Plats och tid Kommunhusets tingssal, tisdagen den 11 februari 2014 kl 09.00-14.25
Beslutande Monika Olsberg (M), ordförande
Kjell Front (C)
Stihna Johansson-Evertsson (C) Marita Björkvall (KD)
Jonas Erlandsson (S) Magnus Gabrielsson (S) Jenny Joelsson (S) Carl-Axel Blom (S) Diana Bergeskans (S) Raymond Asp (S)
Gunilla Schollin-Borg (MP)
Övriga deltagande Joakim Malmdahl, kommunchef
Agneta Rodriguez, nämndssekreterare Bengt-Åke Lundin, Mittpunkt, § 5
Lars Danlid, ordförande i HBAB och Sven Franzén, VD HBAB, § 6 Pernilla de Vries, personalchef, § 14
Utses att justera Stihna Johansson-Evertsson (C) och Magnus Gabrielsson (S)
Tid och plats för justering Tisdagen den 18 februari 2014 kl 11.30
Underskrifter Sekreterare ... Paragrafer 2 - 20 Agneta Rodriguez
Ordförande ...
Monika Olsberg
Justerande ...
Stihna Johansson-Evertsson Magnus Gabrielsson
________________________________________________________________________________
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.
Nämnd/Styrelse Kommunstyrelsen
Sammanträdesdatum 2014-02-11
Datum för anslags uppsättande 2014-02-19 Datum för anslags nedtagande 2014-03-13
Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset
...
KS § 2 DNR: KU.2014.6
Godkännande av dagordning
Dagordningen föreslås kompletteras med följande ärenden:
• Tillstånd valaffischering
• Gösjöbadet
• Stadsarkitekt
Kommunstyrelsens beslut
Dagordningen, med kompletteringar, godkännes.
KS § 3 DNR: KF.2013.278
Upphandlingspolicy
Förslag till Upphandlingspolicy är upprättat av Inköpscentralen i Västervik.
Stihna Johansson-Evertsson (C) meddelar att när Regionförbundets styrelse lyfte frågan om upphandlingspolicy framkom att det har kommit nya direktiv från EU gällande upphandling. Kommunchefen får i uppdrag att kolla upp detta och visar det sig att justeringar behöver göras i
upphandlingspolicyn lyfts den på kommande kommunstyrelsesammanträde.
Kommunstyrelsens beslut
Upprättad Upphandlingspolicy godkännes.
Beslutsunderlag
Handbok_1C_20140130-1.pdf
Beslutsmottagare
Inköpscentralen, Västerviks kommun Ekonomi
KS § 4 DNR: KU.2014.29
Preliminärt bokslut 2013
Kommunchefen redovisar preliminärt bokslut för 2013.
Diana Bergeskans (S) efterlyser särredovisning av demografimodellens konsekvenser.
Jonas Erlandsson (S) efterhör hur mycket som kommer att sättas av till resultatutjämningsfonden?
Kommunstyrelsens beslut
Kommunchefen tar med sig synpunkterna i fortsatta arbetet med bokslut 2013.
Kommunchefen får i uppdrag att räkna på hur mycket som kommer att avsättas till resultatutjämningsfonden.
Beslutsmottagare Kommunchefen Ekonomi
KS § 5 DNR: KU.2014.5
Näringslivsfrågor
Vid dagens sammanträde deltar Bengt-Åke Lundin, projektledare Mittpunkt Högsby och lämnar aktuell lägesrapport från näringslivet i kommunen.
Dessutom lämnas redovisning över följande:
• Energimässa i Hultsfred 4-5 april 2014
• Frukostmöte 11 februari 2014 hos HojBiten
• Informationsmöte om Tingebro 14 februari 2014
• Sommarföretagare 2014
• Företagsbesök med LTC Tekniknod / Linnéuniversitetet
• Företagsbesök Regionförbundet
• Näringslivslunch 11 mars 2014 på Emågården med landshövding Stefan Carlsson
• Leader projektet Företagsutveckling
• Lediga lokaler på Storgatan
• Starta Eget Kväll genomförs i mars 2014
Kommunstyrelsens beslut
Kommunstyrelsen tackar för intressant och utförlig näringslivsrapport.
Beslutsunderlag
Info KLU 4 febr 2014.doc
EnergiMässa Teknik och Livsstil 2014.pdf Frukostmöte Hojbiten 11 feb 2014.pdf Tingebro info 14 febr Emågården.pdf
Beslutsmottagare Mittpunkt
KS § 6 DNR: KU.2011.30
Besök av VD och ordförande för HBAB
VD och ordförande i Högsby Bostads AB har, i enlighet med kommunstyrelsens beslut 2013-12-10, § 256, bjudits in till dagens kommunstyrelsesammanträde. De lämnar rapport över förväntat bokslut 2013, kommande renoveringar, förändringar i bostadsbeståndet, lediga lägenheter och personalförändringar.
Kommunstyrelsens beslut
Kommunstyrelsen tackar för informationen.
Beslutsunderlag
Protokoll 2013-12-10 - KS § 256
KS § 7 DNR: KU.2014.28
Tema PU
Personalchef Pernilla de Vries informerar bland annat om
• Kompetensförsörjning
• Hälsa
• Pensionsavgångar 2014-2018
• Personalomsättning
• Den nya bemanningscentralen
• Åtgärder för förbättrad hälsa bland personalen
• Sjuklönekostnader 2013 Kommunstyrelsens beslut
Kommunstyrelsen tackar för informationen.
KS § 8 DNR: KU.2013.253
Revisionsrapport, Uppföljning avseende kommunstyrelsens styrning och uppföljning
PwC har på uppdrag av kommunens revisorer under hösten 2013 gjort en uppföljning på en rapport avseende kommunstyrelsens styrning och ledning som gjordes under 2010. Kommunens revisorer önskar svar på ett antal slutsatser och frågeställningar som framkommer i rapporten.
Kommunstyrelsen avsatte 2 timmar vid januarisammanträdet 2014 för att just diskutera rapporten. Vid sammanträdet deltog även ordförande och vice ordförande i revisionen, delar av tjänstemannaledningsgruppen samt kommunfullmäktiges ordförande. Som underlag för diskussionen hade kommunchefen arbetat fram en modell som tydliggjorde vad som hade förändrats utifrån de påpekanden som redovisades i rapporten 2010. Mallen redovisas nedan:
KS § 8 DNR: KU.2013.253
2010 2013
Ekonomistyrning OK BRA
Verksamhetsstyrning EJ OK EJ OK
Utrymme för strategiska frågor EJ OK OK
Rollfördelning politik/tjänstemannaorg EJ OK BRA
Utskottens roll EJ OK OK
Ekonomistyrningen
Tydligt resursfördelningssystem +
Goda resultat +
Verksamhetsstyrning
Tillskapande av styrdokument +
Ingen förankring av styrdokumenten -
Ingen röd tråd mellan mål, resurser och resultat -
Ledarutvecklingsprogram, medarbetardag +
Nystart systemtänkande +
Saknas kultur att arbeta med dessa frgågor -
Inga tydliga mätbara och uppföljningsbara mål -
Utrymme för strategiska frågor i politiken
Visst utrymme för strategiska frågor +
För många ärenden -
Rollfördelning politik/tjänstemannaorg
Gott förtroende mellan politik och tjänstemannaorg +
Ok med utskott +
Ok kvalité på beredning av ärende +
BB´s sammansättning strider mot reglemente -
Balans i uppdragen från politiken +
Behövs bättre återkoppling av verkställda beslut -
Utskottens roll
Förhållandevis tydliga +
för få strategiska frågor -
mer verksamhetsuppföljning -
Rapporten byggdes upp kring fem huvudfrågeställningar där man kan se att alla områden har förbättrats förutom verksamhetsstyrningen. För att komma fram till detta har en sammanvägning gjorts redovisade ”+” och ”-” i
modellen ovan.
KS § 8 DNR: KU.2013.253
De slutsatser som drogs vid mötet är att framförallt arbetet med verksamhetsstyrning måste intensifieras. Specifika åtgärder som bör sjösättas är följande:
Samtliga utskott/direktion skall göra en total genomlysning av befintliga inriktningsmål/resultatmål utifrån den balanserade styrningen. Detta har redan påbörjats i nuvarande budgetarbete i utskott/direktion som pågår mellan feb-april 2014 i och med att kommunstyrelsen beslutat om detta under hösten -13.
Efter att ovanstående är beslutat i och med budget 2015-2017 bör budgetansvariga/ekonomenheten initiera att skapa ett bättre samband mellan mål, resurser och resultat. Målen måste bli mer mätbara och utvärderingsbara för att kunna bedöma måluppfyllelsen.
Kommunchefen föreslår att en tidsplan upprättas för arbetet med uppdatering av styrkorten.
Kommunstyrelsens beslut
Kommunchefen får i uppdrag att revidera kommunstyrelsen reglemente avseende att följande funktioner skall ingå i budgetberedningen:
Kommunstyrelsens ordförande, utskottens ordförande, direktionens ordförande/vice ordförande.
Kommunchefen får i uppdrag att initiera ett arbete för att skapa ett bättre samband mellan mål, resurser och resultat.
Ordförandena får i uppdrag att vid beredningstillfällen inför utskott och kommunstyrelsen ha en ambition att säkerställa att dagordningen genomsyras av strategiska frågeställningar.
Kommunchefen får i uppdrag att upprätta en tidsplan för arbetet med uppdatering av styrkorten.
Beslutsunderlag
Revisionsrapport, Uppföljning avseende kommunstyrelsens styrning och uppföljning
Protokoll 2014-01-14 - KS § 299 pwcrapport_KSsvar.doc
KS § 8 DNR: KU.2013.253
Beslutsmottagare Revisorerna Kommunchefen Ordförandena
KS § 9 DNR: KU.2013.138
Revidering av Kommunfullmäktiges arbetsordning
Förslag till revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning har upprättats.
Yrkande
Magnus Gabrielsson (S), med instämmande av Gunilla Schollin-Borg (MP) föreslår att allmänhetens frågestund ej ska tas bort, utan vara kvar.
Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Allmänhetens frågestund ska behållas.
I övrigt godkännes reviderad arbetsordning för kommunfullmäktige.
Beslutsunderlag
Arbetsordning KF, rev 131018.pdf Protokoll 2014-01-14 - KS § 290
KS § 10 DNR: KF.2013.222
Reviderad förbundsordning för Östra Smålands kommunalteknikförbund
I ägardialogerna mellan Hultsfreds och Högsby kommuner har ett förslag till ny förbundsordning tagits fram.
Kommunfullmäktige beslutade 2013-12-06, § 191 att återremittera ärende för översyn av § 5 och § 6.
Yrkande
Gunilla Schollin-Borg (MP) föreslår att i § 5 tas följande text bort "Som ledamöter alternativt ersättare ska två representanter från
kommunstyrelsens presidie, alternativt kommunalråd samt oppositionsråd från respektive kommun ingå". Ny text föreslås bli "En ledamot och en ersättare bör utses ur kommunstyrelsens presidium i respektive kommun".
Monika Olsberg (M) föreslår att § 12, andra stycket, kompletteras med 8 kap 22 § kommunallagen.
Kommunstyrelsens beslut
Innan ärendet tas upp till kommunfullmäktige för beslut inväntas Hultsfreds kommuns godkännande av förändringarna gjorda av Högsby
kommunstyrelse.
Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige
§ 5, första stycket, andra meningen ändras till "En ledamot och en ersättare bör utses ur kommunstyrelsens presidium i respektive kommun", enligt Gunilla Schollin-Borgs (MP) yrkande.
§ 12, andra stycket, kompletteras med 8 kap 22 § kommunallagen, enligt Monika Olsbergs (M) yrkande.
I övrigt godkännes den reviderade förbundsordningen för Östra Smålands Kommunalteknikförbund.
Beslutsunderlag
Förbundsordning ÖSK, rev 140108.pdf Protokoll 2014-01-14 - KS § 289
KS § 10 DNR: KF.2013.222
Beslutsmottagare Kommunchefen Hultsfreds kommun
KS § 11 DNR: KU.2013.134
Fonder och stiftelser
Balans- och Resultaträkning 2013 för CJ Karlssons Donationsfonds Stiftelse, Den Sällska fonden Stiftelse, Omsorgssamfondens Stiftelse, Skolsamfondens Stiftelse och Sven Olssons minnesfonds Stiftelse är upprättade och överlämnade till kommunstyrelsen för godkännande.
Kommunstyrelsens beslut
Upprättade balans- och resultaträkningar för 2013 avseende CJ Karlssons Donationsfonds Stiftelse, Den Sällska fonden Stiftelse,
Omsorgssamfondens Stiftelse, Skolsamfondens Stiftelse och Sven Olssons minnesfonds Stiftelse godkännes.
Beslutsunderlag
Ekonomisk redovisning fonder o siftelser.pdf
Beslutsmottagare Ekonomi
KS § 12 DNR: KU.2013.218
Motion angående lekplats i varje ort
Socialdemokraterna skriver i motion daterad 2013-10-07 att den som är nyinflyttad med barn, söker gärna upp en allmän lekplats för att lära känna ortens barnfamiljer. Alla barn och föräldrar/vuxna behöver välkomnande fräscha mötesplatser/lekplatser utomhus. Kommunens förskolor och skolor har lekplatser på sina gårdar, men dessa är inte tillgängliga för allmänheten mer än i undantagsfall, dock inte på skoltid.
I varje ort behöver därför en allmän lekplats skapas, genom att den befintliga rustas upp eller i de orter som saknar lekplats en ny skapas.
Lekplatsen ska finnas där samhällets flesta barn bor och vara väl skyltad så att nya besökare hittar dit. Den kan med fördel vara enkel med bord och bänkar, sandlåda och gungor.
Socialdemokraterna anser att lekplatser enligt denna motion skapas i varje ort.
_____
Motionen har beretts av gatuavdelningen på Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK), som lämnar följande yttrande:
Vid genomgång av kommunens allmänna lekplatser konstateras att i tätorterna Högsby, Berga, Ruda, Fågelfors och Grönskåra finns lekplatser enligt nedan:
Högsby: Fasanstigen Frejgatan
Lilla Hanåsavägen Berga: Mellbyvägen Ruda: Vikingavägen
Folkets Hus Fågelfors: Vallmovägen Grönskåra: Järnvägsgatan
KS § 12 DNR: KU.2013.218
Tätorter som saknar allmänna kommunala lekplatser är således Fagerhult, Björkshult och Långemåla. Noteras kan, vilket framgår av inlämnad motion, att kommunens förskolor och skolor har lekplatser på sina skolgårdar i Högsby, Berga, Ruda, Fågelfors, Fagerhult och Långemåla.
Vidare bör observeras att Högsby Bostads AB i Högsby tätort har lekplatser på fyra platser (Kyrkogatan, Ringvägen 3, 13, Storgatan).
En omständighet som också bör påpekas är, att så sent som 2009 togs i Högsby kommun beslut om halvering av antalet kommunala lekplatser.
Beslut effektuerades under åren 2010-2011 och lekplatser på orterna Högsby, Berga, Ruda, Fågelfors, Fagerhult, Långemåla och Hornsö nedmonterades och togs bort.
Enligt skrivning i motionen ska lekplatsen finnas där samhällets flesta barn bor och även vara väl skyltad så att nya besökare hittar dit. Den geografiska placeringen av lekplatser med hänsyn till där samhällets flesta barn bor, är inte alltid helt enkel och självklar, då boendestrukturen i bostadsområden ständigt förändras. Vid nyanläggning av lekplatser bör en noggrann analys av förutsättningarna göras.
Beträffande skyltning av lekplatser är det gatuavdelningens uppfattning att sådan skyltning ej är nödvändig då nyinflyttade snabbt gör sig
hemmastadda i området.
Att ytterligare tillskapa ett antal lekplatser i enlighet med skrivningen i motionen innebär att erforderliga ekonomiska medel måste ställas till ÖSK:s förfogande. En lekplats med yttermåtten 10 x 10 meter med lekutrustning bestående av gungställning för två gungor, gunghäst,
sandlåda, bord och bänkar, inklusive montering, markarbeten och godkänd så kallad EU-sand beräknas kosta ca 60 000 kronor. Vidare tillkommer årlig drift- och förnyelsekostnad för det utökade antalet lekplatser.
Gatuavdelningen tar inte ställning till motionens framställan om lekplats i varje ort utan lämnar yttrandet med tillhörande information vidare till politisk beredning.
Förbundsdirektionen för ÖSK beslutade 2013-12-03, § 68 att godkänna gatuavdelningens yttrande som svar på inlämnad motion och överlämnar yttrandet till kommunstyrelsen i Högsby kommun för vidare behandling.
KS § 12 DNR: KU.2013.218
Kommunstyrelsen beslutade 2014-01-14, § 282 att ge kommunchefen i uppdrag att till nästa kommunstyrelsesammanträde redovisa vilka regler som gäller för öppethållande av skolornas lekplatser för allmänheten.
Verksamhetschefen redovisar vilka regler som gäller för öppethållande av skolornas lekplatser för allmänheten:
• Förskolan omfattar barn 1-5 år. Dessa lekplatser är inhägnade. De är inte tillåtna för allmänheten vardagar kl. 08.00-17.00.
• Förskoleklass och grundskolas lekplatser är tillgängliga för allmänheten. Personalen får avvisa allmänheten om de uppträder felaktigt på något sätt. Skräpar ner, röker, ovårdat språk, uppträder provocerande, filmar eller fotograferar barnen.
Förslag under mötet
Jonas Erlandsson (S) föreslår att innan beslut tas om motionen ska det utredas vem som har ansvar för lekplatserna och hur de kan utvecklas.
Erlandsson föreslår även att samhällsföreningarna tillfrågas angående skötsel.
Jenny Joelsson (S) frågar om ovanstående regler är hämtade från skollagen eller om det är kommunens regler?
Magnus Gabrielsson (S) föreslår att samverkan sker med bostadsbolagen angående skötsel.
Gunilla Schollin-Borg (MP) föreslår att utbildningsutskottet får i uppdrag att se över ansvarsfrågan samt utreda hur många lekplatser det ska finnas i kommunen och vad det kommer att kosta.
Kommunstyrelsens beslut
Motionen överlämnas till utbildningsutskottet för utredning av
ansvarsfrågan, hur många lekplatser det ska finnas i kommunen och vad det kommer att kosta.
KS § 12 DNR: KU.2013.218
Beslutsunderlag
Tillgänglighet för allmänheten.doc Motion S.pdf
Protokoll 2014-01-14 - KS § 282
Beslutsmottagare UU
KS § 13 DNR: KU.2014.30
Samfälld kvarnplan vid Aboda
Fråga har kommit till kommunen angående köp av mark i Aboda Kvarn.
Kommunstyrelsens beslut Ärendet återremitteras.
Beslutsunderlag Epost TK 140128 Samf-Kvarnplan.pdf
Beslutsmottagare KS
KS § 14 DNR: KU.2014.35
Personalfrågor
Kommunchefen har sagt upp sig och kommer att sluta sin anställning i Högsby kommun den 30 april 2014.
Ekonomichefstjänsten är vakant sedan den 1 januari 2014. Kommunchefen föreslår att tjänsten ska återbesättas och att annons därför omgående läggs ut. Samverkan avseende ekonomienheten med annan kommun är
fortfarande det långsiktiga målet och processen för detta fortsätter.
Mönsterås och Högsby kommun ska tillsammans anställa en stadsarkitekt, intervjuer pågår.
Högsby kommun har sedan årsskiftet samverkan med Mönsterås kommun kring ledarskapet av miljö- och byggnadskontoret.
Högsby och Mönsterås kommuner har gemensamt anställt en
livsmedelsinspektör från och med den 10 februari 2014. Han kommer att arbeta 3 dagar/vecka i Högsby och 2 dagar/vecka i Mönsterås.
Kommunstyrelsens beslut
Kommunchefstjänsten och ekonomichefstjänsten återbesätts och tjänsterna ska externannonseras. Personalchefen får i uppdrag att lägga ut
annonserna.
Övrig information om personalärenden godkännes.
Beslutsunderlag
Protokoll 2014-02-04 - KU § 13
Beslutsmottagare Personalchefen
KS § 15 DNR: KU.2014.7
Redovisning av delegationsbeslut
Kommunstyrelsens beslut
Delegationsbeslut fattade av socialutskottet 2013-12-11 samt av Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska (MAS) under tiden 2014-01-01-2014-01-31
godkännes.
Beslutsunderlag SU 131211.pdf
Delegationsbeslut MAS 140101-140131.pdf
KS § 16 DNR: KU.2014.26
Delgivning KS 2014-02-11
Kommunchefen informerar om att projektansökan avseende ungdomsprojekt för att öka valdeltagandet "Valpuls Högsby" ej har beviljats statsbidrag.
Kommunstyrelsens beslut Redovisningen godkännes.
Beslutsunderlag
HBAB protokoll 2013-12-06.pdf Beslut fr Ungdomsstyrelsen.pdf
KS § 17 DNR: UU.2010.6
Tema Kultur, fritid, turism På grund av sjukdom ställs ärendet in.
Kommunstyrelsens beslut
Tema Kultur, fritid och turism behandlas på kommunstyrelsens sammanträde 2014-03-11.
Beslutsmottagare Fritidschefen
KS § 18 DNR: KU.2014.36
Gösjöbadet
Kommunchefen informerar att Mnj Däck & Trädgård AB, som arrenderade Gösjöbadet 2013, har sagt upp kontraktet och någon ny arrendator finns ej i dagsläget.
Kommunchefen föreslår, efter samtal med Berga samhällsförening, att Willy Erlandsson, Berga, anlitas för utformning av förslag till lösning av arrendering och skötsel för Gösjöbadet. Inom en månad ska ett förslag till lösning presenteras.
Kommunstyrelsens beslut
Kommunchefens förslag att anlita Willy Erlandsson, Berga för att utforma förslag till lösning av arrendering och skötsel avseende Gösjöbadet
godkännes.
Beslutsmottagare Berga Samhällsförening Kommunchefen
Willy Erlandsson
KS § 19 DNR: KU.2014.46
Valaffischering 2014
Jonas Erlandsson (S) föreslår att bygglov för valaffischering söks av kommunen som tidigare år.
Kommunstyrelsens beslut
Kommunchefen får i uppdrag att söka bygglov för valaffischering 2014.
Ansökan ska gälla för samtliga partier.
Beslutsmottagare Kommunchefen
KS § 20 DNR: KU.2012.74
Utsmyckning av rondell
Gunilla Schollin-Borg (MP) efterhör hur långt ärendet om utsmyckning av rondellen i Frövi avancerat.
Utbildningsutskottets ordförande Magnus Gabrielsson (S) meddelar att efter genomförd tävling bland elever från åk 5 till gymnasiet har en vinnare utsetts. Vinnaren blev en elev från Fagerhults skola och priset bestod av 1000 kronor som utdelas till elevrådet i Fagerhults skola.
Elever på svetsprogrammet ska färdigställa utsmyckningen.
Kommunstyrelsens beslut
Verksamhetschefen får i uppdrag att lämna ytterligare information om hur tidsplanen för färdigställandet ser ut.
Beslutsmottagare Verksamhetschefen
