ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER SKANNING AV LEVERANTÖRSFAKTUROR SOM

TJÄNST

D

11.2013 2013-03-01

1.0 A

Sunne kommun genomför, tillsammans med nedan angivna upphandlande kommuner en samordnad upphandling avseende skanning av leverantörsfakturor som tjänst.

1.2 OMFATTNING

Skanning av leverantörsfakturor för nedanstående kommuner och bolag beräknas omfatta ca. 196.000 leverantörsfakturor per år inklusive eventuella bilagor.

Skanningsvolymen är baserad på 2012 års utfall. Vissa förändringar av volym under avtalsperioden förekommer, framförallt beroende på att andelen elektroniska fakturor ökar.

1.3 DEFINITIONER

Kommunen: Nedan angivna upphandlande myndigheter Anbudsgivaren: Den person som lämnar anbud enligt denna

anbudsinbjudan.

Leverantör: Den person som tecknat avtal med en eller flera av ovanstående upphandlande myndigheter som ett resultat av denna upphandling.

LOU: Lag (2007:1091) om offentlig upphandling.

1.4 UPPHANDLANDE MYNDIGHET/-ER

Organisationens namn: Kommunerna Eda, Forshaga, Filipstad, Hammarö, Kil, Munkfors, Storfors, Sunne, Säffle, Torsby, Årjäng samt dess bolag och övriga associationsformer.

1.5 AVTALSFORM

Ramavtal med en leverantör där samtliga villkor är fastställda.

1.6 AVTALSTID

Medverkande kommunen har för avsikt att teckna avtal fr o m 2013-07-01 till 2015-06-30, med möjlighet för kommunen att förlänga avtalet 12 + 12 månader.

Om förlängningsklausulen utnyttjas skall detta meddelas av

kommunen/kommunerna skriftligen före avtalstidens utgång. Sker inte detta upphör avtalet automatiskt. Vid en eventuell förlängning upphör avtalet automatiskt att gälla vid förlängningsperiodens slut.

Uppsättning av kommunikation, filformat och genomgång av rutiner ska ske under maj-juni 2013, för att starta produktion 2013-07-01.

Om avtalsstarten försenas till följd av fördröjningar i upphandlingsprocessen kan avtalets sluttid – på i övrigt oförändrade villkor – komma att förskjutas i

motsvarande mån.

1.7 VOLYM

Upphandlingsvärdet per år beräknas till drygt 750 000 kr och då baserat på tidigare avtal.

1.8 FÖRBEHÅLL

Leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet. Kommunen garanterar ingen volym, men ligger i paritet med vad som anges i punkt 1.2.

2.0 U

Upphandlingen görs i enlighet med reglerna om öppet förfarande kap 4, i Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU).

Anbud kommer att antas utan föregående förhandling.

2.2 ANBUDETS FORM Anbudet skall:

a. vara elektroniskt, se punkt 2.8

b. innehålla de uppgifter som efterfrågas i förfrågningsunderlaget inkl. bilagor.

Anbud via fax eller traditionell e-post godkännes inte då sekretessen inte kan garanteras.

Marknadsföringsmaterial och annan mindre relevant information kan utelämnas.

2.3 SPRÅK

Anbudet inklusive bilagor samt all kommunikation skall vara på svenska språket.

2.4 PRISER I ANBUDET

Priser i anbudet skall lämnas i svenska kronor (SEK) exkl. moms.

Priser skall lämnas i enlighet med bilaga 1 Anbudsformulär.

2.5 RESERVATION

Reservationer godkännes under förutsättning att de är prissatta.

2.6 ALTERNATIVA ANBUD/SIDOANBUD Alternativa anbud godkännes inte.

2.7 HELT ELLER DELAT ANBUD

Anbudet skall omfatta samtliga delar av upphandlingen och samtliga medverkande kommuner.

2.8 ANBUDS MÄRKNING OCH ADRESSERING

Anbud skall lämnas skriftligt och vara ställt till:

Sunne kommun 686 80 Sunne

Anbud skall lämnas elektroniskt via ChamerSign Sverige AB (se punkt 2.8.1 nedan).

2.8.1 Elektroniska anbud med elektronisk signatur

Av miljöhänsyn, för högre juridisk säkerhet och för att effektivisera hanteringen av anbud använder sig Sunne kommun av elektroniskt signerade anbud via

ChamberSign Sverige AB.

Fördelar med elektroniskt signerade anbud

Juridiskt bindande enligt lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer Du kan återkalla ett skickat e-anbud innan anbudstiden har gått ut

Anbudet krypteras vilket innebär att endast du och upphandlande myndighet kan läsa innehållet

Anbudet skickas med ett tidlås som gör att upphandlande myndighet inte kan öppna det för tidigt

Minskad miljöpåverkan Tidsbesparande

Registrering av CSignkonto

Gå till ChamberSigns portal CSign www.csign.se för registrering av konto.

Anslutning sker med hjälp av en e-legitimation. Om du inte är firmatecknare enligt Bolagsverket måste du styrka din behörighet med en fullmakt som du postar eller faxar till ChamberSign.

Systemkrav

Information om systemkrav hittar du på

https://www.csign.se/SystemRequirements.aspx.

Instruktioner för anbudslämning via CSign

Inloggad i systemet finner du utförliga hjälptexter för samtliga steg i samband med elektronisk anbudslämning och dokumentsignering. Behöver ni ytterligare

instruktioner mejla info@chambersign.se eller ring ChamberSigns kundtjänst på 08 - 19 11 19 vardagar kl 08:00-17:00.

Vad kostar det?

Att registrera ett konto kostar från 350 kronor samt 15 kr per anbud inklusive alla bilagor och kan användas vid anbudslämning till alla upphandlande myndigheter som tillämpar elektronisk anbudsmottagning via ChamberSign.

Tänk på att vara ute i god tid!

Efter sista anbudsdatum kan anbud inte tas emot eller lämnas in så se till att i god tid skapa de konton som behövs. Anbud skall lämnas undertecknat med

ChamberSigns elektroniska signatur av behörig anbudslämnare.

Elektroniskt anbud skall följas av en ifylld, undertecknad och därmed godkänd Entreprenörsförsäkran, vilken skall skickas separat med traditionell post till angiven anbudsadress.

2.9 SISTA INLÄMNINGSDAG

Anbudet skall vara kommunen tillhanda senast 2013-04-10 kl. 24.00.

2.10 DATUM FÖR ANBUDSÖPPNING

Anbudsöppning sker på Sunne kommun, 2013-04-12.

2.11 ANBUDETS GILTIGHETSTID

Anbudet skall vara bindande t.o.m. 2013-09-30.

2.12 ANTAGANDE AV ANBUD

Anbud kommer att antas i sin helhet.

2.13 ANTAGANDE AV LEVERANTÖR

Anbud kommer att antas från en leverantör.

2.14 ANBUDSPRÖVNING

Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid.

Anbuden prövas i två steg: Steg 1 Uteslutning och kvalificering, Steg 2 Utvärdering.

2.14.1 Steg 1 - Uteslutning och kvalificering

Först sker en kontroll av att anbudsgivaren uppfyller de formella krav och åligganden som skall eller får medföra uteslutning enligt LOU. Därefter sker en bedömning av anbudsgivarens lämplighet i form av registrering, ekonomisk

ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet. Detta visas genom att nedanstående specificerade krav uppfylles.

Uteslutningsgrund och krav på registrering

Kommunen kommer att utesluta anbudsgivaren om någon av omständigheterna föreligger enligt LOU kap 10 § 1. Om det finns grundad anledning anta att en leverantör skall uteslutas med stöd av detta, kommer kommunen begära att leverantören visar att det inte finns någon grund för uteslutning.

Uteslutning av leverantör kan komma att göras i de fall som gäller enligt LOU kap 10 § 2.

Motsvarande krav gäller även för eventuella underleverantörer.

Bevis om uteslutninsgrund och registrering

- Kravet enligt LOU Kap 10 § 2 samt krav på registrering enligt LOU Kap 11 § 6 visas genom att till anbudet bifoga Leverantörsförsäkran, Bilaga 3,

undertecknad av behörig person hos anbudsgivaren.

- Den upphandlade myndigheten kommer att kontrollera att vald/valda leverantör/er har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet.

Krav på Ekonomisk ställning

Anbudsgivare skall ha lägst rating 40 enligt Creditsafe eller likvärdigt hos annat kreditvärderingsföretag. För anbudsgivare från annat land än Sverige gäller motsvarande krav i tillämplig omfattning. Nystartade företag, handelsbolag och andra företag kan inkomma med ett ändamålsenligt intyg från bank eller verifiera sin ekonomiska ställning på annat sätt.

I de fall lägre rating visas, eller anbudsgivare som inte åsatts rating, skall

anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren kan lämna sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska ställning.

Kommunen kommer då att bedöma företaget utifrån nedan angivna nyckeltal, vilka skall ligga på medelvärdet eller högre för den aktuella branschen:

Soliditet och kassalikviditet.

I de fall en anbudsgivares ekonomiska ställning garanteras av moderbolag eller annan garant skall intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklass eller likvärdigt skall i dessa fall uppfyllas av moderbolaget eller av garanten.

Bevis om ekonomisk ställning

Kravet på uppfyllande av ekonomisk ställning enligt ovan visas genom att till anbudet bifoga Leverantörsförsäkran, Bilaga 2, undertecknad av behörig person hos anbudsgivaren.

Kravet på uppfyllande av ekonomisk ställning enligt ovan kommer att kontrolleras av kommunen via Creditsafe eller likvärdigt kreditvärderingsföretag om inte andra handlingar enligt ovan bifogats anbudet.

Krav på teknisk förmåga och yrkesmässig kapacitet

A Anbudsgivaren skall ha utfört 5 st liknande tjänster under de

senaste tre (3) åren eller kunna påvisa att berörd personal har motsvarande erfarenhet.

B. Anbudsgivaren skall ha tillgång till teknisk personal och tekniska organ som ansvarar för kvalitetskontroll eller som berör på annat sätt, vare sig de direkt tillhör leverantörens företag eller inte.

C. Anbudsgivaren skall vid tidpunkten för tecknande av kontrakt förfoga över teknisk utrustning som krävs för tjänstens fullgörande samt ha metoder för kvalitetssäkring.

D. Anbudsgivaren skall ha tillgång till anställd personal och anställda med ledningsfunktion under de tre (3) senaste åren för genomförande av tjänsten.

Bevis om teknisk förmåga och yrkesmässig kapacitet

Kravet på uppfyllande av teknisk och yrkesmässig kapacitet visas genom att till anbudet bifoga en beskrivning av tjänsteleverantörens tekniska utrustning och av de metoder som leverantören använder för att säkra kvaliteten samt av företagets undersöknings- och forskningsresurser.

Genom en upplysning om hur stor del av kontraktet som tjänsteleverantören kan komma att lägga ut på underleverantörer.

I de fall underleverantör/-er avses användas skall dessa namnges.

Krav på anbudet

Vidare kontrolleras att anbudet uppfyller samtliga "skall"-krav samt att begärda handlingar bifogats anbudet innehållande alla efterfrågade uppgifter. Kontroll sker även av att anbudsgivaren accepterar de kommersiella villkoren/avtalsmallen. Med stöd av inlämnade uppgifter bedömer kommunen om anbudet är kvalificerat för steg 2 Utvärdering. Anbud som innehåller ändringar, förbehåll eller tillägg och därmed inte uppfyller samtliga krav enligt ovan (orent anbud) kan komma att förkastas.

2.14.2 Steg 2 - Utvärdering

Efter Steg 1, Uteslutning och Kvalificering, kommer kvarvarande anbud att utvärderas enligt:

Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt nedanstående kriterier:

a) Pris (transaktionspris baserat på 1 års tjänst och 190 000 st. fakturor samt uppsättnings/installationskostnad).

b) Kvalitet (baserat på beskrivning av olika kvalitetshöjande processteg som ingår i uppdraget kring att skanna en faktura).

c) Referenser (baserat på 2 st angivna referenser, som kommer att kontaktas av kommunen).

Utvärdering kommer att ske enligt mervärdessmetoden. Se bilaga 1, Anbudsformulär och bilaga 5, utvärderingsexempel.

Det anbud som efter utvärderingen är ekonomiskt mest fördelaktigt, d v s erhåller lägst justerat anbudspris = utvärderingspris, kommer att antas.

2.15 TILLDELNINGSBESLUT

Efter utvärdering fattar kommunen ett tilldelningsbeslut som tillställes samtliga anbudsgivare. När tilldelningsbeslut meddelas är detta inte ett civilrättsligt bindande avtal.

Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud även om anbudsgivaren fått ett

tilldelningsbesked. Bundenheten upphör antingen sedan upphandlingskontraktet tecknas med annan eller giltighetstiden har gått ut.

Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut med elektroniskt medel, vilket medför att kommunen tillämpar avtalsspärr på 10 dagar.

2.16 AVTALSTECKNANDE

Kommersiella villkor/avtalsmall inklusive alla villkor skall accepteras av anbudsgivaren.

Efter avslutad upphandling kommer kommunen/varje kommun att teckna avtal med antagen anbudsgivare. Avtalet baseras på innehållet i detta

förfrågningsunderlag och antaget anbud.

Antagen anbudsgivare skall vara beredd att teckna avtal 10 dagar efter underrättelse om beslut, d v s efter avtalsspärrens utgång.

En förutsättning för ett bindande avtal är att det föreligger en skriftlig handling som är undertecknad av båda parter.

2.17 SEKRETESS

Absolut sekretess gäller under hela upphandlingstiden fram till dess att tilldelningsbeslut är fattat.

2.18 FÖREBYGGANDE INFORMATION FRÅN SKATTEVERKET

Kommunen eftersträvar samarbete med enbart seriösa uppdragstagare och har därför ett samarbete med Skatteverket om förebyggande information. Samarbetet med förebyggande information innebär en automatisk kontroll av en anbudsgivares skattestatus. Kontroll görs innan och i nära anslutning till tilldelningsbeslutet samt löpande under avtalstiden.

2.19 UPPLYSNINGAR UNDER UPPHANDLINGEN

Upplysningar/ansvarig upphandlare:

Anita Lindgren, anita.lindgren@sunne.se

2.20 KOMPLETTERANDE UPPLYSNINGAR

Om anbudsgivaren anser att ställda krav i förfrågningsunderlaget är orimliga, otydliga, konkurrensbegränsande eller innehåller uppenbara fel, är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt.

Begäran om ytterligare information, eller synpunkter på förfrågningsunderlaget enligt ovan skall ställas skriftligt till ansvarig upphandlare (se punkt 2.19) senast 2013-03-28. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras pga skriftliga frågor till kommunen, eller av någon annan anledning, kommer dessa frågor samt lika och skriftliga lika svar att sändas till alla som begärt ut förfrågningsunderlaget senast 2013-04-04.

Kommunen publicerar sina förfrågningsunderlag på Internet genom http://www.e- avrop.se . Där publiceras även eventuella förtydligande/komplettering eller

ytterliggare information. Anbudsgivare har själv skyldighet att kontrollera om några eventuella förtydligande/komplettering samt frågor och svar eller ytterligare

information publicerats enligt ovan.

Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som erhållits skriftligt av kommunens kontaktperson. Endast skriftliga svar är bindande.