Arbets-, besluts- och delegationsordning
Institutionen för klinisk neurovetenskap
Fastställd av prefekt 2016-02-08
Dnr 1-92/2016
Innehåll
1. Inledning ... 3
2. Prefekt ... 4
3. Ställföreträdande prefekter ... 4
4. Administrativ chef ... 4
5. Personalansvarig ... 4
6. Utbildningsansvarig på grundnivå och avancerad nivå (GUA) ... 5
7. Studierektor för forskarutbildningen ... 5
8. Sektionschef ... 6
9. Forskargruppsledare och enhetschef ... 7
10. Programdirektorer (PD) ... 8
11. IT ansvarig ... 9
12. Föreståndare för brandfarlig vara ... 9
13. Kemikalieombud ... 9
14. Kemikalieinventerare ... 9
Bilaga: Arbets- och delegationsordning för Utbildningsnämnd CNS
1. Inledning
I enlighet med Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet beslutar prefekt vid Institutionen för klinisk neurovetenskap att följande organisation och delegation skall gälla inom institutionen.
Institutionens verksamhet är indelad i fem sektioner och en central administration.
Institutionen förvaltar också fyra centrum: Osher, SBI, MR-Centrum och TSC.
Beslutsrätt
Med beslutsrätt följer också rätt att disponera medel för det aktuella beslutsområdet. Med en dispositionsattest bekräftas att kontroll skett av att kostnaden ligger inom ramen för budget och ev. andra direktiv i kontrakt, beslut etc.
Dispositionsattesten ska föregås av en sakattest, vilket innebär att den som känner till det sakliga förhållandet i det aktuella fallet, t ex att inkommen faktura är utställd på korrekt institution, enhet etc. inom Karolinska Institutet, att fakturans uppgifter om vara/tjänst, kvalitet, pris och betalningsvillkor överensstämmer med beställning och leverans.
Det yttersta ekonomiska ansvaret vid institutionen har prefekten.
Observera att kostnader som är förknippade med egen person alltid ska attesteras av närmast högre chef. Kostnad förknippad med prefektens person attesteras av ställföreträdande prefekt i förening med administrativ chef.
Beslut om delegering av beslutsrätt och därtill hörande attesträtt dokumenteras och kvitteras skriftligen och ska innefatta namnteckningsprov och namnförtydligande, samt uppgift om vilka kostnadsställen, projektkonton eller dylikt som omfattas. Attesträtten är personlig och kan endast tillfälligt delegeras vidare genom en skriven fullmakt.
Beslut om delegering av arbetsmiljöansvaret dokumenteras och kvitteras skriftligen på separat blankett. Eventuell returnering av arbetsmiljöansvaret görs skriftligen.
2. Prefekt
Prefekts ansvar och beslutsrätt regleras i rektors besluts- och delegationsordning för
Karolinska Institutet. Prefekten har det övergripande ansvaret för att beslut vid institutionen sker i enlighet med såväl lagar och förordningar som interna riktlinjer, regler och anvisningar.
Prefekt har delegerat uppgifter och beslutsrätt till funktioner, befattningshavare som återfinns i nedanstående förteckning i enlighet med rektors besluts- och delegationsordning. Uppgifter som inte delegeras åvilar prefekt.
3. Ställföreträdande prefekter
Ställföreträdande prefekter är prefekts ställföreträdare med samma beslutsbefogenheter och ansvar som ordinarie prefekt vid dennes frånvaro.
Vid institutionen är ställföreträdande prefekter:
sektionschefen för sektionen för Centrum för psykiatriforskning
sektionschefen för sektionen för Försäkringsmedicin
sektionschefen för sektionen för Neuro
sektionschefen för sektionen för Psykologi
sektionschefen för sektionen för Ögon & syn
4. Administrativ chef
Administrativ chef har det övergripande ansvaret och beslutsbefogenhet för institutionens verksamhet i administrativt avseende. Administrativ chef har därmed rätt att ge direktiv till personal i verksamheten och i övrigt särskilt för:
- Anställningsärenden (lönesättning i samråd med prefekt) - Anknytningsbeslut
- Övriga personalärenden
- Personalkostnader av typ resor, arvoden etc.
- Budgetering och ekonomisk uppföljning - Anlitande av konsulttjänster (kortare insatser) - Varuinköp
- Attesträtt i det elektroniska fakturahanteringssystemet för kostnader <1 000 000 kr.
- Ersätter övriga attestanter vid förfall - Lika villkor
- Personal och arbetsmiljöfrågor inom den administrativa enheten.
5. Personalansvarig
Administrativ chef har genom särskild delegation som prefekt godkänt delegerat det övergripande administrativa ansvaret och chefsstöd i arbetsrätts- och ledarskapsfrågor till personalansvarig. Med delegationen följer rätt att:
- Besluta om att inleda en rekryteringsprocess inför anställning av ny personal, förlängning av anställning, återanställning, stipendier och utbildnings-bidrag.
- Besluta i samtliga anställningsavtal i samråd med prefekt (rektor fattar beslut vid anställning av professor).
- Besluta om lön vid nyanställning samt ny lön vid lönerevision i samråd med forskargruppschef och prefekt och vid behov av den administrativa chefen.
- Besluta om tjänstledighet överstigande tre månader i samråd med prefekt.
6. Utbildningsansvarig på grundnivå och avancerad nivå (GUA)
GUA är institutionens kontaktperson gentemot rektor och verksamhetsstyrelsen för utbildning och har ett särskilt ansvar för utbildningen på grundnivå och avancerad nivå. GUA har
övergripande ansvar och beslutsbefogenheter för utbildningsfrågor på grundnivå och avancerad nivå vid institutionen, inklusive uppdragsutbildning och fristående kurser och ansvarar särskilt för:
- Att leda utbildningskansliet
- Att vara institutionens språkrör och kontaktperson i utbildningsfrågor - Att vara ordförande för utbildningsnämnden
- Att vara ordförande för kursrådet
- Ha övergripande ansvar för utbildningens forskningsanknytning
Styrelsen för utbildning (US) har utsett CNS att vara programansvarig institution för vissa utbildningsprogram (se Arbets- och delegationsordning för Styrelsen för utbildning Dnr 1- 230/2015). Prefekt har delegation att fatta beslut inom institutionens programansvar (se Uppdrag till programansvariga institutioner Dnr 1-376/2015). Beslutsrätt kan vidaredelegeras om inget annat anges. Vissa frågor ska dock vidaredelegeras till ett särskilt organ,
Utbildningsnämnden (UN) för CNS som i sin tur har rätt att vidaredelegera.
Ansvarsfördelningen inom utbildningsnämnden regleras enligt bilaga:
”Arbets- och delegationsordning för Utbildningsnämnd CNS”
7. Studierektor för forskarutbildningen
Studierektor för forskarutbildningen har ett övergripande ansvar för att forskarutbildningen och dess administration fungerar på ett tillfredställande sätt. Arbetsuppgifterna omfattar bl a följande:
Att granska och förbereda ansökningarna för forskarstuderande beträffande formalia rörande allmän och särskild behörighet.
Att assistera vid upprättande av studie- och finansieringsplaner samt utarbetande av överenskommelse mellan handledare och doktorand.
Att biträda vid den årliga uppföljningen av studieplan för doktoranderna tillsammans med doktorand och handledare.
Att övervaka halvtidskontrollerna så att dessa fyller den hjälpande, stödjande och rådgivande funktion för doktorand och handledare som det är tänkt.
Att svara för att information kring regler, bestämmelser, nya kurser mm snabbt sprids till doktorander och handledare.
Att biträda vid utarbetande av och förändringar i studieplanen för Forskarutbildningsämnena.
Att svara för studieadministrationen i och utanför LADOK, antagning och registrering av doktorander, dokumentation av läskurser, intyg, rapportering av aktivitet och försörjning samt studieuppehåll och avbrott.
8. Sektionschef
Sektionschef har ett övergripande ansvar och beslutsbefogenheter för sektionens verksamhet.
Det innebär att sektionschefen också har ett övergripande ansvar för de beslut som fattas avseende medel som är anvisade till projekt ledda av enskilda forskare.
Sektionschefen måste beakta att inga åtaganden sker som inte prefekt ställer sig bakom, se också begränsningarna i rektors delegation till prefekten. T ex skall avtal med externa parter diskuteras med prefekt/administrativ chef redan innan förhandlingar inleds och avtalstexter börjar formuleras.
Sektionschefens ansvar innebär avseende:
Forskning, utbildning och akademisk miljö
- Upprätta en strategiplan för sektionens verksamhet med vision, mål, delmål och kritiska faktorer.
Utbildning på grundnivå och avancerad nivå
- Att samråda med GUA, programdirektorer, studierektorer, kursledare samt övriga lärare avseende utbildningens utformning, planering och genomförande
- Att utse kursansvariga
- Att föreslå examinatorer för kurser som ges inom sektionen, fastställs av prefekt - Ha övergripande ansvar för sektionens utbildningsuppdrag
Forskarutbildning
- Att biträda vid utarbetande av och förändringar i studieplan för forskarutbildningsämnena.
- Att på sektionsnivå godkänna ansökningar till forskarutbildning innan ansökan inlämnas till studierektor för forskarutbildning vid institutionen.
- Att verka för att årlig doktoranduppföljning sker för sektionens doktorander.
Ekonomi
- Att med stöd av den administrative chefen och institutionens centrala ekonomi administration, svara för sektionens totala ekonomi. Ansvaret innefattar samtliga ekonomiska åtaganden som görs vid sektionen oavsett hur de är finansierade.
- Attesträtt för kostnader inom sektionen upp till 100 000 kr.
- Att ekonomisk uppföljning sker minst kvartalsvis varvid väsentliga avvikelser rapporteras och motiveras till administrative chefen.
- Att KI:s policy för upphandling följs. Att fastställda regler för representation mm vid KI efterlevs.
- Att beslutade riktlinjer för internkontroll efterlevs.
Personal
- Att sträva efter att ett gott ledarskap utvecklas som gynnar arbetstillfredsställelse och arbetsklimat samt att en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö skapas.
- Att tillse att all personal inom sektionen får information om sektionens verksamhetsplan och infrastruktur avseende forskning.
- Att tillse att samtliga chefer vid sektionen årligen har utvecklingssamtal med sin chef och får erforderlig kompetensutveckling.
- Att tillse att samtliga medarbetare ges möjlighet till information och dialog via arbetsplatsträffar.
- Att fullgöra arbetsgivarens skyldigheter enligt arbetsmiljölagen. Personlig delegation från prefekten efter genomgången arbetsmiljöutbildning.
- Att underteckna semester- och ledighetsansökningar.
- Att stor omsorg läggs vid rekrytering av nya medarbetare samt att rekryteringen sker i nära samråd med och godkännande av administrativ chef.
Institutionens webbplats
Sektionschefen ansvarar för att innehållet på respektive sektions del av institutionens webbplats är i linje med sektionens verksamhetsmål.
9. Forskargruppsledare och enhetschef
Sektionschef är den som vidaredelegerar till forskargruppsledare eller enhetschef det
övergripande ansvaret och beslutsbefogenhet för verksamheten inom den egna gruppen. Detta ansvar omfattar att inga åtaganden sker som inte prefekten ställer sig bakom. Till exempel ska avtal med externa parter diskuteras med administrativ chef redan innan förhandlingar inleds och avtalstexter börjar formuleras.
Med forskargruppsledare avses självständig forskare. För att definieras som självständig forskare ska två av tre kriterier enligt nedan vara uppfyllda:
- Identifierbar långsiktig forskningslinje.
- Forskningsanslag förvaltade inom institutionen.
- Doktorand/personal inom projekten.
Forskargruppsledare och enhetschefs ansvar innebär avseende:
Ekonomi
- Att med stöd av den administrative chefen och institutionens centrala ekonomi
administration svara för forskargruppens totala ekonomi. Ansvaret innefattar samtliga ekonomiska åtaganden som görs inom gruppen oavsett hur de är finansierade.
- Attesträtt för kostnader inom gruppen upp till 50 000 kr.
- Ansvara för att Karolinska Institutets riktlinjer för upphandling och inköp följs.
- Ansvara för att fastställda regler för resor och representation mm vid Karolinska institutet efterlevs.
- Att en korrekt kostnadsfördelning sker på projekt och verksamhetsgrenar.
- Att ekonomisk uppföljning sker löpande varvid väsentliga avvikelser rapporteras och motiveras till administrative chefen.
- Att fastställda regler för representation mm vid KI efterlevs.
- Att beslutade riktlinjer för internkontroll efterlevs.
Personal
- Att sträva efter att ett gott ledarskap utvecklas som gynnar arbetstillfredsställelse och arbetsklimat samt att en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö skapas.
- Att tillse att alla medarbetare får information relevant för gruppens verksamhet.
- Att tillse att samtliga medarbetare inom gruppen årligen har utvecklingssamtal och får erforderlig kompetensutveckling.
- Att tillse att samtliga medarbetare ges möjlighet till information och dialog via arbetsplatsträffar.
- Att fullgöra arbetsgivarens skyldigheter enligt arbetsmiljölagen. Personlig delegation från prefekten efter genomgången arbetsmiljöutbildning.
- Att underteckna semester- och ledighetsansökningar. Tjänstledigheter > 3 månader beslutas av personalansvarig och prefekt.
- Att stor omsorg läggs vid rekrytering av nya medarbetare samt att rekryteringen sker i nära samråd med och godkännande av administrativ chef.
Arbetsmiljö
- Att följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och genomföra de förbättringar som erfordras.
- Att skyddsrond på arbetsplatsen genomförs en gång per år.
- Att kontrollera; verksamheter som omfattas av arbetsmiljöverkets författningssamlingar, radioaktivt material (enligt strålskyddspärmen),
cancerframkallande ämnen (tidsbegränsade tillstånd), vådliga kemikalier samt skyddsutrustning där så erfordras samt hantering av farligt avfall.
- Att teknisk utrustning underhålls.
- Att se till att riskbedömning görs vid arbetsplatsen.
- Att introduktion av nya medarbetare sker enligt institutionens och arbetsplatsens checklistor.
- Att nya medarbetare genomgår lagstadgad läkarundersökning innan arbete påbörjas med försöksdjur och härdplastarbete.
- Att anmäla arbetsskador till Försäkringskassan, anmäla svårare personskador och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket.
- Att upprätta handlingsplan för gruppens utveckling med hänsyn till arbetsmiljö Akademisk miljö
- Se till att gruppen har en optimal infrastruktur och personal som ger förutsättning för god forskningsproduktion, kreativitet och god arbetsmiljö.
- Upprätta strategiplan för forskargruppens verksamhet med vision, mål, delmål och kritiska faktorer.
- Se till att gruppen har rutiner för och arbetar med säkerställd datakvalitet, forskningsdokumentation, ELN och arkivering.
- Se till att forskningsutbyte sker genom att doktorander och postdocs är aktiva i seminarier och journal clubs och presenterar forskningsdata vid konferenser.
- Se till att alla i forskargruppen verifierar sin bibliometri.
- Tillse att efterföljande av gällande lagstiftning gällande personuppgiftslagen
81998:204, biobankslagen (2002:297) sker samt att erforderliga övriga tillstånd erhålls före uppstart av register och projekt.
Institutionens webbplats:
Forskargruppsledaren ansvarar för uppdatering av gruppens hemsida på institutionens webbplats.
10. Programdirektorer (PD)
Programdirektor har huvudansvar för ett eller flera program som institutionen ansvar för och som ligger under utbildningsnämnden. Programdirektorn ska arbeta med den kvalitets- och programutvecklande verksamheten. Programdirektorn ska föra programmets talan i
utbildningsnämnden och vara kontaktperson för programmet.
Hur ansvarsfördelningen är inom utbildningsnämnden regleras enligt bilaga:
”Arbets- och delegationsordning för Utbildningsnämnd CNS”
11. IT ansvarig
IT-ansvarig har det övergripande ansvaret att samordna och driva institutionens IT-frågor.
12. Föreståndare för brandfarlig vara
Föreståndare samt ställföreträdande föreståndare för brandfarlig vara har enligt Lagen (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor ”till uppgift att verka för att verksamheten bedrivs enligt de aktsamhetskrav och med iakttagande av de övriga skyldigheter som följer av lagen eller föreskrifter som meddelats i anslutning till lagen”. Prefekten är föreståndare för brandfarlig vara över hela institutionen och i de forskargrupper/plattformar där brandfarlig vara används finns en eller flera forskargruppsledare som ställföreträdande föreståndare.
Övriga uppgifter framgår av Föreståndare brandfarlig vara – egenskaper, uppgifter, befogenheter och ansvar (dnr: 1-474/2013)
13. Kemikalieombud
Kemikalieombudets uppgift innebär att vara kontaktperson och en länk mellan institutionen och den centrala kemikaliesamordnaren som finns på miljö- och säkerhetsenheten vid universitetsförvaltningen. I uppgifterna ingår bland annat att sköta den lokala
administrationen av kemikaliedatabasen KLARA.
Övriga uppgifter framgår av Rollbeskrivning för institutionernas kemikalieombud (dnr 1- 100/2015)
14. Kemikalieinventerare
I forskargrupper där kemiska produkter hanteras finnas en eller flera kemikalieinventerare med uppgift att utgöra kontaktperson mellan institutionens kemikalieombud och den egna gruppen. Övriga uppgifter framgår av Rollbeskrivning för institutionernas
kemikalieinventerare (dnr: 1-101/2015).
