DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN MH Teknik: VA Beslutad: Tekniska nämnden. Ansvarig/ Förvaring. Gallringsfrist

(1)

ordning Förvaring frist signum

Vatten & Avlopp

Abonnentregister för VA Fil på server Winsam generar anläggnings- nummer.

Digitalt, sköts till stora delar av Kundtjänst.

Gallras vid inaktualitet.

Under ständig bearbetning.

Anläggningshandlingar - se "UniWiew" nedan

- - - - Anläggningar och ledningsnät.

Annonser (för tidningar) - Taxeinformation, Hallå Nackabo

Digitalt/papper - - Bevaras Informationsavdelningen ansvarar för att

annonserna skickas till kommunarkivet.

Besiktningsprotokoll, slut- och Papper Diarienummerord I akt. Till Bevaras Läggs i samma akt som tillhörande

garantibesiktning ning, diarieförs i

Ädit.

kommunarkivet efter avslutande.

upphandlingsärende.

Besiktningsprotokoll - sprängning Papper Kronologisk Närarkiv 10 år Avser dokumentation före och efter sprängning i närheten av fastighet.

Debiterade anläggningsavgifter Papper, server, Winsam

Registreras i kundreskontran.

Närarkiv, ekonomisystemet

Bevaras Vid problem läggs diariefört ärende upp på TN.

E-post - av ringa eller tillfällig betydelse Digitalt/papper Kronologisk På server. E- postlådans innehavare ansvarig.

Gäller e-post av ringa eller tillfällig betydelse, massutskick, vardaglig intern korrespondens m.m.

Se även under Förfrågningar.

Egenkontrollprogram, EKP Papper Diarienummerord

ning, diarieförs i Ädit.

I akt. Till kommunarkivet efter avslutande.

Bevaras Beslutas av behörig nämnd.

Enkäter, kundundersökningar - enkätsvar - färdigställd rapport/utredning

Papper/server Diarieförs iÄdit. I akt. Till kommunarkivet efter avslutande.

Bevaras Gäller större och mer övergripande enkäter.

Den färdigställda rapporten diarieförs och bevaras, enkätsvaren gallras vid inaktualitet.

Externa rutiner och vägledningar Papper - Närarkiv tryckt

material, original i dator.

Omarbetas/gallras vid inaktualitet.

Med kontaktuppgifter och instruktioner till fastighetsägare.

Fotografier, arbetsmaterial, bilägges ibland tjänsteskrivelse

Digitalt/papper - På server/i

närarkiv.

Stora delar av fotona är digitala, men vissa finns även på papper.

(2)

ordning Förvaring frist signum

Föreskrifter från myndigheter avseende den egna verksamheten

Papper - Referensbibliotek Bevaras -

Föreskrifter från myndigheter, tex ändring i lag

Digitalt/papper - Hos handläggare, i

referens-bibliotek.

-

Förfrågningar och klagomål - som ej tillhör ett ärende

Digitalt/papper - I Ädit/i pärm, se anm.

2 år Det mesta går numera via C2.

Jämför E-post ovan.

Förstudie arbetsmaterial Digitalt/papper - Hos handläggare/ i Gallras vid Idag förvaras de flesta förstudier på

Förstudie, arbetsmaterial Digitalt/papper - Hos handläggare/ i

akt tills ärendet är avslutat.

Idag förvaras de flesta förstudier på respektive handläggares rum.

Ledningsavtal, tillstånd att t ex korsa järnväg med VA-ledningar

Digitalt/papper Diarienummerord ning, diarieförs i Ädit.

I akt Bevaras -

Ledningskartor Digitalt - Kartingenjör Bevaras -

Verksamhetssystem VA-ledningar Digitalt - Hanteras i VA-

banken.

Bevaras Uppdateras löpande

Läckor - rapporter rörande Digitalt - Läggs in i karta i

VA-banken.

Bevaras Avser läcksökning på ledningsnät och akuta läckor.

Miljörapport Papper/digitalt - I pärmar 5år Skickas till miljöhandläggare på Miljö- och

Stadsbyggnad.

Nybyggnadskartor Papper Fastighets-

beteckning

Original på kart och lantmäteri, kopior i närarkiv på Teknik.

Bevaras Kompletterande ärendespecifika handlingar finns i närarkiv på Teknik.

Protokoll/minnesanteckningar, från driftsmöten, med entreprenörer, m.m.

Papper Kronologisk Digitalt i Outlook/

på papper i pärm hos tjänsteman.

Bevaras Förs till kommunarkivet årligen eller efter överenskommelse med kommunarkivarien.

Respektive entreprenör är ansvarig för att protokoll/minnesanteckningar lämnas till

(3)

ordning Förvaring frist signum

Protokoll/minnesanteckningar Papper Kronologisk Hos tjänsteman under det aktuella året, därefter i kommunarkivet.

Bevaras Förs till kommunarkivet årligen eller efter överenskommelse med kommunarkivarien.

Protokoll från övertagandebesiktning Papper Kronologisk Hos Teknisk Produktion.

10 år Protokollen kan även bevaras.

Rapporter/utredningar, farligt avfall, m.m.

Papper Diarienummerord

Kommunarkivet Bevaras Går till tekniska nämnden.

Rapporter och utredningar ingår ofta Papper Diarienummerord Hos handläggare Bevaras Utförs rapporten/utredningen på uppdrag från Rapporter och utredningar, ingår ofta

som del i annat ärende.

Hos handläggare medan ärendet pågår, därefter i akt i

kommunarkivet.

Bevaras Utförs rapporten/utredningen på uppdrag från annan enhet har den remitterande enheten ansvar för diarieföring och bevarande.

Relationsritningar - med tillhörande kortregister

Papper/translar/

digitalt

Kartotek, bladindelnings- register

I Faktemos på plan -2. I närarkiv 5 år, därefter till kommunarkiv.

Förekommer även på CD-R.

Bevaras Ritningarna förs inte alltid till Faktemos plan - 2, utan blir kvar hos handläggare.

Finns på CD-R också.

Se även "Skisser" nedan.

Skadeståndsärenden - med beslut om ersättning

Hos handläggare Bevaras -

Skisser: Relationsritningar, VA- ledningar

Papper Gatunamn "Serverrummet" Bevaras Anläggningar och ledningsnät Skyddsbestämmelser, t.ex. för

vattentäkt

Papper/digitalt - Kommunarkiv,

också hos länsstyrelsen och miljötillsynen.

Bevaras -

(4)

ordning Förvaring frist signum

Trycksaker, original, egenproducerade - broschyrer - faktablad - klistermärken - planscher - "Renhållningsinformation"

- "Sortera rätt", mm.

Papper - Digitalt/i närarkiv

/hos handläggare.

Ett exemplar för bevarande ska lämnas till kommunarkivet.

Bevaras Leverans från enheten till kommunarkivet sker årligen, eller efter överenskommelse med kommunarkivarien.

Tunnelkartor Papper/translar/

digitalt

Kartotek, bladindelningsregi

Faktemos, plan -2 Bevaras Skala 1:1000, translar digitalt bladindelningsregi

Underhållsplan, rapport t.ex. renoveringsprogram för ledningsnät och byggnader

ning. Diarieförs i Ädit, varje objekt har ett

projektnummer på TN.

Hos handläggare medan ärendet pågår, därefter i akt i

kommunarkivet.

Bevaras Delegationsbeslut, anmäls till nämnd.

Uniwiew - Nacka VA-server Server/papper - Server och pärmar Uppdateras

löpande

Styrsystem för anläggningar och ledningsnät.

Upphandlingar:

- Förfrågningsunderlag - Antagna anbud - Beslutsprotokoll - Utvärderingar

Papper/digitalt Diarienummerord ning, diarieförs i Ädit.

I sekretesskåp tills ärendet är avslutat. Därefter till registrator.

Bevaras -

Upphandlingar - ej antagna anbud Papper Diarienummerord ning, diarieförs i Ädit.

I sekretesskåp tills ärendet är avslutat. Därefter till registrator.

2 år efter beslut -

Utredningar Papper - Närarkiv 2 år efter

avslutat ärende, därefter till kommunarkivet.

Bevaras -

(5)

ordning Förvaring frist signum

Vattenanalyser - provtagning av renvatten

Papper/digitalt - Lagras också i VA-

banken från 2006.

Bevaras Hos DUVV Lasse Rooth.

Vattenmätarbyten - register över Digitalt - Winsamserver Vid inaktualitet -

Vattenmätare - provningsprotokoll Digitalt - Winsamserver Vid inaktualitet -

VA-banken Server - - Uppdateras

löpande

Kopplat till Solen. Anläggningar och ledningsnät.

VA-anslutningsärenden Inbundna liggare (äldre ärenden), pärmar (nyare

VA/anläggnings- nummer

Liggare i kassa- skåp, pärmar i närarkiv

Bevaras Separata register finns i anslutning till liggarna.

pärmar (nyare ärenden).

närarkiv.

VA-taxa Papper Diarienummerord

- Bevaras Beslutas av kommunfullmäktige.

Vattenmål - Domar i VA- nämnden Papper Diarienummerord ning, diarieförs i Ädit.

- Bevaras -

Inlösen av enskild VA-anläggning vid anslutning till kommunalt VA samt beslut.

Papper I pärmar efter VA/anläggnings- nummer.

I närarkiv Bevaras

-

Servitutavtal - -

-

^Bevaras Mellan fastighetsägare och VA-verk.

Skrivelser av betydelse - t.ex. mellan fastighetsäagare och VA-verk

Papper/digitalt Diarieförs i Ädit

-

^Bevaras ^-