Allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun

(1)

PROTOKOLLSUTDRAG

Kommunstyrelsen 2020-11-24

1/2

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

KS § 299 Dnr KS/2020:546-003

Allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun

Beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. anta allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun, daterat 2020-10-14.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

Enligt beslut från socialnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, kulturnämnden och barn- och utbildningsnämnden föreslås kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att besluta om ett allmänt

nämndreglemente som kan reglera sammanträdesordningen för alla nämnder utom kommunstyrelsen och krisledningsnämnden.

Ett förslag om ändring av valnämndens reglemente, utifrån föreslagna allmänna nämndreglementet kommer att behandlas vid innevarande sammanträde.

I det allmänna nämnreglementet föreslås viss förändring av reglerna för distansnärvaro, ett införande av regler för distansdeltagande samt vissa

följdändringar mot bakgrund av dessa justeringar, som har sin bakgrund i att regeln om distansnärvaro infördes under viss tidspress våren 2020 och helt bygger på SKR:s ”normalmall”. Det har funnits ett behov av att anpassa skrivningar och struktur till Strängnäs kommuns reglementen och arbetssätt och en översyn har skett med start sommaren 2020.

De olika förslagen beskrivs i respektive nämnds protokoll. Det allmänna nämndreglemente som föreslagits bifogas respektive protokollsutdrag. Sedan

ärendet behandlats vid kommunstyrelsens presidium har det gjorts ett förtydligande i § 11, i syfte att klargöra att rätten att närvara vid andra nämnders sammanträden omfattar både kommunalråd och oppositionsråd.

Ordningen med ett allmänt nämndreglemente har befunnits överensstämma med andra kommuners hantering, med undantag för att det varierar mellan olika kommuner i vilken utsträckning även kommunstyrelsens reglemente hänvisar till det allmänna nämndreglementet. För Strängnäs kommuns del har det inte bedömts ändamålsenligt att samordna även kommunstyrelsens sammanträdesordning (åtminstone inte i detta skede).

(2)

Kommunstyrelsen 2020-11-24

2/2

I miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente föreslås också förändringar i nämndens verksamhetsområde. Dessa behandlas i separat ärende. Detsamma gäller de ändringar i respektive nämnds reglemente som föranleds av att det allmänna nämndreglementet antas och som ska ersätta de regler som i dag finns beträffande sammanträdesordningen i nämndernas reglementen.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet beräknas medföra effektivisering av administrationen på sikt men har utifrån inga omedelbara ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Det allmänna nämndreglementet följs upp av kansliavdelningen årligen.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, 2020-11-10

Förslag, Allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun, 2020-10-14

Protokollsutdrag SN § 126, 2020-10-27, Reglemente för socialnämnden i Strängnäs kommun

Protokollsutdrag MSN § 158, Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i Strängnäs kommun

Protokollsutdrag TFN § 89, 2020-10-27, Reglemente för teknik- och fritidsnämnden i Strängnäs kommun

Protokollsutdrag KN § 110, 2020-10-27, Reglemente för kulturnämnden i Strängnäs kommun

Protokollsutdrag BUN § 112, 2020-09-29, Reglemente för barn- och utbildningsnämnden i Strängnäs kommun

Delegationsbeslut, Revidering av valnämndens reglemente, 2020-10-29 Beslutet skickas till

Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Valnämnden Socialnämnden

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Teknik- och fritidsnämnden

Kulturnämnden

Barn- och utbildningsnämnden

(3)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Kansliavdelningen Dnr KS/2020:546-003

2020-11-10 1/2

Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

www.strangnas.se Bankgiro 621-6907

Handläggare Maria Knutsson 0152-291 39

Kommunstyrelsen

Förslag till allmänt nämndreglemente

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. anta allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun, daterat 2020-10- 14.

Enligt beslut från socialnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, kulturnämnden och barn- och utbildningsnämnden föreslås kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att besluta om ett allmänt

nämndreglemente som kan reglera sammanträdesordningen för alla nämnder utom kommunstyrelsen och krisledningsnämnden.

Ett förslag om ändring av valnämndens reglemente, utifrån föreslagna allmänna nämndreglementet kommer att behandlas vid innevarande sammanträde.

I det allmänna nämnreglementet föreslås viss förändring av reglerna för distansnärvaro, ett införande av regler för distansdeltagande samt vissa följdändringar mot bakgrund av dessa justeringar, som har sin bakgrund i att regeln om distansnärvaro infördes under viss tidspress våren 2020 och helt bygger på SKR:s ”normalmall”. Det har funnits ett behov av att anpassa

skrivningar och struktur till Strängnäs kommuns reglementen och arbetssätt och en översyn har skett med start sommaren 2020.

De olika förslagen beskrivs i respektive nämnds protokoll. Det allmänna nämndreglemente som föreslagits bifogas respektive protokollsutdrag. Sedan ärendet behandlats vid kommunstyrelsens presidium har det gjorts ett

förtydligande i § 11, i syfte att klargöra att rätten att närvara vid andra nämnders sammanträden omfattar både kommunalråd och oppositionsråd.

Ordningen med ett allmänt nämndreglemente har befunnits överensstämma med andra kommuners hantering, med undantag för att det varierar mellan olika kommuner i vilken utsträckning även kommunstyrelsens reglemente hänvisar till det allmänna nämndreglementet. För Strängnäs kommuns del har det inte bedömts ändamålsenligt att samordna även kommunstyrelsens

sammanträdesordning (åtminstone inte i detta skede).

(4)

2/2

I miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente föreslås också förändringar i nämndens verksamhetsområde. Dessa behandlas i separat ärende. Detsamma gäller de ändringar i respektive nämnds reglemente som föranleds av att det allmänna nämndreglementet antas och som ska ersätta de regler som i dag finns beträffande sammanträdesordningen i nämndernas reglementen.

Beslutet beräknas medföra effektivisering av administrationen på sikt men har utifrån inga omedelbara ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Uppföljning

Det allmänna nämndreglementet följs upp av kansliavdelningen årligen.

Beslutsunderlag

Förslag, Allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun, 2020-10-14 Protokollsutdrag, SN § 126, 2020-10-27, Reglemente för socialnämnden i Strängnäs kommun

Protokollsutdrag, MSN § 158, Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i Strängnäs kommun

Protokollsutdrag, TFN § 89, 2020-10-27, Reglemente för teknik- och fritidsnämnden i Strängnäs kommun

Protokollsutdrag, KN § 110, 2020-10-27, Reglemente för kulturnämnden i Strängnäs kommun

Protokollsutdrag, BUN § 112, 2020-09-29, Reglemente för barn- och utbildningsnämnden i Strängnäs kommun

Delegationsbeslut, Revidering av valnämndens reglemente, 2020-10-29 Beslutet skickas till

Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Valnämnden Socialnämnden

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Teknik- och fritidsnämnden

Kulturnämnden

Barn- och utbildningsnämnden

Lena Matsson Maria Knutsson

T.f. kanslichef Kommunjurist

(5)

STYRDOKUMENT Reglemente 2020-10-14

1/8

Beslutad: åååå-mm-dd § xx

Myndighet: Kommunfullmäktige

Diarienummer: KS/2020:546-003

Ersätter: -

Gäller för: Alla nämnder och förvaltningen

Gäller fr o m: 2021-01-01

Gäller t o m: Tillsvidare

Dokumentansvarig: Kansliavdelningen

Uppföljning: Årligen

Allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun

Tidpunkt för sammanträden

§ 1

Nämnden sammanträder på dag och tid som den själv bestämmer.

Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet.

Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena.

Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.

(6)

2/8 Kallelse

§ 2

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten).

Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt varje annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Ordföranden bestämmer formen för kallelsen.

I undantagsfall får kallelsen ske på annat sätt.

Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar, som tillhör ett ärende på

föredragningslistan, ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.

Offentliga sammanträden § 3

Nämnden får besluta om offentliga sammanträden.

Ordförande

§ 4

Det åligger nämndens ordförande att

- leda nämndens arbete och sammanträden

- kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente - inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i

nämnden vid behov är beredda

- se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden - bevaka att nämndens beslut verkställs

- under nämnden ha uppsikt över nämndens verksamhetsområde - verka för hög effektivitet i verksamheten

- främja samverkan med övriga nämnder

- representera nämnden vid kontakt med myndigheter, konferenser och sammanträden om nämnden inte bestämt annat i särskilt fall.

(7)

3/8 Vid förfall för ordföranden åligger motsvarande uppgifter vice ordföranden.

Presidium

§ 5

Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande.

Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

Ersättare för ordföranden och vice ordföranden

§ 6

Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt

sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen/nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.

Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid, till exempel på grund av sjukskrivning eller föräldraledighet. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.

Närvaro på distans

§ 7

Nämnden får, om särskilda skäl föreligger och om det finns risk för att nämnden annars inte kommer att vara beslutsför, sammanträda med ledamöter närvarande på distans.

Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ljud- och bildöverföringen ska ske på ett sätt som säkrar att utomstående inte kan avlyssna sammanträdet.

Lokalen som den som deltar närvarar på distans vistas i under

deltagandet närvaron ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta närvara på distans ska senast tre (3) dagar i förväg anmäla detta till förvaltningen. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande närvaro på distans i nämnden, nämndens presidium och i förekommande fall utskott.

(8)

4/8

Ledamot som närvarar på distans enligt denna paragraf anses

närvarande i kommunallagens mening. De bestämmelser i lag och detta reglemente som tillämpas på fysiskt närvarande ledamöter ska därför tillämpas i fråga om ledamöter som närvarar på sätt som beskrivs i denna paragraf.

Övrigt deltagande på distans

§ 8

Nämnden får, om det finns särskilda skäl och det kan anses särskilt påkallat ur demokratisk synvinkel, sammanträda med ledamöter och ersättare som deltar på distans, utan att vara närvarande i

kommunallagens mening.

Deltagande på distans kan ske i den form nämnden beslutar, via bild och/eller ljudöverföring. Ljud- och/eller bildöverföring ska ske på ett sätt som säkrar att inte utomstående kan avlyssna sammanträdet.

Lokalen som den som deltar på distans vistas i under deltagandet ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot eller ersättare som vill delta på distans ska senast tre (3) dagar i förväg anmäla detta till nämnden. Ledamot som vill delta på distans ska anmäla behov av ersättare enligt 10 § detta reglemente

En ledamot eller ersättare som deltar på distans har sådan närvarorätt som avses i § 11 detta reglemente och får delta i överläggningar, men inte i beslut.

Möjligheten till deltagande på distans om det finns särskilda skäl gäller även de icke beslutande befattningshavare som har närvarorätt enligt § 11 detta reglemente.

Inkallande av ersättare

§ 9

En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till sin gruppledare som kallar in den ersättare som står i tur att tjänstgöra enligt turordningen i

protokollet.

Ersättarnas tjänstgöring

§ 10

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att

(9)

5/8 vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens

ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in.

En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om ersättaren har trätt in i ledamotens ställe. Ledamoten får dock ej inträda under pågående behandling av ett ärende om inte särskilda skäl föreligger.

Om inte ersättare valts proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.

En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.

Närvarorätt för andra än ledamöter och ersättare

§ 11

Vid nämnds eller utskotts sammanträde får, i den mån ej nämnden eller utskottet för särskilt fall annat beslutar, kommunchefen, kontorschefen och/eller den/de tjänstemän som han/hon utser, vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i de ärenden som berör vederbörandes

verksamhetsområde.

Vid nämnds sammanträde får, i den mån ej nämnden för särskilt fall annat beslutar, revisor vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärenden som rör revisorns granskningsområde.

Kommunalråd och oppositionsråd får närvara vid sammanträde, med rätt att delta i överläggning. Närvarorätten gäller inte i ärenden som innefattar myndighetsutövning mot enskild.

Beträffande tjänstemans skyldighet att närvara vid sammanträde och föredra ärenden gäller vad som är föreskrivet i instruktion eller eljest i vederbörlig ordning beslutats.

(10)

6/8 Jäv, avbruten tjänstgöring

§ 12

En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet handlagts.

En ledamot som avbrutit sin tjänstgöring under sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra, endast om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.

En ledamot eller ersättare som deltar på distans och som aktivt har avbrutit sitt deltagande, av annan orsak än på grund av jäv, får inte återinträda i sammanträdet.

Reservation

§ 13

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet.

Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

Justering av protokoll

§ 14

Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.

Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart.

Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.

Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m.

§ 15

Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.

Nämnderna ska underrätta styrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig.

(11)

7/8 Delgivningsmottagare

§ 16

Delgivning med nämnd sker genom ordföranden eller kontorschef.

Undertecknande av handlingar

§ 17

Nämnden fattar särskilt beslut om rätt att underteckna handlingar för förtroendevalda och tjänstemän inom sitt verksamhetsområde.

Om nämnden inte bestämt annat ska skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av kontorschef. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden.

Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.

Utskott

§ 18

Nämnd äger rätt att inrätta särskilt utskott. För utskott gäller §§ 25-30.

§ 19

Ledamöter och ersättare i utskottet väljs av nämnden bland dess ledamöter och ersättare för samma tid som de invalts i nämnden.

§ 20

Nämnden väljer för samma tid en ordförande och en vice ordförande i utskottet.

Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter.

§ 21

Om ledamot är förhindrad att delta i utskottssammanträde, är ersättare närvarande efter särskild kallelse och i ordning som bestäms i valet.

Ersättare får närvara vid utskottssammanträde endast om ledamot är

(12)

8/8 förhindrad att delta.

Avgår ledamot eller ersättare i utskottet, som ej utsetts vid proportionellt val, ska nämnden snarast förrätta fyllnadsval för återstoden av tjänstgöringstiden.

§ 22

Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer.

Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser det behövs eller när minst två ledamöter begär det.

Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.

§ 23

Vad i §§ 9-10, 12, 16-20 föreskrivs om sammanträdena, inkallande av ersättare, ersättarnas tjänstgöring, reservation och justering av protokoll gäller i tillämpliga delar med avseende på utskott.

§ 24

I fråga om jäv, förfarandet vid fattande av beslut, protokollföring, protokollets innehåll och justering samt reservation äger vad i

kommunallagen är föreskrivet om nämnder och styrelser motsvarande tillämpning.

(13)

Teknik- och fritidsnämnden 2020-10-27

1/4

TFN § 89 TFN/2020:583-003

Reglemente för Teknik- och fritidsnämnden

Beslut

Teknik- och fritidsnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. Revidera teknik- och fritidsnämndens reglemente så att bestämmelser som rör sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente (se punkt 2 nedan).

Teknik- och fritidsnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att

2. Lämna förslag till kommunfullmäktige om ett allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun, och i det sammanhanget införa revideringar av sammanträdesordningen, i enlighet med bifogat förslag.

Teknik- och fritidsnämnden beslutar att 3. Justera paragrafen omedelbart.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag och att detta blir teknik- och fritidsnämndens beslut.

Beskrivning av ärendet Förslaget till kommunfullmäktige

Under kommunfullmäktige i Strängnäs kommun sorterar åtta nämnder.

Kommunstyrelsen, krisledningsnämnden, valnämnden, socialnämnden, barn- och

utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden samt kulturnämnden.

De sex sistnämnda nämnderna tillämpar samma regler för sin

sammanträdesordning. Som ett led i arbetet med att förenkla frågor kring Strängnäs kommuns arbete med styrande dokument lämnas detta förslag.

Förslaget innebär att frågor som regleras på samma sätt för ett antal nämnder ska finnas i ett allmänt nämndreglemente, som de andra reglementena hänvisar till.

I det fall de olika facknämnderna behöver särregler på grund av sitt speciella verksamhetsområde kommer det fortsatt kunna regleras i respektive nämnds reglemente. Ordningen överensstämmer med vad flera andra kommuner tillämpar.

Reglemente för teknik- och fritidsnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-09-28 § 280, föreslås därför revideras.

(14)

2/4

Utformningen av ett allmänt nämndreglemente

Förslaget till allmänt nämndreglemente överensstämmer med vad som idag stipuleras om sammanträdesordningen i teknik- och fritidsnämndens reglemente, med några förslag till ändringar.

Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. Följdändringar och andra mindre ändringar föreslås i de regler som gäller närvarorätt och avbruten tjänstgöring. Ordningen för paragraferna har setts mot bakgrund av översynen av bestämmelser om distansdeltagande och distansnärvaro.

Därutöver byter alla paragrafer numrering redan eftersom de bryts ut ur teknik- och fritidsnämndens reglemente. I den mån det hänvisas till paragrafnummer nedan avser det den föreslagna numreringen. Paragrafer som ändrat utformning har gulmarkerats i förslaget. Ny text är införd med rött och borttagen text är överstruken.

De olika ändringarna behandlas var för sig nedan.

Distansnärvaro för ledamöter

Paragrafen om distansdeltagande utformades i ett akut skede i samband med coronapandemins utbrott. Avsikten var att undanröja formella hinder mot att nämnderna ska kunna hålla sammanträden med beslutsföra ledamöter, som närvarar på distans. Sådana sammanträden kan dock fortfarande bara hållas den dag teknisk utrustning och lämpliga rutiner finns på plats. Paragrafen i sin nuvarande lydelse överensstämmer i stort med SKR:s normalmall för den typen av bestämmelse¹ och behandlar en sådan närvaro som regleras i 6 kap 24 § kommunallagen (2017:725). KL. Där framgår följande:

Fullmäktige ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans. Deltagande på distans ska ske på det sätt som anges i 5 kap. 16 §.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid nämndens sammanträde.

Av 5 kap 16 KL framgår följande:

Ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det. Deltagandet ska i sådant fall ske genom

ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.

Kraven i lagtext och förarbeten på hur ledamöter ska kunna höra och se varandra i realtid och på lika villkor är tämligen långtgående och även om de formella

1En skillnad är att det i SKR:s normalmall anges att ledamot ska anmäla distansdeltagande

fem dagar i förväg, medan man i Strängnäs kommuns nämndereglementen angett att det ska anmälas tre dagar i förväg.

(15)

3/4

möjligheterna att medge distansnärvaro sedan i våras finns, så har det inte tillämpats på grund av att risken att tekniken inte fungerar vid ordinarie tillfälle och nämnden därigenom inte blir beslutsför. Det skulle inte vara bra att behöva

”ta om” sammanträden, bland annat ur smittskyddssynpunkt. Mot den

bakgrunden har nämnderna i Strängnäs kommun istället tillämpat en ordning med distansdeltagande (se nedan under nästa rubrik).

Eftersom man i SKR:s standardmall enbart reglerat möjligheten att närvara som beslutsfattande och därvid inte haft skäl att skilja mellan distansnärvaro och distansdeltagande föreslås vissa terminologiska ändringar i bestämmelsen om distansnärvaro (se vidare strax nedan). Det föreslås också ett förtydligande tillägg om att ledamot som närvarar på distans enligt paragrafen anses närvarande vid sammanträdet i kommunallagens mening. De bestämmelser i lag och reglemente som tillämpas på fysiskt närvarande ledamöter ska tillämpas i fråga om

ledamöter

som deltar på distans. Se § 7 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Distansdeltagande för ledamöter och ersättare

Nämnderna i Strängnäs kommun har sedan i våras tillämpat en ordning som ger möjlighet för ledamöter och ersättare att delta på distans, utan att delta i

beslutsfattandet. Ordningen har införts på grund av coronapandemin och grundas

på ett uttalande i förarbetena apropå kraven för beslutsförhet vid distansnärvaro.

Det uttalades att det inte finns något som hindrar att ledamoten kan tillåtas både att lyssna till det som sägs vid sammanträdet och att yttra sig, utan att delta i beslutandet, även om inte förutsättningarna för distansnärvaro är uppfyllda.² Lösningen är mindre sårbar ur beslutsförhetssynpunkt än den för distansnärvaro, samtidigt som den främjar den kommunala demokratin eftersom så många valda ledamöter och ersättare ges möjlighet att delta utifrån sina förutsättningar, trots att man exempelvis tillhör en riskgrupp ur smittskyddssynpunkt. Den ger också utrymme att närvara via telefon, vilket kan vara en lösning om svårigheter att kommunicera via internet på ett säkert sätt finns.

Ordningen förutsätter dock att alla inblandade är införstådda med skillnaden mellan distansdeltagande och distansnärvaro, exempelvis måste ersättare kallas in för den ledamot som deltar på distans och protokollföring behöver kunna ske på ett rättvisande sätt. Det finns också anledning att trycka på att ordningen bara ska tillämpas när det finns särskilda skäl, eftersom ordningen i kommunallagen i grunden utgår från en ordning där sammanträden hålls i ett rum och där

ledamöter och ersättare är fysiskt närvarande och deltagande på distans bara ska ses som ett komplement.³ Det föreslås därför en ny bestämmelse i det allmänna nämndreglementet som behandlar distansdeltagande, se § 8 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Närvarorätt för andra än ledamöter och ersättare

Det regleras idag i kommunstyrelsens reglemente att kommunalråden får närvara vid samtliga nämnders sammanträden. Det föreslås att den bestämmelsen förs in i det allmänna nämndreglementet så att den kan antas som gällande för alla nämnder. Den föreslås föras in i nuvarande paragraf om närvarorätt.

2 Prop 2013/14:5 s 101

3 Prop 2013/14:5 s 30 f (avsnitt 6.2)

(16)

4/4

Det föreslås vidare ett tillägg i rubriken till den paragrafen, i syfte att skilja mellan närvarorätten vid nämndens sammanträde för andra än beslutande ledamöter – och distansnärvaro för beslutande ledamöter, se § 11 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Avbruten tjänstgöring

Följdändringar/tillägg föreslås också i bestämmelsen om avbruten tjänstgöring.

Avsikten är att tydliggöra att den som aktivt avbryter sitt distansdeltagande för andra aktiviteter inte kan återinträda i sammanträdet, eftersom det avbrutna deltagandet inte innebär att nämndens beslutsförhet eller rådande

majoritetsförhållanden ändras, se § 12 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Beslutet medför viss ökad administration som ska rymmas inom ramen för befintlig budget, men inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Uppföljning

Beslutade reglementen ska följas upp årligen.

Beslutsunderlag

Reglemente för teknik- och fritidsnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-09-28, § 280, med förslag till ändringar.

Allmänt nämndreglemente, förslag Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

______________________

(17)

Socialnämnden 2020-10-27

1/5

SN/2020 § 126 SN/2020:418 - 003

Revidering av socialnämndens reglemente Beslut

Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. Revidera socialnämndens reglemente så att bestämmelser som rör sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente (se punkt 2 nedan).

Socialnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att

2. Lämna förslag till kommunfullmäktige om ett allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun, och i det sammanhanget införa revideringar av sammanträdesordningen, i enlighet med bifogat förslag.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut.

Förslaget till kommunfullmäktige

Kommunstyrelsen, krisledningsnämnden, valnämnden, socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik och fritidsnämnden samt kulturnämnden.

Reglemente för socialnämnden i Strängnäs kommun beslutad av

kommunfullmäktige 2020-04-27 § 133, föreslås därför revideras. I samband med revideringen har också lagrumshänvisningar setts över och uppdaterats.

(18)

2/5

Förslaget till allmänt nämndreglemente överensstämmer med vad som idag stipuleras om sammanträdesordningen i socialnämndens reglemente, med några förslag till ändringar.

Därutöver byter alla paragrafer numrering. I den mån det hänvisas till

paragrafnummer nedan avser det den föreslagna numreringen. Paragrafer som ändrat utformning har gulmarkerats i förslaget. Ny text är införd med rött och borttagen text är överstruken.

Paragrafen om distansdeltagande utformades i ett akut skede i samband med coronapandemins utbrott. Avsikten var att undanröja formella hinder mot att nämnderna ska kunna hålla sammanträden med beslutsföra ledamöter, som närvarar på distans. Sådana sammanträden kan dock fortfarande bara hållas den dag teknisk utrustning och lämpliga rutiner finns på plats. Paragrafen i sin nuvarande lydelse överensstämmer i stort med SKR:s normalmall för den typen av bestämmelse¹ och behandlar en sådan närvaro som regleras i 6 kap 24 § kommunallagen (2017:725). KL.

Av 6 kap 24 § KL framgår följande:

1 En skillnad är att det i SKR:s normalmall anges att ledamot ska anmäla distansdeltagande fem dagar i förväg, medan man i Strängnäs kommuns nämndereglementen angett att det ska anmälas tre dagar i förväg.

(19)

3/5

Av 5 kap 16 KL framgår följande:

Ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om

fullmäktige har beslutat det. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.

Kraven i lagtext och förarbeten på hur ledamöter ska kunna höra och se varandra i realtid och på lika villkor är tämligen långtgående och även om de formella möjligheterna att medge distansnärvaro sedan i våras finns, så har det inte tillämpats på grund av att risken att tekniken inte fungerar vid ordinarie tillfälle och nämnden därigenom inte blir beslutsför. Det skulle inte vara bra att behöva

ledamöter som deltar på distans. Se § 7 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

beslutsfattandet. Ordningen har införts på grund av coronapandemin och grundas på ett uttalande i förarbetena apropå kraven för beslutsförhet vid distansnärvaro. Det uttalades att det inte finns något som hindrar att ledamoten kan tillåtas både att lyssna till det som sägs vid sammanträdet och att yttra sig, utan att delta i beslutandet, även om inte förutsättningarna för distansnärvaro är uppfyllda.²

Lösningen är mindre sårbar ur beslutsförhetssynpunkt än den för distansnärvaro, samtidigt som den främjar den kommunala demokratin eftersom så många valda ledamöter och ersättare ges möjlighet att delta utifrån sina förutsättningar, trots att man exempelvis tillhör en riskgrupp ur smittskyddssynpunkt. Den ger också utrymme att närvara via telefon, vilket kan vara en lösning om svårigheter att kommunicera via internet på ett säkert sätt finns.

2 Prop 2013/14:5 s 101

(20)

4/5

ledamöter och ersättare är fysiskt närvarande och deltagande på distans bara ska ses som ett komplement. ³ Det föreslås därför en ny bestämmelse i det allmänna nämndreglementet som behandlar distansdeltagande, se § 8 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Uppföljning

Beslutsunderlag

Reglemente för socialnämnden i Strängnäs kommun beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 133, med förslag till ändringar.

Allmänt nämndreglemente, förslag

3 Prop 2013/14:5 s 30 f (avsnitt 6.2)

(21)

5/5

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

(22)

PROTOKOLLSUTDRAG Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Sammanträdesdatum

2020-10-27 1/6

MSN § 158 Dnr MSN/2020:574-003

Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, revidering

Beslut

Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att 1. revidera miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente, så att miljö-

och energistrategiska frågor samt strategiska hållbarhetsfrågor, som är kommunövergripande, kan flyttas över till kommunstyrelsens reglemente.

2. revidera miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglementet så att de näringslivsfrågor där miljö- och samhällsbyggnadsnämnden nu har att biträda kommunstyrelsen, fortsättningsvis faller direkt under

kommunstyrelsen.

3. revidera miljö- och samhällsbyggnads reglemente så att bestämmelser som rör sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente (se punkt 4 nedan).

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att 4. lämna förslag till kommunfullmäktige om ett allmänt nämndreglemente

för Strängnäs kommun, och i det sammanhanget införa revideringar av sammanträdesordningen, i enlighet med bifogat förslag.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut.

Förslaget till kommunfullmäktige Angående vissa strategiska frågor mm

Förslag lämnas att tydliggöra kommunstyrelsen övergripande strategiska ansvar - i vissa kommungemensamma frågor, som berör flera nämnders ansvarsområden.

Den rör miljö- och energistrategiska frågor samt frågor som rör det strategiska arbetet med hållbarhetsfrågor och kommunens arbete med agenda 2030, se vidare föreslagna ändringar i §§ 2 och 3, i förslag till ändringar i miljö -och samhällsbyggnadsnämndens reglemente.

Det kan tilläggas även fortsatt är av vikt att miljö- och

samhällsbyggnadsnämnden, i likhet med övriga nämnder i kommunen, arbetar med frågor med anknytning till

(23)

2020-10-27 2/6

MSN § 158 forts.

hållbarhet inom ramen för sina övriga uppgifter enligt reglementet. Avsikten med förändringen är att bereda möjlighet att tydliggöra var ansvaret för det

strategiska, samordnande ansvaret ligger.

Förslag lämnas vidare att ta bort den punkt enligt vilken miljö- och

samhällsbyggnadsnämnden har ett särskilt uppdrag att biträda kommunstyrelsen i näringslivsfrågor och i frågor som rör destinationsutveckling. Avsikten är att renodla ordningen och förenkla beslutsvägarna. I sammanhanget föreslås också att satsen om att kommunens företagarcentrum sorterar under miljö- och samhällsbyggnadsnämnden stryks.

Det kommer naturligtvis även fortsatt vara av vikt att miljö- och

samhällsbyggnadsnämnden, i likhet med övriga nämnder, arbetar med

frågor som rör näringsliv och destinationsutveckling, inom ramen för sina övriga uppgifter enligt reglementet.

Angående bestämmelser om sammanträdesordningen

Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 134, föreslås därför revideras.

Förslaget till allmänt nämndreglemente överensstämmer med vad som idag stipuleras om sammanträdesordningen i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente, med några förslag till ändringar.

(24)

2020-10-27 3/6

Därutöver byter alla paragrafer numrering redan eftersom de bryts ut ur miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente. I den mån det hänvisas till paragrafnummer nedan avser det den föreslagna numreringen. Paragrafer som ändrat utformning har gulmarkerats i förslaget. Ny text är införd med rött och borttagen text är överstruken.

Paragrafen om distansdeltagande utformades i ett akut skede i samband med coronapandemins utbrott. Avsikten var att undanröja formella hinder mot att nämnderna ska kunna hålla sammanträden med beslutsföra ledamöter, som närvarar på distans. Sådana sammanträden kan dock fortfarande bara hållas den dag teknisk utrustning och lämpliga rutiner finns på plats. Paragrafen i sin nuvarande lydelse överensstämmer i stort med SKR:s normalmall för den typen av bestämmelse¹ och behandlar en sådan närvaro som regleras i 6 kap 24 § kommunallagen (2017:725). KL. Där framgår följande:

Av 5 kap 16 KL framgår följande:

Ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om

fullmäktige har beslutat det. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.

Kraven i lagtext och förarbeten på hur ledamöter ska kunna höra och se varandra i realtid och på lika villkor är tämligen långtgående och även om de formella

(25)

2020-10-27 4/6

MSN § 158 forts.

möjligheterna att medge distansnärvaro sedan i våras finns, så har det inte tillämpats på grund av att risken att tekniken inte fungerar vid ordinarie tillfälle och nämnden därigenom inte blir beslutsför. Det skulle inte vara bra att behöva

ledamöter och ersättare är fysiskt närvarande och deltagande på distans bara ska ses som ett komplement. ³ Det föreslås därför en ny bestämmelse i det allmänna

2 Prop 2013/14:5 s 101

3 Prop 2013/14:5 s 30 f (avsnitt 6.2)

(26)

2020-10-27 5/6

MSN § 158 forts.

nämndreglementet som behandlar distansdeltagande, se § 8 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Uppföljning

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande Revidering av miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente, 2020-06-23

Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 134, med förslag till ändringar.

Allmänt nämndreglemente, förslag

(27)

2020-10-27 6/6

MSN § 158 forts.

____________________

(28)

Kulturnämnden Sammanträdesdatum

2020-10-27 1/4

KN § 110 KN/2020:41 - 003

Reglemente för Kulturnämnden i Strängnäs kommun Beslut

Kulturnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. revidera kulturnämndens reglemente så att bestämmelser som rör sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente (se punkt 2 nedan).

Kulturnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att

2. lämna förslag till kommunfullmäktige om ett allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun, och i det sammanhanget införa revideringar av sammanträdesordningen, i enlighet med bifogat förslag.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut.

Förslaget till kommunfullmäktige

Reglemente för kulturnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 135, föreslås därför revideras.

(29)

2020-10-27 2/4

Förslaget till allmänt nämndreglemente överensstämmer med vad som idag stipuleras om sammanträdesordningen i kulturnämndens reglemente, med några förslag till ändringar.

Därutöver byter alla paragrafer numrering. I den mån det hänvisas till

paragrafnummer nedan avser det den föreslagna numreringen. Paragrafer som ändrat utformning har gulmarkerats i förslaget. Ny text är införd med rött och borttagen text är överstruken.

Paragrafen om distansdeltagande utformades i ett akut skede i samband med coronapandemins utbrott. Avsikten var att undanröja formella hinder mot att nämnderna ska kunna hålla sammanträden med beslutsföra ledamöter, som närvarar på distans. Sådana sammanträden kan dock fortfarande bara hållas den dag teknisk utrustning och lämpliga rutiner finns på plats. Paragrafen i sin nuvarande lydelse överensstämmer i stort med SKR:s normalmall för den typen av bestämmelse¹ och behandlar en sådan närvaro som regleras i 6 kap 24 § kommunallagen (2017:725). KL.

Av 6 kap 24 § KL framgår följande:

Av 5 kap 16 KL framgår följande:

(30)

2020-10-27 3/4

Ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om

fullmäktige har beslutat det. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.

Kraven i lagtext och förarbeten på hur ledamöter ska kunna höra och se varandra i realtid och på lika villkor är tämligen långtgående och även om de formella möjligheterna att medge distansnärvaro sedan i våras finns, så har det inte tillämpats på grund av att risken att tekniken inte fungerar vid ordinarie tillfälle och nämnden därigenom inte blir beslutsför. Det skulle inte vara bra att behöva

Ordningen förutsätter dock att alla inblandade är införstådda med skillnaden mellan distansdeltagande och distansnärvaro, exempelvis måste ersättare kallas

2 Prop 2013/14:5 s 101

(31)

2020-10-27 4/4

in för den ledamot som deltar på distans och protokollföring behöver kunna ske på ett rättvisande sätt. Det finns också anledning att trycka på att ordningen bara ska tillämpas när det finns särskilda skäl, eftersom ordningen i kommunallagen i grunden utgår från en ordning där sammanträden hålls i ett rum och där

ledamöter och ersättare är fysiskt närvarande och deltagande på distans bara ska ses som ett komplement. ³ Det föreslås därför en ny bestämmelse i det allmänna nämndreglementet som behandlar distansdeltagande, se § 8 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Uppföljning

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, 2020-09-09

Reglemente för kulturnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 135, med förslag till ändringar.

Allmänt nämndreglemente, förslag ______________________

3 Prop 2013/14:5 s 30 f (avsnitt 6.2)

(32)

DELEGATIONSBESLUT

Kansliavdelningen Dnr VN/2020:4-003

2020-10-29 1/2

Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

kommunstyrelsen@strangnas.se www.strangnas.se

Bankgiro 621-6907

Handläggare Maria Knutsson 0152-291 39

Beslut enligt delegationsordning för Valnämnden Revidering av valnämndens reglemente

Valnämnden föreslår kommunfullmäktige beslutar att

1. revidera valnämndens reglemente så att bestämmelser som rör

sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente, under förutsättning att kommunfullmäktige beslutat om ett sådant, på förslag från kommunstyrelsen.

Detta beslut har fattats med stöd av punkt 1.6 valnämndens delegationsordning.

Orsaken till att förslaget till fullmäktige bedömts som brådskande är att den nya ordningen, med möjlighet till distansdeltagande och distansnärvaro vid särskilda skäl, bedöms behövas finnas på plats innan valnämnden inleder sina ordinarie sammanträden, inför nästkommande val.

Kommunstyrelsen, krisledningsnämnden, valnämnden, socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden samt kulturnämnden.

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden, teknik och

fritidsnämnden, barn- och utbildningsnämnden och kulturnämnden har mot denna bakgrund beslutat att föreslå kommunstyrelsen att anta ett nytt allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun.

Comfact Signature Referensnummer: 967414