Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sessionssalen, kommunhuset i Hultsfred kl

(1)

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset i Hultsfred 2007-12-11 kl. 08.30-15.30

Beslutande Bo Bergman, s

Tommy Ejnarsson, v

Per-Inge Pettersson, c §§ 649-653, 656, 660-661,664 Jonny Bengtsson, s §§ 649-654, 656- 661, 664

Åke Nilsson, kd

Lars Rosander, c §§ 655, 657-659, 662-663 Kira Berg, s §§ 655, 662-663

Övriga deltagande Sven Carlsson, kommunchef Putte Svensson, § 649 Britt Olsson, sekreterare Per Alexandersson § 649 Lars-Erik Rönnlund § 650 Fredrik Björkman § 650 Hans Andersson §§ 652-653 Linnéa Hjalmarsson §§ 652-653 Konny Bogren § 654 Edgar Hofvergård § 654

Lennart Davidsson § 654 Anders Helgée § 654

Göran Ehn § 654 Magnus Blomberg §§ 655, 662-663 Christina Brandt §§ 657-659

Utses att justera Åke Nilsson

Underskrifter Paragrafer 649-664

Sekreterare ……….

Britt Olsson

Ordförande ……….

Bo Bergman

Justerande ……….

Åke Nilsson

Anslag/Bevis

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott

Sammanträdesdatum 2007-12-11

Datum för anslags

uppsättande 2007-12-19 Datum för anslags

nedtagande 2008-01-11

Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet

Underskrift ……….

Britt Olsson

(2)

Rockparty

KSAU § 649/2007 Dnr 2007/238 259

Information från föreningen Rockparty

I överenskommelse enligt beslut i kommunfullmäktige § 95/2007-09-24 ingick att Rockparty skulle informera om verksamheten och ekonomin kvartalsvis till kommunstyrelsens arbetsutskott.

Putte Svensson och Per Alexandersson från Rockparty lämnar en rapport gällande preliminärt bokslut och planering inför 2008 års festival som är 12- 14 juni.

Arbetsutskottets beslut

Informationen är mottagen och nytt möte kommer att ske i februari-mars 2008.

(3)

Gymnasiechefen Utvecklingschefen

KSAU § 650/2007

Hultsfreds gymnasium – invigning m m

Gymnasiechef Fredrik Björkman och utvecklingschef Lars-Erik Rönnlund redogör för förslag till invigning av gymnasiet efter ombyggnationen.

En grovplanering är gjord för invigningen och preliminärt datum är 2008- 02-08.

Arbetsutskottet har tagit emot informationen och godkänner upplägget.

Arbetsutskottet tillstyrker servering av vin till tillfället vid invigningen med särskilt inbjudna gäster.

Enligt tidigare beslut i kommunfullmäktige § 13/2000-02-08 togs beslut om att i samband med kommunal representation får vid särskilda tillfällen serveras starköl och vin. Beslutanderätt har lämnats till kommunstyrelsens presidium.

(4)

Personalkontoret Arkivet

KSAU § 651/2007

Personalkontorets dokumenthanteringsplan

Personalkontoret har överlämnat en reviderad dokumenthanteringsplan per 2007-10-04 för fastställande.

Dokumenthanteringsplanen godkänns.

(5)

Kommunstyrelsen

KSAU § 652/2007 Dnr 2007/313 009

Reviderad jämställdhetsplan 2007/2008

Jämställdhetslagen (1991:433) skriver om jämställdhetsplan i 13 §:

Arbetsgivaren skall varje år upprätta en plan för sitt jämställdhetsarbete.

Planen skall innehålla en översikt över de åtgärder enligt 4-9 §§ som behövs på arbetsplatsen och en redogörelse för vilka av dessa åtgärder som arbetsgivaren avser att påbörja eller genomföra under det kommande året.

Planen skall också innehålla en översiktlig redovisning av den

handlingsplan för jämställda löner som arbetsgivaren skall göra enligt 11 §.

En redovisning av hur de planerade åtgärderna enligt första stycket har genomförts skall tas in i efterföljande års plan.

Den förra jämställdhetsplanen i Hultsfreds kommun antogs av kommunfullmäktige 2005-11-28.

I den nya jämställdhetsplanen som ska gälla för återstoden av 2007 samt 2008 har flera delar ändrats:

Statistiken uppdaterad.

All statistik i jämställdhetsplanen är uppdaterat och grundar sig på hur det såg ut 2006-12-31.

Layout ändrad

Jämställdhetsplanen är anpassad till den nya grafiska profilen.

Ytterligare åtgärder

Följande åtgärder är tillagda:

• Ett sätt att utvärdera kunskapen kring jämställdhetsplanen bland chefer och anställda, till exempel via en enkät, ska utarbetas.

Ansvarig: Personalkontoret

• I samband med förändringar i verksamheten som innebär utökning av antalet

tjänster skall i första hand personal som är tillsvidareanställd på deltid erbjudas högre sysselsättningsgrad där så är möjligt och lämpligt.

Ansvar: Chefer med personalansvar

• Utredning om varför sjukfrånvaron bland kvinnor är högre än bland

(6)

män ska göras.

• Ett sätt att utvärdera eventuella sexuella trakasserier eller kränkande särbehandling ska utarbetas.

• Utredning ska göras kring varför antalet anställda i yrken som enbart sysselsätter personer av ett kön har ökat.

• Ytterligare åtgärder för att minska antalet yrken som enbart sysselsätter personer av ett kön ska utredas i ett längre perspektiv.

Ansvarig: Personalkontoret Reviderade mål

Följande mål är reviderade (ändring kursiv):

• Hultsfreds kommun har som mål att i högre utsträckning erbjuda fler heltidsanställningar till deltidsanställda som önskar högre

sysselsättningsgrad.

Målet för 2007/2008 är att antalet heltidstjänster ska öka från 48 % till 52 %.

Ansvarig: Chefer med personalansvar

• Tidigare: Att årsarbetstiden utvärderas.

Ansvarig: Verksamhetschefen för Kultur och fritid

Ändras till: Olika arbetstidsmodeller ska utvärderas i relation till varandra.

Ansvarig: Personalkontoret

• Tidigare: En ny lönekartläggning genomförs under hösten 2006.

Ansvarig: CSK/Personalkontoret

Ändras till: En ny lönekartläggning genomförs under 2008.

Ansvarig: CSK/Personalkontoret Ytterligare mål:

• Under 2007/2008 ska de föräldralediga papporna öka med fyra procent.

Ansvarig: CSK/Personalkontoret

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att lämna över den reviderade jämställdhetsplanen till kommunfullmäktige för fastställande.

(7)

Personalkontoret

KSAU § 653/2007 Dnr 2007/328 026

Policy friskvård, tobak och parfym

Personalkontoret har tagit fram ett förslag till hälso- och friskvårdspolicy samt ett förslag till tobaks- och parfympolicy.

Personalchef Hans Andersson och personalsekreterare Linnea Hjalmarsson fick i uppdrag att remittera förslaget till förvaltningar och fack enligt tidigare beslut i arbetsutskottet § 341/2007-06-19. På mötet redovisas inkomna yttrande över förslag till policy vad gäller friskvård- och hälsopolicy samt för tobak och parfym.

Beredning

Kommunstyrelsens arbetsutskott §§ 210/07, 341/07 Arbetsutskottets beslut

Personalkontoret får i uppdrag att dels utifrån dagens diskussioner dels i samråd med fackliga organisationer återkomma med ett nytt förslag som innebär att hälso- och friskvårdspolicy samt tobak- och parfympolicy sammanställs till en policy.

(8)

Miljö- och byggnadsnämnden

KSAU § 654/2007

Presidiemöte med miljö- och byggnadsnämnden

Miljö- och byggnadsnämndens ordförande Konny Bogren, 1-e vice

ordförande Edgar Hofvergård och andre vice ordförande Lennart Davidsson samt miljö- och byggnadschef Anders Helgée deltar på mötet.

Miljö- och byggnadschefen redogör för bl a regler för livsmedelshantering.

Miljö- och byggnadskontoret får återkomma till kommande sammanträde 2007-12-18 för att redovisa detaljplanearbetet.

Arbetsutskottet har mottagit information om regler för livsmedelshantering.

(9)

Kommunstyrelsen

KSAU § 655/2007 Dnr 2006/198 106

Lokal överenskommelse i Hultsfreds kommun om introduktion för nyanlända invandrare

Kanslichef Magnus Blomberg har lämnat ett förslag till lokal överenskommelse om introduktion för nyanlända invandrare.

I arbetet med framtagande har representanter för socialförvaltningen , vuxenutbildningen och kommunstyrelsen samt Migrationsverket,

Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Företagarna i Hultsfreds kommun och Primärvården deltagit.

På lokal nivå har Migrationsverket huvudansvaret under asyltiden medan kommunen och länsstyrelsen har huvudansvaret under introduktionstiden efter asyltiden.

Syftet med överenskommelsen är att stärka och tydliggöra samarbetet mellan berörda myndigheter. Genom det fördjupade samarbetet ska respektive myndigheters resurser effektiviseras.

I överenskommelsen redogörs för bl a introduktionens innehåll och genomförande, ansvar och uppdrag.

Kommunstyrelsen har uppdraget att samordna på det lokala planet där ett uppföljningsmöte bör ske årligen.

Beredning

Kommunstyrelsens arbetsutskott §§ 420/06, 508/06 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna den lokala överenskommelsen i Hultsfreds kommun om introduktion för nyanlända invandrare samt överlämna densamma för anmälan till kommunfullmäktige.

Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att utse kanslichef Magnus Blomberg till kommunstyrelsens representant med huvudansvar för den lokala överenskommelsen.

(10)

Kostchefen

Barn- och utbildningsnämnden

KSAU § 656/2007 Dnr 2007/327 608

Fastställande av arbetsår 2008/2009 för skolmåltidspersonal

Kostchef Karin Anemyr har översänt förslag till fastställande av arbetsår för skolmåltidspersonal med uppehållstjänst i grundskola och gymnasium:

Skolmåltiderna 282 dagar 20080812-20081219

20090107-20090610

(Enligt detta är klämdag 2008-05-22 inarbetad samt ytterligare 2 lovdagar)

Arbetsutskottet beslutar fastställa arbetsåret för skolmåltidspersonal med uppehållstjänst i grundskola och gymnasium enligt förslaget ovan.

(11)

Kultur- och fritidschefen

KSAU § 657/2007 Dnr 2007/307 709

Information om samhällstjänst i samverkan med Kriminalvårdens frivård

Kultur- och fritidschef Christina Brandt informerar om samhällstjänst enligt tidigare uppdrag i arbetsutskottet § 576/2007-10-30.

Christina Brandt har kontaktat Kriminalvården i Västervik angående regler för placering av personer som tilldömts samhällstjänst som straffpåföljd.

Kriminalvården har som policy att inte placera en person i en förening som han eller hon är aktiv i och inte heller på en arbetsplats där en anhörig arbetar. Frivården i Västervik har inte några större problem att placera personer med samhällstjänst. Undantaget är personer som har en utpräglad kriminell identitet.

Någon särskild policy eller något regelverk för samhällstjänst har inte antagits utan kontakter med flera av länets kommuner visar att beslut om eventuell placering av personer i samhällstjänst inom de offentliga förvaltningarna avgörs från fall till fall. Personer som gjort sexuella närmande mot barn kan inte placeras inom skola, barnomsorg eller annan barn- och ungdomsverksamhet. Personer som dömts för snatteri kan inte placeras inom hemtjänsten osv.

De flesta kommunrepresentanter anser emellertid att det är ok att ta emot samhällstjänst eller ungdomstjänst inom kommunala verksamheter. För många kultur- och fritidsförvaltningar är det självklart och önskvärt att finnas till hands och ta emot de ungdomar som placerats i ungdomstjänst, men också personer med samhällstjänst. Nära kontakt med Frivården och träffar med personen i fråga måste alltid föregå en placering. Möjlighet att avbryta en placering finns alltid om det inte fungerar enligt gjord

överenskommelse.

Arbetsutskottet beslutar att kultur- och fritidsförvaltningen fortsätter enligt tidigare inriktning utifrån de träffar och förhandlingar som görs.

(12)

Kultur- och fritidschefen

KSAU § 658/2007 Dnr 2007/324 819

Lokalt stöd till SISU Idrottsutbildarna

Regeringen har 2006-12-14 fastställt nationella riktlinjer för det särskilda stödet till SISU Idrottsutbildarna i avsikt att förbättra förutsättningarna för svensk idrott. Beslutet är baserat på propositionen om ny

folkbildningspolitik som konstaterar att ”utformningen av dagens stöd inte är helt anpassat att möta de särskilda villkor som präglar idrotten”. Beslutet innebär att organisationen kommer att få sina bidrag direkt från

Utbildningsdepartementet och kanaliseras direkt till SISU som årligen tilldelas 140 miljoner kronor, vilket är en höjning med 69 miljoner, till idrottens ledar-, utbildnings- och folkbildningsverksamhet. Samtidigt fattade regeringen beslut om att statsbidrag till folkbildningen, som höjs med 249 miljoner, liksom tidigare fördelas av Folkbildningsrådet.

I skrivelse från Sveriges Kommuner och Landsting, 2007-01-19, konstateras att när staten ger bidrag till folkbildningen enligt två skilda regelverk

uppstår en ny situation för kommunerna som dock själva fattar beslut om omfattning och former för stöd till studieförbunden.

SISU Idrottsutbildarna och länets kommuner har under år 2007 fört en dialog om hur de nya reglerna ska hanteras på lokal nivå. En arbetsgrupp med representanter för länets kommuner samt Lennart Beijer och Lennart O Werner från Regionförbundet har tillsatts för att ta fram förslag på

rekommendation till kommunerna i Kalmar län om:

- Hur kommunala bidrag till SISU Idrottsutbildarna ska utformas med hänsyn till att de på nationell nivå inte omfattas av samma regelverk som övriga studieförbund

- Hur studieförbunden ska redovisa sin verksamhet på kommunal nivå i syfte att få bättre kvalitet och återkoppling till den lokala nivån.

Arbetsgruppen föreslår i skrivelse 2007-10-12 följande:

- Kommunernas bidrag till SISU bör från och med budgetåret 2008 brytas ut från bidrag till övriga studieförbund och behandlas som ett särskilt anslag. SISU:s andel bör baseras på den relativa andel av anslaget som man hade vid den slutliga fördelningen av det kommunala bidraget för budgetåret 2007

- Bidrag till SISU bör principiellt fortfarande ses som ett stöd till folkbildningen och utbetalas till SISU Idrottsutbildarna.

- Särskilda kriterier/regler bör utformas för bidraget till SISU. Dessa kriterier kan se olika ut beroende på lokala förutsättningar.

(13)

Arbetsgruppen har sammanställt ett förslag till överenskommelse mellan SISU och en kommun.

Arbetsgruppen föreslår vidare att studieförbunden redovisar kvantitativa uppgifter på kommun och länsnivå på samma sätt som tidigare. Utöver denna redovisning ska en mer kvalitativ redovisning göras till

Regionförbundet med innehåll om varje kommun. Redovisningen ska innehålla summering och en bild av studieförbundets verksamhet i respektive kommun samt uppgift om kontaktpersoner. Regionförbundet distribuerar studieförbundens redovisning till kommunerna.

Kultur- och fritidskontoret föreslår att Hultsfreds kommun fortsättningsvis hanterar bidraget till SISU Idrottsutbildarna enligt arbetsgruppens

rekommendationer samt ställer sig bakom förslaget om en mer kvalitativ redovisning till Regionförbundet från övriga studieförbund.

Kultur- och fritidskontoret får i uppdrag att fortsätta hantera bidragen enligt arbetsgruppens rekommendationer och ställer sig bakom förslaget om en mer kvalitativ redovisning till Regionförbundet från övriga studieförbund.

(14)

Ekonomikontoret Kultursekreteraren

KSAU § 659/2007 Dnr 2007/326 879

Reparation av kommunens Försterflygel i Virserum

Kultursekreterare Erika Holmwall har överlämnat en skrivelse om reparation av kommunens Försterflygel i Virserum.

Tommy Swanström har lämnat önskemål om reparation av kommunens Försterflygel modell 190 som står placerad i Virserums kyrka sedan november 1997. Flygeln används vid Virserums musikdagar, vid andra konserter av bl a Aspelands musikförening.

Hittills har stämningar och mindre reparationer av instrumentet belastat Virserums musikdagars budget. För att nu kunna bibehålla och förbättra flygeln krävs en större renovering vilket inte enbart kommer att påverka det konstnärliga resultatet vid konserterna utan också behålla och öka

instrumentets värde.

Enligt offert från pianotekniker Jonas Svensson skulle kostnaderna uppgå till ca 35 000 kronor.

Arbetsutskottet beslutar tillstyrka att renovering sker samt att finansiering av 35 000 kronor får belasta årets resultat.

(15)

KSAU § 660/2007 Dnr 2007/289 108

Överklagan av försäljning i Hjortöström

Länsrätten har översänt ytterligare komplettering av skrivelse i ärendet om överklagan gällande försäljning av fastigheter i Hjortöström.

Informationen är mottagen och arbetsutskottet beslutar översända beslut i ks

§ 157/2007-12-04 för kännedom till skriftställaren.

(16)

IT-kontoret

KSAU § 661/2007 Dnr 2007/325

IT-beredskap

Socialnämnden har översänt beslut § 155/2007-11-07 om ett förslag om IT- beredskap:

Bakgrund:

Den som har legitimation eller särskilt förordnande att utöva visst yrke är skyldig att föra en patientjournal. Fram till 2004-09-30 skedde detta för hand på arkivbeständigt papper med arkivpenna. 2004 beslutades att införa ett IT- stöd för dokumentationen för sjuksköterskor. IT-stödet heter Sofia Omfale där den legitimerade personalen dokumenterar i HSL3-journalen. Detta trädde i kraft 2004-10-01.

En satsning av detta var befogat då det är förenat med kvalitet och säkerhet.

Sjuksköterskorna behövde inte längre tyda varandras handstil utan allt blev nu skrivet i HSL3-journalen. Missförstånd och tolkningar minimerades. Att det också är IT-baserat gav en stor flexibilitet för sjuksköterskorna samt att de kunde vara ett stort stöd till övrig vård- och omsorgspersonal. Sjuksköterskorna kan tack vare IT-stödet befinna sig på Klockargården i Vena, få en förfrågan från personal på Ekliden i Virserum om en brukare där och direkt kunna vara konsult, ge råd och stöd, till vård- och omsorgspersonalen. Detta kan ske i och med att brukares journal kan via IT-stödet läsas på Klockargården. Förr då pappersjournal fanns, var sjuksköterskan tvungen att åka dessa mil till Virserum för att kunna läsa journalanteckningar.

Tack vare IT-stöd kan sjuksköterskan vara flexibel och mer tillgänglig för personal.

Då IT-stöd infördes fanns ingen IT-beredskap. Beslut togs att avvakta för att se hur det fungerade.

IT-chefen har tagit upp detta med IT-beredskap på koncernledningsträff då detta kan vara kommunövergripande men ingen förvaltning var då intresserad.

Vid ett flertal tillfällen har det varit problem med IT-uppkoppling på obekväm arbetstid.

Det största och allvarligaste avbrottet uppkom första helgen i september 2007.

Den legitimerade personalen kom inte åt sin journaldokumentation under tiden 2007-09-01 kl: 07:00 till 2007-09-03 kl: 08:00. Under denna helg fanns det 5 brukare inom de särskilda boendena som avled. Sjuksköterskorna kom inte åt den nödvändiga informationen som fanns i IT-stödet och ingen jour fanns att tillgå. Socialnämnden har som mål att ”Sjuksköterskorna ska tillgodose den enskildes fortlöpande behov av sjukvårdsinsatser med

(17)

hög kvalitet i särskilt boende”. Då ingen IT-beredskap finns kan detta mål inte uppnås och är heller inte inte anses som en trygg och säker kommunal hälso- och sjukvård.

Syfte och anledning:

Att få till en tidsmässigt hållbar, effektiv och tydlig IT-beredskap som är kommunövergripande då fler förvaltningar bedriver verksamhet utöver kontorstid.

Förslag:

Ett område där IT-säkerhetsfrågor naturligtvis aktualiseras i allra högsta grad är hälso- och sjukvårdsområdet. Det juridiska regelverket består här av ett flertal lagar, förordningar och rekommendationer som bl.a. har som syfte att

säkerställa att patienterna erhåller en högkvalitativ vård samt att de uppgifter som finns om respektive patient är korrekta och hanteras/förvaras på ett säkert sätt. Detta kan ske genom:

• Att IT-systemens funktion och driftsäkerhet är tryggad

• Att informationen som behandlas i systemen är av god kvalitet, aktuell, relevant m.m.

Om juridiken och tekniken inom IT-området utvecklas helt oberoende av varandra uppstår med stor sannolikhet en mängd oklarheter, exempelvis beträffande ansvarsfrågor. Detta kan i värsta fall ge upphov till en mängd tillfälliga särlösningar, ineffektivitet och i onödan skapade tvister.

För att undvika detta scenario är det av intresse att skapa ett fungerande samspel mellan det tekniska och det juridiska IT-området, dvs. ett aktivt och medvetet samarbete där det gemensamma målet torde vara att ta till vara den nya teknikens alla möjligheter men på ett sådant sätt att den juridiska

regleringens syften samtidigt säkerställs.

Juridiken kan ta sig uttryck i många olika former; lagstiftning, utvecklad rättspraxis etc. Den tekniska utvecklingen inom IT-området uppvisar en lika mångfacetterad samt därtill en starkt föränderlig form.

Förslaget innebär :

Att IT-beredskap upprättas kommunövergripande för att ge trygghet och säkerhet för de personer som är i behov av kommunens insatser dygnet runt.

Önskad effekt:

• Att kunna överta hemsjukvården och där få en rättssäker och trygg journaldokumentation.

• Att förvaltningar som bedriver verksamhet utöver kontorstid kan få hjälp vid driftsstörningar

Berörda:

Alla anställda/förvaltningar inom Hultsfreds kommun som bedriver verksamhet utöver kontorstid

(18)

Konsekvenser:

Ekonomiska: Högre IT- kostnad som belastar centralt konto,

beredskapsersättning enligt AB 05. ( ca 10 000 kr + PA/månad samt andra div.

utlägg för tfn, bil etc) Säkerhet:

En rättssäker och trygg journaldokumentation.

Arbetsmiljö

• Att IT-tekniker får förändrade arbetstider/beredskap

• Att arbetsplatser som bedriver sin verksamhet under andra tider än kontorstid känner en trygghet och kan bedriva sitt arbete med hög kvalité och säkerhet.

• Att förutsättningar skapas för att kunna kvalitetsutveckla verksamheten i en positiv riktning.

Arbetsuppgifternas innehåll:

Att IT-teknikernas ansvarsområde behöver tydliggöras.

Vilka åtgärder behövs för att arbetsmiljön helst ska bli bättre och definitivt inte försämras?

Kontinuerlig uppföljning och ett engagerat ledarskap.

Ansvarig organisation:

Kommunfullmäktige Uppföljning:

Sker under 2008 månadsvis och därefter 1 gång per ½ år.

Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att anta förslaget om IT- beredskap som ovanstående beskrivs fr o m 2008-01-01.

Arbetsutskottet ger IT-kontoret i uppdrag att samråda med övriga förvaltningar utifrån socialnämndens förslag och återkomma med förslag snarast.

(19)

Kommunstyrelsen

KSAU § 662/2007 Dnr 2007/317 003

Reviderat reglemente för överförmyndarnämnden i Hultsfreds kommun

Överförmyndarnämnden har översänt ett beslut § 22/2007-08-20 med förslag på ändringar i nämndens reglemente, justering av lydelse av § 4 och

§ 6 (kursiverad text).

REGLEMENTE FÖR ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN I HULTSFREDS KOMMUN

Utöver var som stadgas i kommunallagen och föräldrabalken skall följande reglemente gälla för överförmyndarnämnden.

1 §

Överförmyndarnämnden ansvarar för att överförmyndarverksamheten i kommunen bedrivs i enligt med reglerna i föräldrabalken samt andra författningar som reglerar frågor knutna till överförmyndarverksamhet.

2 §

Överförmyndarnämnden är personuppgiftsansvarig enligt

personuppgiftslagen för att behandlingen av personuppgifter som nämnden för i sin verksamhet överensstämmer med lagen.

Överförmyndarnämnden skall även utse personuppgiftsombud och kontaktperson för nämnden.

3 §

Överförmyndarnämnden skall bestå av 5 ledamöter och 5 ersättare.

4 §

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig eller delta i ett sammanträde skall en ersättare inkallas.

Inkallande av ersättare skall ske i enlighet med fullmäktiges beslut den 18 december 2006, § 136/2006.

En ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.

En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde före andra ersättare oberoende av turordningen.

5 §

En ledamot eller ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i

(20)

ett ärende får åter tjänstgöra sedan ärendet handlagts.

En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat proportionaliteten mellan partierna.

6 §

Om ordföranden inte kan deltaga i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör i första hand den 1:e vice ordföranden och i andra hand den 2:e vice ordföranden dennes uppgifter.

7 §

Överförmyndarnämnden sammanträder på den dag och tid som ordförande bestämmer.

8 §

Ordföranden svarar för att kallelse utfärdas till nämndens sammanträden.

Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen skall senast en vecka före sammanträdesdagen tillställas varje ledamot och ersättare samt annan som skall närvara vid sammanträdet.

Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingarna som tillhör ett ärende på

föredragningslistan skall bifogas kallelsen.

I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.

9 §

Ersättare skall underrättas om alla sammanträden med överförmyndarnämnden.

10 §

Överförmyndarnämndens protokoll skall justeras av ordföranden och en ledamot.

Överförmyndarnämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen skall redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.

11 §

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före tidpunkten för justeringen av protokollet.

12 §

Delgivning med överförmyndarnämnden sker med ordföranden eller annan person som nämnden bestämmer.

13 §

Avtal, andra handlingar och skrivelser som upprättas av

(21)

överförmyndarnämnden skall undertecknas av ordföranden eller, vid förfall för denne, av 2:e vice ordföranden eller till annan person nämnden utser.

14 §

För överförmyndarnämndens arkiv gäller av kommunfullmäktige fastställda arkivreglemente.

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige godkänna det reviderade reglementet.

Kommunstyrelsen föreslår vidare kommunfullmäktige att tidigare beslut i kommunfullmäktige § 36/2003-03-24 upphävs i och med fastställande av nytt reglemente.

(22)

Kanslichefen

Informationssekreteraren

KSAU § 663/2007 Dnr 2005/11 109

Utvärdering om e-demokrati

Arbetsutskottet beslutade § 551/2005-11-29 att ge kanslichefen Magnus Blomberg och informationssekreterare Thorbjörn Svahn i uppdrag att återkomma med förslag om hur debattforumet e-demokrati skulle kunna ersättas på sikt. Ett svar har nu sammanställts av kanslichefen och informationssekreteraren där man redogör för olika alternativ för medborgarna att få kontakt med kommunen.

Ett sätt är att ställa frågor på ”Allmänhetens frågestund” när

kommunfullmäktige har möten. Medborgarenkäter är också ett alternativ för att få medborgarnas åsikter. Medborgarpaneler där grupp/grupper av

medborgare erbjuds plats i panel där olika frågor och förslag testas innan man tar politiska beslut. Det finns också möjlighet att införa s k

”Medborgarförslag”.

Svaret avslutas med en slutsats om att alla åtgärder som kan vidtas för att förbättra kommunikationen med kommunens medborgare är värdefulla.

Valet av kommunikationsmedel som används påverkar i sig resultatet av kommunikationen. Ett relativt fritt diskussionsforum med anonyma inlägg ger ett helt annat resultat än en väl strukturerad rutin för medborgarförslag.

Kanslichefen och informationssekreteraren avstår från att lägga något konkret förslag då dessa frågor är av politisk natur.

Påminnelse har lämnats till partierna enligt beslut i arbetsutskottet § 113/2007-02-27. Två svar har inkommit till kommunkansliet vid

halvårsskiftet 2007. En ny påminnelse har sänts ut och ytterligare två svar har kommit.

Beredning

Kommunstyrelsens arbetsutskott §§ 551/05, 407/06, 445/07 Arbetsutskottets beslut

Arbetsutskottet ger kanslichef Magnus Blomberg och

informationssekreteraren Thorbjörn Svahn i uppdrag att bereda yttrandena till ett kommande sammanträde.

(23)

KSAU § 664/2007

Anmälningsärenden

1. Tjejjour i Hultsfred