07.17. Rapport Sollentuna Ansvarsutövande 2016

(1)

Revisionsrapport

Fredrik Birkeland Simon Löwenthal Sofia Nylund Mars 2017

Ansvarsutövande 2016 Översiktlig granskning

Sollentuna kommun

(2)

Innehållsförteckning

Sammanfattande bedömning ... 3

1. Inledning ... 4

1.1. Bakgrund ... 4

1.2. Revisionsfråga ... 4

1.3. Revisionsmetod och avgränsning ... 4

2. Mål ... 6

2.1. Mål/uppdrag finns från fullmäktige... 6

2.2. Mål finns formulerade för nämndens verksamhet ... 6

2.3. Mål finns formulerade för nämndens ekonomi ... 6

2.4. Målen är uppföljningsbara/mätbara ... 7

2.5. Sammanfattning ... 7

3. Rapportering ... 8

3.1. Rapportering angående målen/uppdragen sker till fullmäktige ... 8

3.2. Rapportering till nämnden görs med tillräcklig frekvens/omfattning ... 8

3.3. Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapporteringen ... 9

4. Resultat ... 10

4.1. Måluppfyllelsen redovisas avseende verksamheten ... 10

4.2. Måluppfyllelsen redovisas avseende ekonomin ... 10

4.3. Målen har nåtts avseende verksamheten ... 10

4.4. Målen har nåtts avseende ekonomin ... 11

5. Analys och utvärdering ... 13

5.1. Analys görs av måluppfyllelsen avseende ekonomin och orsaker till avvikelser redovisas ... 13

5.2. Analys görs av måluppfyllelsen avseende verksamheten och orsaker till avvikelser redovisas ... 13

6. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet ... 15

6.1. Kommunstyrelsen ... 15

6.2. Överförmyndarnämnden... 15

6.3. Trafik- och fastighetsnämnden ... 15

6.4. Utbildnings-och arbetsmarknadsnämnden ... 16

6.5. Vård- och omsorgsnämnden ... 16

(3)

7. Nämndernas internkontrollarbete ... 18

Bilaga 1. Nämndernas budgetavvikelser per nämnd... 1

Bilaga 2. Nämndernas budgetavvikelser per rapporttillfälle ... 2

Bilaga 3. Nämndernas måluppfyllelse ... 3

Bilaga 4. Uppföljning av IK-planerna ... 4

(4)

Sammanfattande bedömning

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollentuna kommun har PwC granskat styrelsens och nämndernas ansvarsutövande under 2016. Med ansvarsutövande menas om styrelsen och nämnderna utifrån sina respektive ansvarsområden har skött verksamheten på ett ändamålsmässigt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Utgångspunkten i granskningen har varit respektive nämnds verksamhetsplan, verksamhetsberättelse, protokoll samt underlaget till årsredovisningen.

Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att samtliga nämnder får övergripande godkänt ut ansvarssynpunkt. Bedömningen grundar sig på att samtliga nämnder i huvudsak vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera sina mål eller tilldelade uppdrag.

När det gäller analysen av måluppfyllelsen beträffande verksamheterna ser vi en förbättring jämfört med tidigare år då flertalet nämnder tydliggör bedömningen av respektive åtagande.

(5)

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar.

Kommunstyrelsen, nämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verk-samheten i enlighet med fullmäktiges mål, uppdrag och föreskrifter samt givetvis lagar och

förordningar i övrigt. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rap-portering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsätt sätt.

1.2. Revisionsfråga

Granskningen ska besvara följande revisionsfråga:

Vidtar nämnden/styrelsen/fullmäktigeberedningen tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera sina mål eller tilldelade uppdrag?

För att kunna besvara den övergripande revisionsfrågan sker prövningen av

ansvarsutövandet utifrån 15 kontrollmål. Kontrollmålen utgör även revisionskriterier, det vill säga bedömningsgrund om ansvarsutövandet är tillräckligt.

Följande kontrollmål bildar underlag för granskningen:

- Mål/uppdrag finns från fullmäktige

- Mål finns formulerade för nämndens verksamhet - Mål finns formulerade för nämndens ekonomi - Målen är uppföljningsbara/mätbara

- Rapportering angående målen/uppdragen sker till fullmäktige

- Rapporteringen sker med tillräcklig frekvens/omfattning till nämnden - Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapporteringen - Måluppfyllelsen redovisas och analyseras avseende verksamheten - Måluppfyllelsen redovisas och analyseras avseende ekonomin - Målen har nåtts avseende verksamheten

- Målen har nåtts avseende ekonomin

- Analys görs av måluppfyllelsen avseende ekonomin och orsaker till avvikelser redovisas - Analys görs av måluppfyllelsen avseende ekonomin och orsaker till avvikelser redovisas

1.3. Revisionsmetod och avgränsning

Granskningen bygger på genomgång av respektive nämnds verksamhetsplan,

verksamhetsberättelse och protokoll för år 2016, samt budget 2016-2018 och underlaget till årsredovisningen.

Granskningen innefattar samtliga nämnder:

 Kommunstyrelsen

 Överförmyndarnämnden

 Trafik- och fastighetsnämnden

 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

(6)

 Vård- och omsorgsnämnden

 Miljö- o byggnadsnämnden

 Kultur- och fritidsnämnden

 Barn- och ungdomsnämnden

 Socialnämnden

Granskningsresultatet har inte sakgranskats utan ska ses som revisorernas interna material och som utgångspunkt för diskussioner och bedömning av ansvarsutövandet.

(7)

2. Mål

2.1. Mål/uppdrag finns från fullmäktige

Kommunfullmäktige har fastställt ett måldokument för mandatperioden 2015-2018 innehållande åtta kommunövergripande mål som tagits fram med utgångspunkt i fem övergripande politiska fokusområden. Utifrån dessa har nämnderna formulerat egna nämndspecifika åtaganden.

Kommunfullmäktige har även gett särskilda uppdrag till nämnderna. Uppföljning av dessa uppdrag har gjorts i samband med delårsbokslut och årsbokslut.

2.2. Mål finns formulerade för nämndens verksamhet

Resultatet av granskningen presenteras i tabellen nedan:

Bedömning Nämnd

Bra Samtliga

Tillfredställande Otillräcklig

Kommentarer:

Samtliga av de granskade nämnderna har formulerat nämndspecifika åtaganden kopplat till de kommungemensamma målen och fokusområdena.

Dessutom har några nämnder även angett mått. Hur måtten är kopplat till respektive åtagande framgår inte. Däremot ingår måtten i kommunstyrelsens sammanfattande bedömning av de kommunövergripande målen.

2.3. Mål finns formulerade för nämndens ekonomi

Bra Samtliga

Kommentarer:

(8)

Ingen av de granskade nämnderna har några nämndspecifika mål kopplade till ekonomi. Däremot framgår det av kommunens budget, under Regler för nämndernas budget för verksamhetsåret 2016, att anslaget anger det högsta belopp nämnden får förfoga över. Vi bedömer att detta kan anses som mål för nämndens ekonomi.

2.4. Målen är uppföljningsbara/mätbara

Bra Övriga

Tillfredställande UAN, SN

Otillräcklig

Kommentarer:

Utifrån vår genomgång av nämndernas verksamhetsplaner gör vi bedömningen att de nämndspecifika målen är uppföljningsbara och/eller mätbara för samtliga nämnder förutom utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden och socialnämnden.

För dessa nämnder saknas målvärde för ett antal mått i verksamhetsplanerna.

2.5. Sammanfattning

Utifrån vår översiktliga granskning kan vi konstatera att samtliga nämnder har formulerat åtaganden för den egna verksamheten och dessa åtaganden är kopplade till fullmäktiges övergripande mål. Utöver budgetföljsamhet har ingen av

nämnderna formulerat något ekonomiskt på åtagande.

Nämndernas åtaganden bedöms som i huvudsak uppföljningsbara/mätbara. För utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden och socialnämnden saknas dock målvärden till ett antal av de mått som kopplats till åtagandena.

(9)

3. Rapportering

3.1. Rapportering angående målen/uppdragen sker till fullmäktige

Bra Samtliga

Kommentarer:

Rapportering av de nämndspecifika åtagandena har gjorts till fullmäktige i samband med delårsrapport och årsredovisning.

3.2. Rapportering till nämnden görs med tillräcklig frekvens/omfattning

Bra Samtliga, förutom ÖFN

Vet ej ÖFN

Kommentarer:

Efter en översiktlig granskning av nämndernas sammanträdesprotokoll för år 2016 gör vi bedömningen att rapportering angående målen/uppdragen sker med

tillräcklig frekvens och omfattning. Med tillräcklig frekvens menas här utifrån kommunens regler för ekonomi-och verksamhetsstyrning (Reviderade av fullmäktige 2016-06-20, §80, Dnr 2016/0329 KS.109). I bilaga 1-2 finns en sammanställning av de prognoser som lämnats av nämnderna under året.

Överförmyndarens protokoll publiceras inte på kommunens hemsida, varför vi inte tagit del av dessa. Om rapportering till nämnden sker med tillräcklig frekvens och omfattning kan vi således inte verifiera. Däremot framgår Överförmyndarnämndens

(10)

lämnade prognoser av den sammanställda månadsrapporteringen till kommunstyrelsen avseende det ekonomiska utfallet.

3.3. Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapporteringen

Bra

Tillfredställande Samtliga, förutom ÖFN

Otillräcklig

Vet ej ÖFN

Kommentarer:

Efter en översiktlig granskning av sammanträdesprotokoll för år 2016 är

bedömningen att nämnderna i en tillfredställande utsträckning fattar aktiva beslut med anledning av rapporteringen.

Överförmyndarens protokoll publiceras inte på kommunens hemsida, varför vi inte tagit del av dessa. Om nämnden fattar aktiva beslut med anledning av

rapporteringen kan vi således inte verifiera. Däremot framgår av

verksamhetsberättelsen att nämnden vidtagit åtgärder för att hantera den

budgetavvikelse genom att sänka arvoden till gode män för ensamkommande barn samt vidtagit åtgärder för att stabilisera budgeten inför 2017.

3.4. Sammanfattning

Rapportering av de nämndspecifika åtagandena har gjorts till fullmäktige i samband med delårsrapport och årsredovisning för samtliga nämnder. När det gäller rapportering till egna nämnden är bedömningen att denna har görs med tillräcklig frekvens och omfattning. Vi har dock svårt att uttala oss om

överförmyndarnämnden eftersom protokollen inte finns tillgängliga.

Efter en översiktlig granskning av sammanträdesprotokoll för år 2016 är

bedömningen att nämnderna i en tillfredställande utsträckning fattar aktiva beslut med anledning av rapporteringen.

(11)

4. Resultat

4.1. Måluppfyllelsen redovisas avseende verksamheten

Bra Samtliga

Tillfredställande Otillräcklig Kommentarer:

Utifrån vår genomgång av nämndernas verksamhetsberättelser och

verksamhetsplaner gör vi bedömningen att måluppfyllelsen redovisas avseende verksamheten för samtliga nämnder. Vi har kontrollerat att alla åtaganden som upptas i verksamhetsplanerna även redovisas i verksamhetsberättelserna.

4.2. Måluppfyllelsen redovisas avseende ekonomin

Bra Samtliga

Tillfredställande Otillräcklig Kommentarer:

Samtliga nämnder redovisar det ekonomiska utfallet i sin verksamhetsberättelse.

Det ekonomiska utfallet kommenteras under avsnitt 4.4.

4.3. Målen har nåtts avseende verksamheten

Bra (>80%) KS, BUN, MBN

Tillfredställande (>50%) VON, SN, TFN

Otillräcklig (<50%) KFN, ÖFN, UAN

(12)

Kommentarer:

Ingen av nämnderna lämnar någon egen sammanfattande bedömning av måluppfyllelsen.

Vi noterar att det av årsredovisningen framgår att nämndernas bedömning ska göras enligt följande skala:

Av nämndernas VB framgår dock ytterligare en ljusgrön symbol. Enligt uppgift från kommunen ska tolkas som ”årets ambitionsnivå är uppfylld” för fleråriga

åtaganden. I kommunens årsredovisning har dessa klassificerats som gröna, d.v.s.

att åtagandet är uppfyllt. Det är dock inte helt tydligt att det rör sig om fleråriga åtaganden och heller inte vad som ska tolkas som ambitionsnivån för året.

Nämnd ^Totalt

antal Andel uppfyllda

Trafik- och fastighetsnämnden 9 78 %

Kommunstyrelsen 12 83 %

Överförmyndarnämnden 5 40 %

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 19 47 %

Vård- och omsorgsnämnden 11 64 %

Miljö- o byggnadsnämnden 7 100 %

Kultur- och fritidsnämnden 7 43 %

Barn- och ungdomsnämnden 11 82 %

Socialnämnden 9 67 %

Totalt nämnderna 90 67 %

4.4. Målen har nåtts avseende ekonomin

(13)

Kommentarer:

Utifrån att vi tolkat budgetföljsamheten som det ekonomiska målet för nämnderna, gör vi bedömningen att målet nåtts för samtliga nämnder förutom VON och ÖFN.

Vård- och omsorgsnämndens underskott uppgår till 36,4 mnkr, vilket motsvarar ca 4 procent av nämndens budget. Överförmyndarnämndens underskott uppgår till 2,6 mnkr, dock motsvarar underskottet en avvikelse på 45 % jämfört med budget.

4.5. Sammanfattning

Utifrån vår genomgång av nämndernas verksamhetsberättelser och

verksamhetsplaner gör vi bedömningen att måluppfyllelsen redovisas avseende verksamheten för samtliga nämnder. Vi kan även konstatera att alla åtaganden som upptas i verksamhetsplanerna har redovisats. Vidare kan vi konstatera att samtliga nämnder redovisar det ekonomiska utfallet i jämförelse med budget i sin

verksamhetsberättelse.

Uppföljningen visar att måluppfyllelsen för de verksamhetsmässiga åtagandena är låg för flertalet nämnder. Vi noterar även att nämnderna i

verksamhetsberättelserna inte fullt ut följer den bedömningsskala som anges i årsredovisningen. Vi kan även se att kommunstyrelsen i årsredovisningen räknar

”nästan uppfyllda” åtaganden som uppfyllda, vilket gör att en högre andel mål uppnås.

Målet avseende ekonomin, d.v.s. följsamheten till budget, bedöms som otillräcklig för vård-och omsorgsnämnden och överförmyndarnämnden.

(14)

5. Analys och utvärdering

5.1. Analys görs av måluppfyllelsen avseende ekonomin och orsaker till avvikelser

redovisas

Bra Samtliga

Kommentarer:

Vi gör bedömningen att samtliga nämnders verksamhetsberättelser innehåller en analys av måluppfyllelsen avseende ekonomin och att orsaker till avvikelser redovisas.

5.2. Analys görs av måluppfyllelsen avseende verksamheten och orsaker till avvikelser redovisas

Bra Övriga

Tillfredställande SN

Otillräcklig

Kommentarer:

Vi gör bedömningen att samtliga nämnder, förutom socialnämnden, för respektive åtagande beskrivs vilka åtgärder och insatser som har genomförts under året.

Genomförandet av insatserna i relation till måluppfyllelsen kommenteras och analyseras i anslutning till respektive åtagande. Orsaker till eventuella avvikelser kommenteras i anslutning till respektive åtagande för majoriteten av målen.

(15)

(16)

6. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet

6.1. Kommunstyrelsen

Kontrollmål Tillräckligt Otillräckligt

Uppdrag och mål X

Uppföljning och rapportering X

Resultat X

Analys och utvärdering X

Efter genomgång av verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och protokoll från år 2016 är vi av den uppfattningen att barn- och ungdomsnämnden på ett

övergripande plan får godkänt.

6.2. Överförmyndarnämnden

Uppdrag och mål X

Resultat X

Efter genomgång av verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och protokoll från år 2016 är vi av den uppfattningen att överförmyndarnämnden på ett övergripande plan får godkänt. Vi bedömer dock måluppfyllelsen som otillräcklig vad gäller det resultatet.

6.3. Trafik- och fastighetsnämnden

Uppdrag och mål X

Resultat X

Efter genomgång av verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och protokoll från år

(17)

Uppdrag och mål X

Resultat X

Efter genomgång av verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och protokoll från år 2016 är vi av den uppfattningen att utbildnings-och arbetsmarknadsnämnden på ett övergripande plan får godkänt. Vi bedömer dock måluppfyllelsen som otillräckligt vad gäller det verksamhetsmässiga resultatet.

6.5. Vård- och omsorgsnämnden

Uppdrag och mål X

Resultat X

Efter genomgång av verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och protokoll från år 2016 är vi av den uppfattningen att vård-och omsorgsnämnden på ett övergripande plan får godkänt. Vi bedömer dock måluppfyllelsen som otillräcklig vad gäller det ekonomiska resultatet.

6.6. Miljö-och byggnadsnämnden

Uppdrag och mål X

Resultat X

Efter genomgång av verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och protokoll från år 2016 är vi av den uppfattningen att miljö- och byggnadsnämnden på ett

6.7. Kultur-och fritidsnämnden

Uppdrag och mål X

(18)

Resultat X

Efter genomgång av verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och protokoll från år 2016 är vi av den uppfattningen att kultur- och fritidsnämnden på ett övergripande plan får godkänt. Vi bedömer dock måluppfyllelsen som otillräckligt vad gäller det verksamhetsmässiga resultatet.

6.8. Barn- och ungdomsnämnden

Uppdrag och mål X

Resultat X

Efter genomgång av verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och protokoll från år 2016 är vi av den uppfattningen att barn- och ungdomsnämnden på ett

6.9. Socialnämnden

Uppdrag och mål X

Resultat X

Efter genomgång av verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och protokoll från år 2016 är vi av den uppfattningen att socialnämnden på ett övergripande plan får godkänt.

När det gäller analys och utvärdering av måluppfyllelsen beträffande verksamheterna gör vi bedömningen att den behöver förstärkas.

(19)

7. Nämndernas

internkontrollarbete

En sammanställning av nämndernas arbete med internkontrollplanerna har bifogat i bilaga 4.

2017-03-23

Sofia Nylund Anders Haglund

Projektledare Uppdragsledare

(20)

(21)

Bilaga 1. Nämndernas budgetavvikelser per nämnd

- 50,0 - 40,0 - 30,0 - 20,0 - 10,0 0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0

Mars Maj Augusti Oktober November December

Budgetavvikelse

Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

Vård- och omsorgsnämnden Socialnämnden Kultur och fritidsnämnden

Miljö- och byggnadsnämnden Trafik- och fastighetsnämnden Överförmyndarnämnden

(22)

Bilaga 2. Nämndernas budgetavvikelser per rapporttillfälle

-50,0 -40,0 -30,0 -20,0 -10,0 0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0

Budgetavvikelse

(23)

Bilaga 3. Nämndernas måluppfyllelse

Nämnd ^Totaltantal Andel

uppfyllda Delvis

uppfyllda Ej

uppfyllda Kommentar

Trafik- och fastighetsnämnden 9

78% 22% 0%

Kommunstyrelsen 12

83% 0% 17%

Överförmyndarnämnden 5

40% 40% 20%

Utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden 19

47% 53% 0%

Vård- och omsorgsnämnden 11

64% 27% 9%

Miljö- o byggnadsnämnden 7 100% 0% 0%

Kultur- och fritidsnämnden 7

43% 43% 14%

Barn- och ungdomsnämnden 11

82% 18% 0%

Socialnämnden 9 67% 33% 0%

Totalt nämnderna

90 67 % 28 % 6 %

(24)

Bilaga 4. Uppföljning av IK-planerna

Barn- och Ungdomsnämnden

Kontrollområde Delegationsbeslut Delegationsordning Gymnasieintagningen Rapportering av kränkningar

Notering Större avvikelse Ingen avvikelse Ingen avvikelse Mindre avvikelse

Kultur- och Fritidsnämnden

Kontrollområde Ekonomi Personal Idrott

Notering Ingen avvikelse Ingen avvikelse Inte kontrollerat

Kommunstyrelsen

Kontrollområde Inköp Fakturahantering Arkivering och gallring Markförvaltning

Notering Inte kontrollerat Inte kontrollerat Inte kontrollerat Ingen avvikelse

Miljö- och Byggnadsnämnden

Kontrollområde Administration Ekonomi Personal Handläggningsprocess

(25)

Kontrollområde Administration Avtal Handläggning Övrigt Ekonomi

Notering Inte kontrollerat Ingen avvikelse Mindre avvikelse Mindre avvikelse Större avvikelse

Trafik- och Fastighetsnämnden

Kontrollområde Administration Myndighetsutövning

trafikanordningsplaner Beställning och inköp Ekonomisk redovisning

Notering Ingen avvikelse Ingen avvikelse Mindre avvikelse Ingen avvikelse

Utbildnings- och Arbetsmarknadsnämnden

Kontrollområde Administration Personal Fler i arbete Gymnasieutbildning

Notering Mindre avvikelse Ingen avvikelse Ingen avvikelse Ingen avvikelse

Vård- och Omsorgsnämnden

Kontrollområde Administration

Notering Mindre avvikelse

Överförmyndarnämnden

Kontrollområde Administration

Notering Ingen avvikelse

(26)