Uppföljning internkontroll 2015
Kultur- och fritidsnämnden
Kultur- och fritidsnämnden, Uppföljning internkontroll 2(6)
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 Uppföljning ... 4
2.1 Administration ... 4
2.2 Avtal ... 5
2.3 Löner ... 5
3 Sammanfattande analys ... 6
1 Inledning
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.
Kultur- och fritidsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är
tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.
Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.
En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.
Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör
tas med i internkontrollplanen.
Kultur- och fritidsnämnden, Uppföljning internkontroll 4(6)
2 Uppföljning
2.1 Administration
2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.
Kontroller
Delegationsordning
Kontroll av delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
2015 Kommentar
Motsvarar delegaterna i nämndens delegationsordning aktuell bemanning på förvaltningen?
Svar: Ja.
2. Fattar delegaterna skriftliga beslut och anmäler dessa till nämndsekreterare?
Svar: Ja.
3. Anmäls delegationsbesluten till nämnden, alternativt förvaltningschefen (vid vidaredelegation), på det sätt som anges i delegationsordningen?
Svar: Ja.
2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.
Kontroller
Representation/deltagare/syfte
Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
2 gånger under året Kommentar
Antalet kontrollerade fakturor uppgår till 26 i maj och 51 i december vilket ger en kontroll på totalt 77 fakturor. Utav dessa fanns sex stycken som saknade kommentar angående syfte, program och/eller deltagare. Från och med 2016 har det i ekonomisystemet lagts en spärr när fakturor med konton som avser representation, kurs och/eller konferens, ska beslutsattesteras vilket inte går att genomföra utan en anteckning.
2.1.3 Kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.
Kontroller
Beslut där jäv kan förekomma
Kommentar
Stickprov har under året utförts på 50 fakturor. Ingen obehörig har beslutsattesterat men däremot hade beslutsattest skett på faktura där eget deltagande noterats, dock inte till ett betydande belopp.
Kommunjuristen har informerat all personal och även nämnden vad som gäller angående jäv. Vad gäller jävsfrågan så har t ex vid nämndbeslut, har personer som bedömt sig själv som jäviga avvikit från rummet då diskussion kring beslut samt själva beslutet fattats. Det är dock svårt att kontrollera om någon är jävig då det blir upp till personen själv att bedöma det om ingen annan vet att det är risk för jäv.
2.2 Avtal
2.2.1 Följs ramavtalen eller inte. Om de inte följs, finns det en förklaring.
Kontroller
Kontroll av att ramavtal följs
Enligt framtagen kontrollplan.
Två gånger under året.
Kommentar
Stickprov har utförts på flera olika konton som t ex möbler, entrémattor och konsulttjänster. Många av ramavtal har tecknats under 2014-2015 vilket kan vara en orsak till att man av gammal vana använt sin vanliga leverantör men också att det inte finns något ramavtal än inom det område vars tjänster behövs köpas in, exempel på detta är musik. Vad gäller bygg- och bibliotekstjänster så följs ramavtalen.
2.3 Löner
2.3.1 Rätt lön till rätt person
Kontroller
Kontroll av löneutbetalningarna
Enligt framtagen kontrollplan.
Två gånger under året.
Kommentar
Varje enhetschef har kontrollerat att rätt lön har betalats ut till rätt person. Kontrollerna har genomförts i mars och oktober. Inga avvikelser noterades.
Kultur- och fritidsnämnden, Uppföljning internkontroll 6(6)
