Kommunstyrelsens allmänna utskott

(1)

Kommunstyrelsens allmänna utskott

PROTOKOLL

^Sida

1(1)

Sammanträdesdatum

2021-04-22

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

§ 50 Dnr 2020-000714 - 100

Återrapport internkontrollplan 2020, nämnderna

Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen att godkänna redogörelsen.

Sammanfattning

Enligt kommunens internkontrollreglemente ”ska kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs,

föranstalta om sådana.”

Med internkontroll avses de strukturer, system och processer som bidrar till tydlighet och ordning och som säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med beslutade mål, uppdrag och övriga styrdokument. Den interna kontrollen ingår i styrningen och är del av ledningssystemet. Internkontroll bidrar också till att skydda organisationen och dess medarbetare från risker, förluster,

bedrägerier, misstankar och andra skador. En bra internkontroll kan inte ge fullständigt skydd men den kan ge en rimlig säkerhet.

Arbetet med internkontroll är inte enskilda insatser utan flöden och helheter.

För att ge förutsättningar för en god internkontroll krävs det en organisation som är tydlig, ordnad och stadig. Det handlar om struktur och kultur, ledarskap och kompetens. Det krävs riskanalyser som riktar arbetet, planerade åtgärder och kontroller samt uppföljning. Dessa delar utgör själva kärnan i arbetet med internkontroll.

Samtliga nämnder har lämnat in och redogjort för hur de arbetat med internkontroll under 2020. Protokoll saknas från kommunstyrelsen, komplettering av detta görs till nästa KS sammanträde.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande 2021-04-12 Rapport 2021-04-12

Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen

(2)

Intern kontroll 2020

Sammanställning av nämndernas

uppföljningsrapporter till kommunstyrelsen

Kommunledningsförvaltningen 2020-04-09

(3)

Innehåll

Byggnadsnämnden Kommunstyrelsen

Kultur och fritidsnämnden Lärandenämnden

Norrhälsinglands miljö- och räddningsnämnd

Social- och omsorgsnämnden Svågadalsnämnden

Tekniska nämnden

Överförmyndarnämnden

(4)

Internkontroll

1 (3)

Blankettutgivare Hudiksvalls kommun © Internkontroll - uppföljningsrapport till kommunstyrelse-nämndens bedömning - HK1177, utgåva 2, juni 2018, KLF, TS

Dataskyddsförordningen (GDPR)

Hudiksvalls kommun hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen och kompletterande dataskyddsregler. Besök gärna www.hudiksvall.se/personuppgifter för att läsa mer om kommunens hantering av personuppgifter.

Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen år 2020

Nämnd: Byggnadsnämnden Datum: 2021-02-02

Nämndens bedömning av den interna kontrollen Den interna kontrollen 2020 avser två delområden:

1. Beslut och rättssäkerhet

Under 2020 har 18 st beslut överklagats. Överprövande instans har i 0 fall beslutat att återförvisa ärendet, i 3 fall avvisat överklagandet, i 1 fall upphävt bygglov och i 1 fall upphävt förhandsbesked. Resterande överklaganden är ej avgjorda ännu.

12 strandskyddsdispenser har överprövats, i 1 ärende har Länsstyrelsen upphävt beslut om strandskyddsdispens och i 1 ärende har Länsstyrelsen återförvisat, övriga är ännu ej avgjorda.

Samtliga ärenden prövades på kontorets beslut.

2. Uppföljning av handläggningstider (ärendetyp BYGG) Under 2020 har vi, fram tom 31:e december, hanterat:

146 st strandskyddsdispenser. Genomsnittlig handläggningstid strandskydd är 42 dagar (6 veckor).

596 st bygglovsansökningar. Genomsnittlig handläggningstid bygglov är 42 dagar (6 veckor).

171 st anmälan. Genomsnittlig handläggningstid anmälanärenden är 16 dagar (2,3 veckor).

Den genomsnittliga handläggningstiden totalt är 5,9 veckor.

381 st av de 596 byggloven har haft en handläggningstid på 10 veckor. 44 st har haft en handläggningstid på över 10 veckor, av dessa är det 17 st där handläggningstiden är mer än 20 veckor.

Orsaken till detta är bland annat:

- Kompletteringar har ej inkommit och ärendet avslutas till slut (vanligaste orsaken) - Förlängd handläggningstid (10+10 veckor och detta ser inte ärendesystemet)

- Handläggningstid överskriden, bygglovsavgift reduceras/uteblir (totalt 18 ärenden och cirka 77 934 kronor i reducering av avgift)

- Ärendet ej aktuellt, men ej avslutat (tex. när stora ändringar i ärendet skett och ett nytt lov krävs) - Kompletteringen dröjde

Värt att nämna är att 81 st ärenden har haft en handläggningstid på 1 vecka!

(5)

Blankettutgivare Hudiksvalls kommun © Internkontroll - uppföljningsrapport till kommunstyrelse-nämndens bedömning - HK1177, utgåva 1, oktober 2008, KLF, TS

Uppföljning

Intern kontrollplan för nämnd

Nämnd:

Byggnadsnämnd

År

2020

Fastställd datum

2020-03-03 §

Rapportdatum

2021-03-16

^Bedömning3 = Bra 2 = Ok, men behöver förbättras 1 = Mindre bra

Rutin/process/

system

Kontrollmoment Kontrollansvar Kontrollmetod Rapportering till

Risk- och Väsentlighets- bedömning

Tidpunkt/

frekvens för kontroll

Resultat Åtgärd

Beslut/

Rättsäkerhet

Utfall av överprövande myndighet

Verksamhet schef PLOB

Komplett kontroll BN Möjlig/

allvarlig

Hösten Under 2020 har 18 st beslut överklagats.

Överprövande instans har i 0 fall beslutat att

återförvisa ärendet, i 3 fall avvisat

överklagandet, i 1 fall upphävt bygglov och i 1 fall upphävt

förhandsbesked.

Resterande

överklaganden är ej avgjorda ännu.

12 strandskyddsdispenser har överprövats, i 1 ärende har Länsstyrelsen upphävt beslut om strandskyddsdispens och i 1 ärende har

Länsstyrelsen

återförvisat, övriga är ännu ej avgjorda.

Samtliga ärenden prövades på kontorets beslut.

Ingen åtgärd 3

Handläggningsti der

Säkerställa att följer lagen

Verksamhet schef PLOB

Stickprov BN Möjlig/

allvarlig

Hösten Genomsnittlig

handläggningstid för lov är 5.9 veckor och för anmälan 2.3 veckor

Ingen åtgärd 3

(6)

(7)

Internkontroll

1 (5)

Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen år 2020

Nämnd: Kommunstyrelsen Datum: 2021-03-08

Nämndens bedömning av den interna kontrollen Avrapportering av internkontroll 2020.

Intern kontrollen är fördelad på kommunstyrelsens egen verksamhet och på övergripande verksamhet. För 2020 har kommunledningsförvaltningen tänkt att genomföra internkontroll på följande rutiner/processer/system:

Egen verksamhet:

• Planerade åtgärder utifrån PVC rapport avseende granskning intrångsskydd.

• Att GDPR policy, riktlinjer, rutiner efterlevs och är kända i verksamheten.

• Webbtillgänglighet.

• Månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos på förvaltningen.

• Säkerställa att processen mellan diariet och förvaltningarna fungerar.

Övergripande verksamhet:

• Ersättning till kommunala förtroendevalda.

• Funktionen vikarietyp i bemanningsverktyget Medvind.

• Elektronisk signering av löner, avdrag och tillägg.

• Lönesupporten.

• Uppföljning av medarbetarundersökningen om upplevelser av kränkande särbehandling och mobbning.

• Aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen.

• Efterlevnad av ny lag om webbtillgänglighet.

• Månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos på förvaltningarna.

• Ej attesterade fakturor vid månadsskifte.

• Betalning av leverantörsfakturor i tid.

• Rätt taxor på webben.

Enligt reglementet ska utfallet bedömas som 3 bra, 2 ok men behöver förbättras eller 1 mindre bra.

Fem rutiner/processer inom kommunstyrelsens egen verksamhet har kontrollerats under året. Bedömningen av dessa är att två av rutinerna/processerna fungerar mindre bra, vilket är planerade åtgärder utifrån PVC rapport avseende granskning och intrångsskydd där det konstaterats att det är omodern och låg säkerhetsnivå kring inloggning och kontohantering. Månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos för förvaltningen fungerar mindre bra då rutiner och tidsplan för uppföljning inte har kommunicerats tillräckligt bra ut i förvaltningen. Två av processerna/rutinerna fungerar ok men behöver förbättras. Vilket är säkerställa att processen mellan diariet och förvaltningarna fungerar, kontrollen resulterade i att det krävs mer formaliserade avstämningar med förvaltningarna, en ny rutin för 2021 har arbetats fram. Att GDPR policy, riktlinjer, rutiner efterlevs och är kända i verksamheten bedöms som ok men behöver förbättras, alla medarbetare känner inte till att det finns policy och rutiner för detta. Webbtillgänglighet har inte kunnat kontrollerats i en strukturerad form på grund av bristande personalresurser och hög belastning med anledning av pandemin. Däremot har iakttagelser visat på att det finns brister gällande bland annat publicerade dokument.

(8)

2 (5) 2021-01-27

Blankettutgivare Hudiksvalls kommun © Intern-kontrollplan-namnd-hk1173, utgåva 1, oktober 2008, KK, A-S L

För kommunstyrelsens övergripande tillsyn är det elva rutiner/processer som har kontrollerats. Bedömningen är att tre av dessa inte har kunnat kontrollerats i den struktur och omfattning som var önskad på grund av den pågående pandemin. Vilka är lönesupporten, efterlevnad av ny lag om webbtillgänglighet samt rätt taxor på webben. Sju av processerna/rutinerna bedöms som bra där inga nya åtgärder har behövts arbetas fram. Se bilagda uppföljningsplaner för att se rutinerna/processerna. En bedöms som mindre bra för kommunstyrelsens övergripande tillsyn, vilken är månadsvis ekonomisk uppföljning och prognoser för förvaltningarna. Rutiner och tidsplan har inte alltid

kommunicerats tillräckligt bra ut i förvaltningarna, planerad åtgärd är att kommunicera rutiner och tidsplan på ett bättre sätt. Kommunens beslutsstöd har börjats användas allt mer vilket bör bidra till en förbättrad månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos.

Exempel på åtgärder för förbättringar av processerna eller rutinerna beskrivs i bilagda uppföljningsplaner, se fler kommentarer i mallen.

(9)

Uppföljning

Nämnd:

Komunstyrelsen övergripande

År

2020

Fastställd datum

2020-04-07 § 126

Rapportdatum

2021-02-15

Rutin/process/

system

Tidpunkt/

Aktiva åtgärder enligt Diskrimin- eringslagen

Har risker för diskriminering upptäckts i samband med den årliga uppföljningen för 2019

PA-konsult Total kontroll på övergripande nivå i verksamhetssystem

Personalchef Möjlig /Kännbar

1 ggr/år Ingen förvaltning har uppgett att de upptäckt diskriminering eller risk för diskriminering utifrån lagen.

3

Uppföljning av medarbetar- undersökningen om upplevelsen av kränkande- särbehandling och mobbning

Kontakt med berörda chefer som ännu inte har gett åter- koppling till personalenheten

PA-konsult Telefonintervju Personalchef Möjlig/

Allvarlig

1 ggr/år Rutinen att kontakta chefer har fungerat

3

Funktion vikarietyp i bemaningsverk- tyget Medvind

Kontroll av markering i Medvind

Löneteamet Fullständig manuell kontroll i Medvind

Personalchef Möjlig/

Kännbar

2 ggr/år Rutinen fungerar.

Däremot finns det brister i verksamheternas följsamhet till rutinen

3

Elektronisk signering av löner, avdrag och tillägg

Kontroll att signering är utförd

System- samordnare

Fullständig manuell kontroll i Heroma

Kännbar

Hösten 2020

Rutinen fungerar.

Däremot finns det brister i verksamheternas följsamhet till rutinen

3

Ersättning till kommunalt förtroendevalda

Kontroll av att ersättning sker på rätt grunder och underlag finns

Löneteamet Systematiska stickprov

Kännbar

2 ggr/år Stickproven visar att ersättning sker på rätt grunder och att efterfrågade underlag finns

3

(10)

Rätt taxor på webben

Kontrollera alla taxor är index- uppräknade ock följer Kf beslut

Sekreterar teamet

Fullständig Teamledare sek.teamet

Möjligt/

Kännbart

Våren 2020

Kontrollen har ej genomförts på grund av pandemin

Kontrollen kommer att genomföras 2021

Efterlevnad av ny lag om webbtillgänglig- het

Att lagen efterlevs

Kommunik- ationsenhet

Stickprov Kommunik-

ationschef

Sannolik/

Lindirg

1 ggr/år Strukturerad kontroll har inte kunnat genomföras p.g.a. brist på personalresurser och hög belastning p.g.a pandemin. Iakttagelser under året har visat att det finns brister gällande bland annat publicerade dokument.

Förvaltningarna har en stor mängd dokument och blanketter som i möjligaste mån behöver föras över till webbsidor respektive e- tjänster.

Ej attesterade fakturor vid månadsskifte

Kontroll av ej attesterade fakturor vid månadsskiften

Ekonom Kontrollera i Raindance

Ekonomi- chef

Möjlig/

Kännbar

Månads- vis

Ligger på fjolårets nivå vilket måste anses vara tillfredsställande

Fortsatt bevakning och punktinsatser när det behövs

3

Månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos på förvaltningarna

Kontrollera att rutiner följs och att beslutsstödet används

Förvaltnings ekonomer

Använda systemet och stickprov

Ekonomi- chef

Möjlig/

Kännbar

Decem- ber 2019

Rutiner och tidplan för uppföljning har inte alltid kommunicerats ner inom förvaltningarna. Prick- säkerheten i prognos- arbetet lämnar generellt sätt en del övrigt att önska. Men succesivt har rutinerna börjat sätta sig och det blir allt bättre.

Rutiner och tidplan har kommunicerats på ett bättre sätt. Detta kommer att leda till ett bättre prognosarbete.

Kommunens nya beslutsstöd fungerar allt bättre och används allt mer vilket är postivt.

1

Betalning av leverantörs- fakturor i tid

Dröjsmåls och ränteavgifter

Ekonom Kontrollera i Raindance

Ekonomi- chef

Möjlig/

Kännbar

Månads- vis

Dröjsmålsräntot har minskat från 135 tkr (2019) till 54 tkr 2020.

Fortsätta med goda rutiner 3

Lönesupporten Hur uppfattas lönesupporten av användarna

Teamledare löneteamet

Enkét, stickprov Personal- chef

Möjlig/

Kännbar

Hösten 2020

Kontroll har inte kunnat genomföras på grund av pandemin.

Kontroll kommer att genomföras under 2021 med viss förändring. Det kommer även ske i samverkan med hela personal- och ekonomiavdelningen.

(11)

Internkontroll

1 (4)

Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen år 2020

Nämnd: Kommunstyrelsen Datum: 2021-03-08

Nämndens bedömning av den interna kontrollen

(12)

Uppföljning

Nämnd:

Kommunstyrelsen

År

2020

Fastställd datum

2020-04-07 § 126

Rapportdatum

2021-02-15

Rutin/process/

system

Tidpunkt/

Planerade åtgärder utifrån PVC rapport avseende granskning intrångskydd

Att åtgärder har genomförts och är funktionella

IT-strateg Stickprov på åtgärder på prioriterade områden

Kommun- direktör

Möjlig/

allvarlig

En ggr/år Ett antal åtgärder är genomförda tidigare år. I årets fortsatta kontoll av några punkter från PVC- rapporten har vi

konstaterat att vi har en väldigt omodern och låg säkerhetsnivå kring inloggning och kontohantering. Därför har en utredning och förslag till åtgärd genomförts 2020 med önskemål om åtgärd 2021.

Kommunen skulle behöva ett nytt sätt att arbeta kring inloggningar och konto- hanteringar via flerfaktors- inloggning (MFA) som också skapar möjlighet till flera funktioner som signering, passersystem med mera. Förslag är att köpa in och införa en lösning för detta till en mindre grupp under 2021 med ambition att skapa möjligheten för hela personalstyrkan och politik.

Kontrollen flyttas över till intern kontrollplan 2021.

1

Månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos för förvaltningen

Kontrollera att rutiner följs och att beslutsstödet används

Ekonom Använda systemet och stickprov

Ekonomi- chef

Möjlig/

Kännbar

Månads- vis

Rutiner och tidplan för uppföljning har inte kommunicerats ner inom förvaltningen. Prick- säkerheten i prognos- arbetet har inte varit bra.

Som exempel P2 + 14,2, P3 -0,5, P10 +5,5.

Årsresultatet hamnade slutgiltigt på + 9,7.

Rutiner och tidplan har kommunicerats på ett bättre sätt. Detta kommer att leda till ett bättre prognosarbete.

1

(13)

Säkerställa att processen mellan diariet och förvaltningarna fungerar

Avstämningar Chef service- center

Samtal mellan berörda parter

Stabschef Sannolik/

Kännbar

2 ggr/år Kontrollmomenten resulterade i att de krävdes mer regelbunda och formaliserade avstämningar med förvaltningarna.

Ny rutin för 2021 med avstämning två gånger per år med förvaltningarna.

2

Att GDPR policy, riktlinjer, rutiner efterlevs och är kända i verksamheten

Test Stabschef Dialog APT Kommun-

direktör

Sannolik /Kännbar

Två gång/år

Alla medarbetare känner inte till att det finns policy, rutiner.

Fortsatt utbildning om GDPR och uppföljning vid APT.

2

Webbtillgänglig- het

Att lagen efterlevs inom på Ks sidor på webben

Kommunik- ationsenhet

Stickprov Kommunik-

ationschef

Sannolik/

Lindirg

1 ggr/år Kontroll har inte kunnat genomföras i en

strukturerad form med anledning av bristande personalresurser på kommunikationsenheten och hög belastning med anledning av pandemin.

Iakttagelser under året visar att det finns brister bland annat när det gäller publicerade dokument.

Förvaltningen har en stor mängd dokument och blanketter som i möjligaste mån behöver överföras till webbsidor respektive e- tjänster.

(14)

Internkontroll

1 (3)

Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen år 2020

Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Datum: 2020-11-24

Nämndens bedömning av den interna kontrollen Nya bidragsregler för allmänna samlingslokaler

Bedömning: Ansvarig handläggare har på grund av coronautbrottet inte besökt föreningarna. Istället har man haft kontakt per telefon samt att handlingar har begärts in.

Åtgärd: Handläggningsrutinerna har reviderats och upplevs idag som mycket tydligare för föreningarna.

Bedömningarna av bidragen är mer likvärdiga.

Kultur- och fritidsnämndens reglemente

Bedömning: Av reglementet framgår att kultur- och fritidsnämnden har ansvar för kommunens konsumentpolitik.

Detta ansvar flyttades över till kommunstyrelseförvaltningen vid årsskiftet 2019-2020. Övriga uppgifter i reglementet utförs enligt uppdraget

Åtgärd: Dokumentet uppdateras.

GDPR: rutin för personuppgiftsbiträdesavtal

Bedömning: Ett av de system som kultur- och fritidsförvaltningen använder saknar personuppgiftsbiträdesavtal, Kulturbiljetter.

Åtgärd: Nytt biljettsystem är under upphandiling.

Arbetsmiljö: Kraftkartan används som modell för att förbättra arbetsmiljön och öka frisknärvaron

Bedömning: Samtliga enheter i förvaltningen arbetar med Kraftkartan. Under året har arbetet delvis pausats på grund av coronan. Samtliga handlingsplaner och medskick har genomförts eller så har medarbetarna fått återkoppling.

Åtgärd: Arbetet med Kraftkartan som modell fortsätter under 2021.

(15)

Uppföljning

Nämnd:

Kultur- och fritidsnämnden

År

2020

Fastställd datum

2020-02-19 § 11

Rapportdatum

2020-11-23

Rutin/process/

system

Tidpunkt/

Nya

bidragsregler för allmänna samlingslokaler

Att regelverket tillämpas

Handläggare n

Föreningsbesök Förvaltnings chef

Möjlig/allva rlig

En gång efter att föreninga rna lämnat in ansökan om bidrag

Ansvarig handläggare har på grund av coronautbrottet inte besökt föreningarna.

Istället har man haft kontakt per telefon samt att handlingar har begärts in.

Handläggningsrutinerna har reviderats och upplevs idag som mycket tydligare för föreningarna.

Bedömningarna av

bidragen är mer likvärdiga.

3

Kultur- och fritidsnämndens reglemente

Att samtliga uppgifter i reglementet utförs

Nämndsekre terare

Avstämning av reglementet

Förvaltnings chef

Möjlig/

kännbar

Två gånger per år i sammban d med bokslute n.

Av reglementet framgår att kultur- och

fritidsnämnden har ansvar för kommunens konsumentpolitik. Detta ansvar flyttades över till kommunstyrelseförvaltni ngen vid årsskiftet 2019- 2020. Övriga uppgifter i reglementet utförs enligt uppdraget.

Dokumentet uppdateras. 3

GDPR:

personuppgiftsbit rädesavtalen (PUB-avtalen)

Att det finns PUB-avtal med samtliga externa aktörer som förfogar över förvaltningens dataregister

Dataskyddss amordnare

Avstämning mellan förvaltningens registerförteckning och diarieförda PUB-avtal

Förvaltnings chef

Möjlig/

kännbar

Två gånger per år i samband med bokslute n

Ett av de system som kultur- och

fritidsförvaltningen använder saknar

personuppgiftsbiträdesav tal, Kulturbiljetter.

Nytt biljettsystem är under upphandling.

2

(16)

Det systematiska arbetsmiljöarbete t

Kontroll av hur Kraftkartans handlingsplaner och medskick hanteras

Nämndsekre terare

Avstämning av handlingsplaner och medskick

Förvaltnings chef

Möjlig/

kännbar

En gång inför delårs bokslutet

Samtliga enheter i förvaltningen arbetar med Kraftkartan. Under året har arbetet delvis pausats på grund av coronan. Samtliga handlingsplaner och medskick har genomförts eller så har medarbetarna fått återkoppling.

Arbetet med Kraftkartan som modell fortsätter under 2021.

3

(17)

Kultur- och fritidsnämnden

PROTOKOLL

^Sida

1(2)

Sammanträdesdatum

2020-12-14

§ 61 Dnr 2020-000001 - 039

Återrapport Internkontroll 2020

Kultur- och fritidsnämnden beslutar

att godkänna förvaltningens uppföljning av den interna kontrollen 2020.

Sammanfattning

Förvaltningschef Anna Lindqvist redogör för ärendet.

Kultur- och fritidsförvaltningen redovisar uppföljning av den interna

kontrollplanen som antogs 2020-02-19, § 11. Fyra rutiner/processer valdes ut för granskning:

Nya bidragsregler för allmänna samlingslokaler

Bedömning: Ansvarig handläggare har på grund av coronautbrottet inte besökt föreningarna. Istället har man haft kontakt per telefon samt att handlingar har begärts in.

Åtgärd: Handläggningsrutinerna har reviderats och upplevs idag som mycket tydligare för föreningarna. Bedömningarna av bidragen är mer likvärdiga.

Kultur- och fritidsnämndens reglemente

Bedömning: Av reglementet framgår att kultur- och fritidsnämnden har ansvar för kommunens konsumentpolitik. Detta ansvar flyttades över till

kommunstyrelseförvaltningen vid årsskiftet 2019-2020. Övriga uppgifter i reglementet utförs enligt uppdraget.

Åtgärd: Dokumentet uppdateras.

GDPR: rutin för personuppgiftsbiträdesavtal

Bedömning: Ett av de system som kultur- och fritidsförvaltningen använder saknar personuppgiftsbiträdesavtal, Kulturbiljetter.

Åtgärd: Nytt biljettsystem är under upphandling.

(18)

Kultur- och fritidsnämnden

PROTOKOLL

^Sida

2(2)

Sammanträdesdatum

2020-12-14

Arbetsmiljö: Kraftkartan används som modell för att förbättra arbetsmiljön och öka frisknärvaron

Bedömning: Samtliga enheter i förvaltningen arbetar med Kraftkartan. Under året har arbetet periodvis pausats på grund av coronan. Samtliga

handlingsplaner och medskick har genomförts eller så har medarbetarna fått återkoppling.

Åtgärd: Arbetet med Kraftkartan som modell fortsätter under 2021.

Beslutsgång

Nämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande återrapport internkontroll 2020, 2020-11-23

Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen år 2020

(19)

Internkontroll

1 (4)

Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen år 2020

Nämnd: lärandenämnden Datum: 2020-11-17

Nämndens bedömning av den interna kontrollen Nämnden godkänner den interna kontrollen för 2020

(20)

Uppföljning

Nämnd:

Lärandenämnd

År

2020

Fastställd datum

2020-03-31 §

Rapportdatum

2020-11-17

Rutin/process/

system

Tidpunkt/

Skolplikts- bevakning

Kontroll av lärares registrergingsgrad av lektioner i kommunal grundskola

Kommun- styrelsens kvalitets- team

Stickprov Förvaltnings chef

Möjlig/allva rlig (12)

1 gång hösten 2020

Registreringsgraden av lektionerna fortsätter att variera stort inom den kommunala grundskolan.

Fördelningen bland lärarna ser nästan exakt ut som läsåret

2018/2019. Överlag verkar det inte spela någon roll om lärarna har få eller många lektioner att registrera, utan andra omständigheter ser ut att styra om så sker eller ej.

De föreslagna åtgärderna från interna

kontrollplanen 2019 har inte hunnit fått effekt på läsårsresultatet

2019/2020.

Att uppdra till verksamhetschef att fortsätta utveckla närvarorutinen avseende uppföljning av lärares registreringsgrad.

2

Myndighets- utövning/Betygs- sättning

Signering av betygskatalog i verksamhetssystem gällande kommunal grundskola

Möjlig/lindr ig (6)

Av det totala antalet slutbetyg i årskurs nio var det mindre än en procent som hade en administratörs signatur på ett betyg i skolans verksamhetssystem.

Att ytterligare inskärpa vikten av att lärare själva signerar betyg i skolans verksamhetssystem enligt den rutin som är

vägledning för betygsprocessen

3

(21)

Myndighets- utövning/Betygs- sättning

Dokumentation för ändringar och rättelser i

betygskatalogen samt betyg efter prövning

Mindre sannolik/kän nbar (6)

För de stickprov som kontrollerats fanns det korrekt ifylld

dokumentation för ändringar och rättelser av betygskatalog.

Majoriteten av de fall där en administratör signerat betygen utgörs av betyg efter prövning, de flesta av dem satta i samband med sommarskola

Utvecklingsenheten föreslår

lärandeförvaltningen att det i rutiner ytterligare inskärps vikten av att lärare själva signerar betyg i skolans

verksamhetssystem enligt den rutin som är

vägledning för

betygsprocessen. Vidare föreslås att prövning mer tydligt skiljs från ändring och rättelse i

administration av betyg, samt att säkerställa en kvalitetssäkrad process för de betyg som sätts efter prövning

2

(22)

Lärandenämnden

PROTOKOLL

^Sida

1(2)

Sammanträdesdatum

2020-12-03

§ 86 Dnr 2020-000037 - 012

Uppföljning av intern kontrollplan 2020

Lärandenämnden beslutar

att anta den interna kontrollplanen för 2020.

Sammanfattning

Kvalitetssamordnarna Emma Berglund och Björn Klasson presenterar genomförd intern kontroll för 2020.

De processer som ska kontrolleras inom ramen för intern kontroll för året 2020 är skolpliktsbevakning samt betygssättning.

Genom att kontrollera följande för kommunal grundskola:

Lärares registrergingsgrad av lektioner (skolpliktsbevakning) Signering av betygskatalog (betygssättning)

Dokumentation av rättningar i betygskatalogen (betygssättning)

Bedömning av kontrollmomenten

Lärares registreringsgrad av lektioner bedöms som ok men behöver förbättras Signering av betygskatalog bedöms som bra

Dokumentation av ändringar och rättelser i betygskatalogen samt betyg efter prövning bedöms som ok men behöver förbättras

Resultat av kontrollerna kommer, förutom att rapporteras till lärandenämnden, även att lämnas till kommunstyrelsen och kommunens revisorer.

Uppföljningen av kontrollplanen ska innehålla förslag till åtgärder, varvid utvecklingsenheten föreslår följande åtgärder:

• att ytterligare inskärpa vikten av att lärare själva signerar betyg i skolans verksamhetssystem enligt den rutin som är vägledning för betygsprocessen.

• att mer tydligt skilja prövning från ändring och rättelse i administration av betyg.

• att säkerställa en rättssäker process för betyg som sätts efter prövning.

(23)

Lärandenämnden

PROTOKOLL

^Sida

2(2)

Sammanträdesdatum

2020-12-03

Beslutsunderlag

Protokollsutdrag från arbetsutskottet § 81

Tjänsteutlåtande - uppföljning av lärandenämndens interna kontroll 2020 Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen

Beslutet skickas till

Annika Lindfors – kommunledningsförvaltningen

(24)

Skrivelse 1 (4) 2020-11-30 Dnr 2019.2605

Norrhälsinglands miljö- och räddningsnämnd

Postadress: 824 80 Hudiksvall • Besöksadress: Håstaängsvägen 3 • E-post: miljokontoret@hudiksvall.se Tfn växel: 0650-193 32 • www.hudiksvall.se • Org. Nr: 212000-2379

Uppföljning av internkontroll 2020

Nämndens bedömning av den interna kontrollen

Samtliga rutiner/processer/system i den interna kontrollplanen har vid kontroll bedömts som bra förutom dokumenthantering.

Vad beträffar dokumenthantering så bedöms den punkten som ”Ok, men behöver förbättras” för både räddningstjänsten och miljökontoret. Revideringsarbetet pågår på båda avdelningarna och befinner sig i lite olika skeden. Räddningstjänsten har fokuserat på inventering och beskrivning av dokumenten samt infört ett

fastighetsbaserat arkivsystem. Miljö- och räddningsnämnden beslutade att anta en ny dokumenthanteringsplan den 12 december 2019, § 91. Arkivbeskrivning och

förteckning återstår att utarbetas. Miljökontoret och räddningstjänsten bistår varandra i revideringsarbetet.

Samtliga processer/punkter bedöms kunna ligga kvar i den interna kontrollplanen för

2021 för att säkerställa verksamheternas uppdrag och kvalitet.

(25)

2020-11-30 2 (4)

Norrhälsinglands miljö- och räddningsnämnd Rutin/process/

system Kontrollmoment Kontrollansvar Risk- och väsentlighets- bedömning

Tidpunkt/

frekvens för kontroll

Resultat Bedömning

3=Bra 2=Ok, men behöver förbättras 1=mindre bra

Åtgärd

Debiteringsrutiner,

miljökontor Att kontrollera att debiterings- rutinerna är uppdaterade och aktuella

Miljö- och hälso- skyddschef

Möjlig/Kännbar December Debitering av fasta avgifter, prövningsavgifter och Tidsbaserade tillsynsavgifter sker via uttag av fakturafil från verksamhetssystem för inläsning i kommunens ekonomisystem.

Debiterade avgifter som levererats till kommunens ekonomisystem registreras på respektive tillsynsobjekt eller ärende i verksamhetssystemet.

Övriga debiteringsposter registreras direkt i kommunens ekonomisystem.

2 Uppföljning behöver ske så att alla handläggare är trygga med rutinerna.

Dokumenthantering,

räddningstjänst Att kontrollera att arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan är aktuell

Förvaltnings-

chef Möjlig/Kännbar 1:a

nämnd/år Inventering och upprättande av arkivbeskrivning och förteckning pågår.

2 Färdigställa arkivbeskrivning och förteckning samt upprätta ny dokumenthanteringsplan för räddningstjänsten.

Dokumenthantering,

miljökontor Att kontrollera att arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan är aktuell

Möjlig/Kännbar 1:a

nämnd/år Nämnden beslutade 12 december 2019 att anta en ny dokumenthanteringsplan.

2 Ny arkivbeskrivning och förteckning ska tas fram.

(26)

2020-11-30 3 (4)

Norrhälsinglands miljö- och räddningsnämnd Rutin/process/

system Kontrollmoment Kontroll-ansvar Risk- och väsentlighets- bedömning

Tidpunkt/

3=Bra 2=Ok, men behöver förbättras 1=mindre bra

Åtgärd

Riskbedömning avseende arbetsmiljö, räddningstjänst

Att det görs skriftliga riskbedömingar inom

arbetsmiljö- området i verksamheten på enhetsnivå

Förvaltnings-

chef Möjlig/Kännbar September Medarbetarenkät är

genomförd 3 Medarbetarenkät är genomförd och

ska analyseras i dialog med fackliga representanter, skyddsombud samt arbetsplatsträff. Handlingsplan för att bibehålla det goda resultatet ska tas fram

Riskbedömning avseende arbetsmiljö, räddningstjänst

Att det görs skriftliga

riskbedömningar inom arbets- miljområdet i verksamheten på enhetsnivå

Förvaltnings-

chefchef Möjlig/Kännbar Löpande ”Säkerhet på väg” är ett område där vi skapat rutin efter incidenter på väg med räddningspersonal.

Halkkörning för samtliga heltidsanställda inom Norrhälsinge

räddningstjänst är ett annat exempel på en åtgärd för att förebygga händelser.

Psykosociala arbetsmiljön är en del som hela tiden ligger med och som består av värdegrunder, öppen dialog och feedback.

3 Löpande arbetsmiljöförändringar leder till skriftliga riskbedömningar.

Förändringar som fångas upp är med på skyddsronder, APT och övrig dialog med medarbetare.

(27)

2020-11-30 4 (4)

Norrhälsinglands miljö- och räddningsnämnd Rutin/process/ system Kontrollmomen

t Kontrollansvar Risk- och

väsentlighets- bedömning

Tidpunkt/

3=Bra 2=Ok, men behöver förbättras 1=mindre bra

Åtgärd

Riskbedömning avseende arbetsmiljö, miljökontor

Att det görs skriftliga riskbedömingar inom arbet- smiljområdet i verksamheten på enhetsnivå

Möjlig/Kännbar September Medarbetarenkät är

genomförd. 3 Medarbetarenkät är genomförd och

ska analyseras i dialog med fackliga representanter, skyddsombud samt arbetsplatsträff. Handlingsplan för att förbättra och bibehålla ska tas fram.

Riskbedömning avseende arbetsmiljö, miljökontor

Att det görs skriftliga riskbedömingar inom arbets- miljområdet i verksamheten på enhetsnivå

Möjlig/Kännbar Löpande Löpande

arbetsmiljöförändringar leder till skriftliga riskbedömningar Förändringar som fångas upp är med på

skyddsronder, APT och övrig dialog med medarbetare.

3 Riskbedömningar har skett med anledning av gemensam administration för BMR samt efter centralt beslut om att ej återbesätta en pensionsavgång bland

administratörerna. Handlingsplaner upprättas i samverkan med skyddsombud.

(28)

HUDIK.SVALl. S. NORDANSTtGS

KOMMUN KOMMUN

Norrhälsinglands miljö- och räddningsnämnd

PROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2020-12-10

Sida

18(23)

72 Dnr 2019.2605

Intern kontrollplan 2020, miljö- och räddningsnämnden

Norrhälsinglands miljö- och räddningsnämnd beslutar

att godkänna uppföljningen av den interna kontroUplanen för 2020.

Arendebeskrivning

Samtliga rutmer/processer/system i den interna kontrollplanen har vid kontroll bedömts som bra förutom dokumenthantering.

Vad beträffar dokumenthantering så bedöms den punkten som "Ok, men

behöver förbättras" för både räddningstjänsten och miljökontoret.

Revideringsarbetet pågår på båda avdelningarna och befinner sig i Ute olika skeden. Räddningstjänsten har fokuserat på inventering och beskrivning av dokumenten samt infört ett fasdghetsbaserat arkivsystem. Miljö- och räddningsnämnden beslutade att anta en ny dokumenthanteringsplan den 12 december 2019, § 91. Arkivbeskrivning och förteckning återstår att utarbetas. Miljökontoret och räddningstjänsten bistår varandra i

revideringsarbetet.

Samtliga processer/punkter bedöms kunna ligga kvar i den interna kontroUplanen för 2021 för att säkerställa verksamheternas uppdrag och

kvalitet.

Beslutsgång

Per Svensson yrkar på att nämnden godkänner uppföljningsrapporten.

Beslutsunderlag

Rapport uppföljning av internkontroU 2020, dnr 2019. 2605.

Kommunstyrelsen, Hudiksvalls kommun (Centraldiariet)

Anders Zetterlund

Margareta Eiserman

(29)

Internkontroll

1 (5)

Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen år 2020

Nämnd: Social- och omsorgsnämnden Datum:

Nämndens bedömning av den interna kontrollen Rapportering av 2020 års interna kontroll.

Social- och omsorgsförvaltningen har i enlighet med den fastsällda internkontrollplanen utfört kontroll inom följande områden:

Behörig delegat

Ersättningsmodell inom hemtjänst Gallring och bevarande av personakter Fakturor för drivmedel

Enligt reglementet ska utfallet bedömas som 3 bra, 2 ok men behöver förbättras eller 1 mindre bra.

Bedömningen är att konteringen av fakturor för drivmedel samt tecknandet av avtal av behörig delegat fungerar bra.

Ersättningsmodellen inom hemtänsten fungerar ok men behöver förbättras. Det huvudsakliga problemet är att verksamhetssystemet inte stödjer nödvändig registrering av avsagda insatser. Gallring och bevarande av personakter fungerar ok men behöver förbättras. Kunskaperna inom området behöver förbättras.

Se ytterligare åtgärder i mallen nedan.

(30)

Uppföljning

Nämnd:

Social- och omsorgsnämnden

År

2020

Fastställd datum

§

Rapportdatum

Rutin/process/

system

Tidpunkt/

Behörig delegat Fölljs

delegationsordni ngen gällande att teckna avtal

Kvalitets- teamet

Stickprov FC/VC

staben

3*3 9

1 ggr/år Av 14 granskade avtal hade 14 tecknats av behörig delegat.

Ingen planerad åtgärd. 3

(31)

Ersättningsmodel l inom hemtjänst

Fungerar

modellen korrekt

Kvalitets- teamet

Stickprov FC/VC

staben

3*3 9

4ggr/år Då verksamhetssystemet inte hanterar uppehåll del av dag hanteras detta manuellt i debiteringen genom rapporter från hemtjänst till

avg.handläggarna. Det kommer inte med i ekonomistyrningen, vilket leder till att enheterna får för mycket ersättning. Brister i rapporteringen innebär mer manuellt arbete med utanordningar till kund för att justera i efterhand.

Tydlig ökning av brukartid i relation till beviljad tid i samband med övergången till den nya ersättningsmodellen.

Kostnad per kund minskar tydligt för Trygga Hjälpen vid införandet av den nya ersättningsmodellen, för egenregin fortsätter den att öka. En förklaring till detta är att Trygga Hjälpen generellt har en högre brukartid i relation till beviljad tid än egenregins enheter.

Totalt för hela kommunen har kostnaden per kund fortsatt att trenda uppåt även efter införandet av den nya

ersättningsmodellen.

Kommunen har framfört önskemål om

systemförändring till systemleverantören angående att det ska vara möjligt att registrera uppehåll för enskilda insatser och för del av dag.

2

(32)

Gallring och bevarande av personakter

Följs rutinen för gallring av personakter

Kvalitets- teamet

Enkät FC/VC

staben

2-3*4 8-12

1 ggr/år Stor variation i kunskap hos handläggarna om rutinen samt vilket ansvar man har utifrån sin roll.

De svarande

enhetscheferna känner till aktuell rutin.

Kunskaperna om vad rutinen innebär varierar.

Endast två av sju enhetschefer uppger att en arkivredogörare finns utsedd på deras enhet.

Arkivredogörare är en nyckelfunktion för att få till stånd ett bra flöde i enlighet med rutinen.

Kunskapen är högre och rutinen efterföljs bättre inom de enheter där det finns en arkivredogörare.

Utbildning för ökade kunskaper samt riktade insatser till medarbetare och chefer.

2

Fakturor för drivmedel

Rutin för kontering av fakturor

Kvalitets- teamet

Stickprov FC/VC

staben

3*3 9

1ggr/år Kontroll av alla fakturor för april 2020 gällande drivmedel – 52

granskade fakturor gav 51 korrekt konterade fakturor.

Ingen planerad åtgärd 3

(33)

Social- och omsorgsnämnden

PROTOKOLL

^Sida

1(1)

Sammanträdesdatum

2021-02-25

§ 13 Dnr 2019-000566 - 039

Internkontrollrapport 2020

Social- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna uppföljningen, samt

att anta föreslagna åtgärder.

Sammanfattning

Nämndens och förvaltningens arbete utgår från Kommunallagens krav på intern kontroll samt det av kommunfullmäktige fastställda reglementet för intern kontroll. Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att de mål som nämnden har fastställt blir uppfyllda samt att ge ett grepp om verksamhet och ekonomi. En intern kontrollplan beslutas årligen av nämnden.

För 2020 har Social- och omsorgsförvaltningen utfört internkontroll inom följande områden:

Behörig delegat; följs delegationsordningen gällande att teckna avtal Ersättningsmodellen inom hemtjänsten; fungerar modellen korrekt

Gallring och bevarande av personakter; följs rutinen för gallring av personakter Fakturor för drivmedel; rutin för kontering av fakturor

Åtgärder förslås för områdena

* Ersättningsmodellen inom hemtjänst där kommunen har framfört önskemål om systemförändring till systemleverantören angående att det ska vara möjligt att registrera uppehåll för enskilda insatser och del av dag

* Gallring och bevarande av personakter. Här förslås dels utbildning för ökad kompetens, dels att förvaltningen får i uppdrag att ta fram riktade åtgärder till medarbetare och chefer.

Beslutsunderlag

Arbetsutskottet 2020-12-10 § 125 Tjänsteutlåtande 2020-11-27 Resultat internkontroll 2020

Emma Ivarsson

Johanna Ullberg

(34)

Internkontroll

1 (3)

Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen år 2020

Nämnd: Svågadalsnämnden Datum: 2021-02-22

Nämndens bedömning av den interna kontrollen Nämnden har på ett bra sätt följt internkontrollplanen

(35)

Uppföljning

Nämnd:

Svågadalsnämnden

År

2020

Fastställd datum

2019-11-25 § 4

Rapportdatum

2021-02-22

Rutin/process/

system

Tidpunkt/

Kontering och attestering

Granska hur kontering och attestering går till.

Platschef Stickprov Nämnden Väsentligt En gång per kvartal

3 Fortsätta som tidigare.

Verkställighet av fattade beslut

Granska

verkställda beslut som redovisats i nämnden genom att studera nämndsprotokoll en.

Ordförande Svågadalsnä mnden

Jämföra beslut fattade i nämnden med

återrapporterade beslut i

protokollen

Nämnden väsentlig En gång per kvartal.

3 Fattade beslut följs upp i

protokoll.

Kontroll av möjliga jävssituationer

Löpande

granskning av ev.

jävsförhållanden

Nämnds- sekreteraren

Kontroll av möjliga jäv inför varje ärende inom nämnd och AU.

Nämnden Mycket väsentligt

Löpande 3 Nämndsekreteraren följer

upp jävsfrågorna som tidigare.

Avtalstrohet (gällande avtal med externa leverantör.)

Betalda fakturor jämförs med befintliga avtal

Platschef Granskning av fakturor och leverantörer.

Nämnden Väsentligt En gång per kvartal.

2 Här behöver vi bli ännu

bättre på att följa avtalen.

Säkerställa att vi följer

dataskyddsförord ningen

Löpande kontroll samt när nya system tas i bruk.

Dataskyddso mbud

Granskning och inventering av register.

Nämnden Mycket väsentligt

En gång i månaden efter att förordnin gen börjat gälla.

2 Vi följer de stora

riktlinjerna, men behöver utveckla vår kompetens på detaljnivå.

(36)

Är våra beslut hållbara enligt kommunens checklista?

Löpande kontroll Platschef Inför och efter beslut jämföra med kommunens checklista.

Nämnden. Väsentlig. En gång per kvartal.

2 I huvudsak tar vi hänsyn

till checklistan inför varje beslut..

(37)

(38)

Tekniska nämnden

PROTOKOLL

^Sida

1(2)

Sammanträdesdatum

2020-12-07

§ 93 Dnr 2020-000004 - 039

Uppföljning av intern kontrollplan för tekniska nämnden 2020

Tekniska nämnden beslutar

att godkänna uppföljningen av den interna kontrollplanen 2020, samt att rapportera resultatet till kommunstyrelsen.

Sammanfattning

Förvaltningschef Jan Kroppegård redovisar uppföljningen av den interna kontrollplanen för tekniska nämnden.

Utfallet av kontrollerna ska enligt reglementet bedömas som bra, Ok men behöver förbättras eller mindre bra.

Följande rutiner ingår i planen och har kontrollerats.

Verkställa beslut Bedömning: Bra

Uppföljning av vidaredelegationer från förvaltningschef Bedömning: Bra

Uppföljning av arbetsmiljödelegationer Bedömning: Ok, men behöver förbättras Uppföljning GDPR dataskyddsförordning Bedömning: Bra

Kundtjänstärenden

Bedömning: Ok, men behöver förbättras

Uppföljning av löpande ramavtal med största risk/konsekvens per verksamhet:

VA: Arbetsmaskiner med förare Bedömning: Bra

Avfall: Hämtning av hushållsavfall Bedömning: Mindre bra Teknisk service: Beläggningsarbeten asfalt

Bedömning: Bra Fastighet: Byggentreprenader

Bedömning: Bra Kosten: Husgeråd och porslin

Bedömning: Bra

(39)

Tekniska nämnden

PROTOKOLL

^Sida

2(2)

Sammanträdesdatum

2020-12-07

Att följa upp och vidta åtgärder efter PwC:s granskningsrapport gällande tekniska nämndens styrning och uppföljning samt kontroll av

leverantörer

Bedömning: Ok, men behöver förbättras Beslutsunderlag

 Uppföljningsrapport intern kontrollplan för tekniska nämnden 2020

 Tekniska nämndens arbetsutskotts protokoll 23 november 2020, § 95

Kommunstyrelsen

Kommunens revisorer

Verksamhetscheferna

(40)

Internkontroll

1 (5)

Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen år 2020

Nämnd: Tekniska nämnden Datum: 2020-12-07

Nämndens bedömning av den interna kontrollen

(41)

Uppföljning

Nämnd:

Tekniska nämnden

År

2020

Fastställd datum

2020-02-10 § 16

Rapportdatum

2020-12-07

Rutin/process/

system

Tidpunkt/

Verkställa beslut Uppföljning av nämndsbeslut

VC:er Noteras löpande av nämndsekr.

FC Möjlig/

kännbar

Halvårs- vis

Uppföljning av

nämndens beslut görs 4 ggr/år.

3

Uppföljning av vidaredelegationer från FC

Gå igenom vidaredele- gationen

VC:er Tas upp i lednings- gruppen

FC Sannolik/

kännbar

Halvårs- vis

Uppdaterad efter att ordinarie FC kom tillbaka

3

Uppföljning av arbetsmiljö- delegationer

Ifylld och signerad delegation

VC:er Årlig översyn och ev uppdatering av delegationen

FC Möjlig/

kännbar

Årsvis Kosten: Sker årligen eller oftare vid behov.

Fastighet: Har sett att det fattas vidaredelegering från en enhetschef till arbetsledare för nya organisationen (städ/fastighet).

Övriga OK

Åtgärdas 2

Uppföljning GDPR dataskydds- förordning

Efterlevnad av lagen

VC:er Dataskyddsombud FC Möjlig/

kännbar

Årsvis Vi rapporterar in

händelser löpande. Vissa skickas vidare till Datainspektionen, inte så många än så länge. Nya gemensama rutiner för hela kommunen införs 2021

3