- 1 -
Datum
Aktivitet
AnsvarInnan perioden stänger i kvartalen eller snarast
därefter
Rätt intäkt på rätt period - Periodiseringsbelopp 100 tkr.
• Gå igenom era intäkter och skicka fakturor/rekvirera så att rätt intäkt redovisas i rätt period.
• Om ni inte hinner ställa ut fakturan ska intäkten bokas upp som en upplupen intäkt.
• När intäkten kommit er tillhanda ska uppbokningen vändas.
Rätt kostnad på rätt period – Periodiseringsbelopp 100 tkr
• Gå igenom era kostnader och boka upp kostnader som ska redovisas på perioden.
• När fakturan/kostnaden kommit er tillhanda ska uppbokningen vändas.
INST
10 december Stoppdatum för inköp i den mån det går
Vid årsskiftet underlättar det om leverantörsfakturorna är så få som möjligt och att de hinner komma KI tillhanda på aktuellt år. I det fall de inte har kommit så ska de bokas upp. Detta minimerar även att anläggningstillgångar ligger för aktivering vid årsskiftet.
INST
15 december Utbetalningar från valutakonton
Sista datum att skicka in formulär för utbetalning från valutakonton
INST/EA
- 2 -
15 december Statlig fakturering/rekvirering, stoppdatum
All fakturering/rekvirering till andra statliga myndigheter enligt ESV:s allmänna råd ska ske före den 15 december.
ESV:s allmänna råd till 10 § Brytdag m.m.
https://www.esv.se/publicerat/ea-boken/?page=eabok_ch_4_sec_Myndigheters%2520bokf%25C3%25B6ring
I det fall KI mottar en rekvisition ska den betalas omgående (kontantprincip gäller). Vid statlig motpartsredovisning är det av vikt att skulder och fordringar stämmer mellan myndigheterna.
INST
17 december eller snarast då underlag
finns
Fakturera det som avser perioden t o m 202112 – rättvisande bild!
Gå igenom era intäkter och skicka fakturor så att rätt intäkt hamnar på rätt period. Om ni inte hinner ställa ut en faktura ska intäkten bokas upp som en upplupen intäkt/periodisering. När intäkten
kommit er tillhanda ska uppbokningen vändas.
INST
28 december Aktivera pågående anläggningar
Anläggningar som är redovisade som pågående men bedöms som färdigställda skall aktiveras.
Anläggningar som är bokade på konto 1291 ska antingen aktiveras eller ombokas till pågående anläggningar
INST
3 januari Avskrivningar
Mejl till Gruppbrevlådor när klart
EA
- 3 -
4 januari Preliminärt underlag för 1632/1672 skickas ut
Denna fil skickas på begäran så eventuella fel och konstigheter kan uppmärksammas. Var
uppmärksamma på att denna inte ska laddas upp utan det är den som kommer den 11 januari som är den rätta filen.
EA
5 januari Kontroll konto 1271* och aktivering av anläggningar
Kontroll av investeringsbelopp över 100 tkr på pågående konto 1271*
Eventuell aktivering av anläggning görs under dagen
EA
5 januari Brytdag och brytdagsbokning
Arbeta med att påminna era fakturahanterare - godkännaren som sätter konto och projekt viktigast och det underlättar mycket om det finns konto på fakturorna över 100 tkr.
• Leverantörsfakturor som kommer KI tillhanda senast 5 januari kl. 09:00 bokas in på 2021
• Sista bokföringsfil av fakturor/interna bokföringsordrar/fakturor ILabs läses in i huvudboken 5 januari kl. 12:00
• Brytdagsuppbokningen på samtliga fakturor görs den 5 januari kl. 12:00
• Arbeta med att påminna era fakturahanterare - godkännaren som sätter konto och projekt viktigast.
• Fakturor som överstiger 100 tkr och som hamnar på konto brytdagskonto 5100 ska bokas om till rätt konto och projekt senast 5 januari klockan
• Saknar ni någon faktura med belopp överstigande 100 tkr ska den bokas in som upplupen kostnad
INST/EA
- 4 -
7 januari Extra avskrivning görs för att fånga eventuella nya aktiveringar
Mejl till gruppbrevlådor när klart
EA
10 januari Rapport fakturor inkomna efter brytdag
Rapporterna visar fakturor resp. kreditfakturor överstigande 100 tkr som inkommit efter brytdagen.
Syftet med dessa är att ni enklare ska kunna hålla koll på fakturor som inkommer efter brytdagen och avser 2021 och därmed ska bokas upp. I rapporterna kommer ni åt fakturabilderna genom att klicka på en transaktion och dokumentarkivet.
Upptäcker ni några fakturor som är föremål för uppbokning efter perioden stängt mailar ni redovisning@ki.se för att antingen få lösen och boka själv alt. ge oss konteringen och vi bokar.
Rapporterna finner ni under Rapporter/Leverantörsfakturor
• Fakturor över 100 tkr inkomna efter brytdagen
• Fakturor kredit över 100 tkr inkomna efter brytdagen
INST
- 5 -
10 januari Klockan 17
Perioden stänger
Institutionerna klara med avstämningar och uppbokningar
INST
10 januari Efter 17
Underlag för 1632/1672 skickas ut
Mejl till gruppbrevlådor när klart
EA
11 januari Deadline bokning av underskottsprojekt på konto 1632/1672
Resultatmässiga projektunderskott (där aktivt avtal/kontrakt finns i Avtalsreskontran) ska bokas upp som upplupna bidrag- eller uppdragsintäkter på konto 1632/1672. Säkerställ innan bokningen att rapporterna Fråga Intäkt (Brutto) samt Fråga Intäkt (Transfereringar) i Avtalsreskontran är korrekta utifrån satt intäktsprognos och inbetalningar.
Underlag för periodisering tas fram genom frågan Periodiseringsunderlag i UBW, se vidare i rutinen i EA-handboken under avsnittet Periodisering. Säkerställ att bokningen är korrekt enligt rutin och ladda upp bilaga i Excel-format på SharePoint.
INST
13 januari Intrastat INST
- 6 -
13 januari EA periodiserar/värderar
Samtliga externfinansierade projekt med överskott mot oförbrukade medel bokas på konto 2732/2772.
Anslagsfinansierade projekt med över/underskott bokas mot myndighetskapitalet på konto 2090.
EA
14 januari Övriga bokslutsspecifikationer, bokslutsbilagor & orörda medel
Lägg Balansräkningsanalys och specifikationer på SharePoint Online i er institutionsmapp:
Rapporten beställs per institution och känner vilka bilagor som behövs beroende på saldo på olika konton. Ladda den och spara den för att göra analys och kommentarer. Gör tydliga kommentarer så att vem som kan förstå det ni skrivit.
INST
14 januari Rapportering utfall till ESV EA
- 7 -
17–21 januari
Motpartsavstämning EA
7–11 februari
Riksrevisionen granskar KI INST/EA
15 februari Budget 2022, samt Bokslutskommentarer Q4 2021
Utskicket sker den 18 januari 2022.
Inlämning sker den 15 februari 2022.
