Årsrapport 2016

Årsrapport 2016

Äldreomsorgsnämnden

Innehållsförteckning

1 Verksamhet ... 3

1.1 Uppföljning av uppdrag ... 3

1.2 Viktiga och intressanta händelser ... 7

2 Måluppföljning ... 8

2.1 I Mark ska de som behöver få bra stöd och en god vård och omsorg för att ha ett gott liv .... 8

2.2 Hållbar personalförsörjning ... 9

3 Följetal ... 10

3.1 Äldreomsorgsnämndens följetal ... 10

4 Uppföljning av internkontroll ... 11

4.1 Kommungemensamma processer - internkontroll ... 11

5

Personal ... 13

5.1 Analys av personalförhållanden ... 13

5.2 Statistik inom arbetsgivarområdet ... 13

6

Ekonomi ... 15

6.1 Driftredovisning... 15

6.2 Investeringsredovisning ... 16

6.3 Disposition av ackumulerat resultat... 16

6.4 Uppföljning av planerade/genomförda effektiviseringsåtgärder ... 16

7 Övrig uppföljning ... 17

7.1 Internationellt arbete ... 17

7.2 Uppföljning av attraktivitetsplanen... 17

7.3 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål ... 17

Bilagor

Bilaga 1: ÄN uppföljning internkontroll 2016

1 Verksamhet

Årsrapportens verksamhetsberättelse utgörs av uppföljning av grunduppdrag, viktiga och intressanta händelser samt om det finns övrigt viktigt som ska rapporteras.

1.1 Uppföljning av uppdrag

Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög

grad Delvis I låg grad Inte alls

Vård och omsorg om äldre X

Kommunal hälso- och sjukvård X

Vård och omsorg om äldre

Äldreomsorgen har utfört sitt uppdrag i hög grad under perioden, men har

förbättringsområden inom att skapa kontinuitet för brukarna, tillgängligheten och avvikelser.

Hemtjänst

Antalet beviljade hemtjänsttimmar ligger på samma nivå som för 2015, i genomsnitt 14 538 timmar per månad. Den faktiska utförda tiden för hemtjänstinsatser har däremot ökat och ligger nu på i genomsnitt 14 579 timmar per månad. I den faktiskt utförda tiden räknas även insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) in medans det i beviljade insatser bara räknas den tid som är beviljad enligt socialtjänstlagen (SoL). Andelen brukare med hemtjänstinsatser har ökat marginellt men antalet besök hos brukare som hemtjänsten utför har ökat med 7 %.

Andelen hemtjänsttimmar som utförs av privata utförare enligt lagen om vårdval (LOV) ligger nu på i genomsnitt 7% av den totalt utförda hemtjänsttiden och detta är en ökning mot tidigare år.

I arbetet att gå från analoga trygghetslarm till digitala trygghetslarm så sker detta i en

snabbare takt än vad som tidigare varit beräknat. Nu är mer än 50 % av larmen utbytta vilket är positivt för våra brukare.

Vård och omsorgsboende

Inom äldreomsorgens vård- och omsorgsboenden har beläggningen under året varierat. Under årets första månader fanns det flera lediga boendeplatser medans det i slutet av året istället blev en förändring åt andra hållet då omsättningen minskade och det blev svårt att erbjuda sökanden boendeplatser.

Nya trygghetslarm håller på att installeras på våra boenden. Det är två boenden som återstår innan alla har fått installerat nya trygghetslarm.

För att underlätta vårdandet/vårdprocessen har mer avancerade hjälpmedel köpts in under året till våra vård- och omsorgsboenden då de boende har större funktionshinder än tidigare.

Under 2016 har det pågått ett omfattande renoveringsarbete av taket på vård- och

omsorgsboendet Lindäng i Skene. Det har främst drabbat delar av de anställda som har fått tillfälliga nya lokaler men även vissa besökanden har blivit hänvisade till andra lokaler.

Brukarna har inte fått ändrade lokaler men kan givetvis ha blivit störda av de ombyggnader som sker.

I årets brukarenkät framkom det att inomhusmiljön på våra boenden kunde vara bättre och även utomhusmiljön kan förbättras. Våra enhetschefer har uppmärksammats på detta resultat och de kommer att se över miljön både ute och inne samt att göra de förändringar som klaras inom de budgetramar som finns. Frågan om förbättringar av utomhusmiljön kommer tas upp med MBAB (Marks Bostads AB). Även kvalitén på måltider togs upp i brukarenkäten och här framkom att våra brukare önskar bättre smak på maten samt möjlighet att kunna välja på två rätter. Dessa synpunkter har redovisats för teknik- och serviceförvaltningen som kommer att undersöka hur vi kan går vidare i denna fråga.

Det har under året varit mycket svårt att rekrytera nya medarbetare till våra vård- och

omsorgsboenden och den planerade överanställningen har därför uteblivit på de flesta ställen.

Verksamheten arbetar kontinuerligt med att rekrytera och numera finns en grupp som

samordnar rekryteringen av medarbetare både till vård och omsorgsboende samt hemtjänst.

Detta har vi gjort för att bättre ta vara på önskemål från sökande men även för att försöka styra medarbetare till de områden som har mest behov.

Korttidsboende

Det har under året varit en hög beläggning på vårt korttidsboende. För verksamheten är en optimal beläggning ca 85% av platserna men oftast ligger den på ca 90%, i maj var den uppe i hela 97% för att i juni dyka ner till 77%.

Verksamheten har jobbat aktivt för att förbättra miljön för både brukarna och medarbetarna, här kommer några exempel, uppfräschning av lokaler, ny inredning i ett kök, målning av några rum och ny klädsel till 30-åriga fåtöljer. Korttiden har också påbörjat ett ”sinnesrum” på

avdelningen för personer med demensdiagnos.

Anhörigstöd

Under året har det anordnats öppet hus för anhöriga en gång i månaden. Syftet är att ge information om stöd i kommunen och att ge möjlighet att träffa andra i samma situation. I samband med öppet hus får anhörigvårdarna erbjudande att beställa tid för massage, fotvård och taktil beröring.

Anhöriga som sammanbor med brukare har erbjudits möjlighet till rekreation. Aktiviteter som genomförts är ett dygns rekreation på Kvarnen i Hyssna, rekreation genom halvdag med spa i Kinna, tillfällen till massage under våren, två båtturer med ISA af Lygnern med guide och lunch, ett tillfälle med NIA som är en form av dans och jultallrik i Skene församlingshem med musikunderhållning. Dessa aktiviteter är mycket uppskattade och det är över 100 anhöriga som sammanlagt har deltagit i dessa aktiviteter. Anhöriga blir sedda och bekräftade samt får avkoppling och träffar andra i liknande situation för utbyte av erfarenheter.

På den nationella anhörigdagen den 6 oktober bjöd anhörigstöd in till föreläsning med Lennart Björklund, psykoterapeut och diakon. ”Att vara Anhörig- hur behåller man glädjen och

kraften”.

Under året har tre nya anhöriggrupper startats upp. Anhörigsamordnarna har informerat om anhörigstöd på seniordagen, pensionärsträffar och på vårdgymnasiet.

Antalet avlösningstimmar har under året minskat till nuvarande ca 500 timmar per månad.

Denna minskning beror troligen på den nya möjligheten till dagvård som

äldreomsorgsverksamheten erbjuder. Av de ca 90 familjer som anhörigstödet har kontakt med har ungefär hälften inget stöd från hemtjänsten och en tredjedel av dessa är födda på 40- talet.

Dagvård

Projektet Dagvård för somatiskt sjuka är ett tvåårigt projekt som startade under april 2015 och skall utvärderas under 2017. Till dagvården krävs ingen specifik diagnos. Det har visat sig att de allra flesta av gästerna har kognitiva problem (minnesproblem). I nuläget har

dagvården kontakt med 26 personer per vecka, sedan start våren 2015 har det sammanlagt varit 77 gäster inskrivna. Det finns 8 platser per dag i verksamheten men i snitt har enheten haft 7 gäster per dag. Idag är det 10 personer som väntar på att få börja på dagvård.

Väntetiden för att få börja på dagvården har sedan starten varit 6 veckor i genomsnitt.

Aktiviteterna kretsar kring de olika matstunderna, musik, samtal som väcker minnen och fysiska aktiviteter (promenader, boule, redskapsträning). Vårdhunden Mio är mycket omtyckt och efterlängtad av de flesta gästerna. Han kommer i regel två gånger per vecka.

Ambitionen är att ge gästerna tid och individuellt bemötande samt bevara det friska hos varje individ. Alla har en genomförandeplan. Gästerna ska känna sig delaktiga i allt som händer på dagvården. Verksamheten är i utveckling och är redan ett efterfrågat stöd. Det finns en bra samverkan mellan dagvård och anhörigstödet och vissa lokaler används gemensamt.

Anhöriga till gäster på dagvården fick besvara en enkät och resultatet visade att anhöriga tycker att dagvården är betydelsefull för dem och att deras närstående trivs. De flesta uppgav att 1–3 dagar är det behov man tycker sig ha av denna verksamhet. Kommentarer från

anhöriga var ”mycket värdefullt för oss båda”, ”Min make fick den bästa vård och omsorg man kan tänka sej och för mig var det enorm hjälp att få denna avlastning”.

Demensstöd

Verksamheten arbetar enligt de nationella riktlinjerna för demensvården. Vissa förändringar har skett under året bland annat har Närhälsan återfått uppdraget att göra minnestestningar vilket inneburit att en underskötersketjänst har tagits bort från demensteamet. Vår

demenssjuksköterska har som uppgift att implementera de nationella riktlinjerna i våra verksamheter genom utbildning och handledning till vårdpersonal och drabbade familjer. Två omgångar med utbildningar enligt BPSD-registret (Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demenssjukdom) har genomförts i kommunen samt två för kommunalförbundet Sjuhärad i Borås. En föreläsning genomfördes i Örebro.

När det gäller BPSD ser vi att arbetet i samband med registrering har gjort att de personer med demenssjukdom som deltar i BPSD-registret så sakteliga mår bättre. Det behövs fortsatt kontinuerligt stöd för att få med all personal i arbetet med registret så att fler vårdtagare får det stöd som kan ges genom det metodiska arbetet som BPSD-registret erbjuder. Vi kan även utläsa att färre personer har olämpliga läkemedel.

Frivilligverksamheten

Frivilligverksamheten har kontakt med ett stort antal frivilliga medarbetare som utför ett stort och viktigt arbete i hela kommunen. För tillfället finns 227 frivilliga medarbetare i 74 olika grupper som tillsammans har utfört 856 aktiviteter under 2016 på 15 olika orter i kommunen.

Årets sommaraktivitet genomfördes av frivilliga medarbetare på flera olika orter och verksamheten bestod av allt från utflykter till grillfest.

Från Frivilligcentralernas förbund har vi fått i uppdrag att ordna nästa års nationella konferens.

Vi har med glädje åtagit oss detta uppdrag och planeringen är i full gång. Tema för konferensen är gränsdragning mellan offentlig och ideell/volontärs verksamhet.

Bemanningsenheten

Bemanningsenheten rekryterar och samordnar alla timvikarier inom socialförvaltningens vård- och omsorgsboenden, hemtjänst, funktionshinderverksamhet, socialpsykiatri, personlig

assistans och flyktingverksamhet i Marks kommun. Bemanningsenheten har fått ett utökat uppdrag då kommunens flyktingverksamhet har öppnat nya boende under hösten -15. Detta har inneburit en ökad konkurrens om kring kvalificerad personal. Till följd av denna konkurrens så har det varit svårare att rekrytera personal till äldreomsorgen vilken i sin tur har lett till längre introduktion av vikarierna. Både vikarier och ordinarie personal har haft höga

sjukskrivningstal och detta medfört en stor belastning för bemanningsenheten. Enkät till både verksamheterna och vikarierna har skickats ut för att utvärdera sommarsituationen. Det som har framkommit är att vikarierna har trivts gott på arbetsplatserna och att medarbetarna är nöjda med vikarierna.

Förvaltningen har utvärderat bemanningsprocessen där medarbetarna ger en delad åsikt om schemaplaneringen. Samtal har förts under våren med fackliga representanter för att hitta förbättringsåtgärder.

Handläggarenheten

Handläggarenheten har haft flera vakanser under året men man har lyckat anställa två 1:e biståndshandläggare och även några nya handläggare. För att kunna garantera

rättssäkerheten för våra brukare har verksamheten varit tvungen att även ta in inhyrda handläggare.

Under året har det varit i genomsnitt 16 ansökningar per månad till vård- och omsorgsboende och sammanlagt 7 avslag. Samma period föregående år var det i genomsnitt 13 ansökningar per månad och 11 avslag. Handläggningstiden för en ansökan till att ett vård- och

omsorgsboende erbjuds är 56 dagar (24 dagar enligt mål 2016) vilket kan jämföras med 62 dagar föregående år.

Bostadsanpassning

Antalet ansökningar för bostadsanpassningar har minskat under 2016. Vi hade under 2015 460 ansökningar och för 2016 har de minskat till 305 ansökningar. Den största minskningen är för insatsen "uppsättning av stödhantag". Handläggaren begär nu in offerter på de flesta

ansökningar eller gör en kvalificerad kostnadsbedömning som ligger till grund för beviljat

bidrag. Det finns alltid en beslutad omfattning av bidraget som den sökande vet om innan entreprenören kontaktas av den sökande. Handläggaren kontrollerar att anpassningen är utförd innan beloppet betalas ut av kommunen.

Handläggaren har samarbetat med Plan och Bygg för att få till att byggreglerna efterföljs av fastighetsägarna. Handläggaren har också en dialog med Marks Bostad AB, som är den största fastighetsägaren i kommunen, för att få till en bättre tillgänglighet vid renovering och

nybyggnation.

Under året har förvaltningen bistått med underlag för den polisutredning som pågår kring misstänkta oegentligheter vid handläggning av bostadsbidrag från tidigare år.

Kommunal hälso- och sjukvård

Kommunala hälso- och sjukvården har utfört sitt uppdrag i hög grad under perioden, men har förbättringsområden inom nutrition, läkemedelshantering, basala hygienrutiner samt att bli bättre på att registrera i kvalitetsregistren.

Verksamheten inom den kommunala hälso- och sjukvården utförs av legitimerad personal som sjuksköterskor, fysioterapeuter och arbetsterapeuter samt av delegerad personal. En stor förändring som skett i slutet av 2016 är att den kommunala rehabiliteringen nu ingår som en del i äldreomsorgsnämndens ansvar för den kommunala hälso- och sjukvården. Medicinskt ansvarig sjuksköterskan (MAS) ansvarar övergripande för säkerheten och kvalitén i

kommunens hemsjukvård och Medicinskt Ansvarig för Rehabilitering (MAR) ansvarar för säkerheten och kvalitén för de delar som hör till rehabilitering.

Verksamheten har deltagit i en nationell punktprevalensmätning PPM (består av observation, riskbedömning och journalgranskning på ett strukturerat sätt) av följsamhet till basala hygienrutiner. Att följa dessa rutiner är den mest grundläggande åtgärden för att förebygga vårdrelaterade infektioner inom alla former av vård och omvårdnad. Resultatet för våra verksamheter var en 59 % följsamhet till de basala hygienrutiner vilket är något bättre än resultatet för riket som är 53 %. Fokusområden efter mätningen är att arbeta för en större följsamhet till att desinficera händerna före patientarbete och ökad följsamhet till att arbeta utan ringar/klockor och påbyggnadsnaglar.

Verksamhetens alla hygienombud har genomgått en hygienombudsutbildning i syfte att säkerställa att hygienrutinerna vid magsjuka och influensa används och är kända.

Socialstyrelsen har reviderat sin föreskrift om basal hygien i vård och omsorg (SOFS 2015:10) och under året har MAS (Medicinskt ansvarig sjuksköterska) informerat om de förändringar som skett både till förvaltningsledningen och till de olika verksamheterna.

Under året har det anordnats läkemedelsutbildningar av Apoteket AB för både

omvårdnadspersonal och sjuksköterskor. Utbildningen har nått över 400 av våra anställda.

Kvalitetsgranskning av läkemedelshanteringen inom verksamheterna har skett på 10 enheter och genom denna granskning har förbättringsområden identifierats som det kommer att fortsätta arbetas med under 2017.

Under året har det genomförts två nattfastemätningar för att se hur brukarna inom våra vård- och omsorgsboendens nattfasta ser ut. Resultatet från årets mätning visade en förbättring sedan mätningarna 2015. Av de brukare som deltog 2015 hade 77 % en nattfasta över 11 timmar. Vid årets mätningar hade resultatet förbättrats till att vara 60% vid den första mätningen på våren och 56 % under den andra mätningen på hösten.

Under året har ett kontinuerligt arbete pågått med införande av ICF (Klassifikation av

funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa) och KVÅ (Klassifikation av vårdåtgärder). ICF:s övergripande mål är att erbjuda en struktur och ett standardiserat språk för att beskriva funktionstillstånd och funktionshinder i relation till hälsa. ICF har utvecklats av

Världshälsoorganisationen (WHO) för att tillämpas på olika aspekter av hälsa. KVÅ är en kod

som används för statistisk beskrivning av åtgärder inom bland annat hälso- och sjukvård och koder ur KVÅ är obligatoriska att rapportera till Socialstyrelsens hälsodataregister.

Vid sex tillfällen har det anordnats utvecklingsforum för verksamhetens sjuksköterskor med olika fokusområden som en del i deras kompetensutveckling.

1.2 Viktiga och intressanta händelser

Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgarperspektiv

Äldreomsorgen tittar på möjligheter inom teknikområdet som medverkar till ökad

självständighet för brukarna och förbättrad arbetsmiljö för personalen. Tekniken utvecklas i snabb takt och blir alltmer tillgänglig och anpassad till brukarnas behov och vi försöker delta i utvecklingen på flera sätt. Äldreomsorgen har bland annat köpt in teknisk utrustning under året som gör det möjligt för brukarna att få mer avancerad hjälp i hemmet utan att behöva uppsöka sjukhusvård.

Vi har också utrustning för att kunna genomföra vårdplaneringar i våra lokaler där vi är uppkopplade till sjukhusen via videolänk. Det gör det möjligt att medverka även för anhöriga som kanske inte annars kan ta sig till sjukhuset.

De nya digitala trygghetslarmen är också en del i denna utveckling och som också ökar tryggheten för brukarna.

Rönnängs vård- och omsorgsboende i Kinna har haft hönor placerade på innergården under sommaren vilket varit mycket uppskattat av de boende.

Viktiga och intressanta händelser ur ett verksamhetsperspektiv

Bostadsanpassningen omfattning har minskat under 2016 vilket är intressant och kommer att följas upp under 2017.

Ansvaret för den kommunala rehabiliteringen ingår numera i äldreomsorgens verksamhet sedan 2016-12-01. Det samarbete som fanns med Svenljunga kommun och Västra Götalandsregionen kring Samrehab avslutades sista november 2016.

Trots att det har varit svårt att rekrytera personal, med en svår bemanningssituation som följd, har sommarvikarierna upplevt sitt arbete som positivt enligt den enkät de fått besvara.

2 Måluppföljning

Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp.

Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter:

2.1 I Mark ska de som behöver få bra stöd och en god vård och omsorg för att ha ett gott liv

Kommungemensamma mål:

All hjälp utformas efter individuella behov med delaktighet från brukare och anhöriga

Nämndens mål:

All hjälp utformas efter individuella behov och med delaktighet från brukare och anhöriga

Indikatorer Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Mål 2016

Andel brukare i hemtjänsten med aktuell

genomförandeplan 68 74 80 >= 85%

Andel brukare i vård- och omsorgsboende

med aktuell genomförandeplan 95 92 99 >= 95%

Andel brukare i hemtjänsten som varit

delaktiga i att utforma sin genomförandeplan 100 100 67 >= 95%

Andel brukare i vård- och omsorgsboende som varit delaktiga i att utforma sin

genomförandeplan 100 100 >= 95%

Andel brukare i vård- och omsorgsboende som varit delaktiga i att utforma sin genomförandeplan

Uppgiften rapporteras inte längre.

Kommungemensamma mål:

Allt arbete bedrivs med professionellt förhållningssätt och god kvalitet

Nämndens mål:

Allt arbete bedrivs med professionellt förhållningssätt och god kvalitet

Indikatorer Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Mål 2016

Nöjda brukare, hemtjänst 93 93 91 >= 90%

Nöjda brukare, särskilt boende äldreomsorg 86 85 82 >= 90%

Genomsnittlig väntetid för att få plats i äldreboende från ansökan till erbjudande om

plats, antal dagar 62 68 56 <= 51

Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter:

2.2 Hållbar personalförsörjning Kommungemensamma mål:

Friska medarbetare

Indikatorer Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Mål 2016

Sjukfrånvaron ska minska 7,5 8,9 9,9 <= 7,3%

Sjukfrånvaron ska minska

Den totala sjukfrånvaron fortsätter att öka och ligger nu på 9,9 procent vilket är en ökning på en procent i jämförelse med föregående år. Av den totala sjukfrånvaron utgör 49,7 procent av långtidssjukfrånvaro. Långtidssjukfrånvaron har sedan föregående år ökat med 8,2 procent.

Nämndens totala sjukfrånvaro ligger på 2,4 procent högre än kommunens totala sjukfrånvaro.

Frisktalet har minskat med 10 procent sedan föregående år vilket innebär att det är färre individer som har fem sjukfrånvarotillfällen eller färre under året i jämförelse med föregående år.

Kommungemensamma mål:

Rätt till heltid och möjlighet till deltid

Indikatorer Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Mål 2016

Alla anställda ska kunna få önskad

sysselsättningsgrad 89 90 90 >= 100%

Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad

Den genomsnittliga sysselsättningsgraden är oförändrad sedan föregående år.

Enligt medarbetarenkäten från år 2014 är 89 procent av medarbetarna nöjda med sin

sysselsättningsgrad. Av de elva procent som inte är nöjda med sin sysselsättningsgrad önskar åtta procent öka samt tre procent minska sysselsättningsgraden.

Enligt samtal med chefer har majoriteten av medarbetarna den önskade sysselsättningsgraden år 2016.

3 Följetal

Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling.

3.1 Äldreomsorgsnämndens följetal

Följetal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016

Särskilt boende SoL, antal pers. 307 304 304 303

Hemtjänst i ordinärt boende,

antal pers. 1 178 1 186 1 165 1 165

Hemtjänst i ordinärt boende, antal pers.-varav hemtjänst i

trygghetsboende, antal pers 91 0 0 100

Hemsjukvård, antal personer 974 985 966 983

4 Uppföljning av internkontroll

Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll.

Årets internkontrollarbete

Äldreomsorgsnämnden arbetar med att utveckla den interna kontrollen av verksamheten.

Sedan 2011 används COSO-modellen, som kommunen beslutat att använda sig av. Arbetet har resulterat i en utvecklad månatlig uppföljning av nämndens verksamhet och ekonomi där ett flertal nyckeltal följs under året. En genomarbetad plan för intern kontroll har tagits fram där en revidering har gjorts under hösten 2015. Planens granskningsområden är politik, handläggning av individärenden, verkställighet av insatser/myndighetsutövning, ekonomi och personal.

Äldreomsorgsnämndens främsta verktyg för att säkerställa en god intern kontroll är det ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter som fastställdes 2012. Under året har detta utvecklingsarbete fortsatt vad gäller uppbyggnad och innehåll. Ledningssystemet visualiseras i KLOK-boken, kvalitetsledning och kunskapsbank.

Under våren har en planeringshalvdag genomförts för de tjänstemän som har ansvar att följa upp områden i internkontrollplanen, detta för att säkerställa att de olika interkontrollområdena är kända och att ansvarig planerar in kontrollmoment under året. Rutiner för hur

internkontrollen ska genomföras har tagits fram av flera verksamheter och detta är ett utvecklingsarbete som pågår inom förvaltningen.

4.1 Kommungemensamma processer - internkontroll

Uppföljning av kommungemensamma processer - internkontroll

Delprocess Risk Kontrollmoment

/ kontrollmetod Resultat av kontroll Behov av åtgärd Debitering Risk att avgifter och/

eller övrig fakturering debiteras fel. Enskilda eller kommunen drabbas ekonomiskt.

Kontroll att rutiner (inkl.

fastställda taxor och avgifter) är funktionsdugliga och följs. Kontroll av

delegationsordnin gen. Granskning av

dokumenterade rutiner. Kontroll av kännedom och följsamhet till rutiner genom intervjuer.

Stickprov utgående debitering.

Granskning genomförd av PWC i början av året och avrapporterad i februari (ÄN 2015–

142730) Handlingsplan upprättad och

presenterad för äldreomsorgsnämnden.

Ytterligare granskning genomförs inte 2016.

Åtgärder följer handlingsplanen, rutiner

upprättade. Nya riktlinjer beslutade i äldreomsorgsnäm nden, december 2016.

Upphandling Risk att avtal inte följs.

Risk för skada för leverantörer och ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Projekt uppstartat i

förvaltningslednin gen nov 2016 för att kartlägga förvaltningens process för upphandling och större inköp.

Ingen ytterligare

granskning sker 2016. Process, ansvar och rutiner dokumenteras.

Sammanställning över aktuella leverantörer tas fram och följs upp. Klart halvårsskiftet 2017.

Inköp Risk att fel pris betalas

relativt avtal. Se föregående punkt

”upphandling”.

Ingen ytterligare

granskning sker 2016. Se föregående punkt

”upphandling”.

Delprocess Risk Kontrollmoment

/ kontrollmetod Resultat av kontroll Behov av åtgärd Rehabilitering Risk att korttidsfrånvaro

inte följs upp efter 6 sjuktillfällen.

Enkätundersöknin g till alla

enhetschefer.

Resultatet av enkäten visar att sjuttio procent av cheferna följer upp korttidssjukfrånvaron var tredje månad eller oftare. Tjugo procent av cheferna följer upp korttidssjukfrånvaron årligen. Resultatet visar också på att cheferna följer upp de

medarbetare som har hög korttidssjukfrånvaro genom samtal. Åttiotvå procent av cheferna dokumenterar samtalen som föranleds av hög korttidsjukfrånvaro.

Uppföljning av korttidssjukfrånva ron bör

genomföras tätare av de chefer som i nuläget gör uppföljning var sjätte månad eller mer sällan. Krav på att alla rehabsamtal skall dokumenteras som görs i samband med uppföljning av korttidssjukfrånva ron.

Politisk

beslutsprocess Medborgarförslag och motioner besvaras inte inom angiven tid. Detta kan medföra att den demokratiska processen blir utdragen och att frågan kan bli inaktuell.

Äldreomsorgsnäm nden har lämnat synpunkter till kommunstyrelsen inför deras handläggning av en motion.

Ärendet inkom till nämnden 2016- 03-24 och besvarades 2016- 05-09.

Äldreomsorgsnäm nden har besvarat ett medborgarförslag.

Ärendet inkom till nämnden 2015- 12-03 och besvarades2016- 09-12.

Äldreomsorgsnämnden har besvarat både motioner och

medborgarförslag inom angiven tid.

Fortsätta visa god följsamhet till de regler som finns för att besvara motioner och medborgarförslag.

Komplettering Rehabilitering

5 Personal

Avsnittet personal innehåller viktiga händelser och nyckeltal inom personalområdet. Hållbar personalförsörjning är utgångspunkt för uppföljningen.

5.1 Analys av personalförhållanden

Antalet anställda avser per den 1 november 2016

Antalet tillsvidareanställda har ökat med 50 stycken sedan föregående år vilket är en ökning med 0,5 procent. Antalet tidsbegränsat anställda är två stycken fler i jämförelse med samma tidpunkt föregående år.

Sjukfrånvaron

Den totala sjukfrånvaron fortsätter likt föregående år att öka. Sjukfrånvaron har under 2016 ökat med ytterligare en procent och ligger nu på 9,9 procent. Av den totala sjukfrånvaron utgörs 49,7 procent av långtidssjukfrånvaro. Långtidssjukfrånvaron har ökat markant under året från 41,5 till 49,7 procent vilket innebär en ökning på 8,2 procent.

Frisktalet har minskat med 10 procent under året vilket innebär en markant minskning på individer som har fem sjukfrånvarotillfällen eller färre under ett år.

Timtid/fyllnad/övertid

Antalet timmar som timavlönad personal arbetat har minskat med 4 procent i jämförelse med föregående år. En förklaring till den minskade timtiden kan vara att antalet tillgängliga

timavlönad personal minskade drastiskt under våren 2016 när flyktingverksamheten rekryterade ett stort antal.

Även fyllnadstiden under året har minskat med 7 procent. Övertidsuttaget har dock ökat med 11 procent vilket innebär en ökning med 1002 timmar sedan föregående år.

5.2 Statistik inom arbetsgivarområdet

Följetal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016

Antal tillsvidareanställda 755 786 827 877

Antal tidsbegränsade anställda 62 67 64 66

Genomsnittlig

sysselsättningsgrad för

tillsvidareanställda (%) 87,6 88,4 89,7 89,7

Personal - Sjukfrånvaro

Följetal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016

Sjukfrånvaro alla anställda (%) 6,5 7,5 8,9 9,9

Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala

sjukfrånvaron (%) 31,5 39,8 17,4 49,7

Antal individer med

långtidssjukfrånvaro i oktober (redovisas inte vid utfall under fem personer)

36 47 69 72

Frisktal (max fem sjukdagar per

individ och år) (%) 53 57 62 52

Personal - Personalrörlighet

Följetal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016

Antal avgångar (av tillsvidareanställd personal,

inklusive pensionsavgångar) 121 87 175 134

Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid

Följetal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016

Timtid i timmar 203 838 218 057 219 957 211 190

Fyllnadstid i timmar 8 717 8 031 8 258 7 729

Övertid i timmar 7 778 8 234 8 036 9 038

6 Ekonomi

Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året.

Resultaten som redovisas i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige godkänt årsredovisningen som den ska ses som fastställd.

6.1 Driftredovisning

Driftredovisning (belopp i tkr) Utfall

2014 Utfall

2015 Utfall

2016 Budget 2016

Budget- avvikels e

Intäkter 38 700 62 200 62 300 59 900 2 400

Personalkostnader -331 100 -350 300 -364 200 -365 300 1 100

Övriga kostnader -89 000 -115 700 -109 200 -112 000 2 800

Nettokostnader -381 400 -403 800 -411 100 -417 400 6 300

Fördelning på huvudverksamhet, netto

Central ledning och administration -32 300 -34 500 -700 -1 000 300

Äldreomsorg -349 100 -369 300 -410 400 -416 400 6 000

Nettokostnader -381 400 -403 800 -411 100 -417 400 6 300

Analys av driftredovisning

Jämförelse mot budget och mellan åren 2015–2016 per kostnadsslag

Nettokostnaderna för 2016 är 411,1 mnkr vilket är 7,3 mnkr eller 1,8 % högre än föregående år. I förhållande till budget är nettokostnaden 6,3 mnkr lägre än budgeterat.

Intäkterna ligger på samma nivå som föregående år. I förhållande till budget är intäkterna 2,5 mnkr högre än budgeterat. Ökningen av omsorgsavgifterna i förhållande till budget och föregående år, ungefär 1,5 mnkr, kan hänföras till det höjda avgiftstaket per halvårsskiftet.

Övriga intäkter har minskat i förhållande till föregående år. En del av denna minskning är att den särskilda momsersättningen har minskat med 1 mnkr i förhållande till föregående år. För jämförelse mellan åren bör det tas i beaktande att det under 2015 erhölls ett retroaktivt momsbidrag med 1,6 mnkr för färdtjänst och föreningsbidrag för åren 2011–2014.

I intäkterna ligger 8,6 mnkr som erhållits i villkorade statsbidrag. Av dessa är 7,8 mnkr avsedda för ökad bemanning inom äldreomsorgen och 0,8 mnkr för

kompetensutvecklingsinsatser (köpt uppdragsutbildning). Samtliga bidrag har använts i verksamheten och ingen återbetalning är aktuell.

Personalkostnaderna har ökat med 14 mnkr eller 4 % i förhållande till föregående år men ger ändå ett överskott i förhållande till budget med 1,1 mnkr. En anledning till den något lägre personalkostnaden i förhållande till budget är att viss bemanning inom handläggning och sjuksköterskor har fått ske genom inhyrd personal.

Sjuklönekostnaden är ungefär den samma som föregående år.

Övriga kostnader har i jämförelse mellan 2016 och 2015 minskat med 6,5 mnkr. I förhållande till budget är övriga kostnader knappt 3 mnkr lägre. Den enskilt största

anledningen till skillnaden mellan åren är minskade kostnader för bostadsanpassningsbidrag, där kostnaden är 7,5 mnkr lägre än föregående år. Även i förhållande till budget är kostnaden för bostadsanpassning en anledning till skillnaden. Här är kostnaden 1 mnkr lägre.

Jämförelse mot budget och mellan åren 2015–2016 per verksamhetsområde Utfallet för äldreomsorgen utom hemtjänst är 3,8 mnkr högre än föregående år. I

förhållande till budget visar verksamheten ett överskott med 11,4 mnkr.

Kostnaden för vård- och omsorgsboende har ökat med 4 mnkr och ledning och administration har ökat med 4 mnkr i förhållande till föregående år. Bostadsanpassning har minskat med 7,5 mnkr. Kostnad för handläggning har minskat något i förhållande till föregående år och ligger 1,6 mnkr under budget. En anledning till detta är lägre bemanning. Ledning och

administration har en positiv avvikelse med 2,9 mnkr vilket förklaras av oförbrukad budgetreserv.

Hemtjänst visar ett underskott med 5,4 mnkr. Kostnaden för hemtjänst i ordinärt boende har ökat med 4,2 mnkr i förhållande till föregående år. Även hemtjänst i extern regi har ökat. Här är ökningen 1,3 mnkr. Ökningarna hänger samman med en volymökning inom både på hemtjänst i ordinärt boende och i extern regi.

Central förvaltning går enligt budget.

6.2 Investeringsredovisning

Investeringsprojekt Budget 2016 Utfall 2016 Budgetavvikelse

2016 Begärd

ombudgetering Larminstallationer och

inventarier 2 500 2 747 -247

Summa 2 500 2 747 -247

Analys

Analys investeringsredovisning

Under åren 2015 och 2016 installeras nya larmsystem på äldreomsorgens särskilda boenden, vilket är en engångsinvestering för äldreomsorgsnämnden och medför att utrymmet för sedvanliga investeringar i inventarier (främst möbler som slits) får stå tillbaka. Ramen har tillfälligt utökats för 2016 med 800 tkr jämfört med tidigare år. Den tillfälliga utökningen var inte tillräcklig utan budgeten har överskridits med 247 tkr. Installationerna är inte klara utan två boenden återstår. Kostnaden har blivit lite högre än beräknat eftersom brandinstallationen inte var medräknad.

6.3 Disposition av ackumulerat resultat

6.4 Uppföljning av planerade/genomförda effektiviseringsåtgärder

Effektiviseringsåtgärd Effektivisering (tkr)

Minskad administration 400

Minskat antal nämndmöten 60

Summa 460

7 Övrig uppföljning

Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker i årsrapporten också en uppföljning av olika planer och beslut, såsom internationellt arbete och miljöarbetet.

7.1 Internationellt arbete

Under 2016 har det inte bedrivits något internationellt arbete inom äldreomsorgsnämnden.

7.2 Uppföljning av attraktivitetsplanen

Planen har presenterats för de chefer som arbetar inom äldreomsorgsnämndens verksamheter i samband med en av kommunens chefsdagar.

Äldreomsorgsnämnden har i övrigt ännu inte bedrivit något arbete utifrån planen.

7.3 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål

Nämndens verksamheter har planerat och genomfört åtgärder för att nå de miljömål som man kan vara med och påverka. En bättre ruttplanering för hemtjänsten innebär att energibehovet minskar och detta arbete pågår och kan utvecklas ännu mer. Personal som använder

tjänstebilar utbildas i ECO-driving och detta görs idag men fler kan utbildas. Energiombud på arbetsplatser finns och här planeras för ett förtydligande av uppdrag och ansvar.