Uppföljning internkontroll 2015
Vård- och omsorgsnämnden
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 Uppföljning ... 4
2.1 Vård- och omsorgsnämnden ... 4
3 Sammanfattande analys ... 6
1 Inledning
Av kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer för den interna kontrollen i november 2003. I oktober 2014 beslutade fullmäktige om nya regler för intern kontroll som kommer att tillämpas från och med intern kontrollplan 2015. I dokumentet ”Regler för intern kontroll i Sollentuna kommun”, beslutat av kommunfullmäktige 2014-10-15, regleras ansvar och uppföljning.
Kommunsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.
Nämnderna ska, var och en inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Det är respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Varje förvaltning ska utifrån fullmäktiges beslut om regler för intern kontroll och
tillämpningsanvisningar arbeta fram egna regler och anvisningar om intern kontroll.
Förvaltningen har även en skyldighet att löpande rapportera till nämnden om hur arbetet med att utforma och förändra den interna kontrollen fortskrider samt hur den interna kontrollen fungerar.
2 Uppföljning
2.1 Vård- och omsorgsnämnden
2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.
Kontroller
Delegationsordning Ingen avvikelse
Hur? Kontroll av delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När? 2015 Kommentar
Redovisas i av KLK angiven bilaga.
2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.
Kontroller
Representation/deltagare/syfte Ingen avvikelse Hur? Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När? 2 gånger under året Kommentar
Under 2015 har 33 fakturor granskats. I 6 fall saknades syfte och i 6 fall deltagarförteckning, dock framgick namn på deltagare och syfte på fakturan i 3 fall. I ytterligar 6 fall avsåg fakturan öppna föreläsningar i det förebyggande arbetet, där deltagarförteckning inte kan bifogas. I samtliga fall har kompletteringar gjorts till fakturan.
Åtgärder Status
Komplettering med bilagor för 2015 har gjorts. Gällande rutin har gåtts igenom med ansvarig på KLK i gemensamt möte med berörda på VOK.
Avslutad (enligt plan)
2.1.3 Att externa köp avseende boendeplatser ersätt i enlighet med individavtalets överenskommelse
Kontroller
Kontroller Kommentar
I maj 2015 granskades 34 fakturor avseende köp av extern plats i LSS-boende, på avdelningen för funktionshinder. För 2 fakturor påtalades en avvikelse, som följd av ändrade avtalsvillkor, till leverantören, som korrigerade på följande månads faktura. Vidare granskades 9 fakturor avseende boendeplats enligt SoL och 4 fakturor för boendeplats, barn. Ingen avvikelse noterades.
Under oktober månad har 34 fakturor avseende köp av externa boendeplatser inom avdelning äldreomsorg, kontrollerats gentemot individavtalets villkor och pris. Ingen avvikelser noterades.
2.1.4 Kontroll att brukare i hemtjänst får korrekt utförd insats i enlighet med LOV-avtalets villkor.
Kontroller
Att fördelningen av den utförda tiden hos
brukare följer LOV-avtalets villkor. Mindre avvikelse Hur? Stickprov
När? 10 ärenden per månad Kommentar
Under april till november har samtliga brukare med beviljad insats i hemtjänst, av anhöriganställd, kontrollerats. Av de totalt utförda timmarna redovisas 39 % utförda av ordinarie anställd personal. För 39 av 70 brukare har insats utförts av ordinarie personal med minst 20 %.
Åtgärder Status
Fortsatt kontroll av andel av ordinarie anställdas utförd tid införs som rutin även 2016.
Pågående (enligt plan)
2.1.5 Att anställda från dag 1 har tillgång till, och kan använda kommunens IT- och övriga kommunikationssystem.
Kontroller
Att nyanställda har erforderliga behörigheter
till kommunens system. Ingen avvikelse
Hur? Samtliga nyanställda för loggbok under sin första anställningstid, vad och när får man tillgång till behörigheter till system och funktioner.
När? Vid varje nyanställning under 2015 från och med 1 april.
Kommentar
Av nyanställd personal, antal 9, har alla haft erforderliga behörigheter och kunnat använda kommunens system.
(exkl myndighetsutövning äldre, uppgift saknas)
3 Sammanfattande analys
Vård- och omsorgsnämnden har för år 2015 valt tre områden för den interna kontrollen med anknytning till kvalitet i kontorets arbete med uppföljning. Överenstämmelse mellan avtal och fakturerad tjänst vid köp av boendeplatser utanför LoU (Lagen om offentlig upphandling) och LOV (Lagen om valfrihetssystem), kontroll att utförda hemtjänsttimmar vid anhöriganställning är fördelad mellan ordinarie personal och anhörigvårdare, i enlighet med LOV-avtalets villkor, och att anställda har tillgång till de behörigheter som krävs för att kunna fatta myndighetsbeslut och utföra sina
arbetsuppgifter från första anställningsdagen.
Kommunstyrelsen har därutöver beslutat om två områden för samtliga nämnder i årets interna kontrollplan. Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning och att det vid representation, kurs eller konferens finns deltagarförteckning och syfte bifogat till fakturan.
Inom samtliga områden redovisas en god kontroll. För intern kontroll under punkt 2.1.4, inför vård- och omsorgsnämnden en fortlöpande rutin för uppföljning, varför området utgår i 2016 års kontrollplan.
.
