Kommunikationsplan 2019

Kommunikationsplan 2019

Inriktning & prioriteringar för SBF

Mattias Präntare Kommunikatör

2019-02-21

Innehållsförteckning

Kommunikationsplanens syfte ... 3

Prioriterade utvecklingsområden ... 3

Kartor på webben – insyn och service till medborgarna ... 3

Planerad kommunikation – proaktivitet och effektivitet... 4

Bilder, film och DAM – skapa en bildbank ... 4

Resurser – verksamheternas ansvar för kommunikationen ... 4

Säkerställa kapacitet – rörlig media, bild och ljud... 4

Mål ... 4

Årsaktivitetsplan ... 6

Kommunikationsplanens syfte

Den här planen pekar ut områden och prioriteringar som

samhällsbyggnadsförvaltningen vill utveckla under 2019 och är vägledande för årets kommunikationsarbete.

Planeringen bygger vidare på det föregående årets plan och även de

individuella samtal som hölls med verksamhetschefer, enstaka projektledare och handledare under 2018. Syftet med samtalen var att göra en kartläggning av förvaltningens behov för att i planen kunna beskriva hur de kan tillgodoses på bästa sätt.

Målet är att säkerställa att förvaltningens kommunikationsaktiviteter bidrar till att förvaltningens verksamhetsmål uppnås och att de genomförs på ett resurseffektivt sätt.

God kommunikation är ett gemensamt ansvar och en förutsättning för att stärka relationer med omvärlden och inom förvaltningen.

Kommunikatörens roll är att löpande säkerställa och se till så att förutsättningarna för god kommunikation finns inom förvaltningen.

Hänsyn har tagits till de tre fokusområden som pekats ut i

kommunikationsstrategin för samhällsbyggnadsförvaltningen 2016-2018 (handling # 8 i ärende TN 2016/130). Områdena är Service & tillgänglighet, Öppenhet & delaktighet och Synlighet.

Planen åtföljs av en översiktlig aktivitetslista.

Prioriterade utvecklingsområden

De prioriterade utvecklingsområdena är vägledande för var kommunikatören - utöver dagliga arbetsuppgifter - ska lägga sitt fokus under 2019.

Kartor på webben – insyn och service till medborgarna

Samhällsbyggnadsförvaltningen ska ta initiativ till att skapa medborgarkartor för t.ex lekplatser och pendelparkeringar. På så sätt bygger förvaltningen förmågan att kunna omsätta en idé till färdig karta.

Kommunikatören tar under 2019 en projektledarroll med ansvar för att

initiera idéer, boka träffar med GeoInfo Mittskåne, verksamhetschefer och

handläggare för att samordna skapandet av nya publika kartor.

Planerad kommunikation – proaktivitet och effektivitet

Förvaltningen ska styra kommunikationsarbetet till en mer strategisk nivå.

Genom att planera kommunikationsinsatser i förväg så kan vi röra oss ifrån en händelsestyrd och reaktiv kommunikation till en proaktiv och mer initiativtagande kommunikation.

Bilder, film och DAM – skapa en bildbank

Under 2019 ska SBF bygga upp en strukturerad bank med bilder och filmer för förvaltningens verksamheter.

Det saknas idag ett system i kommunen för att hantera bilder och film (Digital Asset Management). Det är avgörande för en god servicenivå och upprätthållen lagefterlevnad att införa ett sådant system.

Syftet är att på ett strukturerat sätt hålla ordning på den stora mängd

bildmaterial som finns: att sortera, gallra enligt GDPR, snabbt hitta material, markera upphovsrätt etc. Kommunikatören ska verka för att förvaltningen inför ett DAM-system.

Kunskap & resursstöd – verksamheternas ansvar för kommunikationen Vi ska använda våra resurser klokt. Kommunikation ska vara en del av verksamheternas eget DNA. Kommunikatören ska verka för att stödja verksamheterna, till exempel:

• Delta i verksamheternas planeringar/ledningsmöten

• Initiera workshops och praktiska övningar (t.ex tema film för måltider) för att höja kunskap och förmåga

• Stödja med omvärldsbevakning, initiativ i aktuella frågor

• Utveckla informationen på kommunens webbplats - Hörby.se – med etjänster, kartor, ifyllningsbara blanketter kopplade till SBFs

ansvarsområden.

Säkerställa kapacitet – rörlig media, bild och ljud

Förvaltningen behöver säkerställa att den kan producera filmer till samma kvalitet som tidigare.

2018 var året då vi började använda rörlig media som en naturlig del i vårt berättande på SBF. Det är ett bra verktyg för att göra information tillgänglig genom ökad tydlighet, närhet och synlighet. Under 2019 ska

produktionstakten ökas och en uppsättning filmer med längre livslängd skapas.

Mål

• Ha minst två nya interaktiva kartor publicerade för medborgarna på Hörby.se

• Ha en redaktionell produktionsplan för årets viktigaste filmer och event

• Utvecklat rutiner för kommunikationsuppföljning och omvärldsbevakning. Det inkluderar uppdaterad

kommunikationsstrategi, kommunikationsplan 2019 samt utvärdering av föregående års kommunikationsplan.

• Ha prövat att producera minst två podcasts

Årsaktivitetsplan

Verksamhet

Samhällsbyggnadsförvaltningen

Revideringsdatum

19-02-22

Vad? När? Hur? Varför? Ansvarig

Interaktiva kartor på

webben Vår/höst

2019 Kommunikatör samordnar Geoinfo MittSkåne och verksamhetschefer

Tillgängliggöra information för invånarna. Hörby ligger efter andra kommuner.

Kommunikatör i samarbete med ledningsgrupp Informationsfilmer 2019 Korta filmer på teman om

ämnen som återkommande behöver

förklaras/tillgängliggöras.

T.ex vinterväghållning.

Lätt att sprida via Facebook och snabbt sätt att

kommunicera. I linje med nya medievanor.

Kommunikatör i samarbete med filmare

(extratjänst) Förstärkt grafisk profil 2019 Pröva olika sätt att förstärka

SBF:s formspråk under våren. Ta med det in i kommunens arbete med uppdaterad grafisk profil (om förutsättningar finns).

SBFs verksamheter syns i nya sammanhang där riktlinjerna i kommunens grafiska profilen inte är tillräckligt utvecklade, t.ex rörlig media och sociala media.

Kommunikatör – sker i samarbete med filmare och andra

kompetenser

Proaktiv kommunikation – artiklar med frågor och svar

Löpande Förbered artiklar med fakta, fördjupning samt vanliga frågor och svar. Kopplat till kommande projekt etc.

Förvaltningen behöver vara proaktiv och ge tydlig information i ett tidigt skede, t.ex provborrning efter vanadin,

vinterväghållningsrutiner, avlägsnande av dämmar

Kommunikatör i dialog

verksamheter

Artikelserie om SBFs verksamheter och dagliga arbete i Hörby kommun.

Berättelser i form av artiklar med text och bild, även rörlig media- sprids via hemsida, sociala media samt arbetsnät.

Ge kommuninvånarna en tydlig bild av på vilket sätt SBF:s verksamheter är en viktig del av Hörbys vardag.

Förstärka förtroendet för offentlig verksamhet

Kommunikatör i samråd med verksamheter

Podcasts – insyn i SBF:s

verksamhet Vår Öka insynen och

förståelsen för kommunens verksamheter

Kommunikatör

Redaktionell plan för kommande

kommunikation

Löpande Skapa metod för att få fram en tydlig planering och prioritering av kommande kommunikationsinsatser

Planerad kommunikation är en förutsättning för att kunna använda resurser och synergieffekter effektivt, samt ge insyn i arbetet

Kommunikatör i

samråd med

ledningsgrupp