Kommunservice 2016-03-07
Rutin för GPS-positionering
Enhetschef gata/park och enhetschef fastighet har det operativa ansvaret för
fordonsverksamheten inom Samhällsbyggnadsförvaltningen som på fastighet omfattar 16 fordon och gata/park 19 st. Flera myndigheter ställer krav på kommunen att regelbundet leverera uppgifter gällande körsträckor på kommunala fordon.
Behandling av personuppgifter enligt PUL
Genom installation av positioneringssystem (GPS) i de kommunala fordonen kan
kommunen få tillgång till elektroniska körjournaler. Elektroniska körjournaler bidrar till en förbättrad uppföljning av på vilket sätt kommunens fordon används t.ex. hur ofta bilarna körs respektive står stilla samt bränsleförbrukning och körsträckor. Elektroniska
körjournaler möjliggör även att vissa uppgifter kan offentliggöras för medborgarna.
GPS-system innebär även en viktig säkerhetsaspekt, då många medarbetare arbetar obekväma arbetstider och i vissa fall ute på landsbygden. Skulle det hända något med fordonet är det en trygghet att veta att det lätt går att lokalisera var bilen befinner sig En installation av GPS i kommunens fordon medför att PUL blir tillämplig. Att behandla personuppgifter kräver inget formellt tillstånd. Den personuppgiftsansvarige är emellertid alltid skyldig att se till att den aktuella behandlingen inte strider mot personuppgiftslagen.
Inom en kommun kan både kommunstyrelsen och de kommunala nämnderna vara . Det är de faktiska omständigheterna i varje enskilt fall, till exempel om nämnden självständigt förfogar över de personuppgifter som behandlas, som blir avgörande för var
personuppgiftsansvaret hamnar.
Den personuppgiftsansvarige kan överlåta den faktiska behandlingen av personuppgifter men personuppgiftsansvaret kan aldrig överlåtas. Det är alltid den personuppgiftsansvarige som ytterst ansvarar för att personuppgiftslagen följs och att de registrerade behandlas korrekt. Om man väljer att låta en leverantör av systemet få ha tillgång till uppgifterna blir denne personuppgiftsbiträde. Ett skriftligt avtal måste då upprättas. I avtalet ska det särskilt föreskrivas att personuppgiftsbiträdet bara får behandla personuppgifterna i enlighet med
Hörby kommun, 242 80 Hörby | Besöksadress: Klicka här för att ange text. | Tel: 0415- 37 80 00 | Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se
instruktionerna och att biträdet måste vidta de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda uppgifterna.
Datainspektionens praxis
Enligt Datainspektionen är det normalt tillåtet att efter en intresseavvägning använda positioneringsteknik för följande ändamål:
• Lokalisering av närmaste resurs
• Arbetsplanering/effektivisering
• Fakturering
• Underlätta administration
• Planering av resurser
• Att kunna bevisa för kund att anställd varit på speciell plats
• Att vid kostnadsberäkning kunna se hur lång tid ett jobb tar
• Att kunna se om det hänt något när ett fordon har stått kvar ovanligt länge på ett jobb
• Att säkerhetsställa säkerheten för medarbetarna och kunna meddela räddningstjänsten om något skulle inträffa.
•
Enligt Datainspektionen kan normalt sett inte en intresseavvägning ge stöd för följande ändamål:
• kontroll av att företagets fordon inte används för privat bruk
• kontroll av arbetad tid enligt anställningsavtal. (Datainspektionen ansåg dock att i de fall det fanns en konkret misstanke om allvarligt missbruk av arbetstidsredovisning så kunde systemet undantagsvis användas för kontroll av anställdas arbetstider
• skydd mot upptaxering och andra skattemässiga syften att utan uttryckliga samtycken från arbetstagarna använda positioneringsteknik som ersättning till
körjournaler
• Datainspektionen har i tillsynsärendena även haft återkommande synpunkter på hanteringen
Respektive enhetschef skall…
• se till så att alla fordon i systemet är korrekt uppmärkta enligt denna modell så att fordonet enkelt kan identifieras (se exempel nedan)
Serienummer-kategori-registreringsnummer- objektsnummer
• se till så att mätarställningen blir korrekt inlagd i systemet när en ny GPS aktiveras
• konfigurera systemet så att Körjournal och sammanställning månad levereras på e- post till enhetschef för respektive fordon i varje månadsskifte.
• körjournaler sparas på respektive enhetschefs H-disk enligt nedanstående struktur och bevaras i 2 år
• informera nyanställda om att det finns GPS-system monterad i fordonen
• endast lämna ut uppgifter från systemet till överordnad chef
