdering etc. med anbudsgivare på ett sådant sätt att någon anbudsgivare gynnas eller missgynnas.

Förfrågningsunderlaget har framställts med avsikten att detta klart och entydigt skall beskriva de förutsättningar som råder och de krav som ställs på i förfrågningsunderlaget av efterfrågad produkt och den leverantör som skall utföra den.

Om anbudsgivare upplever förfrågningsunderlaget som oklart i något avseende är det viktigt att detta klargörs snarast så att missförstånd kan undvikas.

Alla eventuella frågor kring upphandlingen skall vara inkomna till www.tendsign.com upphandlingsplatsen senast 10 dagar före anbudstidens utgång och svar på inkomna frågor lämnas senast 6 dagar före anbudstidens utgång.

Endast skriftliga kompletterande uppgifter lämnade av Kommunen under anbudstiden är bindande för denne.

(10)

2.11 Förtydliganden och kompletteringar

Anbudsgivare har att se till att anbud är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter i föreskriven form. Kommunen har ingen skyldighet att begära att ett ofullständigt anbud förtydligas eller kompletteras. Kommunen har heller ingen rätt att begära detta annat än i undantagsfall, under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling eller

konkurrensbegränsning.

Anbudsgivare kan få rätta uppenbara felskrivningar, felräkningar eller annat uppenbart fel i anbudet om Kommunen så tillåter.

2.12 Reservationer accepteras inte

I anbudet skall inget så kallat sidoanbud förekomma. Skrivningar som omfattar reservationer mot villkor i förfrågningsunderlaget jämte bilagor accepteras ej

2.13 Offentlighet och sekretess

Hörby kommun omfattas av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling skall kunna hemlighållas måste stöd för detta finnas i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400).

Efter det att tilldelningsbeslut har fattats i en upphandling eller samtliga anbud dessförinnan offentliggjorts eller upphandlingen dessförinnan avslutats, är inkomna anbudsansökningar och anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap 16 § 1 st. Offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör Leverantörens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att Leverantören lider skada om uppgiften röjs.

Anser anbudsgivare att vissa uppgifter i dennes anbud skall sekretessbeläggas skall anbudsgivare i anbudet:

- Precisera vilka uppgifter Leverantören anser skall sekretessbeläggas

- Lämna en motivering till på vilket sätt Leverantören skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut.

Motivering lämnas i anbudsformuläret bilaga 3

Hörby kommun vill dock framhålla att det är Kommunen som enligt offentlighets- och sekretesslagen skall besluta om en uppgift skall sekretessbeläggas.

2.14 Vad händer när anbudet har inkommit till den upphandlade myndigheten.

Efter anbudstidens utgång görs en genomgång av de inkomna anbuden för att klarlägga att samtliga kvalifikationskrav är uppfyllda.

De anbud som uppfyllt kvalifikationskrav går vidare för prövning av att samtliga skall krav är uppfyllda och att de kommersiella villkoren har accepterats.

Endast de anbud som uppfyller ovanstående krav går vidare till utvärdering.

(11)

2.15 Tilldelningsbeslut och avslutande av upphandling

Efter avslutad prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer beslut om val av Leverantörer (tilldelningsbeslut) att fattas.

Efter det att tilldelningsbeslut har fattats kommer samtliga anbudsgivare skriftligen ges upplysningar om beslutet och skälen för val av Leverantörer via e-post.

Avtal kommer att tilldelas den anbudsgivare som uppfyller samtliga skall krav och har lägsta pris.

Avtal kommer att undertecknas av Hörby kommun efter avslutad upphandling.

Bindande ramavtal förutsätter skriftligt avtal som har undertecknats av bägge parter.

Tilldelningsbeslutet påverkar inte de övriga anbudsgivarnas bundenhet till sina anbud.

2.16 Preliminär tidsplan för upphandlingen

Tilldelningsbeslut dvs. beslut om vilken Leverantör Kommunen avser teckna avtal med, beräknas kunna fattas under april 2019.

Avtalsstart 10 april 2019.

2.17 Kontaktpersoner under upphandlingen

Per Falkenborn per.falkenborn@horby.se

Upphandlingsvarig Hörby kommun

(12)

3 Upphandlingens genomförande

3.1 Upphandlingsförfarande

I detta förfrågningsunderlag anges samtliga förutsättningar och villkor som gäller för denna upphandling. För upphandlingen tillämpas Öppet förfarande i enligt LOU, Lag om offentlig upphandling (SFS 2016:1145) med gällande ändringar och tillägg.

Upphandlingsförfarandet medför att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling, varför leverantör uppmanas att utforma anbudet med så förmånliga villkor som möjligt redan från början.

Gällande svenska lagar, förordningar, allmänna råd samt branschpraxis skall följas i tillämpliga delar även om de inte åberopas i handlingarna.

3.2 Sekretess

Under själva upphandlingen gäller s.k. absolut sekretess, vilket innebär att

inga uppgifter som rör anbudet får lämnas ut, även om ett utlämnande inte skulle medföra någon skada.

För tiden efter avslutat upphandlingsförfarande gäller att om någon begär att få ut

anbudshandlingar måste Kommunen göra en prövning om ett utlämnande kan ske i förhållande till olika sekretessregler.

Kommunen kan inte i förväg garantera att viss uppgift förblir sekretessbelagd men för att

underlätta sekretessprövningen uppmanas leverantör som önskar sekretess för uppgift i sitt anbud rörande egna affärs- och driftsförhållanden att tydligt ange detta tillsammans med skälen för en sådan begäran samt även ange vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Denna sekretess gäller i högst 20 år efter det att den absoluta sekretessen under anbudsförfarandet upphört. Om uppgifter förekommer i avtal mellan parterna gäller sekretessen i 5 år.

3.3 Publicering

Denna upphandling har offentliggjorts och publicerats under www.tendsign.com 3.4 Anbudsprövning

Anbudsprövning genomförs i tre steg:

- Först sker en kvalificeringsfas i enlighet med punkt 3.5-11 nedan som ställs på leverantören.

- Därefter genomgår de anbud som visat sig uppfylla ovanstående leverantörskrav en ny prövning av de i hela förfrågningsunderlaget ställda skallkrav på efterfrågad tjänst, inklusive kommersiella villkor. Ett ej uppfyllt eller utelämnat svar på ett skallkrav innebär att hela anbudet kan avvisas och inte tas upp till behandling.

- Bland de anbud som därefter kvarstår görs en utvärdering och ett antagande av de anbud som bäst uppfyller de i anbudsförfrågan angivna bedömningskriterierna.

(13)

3.5 Uteslutningsgrund för deltagande i upphandlingen

En upphandlande myndighet skall utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om myndigheten genom kontroll enligt LOU 15 kap. eller på annat sätt får kännedom om att

leverantören enligt en dom som fått laga kraft är dömd för brott i enlighet med LOU 13 kap § 1.

En upphandlande myndighet skall utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om myndigheten genom kontroll enligt 15 kap. eller på annat sätt får kännedom om att leverantören inte har fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, och detta har fastställts genom ett bindande domstolsavgörande eller myndighetsbeslut som har fått laga kraft i enlighet med LOU 13 kap § 2.

En upphandlande myndighet får utesluta en leverantör från att delta i en upphandling i enlighet med LOU 13 kap § 3.

Leverantör intygar genom att anbud undertecknas av behörig, att förhållanden under denna punkt inte föreligger vid anbudslämnandet.

3.6 Kontroll av registrering

Leverantör skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. I det fall Leverantören avser att använda

underleverantörer för att utföra delar av åtagandet skall även sådant företag uppfylla detta krav.

Leverantör eller dennes underleverantör får inte ha ådragit sig skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden registrerats hos

Kronofogdemyndigheten eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp eller motsvarande.

3.6.1 SKV 4820

Kommunen inhämtar information från Skatteverket avseende de uppgifter som återfinns i blankett SKV 4820, ”Begäran om upplysningar offentlig upphandling”.

Då SKV 4820 endast är tillämpbar i Sverige skall utländsk leverantör insända motsvarande dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar.

3.6.2 Registreringsbevis

Bifoga kopia på företagets gällande registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet (motsvaras av Bolagsverket i Sverige). Intyget skall vara utfärdat senast 3 månader innan sista anbudsdag och bifogas som bilaga B

3.7 Teknisk förmåga och yrkesmässiga kapacitet.

Anbudsgivare skall inneha och visa att denne har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet från tidigare uppdrag av liknande slag för att kunna utföra uppdraget enligt de förutsättningar som framgår av förfrågningsunderlag.

Leverantören skall i sitt anbud kortfattat beskriva sitt företag och dess affärsidé i samt ange på vilket sätt leveransen säkerställs genom att beskriva sin organisationsstruktur (organisation,

(14)

3.8 Ekonomisk och finansiella ställning

Leverantören och eventuella underleverantörer skall ha en stabil ekonomisk ställning som gör det möjligt att upprätthålla ett långsiktigt avtal med Hörby kommun.

Leverantören skall i sitt anbud:

3.8.1 Ekonomiska förutsättningar

Styrka sina ekonomiska förutsättningar genom att årsredovisning och förvaltningsberättelse för det senaste årets avslutade räkenskapsår bifogas anbudet i bilaga D.

3.8.2 Riskklass

Leverantören skall inneha lägst 40 hos Creditsafe, riskklass 3 hos Upplysningscentralen AB (UC) eller lägst rating A hos Soliditet eller motsvarande och intyg avseende riskklass bifogas anbudet som bilaga E.

Leverantören ansvarar själv för att, innan anbud lämnas, kontrollera aktuella uppgifter hos UC eller motsvarande. Om Leverantör/underleverantör är noterad med lägre riskklass än ovan eller saknar bedömning hos UC eller motsvarande skall anbudsgivare i anbudet lämnas förklaring till detta som styrker att tillräcklig ekonomisk stabilitet finns.

Nystartade företag skall redovisa sin ekonomiska ställning och styrka att de har en stabil ekonomisk ställning för att kunna fullgöra uppdraget under avtalstiden.

Bevis kan utgöras av senaste styrkta resultaträkning, bankgaranti eller revisorsintyg.

3.9 Leverantörens kvalitetsarbete

För att säkerställa efterfrågad kvalitet i tjänsten förutsätter den upphandlade myndigheten att leverantören har rutiner så att tjänsten är kvalitetssäkrad på ett tillfredställande sätt.

En kopia på intyg om certifiering enligt ISO 90001 eller en manual som minst skall innehålla en beskrivning över leverantörens kvalitetsarbete (kvalitetspolicy).

Handling som styrker certifiering, pågående certifieringsarbete eller motsvarande skall bifogas anbudet som bilaga F.

(15)

3.10 Leverantörens miljöarbete

Kommunen strävar efter att upphandla produkter och tjänster som är skonsamma mot miljön.

Kommunen vill genom miljöhänsyn stimulera till fler miljöanpassade Leverantörer för en ekologisk utveckling på lång sikt.

Leverantören skall ha ett dokumenterat system som beskriver hur ni på ett systematiskt sätt arbetar med miljöfrågor.

Anbudsgivare skall i anbudet bifoga:

En kopia på intyg om certifiering enligt ISO 14001 eller en manual som minst skall visa:

- En miljöpolicy

- Rutiner för ständiga förbättringar inom miljöområdet - Rutiner som visar hur ni uppfyller miljölagstiftning Bifogas anbudet som Bilaga G

3.11 Referens uppdrag

För att säkerställa att Leverantören är verksam inom efterfrågat område, skall referensuppdrag lämnas. Leverantören skall ange minst två (2) referensuppdrag som avser tjänster av liknande omfattning och storlek.

Följande skall framgå:

 Uppdragsgivare (företag/organisation)

 Uppdragets omfattning

 Tidsperiod

 Beställare samt kontaktperson (namn, telefon, e-postadress) Bifogas anbudet som Bilaga H

(16)

4 Allmänna krav

4.1 Allmänt

Det åligger anbudsgivaren att, med utgångspunkt från ritningar som underlag, att bedöma omfattningen inom respektive område som skall klippas/trimmas. Om tveksamhet finns skall beställarens kontaktpersoner kontaktas.

4.1.2 Förutsättningar

Entreprenör skall själv tillhandahålla all erforderlig utrustning för genomförande av uppdraget.

Entreprenören skall bekosta samtliga drift-, underhålls- och servicekostnader för utrustningen under uppdragets genomförande.

Maskiner skall vara anpassade till respektive grönyta

Om önskemål om garagering av utrustning finns under säsongen kan entreprenören hyra garage av Beställaren under förutsättning att det finns tillgängliga garage. Avser bolagen

Entreprenören ansvarar själv för försäkring av sin utrustning.

4.1.3 Fackmannamässigt

Grunden för uppdraget är att Leverantören alltid har ansvar för att dennes utförande sker fackmässigt. I begreppet fackmässigt ingår att utförandet skall vara anpassat efter de funktioner som gäller för det aktuella skötselobjektet.

Fackmässigt är ett nyckelbegrepp för uppdragen och syftar på den erfarenhet, den kompetens och det yrkesansvar som en fackman besitter.

(17)

4.2 Fingräs

4.2.1 Tider

Arbetet genomförs under perioden v.12-v.50 resp. år.

Perioden kan förlängas alt. förkortas beroende på väderleksförhållanden i samband med uppstart/avslutning.

Klippning får utföres under vardagar 6-19 eller i annan överenskommelse med Beställaren.

4.2.2 Omfattning

Upphandlingen avser klippning av fingräs som omfattar totalt ca 148 657 m², se bifogade kartor.

Ytor runt förskolor, skolor, bostäder, grönområde och i parker är platser som omfattas av uppdraget.

4.2.3 Grässkötsel

Gräsytor i parker, bostadsområden mm. som primärt är avsedda och att kunna tåla att de används för vistelse, lek, bollspel m.m. skall ha ett vårdat utseende.

Före klipptillfälle skall städning av ytorna utföras. Med städning menas borttagning av större skräp och främmande föremål såsom flaskor, grenar och dylikt som kan påverka uppdragets genomförande.

Vid större mängder av papper eller andra föremål kontaktas beställarens ombud som kontrollerar och meddelar ev. åtgärder.

Klippning skall göras med en sådan intervall att gräset håller en höjd mellan 4 och 6 cm (lägsta klipphöjd 4 cm).

Gräsklippet får inte ligga i strängar utan ska spridas jämnt över ytan. Gräsklipp får inte heller spridas över G/C vägar eller andra hårdgjorda ytor.

Under hösten skall löven klippas och malas ner även efter att gräsklippningssäsongen avslutats och fram till dess att lövfällningen upphört.

Hinder som hål skada eller föremål på gräsytan skall skriftligt rapporteras Kontaktperson för avtalet

Förslag på åtgärder från Leverantören för att underlätta klippningen som stolpars placering brevlådeflyttning mm skall rapporteras till kontaktperson i avtalet

4.2.4 Klippare

Åkgräsklippning ska ske där så är möjligt. Skador på omgivande mark och egendom ska undvikas.

Handgräsklippning ska ske på samtliga platser där åkgräsklippning inte är möjlig som tillexempel små ytor och slänter

(18)

4.2.5 Grästrimning

- Trimning av gräs skall ske var annan gång i direkt anslutning och i samband med gräsklippning i de områden som ingår i markerade ytor på kartorna.

- Trimning mot alla fasta hinder som till exempel stolpar, staket, stenar, andra hinder osv. ingår vid var annan varje klipptillfälle så det ser välskött ut.

- Trimning ska ske av gräsytor som ej är möjliga att klippa med åk- eller handgräsklippare som till exempel runt träd och buskar samt anslutningar mot byggnadsfasader, kantstenar o.d.

- Trimning runt träd ska ske med stor försiktighet. Träd och buskar får inte ringbarkas eller skadas vid trimning. Skador ersätts av Entreprenören.

- Vid trimning ska gräs- och växtdelar som hamnar på hårdgjorda ytor ska avlägsnas efter varje tillfälle.

4.2.6 Kvalitetskrav

Om gräset vid något tillfälle har överstigit föreskriven längd, skall Entreprenören utan särskild ersättning uppsamla och transportera bort allt gräs efter klippningen.

Gräsmattorna sköts med utgångspunkt från att de skall kunna användas för olika typer av aktiviteter. Klippningsfrekvensen skall planeras så att gräsytorna är vårdade, välskötta och ser inbjudande ut under hela säsongen.

Skador på gräsytor orsakade av ovarsam framfart med maskiner ska omgående återställas av entreprenören. Skador orsakade av annan ska omgående fotodokumenteras och anmälas till beställaren. Åtgärd sker efter samråd med beställaren.

(19)

4.3 Bruksgräs

4.3.1 Tider

Arbetet genomförs under perioden v.12-v.50 resp. år.

Perioden kan förlängas alt. förkortas beroende på väderleksförhållanden i samband med uppstart/avslutning.

Klippning får utföres under vardagar 6-19 eller i annan överenskommelse med Beställaren.

Upphandlingen avser klippning av bruksgräs (se nedan) som omfattar totalt ca 290 717 m^2, se bifogade kartor. Ytor som förskolor, skolor, parker, planer och gräs utmed gator och G/C -vägar är platser som omfattas av entreprenaden.

4.3.3 Grässkötsel Bruksgräsmatta

Gräsytor i parker, bostadsområden mm. som primärt är avsedda för, och som ska tåla att användas för vistelse, lek, bollspel m.m. De ska ha ett vårdat utseende.

Vid större mängder av papper eller andra föremål kontaktas beställarens ombud som kontrollerar och meddelar ev. åtgärder.

Gräset ska hålla en höjd mellan 5 och 10 cm (lägsta klipphöjd 5 cm), vilket innebär att klippningen utföres vid behov beroende av väder och tillväxt.

Gräsklipp får inte ligga i strängar, utan ska spridas jämnt över ytan.

Gräsklipp får inte spridas över planteringsytor, gång- och cykelvägar eller andra hårdgjorda ytor.

Under hösten skall löven klippas och malas ner även efter att gräsklippningssäsongen avslutats och fram till dess att lövfällningen upphört.

4.3.4 Klippare

Åkgräsklippning ska ske där så är möjligt. Skador på omgivande mark och egendom ska undvikas.

Handgräsklippning ska ske på samtliga platser där åkgräsklippning inte är möjlig som tillexempel små ytor och slänter

(20)

4.3.5 Grästrimning

- Trimning av gräs skall det ske var annan gång i direkt anslutning och i samband med gräsklippning i de områden som ingår i markerade ytor på kartorna.

- Trimning mot alla fasta hinder som till exempel stolpar, staket, stenar, andra hinder osv.

ingår vid varje klipptillfälle så det ser välskött ut.

- Trimning ska ske av gräsytor som ej är möjliga att klippa med åk- eller handgräsklippare som till exempel runt träd och buskar samt anslutningar mot byggnadsfasader, kantstenar o.d.

- Trimning runt träd ska ske med stor försiktighet. Träd och buskar får inte ringbarkas eller skadas vid trimning. Skador ersätts av Entreprenören.

- Vid trimning ska gräs- och växtdelar som hamnar på asfaltsytor avlägsnas efter varje tillfälle.

4.3.6 Kvalitetskrav

Om gräset vid något tillfälle har överstigit föreskriven längd, skall Entreprenören utan särskild ersättning uppsamla och transportera bort allt gräs efter klippningen.

Gräsmattorna sköts med utgångspunkt från att de skall kunna användas för olika typer av aktiviteter. Klippningsfrekvensen skall planeras så att gräsytorna är vårdade, välskötta och ser inbjudande ut under hela säsongen.

(21)

4.4 Vägrenar, slänter och diken (vid infarter till tätorter)

4.4.1 Tider

Gräset ska klippas minst två gånger (efter midsommar + okt/nov) per år och i samråd med Beställaren

Gräsytor (vägren, diken och slänter) utmed gator och G/C -vägar är platser som omfattas av uppdraget.

Uppdraget avser klippning av vägrenar, slänter och diken och omfattar totalt ca 37 km se bifogade kartor. Kartorna visar en schematisk bild och kommer att visas vid önskemål.

4.4.3 Grässkötsel släntgräs

Att växtligheten på vägrenarna klipps ner har främst med trafiksäkerheten att göra. Högt gräs skymmer sikten och kan orsaka trafikolyckor i synnerhet i vägkorsningar.

Det högväxta gräset klipps ner inte enbart för att förbättra sikten utan också för att förhindra sly och grövre växtlighet att rota sig.

En ansad vägren får dessutom regnvattnet att rinna bort snabbare från vägbanan, vilket också det främjar trafiksäkerheten

Utanför vägkanten på vardera sidan inryms vägren/vägslänt och dike med ytterslänt som ska klippas.

.

4.4.4 Klippare

Entreprenadmaskiner med armklippare som är utrustade med enkla eller dubbla slåtterverk med klippaggregat utrustade med kätting. Minimum räckvidd 8 meter

(22)

4.5 Ängsgräs

4.5.1 Tider

Skötseln består av klippning 2 gånger per år i samråd med Beställaren.

Upphandlingen avser klippning av ängsgräs som omfattar totalt ca 291 560 m², se bifogade kartor.

4.5.3 Grässkötsel Ängsgräs Gräsytor på ängsmark

Klipphöjden bör vara ca 15 cm 4.5.4 Gräsklippare

Fronthuggare skall användas.

(23)

4.6 Lagar och förordningar

Leverantören är skyldig att följa och hålla sig underrättad om de lagar, förordningar, praxis m.m.

som gäller för den verksamhet som bedrivs enligt detta avtal. Leverantören ska för verksamheten ha erforderliga tillstånd.

Leverantören förbinder sig att under hela avtalstiden fullgöra sina skyldigheter avseende sociala försäkringar, avgifter och skatter.

4.7 Miljöpolicy

Hörby kommuns miljöpolicy

4.8 Miljökrav fordon

Fordon och maskiner som används i uppdraget skall vara godkända för ändamålet enligt gällande regler.

- Tunga fordon över 3.5 ton ska uppfylla Euro VI och vara högst 8 år gamla.

- Motorerna i dieseldrivna arbetsmaskiner som omfattas av EU:s regelverk ska uppfylla kraven enligt Steg IIIA eller senare Steg-krav.

- Motorerna i bensindrivna arbetsmaskiner som omfattas av EU:s regelverk ska uppfylla kraven enligt Steg II eller senare Steg-krav.

- Motorerna (under 19 kW) i arbetsmaskiner som inte omfattas av EU:s regelverk får vara högst 6 år gamla.

- Dieselbränsle och bensin ska uppfylla kraven för miljöklass 1 eller likvärdigt. Bränslen som bidrar till minskad energiåtgång eller förbättrad miljöprestanda men som inte till alla delar uppfyller kraven för miljöklass 1 kan få användas efter överenskommelse med beställaren.

- Alkylatbränsle ska användas för bensindrivna arbetsmaskiners och arbetsredskaps motorer i de fall dessa inte är försedda med katalytisk rening.

- Oljor, smörjmedel och andra kemiska produkter som uppfyller kriterier för miljömärkning eller motsvarande ska användas.

- Biologiskt nedbrytbar 2-taktsolja ska användas

- Naturvårdsverkets nationella riktvärden gäller för ljudnivåer från maskiner och arbetsredskap. Ljuddämpade fordon och arbetsmaskiner ska därför användas.

- Tomgångskörning för fordon är tillåtet i max 1 minut.

4.9 Viten då miljökraven inte uppfylls

(24)

4.10 Fordon övrigt

- Klippaggregaten skall vara utrustade med skydd mot stenskott och annat som kan skada och sprida skräp

- Samtliga maskiner skall vara utrustade med saneringskit/miljöväska.

- Fordon och arbetsmaskiner som får anmärkning vid fältkontroll, trafiksäkerhetstest eller kvalitetskontroll ska vara åtgärdade alternativt vara utbytta till annan godkänd

maskin/fordon inom en vecka.

- Regelbunden och dokumenterad service av fordon, arbetsmaskiner och andra teknisk- system som är miljöpåverkande ska ske enligt tillverkarens rekommendationer.

- Dokumentation över genomförd service ska vid begäran kunna visas upp för Beställaren.

- Klippningen skall ske med gräsklippare som finfördelar gräsklippet och sprider det jämnt över ytan. Klippare med utkast på sidorna och som lägger klipprester i strängar eller högar får inte användas.

Man ska i största mån undvika gräs på hårda ytor som till exempel asfalt och grusgångar.

5 Kommersiella villkor

De kommersiella villkor som skall gälla för genomförandet av uppdrag framgår av det ramavtalsutkast som bifogas detta förfrågningsunderlag (Bilaga 4).

Anbudsgivare skall i anbudet:

Bekräfta att de i avtalsbilagan (Bilaga 4 till förfrågningsunderlaget) kommersiella villkoren accepteras sker genom ifyllande av anbudsformulär (Bilaga 3)

(25)

6 Anbudsutvärdering

Anbud som prövats och godkänts i kvalificeringsfasen enligt avsnitt 3 ”Krav på

leverantören/kvalifikationskrav”, uppfyller krav enligt avsnitt 4 ”Kravspecifikation (krav på tjänsten)” och där de kommersiella villkoren enligt avsnitt 5 ”Kommersiella villkor” har accepterats går vidare till anbudsutvärdering.

Utvärdering av anbud

Hörby kommun kommer att anta det anbud som uppfyller samtliga ställda krav och som bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till följande kriterier:

Pris 100 %

Pris vid utvärdering

Upphandlingen sker med utgångspunkt att anta det med lägst pris.

Offererade m² pris multipliceras med angiven beräknad volym och utvärderingen görs per delområde

Inga volymer garanteras.

Priset kommer att användas för jämförelse mellan anbudsgivarna.

Utvärderingsmetod

En utvärderingsgrupp kommer att bedöma om offererade tjänster bedöms klara funktions- och kvalitetskraven i enlighet med det som efterfrågats.

Utvärderingsgruppen får medge att anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning, s.k. nollställning. Nollställning innebär således att anbud behandlas så att de blir jämförbara.

Hörby kommun kommer att anta det anbud som uppfyller samtliga ställda krav och som bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till ovanstående kriterier.

I de fall flera anbud har samma anbudssumma kommer den upphandlande myndigheten att avgöra tilldelning genom lottning