Uppföljning internkontroll 2015
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden
1 Inledning
Enligt kommunallagen (Kommunallag (1991:900)) ska nämnderna, var och en inom sitt område, ”se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt”. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.
I kontrollplan 2015 för utbildning- och arbetsmarknadsnämnden ingår fyra
kontrollmoment. Två kontroller är av kommunövergripande karaktär, det vill säga kontrollerna har genomförts av samtliga nämnder. Dessa är:
• Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.
• Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.
De två övriga är nämndspecifika och kontrollerna har därmed endast gjorts inom utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens område. Dessa är:
• Genomlysning Löpargymnasiets ekonomi
• Mutor och bestickning
2 Uppföljning
2.1 Övrigt
2.1.1 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.
Kontroller
Delegationsordning Mindre avvikelse
Hur? Kontroll av delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När? 2015 Kommentar
1. Motsvarar delegaterna i nämndens delegationsordning aktuell bemanning på förvaltningen?
Svar: Ja
2. Fattar delegaterna skriftliga beslut och anmäler dessa till nämndsekreterare?
Svar: Förvaltningschefens beslut anmäls till nämndsekreterare.
3. Anmäls delegationsbesluten till nämnden, alternativt förvaltningschefen (vid vidaredelegation), på det sätt som anges i delegationsordningen?
Svar: Nämndsekreteraren anmäler inkomna delegationsbeslut till nämnden varje månad. Vissa delegationsbeslut som inte med automatik hanteras i P360 anmäls inte alltid.
Åtgärder Status
Översyn av förvaltningschefens
vidaredelegation Pågående (enligt plan)
2.1.2 Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.
Kontroller
Representation/deltagare/syfte Mindre avvikelse Hur? Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När? 2 gånger under året Kommentar
Under 2015 har 103 fakturor granskats varav 26 tillhör kansliet, 14 tillhör Kunskapsparken, 6 tillhör Arbetsmarknadsenheten och 78 tillhör Rudbeck. Antalet kontrollerade transaktioner uppgår till 42 i maj och 61 i december.
I 4 fall saknades syfte och i 5 fall deltagarförteckning. Kompletteringar har gjorts avseende syfte och deltagarförteckning under anteckningar i fakturahanteringssystemet.
I vissa fall råder en osäkerhet vilket konto som ska användas. Det är inte heller helt konsekvent vad gäller till exempel användandet av kontot för intern representation alternativt personalvård.
Personalvård innefattar exempelvis fruktkorgar, ”fredagsfika” till samtlig personal och liknande. I dessa fall finns inte krav på att ytterligare ange deltagare och syfte. Bland de kontrollerade posterna bokförda som ”personalvård” görs bedömningen att nödvändig information finns med.
Åtgärder Status
Komplettering av uppgifter Avslutad (enligt plan) Utbildning/ information
representation/deltagare/syfte Pågående (enligt plan)
2.1.3 Löpargymnasiet ekonomi
Kontroller
Genomlysning Löpargymnasiet ekonomi Mindre avvikelse Hur? Genomgång av ekonomiska rutiner/ekonomiska flödet.
Kommentar
1. Kontroller är genomförda gällande hyresinbetalningar för rum på Löpargymnasiets internat.
2. Inventering är genomförd av övriga hyresgäster Löpargymnasiet har på internatet utöver löpareleverna.
3. Efter genomgången kan det konstaterats att Löpargymnasiet har likadana hyreskontrakt för boende på internatet oberoende om hyresgästen är löparelev eller inte, vilket gör att alla formuleringar i kontrakten inte är tillämpliga för hyresgäster.
4. Hyreskontrakten har granskats vad gäller möjligheter till omedelbar uppsägning av elev pga misskötsel, genom att kommunjuristen konsulterats.
5. Punkterna 2-4 ovan har resulterar i att åtgärder vidtagits för framtagande av nya hyresavtal..
6. Samtliga resor som Löpargymnasiet genomför är kontrollerade och skolan använder inte alltid kommunens upphandlade resetjänstanordnare varför skolan genomför förändring av rutinerna vid beställning av resor.
7. Effektivisering av Löpargymnasiets verksamhet genomförs så att mindre del av tilldelade personalresurser läggs på administration och mer på tränarresurs för eleverna.
Effektiviseringsuppdraget ingår som en del i Löpargymnasiets nytillträdde verksamhetsansvarigs uppdrag.
8. Översynen av ekonomihanteringen inom Löpargymnasiet har resulterat i att alla kostnader och intäkter för verksamheten numera alltid går via Rudbecks övriga redovisning.
Åtgärder Status
Framtagande av nya hyresavtal. Pågående (enligt plan) Förändra rutiner vid beställning av resor. Pågående (enligt plan)
2.2 Mutor och bestickning
2.2.1 Mutor och bestickning
Kontroller
Kunskap om mutor och bestickning hos
samtliga medarbetare Större avvikelse
Hur? Ta fram en Powerpoint som gås igenom på respektive arbetsplats på APT När? Under hösten 2015
Kommentar
Efter att beslutet fattas gällande en utbildningsinsats om mutor och bestickning inom förvaltningen aviserades att en powerpoint presentation skulle tas fram centralt. Kansliet pausade därför arbetet med att ta fram en egen presentation till den planerade utbildningsinsatsen. Kansliet planerar att genomföra utbildningsinsatsen under 2016.
Åtgärder Status
Kunskap om mutor och bestickning hos
samtliga medarbetare. Pågående (enligt plan)
