Uppföljning internkontroll 2015
Miljö- och byggnadsnämnden
Miljö- och byggnadsnämnden, Uppföljning internkontroll 2(6)
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 Uppföljning ... 4
2.1 Övrigt ... 4
2.2 Att regler om sekretess följs vid utlämning av allmänna handlingar... 5
2.3 Kontroll att otillåtna bisysslor inte förekommer ... 5
3 Sammanfattande analys ... 6
1 Inledning
Enligt kommunallagen (Kommunallag (1991:900)) ska nämnderna, var och en inom sitt område, ”se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt”. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.
I kontrollplan 2015 för miljö- och byggnadsnämnden ingår fem kontrollmoment. Två kontroller är av kommunövergripande karaktär, det vill säga kontrollerna har
genomförts av samtliga nämnder. Dessa kontroller är:
- Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.
- Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.
De tre övriga kontrollerna är nämndspecifika och har därmed beslutats inom miljö- och byggnadsnämndens område. Dessa kontroller är:
- Kontroll att fakturaattestant vid repr.-/utb.-/konferensfakturor inte deltagit - Bruten sekretess
- Otillåten bisyssla kan förekomma
Miljö- och byggnadsnämnden, Uppföljning internkontroll 4(6)
2 Uppföljning
2.1 Övrigt
2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.
Kontroller
Delegationsordning Ingen avvikelse
Kontroll av delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
2015 Kommentar
Delegationsordningen följs. Stickprov har utförts och samtliga av dessa visade att delegationsbeslut fattats av behörig person. 16 stickprov av 454 möjliga utfördes gällande verksamheten miljö- och hälskydd och 137 stickprov av 1537 möjliga gällande bygglovsverksamheten.
2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.
Kontroller
Representation/deltagare/syfte Mindre avvikelse Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
2 gånger under året Kommentar
Gällande konto 76511 och 76512 har totalt 46 fakturor kontrollerats under året.
Det finns uppgifter om syfte i 39 fakturor.
Det finns uppgifter om deltagare i 44 fakturor.
Det finns uppgifter om program i 35 fakturor. De fakturor som saknar program är externa leverantörer.
Åtgärder Status
Representation/deltagare/syfte Avslutad (enligt plan) Senaste kommentar
En checklista utformas till hjälp för att säkerställa momenten och löpande stickprov utförs fram till slutdatum för åtgärden.
2.1.3 Kontroll att fakturaattestant vid repr.-/utb.-/konferensfakturor inte deltagit.
Kontroller
Jävskontroll vid attest. Mindre avvikelse
Kontroll av fakturor.
2015 Kommentar
Konto 76511, 76512, 71012, 71013, 71112, 71113, 71114 har totalt 50 fakturor kontrollerats under året.
Beslutsattestanten har deltagit i 1 av fakturorna. Dock verkade attestanten efter insett misstag för att återkalla attesten men den gick inte att stoppa eftersom fakturan redan registrerats som utgiftsbokning. I fallet rörde det sig om mindre belopp.
Åtgärder Status
Jävskontroll vid attest Avslutad (enligt plan)
Senaste kommentar
En checklista utformas till hjälp för att säkerställa momenten och löpande stickprov utförs fram till slutdatum för åtgärden.
2.2 Att regler om sekretess följs vid utlämning av allmänna handlingar
2.2.1 Bruten sekretess.
Kontroller
Sekretess Ingen avvikelse
Administratörer prövar sekretessen vid varje utlämning. PUL-markeringar görs om personuppgifter ska läggas ut digitalt. Känsliga handlingar kontrolleras om de arkiveras säkert ur stöld, vatten,
brandsynpunkt.
2015 Kommentar
Intervjuer har skett av administrativ personal i vilka framkom att personalen vid varje enskilt ärende gör en bedömning ur rättsligt perspektiv. Sekretess markeras i respektive diarium och ny prövning görs vid varje begäran om utlämning.
För att säkerställa hanteringen av sekretess genomgår registratorerna regelbundet utbildningar i Offentlighet- och sekretesslagen.
2.3 Kontroll att otillåtna bisysslor inte förekommer
2.3.1 Otillåten bisyssla kan förekomma
Kontroller
Otillåten bisyssla Ingen avvikelse
Oktober 2015 Kommentar
Inför varje nyanställning genomgår respondenten frågor och information om bisyssla. Varje år besvaras frågan skriftligt av samtliga anställda. Det framkom år 2015 att 7 antal personer innehade bisyssla, dock var ingen av dessa av otillåten karaktär.
Miljö- och byggnadsnämnden, Uppföljning internkontroll 6(6)
