ALLMÄNNA VALEN 2018
Genomförande och erfarenheter
Fleur, Anna och Ahlberg, Bibbi
Valsamordnare
1
Innehåll
Inledning ... 3
Valprocessen Sollentuna kommun ... 3
Verksamhetsplanen ... 3
Dimensionera valdistrikt och valkretsar... 3
Valadministrativt system ... 4
Vallokaler ... 4
Synpunkter på vallokaler ... 5
Besiktning av vallokaler ... 6
Valnämndens synpunkter på vallokaler efter besiktning på valdagen... 6
Material ... 10
Valsedlar ... 10
Valurnan ... 11
Packning ... 11
Distribution... 11
Skyltar ... 11
Valsedelställen ... 12
Vikskärmar... 12
Administrering av röstmottagare och övrig personal ... 12
Utbildning ... 13
Utbildning förtidsröstning ... 13
Utbildning röstmottagare valdagen ... 14
Förtidsröstning ... 14
Möblering av förtidsröstningslokaler ... 17
Kommunikation ... 18
Valdagen... 19
Bemanning i vallokalerna ... 19
Bemanning i kommunhuset ... 19
Valnämndens aktiviteter på valdagen ... 20
Mottagningen på valnatten ... 20
Inlämning Länsstyrelsen ... 21
Säkerhet ... 21
Postnord ... 21
Information till politikerna ... 22
Onsdagsräkningen ... 22
It- datorer ... 22
Bemanning ... 22
Valkansliet ... 22
2
Sommarjobbare ... 23
Vallokalerna ... 23
Budget ... 23
Utvärdering med valarbetare ... 23
Utvärderingsenkät Röstmottagare ... 23
Utvärderingsenkät Ordförande och vice ordförande ... 24
Utvärderingsenkät onsdagsräkningen ... 24
Utvärderingsenkät lokalansvariga ... 24
Utvärderingsenkät förtidsröstning ... 24
Bilagor: ... 25
3
Inledning
De allmänna valen 2018 hölls den 9 september. Denna slutrapport visar på hur arbetet inför och under valet gick till, utvärderar resultatet samt ger förslag på förbättringar inför
kommande val. I de bilagor som finns med hittas fördjupande information. Arbetet med ett allmänt val tar lång tid och det är många delar som ska administreras. Nedan visas en överblick över valprocessen i Sollentuna, vilken även ligger som grund för detta dokument.
Valprocessen Sollentuna kommun
Verksamhetsplanen
Verksamhetsplanen beslutades om i september 2017. Planen har följts under verksamhetsåret och har fungerat bra.
Dimensionera valdistrikt och valkretsar
Valdistrikten ritades om under våren 2017 och två distrikt tillkom. En utredare från valkansliet arbetade tillsammans med mät-och kartenheten för att ta fram distrikten. Inför
1. Dimensionera valdistrikt och
valkretsar
2. Uppdatera administrativt
valsystem 3.Administrera lokaler 5. Inventera och
beställa material
5. Administrera röstmottagare och
övrig personal 6. Skapa en
kommunikationsplan 7. Administrera
Utbildning 8. Administrera
transporter
9. Administrera
förtidsröstning 10. Administrera
särskild förtidsröstning 11. Valdag 12. Onsdagsräkning
4
nästkommande val bör kommunens förvaltningar, senast januari året innan valår, ha förberett lämpligt kartsystem och statistik för att underlätta revidering av valdistrikten.
Klagomål på valdistriktsindelning
Klagomål har inkommit från allmänheten på distrikt 80. Den som klagade argumenterade för att den del av Lomvägen som tillhör distrikt 80 bör kunna ritas in i distrikt 81 och 82.
Klagomål har inkommit på distrikt 42. De som bor på Rösjöns camping tyckte att det var långt att ta sig till Vaxmoraskolan. Ytterligare klagomål har inkommit från boende på Viltstigen, där vägen har delats av och den ena delen hade Rösjöskolan som vallokal, medan den andra delen hade Vaxmoraskolan. Viltstigen ligger nära Rösjöskolan, vilket upprörde väljaren.
Valadministrativt system
Under hösten 2017 gjordes en direktupphandling av valadministrativt system, då det system kommunen tidigare använt sig av inte längre fanns att tillgå. Utbudet av valadministrativa system var inte stort. De krav som ställdes kunde enbart uppnås av den molntjänst som kommunen valde att använda sig av vid detta val, Kaskelot från Precio Fishbone, Tjänsten är en molntjänst som används för bemanning, administrering av lokaler, administrering av utskick med mera. Den har även använts för att skicka ut sms för påminnelser inför utbildningarna.
En integrering gjordes med det tidigare systemet Vals, och alla lokaler och röstmottagare som arbetat i Sollentuna tidigare kunde således följa med in i den nya tjänsten.
Många kommuner har använt sig av Kaskelot, vilket är bra då detta gör att kommunerna kan kommunicera med varandra och ställa frågor kring systemet. Kaskelot kommer även att användas vid valet 2019.
Vallokaler
Alla valdistrikt ska ha en vallokal. Vallokalerna har främst varit på Sollentunas skolor. Då några skolor är under ombyggnation har flera vallokaler flyttats. De vallokaler som fungerar bäst är de som kan vara i matsalar eller studiehallar på skolor. Det är dock inte
rekommenderat att dela lokal och exempelvis ha två distrikt i samma matsal. I kombinerade vallokaler blir det ofta svårt att styra flödet och väljare tenderar att gå fel. Vid räkningen kan även distrikten störa varandra.
Om flera valdistrikt ska ha sina vallokaler i samma skola är det viktigt med en stor ingång, alternativt att ha flera ingångar på skolan. Detta då det kan bli rörigt och trångt annars. Det är
5
viktigt att det finns någon form av samordning mellan lokalerna. Bland annat bör skyltning ske gemensamt. Det ska även finnas tydliga riktlinjer kring hur valsedlar ska distribueras.
Synpunkter på vallokaler
Följande punkter är sådana som valsamordnaren anser bör tas upp.
Det distrikt som var svårast att hitta en bra lokal åt var främst lokalen för distrikt 80, som är ett tudelat område där Kärrdal, Falkberget, Landsnora och Kvarnskogen är med. Delar av distriktet har tidigare röstat i Kärrdalsskolan och andra delar har röstat i Edsbergs bibliotek. Distriktet fick nu rösta i Kulturskolan, vilket var en funktionell vallokal. Dock har det inkommit klagomål från boende i Kärrdal att man behövt åka så långt för att komma till sin vallokal.
Distrikt 77, Turebergs Villastad har tidigare röstat i Församlingshusets café. Då detta idag används som butik var lokalen obrukbar som vallokal. Den lokal som istället fick bli vallokal var ett samlingsrum på Consensum gymnasium på Aniaraplatsen. Lokalen låg på tredje våningen, vilket inte var optimalt. Det har dock inte inkommit några klagomål kring lokalen. Lokalen rekommenderas dock inte användas som vallokal igen på grund av dålig tillgänglighet. Rekommendation är att använda
Helenelundsskolan för detta distrikt. Även skolan i Fågelsångsparken, som består av tillfälliga paviljonger, kan användas som vallokal i framtiden.
Distrikt 10,11 röstade i Gillboskolan och distrikt 12 i Gröndalsskolan. De lokaler som användes var samma som vid valet 2014 då distrikten såg likadana ut. Till nästa val bör distrikt 10 rösta i Gröndalsskolan då Gröndalsskolan ligger i distrikt 10. Det är inte logiskt att distrikt 10 ska gå till Gillboskolan.
Distrikt 62 röstade i Ribbingsbacke äldreboende. Detta då distriktet röstade i Ribbingsbacke vid valet 2014. Till årets val var distriktet omritat, vilket gjorde att Ribbingsbacke inte låg i distrikt 62. De som bor på Ribbingsbacke hade således inte Ribbingsbacke som vallokal. Detta upptäcktes efter det att vallokalerna var bestämda.
För att de som bor på Ribbingsbacke på ett smidigt sätt skulle ha möjlighet att rösta bokades ambulerande röstmottagare in för boendet. Förslag är att Rösjöskolan används som vallokal även för distrikt 62, då det blir lättare för boende i Edsberg att hitta till rätt vallokal.
Distrikt 51 och 52 hade sina vallokaler i gula baracker på Häggviksskolan.
Anledningen till att lokalerna byttes var att mycket klagomål hade inkommit på matsalen då den inte på ett tillfredställande sätt kunde inrymma två valdistrikt. Den ordförande som tidigare hade arbetat i matsalen tyckte att årets lösning var bättre.
Dock tyckte man att vallokalerna var trånga. Förslag till nästkommande val är att använda den nya Skälbyskolan som vallokal till ett av distrikten.
6
Besiktning av vallokaler
Besiktningen av vallokaler gjordes under januari och februari av framför allt valsamordnare och biträdande säkerhetschef. I besiktningen tittade man på möjligheten att skapa ett bra flöde, tillgänglighet och säkerhet. För att få ett bättre flöde i vallokalerna bör en skiss tas fram med möbleringsförslag till varje lokal.
Valnämndens synpunkter på vallokaler efter besiktning på valdagen
Se Bilaga 11 för kompletterande bilder.
Distrikt Lokal Kommentar
11
Gillboskolan, matsalen
Allt ok. Trånga valsedelsställ.
10 och 12 Gröndalsskolan,
klassrum Entrén till lokalerna var trång. Bra avskärmade ställ. Kö.
Behövs fler valsedelsställ.
Ordföranden beslutade själv att använda sig av ett klassrum istället för fritidsrummet då detta ansågs ha för mycket insyn.
13 Rälsen, klassrum, Vridna skyltar vid Rotsunda torg. Släppte in två bakom skärmen, vilka var i ”samma sällskap”
Något smal ramp vid ingången.
14 och 15 Norra Strandskolan, matsal
Släppte in flera personer till valsedlarna.
Trösklar som man eventuellt kan snubbla på.
21,22 och 23 Runbacka skola, Valsedelsställen ej insynsskyddade i distrikt 22 och 23
Trång entré till lokalen. VN ställer frågan om man verkligen ska ha samma entré till tre distrikt.
Skärm användes inte vid ställen i distrikt 23.
31 och 32 Norrviken skola, matsal,
Långa köer på förmiddagen, både till att ta valsedlar och till att rösta. Man skulle kunna ha fler valskärmar.
41 och 42 Vaxmoraskolan,
klassrum och matsal På förmiddagen låg det skyltar på golvet (se bild i bilaga). Valsedelsställen var utan skärmar. Detta ordnade VN. Valsedlar låg som ett lager under borden. Lista över anmälda partier fanns inte framme.
En entrédörr var öppen och då framgick inte vilket valdistrikt det var. Valsedelsställen stod rygg mot rygg mitt i korridoren och där uppstod
7
trängsel när väljarna skulle hitta sitt valdistrikt.
Det var heller inget bra flöde i den bortre lokalen.
I den ena av vallokalerna stod det pappkassar med namnvalsedlar som var partimärkta. VN ställde för en pappkartong.
Skyltar till distrikt 42 saknades. Hade behövt skyltar vid trappan, fotbollsplanen,
Trestegsvägen. Behövs fler gatupratare. Det låg skyltar bakom en entrédörr. Det såldes fikabröd utanför av idrottsförening.
Lagret för valsedlar låg så att allmänheten kunde gå fram till dem.
Feministiskt initiativs (F!) valsedlar fattades (oklart om de hade fått dessa, valkansliets anm.) 51 och 52 Häggviksskolan, gula
barackerna Lokalen låg dåligt till för personer med
gångsvårigheter. Lokalen var trång. Lokalen var dåligt städad när den skulle möbleras. Endast en toalett öppen för två vallokaler. Dåligt skyltat.
Valnämnden tejpade upp nedfallna skyltar både på förmiddagen och på eftermiddagen.
53 och 65 Rudbecksskolan, Foajé och bred korridor utanför biblioteket
På förmiddagen upptäcktes att dörren för
handikappade var trasig. Den ställdes då upp. VN satte upp lista för anmälda partier. Skärm för valsedelsställen var ej på plats. VN ordnade detta.
Avskärmningen av valsedelsstället för distrikt 53 var bristfällig och flera väljare kunde ta valsedlar samtidigt. Det fanns dock en mottagare där som kunde styra upp kön när det blev för många samtidigt.
Röstmottagarna lämnade urnan obevakad.
Tydlig skyltning både utanför och inne. Bra vid valsedelsställen. Kunde vara lite bättre
avskärmat.
Bra vallokaler.
64 och 80 Kulturskolan, foajé och orkesterrum
På förmiddagen ansåg VN att det var dåligt skyltat med tanke på att det är en ny lokal. Lite dålig belysning i distrikt 80.
Bra skyltat vid buss och på andra ställen utomhus. Gemensamma valsedelsställ som fungerade bra. Förslag om att ställen är inne i vallokalerna istället. Borde haft en skärm istället för två. Borde vara tidigare skyltning om entré för rullstolsburna.
Kanske borde entrén på baksidan varit hvuvdentré med tydligare skyltning (och utgång över kajen för mer rörliga väljare och via huvudentrén för de med rörelsehjälpmedel?)
8
54 Sofielunddskolan
matsal
Flagga saknades på stången. Bra lokal. Hade dubbla platser för valsedlar, vilket förebyggde köbildning
Entrén dålig för rullstol.
Rymlig lokal.
61 och 63 Rösjöskolan På förmiddagen hjälpte VN till med skyltar.
Valsedlar under borden
Det låg mycket saker framme i klassrummen när ordföranden kom för att möblera.
62 Ribbingsbacke Dålig luft, men bättre då de öppnade ett fönster.
Boende i byggnaden fick inte rösta i vallokalen.
Bra entré.
70 och 73 Malmgården Önskemål om dator för att kunna skriva ut röstkort och för att kunna se vilken lokal väljare ska gå till om de har gått fel. Önskemål om tolk som kan tala engelska. Telefonen till KC fungerade inte den första timmen.
Valskärm stod fel vilket gjorde att
valhemligheten inte behölls. Röstande lade i sina valsedlar helt öppet utan att gå bakom en grön skärm. Bra handikappanpassning.
Ok lokaler. Det som kunde förbättras var att sätta valsedelsställen mer anonymt.
71 Sollentuna
international idrottshall
Valsedelsställen stod i vallokalen. Valnämnden rekommenderar att dessa står vid entrén/ i omklädningsrummet. Hade behövts dubbla valsedelsställ.
Rymlig lokal. God sekretess. Bra handikappanpassning.
72,74,78 Sollentuna
International school, stora och lilla matsalen, klassrum
Förmiddag: Dålig skyltning
Rörigt med tre distrikt som går in i samma ingång. Svårt att se var man ska ta valsedlar. Lite trångt i vallokalen som var ett klassrum.
Dålig skyltning till de olika lokalerna. Kuvert delades ut innan valsdelsställen, vilket skapade kö. Ingen sekretess vid valsedelsställen. Bra handikappanpassning.
Pratade med röstmottagare i distrikt 78 som inte förstod vad sekretess innebar. Många valsedlar lågt löst i lokalen.
9
Bra var att man delade ut kuvert efter det att väljarna tagit valsedlar.
Bra handikappanpassning
Störande med utgång genom 72.
VN fick inte prata med ordförande eller vice ordförande.
75 Fågelsångens förskola Inga anmärkningar på förmiddagen. På eftermiddagen var valsedlarna felplacerade.
Röstmottagare hade tagit en av två befintliga p- platser.
76 Consensum
gymnasium, 3 tr
Bra skyltat. Trångt att gå in och ut i samma dörr.
Trängsel vid valsedelsstället, mycket varmt, en bakdörr hade öppnats (kunde ha använts som utgång) valsedelsstället fick inte plats stående på det bord de hade till förfogande så de hade lagt det ned vilket gjorde valsedlarna otydliga.
Vallokalen bör inte användas .
77 Församlingshuset,
Lilla himlen
Skyltning till hissen saknas. På förmiddagen hjälpte VN till med att avskärma valsedelsbordet.
Fanns ingen lista på anmälda partier. VN satte upp denna. Annars bra.
79 Regnbågens förskola Valkuverten delades ut före vita skärmen. Fick ändra detta till efter för att minska köbildning då väljare började lägga i sina valsedlar i
valkuverten vid valsedlarna.
Valaffischer satt för nära lokalen. VN plockade ner dessa. Vid valsedelsställen ville politiker komma in och hämta partivalsedlar samt lägga i valsedlar i valsedelsställen.
81 , 82 Kärrdalsskolan,
matsal och studierum På förmiddagen saknades namnvalsedlar i distrikt 82. De kunde ha hämtats från distrikt 81.
Bra och tydligt vid entrén. VN ordnade ett fel i valsedelsstället. Saknas skylt nära centrum. Dålig luft i distrikt 82. Valurnan stod på sidan, istället för mellan, de två röstmottagare som satt vid längden. Dessa hävdade att detta är enligt praxis och lyssnade när valnämndenn påpekade att detta var fel.
Kommentar från ordföranden är att entrén inte är helt tillgänglig för personer med
funktionsvariation.
91 och 92 Eriksbergsskolans
matsalar Långa köer på förmidagen. Inte optimalt med gemensam entré för två vallokaler. Bör flytta
10
entrén till gaveln av skolan där det finns två separata ingångar.
93 Tegelhagens skola,
matsalen. Paviljong
Trång ingång och kö. Valsedelsstället hade ingen skärm. Man borde ha plockat bort fler bänkar och stolar för att göra mer plats vid valsedelsställen.
VN kompletterade med vallokalsskylt. Skyltning för rollator saknades vid ramp. VN hjälpte till att ställa valsedelsbordet så att valhemligheten bibehölls.
90, 94 Helenelundsskolan, klassrum och bibliotek
Skyltning i till parkeringsplatsen saknades.
Behövs fler skyltställ. Flödet in i lokalerna vore önskvärt. Nytt valsedelsbord ställdes in då det var kö till detta.
95 Utbildning Silverdal,
Ljusgården Skyltningen var bra. Vid kö är valbåsen långt in och blir skymda. Annars inga kommentarer. VN rekommenderade valkuvert efter valsedlarna.
Lista med anmälda partier saknades framme på förmiddagen. VN justerade båsen från insyn.
Material
Logistiken kring material är en viktig del i valarbetet. Inventering bör göras i tidigt skede för att se om nya urnor och skärmar bör beställas in. Till årets val beställdes 12 nya valurnor då ett flertal av dem som fanns var slitna och osäkra. Stora valurnor användes också i
förtidsröstningslokalerna, vilket fungerade bra och var nytt för detta val. Vidare beställdes ett antal nya gröna skynken till valskärmarna då många av dessa var slitna. Materialet beställdes från ”Stål och Stil”.
Nytt för 2018 var att valsedelsräknare beställdes in till alla distrikt. Vidare köptes också ett förstoringsglas in till varje vallokal.
Valsedlar
När valsedlarna beställdes beräknades dessa så att alla väljare i Sollentuna skulle kunna ta en valsedel från varje parti. Till vallokalerna packades lådor med 1000 partivalsedlar för varje parti. Detta var alldeles för mycket med tanke på att partierna kommer med namnvalsedlar och att en tredjedel av väljarna förtidsröstar. En rekommendation är att packa hälften, dvs 500 partivalsedlar för varje parti till varje vallokal. Detta kan också på ett annat sätt få plats i valurnan tillsammans med det andra materialet som ska ut till vallokalerna.
Partierna distribuerade själva namnvalsedlar till vallokalerna. Inför denna distribution behövs fler riktlinjer. En riktlinje skulle kunna vara att partierna måste komma till varje vallokal och lämna över valsedlarna till en röstmottagare. I årets val var det flera partier som lämnade in alla valsedlar till ett distrikt om det var flera distrikt som befann sig i samma byggnad. Då röstmottagarna har en lång dag med mycket att göra bör inte ansvaret ligga på dem att gå över
11
till andra lokaler för att se om vissa partier har lämnat in sina valsedlar där. Vidare bör det finnas en restriktion för hur många valsedlar varje parti får lämna in. I årets val lämnades orimligt mycket valsedlar in. Från varje distrikt kom flera kassar med oanvända
namnvalsedlar tillbaka till kommunhuset på måndagen efter valet. Det blir svårt för
röstmottagarna att veta var man ska ha alla valsedlar och som vi såg i årets val kan detta göra att det ser stökigt ut . En bunt med 1000 namnvalsedlar per vallokal bör räcka.
Tydlig information till partierna gällande inlämnande av namnvalsedlar till förtidsröstning och vallokaler bör komma ut i god tid och även ligga på webben för övriga partier.
Valurnan
Valurnan packades med allt material förutom valsedlarna. Packlistorna bör ses över tidigt i valarbetet. Valurnorna ska vara förseglade under hela valdagen. Förseglingarna bestod av två valsigill. Vid utrymning ska en plomb användas för att säkra locket på urnan.
Packning
Packningen av material gjordes av tre sommarjobbare samt personal från valkansliet. Att packa ”arkivlådorna” och valurnorna med material tar lång tid och det rekommenderas att ta in extra resurser . Packningen av valsedlar är av stor vikt. Alla partiers valsedlar måste finnas i varje vallokal. Även detta tar lång tid men bör inte göras utan att det finns någon från valkansliet med under hela processen. Som nämnts tidigare behövs inte lika många valsedlar som beställdes till valen 2018.
Distribution
För distribution av material har arbetscenter använts vid lämning och hämtning av material i förtidsröstningslokalerna. Samarbetet med arbetscenter har fungerat bra. Dock är det viktigt att tänka på att arbetscenter inte alltid har full styrka. Förtidsröstningslokalerna är speciella då det är pågående verksamheter i dessa. I biblioteken har det inte funnits möjlighet att förvara material eller ställa upp dessa under ex. fredagen när förtidsröstningen påbörjades på
måndagen. Valsamordnarna har därför ställt iordning lokalerna under helgen innan öppning.
Samma sak har gällt hämtning av material efter förtidsröstningens slut, då allt har behövt packas undan mycket snabbt.
Distributionen av material till vallokalerna skedde under torsdagen och fredagen innan valet och sköttes av en flyttfirma. Pricklistor togs ut ur valsystemet Kaskelot. Vid hämtningen kom enorma mängdes valsedlar, både partivalsedlar och namnvalsedlar tillbaka till kommunhuset där det inte fanns resurser för att ta emot dessa. Till nästa val föreslår valkansliet att
pappersåtervinningskärl körs ut till varje vallokal. Detta skulle underlätta arbetet väsentligt då röstmottagarna och lokalansvarig kan kasta överblivna valsedlar i kärlet direkt.
Skyltar
Röstmottagarna har uppgett att alla skyltar inte används. Gatupratarna är dock bra och till vissa vallokaler skulle fler av dessa behövas. Valnämnden såg under valdagen att det kunde
12
skyltas mer. Ett förslag är att valkansliet tar fram förslag på var skyltar bör sättas upp i områden kring vallokaler. Detta tar dock mycket tid och det skulle behövas mer resurser till valkansliet för att hinna med den administration detta skulle innebära.
I utbildningen bör även tas upp att gatupratare inte placeras mitt i vägar då detta kan vara problem för personer med synnedsättning eller personer med annan funktionsvariation.
Valsedelställen
Till valen 2018 köptes nya valsedelsställ i trä in från arbetscenter. Dessa var för trånga och fungerade inte bra. Samarbetet med arbetscenter fungerade bra och de skulle kunna göra nya ställ. Ställ i trä är mer hållbara än de som tidigare funnits i kartong. Det som behöver ses över är framför allt storleken på facken samt ställningen som ställen ställs upp med. De ställ som tillverkades nu ställdes upp med pinnar. Dessa gjorde att ställen blev breda och i flera vallokaler krävdes dubbla bord för att de skulle få plats.
Vikskärmar
Under förtidsröstningen beslutade ordförande i valnämnden att vikskärmar skulle köpas in till samtliga vallokaler. Dessa skulle ställas upp vid valsedelsställen så att väljarna kunde gå in till dessa och i lugn och ro välja sina valsedlar. Vikskärmarna fick olika mottagande av väljarna.
Åsikter om att det var väldigt bra inkom, men även åsikter om att det skapade köer och att väljare inte bryr sig om andra ser vilka valsedlar de tar.
Några röstmottagare har framhållit att det inte var tillräckligt med information om vikskärmarna på utbildningen.
På valdagen var det några vallokaler som hade dubbla valsedelsställ. Detta fungerade mycket bra och minskade köerna väsentligt.
För att flödet i en vallokal där valsedlarna skyddas av vikskärmar ska fungera är det viktigt att valkuverten delas ut efter det att väljarna har tagit sina valsedlar. Risk finns annars att
väljarna börjar lägga i sina valsedlar i kuverten bakom vikskärmen, vilket stoppar flödet.
Rekommendation inför kommande val är att alla vallokaler har dubbla ställ. På
möbleringsexemplet bör vikskärmen (om sådan används) ritas in och på utbildningen bör ett exempel på valsedelsställ med vikskärm visas. På utbildningen bör även tas upp att valkuvert ges efter valsedlar. Vidare kan det finnas en ”snabbkö” för dem som har med sig egna
valsedlar. Det kan uppmanas i exempelvis lokaltidningen att väljaren själv kan ta med sig valsedlar för det parti denne vill rösta på.
Vidare är det en fördel om skärmen är tillverkad på så sätt att den inte går ända ner till golvet då det är bra om röstmottagarna kan se benen på den som står och tar valsedlar. Anledningen till detta är att röstmottagana då lättare kan se om det är ledigt i vid valsedelsstället.
Administrering av röstmottagare och övrig personal
13
Arbetet med att rekrytera röstmottagare startade i slutet av februari (försenat pga. problem med Kaskelot). Alla som arbetade i valet 2014 fick ett mejl samt ett brev med erbjudande om att arbeta i valet 2018.
Ordföranden fick ett telefonsamtal i januari med en första förfrågan om att ställa upp som ordföranden igen.För att svara på erbjudandet behövde de tillfrågade logga in på ”min sida” i det valadministrativa systemet och tacka ja till platsen senast den 12 mars.
I februari fanns en sida på webben med möjlighet att anmäla intresse som röstmottagare.
Det har varit ett mycket stort intresse av att arbeta som röstmottagare. Det var många som var nya och aldrig hade varit röstmottagare tidigare. Det har varit desto svårare att få tag på ordföranden. För att locka fler att våga ta steget från vice till ordförande bör arvodet för ordförande vara högre. I nuläget skiljer det på etthundra kronor mellan vice ordförande och ordförande.
Till skillnad från tidigare val hade man i år sju röstmottagare i vallokalen istället för sex.
Detta var mycket uppskattat.
Utöver ovanstående rekryterades 12 personer som gick utbildningen och lovades arbete på valdagen. Dessa var reserver och i slutändan hade alla utom en tagit ordinarie röstmottagares platser på valdagen.
I två distrikt på Malmvägen fanns röstmottagare som var där för att tolka på arabiska. I dessa distrikt var det åtta röstmottagare. Det har även funnits önskemål om tolkar på spanska och engelska.
Rekryteringen av röstmottagare till förtidsröstningen påbörjades i januari och var färdig redan i mars. Flera av dem som arbetade som röstmottagare i förtidsröstningen hade arbetat med detta under valet 2014. Till skillnad från ett minimum på två personer i röstningslokalerna, var minimum nu tre personer så att två personer alltid är vid valurnan.
Utbildning
Utbildningen för röstmottagare var enigt lag obligatorisk inför valet 2018. Valmyndigheten hade tagit fram PowerPoint som användes vid tillfällena samt en handledning som delades ut, Valkansliet skapade även ytterligare utbildningsmaterial där man kunde se hur
budröstningskit såg ut, hur resultatbilaga, protokoll samt röstlängd ser ut.
I valnämnden beslutades att alla ledamöter och erstättare skulle gå på kommunens utbildning samt göra den e-utbildning som valmyndigheten hade tagit fram.
Utbildning förtidsröstning
Utbildningen för röstmottagare i förtidsröstningen hölls under två tillfällen, den 13 och 14 augusti, med ca 20 personer i varje grupp. Lärare under tillfällena var Bibbi Ahlberg och
14
Anna Fleur. På det sista tillfället användes en rollspelsövning för att röstmottagarna skulle få prova att ta emot en röst, skriva i väljarförteckningen etc. Detta var mycket uppskattat och rekommenderas till alla utbildningar. Utbildningarna var planerade till två timmar, men båda drog ut på tiden.
Utbildning röstmottagare valdagen
Utbildningen för röstmottagare på valdagen hölls vid fyra tillfällen med ca 85 personer i varje grupp. Utbildningen hölls av valsamordnarna Anna Fleur och Bibbi Ahlberg, kommunjurist Ingegärd Bornelind, ekonomichef Inga-Lill Fritsch samt säkerhetschef Helena Appelgren.
Röstmottagare, vice- och ordförande samt de lokalansvariga som ville vara med blev tilldelade datum som de fick gå utbildningen. De blev placerade tillsammans med de andra från samma distrikt, men hade möjlighet att själva logga in via ”min sida” och byta datum.
Utbildningarna hölls nära inpå valdagen, den 27 och 30 augusti samt 3 och 4 september.
Utöver ovanstående var det även 12 stycken ”reserver” som gick utbildningen.
Alla fick i förhand länk till valmyndighetens e-utbildning. Denna var inte obligatorisk men det rekommenderades att man tittade på den.
Utbildningen var planerad till 2,5 timmar men drog ut på tiden vid alla tillfällen. I utbildningen blandades powerpointpresentation med valmyndighetens utbildningsfilm.
Uppslutningen på utbildningen var mycket bra. Alla utom två personer kom.
Då grupperna var stora var det svårt att göra ett rollspel eller liknande, även om detta har kommit upp som önskemål i efterhand. En rekommendation är att ha en gemensam utbildning för alla men att hålla kvar ordförande och vice ordförande för ytterligare utbildning efter ordinarie utbildningstillfälle. Då kan man gå in på djupet både på möblering och på
räkningen, omslag med mera. Det positiva med att behålla utbildningen för alla är att de som ska arbeta tillsammans får träffa varandra, vilket är mycket uppskattat.
Utbildningen har fått bra kritik från personer som tidigare har arbetat som röstmottagare i andra kommuner. Kommentarer i enkäten var också att utbildningen upplevdes som något rörig.
Förtidsröstning
Öppettider
Generellt har klagomål inkommit på att öppettiderna inte stod på röstkorten. Detta är något som kommunen inte har något att göra med då det är Valmyndigheten som trycker upp röstkorten.
Önskemål från valnämnden har inkommit att det vore bra om alla röstningslokaler hade samma öppettider. Valkansliet tror dock att detta är svårt. Biblioteken är exempelvis inte bemannade på förmiddagen, vilket gör att röstmottagarna skulle bli ansvariga för hela biblioteken samtidigt som röstningen pågår. Andra lokaler, såsom matsalar i skolor går det inte att få tillgång till förrän på eftermiddagarna.
15
Edsbergs bibliotek hade ett jämnt högt tryck under hela förtidsröstningen. Önskemål är att kunna öppna denna lokal tidigare på dagarna.
Rotebro bibliotek hade ett jämnt tryck under dagarna.
Röstmottagarna ansvarade i både Edsberg och Rotebro bibliotek för tider när biblioteket inte var öppet. Detta innebär ett stort ansvar för röstmottagarna.
Kärrdalsskolan hade ett högt tryck under de två kvällar som lokalen var öppen. Lokalen hade kunnat vara öppen under fler kvällar för att minska trycket. En extradag sattes in på
Kärrdalsskolan. Under den dagen var det inte så många som röstade på grund av att detta inte stod på valmyndighetens hemsida.
Helenelunds centrum, öppet kl. 13:00-18:00 på vardagar 27/8-7/9
Lokalen är belägen utanför ICA i Helenelunds centrum och var bemannad med tre personer under öppettiderna.
Lokalen är inte avgränsad, utan är en yta som används av allmänheten när de är på väg till och från Ica. Att den ligger vid Helenelunds centrum är bra då centrumet ligger nära stationen och är en naturlig plats att gå till.
Lokalen var stökig. Incidenter som hände var bland annat att ungdomar cyklade genom vallokalen. Röstmottagarna var tvungna att tillkalla vakt.
Lokalen rekommenderas inte att vara förtidsröstningslokal igen.
Satelliten, öppet 07:00-20:00 på vardagar och 09:00-18:00 på helger 22/8-9/9
Satelliten var öppen kl. 07:00-20:00 alla vardagar under förtidsröstningen. På helgerna var den öppen kl. 09:00-18:00. Dessa öppettider var för långa. Under de två första timmarna på dagarna kom det ett fåtal väljare. Under de första veckorna var det också få personer som kom och röstade. Bemanningen var hög under dessa dagar och röstmottagarna klagade på att de hade för lite att göra. Rekommendation är att det ska vara 4 röstmottagare under den första veckan. Bemanningen kan sedan öka för att vara uppe i 8 personer de sista dagarna. Se bilaga med statistik på antalet väljare per dag och lokal.
Lokalen var stor och rymlig. Den ligger lite avsides men är placerad centralt i Sollentuna centrum. Det finns inga större parkeringar i direkt anslutning till lokalen, vilket är önskvärt vid den lokal som ska vara den centrala förtidsröstningslokalen. Lokalen är lite mörk.
Lokalen användes också som förtidsröstningslokal på valdagen.
Arena Edsberg bibliotek i Edsbergs Centrum, öppet 13:00-18.00 på vardagar 27/8-7/9
Lokalen låg inne på Arena Edsbergs Bibliotek. Vi kunde där använda studierummet som ligger i den inre delen av biblioteket och var bemannat med tre personer under öppettiderna.
Lokalen fungerade bra och man hittade ett bra ”flöde” för plockande av valsedlar – valbås och mottagande av röster.
16
Röstningslokalen var välbesökt och vid flera tillfällen var kön så lång att den gick ut på torget utanför lokalen.
Arena Roterbro bibliotek i Rotebro Centrum, öppet 13:00-18:00 på vardagar 27/8-7/9
Lokalen låg i anslutning till biblioteket i en danssal som utnyttjas av många lokala
dansföreningar. Dansgolvet är mycket känsligt och man får inte gå med ytterskor på golvet.
Vi täckte därför golvet med mattor vi lånat från Satteliten.
Lokalen bemannades av tre personer och var välbesökt.
Lokalen fungerade inte så bra, läs under rubriken ”Möblering”
Kärrdalsskolan, öppet torsdagarna 30/8 och 6/9 kl. 16-19 och lördagen den 8/9 kl. 10:00- 17:00
Lokalen är belägen i matsalen och var bemannad med 4 personer under öppettiderna.
Lokalen var välbesökt utom på lördagen då öppettiderna inte stod på valmyndighetens hemsida.
Stinsen köpcentrum, öppet fredag-söndag 13-18
Lokalen låg i anslutning till mittenentrén och var tidigare en affärslokal.
Det var många som röstade på Stinsen och kön var stundtals mycket lång. Det fanns två stationer för att ta valsedlar samt fyra valbås. Lokalen var bemannad med sex röstmottagare där en person fick stå och ta emot väljarna i kön, berätta hur röstningen gick till och sedan släppa fram dem en och en när det blev ledigt i valsedelsbåset. Tre röstmottagare tog emot rösterna och skrev ut dubblettröstkort. En person hjälpte till ”på golvet”.
Erfarenheten är att Stinsen hade kunnat vara öppen mer. Det som var tydligt var att det är viktigt med en parkeringsplats. Detta bör tas i beaktande när man väljer sina vallokaler.
Ambulerande röstmottagare, arbetade 10:00-15:00 den 28/8, 30/8, 4/9, 6/9, 7/9. På valdagen 9/9 arbetade de ambulerande röstmottagarna 08:00-20:00
Denna verksamhet var en succé och vi kunde förutom hjälpa de som inte kunde ta sig till en röstningslokal eller vallokal också hjälpa äldreboenden. De ambulerande röstmottagarna tog emot 45 röster.
De som arbetade som ambulerande röstmottagare var två personer som vanligtvis engagerar sig i kommunens grannsamverkan. Upplägget fungerade så att den person som ville boka in ambulerande röstmottagare ringde till kommunens kontaktcenter. Dessa bokade in väljaren på en tid och frågade frågor såsom adress, portkod etc. Men frågade även om väljaren hade röstkort. I de fall väljaren inte hade röstkort skrev kontaktcenter ut dubblettröstkort som de ambulerande röstmottagarna kunde ta med sig. Vid passets början kom de ambulerande röstmottagarna till kontaktcenter entré där de fick information om vilka personer de skulle åka till under dagen. Med sig till väljarna hade röstmottagarna ett ”kit” bestående av en vikskärm med plastfickor innehållande valsedlar. Detta fungerade inte så bra då valsedlarna inte satt
17
kvar i sina plastfickor. Till nästa val bör kittet ses över. De ambulerande röstmottagarna hade också med sig väljarförteckning och en liten valurna som plomberats. I slutet av passet togs valurnan med till satelliten och tömdes i den stora valurnan. Väljarförteckningen lämnades och räknades med i Satellitens redovisning.
De ambulerande röstmottagarna åkte till två äldreboenden och hade förtidsröstning i
samlingssal. Detta tog mycket tid men det som var positivt var att boenden på så sätt kunde boka in den tid de själva ville ha. Detta förenklar arbetet för valsamordnarna som annars behöver ha mycket kontakt med boenden för att planera institutionsröstning.
Samarbetet med kontaktcenter fungerade utmärkt. De flaggade bland annat för att tiderna höll på att ta slut och lade till fler.
Institutionsröstning – Häktet Sollentuna, öppet måndagarna 27/8 och 3/9 kl. 9:00-11:00 och 12:00-16:00
Personalen på häktet i Sollentuna var mycket engagerade och ville att förtidsröstning skulle arrangeras under
två hela dagar. De arbetade intensivt med att alla som ville skulle få rösta.
Två personer arbetade dessa dagar och de hade en förseglad valurna och röstsedlarna ordnade i samma ordning som en förtidsröstningslokal. De flesta röstade med ”Budröstningskit” eftersom de inte kunde lämna sina rum.
Institutionsröstning – Äldreboenden, öppet tisdagen den 28/8 onsdagen den 29/8 och torsdagen den 6/9 kl.10-12 och 13-15
Vi besökte sex äldreboenden där de boende kunde förtidsrösta.
Två personer arbetade med detta i 3 dagar utspritt på två veckor. Vi var på varje institution i 1 timme. Röstmottagarna hade en förseglad valurna och röstsedlarna ordnade i samma ordning som en förtidsröstningslokal. Personalen på äldreboendet och anhöriga hjälpte de boende.
I nästa val föreslår vi att man bara använder de ambulerande röstmottagarna som då kan köra en av kommunens bilar och dessutom har förordnande att kunna hjälpa äldre och
handikappade att rösta. Äldreboendena har då också större möjlighet att boka in en tid som passar dem eftersom de ambulerande röstmottagarna kan arbeta fler dagar.
Möblering av förtidsröstningslokaler
Möbleringen av våra förtidsröstningslokaler tog mycket tid i anspråk. Valsamordnarna lade ner mycket tid på de fem förtidsröstningslokaler som öppnades inför valet.
I danssalen i Rotebro är golvet känsligt, vilket gör att det behöver täckas med mattor. Detta innebar att bara en del av golvet kunde användas och lokalen blev sämre som vallokal.
18
Om denna lokal ska användas igen föreslår valkansliet att vi tar in en firma som täcker golvet.
Vidare bör de som ska arbeta med förtidsröstningen i de olika lokalerna vara med och
möblera, så att valkansliet och röstmottagarna kan ha en dialog om hur lokalen kan användas, t.ex. antal valsedelställ och skärmar.
Kommunikation
Valkansliet har arbetat tillsammans med en kommunikatör som arbetat med
kommunikationen kring valet. Arbetet med kommunikationsplanen och planeringen av aktiviteter startade redan under hösten 2017.
Syftet med kommunikationen inför och under valet 2018 var att säkerställa att kommunens röstberättigade invånare visste:
Att det är val
När det är val
Vem som får rösta
Hur man röstar (förtid, ombud, valdagen)
Var man röstar
De kommunikationsvägar som har använts har varit JC Decaux, facebook, Sollentunas webbsida och Lokaltidningar
Kommunledningskontoret fick utöver valnämndens uppdrag att informera invånarna om ovanstående, ett uppdrag att öka valdeltagandet.
Demokratiuppdragets syfte var att öka valdeltagandet, med fokus på inkluderande
samhällsengagemang. Kommunikationen inför och under valet 2018 skulle säkerställa att kommunens röstberättigade invånare i valdistrikt där valdeltagandet vid föregående val varit lägre än i övriga kommundelar visste:
Att det är val
När det är val
Vem som får rösta
Hur man röstar
Var man röstar
Varför det är viktigt att rösta
Vad man kan påverka med fokus på kommunvalet
Ökad kännedom om kommunens roll och verksamheter
Samarbetet med kommunikationsavdelningen har fungerat bra. Vi har inte fått några klagomål på den information som har funnits och den information som kommunikationsavdelningen har tagit fram har varit relevant.
19
Valdagen
Vid kl. 07:00 kunde ordförandena i valdistrikten komma in till kommunhuset för att hämta ut en mapp innehållande protokoll, röstlängd karta m.m. De flesta kom mellan kl. 07:00-07:30.
Valdagen flöt sedan på bra. Det var inga större incidenter som rapporterades från något distrikt.
Bemanning i vallokalerna
Alla vallokaler bemannades av sju röstmottagare varav en var vice ordförande och en var ordförande. Detta är en röstmottagare fler än vid tidigare val. Utökningen av röstmottagare var mycket uppskattad, speciellt med tanke på vikskärmarna och regeln att väljarna skulle gå en och en in till valsedlarna, där en röstmottagare behövdes för att styra flödet hela tiden.
Alla ordförande hade blivit tillbedda att kontakta sina röstmottagare för att se att alla var på banan ca två veckor innan valet. Under de två sista veckorna innan valet var det några personer som av olika anledningar fick förhinder och rapporterade att de inte skulle kunna arbeta på valdagen. Dessa röstmottagare blev ersatta av reserver. På valdagen fanns fyra reserver kvar som kom in till kommunhuset på valdagens morgon. På valdagen var tre
röstmottagare sjuka, vilket gjorde att tre av reserverna tog någons plats. Den sista fick arbeta i distriktet Silverdal som ofta har ett högt valdeltagande.
Bemanning i kommunhuset
Kontaktcenter
Kommunhuset bemannades under valdagen av tre personer från kontaktcenter. Kontaktcenter var öppet mellan kl. 08:00-20:00. De första timmarna var det en person som arbetade från kontaktcenter. Detta var för lite då det var många som ringde från distrikten redan från
morgonen. Det behöver vara två personer från kontaktcenter under hela passet. Kontaktcenter tog emot sammanlagt 145 samtal under valdagen. De flesta samtalen var frågor från distrikten och gällde personer som hade gått till fel vallokal. Under perioden 10 augusti till 7 september tog kontaktcenter emot 153 samtal.
Kommunikatör
Det fanns också en kommunikatör som var jour utifall att något skulle hända under dagen som skulle behövas rapporteras om på facebook eller webben. Detta skulle till exempel bli aktuellt om en nödlokal behövts användas pga. skadegörelse.
IT-och telejour
Två personer från teleservice och en från IT-enheten var jour under dagen. De som arbetade med telefonin behövde hjälpa till en del då det var problem med telefonin under första delen av dagen.
20 Internservice
Internservice bemannades av två personer som arbetade varsitt skift. De arbetade med mat och övrig service under dagen och natten.
Valkansliet
Valkansliet bemannades av 6 personer under dagen. Till kvällen åkte en av dessa hem och ersattes av ytterligare två personer som arbetade med mottagningen på natten. Valkansliet arbetade med att åka ut till vallokaler med saker som saknades.
Valnämndens aktiviteter på valdagen
Valnämndens förmiddagslag samlades kl. 07:00 för att gå igenom dagen. Kl. 13:00 samlades hela valnämnden för överlämning. Valnämnden hade med sig en vetelängd, så kallad
”vallängd”, till varje vallokal som var uppskattad. Vid inspektionen hade valnämnden på sig reflexvästar som det stod valnämnden på samt namnskyltar. Valnämnden hade med sig en checklista för inspektionen som fylldes i för varje byggnad. .Eftermiddagsgruppen
återsamlades kl. 20:00 för genomgång av hur dagen gått.
Mottagningen på valnatten
Mottagningsgruppen bestod av 16 personer. Dessa träffades kl. 20:00 för att få en utbildning i hur mottagningen går till. Efter utbildningen fick gruppen vänta på att det första distriktet inkom, vilket var 23:06. Ett förslag är att gruppen utbildas någon dag innan valet för att komma in ca kl. 22:00, alternativt kan utbildningen förläggas senare på valdagen.
Utbildningen skedde med hjälp av valmyndighetens handledning och det var Annika Holmberg, kommunarkivarie och Ingegärd Bornelind, Kommunjurist som höll i denna.
Då ljuset i Sollentunasalen inte gick att få på ordentligt fick mottagningen ske i rummen Tureberg och Rotebro. Sollentunasalen användes för att packa de färdiga påsarna i
flyttkartonger. Varje flyttkartong packades med vita, gula och blå påsar från tre distrikt och märktes upp med distriktens nummer.
Mottagningen flöt på bra och buffén som erbjöds dem som kom in med kassarna var
uppskattad. Viktigt att tänka på är att lägga in protokollen så att dessa syns i de gula kassarna.
Ett förslag är att i utbildningen säga att protokollet, med signatursidan upp, och
resultatbilagan ska placeras på varsin sida i den gula kassen så att båda dessa syns. Att protokollet är underskrivet kontrolleras hos Länsstyrelsen.
När valarbetarna kommer in till kommunhuset på natten bör protokollen på en gång kopieras och sparas. Dessa lämnas in till Länsstyrelsen på morgonen efter valet, men behöver också vara med på onsdagsräkningen.
Det första distriktet kom in kl. 23:06 och des sista kom in kl. 02:45. Sista personerna åkte från kommunhuset kl. 04.00.
21
Inlämning Länsstyrelsen
Inför inlämningen av valsedlarna till Länsstyrelsen på måndagen den 10 september beställdes transport med flyttfirma samt taxi. Vid inlämningen upptäcktes att ett protokoll saknades. Vidare låg protokollen under resultatbilagan i påsen vilket gjorde att de som åkt in med påsarna var tvungna att försöka ”gräva fram”
protokollen utan att öppna påsarna. Det saknade protokollet och två till hittades i en röd kasse.
Säkerhet
Inför valet 2018 så förväntades fler ordningsstörningar än vid tidigare val men det fanns även farhågor om att valet skulle utsättas för informationspåverkan i syfte att påverka utgången av valet. Säkerhetsenheten ingick inför valet i ett samverkansforum inom ramen för Samverkan Stockholm. Utöver detta skedde en lokal samverkan med lokalpolisområde Sollentuna och den särskilda kommendering som Polisen hade med anledning av valet.
Inför valen skedde endast en incident vid förtidsröstningslokalen i Helenelund. Med
anledning av det såg säkerhetsenheten till att det fanns väktare på plats i den aktuella lokalen under resterande förtidsröstningsperiod. Utöver den händelsen skedde inga andra
ordningsstörningar under valrörelsen eller under valdagen. I vart fall inte någon incident som kom till säkerhetsenhetens kännedom.
Utbildningen av röstmottagarna innehöll ett block med säkerhetsrelaterade frågor.
Huvudsakligen prioriterade säkerhetsenheten att ha en hög närvaro under valdagen så att de som arbetade i vallokalerna vid behov snabbt skulle kunna få hjälp på plats eller via telefon.
Säkerhetschef och trygghetssamordnare arbetade under valdagen och valnatten och besökte under dagen de allra flesta vallokalerna. Utöver detta hade kommunens väktarbilar utökats till att vara dubbelbemannade och utökats i antal till två, både under dagen och kvällen/natten.
Kommunhuset var bemannat med två extrainsatta ordningsvakter samt två ordinarie
ordningsvakter som bevakade området utanför kommunhuset samt förtidsröstningslokalen på Arena Satelliten. Inför valrörelsen hade trafik och-fastighetskontoret placerat ut fasta hinder runt Turebergs torg för att skydda valstugorna,
Postnord
PostNord har hämtat förtidsrösterna från röstningslokalerna och förvarat dessa i sina lokaler.
De har sorterat förtidsrösterna i röstlängdsordning och på valdagen transporterades dessa i två omgångar ut till valdistrikten.
Samarbetet med PostNord har fungerat mycket bra och deras tjänster rekommenderas till nästkommande val.
22
Information till politikerna
De politiska partierna har fått information angående distribution av valsedlar. Politiken kan få mer information. Exempelvis kan anvisningarna för ordning i vallokaler skickas ut till politiken. Ett önskemål är också att ta fram ett förslag på ett visst antal meter från röstnings-.och vallokaler som partier får affischera. Gränsen för var det går bra att sätta upp affischer kan vara svår för partier att själva uppskatta.
Onsdagsräkningen
Utbildningen startade kl. 08:00 och förrättningen hade tillkännagivits att den startade kl.
10:00.
I tillkännagivandet bör framgå att förrättningen startar kl. 08:00. Utbildningen blir således en del av förrättningen då den sker efter det att förrättningen har påbörjats.
Förrättningen avslutades kl. 17:00, vilket var den tid som planerats.
Onsdagsräkningen flöt på bra. Nämndsekreteraren planerade förrättningen. Planeringen fungerade bra men under själva ondagsräkningen bör nämndsekretararens roll enbart vara att skriva. Utöver nämndsekreteraren bör det finnas en arbetsledare som kan hålla i utbildningen samt arbetsleda hela förrättningen. Det bör också finnas 4 personer som kan arbetsleda grupperna och svara på frågor. Jurist bör finnas på plats under förrättningen.
It- datorer
Datorer och skrivare behövdes i alla förtidsröstningslokaler för att skriva ut dubblettröstkort.
Då It-enheten inte kunde tillhandahålla detta hyrdes allt in från Hyrdata. Datorer, skrivare och toners levererades till kommunhuset. Detta togs sedan med och installerades på plats av valsamordnarna. det fungerade smidigt att skriva ut dubblettröstkorten, dock hade det varit smidigt om det gick att ordna med datorer via kommunen. Det tog låg tid att skriva underlag till firman och kostanden för att hyra sju datorer och skrivare borde kunna minskas.
Bemanning
Valkansliet
Inför de allmänna valen 2018 anställdes en valsamordnare på heltid från mitten av september 2017. Den 1 maj 2018 anställdes en biträdande valsamordnare med ansvar för
förtidsröstningen på heltid.
Att vara minst två personer i arbetet med valet är viktigt då det måste finnas två personer som kan system och har kunskap om processerna i valarbetet. Att vara en person som arbetar med detta blir alltför sårbart.
Säkerhetschefen ansvarade för att säkerheten innan och under valdagen fungerade.
Utbildningen hölls av Anna Fleur och Bibbi Ahlberg, valsamordnare, Ingegärd Bornelind, kommunjurist Inga-Lill Fritsch, ekonomichef samt av Helena Appelgren, säkerhetschef
23
Förslag är att anställa två valsamordnare på halvtid från och med oktober året innan valet.
Båda två skulle sedan kunna gå upp i tid i början av året. Med en sådan arbetsfördelning skulle valsamordnarna tillsammans kunna åka på besök till vallokaler, sköta bemanning etc.
Sommarjobbare
Under sommaren 2018 hade valkansliet tre sommarjobbare. Dessa hjälpte till med packningen av urnorna och ordförandepärmarna. Det är av stor vikt att det finns personer som kan göra detta. Att använda sommarjobbare fungerade bra. De behöver dock styrning och bra materiallistor etc att arbeta utefter.
Vallokalerna
Förtidsröstningslokalerna var bemannade med minst tre röstmottagare hela tiden.
Vallokalerna var bemannade med sju röstmottagare. Tre av vallokalerna hade en extra röstmottagare som även kunde agera tolk på arabiska.
Budget
Budgeten inför valet 2018 var 5 232 932 kr, varav 1 232 932 kr var bidrag från staten. Vid skrivandet av denna rapport finns inte underlag för att skriva en slutgiltig ekonomisk rapport.
Valkansliet bedömer att verksamheten har hållit sig inom budget.
Utvärdering med valarbetare
Enkäter har skickats ut till alla som arbetade som röstmottagare, röstmottagare i
förtidsröstningen, som ordförande och vice, ordförande, som räknare på onsdagsräkningen samt som lokalansvariga. Samtliga enkäter har haft en svarsfrekvens på cirka 60 procent.
Utvärderingarna som visas i bilagorna visar svaren i stapelform. De svar som kommit in i kommentarform finns att se vid efterfrågan. De mest frekventa kommentarerna finns med i nedanstående sammanfattning av enkätsvaren.
Utvärderingsenkät Röstmottagare
Utav de röstmottagare som besvarat enkäten hade mer än hälften ingen erfarenhet av att arbeta i val. Detta stämmer väl in med hur det såg ut i vallokalerna.
Den flesta tyckte att den information som gått ut innan valet var bra. Det som var bristfälligt var informationen om arvodet. Det bör förtydligas att arvodet är skattepliktigt och information kring när arvodet kommer att betalas ut bör skickas ut tidigt. All information har skett
mejlledes.
På utbildningen bör också information om att det finns pentry för medhavd mat i närheten av alla vallokaler.
24
Arbetet i vallokalen fungerade bra, dock var det flera som ansåg att det hade varit problem med avskärmningen av valsedlar. Det har inkommit flera synpunkter på valsedelsställen.
Utvärderingsenkät Ordförande och vice ordförande
I stort tycker de flesta att informationen fungerade bra. Kommentarer som inkommit har gällt exempelschemat, som vissa inte var helt nöjda med. Vidare informerades det för lite om ordförandepärmen.
Arbetsfördelningen på valdagen verkar ha fungerat bra. De flesta tyckte också att det var roligt att arbeta i valet. Antalet skyltar verkar vara bra.
Förstoringsglaset var uppskattat. Det mesta material verkar användas. Flera kommentarer har inkommit gällande att fler vikskärmar hade behövts. Ett förslag är valsedelsställ med kåpor.
De flesta tyckte att vallokalerna fungerade bra som vallokal, med det har inkommit en del kommentarer. Dessa har lagts in i avsnittet om vallokaler.
Utbildningen har fått ett bra betyg. Kommentarer som inkommit är att det var lite rörigt. De flesta tycker inte att man ska separera utbildningarna för ordföranden och röstmottagare. Ett förslag som inkommit är att ha en utbildning för dem som är nya och en för dem som är erfarna. De flesta vill träffa sin grupp innan, på utbildningen.
Kommentar har inkommit om bättre information kring hur räkningen ska gå till.
Positiva kommentarer kring att det var 7 personer istället för 6 som arbetade i vallokalen.
Utvärderingsenkät onsdagsräkningen
Utvärderingen är positiv. Kommentarer har inkommit gällande viss dötid under räkningen.
Kommentarer har även inkommit kring att det var en trevlig dag.
Utvärderingsenkät lokalansvariga
De flesta vallokalansvariga tyckte att arbetet och informationen var bra. Det har inkommit kommentar på att en inte fick hjälp att ställa iordning i lokalen. En annan person var mycket positiv till hur man hjälptes åt i lokalen. Flera har angett att det var lite svårt att få tag i ordföranden.
Utvärderingsenkät förtidsröstning
I enkäten framkommer att personalen i förtidsröstningen var mycket nöjda med information med mera. De kommentarer som inkommit handlar om att Satelliten hade för hög
personaltäthet och att lokalen var mörk. Vidare utryckte en av röstmottagarna på Edsbergs bibliotek att det hade varit fördelaktigt om lokalen hade öppnats tidigare då det var högt tryck under hela förtidsrösningsperioden.
25
Bilagor:
Bilaga 1. Enkätsvar röstmottagare Bilaga 2. Enkätsvar ordf. och vice Bilaga 3. Enkätsvar förtidsröstning Bilaga 4. Enkätsvar onsdagsräkningen Bilaga 5. Enkätsvar lokalansvarig
Bilaga 6. Utfall Kommunikation VALET 2018
Bilaga 7. Aktivitetslista rekrytering kommunikation allmänna valen 2018 Bilaga 8. Aktivitetslista VNs uppdrag kommunikation val 2018
Bilaga 9. Aktivitetslista Kommunledningskontorets uppdrag Kommunikation val 2018 Bilaga 10. Bilder från valnämndens inspektion
Bilaga 11. VN Verksamhetsplan 2018 Bilaga 12: Arbetsplan för valkansliet Bilaga 13. Antal samtal till kontaktcenter
