Ideella föreningars arbete med ekonomiska styrningsverktyg

(1)

Ideella föreningars arbete med ekonomiska styrningsverktyg

- En flerfallstudie om idrottsföreningar

(2)

Förord

Vi vill börja med att tacka alla respondenter för trevliga intervjuer och deltagande i vår studie.

Jan Söderberg - Pukebergs BK

Anders Svensson och Patrick Gustavsson - Torsås GOIF Lena Brissman och Christine Lokrantz - Kalmarbygdens Fältrittklubb

Tuulikki Åkesson - Möre GK

Magnus Carlsholm - KFUM Kalmar Handbollsklubb

Vi vill även rikta ett stort tack till vår handledare Thomas Karlsson och examinator Petter Boye för god rådgivning och handledning.

Sist men inte minst vill vi tacka våra opponenter som har bidragit med en givande diskussion och goda råd under seminarierna.

Tack!

Linnéuniversitetet Kalmar, 28 maj 2020

________________ ________________ ________________

Rasmus Johnsson Filip Johansson Philip Börjesson

(3)

Sammanfattning

Titel: Ideella föreningars arbete med ekonomiska styrningsverktyg - En flerfallsstudie om idrottsföreningar

Författare: Filip Johansson, Philip Börjesson och Rasmus Johnsson Examinator: Petter Boye

Handledare: Thomas Karlsson

Utbildning: Ekonomprogrammet, inriktning redovisning/ekonomistyrning Institution: Ekonomihögskolan vid Linnéuniversitet i Kalmar

Bakgrund: Ekonomin har med tiden fått allt större inflytande inom föreningar och dess verksamheter eftersom de måste finansiera sin verksamhet precis som andra organisationer i samhället. Ekonomin ses därför som en viktig beståndsdel i ideella föreningar trots det ideella syftet att inte vara vinstdrivande. För att ha möjlighet att ha en stabil ekonomisk grund så är arbetet med ekonomiska styrningsverktyg viktigt.

Syfte: Syftet med denna kandidatuppsats är att beskriva och förmedla en förståelse om hur ekonomin styrs i ideella idrottsföreningar med hjälp av budgetering,

målsättningar, planering och uppföljning som ekonomiska styrningsverktyg.

Metod: Studien har genomförts på ideella idrottsföreningar i Kalmar med omnejd, tillvägagångssättet är av metoden kvalitativ. Empirin har hämtats från fem föreningar med personer som är ordförande, kassör eller ekonomiansvarig genom

semi-strukturerade intervjuer.

Slutsats: Resultatet visar att ideella idrottsföreningar använder sig av ekonomiska styrningsverktyg. Budgetering är det mest förekommande och används för att få kontroll över föreningens ekonomi. Målsättning förekommer i alla föreningar både av icke-finansiell karaktär och finansiell karaktär. Planering hjälper föreningarna att vara mer effektiva i sitt arbete. Uppföljningsarbetet av budget sker bland alla

föreningar men brister framkommer i den generella uppföljningen.

Nyckelord: Ideella föreningar, Budgetering, Målsättning, Planering, Uppföljning, Ekonomistyrning.

(4)

Abstract

Title: Non-profit associations working with management control tools - A multi-case study at sports clubs

Authors: Filip Johansson, Philip Börjesson and Rasmus Johnsson Examiner: Petter Boye

Supervisor: Thomas Karlsson

Program: Bachelor of Science in Business and Economics

Institution: School of Economics at Linnaeus University, Sweden

Background: Over time the economy has become increasingly influential in associations and its operations because they have to finance their activities just like other organizations in society. The economy is seen as an important component of non-profit associations despite the non-profit purpose of not being profitable. In order to have a stable economy the financial management tools is important.

Purpose: The purpose of this bachelor thesis is to describe and convey an

understanding of how the economy is managed in non-profit sports associations by using budgeting, objectives, planning and follow-up as financial management tools.

Method: The study was conducted at non-profit sports associations in the Kalmar area, the approach is qualitative method. The empirical material has been collected from five sport associations with person who are chairman of the board, treasurer or finance officer by semi-structured interviews.

Conclusion: The result shows that non-profit sports associations use financial management tools. Budgeting is the most common and helps to gain control of the finances. Objectives exist in all associations, both non-financial and financial.

Planning helps the associations to be more effective in their work. Budget follow-up is done by all associations, but shortcomings are evident in the general follow-up Keywords: Non-profit associations, Budgeting, Objectives, Planning, Follow-up, Financial management

(5)

Innehållsförteckning

1. Inledning 1

1.1 Bakgrund 1

1.2 Problemdiskussion 3

1.3 Frågeställning 6

1.4 Syfte 6

2. Metod 7

2.1 Förförståelse 7

2.2 Forskningsstrategi 8

2.3 Urval 9

2.3.1 Bekvämlighetsurval 9

2.3.2 Respondenturval 10

2.4 Tillvägagångssätt vid insamling och analys av data 11

2.4.1 Intervju 11

2.4.1.2 Dokument 12

2.5 Litteraturval 12

2.6 Kvalitetsmått 13

2.6 Forskningsetiska överväganden 13

2.8 Källkritik 15

2.9 Gruppens arbetsprocess 15

3. Teoretisk referensram 16

3.1 Ideella föreningar 16

3.1.1 Medlemskapet 17

3.1.2 Föreningsstämman 17

3.1.3 Styrelsen 18

3.2 Ekonomin i ideella föreningar 18

3.3 Ekonomiska styrverktyg 19

3.3.1 Budget 19

3.3.1.1 Olika typer av budget 20

3.3.1.2 Syfte med budgetering 21

3.3.1.3 Budgetprocessen 21

3.3.2 Planering 22

3.3.3 Uppföljning 23

3.3.3 Målsättningar 24

3.4 Reflektioner om forskningsläget 25

4. Empiri 27

4.1 Pukebergs BK 27

4.1.1 Organisationen 27

4.1.2 Ekonomin i föreningen 27

4.1.3 Ekonomistyrning 28

4.1.3.1 Budget 28

4.1.3.2 Målsättningar 29

(6)

4.2 Torsås GOIF 29

4.2.3.1 Budget 31

4.3 Kalmarbygdens fältrittklubb 32

4.3.2 Föreningens ekonomi 33

4.3.3.1 Budget 34

4.4 Möre Golfklubb 36

4.4.2 Föreningens ekonomi 37

4.4.3.1 Budget 37

4.5 KFUM Kalmar Handbollsklubb 39

4.5.3.1 Budget 40

5. Analys 42

5.1 Ekonomin i bra skick 42

5.2 Budgeten i fokus 44

5.3 Arbetet med målsättningar 47

5.4 Planering en viktig del 49

5.5 Brist på uppföljning 50

6. Slutsats 52

6.1 Resultat 52

6.2 Reflektioner och förslag på framtida forskning 55

Källförteckning 57

Bilagor

Bilaga 1 Intervjuguide

Bilaga 2 Pukeberg BKs Resultatrapport

Bilaga 3 Torsås GOIFs Balans- och resultatrapport

Bilaga 4 Kalmarbygdens fältrittklubbs Verksamhetsberättelse

(7)

1. Inledning

Detta kapitel har till syfte att introducera uppsatsen, vilket kommer att ske genom att vi går igenom bakgrund, problemdiskussion, problemformulering och syfte.

1.1 Bakgrund

Enligt Riksidrottsförbundet (2019 a) finns det cirka 19 000 idrottsföreningar i Sverige. Totalt omfattar idrottsrörelsen drygt 3,1 miljoner medlemmar. Dessa siffror indikerar att nästan var tredje svensk är medlem i en idrottsförening. Närmare 90 % av alla barn och ungdomar har under sin uppväxt någon gång varit med i en idrottsförening. I hela landet samlas olika organisationer och kulturer för att tillsammans utöva deras gemensamma intresse, idrott.

Idrotten främjar både den fysiska hälsan genom att minska risken att insjukna i folkhälsosjukdomar, rörelse och träning har även betydande positiva effekter för att lindra och förhindra depressiva symtom (Riksidrottsförbundet 2019 b).

Det är de ideella krafterna som håller föreningarna vid liv där folket engagerar sig som tränare, ledare eller i det administrativa arbetet vilket gör att samhället kan fortsätta erbjuda möjligheten att utöva idrott. Cirka 800 000 av de 3,1 miljoner medlemmarna är ledare i föreningar och de flesta arbetar helt utan ersättning. Värdet på ledarnas arbetsuppgifter värderas till cirka 20 miljarder kronor och den summan är långt från vad stat, region och kommun stöttar med (Riksidrottsförbundet 2019 c).

En stor och betydande skillnad mellan en ideell förening och ett traditionellt företag är den ekonomiska delen i organisationen eftersom själva syftet för organisationerna åtskiljer sig. En ideell förening ska enligt Bokelund Svensson (2016) bedriva en icke-vinstdrivande verksamhet där alltså vinstsyftet inte är i fokus. Ett traditionellt företag bedriver en vinstdrivande verksamhet. Däremot har ekonomin med tiden fått allt större inflytande inom föreningar och dess verksamheter eftersom de måste finansiera sin verksamhet precis som andra organisationer i samhället (Bokelund Svensson 2016). Ideella föreningar kallas alla de föreningar som inte bedriver ekonomisk verksamhet med syfte att främja de ekonomiska intressena för medlemmarna. Många av de ideella föreningar som finns ute i landet bedriver

(8)

dock någon typ av verksamhet som främjar ekonomin, dock är det hänförbart till det ideella syftet (Bolagsverket 2018). För de ideella idrottsföreningarna är medlemmarna av yttersta vikt, för utan engagerade medlemmar blir det svårt att bedriva en fungerande verksamhet (Thunberg 2006). I föreningens stadgar framgår vad som krävs för ett medlemskap, i de allra flesta fallen får alla som behagar möjlighet att medverka i föreningen. Samtliga medlemmar har även rätt till att delta och rösta på föreningsstämman, där även styrelsen väljs till föreningen. Styrelsen ansvarar för driften av verksamheten. Att ha rätten att påverka på föreningsstämman innebär att medlemmarna tillsammans besitter den högst beslutande makten (Lundén & Lindblad, 2015). För en ideell förening skall inte eventuell vinst delas ut till medlemmarna. Den ska istället återinvesteras och användas som medel för att befästa och stärka föreningens nuvarande situation samt för att uppnå deras mål (Hemström, 2010).

Ekonomin kan därmed ses som en livsviktig del i att säkerställa fortlevnaden i en ideell förening (Thunberg, 2006).

Det är av stor vikt att inte enbart kassören får det ekonomiska ansvaret i en ideell förening, styrelsen ska även dem vara engagerade och bära ansvar i det ekonomiska arbetet. Ideella idrottsföreningar är beroende av stabil och solid ekonomisk grund för att kunna bedriva sin verksamhet. Det vardagliga ekonomiska arbetet har stor inverkan på hur framtiden utvecklar sig i idrottsföreningarna. En svag ekonomi ger inte bara komplikationer på det ekonomiska området utan går även in över det idrottsliga. Genom att kunna ha en stabil ekonomisk grund ges det bättre förutsättningar för det ideella arbetet och det blir en avgörande faktor för verksamhetens fortlevnad (Thunberg 2006).

För att ha möjlighet att ha en stabil ekonomisk grund så är arbetet med olika ekonomiska styrningsverktyg viktigt. Ekonomistyrning handlar enligt Mercur (u.å) om att utföra åtgärder inom en organisation eller företag för att uppnå de ekonomiskt uppsatta målen. För att kunna nå de ekonomiska målsättningarna som är uppsatta är tanken att personalen eller den ideella arbetskraften ska agera så att organisationens mål kan samverka och styras åt samma håll. För att uppnå detta finns en mängd olika lösningar, dessa är bland annat uppföra budget, undersökning av intäkter och kostnader, planering, uppföljning och målsättningar.

Ekonomistyrningen har varit traditionellt inriktat på finansiella mått, mål där främsta fokus

(9)

legat på kostnader. Ekonomi betyder att hushålla med begränsade resurser, där meningen är att hålla ned kostnader. Idag handlar ekonomistyrningen om mer än kostnaderna, begreppet har blivit större och tar hänsyn till mer än finansiella mått och mål. Exempelvis kan mål och mått i en budget vara av finansiell karaktär såsom intäkter och kostnader, men kan även fokusera på icke finansiella mål som personal- och kundtillfredsställelse (Mercur, u.å).

Ökade kostnader för att idrotta i en förening blir dyrare och det gör att många inte ha råd (SVT Sport, 2019). “Alla ska få plats. Alla ska kunna se idrottsföreningen som ett bra alternativ för träning och tävling samtidigt som Svensk idrott utvecklar en framgångsrik elitidrott” (Riksidrottsförbundet 2019 d). Idrottsforskare har sett hur ungdomsidrotten minskat de senaste åren. Högre kostnader på utrustning och medlemsavgifter kan vara en del i förklaringen till det. Det som gör att ungdomsidrotten fungerat bra tidigare är att tillräckligt med föräldrar varit där och hjälpt till med att vara ledare, sålt korv, skjutsat och andra föreningssysslor. Idrottsprofessorn Johan R. Norberg har sett många klubbar som fått lägga ner för att det inte finns tillräckligt med engagerade föräldrar längre (SVT Nyheter, 2019).

1.2 Problemdiskussion

Det har uppmärksammats i flera artiklar de senaste åren att ideella idrottsföreningar inte bara har det svårt med ekonomin utan även att rekrytera folk med rätt kunskap. “Ett dilemma för många idrottsföreningar i Sverige är att få ekonomin att gå ihop” enligt Stockholmdirekt (2019). Bodström (2019) menar att även om en ideell idrottsförening byggs av frivilliga krafter, som är ett måste för att så många som möjligt ska kunna ha friheten att utöva idrott är det ändå alltid förenat med stora kostnader att bedriva idrottsverksamhet. Det finns en rad hinder på vägen för att kunna få balans i en budget i ideella idrottsföreningar. “Det kan låta dystert men på samma sätt som det är väldigt givande att engagera sig i idrottens värld, är det alltså en ständig kamp att få ekonomin att gå ihop” (Bodström 2019). Det här är bara en bråkdel av alla de artiklar som visar att ekonomin är ett problem för de ideella idrottsföreningarna.

(10)

I en studie gjord av (Hellman 2014) behandlas etik och ekonomi i ideella idrottsföreningar.

Det framgår att den största utmaningen för ideella idrottsföreningar är föreningens ekonomi, hur ska intäkterna öka och hur ska pengarna räcka till är grundfrågorna. Resursbrist benämns som den främsta orsaken för de flesta föreningar. 40 % av de tillfrågade kassörerna uppger att föreningen har en dålig ekonomisk situation. 30 % svarar “varken eller”. Föreningar som ägnar sig åt lagidrotter har i större utsträckning dålig ekonomi om jämförelse görs med föreningar med individuell idrott. En trolig förklaring är att kostnaderna oftast är högre i föreningar med lagidrotter. En annan stor utmaning för ideella idrottsföreningar är rekrytering av ideell arbetskraft, 70 % av föreningarna anger att kunna rekrytera ideella ledare, funktionärer och personer till styrelsen är en stor utmaning (Hellman 2014).

Uppfattningen i samhället är att en organisation når sina mål lättare om en välutformad styrning används. Vikten av att kunna strukturera en organisation, delegera ansvar och sätta målsättningar är något som inom den privata sektorn tas för givet för att kunna nå dit man vill (Anthony et al, 2017). Det råder skilda meningar om hur effektiviteten och produktiviteten i en ideell förening kan främjas genom arbetssättet inom näringslivet. Effektivitet handlar om hur väl en verksamhet uppnår sitt syfte medan produktiviteten handlar om att med så små resurser och så liten insats som möjligt kunna prestera så mycket som möjligt, detta tankesätt är något som präglar den ideella föreningen. Målsättningarna i en ideell förening ser annorlunda ut jämfört med i näringsverksamheten vilket gör att metoderna behöver anpassas i större utsträckning för att effektiviteten ska kunna höjas, att produktiviteten skulle kunna höjas ses däremot som förhållandevis självklart (Gustafson 2012). Exempel på ökad produktivitet i ideell föreningar kan vara ökad omsättning vilket kan leda till att investeringar görs som främjar medlemmarnas intressen. Ökad effektivitet är däremot svårare att kunna genomföra men det skulle kunna synas i att målsättningarna i en ideell förening har fått en starkare anknytning till verksamheten (Sawhill & Williamson, 2001).

Att använda sig av planering och uppföljning ekonomiska styrverktyg skulle kunna möjliggöra att olika ideella uppdrag blir mer begränsade och mer väldefinierade, i längden skulle det kunna göra att det blir lättare att rekrytera ideell arbetskraft (Wagnsson et al.,

(11)

2015). Införandet av de verktyg som omfattas av ekonomistyrningsbegreppet medför kostnader oavsett om de avser en ideell verksamhet eller en vinstdrivande verksamhet (Anthony et al., 2017). För en ideell idrottsförening kan dessa kostnader inte mätas i pengar utan istället i arbetad ideell tid. Desto mer tid som krävs för ekonomistyrning och ju mer komplicerat ekonomistyrningsarbetet blir, ju svårare blir det för föreningen att kunna hitta personer som vill engagera sig (Wagnsson et al., 2015).

Många ideella idrottsföreningar har haft en ökande omsättning vilket bidragit till att allt fler idrottsföreningar försatt sig i en problematisk situation gällande ekonomin, många har till och med skulder i miljonbeloppsklassen (Bokelund Svensson, 2016). Ofta finns det en svag kunskap inom ekonomin i ideella idrottsföreningar och med växande verksamheter med omsättningar runt ett par miljoner kronor ställs högre krav för att bedriva föreningsverksamhet. Det ställs högre krav på kompetens, hur ekonomistyrning ska utformas i föreningen och även vilka modeller som ska nyttjas för att få en ekonomisk kontroll. För att kunna undvika vissa av dessa problem anser Bokelund Svensson (2016) att en budget- och resultatuppföljning hade kunnat användas bättre i ideella idrottsföreningar. Detta anser vi vara ytterligare ett tecken på att det finns problem i ideella idrottsföreningars budgetarbete. Det blir därför relevant för oss att studera de ideella idrottsföreningarnas budgetarbete. En orsak till att budgeteringen inte lyckas fullt ut kan vara organisationsformen, detta skulle tyda på att det krävs viss anpassning av budgetarbetet eftersom det är en ideell verksamhet.

Med vår problemdiskussion som underlag är det naturligt för oss att anta att ideella idrottsföreningar har mycket att vinna på genom att utveckla sina metoder runt ekonomiska styrningsverktyg. Den eventuella konflikten mellan syftet för ideella idrottsföreningar och syftet med ekonomistyrning kan eventuellt visa på att ekonomistyrningen måste anpassas om den ska vara applicerbar för ideella idrottsföreningar. Ett stort intresse finns för ideella idrottsföreningar och just det gemensamma intresset är anledningen till att ideella idrottsföreningar kan bildas och fortleva. Trots det ideella syftet är ekonomin en viktig beståndsdel då stora kostnader finns runt anläggningar, arvoden för sportslig verksamhet m.m. Genom detta har vi kommit fram till att vi vill beskriva hur mindre ideella föreningar

(12)

arbetar med ekonomiska styrningsverktyg som planering, budget, målsättningar och uppföljning, där främsta fokus ligger på budget och målsättningar. Vi kommer även att kontrollera vilka intäkter och kostnader som finns i föreningarna. Mindre ideella föreningar har till skillnad från elitföreningar inte samma resurser eftersom elitföreningar bedrivs mer som företag. Genom detta har vi kommit fram till nedanstående frågeställning.

1.3 Frågeställning

Hur arbetar ideella idrottsföreningar med budgetering, målsättningar, planering och uppföljning som ekonomiska styrningsverktyg?

1.4 Syfte

Syftet med denna kandidatuppsats är att beskriva och förmedla en förståelse om hur ekonomin styrs i ideella idrottsföreningar med hjälp av budgetering, målsättningar, planering och uppföljning som ekonomiska styrningsverktyg.

(13)

2. Metod

Metodkapitlet inleds med en förförståelse och följs därefter med en forskningsstrategi som främst beskriver tillvägagångssättet i studien. Därefter presenteras det urval med tillhörande bekvämlighetsurval och respondenturval. Vidare beskrivs tillvägagångssättet vid insamlingen av data och den hänsyn som tagits till kvalitetsmått och forskningsetiska övervägande.

Kapitlet avslutas sedan med källkritik.

2.1 Förförståelse

I kombination mellan nyhetsartiklar och vår egen erfarenhet i ideella idrottsföreningar har vi sett ett samband gällande problem med ekonomin i ideella idrottsföreningar. De problem vi själva upplevt tillsammans med det vi läst om i media gav oss en bakgrund om ämnet vi valt.

Vi tog del av forskning och underlag inom området vilket gjorde att vårt intresse klarnade och en frågeställning som vi ville ha svar på kunde formuleras. Det är två av oss forskare som tillhör en ideell idrottsförening och som har en förförståelse om ämnet. Det finns däremot bara en koppling till sporten inom föreningen och ingen till styrelsen eller ekonomin.

Att ha en förförståelse kan vara riskabelt eftersom det kan styra uppfattningen hos den som studerar. Risken blir därför att forskaren missar något betydelsefullt som inte stämmer överens med förförståelsen, personen blir “blind” för studiens resultat. Det finns däremot positiva aspekter med förförståelse också, en inblick i verksamheten kan öka förståelsen för resultatet. Personen kan också redan innan forskningens uppstart veta vad som är intressant att studera och kan således urskilja en relevant och intressant inriktning på undersökningen (Gilje & Grimen, 2007).

Eftersom vi tidigt valde en inriktning och ett ämne gav det oss tid till att lägga mer fokus på andra delar såsom bakgrund och problemdiskussion. Vi har också haft i beaktning genom hela arbetet att förförståelse kan leda till att man blir “blind” för studiens resultat. För att på bästa sätt undvika “blindheten” i största möjliga mån har vi diskuterat och problematiserat förförståelsen och erfarenheterna tillsammans. Personen i gruppen som inte har någon

(14)

förförståelse inom ämnet har under diskussionen och arbetets gång varit väldigt viktig eftersom vi haft en person som bidragit med ett annat synsätt.

2.2 Forskningsstrategi

Studien utgår från det empiriska materialet där även tidigare forskning och teori dock har haft inverkan på studien. Det här sättet att kombinera de deduktiva och induktiva forskningsansatserna genom att ständigt förflytta sig mellan empirin och teorin går under namnet abduktiv ansats (Alvehus, 2013). Abduktion tillämpas ofta för att undvika vissa begränsningar som förknippas med induktion och deduktion (Alvehus, 2013). Genom valet av detta tillvägagångssätt, varierar vi oss mellan att undersöka empiri och teori vilket ledde till att en förståelse för kopplingen mellan dessa växte fram. För att komma fram till vår slutsats krävdes regelbunden växling mellan teori och empiri för att kunna analysera ämnet.

För att genomföra företagsekonomisk forskning är kvalitativ metod ett tillvägagångssätt att föredra. Kvalitativ forskningsmetod innebär att det under insamlingar och analys av data läggs stort fokus på ord och tolkande analyser snarare än siffror, vilket även kallas “mjuk data”. Den kvalitativa metoden har en kunskapsteoretisk ståndpunkt där fokus ligger på att skapa en förståelse för den verkligheten som granskas (Bryman & Bell, 2017). Syftet med kvalitativ forskning är att kunna klargöra ett fenomens innebörd genom att lyfta fram dess karaktär och egenskaper (Widerberg, 2002).

Denna studie utgår från följande problemformuleringen “Hur arbetar ideella idrottsföreningar med budgetering, målsättningar, planering och uppföljning som ekonomiska styrningsverktyg?”. Om en problemformulering formuleras “hur” eller “varför”

så används fallstudie som metod (Yin, 2007). På grund av “hur-frågan” i denna studie är metoden fallstudie en passande utförandeform. Vid användning av fallstudie är aktuella händelser det centrala. Med hjälp av denna metod skapas en möjlig utväg för forskare att bevara helheten och det väsentliga i aktuella samt verkliga händelser (Yin, 2007). I och med den kvalitativa metoden har informationen som samlats in analyserats för att identifiera möjliga avvikelser och mönster. Detta har i sin tur hjälpt oss att ta fram de väsentliga delarna som framkommer i empirin.

(15)

2.3 Urval

Som vi nämnde tidigare finns det idag cirka 19 000 registrerade idrottsföreningar som tillsammans har drygt 3,1 miljoner medlemmar. Undersökningen omfattar fem av landets olika ideella idrottsföreningar som bedriver idrottsverksamhet och har sin geografiska placering i Kalmar med omnejd. Att vi har valt Kalmar med omnejd beror på att det finns många ideella föreningar som riktar sig mot idrott i detta område. En annan påverkande faktor är bekvämligheten, om det som nu finns ett stort antal föreningar i detta område så anser vi det vara tidskrävande och obehövligt att resa längre för att komma i kontakt med respondenter. Varje vald förening är unik eftersom egenskaper som storlek, verksamhetsinriktning, medlemsantal och omsättning skiljer dem åt. Vi har även valt att inrikta oss på olika idrotter för att kunna få en bredare bild av samhällets olika idrottsverksamheter. Genom detta val är vår förhoppning att få en bredare förståelse av de olika verksamheterna i jämförelse med om valet gjorts att fokusera på en särskild idrott.

2.3.1 Bekvämlighetsurval

Urvalet som omfattar undersökningen är till hjälp för hur forskningen fortgår och vad den baseras på. De två mest förekommande urvalsmetoderna vid forskning är sannolikhetsurval och icke-sannolikhetsurval. Enligt Bryman & Bell (2017) innebär sannolikhetsurval att medverkande i forskningen stokastiskt utses och alla som föreligger i urvalet har en chans att bli utvald. Den motsatta metoden icke-sannolikhetsurval grundar sig i ett bestämmande om vem eller vilka i urvalet som ska delta i forskningen (Bryman & Bell, 2017). Är avsikten att göra en kvalitativ forskning som i detta fall så är det viktigt att de respondenter som deltar i forskningsintervjuer är lämpliga och har tillräckligt med kunskap för att kunna besvara frågeställningen (Bryman & Bell, 2017).

I detta fall har vi använt oss av ett bekvämlighetsurval som enligt (Bryman & Bell, 2017) används frekvent inom kvalitativ forskning. Bekvämlighetsurval är en variant av icke-sannolikhetsurval där forskaren hämtar information från de respondenter som är tillgängliga men som har rätt kunskap. För att komma i kontakt med relevanta respondenter kontaktades föreningarnas ordförande eller kansliet först för att på den vägen se till att en

(16)

person med rätt kunskaper medverkade i intervjun. För att få fram relevant information från våra respondenter var det av stor vikt att kunna finna personer som hade erfarenhet och kunskap om det aktuella ämnet.

2.3.2 Respondenturval

Jan Söderberg sitter med i styrelsen för Pukebergs BK. Hans position i föreningen är kassör och uppbördsman men han är även fotbollsansvarig i seniorverksamheten. Söderberg har varit verksam i Pukebergs BK i cirka 20 år. De senaste 7 åren har Söderberg haft en plats i styrelsen där han först började som revisor, men sedan gick över till kassör. Han arbetar ideellt i föreningen och har alltid gjort (Söderberg, 2020).

Patrick Gustavsson och Anders Svensson Torsås GOIF, sitter båda med i styrelsen i föreningen. Gustavsson som tidigare varit ordförande under en 10-årsperiod är idag suppleant i styrelsen, han har sammantaget varit verksam i styrelsen i cirka 25 år. Svensson är kassör i föreningen och har varit det i cirka 15 år. Båda respondenterna arbetar ideellt i föreningen och det har de alltid gjort (Gustavsson, Svensson, 2020).

Lena Brissman och Christine Lokrantz Kalmarbygdens fältrittklubb, är båda sedan lång tid engagerade i föreningen. Brissman har sedan tre år tillbaka varit ordförande i föreningen medan Lokrantz de fyra senaste åren varit kassör. Ingen av respondenterna har någon ersättning utan båda arbetar ideellt (Brissman, Lokrantz, 2020).

Tuulikki Åkesson Möre GK, är utbildad ekonom och driver eget konsultföretag. Hon har varit med i föreningen i 29 år och är idag heltidsanställd som konsult i föreningen, vilket betyder att hon även är avlönad. Hennes position är ekonomiansvarig och hon sitter inte med i styrelsen (Åkesson, 2020).

Magnus Carlsholm KFUM Kalmar handbollsklubb har varit kassör i cirka vå år. Carlsholm har tidigare varit med i styrelsen som ledamot och varit verksam inom föreningen i cirka 40 år. Han arbetar ideellt i förening och har alltid gjort det (Carlsholm, 2020).

(17)

2.4 Tillvägagångssätt vid insamling och analys av data

2.4.1 Intervju

I Kvalitativ forskningsmetod som vi valt att använda oss av i den här uppsatsen så finns det främst två olika typer av intervjuer; ostrukturerade och semistrukturerade. Det som kännetecknar dem båda och det som gjorde att vi valde kvalitativ forskningsmetod är att svaren skall vara djupgående och mer detaljerade. Intervjun skall också följa den riktning som respondenten svarar i, med en flexibel kontroll från intervjuarens sida. Detta för att få fram det viktigaste och mest relevanta från respondentens sida (Bryman & Bell, 2017).

Semistrukturerade intervjuer bygger på att intervjuaren ställer samma huvudfrågor till samtliga respondenter, men beroende på deras svar så skiljer sig följdfrågorna. Intervjuaren använder där en intervjuguide som innehåller specifika teman och frågor i en viss ordningsföljd. En ostrukturerad intervju kan istället gå till som ett vanligt samtal där intervjuaren endast har några lösa minnesanteckningar till hjälp. En sådan intervju kan börja med en fråga som därefter fortsätter fritt för respondenten (Bryman & Bell, 2017).

Intervjuerna vi genomförde spelades in för att möjligheten till en mer detaljerad analys av materialet skulle kunna ges, det ska också vara önskvärt i en kvalitativ metod. Likaså möjligheten att kunna avlyssna på intervjuerna igen skall vara eftertraktat i en kvalitativ metod. Det finns dock en medvetenhet om att det här kan påverka respondenternas svar (Bryman & Bell, 2017).

Vid val av intervjustruktur ansågs en semistrukturerad intervju som det lämpligaste alternativet. För att intervjuerna skulle hålla sig till syftet och för att problemformuleringen skulle bli besvarad på bästa sätt, valdes därför upplägget med en ostrukturerad intervju bort.

Intervjuerna blev till viss del strukturerade med en intervjuguide att utgå från, men där samtalen fortsatte på olika sidospår beroende på respondentens svar. Dessa intervjuer varierade i hur länge de pågick, men generellt sätt tog varje intervju ungefär en till två timmar. Personerna som skulle intervjuas valde platserna där intervjuerna skulle äga rum med en liten restriktion om att det ska vara en ostörd miljö (Bryman & Bell, 2017). Dels för att få respondenten så bekväm som möjligt, sen vi tror även att en ostörd miljö bidrar till att

(18)

intervjun blir bättre när inget utifrån påverkar heller. Den intervjuguide som användes under intervjuerna var uppdelad i olika teman, där varje tema hade ett antal relevanta frågor. Dessa teman var om respondenten, om föreningen, föreningens mål, föreningens ekonomiska situation, ekonomistyrning i föreningen och budget i föreningen.

Frågorna utformades med utgångspunkt i den valda teoretiska referensramen och för att kunna besvara vår problemformulering var frågorna även kopplade till den. Ledande frågor uteslöts nästan helt från intervjuerna för att undvika korta svar och göra intervjuerna mer detaljerade och djupgående. Språket har anpassats för att vara mer lämpat till att hantera mindre idrottsföreningar och personer som har olika erfarenheter inom ekonomi. Frågorna som användes på intervjutillfällena mailades ut till respondenterna minst tre dagar innan för att ge dem chansen att komma förberedda. Skulle de hitta något som var oklart med frågorna så fanns det därmed tid att förtydliga det. Samtliga respondenter ansåg dock att intervjufrågorna var begripliga och därför gjordes inga justeringar innan något intervjutillfälle.

2.4.1.2 Dokument

Dokument har vi använt oss av utöver intervjuer. Dessa dokument har samlats in via föreningens hemsida eller så har vi fått det tilldelat oss under intervjun.

Verksamhetsberättelser och resultat- och balansräkning är det vi har tagit del av. Dessa dokument har varit ett komplement till empirin som samlats in från intervjuerna. Dels för att underlätta för oss, eftersom det går att jämföra de olika föreningarnas dokument, men också för att inte ta för mycket av respondenternas fritid när vi själva kan gå igenom dessa dokument. När man genomför en kvalitativ fallstudie ses det som en fördel att ha flera olika källor som kan fungera som ett komplement till varandra (Yin, 2007).

2.5 Litteraturval

I uppsatsen har det använts litteratur som har en koppling till det ämnesområde vi har valt.

Insamling av vår teoretiska referensram har därav haft som utgångspunkt att handla om ekonomistyrning i ett vanligt företag och i ideella idrottsföreningar. Även om hur en ideell förening har legat som grund för vår teoretiska referensram. Teoriinsamlingen har främst skett

(19)

på Linnéuniversitetets bibliotek, där olika böcker varit till hjälp. De artiklar som använts har hittats genom databaserna Google och OneSearch. De sökord som använts vid artikelinsamlingen är bland annat: Ideell förening, ideell idrottsförening, ekonomistyrning och ekonomiska problem. Främsta fokus har varit att hitta litteratur som i synnerhet är vetenskapliga.

2.6 Kvalitetsmått

Validitet och reliabilitet är två viktiga kriterier vid kvantitativa forskningar. Det används för att förstå kvaliteten på en undersökning. Kriterierna har diskuterats av kvalitativa forskare och de anser att dessa inte är fullt lämpliga för kvalitativ forskning. Ett alternativt sätt för att granska en kvalitativ forskning är med hjälp av äkthet och trovärdighet. Det finns fyra kriterier inom trovärdighet som är anpassade för denna typ av studie. De fyra kriterier är följande; tillförlitlighet, överförbarhet, pålitlighet och konfirmering (Bryman & Bell, 2017).

Vi har under studien intervjuat ett par föreningar som vi har en personlig koppling till, detta kan medföra att våra personliga värderingar påverkar resultatet. Därför har vi arbetat mycket med att ha ett objektivt synsätt för att på så sätt styrka ut våra egna värderingar i resultatet.

Genom att vi har använt ett objektivt synsätt så stärker det studiens trovärdighet. En annan faktor som ligger till grund för studiens trovärdighet är att uppsatsen har vid flera tillfällen granskats av opponenter, handledare och examinator. För att stärka både äkthet och trovärdighet har vi arbetat med att intervjua rätt personer med rätt kunskap samtidigt som vi har haft dokument från de olika föreningarna som underlag. Alla intervjuer utfördes i föreningarnas miljö och vi var väl pålästa om föreningens bakgrund innan mötet med respondenterna ägde rum. Genom att intervjuerna utfördes fysiskt gav möjligheten för respondenterna att styrka responsen på intervjufrågorna med hjälp av dokument. Detta bidrar till studiens äkthet och skapar en bättre insikt för oss som forskare, vilket leder till att vi kan spegla både en trovärdigare och äkta studie.

2.6 Forskningsetiska överväganden

Etik handlar om vad som är rätt och fel enligt filosofin eller religionsvetenskapen. Det behöver alltså inte vara det som lagen säger är juridisk rätt eller fel (Nationalencyklopedin,

(20)

2020). Forskningsetiska överväganden grundar sig i att hitta en rimlig balans mellan olika legitima intressen. Kunskapsintresset, integritetsintresset, skydd mot olika former av skada och risk för skada är några exempel på sådana intressen. En forskares hantering av integritetskänsligt material som rör forskarens, medverkande personers och andra forskares intressen blir därför viktig (Vetenskapsrådet, 2020). Ett stort fokus från vår sida har varit att studien ska efterleva ett par etiska principer, ärlighet och tillförlitlighet, vilket enligt Vetenskapsrådet (2017) stämmer överens med god forskningssed.

Det finns grundläggande etiska regler för svensk företagsekonomisk forskning som Bryman

& Bell (2017) behandlar. Vi har i denna studie valt att följa dessa regler för att på bästa sätt måna om respondenternas integritet. Enligt Bryman & Bell (2017) ska forskaren informera respondenterna om syfte för studien samt ge information om vilka beståndsdelar som upptagas i studien. Vi har vid två tillfällen framfört syftet till respondenterna, detta var vid första kontakt samt tre dagar innan intervjun samtidigt som beståndsdelarna framfördes. Även under intervjuernas gång framkom detta ett flertal gånger. Att framföra syftet innan intervjun samt under gjorde vi för att respondenterna skulle vara mer förberedda på frågorna och för att responsen på frågorna ska hålla sig inom syftets ramar. Respondenterna ska även ha samtycke till studien, detta innebär att de ska ha i vetskap att deras deltagande är frivilligt och det finns möjlighet att avbryta sin medverkan (Bryman & Bell, 2017). I samband med uppfyllande av informationskravet så framfördes det till respondenterna att medverkan är tvångsfri och kan avbrytas när som helst. Ävenanonymitets och konfidentialitetskravethar vi följt noga och den delgivna informationen under intervjuerna har behandlats med konfidentialitet ifall det har önskats av respondenterna. (Bryman & Bell, 2017). Bryman & Bell (2017) menar också att ett nyttjandekrav ska eftertraktas och det innebär att information som delgivits av respondenter ska endast användas för forskningens ändamål. Detta har vi framfört och klargjort för varje enskild respondent. Gällande falska förespeglingar (Bryman & Bell, 2017) så har vi arbetat mycket med att formulera intervjufrågorna väl för att respondenterna ska agera naturligt och ge deras bild av verksamheten. Efter varje intervju har en sammanställning gjorts och sedan skickats till medverkande respondenter, detta för att verifiera med respondenten att den

(21)

information vi fått till oss har uppfattats rätt och stämmer överens med det som framkom under intervjun.

2.8 Källkritik

Dessa fyra källkritiska kriterier har varit till hjälp vid val av källor under arbetets gång:

äkthet, tidssamband, oberoende och tendensfrihet. Källan som har använts ska vara äkta, alltså det den utger sig för att vara. Vilket tidsavstånd är det mellan själva händelsen och rapporteringen om den? Ju längre tid det är mellan de två, desto större skäl finns det till att ifrågasätta källan. En källa ska också vara oberoende, den ska inte referera till eller vara en avbild av en annan källa. Fokus ska slutligen vara på att granska källan så författaren inte haft tendensfrihet (Thurén 2013).

Litteraturen som använts i den här studien är vald med omsorg på Linnéuniversitetets bibliotek. För att öka trovärdigheten valdes litteratur med forskare/författare som besitter stor erfarenhet inom området. För att inte litteraturen skulle vara otidsenlig så har vi även försökt välja senaste upplagan av alla böcker.

Internetkällorna som använts har kritiskt valts ut, med stort fokus på att inkorrekta och ålderdomliga uppgifter inte ska förekomma i studien. De elektroniska referenserna som använts har uppdaterats inom de två senaste åren vilket har varit betydelsefullt för att få uppsatsen så pålitlig som möjligt. Artiklar med personliga åsikter som tycks vara vinklade lite för mycket har också undvikits. Internetkällor som handlar om ideella idrottsföreningar i andra länder har valts bort eftersom synsätt, regler och vidare kan skilja sig mellan länder.

2.9 Gruppens arbetsprocess

Arbetet har präglats av ett bra samarbete där alla varit starkt bidragande i arbetsprocessen av uppsatsens olika delar. Vi har tillsammans hjälpts åt att föra arbetet framåt genom samarbete, diskussioner och disciplin.

ssssssssssssssssssssssssss

sssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss

(22)

3. Teoretisk referensram

Vår teoretiska referensram inleds med en grundläggande beskrivning om vad en ideell förening är och dess innebörd. Denna del följs sedan upp av en kortare beskrivning om vilka intäkter och kostnader som speglar ideella idrottsföreningar och hur finansieringen ser ut. I sista delen som är huvudavsnittet behandlas de ekonomiska styrningsverktyg som vi har för avsikt att undersöka.

3.1 Ideella föreningar

Ideella föreningar bildas inte för att generera vinst, trots det är ekonomin viktig och en vital del för verksamhetens fortlevnad. En homogen ekonomi som regelbundet följs upp kan göra så att resurser och tid kan läggas på annan del av verksamheten. (Thunberg, 2006; Lundén &

Lindblad, 2015).

Ideella föreningar har en stor och viktig ställning i det svenska samhället, där ideellt engagemang ses som en drivkraft för landets utveckling. Egenskaper som definierar det ideella arbetet är osjälviskt och självuppoffrande beteende (Thunberg, 2006). Ideella föreningars syfte är att samla en grupp människor som delar ett gemensamt intresse och har ett allmännyttigt ändamål (Lundén & Lindblad, 2015). Huvudsyftet är dock att främja medlemmarnas intressen eftersom organisationen inte skulle kunna existera utan sina medlemmar. Medlemmarnas intressen kan i princip likställas med själva verksamhetsidén (Thunberg, 2006). För en ideell förening skall inte eventuell vinst delas ut till medlemmarna.

Den ska istället återinvesteras och användas som medel för att befästa och stärka föreningens nuvarande situation samt för att uppnå deras målsättningar (Hemström, 2010). Majoriteten av alla ideella idrottsföreningar har bland annat de två huvudsakliga funktionerna: styrelse och föreningsstämma (Lundén & Lindblad, 2015).

När en ideell förening klassas som en juridisk person innebär det att föreningen kan ha anställda, att de får teckna avtal samt att äga tillhörigheter. Utmärkande för en ideell förening är att den uppfyller något av de två kraven: den har en ideell målsättning oavsett om

(23)

föreningen bedriver ekonomisk verksamhet eller den främjar sina medlemmars ekonomiska intressen men inte genom att utföra ekonomisk verksamhet (Skatteverket, 2019). Tre viktiga delar i studier om ideella föreningar är medlemskapet, föreningsstämman och styrelsen. Vi kommer senare att diskutera dessa begrepp i samband med empirin och analysen, därför anser vi det viktigt att ge en bild av vad begreppen betyder.

3.1.1 Medlemskapet

Att ingå medlemskap i en ideell förening är något som är möjligt för alla, i de flesta fall betalas en medlemsavgift för att få ingå medlemskap (Lundén & Lindblad, 2015). För en ideell förening är medlemmarna vitala, det är en förutsättning för att föreningen ska kunna fungera. Medlemmarna har rätt till att vara med i föreningens verksamhet och att få närvara på olika medlemsmöten. Om en förening kan locka till sig fler medlemmar till sin verksamhet desto bättre ekonomi tenderar föreningen att ha. Medlemmarna bidrar till föreningens ekonomi på många olika sätt, både genom kunskap och arbete, som i de flesta fall är ideellt.

En ideell förening är helt enkelt beroende av sina medlemmar eftersom de är en direkt källa till resurser för organisationen (Thunberg, 2006).

3.1.2 Föreningsstämman

Föreningsstämman är en förenings högst beslutande organ och ses som den beslutande funktionen. Föreningsstämman går i folkmun under namnet årsmöte och detta möte är ett sätt för medlemmar att utöva inflytande i föreningen. Med detta som grund kan det konstateras att medlemmarna i ideella föreningar har ett stort inflytande i verksamheten och har möjlighet att vara med att påverka. En ordinarie föreningsstämma hålls årligen, det kan om något extraordinärt skett förekomma extra föreningsstämmor om så skulle krävas (Lundén &

Lindblad, 2015). De beslut som fattas under en föreningsstämma är bland annat beslut om medlemsavgift, val av styrelse samt beslut över hur eventuell vinst ska användas i organisationen (Thunberg, 2006). Den löpande verksamheten sköts efter föreningsstämman sedan av den valda styrelsen och i vissa fall efter de riktlinjer och föreskrifter som konstaterats på föreningsstämman (Lundén & Lindblad, 2015).

(24)

3.1.3 Styrelsen

En ideell förening måste ha en styrelse, styrelsens uppdrag kan beskrivas som att bereda olika frågor, leda föreningens arbete samt att genomföra de beslut som fattas på föreningsstämman.

En styrelse kan se ut på många olika sätt men traditionellt sätt innefattas det en ordförande, en kassör, en vice ordförande och beroende på storlek, ett visst antal suppleanter och ledamöter (Forening, u.å). Styrelsen tillsätts som nämnts tidigare på föreningsstämman genom att ha fått medlemmarnas förtroende att verka som den verkställande ledningen under kommande året.

Ordföranden bär huvudansvaret för styrelsen och väljs vanligen på föreningsstämman, övriga befattningar väljs internt inom styrelsen i de flesta fall. Även om styrelsemedlemmarna har olika befattningar så bär samtliga gemensamt ansvaret för de arbetsuppgifter och förpliktelser de givits (Lundén & Lindblad, 2015).

3.2 Ekonomin i ideella föreningar

Precis som i alla andra organisationer så är det även i ideella föreningar av stor vikt att det finns en medvetenhet om vilka ekonomiska resurser föreningen förfogar över samt hur de resurserna ser ut längre fram (Thunberg, 2006). Finansiering inom de ideella föreningarna har till syfte att det ska finnas tillräckligt med likvida medel för att driften ska kunna skötas i verksamheten (Lundén & Lindblad, 2015). Den vanligaste inkomstkällan för ideella föreningar är medlemsavgifter, som existerar i nästintill samtliga ideella föreningar. En annan viktig inkomstkälla är genom bidrag från statliga myndigheter som kommun och stat. En tredje viktig inkomstkälla är sponsring, sponsring kan innefatta reklamskyltar, annonser på programblad, reklam på klädesplagg eller reklam på hemsidan. Den direkta fördelen som uppkommer med sponsring är intäkten (Lundén & Lindblad, 2015).

Om vi ser på intäkterna för ideella föreningar så överensstämmer de med intäkterna för ideella idrottsföreningar, Hellman (2014) menar att den viktigaste inkomstkällan för ideella idrottsföreningar är medlemsavgifter, följt av kommunalt och statligt bidrag samt sponsring från olika företag. Den kostnad som är dominerande för ideella idrottsföreningar är anläggningskostnader, där ingår kostnader som är hänförbara till lokaler, idrottsplaner och idrottshallar. Andra kostnader som är stora är idrottsmaterial som redskap eller bollar, avgifter

(25)

till idrottsförbund och även i vissa fall kostnader till avlönad personal (Hellman, 2014).

Genom att ha koll på vilka de största posterna för ekonomin är generellt i idrottsföreningarna ska det bli intressant att undersöka om bilden är liknande i våra idrottsföreningar vi genomför intervjuer med. Intäkterna och kostnaderna är det som ligger till grund för hur idrottsföreningarna arbetar med de ekonomiska styrningsverktyg som vi vill undersöka, därför anser vi att det är av stor vikt att beskriva vad som kostar pengar i föreningarna och hur de genererar sina inkomster. Detta för att sedan koppla ihop ekonomin och de olika posterna till de ekonomiska styrningsverktyg vi valt att fokusera på för att få en helhetsbild i ämnet.

3.3 Ekonomiska styrverktyg

3.3.1 Budget

Budget klassas som ett ekonomiskt styrinstrument och handlar om att genomföra framtidsbedömningar som är av olika slag. Det finns fem relevanta egenskaper som budget kan beskrivas med, det är ett styrinstrument, baseras på framtidsbedömningar, uttrycks i ekonomiska termer, inkluderar framtida åtgärder och är kopplad till en ansvarig person. Det är viktigt att poängtera att all bedömning och planering för framtiden sker under viss osäkerhet.

En budget är mer eller mindre detaljerad beroende på storlek på organisationen, innehållet kan vara av både finansiell och icke-finansiell karaktär (Andersson & Funck, 2017). För att få fram en budget kan olika metoder användas, de två vanligaste förekommande är: rullande budget och finansiell budget. Finansiell budget innebär att budgeten tas fram för en viss period och kan därefter inte justeras. De olika posterna i budgeten baseras på föregående års siffror med en procentuell förändring som antingen kan öka eller minska. En rullande budget däremot förändras löpande under en viss period, vanligtvis sker detta varje månad (Kullvén, 2015).

En budget upprättas med ambitionen att verksamheten ska nå en viss finansiell målsättning.

Grunden i budget är att stämma av det verkliga ekonomiska utfallet med det planerade utfallet och genom den processen kunna fatta relevanta beslut (Andersson, 2017). Ideella föreningar saknar ofta möjligheten att kunna öka intäkterna under året. Detta medför att de flesta icke-vinstdrivande organisationerna redan innan budgetåret vet ungefär hur stora intäkterna

(26)

kommer att bli. Genom denna analys kan budgeten anses vara det viktigaste styrmedlet som styrelsen kan använda sig av, i alla fall angående den finansiella delen av verksamheten. Detta med bakgrund av att de enhetsansvariga får begränsa utgifterna nära budgetbeloppet (Anthony et al, 2017). Med denna bakgrund anser vi att budget är ett av de effektivaste verktygen inom ekonomistyrning att använda sig av för ideella idrottsföreningar. Eftersom intäkterna redan i princip kan mätas så är det effektivt för en förening att kunna se vilka kostnader som är rimliga under året. Detta leder till att budget är ett effektivt och relativt enkelt sätt att kunna få en bild av framtidens intäkter och utgifter under en viss period, även med begränsade resurser och i vissa fall begränsad kunskap.

3.3.1.1 Olika typer av budget

Det finns tre olika budgettyper, likviditetsbudget, resultatbudget och budgeterad balansräkning. Resultatbudgeten visar de planerade intäkterna och kostnaderna för den budgeterade perioden. Intäkter kan exempelvis vara försäljning medan kostnader kan vara för material. Likviditetsbudgeten däremot visar de kommande in- och utbetalningarna i organisationen för den budgeterade perioden. Detta medför att vid budgetperiodens slut framkommer det vilka likvida medel en organisation har tillgodo. Den budgeterade balansräkningen visar tillgångar, det egna kapitalet och skulder. Med andra ord visar denna budget hur organisationen finansieras (Kullvén, 2015). Trots att det är olika budgettyper så finns det ett samband mellan dem, eftersom den budgeterade balansräkning förenklat kan ses som en sammanfattning av resultat- och likviditetsbudgeten (Kullvén, 2015) (illustrerat i figuren nedan).

Resultatbudget

Budgeterad balansräkning

Likviditetsbudget

(27)

Figur 1: En illustration som visar på samband mellan budgettyperna 3.3.1.2 Syfte med budgetering

Det finns flertalet olika syften med budget, samtliga handlar om att styra mot organisationens gemensamma mål (Kullvén, 2015). De tre klassiska syftena med budgetering är planering, samordning och kontroll. Planering sker innan verksamhetsperioden äger rum, samordning före och under verksamhetsperioden och kontrollen efteråt när verksamheten har genomförts (Andersson, 2017). Ett av de mer moderna syftena är ansvarsfördelning, detta syfte innebär att olika personer delegeras ansvar för varje budgetpost, det önskvärda är att fördelningen av ansvaret ska avse samtliga områden i verksamheten (Kullvén, 2015). Budget används även i planeringssyfte där den ger underlag för kommande verksamhetsperiod. Exempelvis kan information om hur mycket som ska säljas och vilka resurser som förbrukas anges (Kullvén, 2015). Detta är något som vi anser vara viktigt eftersom planeringsfasen av budgeten rimligtvis skulle göra att föreningen kan bli mer effektiv i sitt arbete.

3.3.1.3 Budgetprocessen

Skillnaden i budgetprocessen är tämligen stor i jämförelse mellan små och stora verksamheter, detta för att budgetarna har olika syften beroende på organisationsform. I de mindre organisationerna, där ideella idrottsföreningar ingår, är planeringsrollen viktig. De andra faktorerna som påverkar hur budgetering utformas är organisationens strategi, grad av osäkerhet och branschtillhörighet. I grund och botten handlar budget om att göra bedömningar av framtida ekonomiska utfall även om processen att ta fram budgeten ser olika ut beroende på organisationsform och storlek (Ax, Johansson & Kullvén, 2015).

Generellt finns det tre sätt att genomföra en budgetuppställning, dessa är nedbrytningsmetoden, uppbyggnadsmetoden och den iterativa metoden (Kullvén, 2015). I uppbyggnadsprocessen görs budgetuppställning nerifrån i organisationen, dock ges det anvisningar tidigare från ledningen i organisationen angående strategier och vision. Slutligen hamnar budgeten hos ledningen för godkännande, denna metod främjar engagemang och kreativitet hos de som arbetar med budgetuppställningen (Kullvén, 2015).

Nedbrytningsmetoden fungerar egentligen tvärtemot uppbyggnadsmetoden där processen

(28)

istället går uppifrån och ner. Ledningen formulerar de olika målen för enheterna i en organisation och en preliminär budget upprättas för verksamheten (Olve & Nilsson, 2018).

Den tredje metoden är den iterativa metoden, vilken kan ses som en blandning mellan de två tidigare budgetmetoderna. Denna metod är den vanligaste i organisationer (Kullvén, 2015).

Vi är väl medvetna om att det i en ideell idrottsförening inte finns samma resurser som i ett företag, vi anser att en anpassning av metoderna skulle kunna vara möjlig i många ideella idrottsföreningar.

3.3.2 Planering

Planeringsfasen är ett viktigt ekonomiskt styrmedel i organisationer. En god planering kräver att organisationen har formulerat vad den har i åtanke att åstadkomma under närmsta året men även på längre sikt. Denna målsättning bör ligga till grund för en organisations planering och dess strategi. Planeringen handlar vidare om att se till att de ideella och ekonomiska resurserna som krävs finns tillgängliga för att organisationens målsättningar ska kunna uppfyllas (Thunberg, 2006). Denna aspekt innebär mer konkret att när det gäller det ideella engagemanget vill föreningen kunna rekrytera nya medlemmar, alternativt att få de medlemmar som redan är tillgängliga att engagera sig mer (Einarsson, 2008).

Planeringen av en organisation kan ske i olika tidsperspektiv. I det kortsiktiga perspektivet syftar planeringen till hur de tillgängliga resurserna ska utnyttjas samt förändringar som påverkar organisationens kapacitet. I ett mer långsiktigt perspektiv syftar planeringen åt mer strategisk planering. Innebörden av strategisk planering är mer långsiktiga styrmål som ska omfatta hela verksamheten. Investeringar i verksamheten är ett exempel på ett långsiktigt styrmål. Att återinvestera ett överskott i verksamheten är något som är aktuellt som styrmål för både vanliga organisationer men även ideella organisationer (Anthony et al, 2017).

Att använda planering som ett ekonomiskt styrningsverktyg kan göra så att föreningen blir mer produktiv, eftersom många ideella idrottsföreningar kämpar med knappa resurser så kan en bra planering av arbetsstrukturen göra stora nytta. Samtidigt anser vi att det är lättare att kunna locka till sig mer ideell arbetskraft om föreningen har ett rykte om sig att ha ett bra arbetssätt när det gäller planering och struktur.

(29)

Planering är däremot inte ett bevis på hur framtiden kommer se ut och är heller inte avgörande för vilket tillvägagångssätt som är korrekt eller felaktigt för organisationer. Den stora anledningen till att det är av stor vikt att uppföra en planering för verksamheten är den ökar effektiviteten på arbetet som utförs, samt att den i ideella föreningars fall hjälper de ansvariga personerna att uppnå målen som finns i verksamheten. För att effektiviteten av planeringen ska bli så bra som möjligt är det viktigt att fokus ligger på de väsentliga delarna.

Planeringen bör även vara tydligt dokumenterat för de ansvariga så att de ska kunna motivera de övriga i verksamheten. I praktiken är innebörden att det är viktigt för arbetarna att de är medvetna om organisationens målsättning, detta kan leda till att arbetarna blir mer motiverade att utföra arbetet tillsammans för att uppnå målen (Allison & Kaye, 2015).

3.3.3 Uppföljning

För att kunna se om en organisation är på rätt väg kan en jämförelse göras mellan det planerade utfallet och det verkliga utfallet. Genom denna uppföljning kan en organisation under tiden följa hur de ligger till jämfört med de uppsatta målen, även under periodens gång (Kullvén, 2015). Med hjälp av en ständig uppföljning av hur det ser ut i verkligheten kan signaler komma om vad som kommer att hända i organisationen. De delar som följs upp är de som anses vara viktigast (Ax, Johansson & Kullvén, 2015).

Om en organisation inte genomför uppföljning av budget är det svårt att veta vilka faktorer som har påverkat utfallet (Anthony et al, 2017). Det är minst lika viktigt för en ideell förening att genomföra budgetuppföljning som att upprätta budgeten menar Thunberg (2006). Detta för att kunna utveckla en god ekonomi i föreningen. De olika planer som föreningen fastställer i början av året ska följas under hela året, för att utvärdering ska kunna ska ske om planerna fortfarande är möjliga att genomföra, även när arbetet i föreningen har startat (Thunberg, 2006). Vi anser att arbetet med uppföljning borde kunna leda till bättre ekonomi i ideella idrottsföreningar eftersom analyser av vad som gått bra och vad som behövs förbättras tenderar att leda till att rätt beslut kan fattas för framtiden.

Ett jämförelsemått som organisationer använder för att kunna utvärdera sin verksamhet är nyckeltal, som är av intresse vid uppföljning av organisationen. Nyckeltal kan användas som

(30)

beslutsunderlag vid ekonomiska förändringar och analys (Vismaspcs, 2020). Nyckeltal kan vara både finansiella och icke-finansiella. De vanligaste måtten som används i organisationer är enligt Catasús, Högberg & Johrén (2017) likviditet och antalet anställda. Likviditeten visar på den betalningsförmåga som organisationen har på kort sikt och beräknas mot de kortfristiga skulderna. Syftet med nyckeltal är att kunna få signaler på hur organisationen ligger till, vilket medför att problem som finns kan identifieras. En organisation avgör själva vilka mått som ska användas och avgöra om det är ett nyckeltal eller inte (Catasús, Högberg

& Johrén, 2017).

Att genomföra uppföljning i verksamheten anser vi underlättar i både effektiviteten och planeringsarbetet för föreningarna. Detta eftersom föreningarna själva kan välja vad de ämnar att följa upp och genom detta skapas en lärdom om vilka arbetsmetoder som anses vara gynnsamma och vilka som kan förbättras.

3.3.3 Målsättningar

För ett traditionellt företag är syftet generellt att företaget ska generera vinst som ger avkastning till ägarna. Det är vanligt att syftet avspeglar sig i de målsättningar organisationen har. Huvudtanken med målsättningar är att de anställda ska vara medvetna om organisationens värderingar och vad organisationen har för avsikt att uppnå. Det är därför av stor vikt att målsättningarna är välformulerade för att medarbetare och ledning arbetar i samma riktning (Nilsson et al, 2010).

Vad organisationen har för målsättningar skiljer sig åt mellan traditionella företag och ideella föreningar. Ideella föreningar har istället andra målsättningar som inte är relaterade till vinst och effektivitet. Genom detta resonemang ses ideella föreningar som mindre effektiva, att inte genomföra ett arbete mot måluppfyllnad anses vara bland de största problemen inom ekonomistyrningen för de ideella föreningarna (Anthony et al, 2017).

Ideella föreningars syfte är som nämnt innan inte att uppnå ekonomiska resultat, utan att skapa andra typen av värden. De flesta föreningar har någon form av övergripande vision av verksamheten som kan likställas med vad föreningens syfte är. En förening behöver utveckla långsiktiga målsättningar som syftar till att uppfylla syftet. Det är av stor vikt att

(31)

målsättningarna är applicerbara i den operativa styrning som sker av verksamheten (Einarsson, 2012).

Men vad utgör de relevanta målsättningarna och måtten för en ideell idrottsförening? Detta beror på vilken intressent som det gäller. För styrelse, föreningen och medlemmar kan målsättningar vara planerade aktiviteter som genomförs. Det kan även vara ett bra idrottsledarskap och idrottslig verksamhet som genomförs och att arbetet i verksamheten flyter på som det ska. Mer finansiella målsättningar kan vara att ekonomin är i godkänt skick, anläggningen fungerar som den ska och att det finns en kontinuitet och stabilitet. För samhället som intressent är målen att föreningen ger möjlighet till gemenskap, lärande och en aktiv hälsa. Oavsett vem som är intressenten kan det vara svårt att mäta de flesta av dessa mål och framgång eftersom de är subjektiva och immateriella (Einarsson, 2012). Mer långsiktiga målsättningar som ideella föreningar har kan vara att investera i verksamheten, därför är det av stor vikt att planering och uppföljning sker för målsättningarna, både på kort och lång sikt (Einarsson, 2012).

Genom att planera upp målsättningarna tillsammans i föreningen skapas det en gemenskap och samhörighet i föreningen (Einarsson, 2012). För att kunna få en förening att känna framtidstro och motivera medlemmarna så anser vi att det är väldigt viktigt för föreningar att ha målsättningar på både kort och lång sikt.

3.4 Reflektioner om forskningsläget

Vår teoretiska referensram grundar sig i tre huvuddelar, den första handlar om ideella föreningar och de olika delarna i ideella föreningar. Dessa anser vi är grundpelarna i en ideell förening för att föreningen skall kunna styras. Den andra delen beskriver kortfattat de viktigaste inkomsterna och utgifterna för ideella föreningar samtidigt som en jämförelse görs med ideella idrottsföreningar. I den tredje delen går vi igenom de ekonomistyrningsverktyg som vi anser lämpade för studien. Vi anser dessa delar applicerbara på ideella föreningar efter att gått igenom den teoretiska referensram som finns om ämnet. När vi valt vår litteratur har vi mest använt oss av välkända teorier om klassisk ekonomistyrning i vinstdrivande organisationer. Något vi uppmärksammat är att forskning om ekonomistyrning i ideella

(32)

föreningar inte är lika utbredd. Här krävs det enligt oss mer forskning om hur ideella föreningar arbetar med ekonomiska styrningsverktyg.

(33)

4. Empiri

Detta kapitel presenterar den insamlade empirin som har erhållits via de genomförda intervjuerna med respondenterna. Vidare har vi sammanställt svar vi fått från respondenterna och valt att dela upp varje förening för sig för att kunna få studien mer strukturerad. Empirin tillsammans med avsnittet teori utgör underlag för de analyser som presenteras i nästkommande kapitel.

4.1 Pukebergs BK

Intervjun skedde den 21 april 2020 med Pukeberg BK:s kassör Jan Söderberg. Intervjun var en personlig kontakt som ägde rum i ett av omklädningsrummen. Material har även inhämtats från förra årets resultatrapport som vi blev försedda med.

4.1.1 Organisationen

Pukebergs BK bildades för 90 år sedan, den 11 maj 1930. Fotbollsklubben ligger i Nybro, Kalmar län och har ungefär 200 medlemmar. Deras anläggning består av två elva-mannaplaner, en klubbstuga och omklädningsrum som de bedriver själva med hjälp av bidrag från kommunen. Föreningen har ingen avlönad personal bara en arvoderad seniortränare. De använder sig inte heller av nyckeltal eftersom de anses av dem själva vara en för liten verksamheten.

4.1.2 Ekonomin i föreningen

Pukebergs BK omsättning år 2019 blev cirka 1 150 000 kr. Resultatrapporten för samma år visar ett plusresultat på lite över 150 000 kr. Deras största intäkter har varit de kommunala och statliga bidragen, men även sponsorer och lotteriförsäljning har varit en stor del av intäkterna. De största utgifterna under året har varit anläggningskostnader där lokalhyra, värme och städning är de stora posterna och sen även materialkostnader, som kan vara allt från ett nytt matchställ till tejp. Söderberg menar att den ekonomiska situationen är stabil och bra idag, deras ambition är att ha en kvarts miljon i buffert. Det finns ingen anledning att inneha för mycket likvida medel utan det ska investeras i de olika lagen och för att förbättra

(34)

anläggningen. De positiva inslagen han ser i deras ekonomiska arbete är att det som görs främjar alltid föreningens bästa och de visar gärna för de som vill bidra till föreningen att pengarna går till t.ex. underhållning av anläggningen och utrustning. Det negativa i deras arbete med ekonomin är att människors huvudsakliga anledning till att de är i föreningen är på grund av fotbollen och när ideell arbetskraft behövs är det ibland svårt att få personer att bidra. När sponsorpengar ska in är det många som måste hjälpas åt med ideell arbetskraft.

Söderberg menar att det hade varit bra med en person som tycker det är roligt och som är kunnig inom marknad som hade kunnat sköta sponsringen. Han påpekar även hur svårt det är att hitta en sådan person och som kan tänka sig att arbeta ideellt.

4.1.3 Ekonomistyrning

4.1.3.1 Budget

Pukebergs BK använder sig av budget och det har varit en trygghet för föreningen eftersom de har haft ramar att förhålla sig till enligt Söderberg. Den typ av budget som Pukeberg använder sig av är en resultatbudget. Budgeten är uppdelad i olika intäktsslag och vid utformningen av den tittar de på hur kostnaderna de haft i år kan komma att öka eller minska till nästa år. Sen är en viktig fråga om de vill förbättra någon del, för att sedan ha det i beaktning när budgeten utformas. Budgeten utformas som att föreningen ska få ett netto nollresultat, men förhoppning i föreningen är att få ett överskott. Budgetens största uppgift är att vara ett verktyg för dem till att komma förberedda inför nästa säsong. Därefter planeras aktiviteter som genererar intäkter till föreningen. Deras budget upprättas alltid efter fotbollssäsongens slut i september. De tittar tillbaka på de nio första månaderna på det året och blickar sedan fram ett år i tiden och utformar en budget utifrån det. De justerar inte budgeten men en uppföljning av budgeten sker sedan månadsvis under säsongen, alltså åtta gånger på ett år. Det finns en punkt i protokollet angående budget som Söderberg går igenom om det är något speciellt som hänt angående de stora posterna. Budgetansvaret ligger hos styrelsen i föreningen, men Söderberg är den som har huvudansvaret. Skulle han märka att det är något som avviker från de budgeterade värdena så gäller det för honom att “lägga i bromsen” och underrätta resten av styrelsen där ett beslut måste fattas. En sådan situation har