En utvecklad styrning av projekt och portfölj - arbete under våren 2020
På väg mot en sammanhållen samhällsbyggnadsprocess
Lägesrapport SHBN 2020-06-16
Anna Holm
Samhällsplaneringschef
En projektportfölj som levererar önskad effekt
• Bostadsproduktion
• Näringslivsutveckling
• Hållbar stadsutveckling
• Lokalförsörjning (kommunal service)
• Väntad ekonomisk effekt
• …
Målbild för en effektiv portfölj- och projektstyrning
Portfölj styrning
Projekt styrning
Resurs styrning
Ekonomi styrning
Projektidéer Portföljbalansering/optimering Effekt
Beredning projektförslag
Planera projekt
Utföra projekt
Planeringsfas Genomförandefas
Avsluta projekt Balansera
Optimera Prioritera
Kapacitets- planering
Konsekvens bedömning
Finansierings beslut
Tidplanering
Utvärdering idéer
Måluppfyllelse
Resurstilldelning
Tidrapportering, uppföljning beläggningsgrad
Budget och prognos
Fakturering
Års- och delårsrapportering
Prioritera Balansera
Optimera
Övergripande projektportföljer på KLK-SBA
Verksamhetsutvecklingsprojekt
Större förändrings-/förbättringsprojekt som påverkar flera enheter inom avdelningen, t ex införande av nya processer, teknik, verktyg, lagstiftning
Strategiskt övergripande projekt
Innehåller ingen utbyggnadsfas, projektet avser framtagande av övergripande planerings- eller styrdokument som påverkar/är styrande för flera enheter inom avdelningen
Samhällsbyggnadsprojekt
• Planprojekt (driftbudget)
Omfattar planeringsfas med detaljplan utan efterföljande utbyggnadsfas.
Större projekt, över ca 5 bostäder och/eller på annat sätt har stor planerings- påverkan rapporteras till styrgrupp, övriga till planchef.
• Exploateringsprojekt (exploateringsbudget)
Omfattar planeringsfas med detaljplan och efterföljande utbyggnadsfas.
Utbyggnadsfasen kan genomföras av kommunen, t ex utbyggnad av allmänna anläggningar men även innebära enbart utbyggnad på kvartersmark som bostäder, verksamheter, etc
• Anläggningsprojekt (investeringsbudget)
Nybyggnad el ombyggnad av kommunal anläggning som park, gata
(som inte kräver detaljplan). Större projekt, över 10 mnkr eller som på annat sätt har stor planeringspåverkan rapporteras till styrgrupp, övriga till ansvarig linjechef.
* Styrgrupper anpassas efter projektets behov och tydliggörs i projektdirektivet, ovan är standard
Projektmodell
Sollentuna projektmodell Styrgrupp*
Ledningsgrupp SBA Beredningsgrupp Enhetsledning
Projektmodell*
Samhällsbyggnadsprojekt Styrgrupp
Samhällsbyggnadsprojekt*
Beredningsgrupp Planeringsgrupp
ProjektverktygEn samlad plattform (idag Antura)
Kommunleningskontoret
Projektmodell samhällsbyggnadsprojekt
• Definition av samhällsbyggnadsprojekt
• Sammanhållen samhällsbyggnadsprocess
• Projektprocessen – Beredningsfas – Projektfas
– Roller och ansvar
– Lägesrapportering, avvikelsehantering
• Dokumenthantering
• Förvaltning av projektmodellen
• Plan för implementation
• Fokusområden vid implementation
Kommunleningskontoret
Projektorganisation
Delportföljer samhällsbyggnadsprojekt
Stadsutvecklingsområden i Sollentuna där strategisk samordning av exploateringsprojekten sinsemellan och med andra interna och externa intressenter är viktig. Områdesansvariga:
• Väsjön – Edsberg Sara Hultqvist
• Häggvik Emma Tönnerfors
• Tureberg Fredrik Pajala
• Helenelund – Silverdal Anna Holm
• Rotebro Daniela Kolar
Kommunala byggaktörer eller intresseområden med behov av samordning/”en väg in”. Samordnare:
• Sollentunahem AB Daniela Kolar
• KLK-SKAB (lokalförsörjning) Martina Sennerholm
• Näringslivsutveckling Anna-Karin Åkerblom
Projektprocessen
• Beredningsfasen är en förutsättning för att ett samhällsbyggnadsprojekt ska starta. Projektfasen är projektmodellens tyngdpunkt och beskriver hur ett samhällsbyggnadsprojekt bedrivs. Överlämnandet till en
förvaltningsfas ingår i projektfasen.
BP 2b
Planera projekt Beredning
projektidé
Avsluta projekt
BP 0
Planeringsfas Genomförandefas
BP 1 BP 2a BP 3
Faser och beslutspunkter samhällsbyggnadsprojekt
Rådgivning / uppföljning Förfrågan
Prövning Delprojekt
detaljplan Förberedelser
Huvud- projekt
Avtalsuppföljning Förstudie
Förhandling Uppföljning
Delprojekt mark
Förberedelser Förhandling
Politiskt beslut (ev delegation) Projektbeslut Övrig milstolpe
Projektering Upphandling Planering
Förprojektering
Förstudie Förberedelser Produktion
Entreprenadkontroll Överlämning Delprojekt
genom- förande
Mark/avtalsförhandling Avtalsuppföljning
Detaljplan
Stödjande funktioner: t ex kommunikation, upphandling, ekonomi
Rådgivande funktioner: t ex strategisk planering, policyförfattare, förvaltare/drift, myndigheter
Utföra projekt
Drift
BP 2b
Planera projekt Beredning
projektidé
Avsluta projekt
BP 0
Planeringsfas Genomförandefas
BP 1 BP 2a BP 3
Faser och beslutspunkter samhällsbyggnadsprojekt
Rådgivning / uppföljning Förfrågan
Prövning Delprojekt
detaljplan Förberedelser
Huvud- projekt
Avtalsuppföljning Förstudie
Förhandling Uppföljning
Delprojekt mark
Förberedelser Förhandling
Politiskt beslut (ev delegation) Projektbeslut Övrig milstolpe
Projektering Upphandling Planering
Förprojektering
Förstudie Förberedelser Produktion
Entreprenadkontroll Överlämning Delprojekt
genom- förande
Mark/avtalsförhandling Avtalsuppföljning
Detaljplan
Stödjande funktioner: t ex kommunikation, upphandling, ekonomi
Rådgivande funktioner: t ex strategisk planering, policyförfattare, förvaltare/drift, myndigheter
Utföra projekt
Drift
Politiska milstolpar och beslutspunkter
Fortsatt utvecklingsarbete
Införande av projektmodellen och löpande vidareutveckling
Verktygslådor på enheterna (kvalitetssäkring, introduktion)
Uppföljning och erfarenhetsåterföring (lärande organisation)
Former för startbeslut och ramar inför planering och genomförande
Överenskommelser och samverkansformer
med bolagen kring åtaganden (ekonomi, ansvarsfördelning)
”Vägen in” och hur projektidéer initieras, prövas och besvaras, i samverkan med näringslivs- och lokalresursfunktioner
Översyn prioriteringsgrunder för att nå efterfrågad effekt och utvecklad grund för (om)prioritering i projektportföljen inklusive hantering av koncernekonomiska effekter
Översyn av former för återkommande portföljrapportering till styrgrupp och politisk nämnd
Säkerställa genomförande och drift liksom prövning- och tillsyn in tidigt i samhällsbyggnadsprocessen
Utvecklad samverkan stödfunktioner (kommunikation, ekonomi, etc)
Prioriteringsgrunder för balansering av portföljen
och uppstart av nya projekt
Kommunleningskontoret
Utvärdering av projektidéer/förfrågningar
1. Identifiera projektidéer
• Idéer till nya samhällsbyggnadsprojekt kan ha många vägar in. T ex:
– Formella planbeskedsförfrågningar (PBL) från privata fastighetsägare eller byggaktörer.
– Förfrågningar om köp av kommunal mark.
– Kommunen har ett behov av att tillgängliggöra mark för kommunal service, bostäder, naturområden, allmänna platser, anläggningar eller andra ändamål.
• Kontaktcenter och kommunens webb vägleder i första kontakten med kommunen. T ex:
– Guide till ansökan om planbesked – Intressentlista för markanvisning – Företagslots
2. Klassificera projektidéer
• Planeringsgruppen gör en bedömning av hur idén ska prövas och utifrån grad av komplexitet och vilken typ av samhällsbyggnadsprojekt det omfattar eller om frågan kan hanteras av linjeorganisationen.
• Ett beslutsunderlag sammanställs som ska innehålla en prövning av idén mot kommunens mål och prioriteringsgrunder.
3. Kvalificera och prioritera projektidéer
• Styrgruppen för samhällsbyggnadsprojekt fattar beslut om och hur samhällsbyggnadsprojektet ska prioriteras in i projektportföljen och att ärendet kan skrivas fram till ansvarig nämnd för beslut (t ex
startbeslut och planuppdrag).
Utvärdering av projektidéer/förfrågningar
Effektiv portföljstyrning
Portfölj styrning
Projekt styrning
Resurs styrning
Ekonomi styrning
Projektidéer Portföljbalansering/optimering Effekt
Beredning projektförslag
Planera projekt
Utföra projekt
Planeringsfas Genomförandefas
Avsluta projekt Balansera
Optimera Prioritera
Kapacitets- planering
Konsekvens bedömning
Finansierings beslut
Tidplanering
Utvärdering idéer
Måluppfyllelse
Resurstilldelning
Tidrapportering, uppföljning beläggningsgrad
Budget och prognos
Fakturering
Års- och delårsrapportering
Prioritera Balansera
Optimera
Återkommande portföljbalansering
• Styrgruppen uppdaterar och håller löpande koll på portföljen för att kunna leverera efterfrågad effekt.
Behov av årlig portföljbalansering finns, vi tittar bl a på modeller i större kommuner.
• Varje tertial levereras en lägesrapport över pågående projekt liksom en ekonomisk prognos. Form för analys och innehåll ska ses över.
Nuvarande kriterier för kvalificering och prioritering
• Marknadsefterfrågan/behov (bostadstyp, samhällsfunktion)
• Behov av anpassning av infrastruktur/markeffektivitet (gatukostnad)
• Stadsbyggnadskvaliteter (trygghet, trivsel, närhet pendeltåg, åtgärdar brister, ex buller)
• Låsningsgrad (avtal, etc)
• Behov av utvecklat beslutsunderlag gällande totala effekter för kommunkoncernen. Rutiner och underlag för beslut om uppstart av projekt håller på att ses över, inklusive innehåll i det så
kallade startbeslut som förs upp till kommunstyrelsen för beslut om ”go”/”no go”.
Det är rationellt att utnyttja begränsade plan- och projekteringsresurser till det som ligger närmast till hands att bli genomfört.
Projekt som på olika sätt är efterfrågade av en marknad, och/eller kan antas motsvara ett angeläget behov, har större möjligheter att bli genomförda och får därmed hög prioritet. Vi inkluderar i det behov av skolor, återvinningsstationer m.m.
När det gäller bostäder får därmed bostäder av typ som saknas eller bostäder på en plats där planberedskapen är sämre högst prioritet. Här prioriteras då
Sollentunahem högt nu eftersom det bedöms vara brist på hyresbostäder.
1. Marknadsefterfrågan / behov
Poäng Underlag för bedömning
5 Projekt som löser en akut bristsituation i regionen/kommunen
4 Projekt som löser en brist i kommunen eller en stor brist i kommundelen.
3 Projekt som har en tydlig efterfrågan och kan förväntas bli genomförda när kommunen tagit fram en detaljplan.
2 Projekt som sannolikt kommer att bli vilande eller bara till delar genomföras när detaljplanen är klar.
1 Projekt som sannolikt till större delen kommer att bli vilande när
detaljplanen är klar eller där det finns anledning att tveka om det genuina intresset att driva projektet hela vägen i normal takt.
Ett översiktligt mått på hur väl projektet utnyttjar ianspråktagen mark är hur
stort det eventuella behovet är av anpassningar på omkringliggande infrastruktur, så kallad gatukostnad. Den totala gatukostnaden ställs i relation till storleken på
byggnationen i projektet.
2. Behov av anpassning av infrastruktur/markeffektivitet
Poäng Underlag för bedömning 5 Inga gatukostnader
4 Gatukostnader mindre än 300 kr/kvm
3 Gatukostnader mellan 300 och 1 000 kr/kvm 2 Gatukostnader mellan 1 000 och 2 000 kr/kvm 1 Gatukostnader över 2 000 kr/kvm
Projekt som bidrar till ökad trygghet och trivsel hör hit, liksom projekt som
bidrar till att lösa uppenbara brister i staden. Till det räknar vi också t.ex. brister i miljön, som buller eller miljökvalitetsnormer som överskrids. Närhet till
pendeltågsstation (<500 meter till perrong) ger högre poäng.
3. Stadsbyggnadskvaliteter
Poäng Underlag för bedömning
5 Projektet är absolut nödvändigt att genomföra skyndsamt för att uppfylla gällande lag eller förordning, och projektet har stor betydelse för ökad
trivsel och trygghet i området, och/eller tillför stora stadsbyggnadskvaliteter.
4 Projektet är absolut nödvändigt att genomföra skyndsamt för att
uppfylla gällande lag eller förordning, eller projektet har stor betydelse för ökad trivsel och trygghet i området, och /eller tillför
stadsbyggnadskvaliteter.
3 Projektet är nödvändigt för att kommunen ska uppfylla åtaganden enligt allmänna råd, eller har betydelse för ökad trivsel och trygghet, och/eller tillför vissa stadsbyggnadskvaliteter.
2 Planen har begränsad koppling till gällande lag och förordning, och har mindre betydelse för områdets trygghet och trivsel.
1 Planen saknar koppling till gällande lag och förordning, och saknar betydelse för områdets trygghet och trivsel
Detaljplan, exploateringsavtal, avsiktsförklaringar m.m. skapar åtagande som i olika grad är tvingande för kommunen. Här kan observeras att projekt normalt ligger på 2 fram till antagande då prioriteringsvärdet höjs till 5. Det speglar vikten av
antagandebeslutet och det åtagande detta innebär för kommunen, kanske under mycket lång tid framöver.
4. Låsningsgrad
Poäng Underlag för bedömning 5 Antagen detaljplan
4 Huvudprojekt med delvis antagna detaljplaner
3 Avtal som innebär ekonomiska åtaganden för kommunen som inte är kopplade till detaljplanen
2 Positiv planbesked eller andra besked som innebär att mer omfattande kostnader börjat belasta projektet
1 Projekt på diskussionsstadie med begränsade kostnader så långt
