Lex2 handbok Systemadministration – Hantera systemdata
Version 1.0
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 2(31)
Innehållsförteckning
1. INLEDNING ... 3
2. INLEDNING ... 3
2.1 SYSTEMDATA: ... 3
2.2 ANTECKNINGSTYP ... 4
2.3 BEFATTNING ... 5
2.4 BESLUTSNIVÅ ... 7
2.5 BESLUTSSERIE ... 8
2.6 BESLUTSTYP ... 9
2.7 BEVAKNINGSTYP ... 10
2.8 DELTAGARROLL ... 11
2.9 DIARIEPLAN ... 12
2.10 DIARIUM ... 13
2.11 FLÖDESSÄTT ... 14
2.12 FORMEL ... 15
2.13 GALLRINGSSCHEMA ... 16
2.14 HANDLINGSTYP ... 17
2.15 MAPPSTRUKTUR ... 19
2.16 OBJEKTTYP ... 20
2.17 PARAMETER ... 22
2.18 SAMBANDSTYP ... 24
2.19 SAMMANTRÄDESTYP ... 25
2.20 SEKRETESSBESTÄMMELSE ... 27
2.21 ÄMNESOMRÅDE ... 28
2.22 ÄRENDETYP ... 29
3. REVISIONSHISTORIK ... 31
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 3(31)
1. Inledning 2. Inledning
I programmet Systemdata administreras 21 olika systemdatatyper. Här kan systemadministratören själv anpassa innehållet för systemdata till den egna organisationen.
2.1 Systemdata:
De systemdata som hanteras i programmet Systemdata är:
Anteckningstyp
Befattning
Beslutsnivå
Beslutsserie
Beslutstyp
Bevakningstyp
Deltagarroll
Diarieplan
Diarium
Flödessätt
Formel
Gallringsschema
Handlingstyp
Mappstruktur
Objekttyp
Parameter
Sambandstyp
Sammanträdestyp
Sekretessbestämmelse
Ämnesområde
Ärendetyp
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 4(31) Anteckningar kan kopplas till tre av informationstyperna, ärenden, sammanträden och objekt. Alla anteckningar, som skapas i Lex, har en anteckningstyp. Anteckningstyperna presenteras för användaren i en flervalslista, i bokstavsordning. Ofta ligger det ett neutralt val t.ex. ett bindestreck som första
alternativ i listan, det är inget krav men det kan vara praktiskt med ett neutralt val om användaren glömmer att ange en anteckningstyp.
Anteckningstyper kopplas till diarier i programmet koppla systemdata.
Rubrik Beskrivning
Anteckningstyp (obligatoriskt) Anteckningstyp i klartext.
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella anteckningstypen.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 5(31)
2.3 Befattning
I Lex beskrivs den aktuella organisationen. Beskrivningen görs i tre nivåer, organ-, enhets- och
befattningsnivå. Organ är nämnder (styrelser) och förvaltningar. Enheter är avdelningar inom ett organ.
Till enheter kopplas olika befattningar och till befattningarna kopplas användare. Vanligt förekommande befattningar för nämnder är ordförande, ledamot, ersättare och nämndsekreterare. Vanligt
förekommande befattningar för förvaltningar är registrator och handläggare.
De befattningar som tillhör sammanträdesenheter kan även kopplas till deltagarroll. När ett sammanträde skapas kopieras nämndledamöterna till sammanträdet, som deltagare med den deltagarroll som deras befattning är kopplad till.
Till befattningar kopplas behörighet. Det finns fem kryssrutor för ändamålet, läs, skriv, fulltext, sekretess läs och sekretess skriv.
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 6(31)
Rubrik Beskrivning
Beteckning (obligatoriskt) Befattning i klartext
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella befattningen.
Ikon Val av ikon för befattningen
Deltagarroll Flervalslista med deltagarroller, används när sammanträden skapas.
Behörighet: Läs Ger användare som är kopplade till befattningen läsbehörighet på de diarier som befattningen är kopplad till.
Behörighet: Skriv Ger användare som är kopplade till befattningen läsbehörighet på de diarier som befattningen är kopplad till.
Behörighet: Fulltext Ger användare som är kopplade till befattningen behörighet till fulltextfiler på de diarier som befattningen är kopplad till.
Behörighet: Sekretess läs Ger användare som är kopplade till befattningen läsbehörighet för sekretessbelagda ÄHSO på de diarier som befattningen är kopplad till.
Behörighet: Sekretess skriv Ger användare som är kopplade till befattningen skrivbehörighet för sekretessbelagda ÄHSO på de diarier som befattningen är kopplad till.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 7(31)
2.4 Beslutsnivå (beslutsinstans)
Beslutsinstans kopplas till beslut, som kan kopplas till ärenden, handlingar och sammanträden.
Beslutsnivåer kopplas till beslutsserier, en beslutsserie kan ha en beslutsnivå.
Vanliga exempel på beslutsinstanser är: fullmäktige, nämnd, arbetsutskott och delegation.
Rubrik Beskrivning
Beteckning (obligatoriskt) Beslutsinstans i klartext.
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella beslutsinstansen.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 8(31)
2.5 Beslutsserie
Beslutsserie kopplas till beslut, som kan kopplas till informationstyperna ÄHS. När ett beslut skapas så väljs beslutsserien från en flervalslista. Beslut som skapas för en beslutsserie numreras löpande inom varje kalenderår.
Varje beslutsserie kopplas till ett diarium.
På beslutserien anges även om den ska användas för nämnd- eller delegationsbeslut. För de som blir markerade som nämndbeslut kopplas den sammanträdesenhet som serien ska tillhöra.
Beslutsinstans anges också på beslutsserien.
Vanliga exempel på beslutsserier är: KF, KS, KS AU och KS del.
Rubrik Beskrivning
Beteckning (obligatoriskt) Beslutsserie i klartext.
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella beslutsserien.
Diarium Flervalslista med befintliga diarier
Enheter Sammanträdesenheter
Beslutsinstans Flervalslista med beslutsinstanser Nämnd/delegation Radioknappar
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 9(31)
2.6 Beslutstyp
Beslut kan kopplas till ärenden, handlingar och sammanträden.
Alla beslut, som skapas i Lex, har en beslutstyp. Beslutstyperna för det aktuella diariet, presenteras för användaren i en flervalslista, i bokstavsordning. Ofta ligger det ett neutralt val t.ex. ett bindestreck som första alternativ i listan, det är inget krav men det kan vara praktiskt med ett neutralt val om användaren glömmer eller inte vill ange en beslutstyp.
Beslutstyper kopplas till diarier i programmet koppla systemdata.
Rubrik Beskrivning
Beteckning (obligatoriskt) Beslutstyp i klartext.
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella
beslutstypen.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten
Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 10(31)
2.7 Bevakningstyp
Bevakningar kan kopplas till alla informationstyper. Alla bevakningar, som skapas i Lex, har en
bevakningstyp. Bevakningstyperna för det aktuella diariet, presenteras för användaren i en flervalslista, i bokstavsordning. Ofta ligger det ett neutralt val t.ex. ett bindestreck som första alternativ i listan, det är inget krav men det kan vara praktiskt med ett neutralt val om användaren glömmer eller inte vill ange en bevakningstyp.
Bevakningstyper kopplas till diarier i programmet koppla systemdata.
Rubrik Beskrivning
Bevakningsytp (obligatoriskt) Bevakningstyp i klartext.
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella bevakningstypen.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 11(31)
2.8 Deltagarroll
Deltagare kan kopplas till alla informationstyper. På handlingar kallas det avsändare/mottagare. När en deltagare eller avsändare/mottagare kopplas till en informationstyp, så anges deltagarroll för att
förtydliga varför den aktuella personen är kopplad till den aktuella informationstypen. Deltagarrollerna för det aktuella diariet, presenteras för användaren i en flervalslista, i bokstavsordning. Ofta ligger det ett neutralt val t.ex. ett bindestreck som första alternativ i listan, det är inget krav men det kan vara praktiskt med ett neutralt val om användaren glömmer eller inte vill ange en deltagarroll.
Deltagarroller kopplas till diarier i programmet koppla systemdata.
Rubrik Beskrivning
Deltagarroll (obligatoriskt) Deltagarroll i klartext.
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella
deltagarrollen.
Arvodering Markeras för de roller som ska arvoderas för
deltagande i sammanträden.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten
Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 12(31) Under diarieplan kan organisationen skapa en struktur för att underlätta återsökning av ärendetyper i programmen skapa ärende och ändra ärende. Strukturen kan skapas i ett obegränsat antal nivåer. De olika nivåerna i strukturen öppnas och stängs med dubbelklick.
För att skapa en rubrik på nivå ett klickar användaren på knappen ”Ny” utan att markera någon rubrik i diarieplanen.
För att skapa en undernivå markerar användaren en rubrik och klickar på knappen ”Ny”, då kommer den nya rubriken att kopplas till den markerade rubriken. På så sätt kan flera nivåer skapas.
I programmet koppla systemdata kopplas ärendetyper till diarieplanen.
Rubrik Beskrivning
Beteckning Rubrik i klartext för den aktuella nivån i diarieplanen Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 13(31)
2.10 Diarium
Diarium är ett centralt begrepp i Lex. Alla ärenden och handlingar, som skapas i Lex tillhör ett diarium.
Sammanträden kan tillhöra flera diarier. Diariet har ett namn i klartext och ett kortnamn. Kortnamnet används som inledning på diarie- och handlingsnummer. Alla enheter som skapas i
organisationsbeskrivningen kopplas också till ett eller flera diarier.
I programmet koppla systemdata kopplas flera systemdata till diarium.
Rubrik Innehåll Beskrivning
Diariets ID (visas) Fylls i av systemet Id-nummer för diariet i Lex databas.
Diarium (obligatoriskt) Diariets namn i klartext
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av det aktuella diariet.
Kortnamn (obligatoriskt) Diariets kortnamn, t.ex. KS. Måste vara unikt.
Visning Internt
Internt/externt Externt
Endast intern visning
Både intern och extern visning Endast extern visning
Här bestäms hur diariet ska visas, endast internt i Lex eller om det ska publiceras.
Fr.o.m. Från och med datum för diariets giltighetstid
T.o.m. Till och med datum för diariets giltighetstid
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten
Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 14(31)
2.11 Flödessätt
Flödessätt används när t ex en registrator vill skicka, eller flöda, ett ärende till en handläggare. Alla fyra informationstyperna i Lex kan flödas, med det vanligaste exemplet är att ärenden flödas till handläggare.
Handlingar flödas t ex när det kommer in en handling i ett befintligt ärende och handläggaren ska upplysas om denna händelse. Objekt och sammanträden flödas normalt inte. Flödessättet förtydligar varför den aktuella användaren får ärendet flödat till sig. När flödningen skapas visas flödessätten i en flervalslista i den ordning de skapats.
Det första alternativet i listan går inte att ta bort, då det används vid automatisk flödning.
Vanliga exempel på flödessätt är: ansvarig handläggare, handläggning och kännedom.
Rubrik Beskrivning
Flödessätt (obligatoriskt) Flödessättets benämning i klartext
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av det aktuella flödessättet.
Behörighet: Läs Ger användare som fått flödningen läsrätt till det som flödats.
Behörighet: Skriv Ger användare som fått flödningen skrivrätt till det som flödats.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 15(31)
2.12 Formel
I Lex går det att skapa formler. En formel använder parametrar samt de fyra räknesätten.
Formler kopplas till egna boxar på samma sätt som parametrar. Det som visas i ett formelfält är resultatet eller produkten av formeln.
I programmet koppla systemdata kopplas formler till diarium.
Rubrik Beskrivning
Formel (obligatoriskt) Formelns beteckning. Det är beteckning som visas i programmen skapa egna boxar och egna rapporter.
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella formeln.
Formel Formelns utseende kan skrivas in i fältet alternativt kan formeln skapas genom att användaren klickar på formelikonen.
Värden Lista som visar de i formeln ingående parameterfälten, om värdet ska vara en konstant kan det anges här, alternativt så anges värdet på respektive ÄHSO.
Resultatställe Användning osäker Resultatenhet Användning osäker
Noggrannhet Välj avrundningsnivå I flervalslistan.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 16(31) Gallringsscheman skapas för de gallringsfrister som ska användas. Gallringsfristen anges med antal år.
Gallringsscheman kopplas till informationstypernas typer i programmet koppla systemdata. De typer, som har ett gallringsschema erhåller ett datum för ”Planerad gallring”. Beräkningen av planerad gallring utgår från antingen skapat-datum eller avslutat-datum för den aktuella informationstypen. Den metod som ska gälla väljs under Systemadministaration/Systeminställningar/Gallring.
Datumfältet planerad gallring kan användas som sökbegrepp vid gallring.
Gallringsscheman kopplas till informationstypernas typer i programmet koppla systemdata.
Rubrik Beskrivning
Gallringsschema (obligatoriskt) Gallringsschema i klartext.
Gallringstid (antal år) (obligatoriskt) Antal år för gallringsschemat
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av det aktuella gallringsschemat.
Hänvisning Textfält, användning osäker
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten
Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 17(31)
2.14 Handlingstyp
Alla handlingar som skapas i Lex har en handlingstyp
De uppgifter som anges för handlingstyper är handlingstyp, filtyp, beskrivning, riktning, ordning, giltighetstid och eventuell standardbeskrivning.
Handlingstypen visas på handlingskortet och är sökbar. Beskrivning är ett textfält i vilket en mer utförlig beskrivning av diariet kan göras för användaren.
I programmet koppla systemdata kopplas handlingstyp till diarium, ärende-, objekt- och sammanträdestyp samt handlingsmallar.
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 18(31)
Rubrik Beskrivning
Handlingstyp
(obligatoriskt) Handlingstypen i klartext
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella handlingstypen Filtyp Den filtyp som handlingstypen ska kopplas till när Skapa fulltext väljs.
Riktning: Inkommande Kryssruta, markeras för de handlingstyper som ska vara inkommande.
Inkommande handlingstyper visas för kategori inkommen i programmen skapa handling och registrering.
Riktning: Utgående Kryssruta, markeras för de handlingstyper som ska vara utgående. Utgående handlingstyper visas för kategorierna arbetsmaterial och upprättad i
programmen skapa handling och registrera.
Ordning Ordning som handlingstyperna visas i flervalslista i programmen skapa handling och ändra handling. Standardvärde är 1. Ordningen är numerisk, det går endast att skriva siffror i fältet. Om inte ordningen ändras för någon handlingstyp, innebär det att de kommer att visas i bokstavsordning.
Fr.o.m. Från och med datum för handlingstypens giltighetstid T.o.m. Till och med datum för handlingstypens giltighetstid Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 19(31) Mappstrukturer är olika virtuella strukturer, som kopplas till ärende-, sammanträdes- och objektstyper.
Strukturerna visas i handlingsboxen på ärenden, sammanträden och objekt. Syftet med strukturerna är att inom strukturera handlingarna. Detta är användbart i synnerhet när det finns ett stort antal
handlingar på t ex ett ärende.
I handlingsboxen finns det två visningslägen, antingen visas alla handlingar i en lista eller så visas handlingarna i de mappar som handlingarna kopplats till. Visningsläget väljs i en kryssruta.
Mappstrukturer kopplas till ärende-, sammanträdes- och objektstyper i programmet koppla systemdata.
Rubrik Beskrivning
Mappstruktur (obligatoriskt) Mappstruktur i klartext.
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella mappstrukturen.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 20(31)
2.16 Objekttyp
Alla objekt som skapas i Lex har en objekttyp.
Objekttyper med kategori ”standard” har fälten beteckning, beskrivning och identitet.
Objekttyper som är kopplade till en deltagarroll, s.k. personobjekt, har fälten personnummer, förnamn, efternamn samt fält för adressuppgifter.
Det finns tre reserverade objekttyper i Lex, fastighet, huvudman och godman. Fastighet används i de olika s.k. FIR-kopplingar som finns. (FIR = fastighetsinformationsregister.)
Huvudman och godman är personobjekt och används i Lex överförmyndarmodul.
Objekttypen visas på objektkortet och är sökbar. Beskrivning är ett textfält i vilket en mer utförlig beskrivning av diariet kan göras för användaren.
I programmet koppla systemdata kopplas objekttyp till diarium och till handlingstyp.
Unik objektsidentitet
Inställningen ”Unik objektidentitet” flyttas till att gälla per objekttyp istället för att ligga som en global inställning. Det betyder att den globala inställningen kommer att sluta fungera när den flyttas till respektive objekttyp.
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 21(31) Objekttyp (obligatoriskt) Objekttypen i klartext
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella objekttypen
Ordning Ordning som objekttyperna visas i flervalslista i programmen skapa objekt och ändra objekt. Standardvärde är 1. Ordningen är numerisk, det går endast att skriva siffror i fältet. Om inte ordningen ändras för någon objekttyp, innebär det att de kommer att visas i bokstavsordning.
Ikon Val av ikon som visas i Lex för den aktuella objekttypen..
Fr.o.m. Från och med datum för objekttypens giltighetstid T.o.m. Till och med datum för objekttypens giltighetstid Unik objektsidentitet Innehållet I ID fältet måste vara unikt för objekttypen.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 22(31)
2.17 Parameter
I Lex kan organisationen definiera egna informationsfält, parametrar. Parametrarna kopplas till egna boxar, som i sin tur kopplas till ärende-, handlings-, objekts- eller sammanträdestyper.
Parametrar har olika datatyper, t.ex. text, heltal, datum och flervalslistor.
Parametrar kopplas till boxar i programmet skapa boxar (leverans 5).
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 23(31)
Rubrik Innehåll Beskrivning
Parameter
(obligatoriskt) Parameterns tekniska namn. I fältet går det inte att skriva å, ä, ö eller mellanslag. Namnen på parametrarna måste vara unikt.
Skapa automatiskt Kryssruta. Markeras om parameterns värde ska skapas i databasen, även om det är blankt.
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella
parametern.
Klartext (obligatoriskt) Parameterns namn i klartext
Användning Specifik
Global
Används för parametrar som är kopplade till ÄHSO-typ.
Används för fasta värden, ej kopplade till specifik ÄHSO- typ, som ska användas för beräkningar t.ex. basbelopp.
Typ Generell
Ekonomi Specifik
Används inte Används inte
Denna ska användas i normalfallet
Datatyp Generell
Text Text RTF Heltal Flyttal Datum Tid Logisk Flervalslista Flervalstext Flermetadataval Flermetadatalista Bevakningsdatum
Text Text RTF-text.
Siffror utan decimaler Siffror med decimaler Datum, ÅÅÅÅ-MM-DD TT-MM-SS
Kryssruta Flervalslista
Flervalslista med möjlighet att skriva in egna alternativ Val av flera parametrar samtidigt
Sammanställning av parametrar från t.ex. flera handlingar för presentation på ett ärende. Exempelvis resultat från flera mätresultat.
Datumfält som skapar en bevakning
Ändrad av Den användare som utfört den senaste ändringen.
Inmatningsmask Användning osäker
Ingångsvärde Standardvärde för den aktuella parametern
Xml-beteckning Användning osäker
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten
Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 24(31) Ett ärende kan kopplas till andra ärenden. Kopplingarna visas på ärendekortet i boxen Kopplade ärenden.
I Lex kallades detta för samband.
För att förtydliga varför två ärenden är kopplade till varandra kan användaren ange en sambandstyp.
Sambandstypen visas i boxen Kopplade ärenden.
Sambandstypen Expediering/insortering är en reserverad sambandstyp, som används vid
internexpediering. Vid internexpediering skapas automatiskt en koppling mellan ärendet i det avsändande diariet och det nya ärendet i det mottagande diariet.
Rubrik Beskrivning
Beteckning (obligatoriskt) Sambandstyp i klartext.
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella sambandstypen.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 25(31) Alla sammanträden, som skapas i Lex har en sammanträdestyp. Vanliga exempel på sammanträdestyper är ordinarie och extra.
De uppgifter som anges för sammanträdestyper är sammanträdestyp, beskrivning, ansvarig, ordning, giltighetstid, eventuell standardbeskrivning och eventuella standardpunkter.
Sammanträdestypen visas på sammanträdeskortet och är sökbar. Beskrivning är ett textfält i vilket en mer utförlig beskrivning av diariet kan göras för användaren.
I programmet koppla systemdata kopplas sammanträdestyp till handlingstyp.
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 26(31)
Rubrik Beskrivning
Sammanträdestyp (obligatoriskt) Sammanträdestypen i klartext
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella sammanträdestypen
Ordning Ordning som sammanträdestyperna visas i flervalslista i programmen skapa sammanträde och ändra sammanträde.
Standardvärde är 1. Ordningen är numerisk, det går endast att skriva siffror i fältet. Om inte ordningen ändras för någon sammanträdestyp, innebär det att de kommer att visas i bokstavsordning.
Standardpunkter Om det finns punkter som alltid ska vara med på sammanträden av den aktuella typen så kan dessa läggas in här. Registrera rubriken på den önskade punkterna. Punktnummer ska inte anges.
Punkterna åtskiljs med radmatning.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten
Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 27(31) Alla informationstyper kan sekretessbeläggas. De uppgifter som anges är lagrum, datum och myndighet.
Sekretessbestämmelser kopplas till informationstyper i programmet koppla systemdata.
Rubrik Beskrivning
Sekretessbestämmelse
(obligatoriskt) Sekretessbestämmelse i klartext.
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella sekretessbestämmelsen.
Antal år Antal år som ska adderas till antingen skapatdatum eller
avslutat/registreratdatum för ÄHSO för skapande av datum i planerad gallring.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 28(31)
2.21 Ämnesområde
Ämnesområden används i Lex publicering. På kommuners hemsidor finns ofta en list med de områden, som kommunen verkar inom, t.ex. Bygg och miljö och Kultur och fritid. Dessa områden kan läggas in i Lex för att kunna utgöra sökbegrepp för publicering av ärenden och handlingar i Lex publicering.
Om diarier i Lex ska vara sökbara i Lex publicering ska namnet på diariet läggas in som ämnesområde och diariets kortnamn måste skrivas in i fältet beskrivning.
De uppgifter som anges för ämnesområden är beteckning och beskrivning.
Beteckning är det fält som visas på besluten i gränssnittet. Beskrivning är ett textfält i vilket en mer utförlig beskrivning av t.ex. användningen av den specifika beslutsnivån kan göras för användaren.
Beskrivningsfältet kommer att visas när muspekaren förs över beslutsnivån.
Rubrik Beskrivning
Beteckning (obligatoriskt) Ämnesområdet i klartext
Beskrivning För de ämnesområden som är diarium ska diariets kortnamn skrivas i fältet.
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 29(31)
2.22 Ärendetyp
Alla ärenden som skapas i Lex har en ärendetyp.
Det finns en reserverad ärendetyp i Lex, förordnande, som används i Lex överförmyndarmodul.
Ärendetypen visas på ärendekortet och är sökbar. Beskrivning är ett textfält i vilket en mer utförlig beskrivning av diariet kan göras för användaren.
I programmet koppla systemdata kopplas ärendetyp till diarium, diarieplan och handlingstyp.
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 30(31)
Rubrik Innehåll Beskrivning
Ärendetyp (obligatoriskt) Ärendetypen i klartext
Kortkod Inledande siffror i ärendetypen
Beskrivning Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella ärendetypen
Ansvarig Användning osäker
Skapa diarienummer Markerad vid
ny ärendetyp Kryssruta. Markeras om det ska skapas diarienummer när ett ärende av den aktuella typen skapas.
Ordning Ordning som ärendetyperna visas i flervalslista i
programmen skapa ärende och ändra ärende.
Standardvärde är 1. Ordningen är numerisk, det går endast att skriva siffror i fältet. Om inte ordningen ändras för någon ärendetyp, innebär det att de kommer att visas i bokstavsordning.
Fr.o.m. Från och med datum för ärendetypens giltighetstid
T.o.m. Till och med datum för ärendetypens giltighetstid
Skapad (visas) Datum när posten skapades
Skapad av (visas) Den användare som skapade posten
Ändrad (visas) Datum när posten ändrades
Ändrad av (visas) Den användare som ändrade posten
Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 31(31)
Datum Version Beskrivning Författare
2014-04-08 1.0 Första versionen Thomas Klevebro