2020-10-27 1/24

(1)

Beslutande Se deltagarlista på nästa sida.

Närvarande ersättare Se deltagarlista på nästa sida.

Övriga deltagande Se deltagarlista på nästa sida.

Utses att justera Catharina De Geer (KD) och Ingela Bengtsson (MP) som ersättare.

Justeringens plats och tid Digital justering 2020-11-02

Underskrifter Sekreterare Sara Löving

Ordförande Maria von Beetzen (M)

Justerande Catharina De Geer (KD)

BEVIS OM TILLGÄNNAGIVANDE AV JUSTERAT PROTOKOLL

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla

Organ Kulturnämnden

Sammanträdesdatum 2020-10-27

Datum för tillkännagivande 2020-11-03

Datum för nedtagning av tillkännagivande

2020-11-25

Förvaringsplats för protokollet Kulturkontoret

Tillkännagivet av Sara Löving

Utdragsbestyrkande

Comfact Signature Referensnummer: 968525

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§ Ärende

97. Distansdeltagande, beslut

98. Närvarande på distans, information

99. Föredragningslista, anmälan av övriga frågor 100. Öppet sammanträde, beslut

101. Information från kulturchefen

102. Information från nämndens ordförande 103. Verksamhetsrapporter, information från

enheterna

KN/2020:1 KN/2020:2 KN/2020:3 KN/2020:4 104. Fortsättning av Magiska stigen, information

105. Minnesmärke över veteraner, information

106. Motion om god ordning bland nämndhandlingar på hemsidan inför sammanträden, information

KN/2020:43 107. E-förslag om skapande av kommunal mötesplats i

Länna, information

KN/2020:22 108. Verksamhetsplan 2021-2023 för kulturnämnden,

beslut

KN/2020:54 109. Beredningsgrupp för kulturbidrag 2021,

beslut KN/2020:55

110. Reglemente för kulturnämnden i Strängnäs

kommun, beslut KN/2020:41

111. Dataskyddsombud för kulturnämnden, beslut KN/2020:52 112. Ärendebalanslista

113. Meddelandeärenden 114. Övriga frågor

(3)

Maria von Beetzen (M) 1:e vice ordförande Donald Wedel (M)

Göran Svärd (S)

Catharina De Geer (KD) 2:e vice ordförande Erik Wallenberg (L)

Björn Karlsson (SD) Tjänstgörande ersättare

Jennie Larsson Tjernström (S) Ersättare för Monica Lindell Rylén (S) ordf.

Mattias Askerstedt (S) Ersättare för Anja Klason (S) Ingela Bengtsson (MP) Ersättare för Tuva Thell (V) Ersättare

Ellinor Hogrell (M) Lennart Ahlström (M) Christer Svedberg (C) Magnus Edvinsson (STRP) Deltagare på distans -

Närvarande på distans -

Övriga

Christer Hermansson, kulturchef Agneta Klingberg, rektor Kulturskolan

Anders Lorentz Pantzar, enhetschef Scen & kulturproduktion Towe Karlsson, bibliotekschef

Marcus Delving, tf. fritidsgårdschef Annika Busch Palm, kultursamordnare Sara Löving, sekreterare

Antal åhörare: 1

(4)

Distansdeltagande, beslut

Beslut

Kulturnämnden beslutar att

1. inga förtroendevalda deltar vid kulturnämndens sammanträde 2020-10-27 på distans.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kulturnämndens beslut. Beslutet är enhälligt.

(5)

Närvarande på distans

Kulturnämndens 1:e vice ordförande Maria von Beetzen (M) informerar nämnden om att inga förtroendevalda är närvarande på distans.

(6)

Föredragningslista, anmälan av övriga frågor

Beslut

1. godkänna föredragningslistan med följande ändring:

- informationsärende nr. 17 på föredragningslistan Delegationsbeslut utgår.

Övriga frågor

Magnus Edvinsson (STRP) - Strängnäs arboretum Catharina De Geer (KD)

- Strängnäs 900 år Ellinor Hogrell (M)

- Nämnden till kulturevenemang _______________________

(7)

Öppet sammanträde

Beslut

1. kulturnämndens sammanträde 2020-10-27 ska vara öppet för allmänheten.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut.

(8)

Information från kulturchefen

Kulturchef Christer Hermansson informerar om följande:

Det blir ingen sammanslagning mellan teknik- och servicekontoret och kulturkontoret. Det finns ingen politisk vilja att stödja förslaget om en sammanslagning.

Kommunförfattare Magnus Utvik presenterar den nya boken Friheten innanför murarna, som är skriven av klienter på anstalten i Mariefred som har ingått i en skrivcirkel som Magnus har hållit i.

_______________________

(9)

Information från nämndens ordförande

1:e vice ordförande Maria von Beetzen (M) informerar om följande:

Kulturnämndens presidium har träffat revisionen för den årliga dialogen.

_______________________

(10)

Verksamhetsrapporter, information från enheterna

Verksamhetsrapporter för september 2020, från biblioteken, Kulturskolan, fritidsgårdarna samt Scen & kulturproduktion, meddelas för nämnden.

_______________________

(11)

Fortsättning av Magiska stigen, information

Kultursamordnare Annika Busch Palm informerar nämnden om hur arbetet fortskrider angående fortsättningen av Magiska stigen på Långberget. Magiska stigen finansieras genom Anna och Axel Wåhlins fond och del 2 i projektet är planerad att komma på plats vid Magiska stigen våren 2022. Den delen är mer omfattande, och planen är att den konstnär som vinner den offentliga upphandling som ska vara klar våren 2021, har ett år på sig att arbeta med projektet som ska inkludera att arbeta med miljön och även att samarbeta med barn i projektet.

_______________________

(12)

Minnesmärke över veteraner, information

Kultursamordnare Annika Busch Palm informerar nämnden om hur det går med ärendet om ett minnesmärke över veteraner. En plats i Nabbviken är utsedd för minnesmärket, som förhoppningsvis kan komma på plats under 2021.

_______________________

(13)

Motion om god ordning bland nämndhandlingar på hemsidan inför sammanträden, information

Kulturnämnden informeras om en motion om god ordning bland

nämndhandlingar på hemsidan inför sammanträden som har inkommit till nämnden.

_______________________

(14)

E-förslag om skapande av kommunal mötesplats i Länna, information

Kulturnämnden informeras om ett E-förslag om skapande av kommunal mötesplats i Länna som har inkommit till nämnden.

_______________________

(15)

Verksamhetsplan 2021-2023 för Kulturnämnden

Beslut

1. anta Verksamhetsplan 2021-2023 för Kulturnämnden.

Beslutsgång

Yrkanden

Göran Svärd (S), Donald Wedel (M), Catharina De Geer (KD) och Björn Karlsson (SD) yrkar bifall till liggande förslag.

Beskrivning av ärendet

Verksamhetsplanen beskriver hur kulturnämnden ska bidra till kommunfullmäktiges måluppfyllelse och anger därmed riktningen för

verksamhetens arbete de kommande åren. I planen finns de prioriteringar som ska genomföras 2021. Dessa görs bland annat med utgångspunkter i Strängnäs

kommuns Kulturpolitiskt program som antogs i kommunfullmäktige 2018.

Verksamhetsplanen beskriver även vilka internkontrollpunkter som ska användas knutna till målen. Konkurrensplan, mall för privata utförare och dokumentet risk- och väsentlighetsbedömning gällande internkontrollens punkter finns i

medföljande bilagor.

Kulturnämnden har tilldelats en driftbudget för 2021 på 50 miljoner kronor. I verksamhetsplanen redovisas budgeten för respektive verksamhetsområde samt investeringsbudgeten för kommande tre år.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Kulturnämndens verksamhet finansieras inom den ekonomiska ram som tilldelats i beslutet om budgetramar för år 2021.

Övriga konsekvenser

Tillgänglighetskonsekvens: Under 2021 kommer kulturkontoret att prioritera aktiviteter som bidrar till att öka tillgängligheten för grupper i samhället som på grund av funktionsnedsättning, sjukdom, ålder eller av andra skäl har svårt att besöka folkbiblioteken. Detta görs med särskild satsning på

socialbibliotekarieverksamhet med inriktning på äldre invånare i kommunen.

Mötesplatserna i Mariefred och Åkers styckebruk ska göras mer tillgängliga och trygga för gemensamma upplevelser, möten och dialog.

(16)

under 2021 när det gäller barn och unga i Strängnäs kommun.

Uppföljning

Uppföljning sker i samband med månadsrapporter, delårsrapporter och årsredovisning.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, 2020-10-12

Verksamhetsplan 2021-2023 för Kulturnämnden, 2020-10-15 Konkurrensplan 2021 för Kulturnämnden, 2020-10-12

Mall privata utförare 2021 Kulturnämnden, 2020-10-08 Risk-och väsentlighetsbedömning 2021, 2020-10-12 ______________________

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

Kommunrevisionen för kännedom

(17)

Beredningsgrupp för kulturbidrag 2021

Beslut

1. utse en beredningsgrupp för kulturbidrag 2021 bestående av två förtroendevalda från majoriteten och två förtroendevalda från oppositionen.

Beslutsgång

Nämnden föreslår att Ellinor Hogrell (M), Mattias Askerstedt (S), Christer Svedberg (C) och Ingela Bengtsson (MP) ska ingå i beredningsgruppen.

Kulturnämnden ansvarar för kulturbidragen som delas ut till kulturföreningar varje år. Även bidragen till mötesplatserna ingår i detta.

För att undvika jäv bör endast personer utan styrelseuppdrag i förening med rätt att söka kulturbidrag ingå i beredningsgruppen.

Kulturkontoret sammanställer ansökningarna och skriver fram ett förslag till beslut. Nämnden utser en beredningsgrupp som diskuterar detta med ansvarig handläggare. Sedan tar kulturchefen beslut om bidragen (Delegationsordning för kulturnämnden i Strängnäs kommun, nr 4.1).

Kulturnämnden informeras om fördelningen av kulturbidrag vid sitt sammanträde i december.

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, 2020-10-12 ______________________

Beslutet skickas till -

(18)

Reglemente för kulturnämnden i Strängnäs kommun

Beslut

Kulturnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. revidera kulturnämndens reglemente så att bestämmelser som rör sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente (se punkt 2 nedan).

Kulturnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att

2. lämna förslag till kommunfullmäktige om ett allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun, och i det sammanhanget införa revideringar av

sammanträdesordningen, i enlighet med bifogat förslag.

Beslutsgång

Förslaget till kommunfullmäktige

Under kommunfullmäktige i Strängnäs kommun sorterar åtta nämnder.

Kommunstyrelsen, krisledningsnämnden, valnämnden, socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik och

fritidsnämnden samt kulturnämnden.

De sex sistnämnda nämnderna tillämpar samma regler för sin

sammanträdesordning. Som ett led i arbetet med att förenkla frågor kring Strängnäs kommuns arbete med styrande dokument lämnas detta förslag.

Förslaget innebär att frågor som regleras på samma sätt för ett antal nämnder ska finnas i ett allmänt nämndreglemente, som de andra reglementena hänvisar till.

I det fall de olika facknämnderna behöver särregler på grund av sitt speciella verksamhetsområde kommer det fortsatt kunna regleras i respektive nämnds reglemente. Ordningen överensstämmer med vad flera andra kommuner tillämpar.

Reglemente för kulturnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 135, föreslås därför revideras.

(19)

förslag till ändringar.

Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. Följdändringar och andra mindre ändringar föreslås i de regler som gäller närvarorätt och avbruten tjänstgöring. Ordningen för paragraferna har setts mot bakgrund av översynen av bestämmelser om distansdeltagande och distansnärvaro.

Därutöver byter alla paragrafer numrering. I den mån det hänvisas till

paragrafnummer nedan avser det den föreslagna numreringen. Paragrafer som ändrat utformning har gulmarkerats i förslaget. Ny text är införd med rött och borttagen text är överstruken.

De olika ändringarna behandlas var för sig nedan.

Distansnärvaro för ledamöter

Paragrafen om distansdeltagande utformades i ett akut skede i samband med coronapandemins utbrott. Avsikten var att undanröja formella hinder mot att nämnderna ska kunna hålla sammanträden med beslutsföra ledamöter, som närvarar på distans. Sådana sammanträden kan dock fortfarande bara hållas den dag teknisk utrustning och lämpliga rutiner finns på plats. Paragrafen i sin

nuvarande lydelse överensstämmer i stort med SKR:s normalmall för den typen av bestämmelse¹ och behandlar en sådan närvaro som regleras i 6 kap 24 §

kommunallagen (2017:725). KL.

Av 6 kap 24 § KL framgår följande:

Fullmäktige ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans. Deltagande på distans ska ske på det sätt som anges i 5 kap. 16 §.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid nämndens sammanträde.

Av 5 kap 16 KL framgår följande:

1 En skillnad är att det i SKR:s normalmall anges att ledamot ska anmäla distansdeltagande fem dagar i förväg, medan man i Strängnäs kommuns nämndereglementen angett att det ska anmälas tre dagar i förväg.

(20)

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.

Kraven i lagtext och förarbeten på hur ledamöter ska kunna höra och se varandra i realtid och på lika villkor är tämligen långtgående och även om de formella

möjligheterna att medge distansnärvaro sedan i våras finns, så har det inte tillämpats på grund av att risken att tekniken inte fungerar vid ordinarie tillfälle och nämnden därigenom inte blir beslutsför. Det skulle inte vara bra att behöva ”ta om” sammanträden, bland annat ur smittskyddssynpunkt. Mot den bakgrunden har nämnderna i Strängnäs kommun istället tillämpat en ordning med

distansdeltagande (se nedan under nästa rubrik).

Eftersom man i SKR:s standardmall enbart reglerat möjligheten att närvara som beslutsfattande och därvid inte haft skäl att skilja mellan distansnärvaro och distansdeltagande föreslås vissa terminologiska ändringar i bestämmelsen om distansnärvaro (se vidare strax nedan). Det föreslås också ett förtydligande tillägg om att ledamot som närvarar på distans enligt paragrafen anses närvarande vid sammanträdet i kommunallagens mening. De bestämmelser i lag och reglemente som tillämpas på fysiskt närvarande ledamöter ska tillämpas i fråga om ledamöter som deltar på distans. Se § 7 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Distansdeltagande för ledamöter och ersättare

Nämnderna i Strängnäs kommun har sedan i våras tillämpat en ordning som ger möjlighet för ledamöter och ersättare att delta på distans, utan att delta i

beslutsfattandet. Ordningen har införts på grund av coronapandemin och grundas på ett uttalande i förarbetena apropå kraven för beslutsförhet vid distansnärvaro.

Det uttalades att det inte finns något som hindrar att ledamoten kan tillåtas både att lyssna till det som sägs vid sammanträdet och att yttra sig, utan att delta i beslutandet, även om inte förutsättningarna för distansnärvaro är uppfyllda.² Lösningen är mindre sårbar ur beslutsförhetssynpunkt än den för distansnärvaro, samtidigt som den främjar den kommunala demokratin eftersom så många valda ledamöter och ersättare ges möjlighet att delta utifrån sina förutsättningar, trots att man exempelvis tillhör en riskgrupp ur smittskyddssynpunkt. Den ger också utrymme att närvara via telefon, vilket kan vara en lösning om svårigheter att kommunicera via internet på ett säkert sätt finns.

Ordningen förutsätter dock att alla inblandade är införstådda med skillnaden mellan distansdeltagande och distansnärvaro, exempelvis måste ersättare kallas in för den ledamot som deltar på distans och protokollföring behöver kunna ske på ett

2 Prop 2013/14:5 s 101

(21)

ses som ett komplement. ³ Det föreslås därför en ny bestämmelse i det allmänna nämndreglementet som behandlar distansdeltagande, se § 8 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Närvarorätt för andra än ledamöter och ersättare

Det regleras idag i kommunstyrelsens reglemente att kommunalråden får närvara vid samtliga nämnders sammanträden. Det föreslås att den bestämmelsen förs in i det allmänna nämndreglementet så att den kan antas som gällande för alla

nämnder. Den föreslås föras in i nuvarande paragraf om närvarorätt.

Det föreslås vidare ett tillägg i rubriken till den paragrafen, i syfte att skilja mellan närvarorätten vid nämndens sammanträde för andra än beslutande ledamöter – och distansnärvaro för beslutande ledamöter, se § 11 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Avbruten tjänstgöring

Följdändringar/tillägg föreslås också i bestämmelsen om avbruten tjänstgöring.

Avsikten är att tydliggöra att den som aktivt avbryter sitt distansdeltagande för andra aktiviteter inte kan återinträda i sammanträdet, eftersom det avbrutna deltagandet inte innebär att nämndens beslutsförhet eller rådande

majoritetsförhållanden ändras, se § 12 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Beslutet medför viss ökad administration som ska rymmas inom ramen för befintlig budget, men inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Uppföljning

Beslutade reglementen ska följas upp årligen.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, 2020-09-09

Reglemente för kulturnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 135, med förslag till ändringar.

Allmänt nämndreglemente, förslag ______________________

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

3 Prop 2013/14:5 s 30 f (avsnitt 6.2)

(22)

Dataskyddsombud för kulturnämnden

Beslut

1. utse Tim Helgé att från och med den 15 november 2020 till och med den 31 maj 2021 vara nämndens dataskyddsombud.

Beslutsgång

Den 25 maj 2018 ersatte nya dataskyddsförordningen (GDPR) personuppgiftslagen (PUL). Enligt bestämmelserna i dataskyddförordningen behöver nämnden ha ett dataskyddsombud.

Dataskyddsombudets roll och ställning bestäms till stor del direkt utifrån bestämmelserna i dataskyddsförordningen. Ombudet kan vara en person inom eller utanför den egna organisationen men ska ha en kontrollerande och rådgivande funktion. Nämnden måste samtidigt självständigt bedriva ett aktivt dataskyddsarbete som inte leds av dataskyddsombudet.

Reglerna ställer också krav på dataskyddsombudets kompetens och placering i kommunen. Den person som utses måste ha tillräcklig kunskap om dataskydd och ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och förmåga att utföra uppgifterna. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i

organisationen och ska rapportera till organisationens ledning.

Kommunen har tidigare ingått ett avtal tillsammans med Katrineholm, Flen, Gnesta, Oxelösund och Vingåker om att anställa ett gemensamt dataskyddsombud.

Avtalet gäller fram till den 14 november 2020. Samtidigt som avtalet upphör att gälla upphör förordnandet för nuvarande dataskyddsombud, Svitlana Jelisic.

Dataskyddsförordningen har nu varit gällande en tid och förvaltningen har fått en bättre kontroll över arbetet med att åt nämnderna självständigt bedriva ett aktivt dataskyddsarbete. Det har bland annat införts rutiner på området. Den bästa lösningen nu bedöms vara att anlita ett internt dataskyddsombud i Strängnäs kommun.

(23)

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Uppföljning

Beslutet behöver följas upp i april 2021.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, 2020-09-17 ______________________

Beslutet skickas till -

(24)

Ärendebalanslista inför kommande sammanträden, daterad 2020-10-16, meddelas för nämnden. Listan uppdateras kontinuerligt.

_____________________

KN § 113

Meddelandeärenden

Följande meddelandeärenden meddelas för nämnden.

1. KS § 164, 2020-08-26, Riktlinjer för internkontroll i Strängnäs kommun 2. SN § 101, 2020-09-29, Dagcentralen Glada Laxen

_____________________

KN § 114

Övriga frågor

Strängnäs arboretum – Magnus Edvinsson (STRP) informerar nämnden om att han skickade in ett medborgarförslag om att skapa ett arboretum i Fårhushagen 2016. Medborgarförslaget bifölls, och har nu på nytt blivit uppmärksammat i både tidningar och radio.

Strängnäs 900 år – Catharina De Geer (KD) tycker att det vore intressant för kommunen att uppmärksamma att Strängnäs nämndes i Florensdokumentet år 1120. Kulturchef Christer Hermansson svarar att Strängnäs stift som omnämns i Florensdokumentet år 1120 har uppmärksammat detta med bland annat

utställningen Tro & liv som pågår till 15 november.

Nämnden till kulturevenemang – Ellinor Hogrell (M) tycker att det vore trevligt om nämnden kunde besöka något kulturevenemang tillsammans.

Kulturchef Christer Hermansson svarar att han tar med sig frågan för vidare diskussion i presidiet.

_____________________

(25)

Identifikationstyp Svensk e-legitimation

Identifikations-id _07c9b344e8acde03dcb3664f136d243e4b

Namn CATHARINA DE GEER

Datum & Tid 2020-11-02 13:42:07 +01:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation

Identifikations-id _096950ba7c6e936d837998e12707c1742b

Signatursida 1 av 1 Validera dokumentet | Användarvillkor

Certifierad av Comfact Signature Accepterad av alla undertecknare 2020-11-02 13:42:11 +01:00 Ref: 968525

www.comfact.se