Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2018 - 03 - 09
Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 3
Kommunjurist +46 8 579 216 03
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08 - 579 210 00 08 - 35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2018/0143 KS - 1 Diariekod: 032
Kommunstyrelsen
Rapport avseende 2017 års uppsikt över övriga nämnders verksamhet
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
1. Kommunstyrelsen godkänner rapporten avseende 2017 års uppsikt i enlighet med bilaga till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2018 - 03 - 09.
2. Kommunledningskontoret får i uppdrag att vidta de åtgärder som redovisas i kommunledningskontorets tjänsteutlåtande inklusive bilaga för att komma tillrätta med de påtalade bristerna.
Sammanfattning
Av kommunallagen följer att kommunstyrelsen ska leda oc h samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och ev. gemensamma nämnders verksamhet.
I detta ärende redovisas uppföljningen av den uppsikt som genomförts under 2017.
Kommunallagens regler om uppsikt och samor dning
Av 6 kap. 1 § första stycket kommunallagen följer att kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och ev. gemensamma nämnders verksamhet.
Av andra stycket följer att kommunstyrel sen även ska ha uppsikt över verksamheten i kommunala bolag och i sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i.
Kommunledningskontorets beredning
Avgränsning
Detta ärende är begränsat till kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas verksamhet.
Ärendet är även avgränsat till uppföljning av 2017 års uppsikt. Det omfattar alltså inte, som tidigare, en plan för 2018 års uppsiktsarbete. Detta beror på att kommunstyrelsen 2017 - 11 - 27, § 214, besluta t anta ett nytt regelverk för kommunstyrelsens uppsikt över nämnd er och bolag. Av dessa regler följer att uppsikten från 2018 hanteras i den ordinarie styrprocessen i enlighet med de av fullmäktige beslutade reglerna för ekonomi - och verksamhetsstyrning.
Godkänt dokument, 2018-03-15, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2018-03-09
Dnr 2018/0143 KS-1 Sidan 2 av 3
Uppföljning av 2017 års uppsikt Inledning
Kommunledningskontoret redovisar i bilaga 1 resultatet av den uppsikt som kommunstyrelsen beslutade om 2017-03-27, § 58.
Följande områden har granskats:
Samverkansavtalet
Attest
Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
Leverantörstrohet
Granskning av samverkansavtalet
Uppföljningen av området ”kontroll av om varje nämnd/förvaltning
säkerställt att facklig samverkan sker enligt samverkansavtalets intentioner”
visar att 94,6 procent av kommunens medarbetare anser att arbetsplatsträffar genomförs regelbundet.
Inom de verksamheter där många medarbetare anser att arbetsplatsträffar inte genomförs regelbundet uppmanas cheferna av personalavdelningen inom kommunledningskontoret att planera för arbetsplatsträffar framöver.
Attest
Uppsikten inom området ”kontroll av att rätt person beslutsattesterar fakturor från First Card/Entercard” visar att visar att 96 procent av fakturorna attesterat i enlighet med gällande regler medan 4 procent av fakturorna attesterats felaktigt, dvs. kortinnehavaren har beslutsattesterat själv eller att en kollega har beslutsattesterat.
Ekonomiavdelningen inom kommunledningskontoret avser att fortlöpande informera om och granska om gällande regler följs, i syfte att minimera antalet felaktiga attester. Under 2018 ska informationen och granskningen särskilt inriktas mot de förvaltningar som attesterar felaktigt enligt
ovanstående granskning.
Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
Uppsikten inom området ”kontroll av att nämnderna/förvaltningarna arbetar med sitt systematiska brandskyddsarbete i enlighet med kommunens brandskyddspolicy och regler för brandskydd” visar att det finns vissa brister i rutinerna för att överföra brandskyddsansvaret då någon slutar sin tjänst eller tilldelas andra uppdrag.
Säkerhetsenheten inom kommunledningskontoret föreslår att
varje verksamhet bör ha en tydlig rutin för nytillkomna chefer där uppdraget kring det systematiska brandskyddsarbetet tydliggörs,
brandskyddsansvarig för varje verksamhet bör genomgå en obligatorisk utbildning i det systematiska brandskyddsarbetet en gång per år och
Godkänt dokument, 2018-03-15, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2018-03-09
Dnr 2018/0143 KS-1 Sidan 3 av 3
säkerhetsenheten ska se över utforningen på den kontinuerliga uppföljningen under året i verktyget REQS.
Leverantörstrohet
Uppsikten inom området ”kontroll av att nämnderna/förvaltningarna följer rangordningen i träffade ramavtal” visar att av åtta granskade ramavtal följs rangordningen i sex.
När det gäller ramavtalet för tryckeritjänster har leverantören som är rangordnad som nummer 2 använts motsvarande 24 procent av den totala kostnaden. Denna kostnad avser nationella prov som beställs via Skolverket och den leverantör som Skolverket har upphandlat, i det här fallet måste Sollentuna kommun följa Skolverkets avtal.
Avseende ramavtalet för takunderhållsentreprenad har den leverantör som är rangordnad som nummer två använts motsvarande 93 procent av de totala kostnaderna. Förklaringen till detta är, enligt trafik- och fastighetskontoret, att den leverantören som är rangordnad som nummer 1 tackat nej i
motsvarande omfattning.
Kommunledningskontoret föreslår att inköpsenheten bör utreda orsaken till den uppstådda snedfördelningen vad gäller takunderhållsentreprenaderna.
Katarina Kämpe Ingegärd Bornelind
Kommundirektör
Bilagor:
Rapport avseende 2017 års uppsikt
Godkänt dokument, 2018-03-15, Katarina Kämpe
