Effektiv förvaltning

1/5

KS § 222 D.nr. KS/2021:243-019

Effektiv förvaltning

Beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att

1. investeringsbudgeten för Strängnäs fastighets AB i flerårsplan 2022-2024 utökas med 63 000 000 kronor.

Kommunstyrelsen beslutar att

2. starta projektet Effektiv förvaltning.

Yrkanden

Jan Rudengren (L) yrkar avslag till liggande förslag.

Jan Rudengren (L) yrkar på tillägg enligt följande:

Innan ytterligare medel tillförs och beslut att starta projektet ”Effektiv förvaltning” skall en fullständig investeringskalkyl göras som spänner över 10-15 år.

Kenneth Larsson (M) yrkar bifall till liggande förslag.

Beslutsgång

Ordföranden ställer bifall mot avslag till liggande förslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

Ordförande ställer bifall mot avslag till Jan Rudengrens (L) tilläggsyrkande och finner att kommunstyrelsen avslår tilläggsyrkandet.

Reservationer

Jan Rudengren (L) reserverar sig mot beslutet.

Beskrivning av ärendet

I samband med projektet Bildningscentrum genomfördes en behovsanalys av kommunhusets arbetssätt och utformning. Genom intervjuer och workshops med en referensgrupp för kommunhuset samt projekt- och styrgrupp för projektet identifierades bland annat en vision, projektmål och effektmål för ett framtida kommunhus.

Strängnäs kommunhus är byggt 1994 och är i stort behov av ombyggnad för att kunna erbjuda lokaler som välkomnar besökare och understödjer det samarbete och effektiva arbetssätt som förstudien identifierade. Byggnaden består utav två L-formade huskroppar som genom åren har genomgått ett antal ombyggnader vilket har resulterat i att huset idag är svårorienterat, ineffektivt och icke

2/5 ändamålsenligt för dagens arbetssätt. Vidare saknas platser för formella och informella möten som dagens samhälle kräver.

Strängnäs kommun är som många andra offentliga organisationer och företag inom näringslivet inne i en stor förändring kopplat till vårt arbetssätt.

Förutsättningar har förändrats och bland annat distansarbetet är nu en naturlig del av dagens arbetsliv.

I den förstudie som genomfördes parallellt med Bildningscentrum identifierades ett behov av att vidare analysera verksamheternas behov och krav. Att utforma en arbetsplatsstrategi är också viktigt för att kommunens verksamheter ska kunna möta både utmaningar och mål.

En arbetsplatsstrategi är en strategi för hur kommunen medvetet väljer att använda sin fysiska miljö för att nå dessa mål. En framgångsrik arbetsplatsstrategi tar alltid sitt avstamp i den egna organisationen genom att undersöka svaret på:

 Vilka är våra framtida utmaningar?

 Hur bör våra arbetssätt utvecklas?

 Vilken är den bästa utformningen av den digitala och fysiska arbetsplatsen?

En framgångsrik arbetsplatsstrategi skapar ett positivt samspel mellan platsen, människan och tekniken samt möter en kommuns behov.

Tidigare projekt för förändrat arbetssätt inom offentlig förvaltning har påvisat vikten av ett tydligt uppdrag finns samt att det finns tydliga effektmål som är relevanta och går att följa upp.

Några av de effektmål som beskrivs i förstudien är:

 Ökat samarbete mellan kommunkoncernens verksamheter (för maximerad invånarnytta).

 Flexibel arbetsplats tillgänglig för fler kommunala verksamheter.

 Minskad klimatpåverkan.

 Ökad möjlighet till utveckling av nya arbetssätt.

3/5

 Mer jämlik tillgång till kommunal service och information för invånarna genom att samla koncernens verksamheter på en plats.

 Ökad servicenöjdhet och förtroende hos invånare.

 Ökad hälsa och välbefinnande hos medarbetarna.

 Ökade möjligheter för spontana möten.

 Lägre personalomsättning och ökade möjligheter till rekrytering och kompetensförsörjning.

 Minskade lokalkostnader genom samnyttjande och samverkan.

 Minskade lokalkostnader genom effektivare lokaler.

 Fler medarbetare får plats i kommunhuset vilket leder till bättre samarbete (och lägre lokalkostnader).

 Ökad självupplevd produktivitet.

Andra effekter som projektet kan medföra:

 Minskade sjukskrivningar vilket medför att sjukskrivningsrelaterade kostnader minskar

 Underhållsbehovet av kommunhuset blir mindre de kommande 15 åren vilket kan möjliggöra att andra lokalers underhåll kan prioriteras.

Lokalstyrningsprocess

Strängnäs kommun arbetar på ett systematiskt sätt med lokalförsörjning för verksamheterna. Utgångspunkten är att tillfredsställa verksamheternas lokalbehov inom ramen för den ekonomiska planen, verksamhetsutvecklingen och politiska prioriteringar. Detta arbete beskrivs i den så kallade

lokalstyrningsprocessen.

Processens faser är framtagna utifrån riktlinjerna för samarbetet mellan Strängnäs kommun och Strängnäs fastighets AB (SFAB) och den

projektstyrningsmodell som finns beslutad för kommunen. Varje processteg finns beskrivet på ett överskådligt sätt och det framgår tydligt vilka underlag som behövs, vilken grupp som ska bereda ärenden, vilka beslut som ska fattas och hur ärenden ska dokumenteras.

Verksamhetsanpassningar (inkluderat ny-, om- och tillbyggnader) delas upp i följande faser:

- Förberedelsefas

4/5 - Utredningsfas

- Projekterings- och anskaffningsfas - Genomförandefasen

- Uppföljningsfasen

Enligt processen ska bland annat en investeringsram och ett förslag på hur projektet ska finansieras finnas med i underlaget innan ett projekt kan gå vidare till utredningsfasen.

En utredning tar sedan fram ett beslutsunderlag som består av bland annat:

 Tekniska handlingar

 Möblerad ritning

 Tidplan

 Energieffektiviseringsåtgärder samt beräknad energiförbrukning/kvm

 Livscykelanalys

 Kostnadskalkyl

 Hyreseffekt.

Utredningen ligger sedan till grund för ett beslutsunderlag till kommunstyrelsen om att gå vidare till projektering och anskaffningsfas. I denna fas tas exakta underlag och ritningar fram och entreprenaden upphandlas.

När upphandlingen är genomförd krävs ett beslut att gå vidare till utförandfasen, det vill säga byggnation. Är den upphandlade kostnadsberäkningen större än beslutad investeringsram ska ärendet åter till kommunstyrelsen för beslut, annars fattas beslutet av den strategiska planeringsgruppen (SPG).

Delar av investeringen kommer vara i form av reinvesteringar eller tidigarelagt underhåll i fastigheten och så kallat komponentutbyte. Till exempel ska

ventilationen i huset förstärkas, fönster bytas och i stort sett alla ytskikt förändras.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Att anpassa kommunhuset har under förberedelsefasen bedömts till cirka 163 000 000 kronor. I nuvarande flerårsplan finns 100 000 000 kronor avsatta för projektet. Beslutet enligt att-sats 1 innebär att ramen för projektet utökas med 63 000 000 kronor.

I utökningen ingår en kostnad för att rekrytera en intern projektledare.

Projektledare krävs för att skapa rätt förutsättningar och förbereda för övergången till det nya arbetssättet. Kostnaden för detta uppskattas till 3 000 000 kr under en treårsperiod (1 000 000 kr/år).

5/5 förändringsprocessen och utbildningen av medarbetare. Kostnaden bedöms uppgå till 2 000 000 kr (cirka 1 000 000 kronor/år). Beslutet enligt att-sats 2 innebär att kostnaden för detta ska arbetas in i kommunstyrelsens driftsbudget för 2022 och 2023.

De verksamheter som inkluderades i förstudien har i dag en total hyreskostnad på sammanlagt cirka 15 000 000 kronor per år. Hyreskostnaderna för

verksamheterna beräknas vara cirka 11 500 000 kronor per år efter genomfört projekt. Det skulle innebära en beräknad besparingseffekt på 3 500 000 kr per år.

Beslutet innebär att kommunen kan säga upp flera hyreskontrakt med externa fastighetsägare då verksamheterna får plats i det kommunala fastighetsbolagets egna lokaler.

Övriga konsekvenser

Ett nytt arbetssätt behöver tränas in successivt. Det krävs både träning och handledning samt att medarbetarnas delaktighet i förändringsprocessen behöver vara säkerställd. För detta krävs att medarbetare i kommunkoncernens

verksamheter blir involverade tidigt. Grovt uppskattat motsvarande detta 1 000 h (under en tvåårsperiod) för olika deltagande i projekt, delprojekt och

utbildningar.

Uppföljning

Uppföljning sker inom projektorganisationen för projektet.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Förslag till beslut om fortsatt arbete med effektiv förvaltning., 2021-04-29

Rapport, KH BC Förstudie del 1-2 lätt, 2020-07-03 Rapport, KH Förstudie del 3-4 lätt, 2020-07-03

Rapport, Bilaga 1 Tidplan BC KH Förstudie, 2020-06-12

Rapport, Bilaga 2 Kostnadsbedömning BC KH Förstudie, reviderad 200604, 2020-04-28

Rapport, Bilaga 3B LCC analys Kommunhus, 2020-06-11

Rapport, Bilaga 5 Strängnäs kommunhus förstudie utredning K V B, 2020-06-09 Beslutet skickas till

Kommunfullmäktige SFAB

2021-04-29 1/5 Handläggare

Christoffer Zander 0152-29102

Effektiv förvaltning – Förändrat arbetssätt

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att

1. investeringsbudgeten för Strängnäs fastighets AB i flerårsplan 2022-2024 utökas med 63 000 000 kronor.

Kommunstyrelsen beslutar att

2. starta projektet Effektiv förvaltning.

Beskrivning av ärendet

I samband med projektet Bildningscentrum genomfördes en behovsanalys av

kommunhusets arbetssätt och utformning. Genom intervjuer och workshops med en referensgrupp för kommunhuset samt projekt- och styrgrupp för projektet

identifierades bland annat en vision, projektmål och effektmål för ett framtida kommunhus.

Strängnäs kommunhus är byggt 1994 och är i stort behov av ombyggnad för att kunna erbjuda lokaler som välkomnar besökare och understödjer det samarbete och

effektiva arbetssätt som förstudien identifierade. Byggnaden består utav två L-

formade huskroppar som genom åren har genomgått ett antal ombyggnader vilket har resulterat i att huset idag är svårorienterat, ineffektivt och icke ändamålsenligt för dagens arbetssätt. Vidare saknas platser för formella och informella möten som dagens samhälle kräver.

Strängnäs kommun är som många andra offentliga organisationer och företag inom näringslivet inne i en stor förändring kopplat till vårt arbetssätt. Förutsättningar har förändrats och bland annat distansarbetet är nu en naturlig del av dagens arbetsliv.

I den förstudie som genomfördes parallellt med Bildningscentrum identifierades ett behov av att vidare analysera verksamheternas behov och krav. Att utforma en

En arbetsplatsstrategi är en strategi för hur kommunen medvetet väljer att använda sin fysiska miljö för att nå dessa mål. En framgångsrik arbetsplatsstrategi tar alltid sitt avstamp i den egna organisationen genom att undersöka svaret på:

 Vilka är våra framtida utmaningar?

 Hur bör våra arbetssätt utvecklas?

 Vilken är den bästa utformningen av den digitala och fysiska arbetsplatsen?

En framgångsrik arbetsplatsstrategi skapar ett positivt samspel mellan platsen, människan och tekniken samt möter en kommuns behov.

Tidigare projekt för förändrat arbetssätt inom offentlig förvaltning har påvisat vikten av ett tydligt uppdrag finns samt att det finns tydliga effektmål som är relevanta och går att följa upp.

Några av de effektmål som beskrivs i förstudien är:

 Ökat samarbete mellan kommunkoncernens verksamheter (för maximerad invånarnytta).

 Flexibel arbetsplats tillgänglig för fler kommunala verksamheter.

 Minskad klimatpåverkan.

 Ökad möjlighet till utveckling av nya arbetssätt.

 Ökad stolthet för Strängnäs kommun bland medarbetare och invånare.

 Mer jämlik tillgång till kommunal service och information för invånarna genom att samla koncernens verksamheter på en plats.

 Ökad servicenöjdhet och förtroende hos invånare.

 Ökad hälsa och välbefinnande hos medarbetarna.

 Ökade möjligheter för spontana möten.

 Lägre personalomsättning och ökade möjligheter till rekrytering och kompetensförsörjning.

 Minskade lokalkostnader genom samnyttjande och samverkan.

 Minskade lokalkostnader genom effektivare lokaler.

 Fler medarbetare får plats i kommunhuset vilket leder till bättre samarbete (och lägre lokalkostnader).

 Ökad självupplevd produktivitet.

Andra effekter som projektet kan medföra:

 Minskade sjukskrivningar vilket medför att sjukskrivningsrelaterade kostnader minskar

 Underhållsbehovet av kommunhuset blir mindre de kommande 15 åren vilket kan möjliggöra att andra lokalers underhåll kan prioriteras.

Lokalstyrningsprocess

Strängnäs kommun arbetar på ett systematiskt sätt med lokalförsörjning för verksamheterna. Utgångspunkten är att tillfredsställa verksamheternas lokalbehov inom ramen för den ekonomiska planen, verksamhetsutvecklingen och politiska prioriteringar. Detta arbete beskrivs i den så kallade lokalstyrningsprocessen.

Processens faser är framtagna utifrån riktlinjerna för samarbetet mellan Strängnäs kommun och Strängnäs fastighets AB (SFAB) och den projektstyrningsmodell som finns beslutad för kommunen. Varje processteg finns beskrivet på ett överskådligt sätt och det framgår tydligt vilka underlag som behövs, vilken grupp som ska bereda ärenden, vilka beslut som ska fattas och hur ärenden ska dokumenteras.

Verksamhetsanpassningar (inkluderat ny-, om- och tillbyggnader) delas upp i följande faser:

- Förberedelsefas - Utredningsfas

- Projekterings- och anskaffningsfas - Genomförandefasen

- Uppföljningsfasen

Enligt processen ska bland annat en investeringsram och ett förslag på hur projektet ska finansieras finnas med i underlaget innan ett projekt kan gå vidare till

utredningsfasen.

En utredning tar sedan fram ett beslutsunderlag som består av bland annat:

 Livscykelanalys

 Kostnadskalkyl

 Hyreseffekt.

Utredningen ligger sedan till grund för ett beslutsunderlag till kommunstyrelsen om att gå vidare till projektering och anskaffningsfas. I denna fas tas exakta underlag och ritningar fram och entreprenaden upphandlas.

När upphandlingen är genomförd krävs ett beslut att gå vidare till utförandfasen, det vill säga byggnation. Är den upphandlade kostnadsberäkningen större än beslutad investeringsram ska ärendet åter till kommunstyrelsen för beslut, annars fattas beslutet av den strategiska planeringsgruppen (SPG).

Delar av investeringen kommer vara i form av reinvesteringar eller tidigarelagt underhåll i fastigheten och så kallat komponentutbyte. Till exempel ska ventilationen i huset förstärkas, fönster bytas och i stort sett alla ytskikt förändras.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Att anpassa kommunhuset har under förberedelsefasen bedömts till cirka

163 000 000 kronor. I nuvarande flerårsplan finns 100 000 000 kronor avsatta för projektet. Beslutet enligt att-sats 1 innebär att ramen för projektet utökas med 63 000 000 kronor.

I utökningen ingår en kostnad för att rekrytera en intern projektledare. Projektledare krävs för att skapa rätt förutsättningar och förbereda för övergången till det nya arbetssättet. Kostnaden för detta uppskattas till 3 000 000 kr under en treårsperiod (1 000 000 kr/år).

För att få en lyckad förändringsprocess i projektet Effektiv förvaltning är det av vikt att resurser avsätts internt och externt. Extern expertis krävs för att leda

förändringsprocessen och utbildningen av medarbetare. Kostnaden bedöms uppgå till 2 000 000 kr (cirka 1 000 000 kronor/år). Beslutet enligt att-sats 2 innebär att kostnaden för detta ska arbetas in i kommunstyrelsens driftsbudget för 2022 och 2023.

De verksamheter som inkluderades i förstudien har i dag en total hyreskostnad på sammanlagt cirka 15 000 000 kronor per år. Hyreskostnaderna för verksamheterna beräknas vara cirka 11 500 000 kronor per år efter genomfört projekt. Det skulle innebära en beräknad besparingseffekt på 3 500 000 kr per år. Beslutet innebär att kommunen kan säga upp flera hyreskontrakt med externa fastighetsägare då verksamheterna får plats i det kommunala fastighetsbolagets egna lokaler.

Övriga konsekvenser

Ett nytt arbetssätt behöver tränas in successivt. Det krävs både träning och

handledning samt att medarbetarnas delaktighet i förändringsprocessen behöver vara säkerställd. För detta krävs att medarbetare i kommunkoncernens verksamheter blir involverade tidigt. Grovt uppskattat motsvarande detta 1 000 h (under en

tvåårsperiod) för olika deltagande i projekt, delprojekt och utbildningar.

Uppföljning

Uppföljning sker inom projektorganisationen för projektet.

Beslutsunderlag

Rapport, KH BC Förstudie del 1-2 lätt, 2020-07-03 Rapport, KH Förstudie del 3-4 lätt, 2020-07-03

Rapport, Bilaga 1 Tidplan BC KH Förstudie, 2020-06-12

Rapport, Bilaga 2 Kostnadsbedömning BC KH Förstudie, reviderad 200604, 2020- 04-28

Rapport, Bilaga 3B LCC analys Kommunhus, 2020-06-11

Rapport, Bilaga 5 Strängnäs kommunhus förstudie utredning K V B, 2020-06-09

Beslutet skickas till Kommunfullmäktige SFAB

Per Malmquist Christoffer Zander

Ekonomichef Lokalstrateg

Strängnäs 2020-07-03

Del 1-2 Analys, vision och mål, dimensionering

Innehåll

D E L 1 O C H D E L 2

I N L E D N I N G 3

P R O C E S S O C H O R G A N I S AT I O N 4

F Ö R U T S ÄT T N I N G A R 5 - KO M M U N E N S F L E R Å R S P L A N - SA M M A N D R AG 6

- T I D P L A N 7

- O R G A N I SAT I O N 8

W S1P G E M E N S A M M Å L B I L D 9

S TA D S A N A LYS O C H TO M T E R 11 - P L A N E R I N G S U N D E R L AG

- S TA D S U T V EC K L I N G O C H P L AC E R I N G

- K A PAC I T E T S B E D Ö M N I N G A LT E R N AT I VA TO M T E R

H Å L L B A R H E T 15

- H Å L L B A R H E T S P R O G R A M

- H Å L L B A R H E T SWO R KS H O P KO M M U N H U S

- H Å L L B A R H E T SWO R KS H O P B I L D N I N G S C E N T R U M

S T R Ä N G N Ä S KO M M U N , A N A LYS 20 - F Ö R U T SÄT T N I N G A R

- O R G A N I SAT I O N O C H V E R KSA M H E T - V I S I O N O C H VÄ R D EG R U N D

- DAG E N S V E R KSA M H E T - B E F I N T L I G BYG G N A D

- WS1K F R A M T I D E N S A R B E T S M I L J Ö E R - U T B L I C K

B I L D N I N G S C E N T R U M , A N A LYS 3 9 - T H O M AS GY M N AS I E T, V E R KSA M H E T O C H LO K A L E R

- V U X E N T U B I L D N I N G E N , V E R KSA M H E T O C H LO K A L E R - SÄ R S KO L A N , V E R KSA M H E T O C H LO K A L E R

- V E R KSA M H E T S I D É

- I N T E R VJ U L E D N I N G S G R U P P

- WS1B F R A M T I D E N S L Ä R A N D E M I L J Ö E R - U T B L I C K

ÖV R I G A H A N D L I N G A R O C H B I L AG O R

D E L 3 O C H 4 KO M M U N H U S S E S E PA R AT D O K U M E N T

D E L 3 O C H 4 B I L D N I N G S C E N T R U M S E S E PA R AT D O K U M E N T

B I L AG O R

B I L AG A 1 T I D P L A N G E N O M F Ö R A N D E B I L AG A 2 KO S T N A D S B E D Ö M N I N G

B I L AG A 3A LC C A N A LYS B I L D N I N G S C E N T R U M B I L AG A 3 B LC C A N A LYS KO M M U N H U S

B I L AG A 4 B I L D N I N G S C E N T R U M - T I D I G E N E R G I A N A LYS B I L AG A 5 KO M M U N H U S - KO N S T R U K T I O N , V VS , B R A N D B I L AG A 6 S TA D SA N A LYS F I N N I N G E R O N D E L L E N

B I L AG A 7 U T R E D N I N G S F R ÅG O R T I L L P R O G R A M S K E D E T 20200703

Inledning

Uppdrag, bakgrund och syfte

Vision Strängnäs kommun:

”Tillsammans och med invånarnyttan i fokus skapar vi framtidens hållbara kommun i hjärtat av

Mälardalen.”

Strängnäs kommun vill undersöka möjligheten att bygga nytt och/eller bygga om för att skapa kostnadseffektiva och ändamålsenliga lokaler för sina verksamheter. Bakgrunden är dels de höga hyreskostnaderna, det perifera läget och de svårutnyttjade lokalerna på Campus, dels att kom- munhuset inte utnytjas till sin fulla potential. Nuvarande hyreskontrakt på Campus löper ut 2023, vilket ger en mycket knapp tidplan för beslut, pro- jektering och byggnation.

Ur White arkitekters kontrakt med Strängnäs kommun:

”Projektet har till syfte att säkra effektiva och väl anpassade lokaler för ett bildningscentrum och/eller kommunorganisationen i Strängnäs.”

Mot bakgrund av flera rapporter och utredningar tog kommun styrelsen 2019-10-02 bl a beslut om att:

• Starta en förstudie med inriktningen att nuvarande kommunhus an- passas och byggs om till ett nytt bildningscentrum och att ett nytt kommunhus byggs vid Resecentrum i Strängnäs.

• Förstudien, om alternativet enligt ovan bedöms olämpligt eller omöjligt att genomföra, istället fokuserar på att ett nytt bildningscentrum upp- förs i området vid Resecentrum;

• Parallellt med förstudien fortsätta de pågående hyresförhandlingar- na med hyresvärden för lokalerna på Campus med målet att få en vä- sentligt lägre kvadratmeterhyra;

• Ge miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att påbörja de- taljplanearbete för att möjliggöra ny markanvändning enligt förstudi- ens intentioner.

Förstudien skall mynna ut i ett förslag som kan ligga till grund för beslut och fortsatt arbete med programhandling. Arbetet startade i januari 2020 och beräknas pågå till juni 2020.

Nuläge

Under arbetets gång har beslut tagits om att ett nytt Bildningscentrum vid resecentrum är huvudalternativet. Nybyggnad vid Finningerondellen är en reservplan, ifall alternativet vid resecentrum blir svårt att genomföra.

Detta betyder även att kommunhuset stannar i nuvarande byggnad, som byggs om.

Drivkraften för både kommunhus och bildningscentrum är minskade hyreskostnader. Att bygga nytt och bygga om är dyrare per kvadratmeter än kostnaden per kvadratmeter i dag. Därför behöver antalet kvadratme- ter bli färre, och antalet personer per kvadratmeter öka. För att åstad- komma detta krävs effektivare lokaler och att flera verksamheter som idag sitter på olika platser samlas under samma tak. På så sätt kan både kommunhus och bildningscentrum dra nytta av samverkan och samutnytt- jande, med mindre lokalbehov och lägre kostnader som följd. Detta kan åstadkommas med ett nybyggnadsprojekt för Bildningscentrum och ett ombyggnadsprojekt för kommunhuset. Det innebär initialt stora investe- ringar, men kan ge stora besparingar på hyreskostnaderna. På köpet ges möjligheten att utforma bättre fungerande lokaler och verksamheter, med högre attraktivitet för medarbetare, elever och medborgare.

Målbild

På en inledande workshop med styr- och projektgrupp formulerades föl- jande målbild för arbetet:

• En levande stadskärna

• Ett attraktivt gymnasium och vuxenutbildning

• Kommunhuset - en attraktiv arbetsplats och arbetsgivare

• Förändrade arbetssätt, både för Kommunhus och Bildnings- centrum

• Långsiktigt hållbar ekonomi i effektiva och ända målsenliga lokaler

• Realistisk tidplan för detaljplan, inflyttning, organisationsförändring

Denna rapport avser arbetet under fas 1 och 2 i förstudien, då fokus le- gat på att formulera verksamheternas vision, mål och behov, samt dess- as översättning till en korrekt dimensionering.

Process och organisation

P R O C E S S

Processen genomförs i fyra delar: Del 1 Analys, del 2 Formulera vision och mål samt verksamhetsbeskrivning och dimensionering, del 3 Skapa handlingsalternativ och vägval samt del 4 Samman fatta och paketera. Genom metoden strategisk lokalplanering skapas en gemensam syn på mål och vision och väl underbyggda beslutsun- derlag tas fram. Verksamhetens mål kopplas till den fysiska miljöns funktion, utformning och fastighetsekonomi.

Denna rapport sammanfattar del 1 Analys och redovisar del 2 i sin helhet.

A K T I V I T E T E R

I N T E RVJ U E R

2020-01-22 Intervju med ledningsgrupp Gymnasium och Vuxenutbildning

2020-01-22 Intervju med gymnasielever

2020-02-05 Intervjuer med representanter för de olika kontoren och avdelningarna.

2020-02-25 Intervjuer med rektorer för Thomasgymnasiet och Vuxenutbildningen.

WO R K S H O P S

Flera workshops har genomförts som en del av analysfasen.

2020-01-21 WS1P Syfte och förutsättningar med förstudien 2020-02-05 WS1B Framtidens lärandemiljöer Bildningscentrum 2020-02-12 WS1K Framtidens arbetsmiljöer Strängnäs kommun 2020-03-04 WS2KB och WS2K Hållbarhet, vision och mål - verksamheten

2020-03-18 WS2P Hållbarhet, vision och mål - projektet

P R E S E N TAT I O N E R

Kick-off med politiker 2020-01-27

O R G A N I SAT I O N Styrgrupp:

Lars Ekström. kommundirektör Per Malmquist, ekonomichef Tony Lööw, KC utbildningskontoret

Marie Jonsson, KC samhällsbyggnadskontoret Tarja Bergvist, VD SFAB

Christoffer Zander, sammankallande Projektgrupp:

Erik Torvén, projektledare White arkitekter

Christoffer Zander, lokalstrateg, Strängnäs kommun Sara Rowa, SFAB

Daniel Sand, SFAB

Anna Liljehag, verksamhetsansvarig Bildningscentrum Emma Hjelm, verksamhetsansvarig Kommunhus Sandra Vesterdal, kommunikationsansvarig Klara Frosterud, assisterande projektledare 1 Anders Arfvidsson, assisterande projektledare 2

STRATEGISK LOKALPLANERING

4. SAMMANFATTA

Projektets ramar och förutsättningar

1 ANALYS VERKSAMHET

LOKALER/PLATS EKONOMI

HÅLLBARHET

3. SKAPA

Vision Mål Strategier

Bearbeta

2 FORMULERA

Vägval

Process förstudie

Förutsättningar

GYMNASIESKOLAN

Läroplan, examensmål och gymnasiegemensamma ämnen för gymnasieskola 2011

Övriga underlag och utredningar

Flerårsplan 2020-2022

Kulturpolitiskt program 2018-2021 Skolutvecklingsprogram 2023 Långsiktig ekonomisk planering Vision

Värdegrund Brobygget

Utredning om framtiden för Campus och Thomas  2017-10-02 Utredning av alternativ till Campus  2019-09-06

Läroplan för vuxenutbildningen 2012

VUXENUTBILDNINGEN

Läroplaner

En hållbar utveckling

Illustration över Översiktsplanens fokusområden

2030 är Strängnäs kommun en plats för boende, bildning och besök – en plats som präglas av social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet.

”Hållbar utveckling för Strängnäs kommun innebär vi ska använda våra gemensamma resurser på ett sådant sätt att vi inte äventyrar kommande generationers möjligheter till utveckling. Strängnäs har som hållbar kommun ett både offensivt och innovativt förhållnings- sätt till hållbarhet.”

Arbetet i Strängnäs kommun ska utföras utifrån ett långsiktigt håll- bart perspektiv baserat på Agenda 2030 och de globala målen ge- nom att integrera dessa i respektive verksamhetsplan, kontorsplan och arbetsplan. Detsamma gäller för översiktsplanens fokusområ- den. En grundförutsättning för arbetet är en brett förankrad kun- skapsbas och ett medvetande om hållbarhet kopplat till respektive verksamhet.

Ur flerårsplan 2020-2022

Översiktsplan/utvecklingsplan

6 / Översiktsplan för Strängnäs kommun 2014 - Populärversion

UtVecklingSStrategi

Läggesta Mariefred Åkers styckebruk

Avståndsmarkering 5-3-1 km från stationslägen Bebyggelsekoncentrationer kring stationslägen, 1-3 km Utredningsområden för ny bebyggelse inom/intill befintliga strukturer Noder och stråk för huvudsaklig landsbygdsutveckling Särskilt goda anslutningsmöjligheter till stationslägen Viktiga sambandslänkar

Befintliga och eventuella framtida förbindelsestråk

Stallarholmen Strängnäs stad

Länna Härad

Vansö-Lundby

5 km

50%

30%

10%

10%

Från Översiktsplanens utvecklingsstrategi:

• Fortsätt att stärka utvecklingen runt kommunens järn- vägsstationer

• Främja ett levande stadsliv i kommunens centralort

Centrumutvecklingsprogram

för

Strängnäs stads stadskärna

2015-05-25

Kommunens flerårsplan

2030 är Strängnäs kommun en plats för boende, bildning och besök – en plats som präglas av social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet.

Målbilden för Strängnäs 2030 är framtagen av den politiska

ledningen och förvaltningsledningen, där även samtliga chefer och politiker i Strängnäs kommun haft möjlighet att påverka innehållet.

Utifrån önskat läge 2030 har ett antal kommunövergripande mål sammanfattas i flerårsplan 2020-2022. Ett antal av dessa är särskilt relevanta för projektet.

Strängnäs kommun ska:

• Nå klimatneutralitet 2040

• Öka tilliten för kommunen hos invånare genom en väl utvecklad medborgardialog och ökad delaktighet i utformningen av kom- munens tjänster

• Vara en förebild inom hållbarhet

• Ha ett ökat kretsloppstänkande och arbeta mot cirkulär ekonomi

• Ha en god kompetensförsörjning, låg personalomsättning och höga frisktal

• Erbjuda en god arbetsmiljö präglad av tillit, innovation och krea- tivitet – där medarbetarna är stolta över sin kommun

• Erbjuda en likvärdig och god service till invånare – där invånarna är stolta över sin kommun

• Ta tillvara på digitaliseringens möjligheter att stärka kommunens ekonomiska ställning genom ändrade arbetssätt

• Ta ett gemensamt samhällsansvar med våra elevers likvärdiga möjligheter till bildning i centrum.

• Arbeta för en säker och trygg miljö för invånare, företagare och besökare

• Stärka folkhälsan hos invånare och medarbetare

• Uppmuntra investeringar i solenergianläggningar

Tidplan, rev. E

Förstudie Bildningskvarter och Kommunhus, Strängnäs rev E‐20‐03‐05

Projektupplägg januari februari mars april maj juni

Upplägg skede 1 och 2  50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Projektledning

Projektplan, tider, process, organisation, avtal Validering av underlag och förutsättningar Politisk förankring

Kommunikation

Analys, mål och dimensionering (12v) Stads‐ och platsanalys

Hållbarhetsprogram

Kick‐off Kick‐off 27/1 13‐14 med politiken

WS 1P: Syfte och förutsättningar (PG+SG) WSP1 21/1 kl.8‐10

WS 1K Framtidens arbetsmiljöer och samverkan (RGB+PG+SG) WS1K 12/2 11‐16

WS 2P Hållbarhet, vision och mål (PG + SG) WS2P 11/3 kl 13‐16

Möten

Styrgrupp (SG) SG1 10/2 SG2 31/3 kl 10.30‐12 SG3 28/4 kl 9 SG4 15/6 kl 13

Projektgrupp (PG) PG1 PG2 PG3 PG4 PG5 PG6 27/3 PG7 PG8 PG9 PG10 PG11

Bildningscenter

Analys: Verksamhet, bef. lokaler, omvärld Verksamhetsbeskrivning

Lokalprogram med samband och tekniska funktionskrav

Sammanställning del 1 och 2, Analys, vision och mål, dimensionering

Intervjuer referensgrupp  4 st grupper  intervjuer 22/1 kl 13‐17

WS 1B Framtidens lärandemiljöer och samverkan WS1B 7/2 kl. 9‐12

WS 2B Hållbarhet, vision o mål verksamhet WS2B 4/3 kl. 15‐17

Avstämning lokalprogram/verksamhetsbeskrivning   Avstämning 18/3 kl 13‐15

Kommunhus

Analys: Verksamhet, bef. lokaler, omvärld Verksamhetsbeskrivning

Lokalprogram med samband och tekniska funktionskrav

Sammanställning del 1 och 2, Analys, vision och mål, dimensionering

Intervjuer referensgrupp  4 st grupper  intervjuer 5/2  kl 11‐16.30

WS 1K Framtidens arbetsmiljöer och samverkan WS1K 12/2 11‐16

WS 2K Hållbarhet, vision och mål verksamhet WS2K 4/3 kl 13‐14.30

Avstämning intern lokalprogram/verksamhetsbeskrivning Avstämning 24/3 kl 13‐15

Avstämning extern lokalprogram/verksamhetsbeskrivning Avstämning 25/3 kl 11‐14

Koncept, volymstudier, handlingsalternativ Koncept, volymstudier, handlingsalternativ Val av koncept resp. handlingsalternativ Bearbetning o presentation

Slutleverans Grov kalkyl  LCC

1 ANALYS 2 FORMULERA 3 SKAPA 4 SAMMANFATTA

2 0 2 0 - 07- 0 3 F Ö R S T U D I E S T R Ä N G N Ä S KO M M U N H U S O C H B I L D N I N G S C E N T R U M D E L 1 O C H 2

Organisation

REFERENSGRUPP BILDNINGSCENTER

Anna Liljehag, Verksamhetsansvarig Bildningscenter, Utbildningskontoret

Daniel Moberg, rektor gymnasium

Katrin Eriksson, biträdande rektor gymnasium Lena Puman, biträdande rektor gymnasium

Rose-Marie Heiskanen, biträdande rektor vuxenutbildning

Bengt Melin, rektor vuxenutbildning och representant språkcentrum Malin Tiger Nyrén, Lärarförbundet (gymnasiet)

Anders Svenson, LR (gymnasiet)

Marita Liljedal, medarbetare vuxenutbildning Sanna Hillerdal, medarbetare vuxenutbildning NN, medarbetare Aspen

NN, skolhälsa

Cina Tinker och Stefan Enjebo, representant särskola NN, pedagogisk utvecklare

NN, specialpedagog

Karin Lundell, kostchef alt Per-Ola Lech Anders Lorentz Pantzar, representant kultur

STYRGRUPP Lars Ekström. kommundirektör

Per Malmquist, ekonomichef Tony Lööw, KC utbildningskontoret

Marie Jonsson, KC samhällsbyggnadskontoret Tarja Bergvist, VD SFAB

Christoffer Zander, sammankallande

REFERENSGRUPP KOMMUN

Emma Hjelm, Verksamhetsansvarig Kommunhus, enhets- chef kontaktcenter

Christoffer Zander, lokalstrateg

Carin Berglund, Lokalsamordnare socialkontoret Karin Svensson, Jobbtorg socialkontoret

Marie Jonsson, kontorschef, samhällsbyggnadskontoret Anna Hammarström, miljöchef, samhällsbyggnadskontoret Lisa Schramm, representant utbildningskontoret

Christer Hermansson, kontorschef kulturkontoret Lena Thelin, chef HR

Jennie Enström, kanslichef Lena Mattsson, säkerhetschef

PO Lech, enhetschef måltid, TSK representant Elisabeth Swenneby, arkivarie kansliavdelningen Sandra Vesterdal, kommunikationsenheten Iréne Nordlander, IT enheten

David Lestander, ekonomiavdelningen Eva-Lena Jernberg, socialkontoret

PROJEKTGRUPP

Erik Torvén, projektledare White arkitekter Christoffer Zander, lokalstrateg, Strängnäs kommun Sara Rowa, SFAB

Daniel Sand, SFAB

Anna Liljehag, verksamhetsansvarig Bildningscenter Emma Hjelm, verksamhetsansvarig Kommunhus Sandra Vesterdal, kommunikationsansvarig Klara Frosterud, assisterande projektledare 1 Anders Arfvidsson, assisterande projektledare 2

SPECIALISTER

Moa Lindunger, social hållbarhet Caroline Cederström, hållbarhet Britta Holmblad, stadsanalys Cecilia Jarlöv, Landskapsarkitekt Lilly Duong, Aktiv kostnadsstyrning Ramböll: Konstruktör, VVS, Brand

SVEFA:

Fastighetsekonomi och Juridik Kommunikation

Verksamhets- utveckling

Politisk

information/förankring

Referensgrupp Stads- byggnad

Fastighet och detaljplan Stadsutveckling ÖP

Adjungerande representanter

Styrgrupp (SG):

Sätter upp ramar för projektet Beslutar om vision och mål

Beslutar om vägval o prioriteringar Beslutar om handlingsalternativ Förankrar på politisk nivå

Projektgrupp (PG):

Leds av projektledare

Verkställande och beslutsmässiga Tar fram förslag

Formulerar förslag vision och mål Förordar handlingsalternativ

Ansvar för intern och extern kommunikation Referensgrupper (RG):

Tar fram verksamhetsidé och verksamhets- beskrivning utifrån analys och workshop Representerar verksamheten

Förankrar i verksamheten

I N L E D N I N G O C H F Ö R U T S ÄT T N I N G A R

WS1P gemensam målbild

Syfte och förutsättningar

WO R K S H O P M E D S T Y R G R U P P O C H P R OJ E K TG R U P P

Plats och datum: Strängnäs kommunhus, 2020-01-21 Deltagare:

Styrgrupp:

Lars Ekström, ordförande, kommundirektör Per Malmquist, kontorschef ekonomiavdelningen Tony Lööw, kontorschef utbildningskontoret

Marie Jonsson, kontorschef samhällsbyggnadskontoret Tarja Bergqvist , VD SFAB

Projektgrupp:

Christoffer Zander, lokalstrateg

Anna Liljehag, verksamhetsansvarig Bildningscentrum

Jennie Enström, kanslichef (fd verksamhetsansvarig Kommunhus) Daniel Sand, projektchef SFAB

Sara Rowa, projektledare SFAB

Erik Torvén, projektledare White arkitekter

Klara Frosterud, assisterande projektledrare, White Anders Arfvidsson, assisterande projektledrare, White Syfte:

Att få en gemensam syn på förutsättningar och syfte med förstudien Bildningscentrum och Kommunhus i Strängnäs.

Agenda:

Bakgrund, Lars Ekström

Vision för Strängnäs, Marie Jonsson

Process förstudie, organisation och tider, White arkitekter Utmaningar - har vi förstått er rätt? White arkitekter

Övningar - Att få fram syftet med projektet

ÖVNING 1

Vad vill kommunen uppnå? Varför gör vi det här? Vilka drivkrafter finns?

Levande centrum i Strängnäs Utveckla staden

Skapa mötesplatser

Långsiktig hållbar ekonomi Lägre lokalkostnader

Mer pengar för kärnverksamhet Mindre externa hyresvärdar Bättre lokalutnyttjande

Attraktivt gymnasium och vuxenutbildning En gymnasieskola i framkant

Utbildning i toppklass Multifunktionella lokaler

Digitala arbetssätt (transformation) Bra kommunikationer (pendling) Bildningscentrum som är lätt att nå Ökad attraktivitet bland sökande elever Konkurrenskraftiga för elever och personal Attraktiv arbetsplats och arbetsgivare Mer användarvänliga lokaler (dynamiska) Bra arbetsmiljö i kommunhuset

Nytt kommunhus nära medborgarna Flexibla arbetsplatser för kommunhus Framtidens arbetsplats

Funktionellt och effektivt kommunhus

Fullt utnyttjande av lokalerna – få timmar dötid

Horisontella förutsättningar för framtida organisation - jobba över gränser

Konkurrenskraftig för medarbetare

ÖVNING 2

Vilka farhågor finns?

Ekonomiska mål uppnås inte Det blir för dyrt

Investeringens storlek Håller ej ekonomiska ramar Kostnaden – påverkar soliditeten Tidplanen håller inte

2023 är nära

Vi behöver ha en plan B

Utmaning med tid för detaljplan

Inte tillräckligt fokus för att leverera i tid/enl. plan Att viktiga aspekter missas pga. ont om tid Många inblandade som inte ser tidspressen Att beslut inte kommer tas

Val hösten 2022 – vad innebär det?

Svårt att förändra arbetssätt Motstånd i organisationen

Vi orkar inte förändra vårt arbetssätt

Vi lyckas inte kommunicera invånarnyttan Attraktiviteten för gymnasieskolan ökar inte

ÖVNING 3

Vilka möjligheter finns?

Levande stadskärna

Levande upplevelsebaserad stadskärna med hög attraktionskraft Utveckla staden med bildningscenter och kommunhus

Mer levande, centralt, bra kommunikationer Förfinad stadsmiljö

Läget

Attraktivt Strängnäs med Bildningscentrum och Kommunhus Ökad attraktion

Ökad attraktion som arbetsgivare Ökad attraktion för gymnasium

Nöjdare medarbetare i funktionella lokaler med bra arbetsmiljö Attraktiva arbetsplatser/verksamheter (både gymnasium och kom- munhus)

Lättare att attrahera elever

Genom digital transformation har vi en organisation för framtiden Kostnadseffektiva lokaler

Flexiblare lokaler som håller över tid trots ändrade förutsättningar Effektivare lokaler

Minskade kostnader – anpassade lokaler

Sammanlägga olika verksamheter för ökad invånarnytta

Möjliggör/frigör finansiering för andra viktiga områden inom kom- munverksamheten

SAMMANFATTNING Vad är viktigast?

• Stadsutveckling - levande stadskärna

• Bildningscentrum- attraktivt gymnasium och vuxenut- bildning

• Kommunhus - attraktiv arbetsplats och arbetsgivare

• Förändrade arbetssätt – både för Kommunhus och Bild- ningscentrum

• Långsiktig hållbar ekonomi – effektiva och ändamåls- enliga lokaler

• Realistisk tidplan – detaljplan, inflyttning, organisations- förändring

Stadsanalys

Planeringsunderlag

S T R Ä N G N Ä S VÄ X E R ! 4 40 0 0 I N VÅ N A R E 20 40

En Mälarkommun med drömläge, där dubbelspår ger nya möjligheter i ett regionalt perspektiv.

U T V E C K LI N G S S T R AT E G I N S H U V U D T E M A N :

1. Fortsätt att stärka utvecklingen runt kommunens järnvägsstationer i Strängnäs stad och Läggesta med Mariefred och Åkers styckebruk

2. Främja ett levande stadsliv i kommunens centralort

3. Skapa förutsättningar för Stallarholmen att utvecklas

4. Koppla samman kommunens delar/samhällen 5. Främja en levande landsbygd på ett hållbart sätt

T R A F I K S T R AT E G I N S P R I O R I T E R I N G S O R D N I N G AV T R A F I K S L AG

Vid uppbyggnad av transportsystemet ska priorite- ringsordningen vara gång-, cykel-, kollektiv- och bil- trafik.

F Ö R TÄTA S TA D E N – L Ä K A I H O P S TA D S D E L A R

• Södertäljevägen som kopplande utvecklingsstråk, ny planerad avfart vid E20 (1)

• Cykelstråk (2)

• Finningerondellen - entrén till staden

• Utbyggnadsområden runt resecentrum (5,6,7)

• Förtätning av stadskärnan/centrumutvecklings- strategi för hållbar utveckling och identitet

Illustrationer Utvecklinsstrategin

S PÅ R AV I N F R AS T R U K T U R - G A M M A L S O M N Y

1

2

R E S EC E N T R U M

S TA D S K Ä R N A N

F I N N I N G E R O N D E L L E N U T V E C K L I N G AV S TA D S -

K Ä R N A N

U T V E C K L I N G K R I N G

T E C K E N F Ö R K L A R I N G :

U T V E C K L I N G S T O M T E R U T V E C K L I N G S S T R Å K C E N T R U M S T R Å K P R O M E N A D E R

• K U LT U R

1 2

Stadsanalys

Översikt

STADSUTVECKLING OCH PLACERING

För att lyckas med sin övergripande utvecklingsstrategi och främja ett attraktivt och levande stadsliv i kommunens centralort behöver nybyggnation och andra insatser stötta varandra och samspela.

Byggnation ska därför bidra till utvecklingen av Strängnäs stad som helhet. Genom lokalisering av Bildningscentrum kan detta ske på olika sätt:

1. Inom stadskärnan finns stor potential att bidra till omkringlig- gande stadsrum genom att skapa betydande vistelsevärden och stärka kopplingen mot vattnet. En förnyelse här har också möjlighet att bidra till en ny trafikföring i stadskärnan, som främjar hållbara färdmedel och livsstilar.

2. En nybyggnation nära resecentrum ökar möjligheten att attrahera studerande och personal från omkringliggande kommuner. Bygg- naden kan bli en ny målpunkt och bidra till en förtätning och en mer effektiv markanvändning intill kollektivtrafiknoden. Utvecklingen stödjer Södertäljevägen som utvecklingsstråk.

3. En placering vid Finningerondellen, vid stadens entré, innebär en ny målpunkt och kan bidra till att läka ihop stads delar. Utvecklingen stödjer Södertäljevägen som utvecklingsstråk.

Kapacitetsbedömning alternativa tomter

5 våningar 3 våningar

0101210234 5678998 76 9

66 76767 99 679 76 76 9969 31!!"9! 31#$96734%&1'()%'(1*#+!4)&'0%%*(0*(3&'*#! 679 33

5,

-.ÿ0

ÿ 573&&ÿ3('1 3%1*))ÿ()%*1(' 4ÿ5678098:;<:8ÿ=:>?686@60A:;B67ÿCÿD8;97E79@ÿB>00F7

4 våningar

Tomt befintligt kommunhus Tomt resecentrum

5 våningar

Tomt befintligt kommunhus

Kapacitetsbedömning alternativa tomter

Hållbarhetsprogram

Whites hållbarhetsanalys som användes under workshoparna För Kommunhuset och Bildningscentrum:

1) Hur kan projektet arbeta med denna hållbarhetsaspekt:

a. Energi och klimat

b. Ekosystem, vatten och mark c. Klimatanpassning

d. Material, farliga ämnen och avfall e. Hälsa och välbefinnande

f. Jämlika villkor och delaktighet g. Långsiktig ekonomi

För Kommunhuset:

2) Hur vill ni att Strängnäs kommunhus ska uppfattas av- seende hållbarhet?

a. av invånare, medarbetare och branschkollegor?

För Bildningscentrum

2) Hur vill ni att Strängnäs Bildningscenter ska uppfattas avseende hållbarhet?

a. av studerande, medarbetare och samarbetspartners?

B A KG R U N D H Å LLB A R H E T S P R O G R A M

För att skapa förståelse för hur verksamheterna bör arbeta med hållbarhet för att nå de mål som formulerats i de styrande dokumen- ten för Strängnäs kommun så genomfördes två hållbarhetswork- shops den 4/3 2020, ledda av ett team från White bestående av två hållbarhetsspecialister samt projektets projektledare. Den första workshopen var för Kommunhuset och den andra för Bildningscen- trum, där respektive styrgrupp för respektive verksamhet deltog.

För att kunna genomföra hållbarhetsworkshoparna på ett tillfred- ställande sätt så inleddes de med en genomgång för att skapa en gemensam kunskapsbas kring olika hållbarhetsaspekter och deras relation till verksamhetens gemensamma behov, målbild och utma- ningar. Syftet var att identifiera vilka hållbarhetsaspekter som verk- samheterna kan arbeta med för att bidra till Strängnäs kommuns vision och målsättning kopplat till agenda 2030, samt hur verksam- heterna vill uppfattas. De två frågeställningarna som skulle besvaras under hållbarhetsworkshoparna var följande:

Målet med workshoparna var att tillsammans ta fram ett underlag till hållbarhetsprogram och vision och mål för projektet som komple- ment till verksamhetsanalyserna. Målen för hållbarhet kommer såle- des vara helt integrerade med de projektmål som redovisas under respektive verksamhet i förstudien.

SY F T E H Å LLB A R H E T S P R O G R A M

Hållbarhetsprogrammet ska styra arbetet från förstudien och genom projektets alla skeden. Hållbarhetsprogrammet och dess bilagor ska vara ett stöd för arbetet i tidiga skeden samt ligga som underlag till upprättande av en hållbarhetsplan där projektmålen bryts ned till kvantitativa och kvalitativa skall-krav som syftar till att nå projektmå- len. Hållbarhetsplanen tas fram under programhandlingsskedet och ska följas upp mot under projekteringen.

Målsättningen i fortsatt arbete är att hållbarhet är en väl integrerad del av designprocessen. Arbetet kommer att ske iterativt där olika lösningar testas och utvärderas för att säkerställa att byggnadens gestaltning och innehåll på bästa sätt möter de olika krav vi ställer på byggnaden.

P R O C E S S F Ö R H Å LLB A R H E T SA R B E T E T

Lyckosamt och kostnadseffektivt hållbarhetsarbete handlar om sam- verkan och att hantera hållbarhet kontinuerligt genom hela design- processen. I det dagliga arbetet behöver beställare, medarbeta- re och konsulter ha med sig de gemensamma målsättningarna. Det behöver inte kosta mer, det handlar om att tänka nytt. Det handlar om att ha en gemensam vision, en tydlig organisation och möjlighet att samverka innovativt och kreativt.

SA M O R D N I N G , S T Y R N I N G O C H A N S VA R

Projektet ska drivas med ett organiserat och engagerat hållbarhets- arbete. För att det ska uppnås krävs att alla inblandade aktörer har kompetens och aktivt arbetar för att nå hållbarhetsmålen i projektet.

Hållbarhetssamordnarna ansvarar för samordning av hållbarhetsfrå- gor generellt.

Projektet ska kontinuerligt kvalitetssäkras gentemot hållbarhetspro- grammet och i förlängningen hållbarhetsplanen. Inför varje nytt ske- de ska en genomlysning av gestaltningen genomföras där projektet

utvärderas gentemot uppsatta mål, i en så kallad design review. Vi- dare gör hållbarhetssamordnaren en uppföljning av hållbarhetspro- grammet och hållbarhetsplanen efter respektive skede för att belysa ändrade förutsättningar inför nästa skede.

U P P F Ö L J N I N G

Löpande uppföljning av hållbarhetsarbetet genomförs under projek- tering. Dagordningen för projekteringsmöten ska innehålla en stå- ende punkt gällande hållbarhet. Vid denna punkt rapporteras hur hållbarhetsarbetet fortskrider. Då avrapporteras även eventuella av- vikelser gentemot hållbarhetsprogrammet och/eller hållbarhetspla- nen.

H A N T E R I N G AV E V E N T U E LL A AV V I K E L S E R

Avvikelser och korrigerande åtgärder gentemot projektets hållbar- hetsmål ska kontinuerligt dokumenteras och rapporteras till bestäl- laren. Möjlig alternativ lösning för säkerställande av mål ska under- sökas. Beställaren beslutar om eventuellt godkännande. Samtliga avvikelser ska sammanfattas i separat dokument.

Följande sida redovisar analyserat och bearbetat resultat från work- shopövning 1 för kommunhuset och hur underlaget har spelat in till projektmålen

Hållbarhetsworkshop del 1, Kommunhuset

Tryggare förvaring  för cyklar Bättre Kollektivtrafik Duschmöjligheter för att främja 

rörligheten och pendling

Egenförsörjande café  drivet av daglig 

verksamhet Växthus

Ta vara på regnvatten Uppvärmning, energiförsörjning

Energikälla bergvärmeLösa kylbehovet hur?

Automatisk belysning Solenergi driver  vårt kommunhus

Ljusinsläpp analys Gröna oaser  med  vattentema/vattenspel

Använd takyta för  grönområde

Arbetsplatser  utomhus Mer möjligheter  till möten utomhus

Sittplatser för alla att kunna äta ute

Minska digitalt footprint: 

Ersätta mail med fysisk  interaktion IT återbruk Ergonomi – ett 

bibliotek av  olika stolar,  bollar, gåband

Alternativa  sätt att jobba Möjlighet till rörlighet på 

jobbet – rum för detta Gympapass under 

arbetet Klimatet inne, 

värme/kyla/luftfuktighet

Öppnare inneytor Få in dagsljus

Fin inredning Växtlighet inomhus Bättre ljuddämpning i 

allmänna lokaler

Bygg miljövänligt och  återanvändningsbart

Miljövänliga  byggmaterial

Sunda material,  ingen fukt Arbetsmiljö som håller 

så personalen är frisk. 

Möjlighet för medborgare att få  hjälp med ex ansökningar som 

kräver digitala hjälpmedel.

Mer gemensamma fikarum/mötesrum Rum anpassade för alla

Tillgänglig miljö. Inbjudande och  respektfullt för alla. 

Möjligheternas  arbetsplats öppen för alla Bättre/trevligare arbetsklimat

Invånarnyttan måste  stärkas genom mer  samarbeten mellan 

kontoren. 

Input till projektmål

Ett tillgängligt kommunhus  med omsorg för individens 

säkerhet och integritet

Tillgängliggör  utomhusmiljöerna för  arbete och rekreation

Förädla befintlig byggnad för att  stödja en verksamhet med låg 

klimatpåverkan En sund och inspirerande 

arbetsmiljö som främjar  rörelse, hälsa och kreativitet

Diskuterade lösningar

Ge allmänheten  tillgång till utemiljön 

kring kommunhuset Återhämtningsplats 

utomhus i lugn miljö Bygg med framtidsperspektiv ‐

flexibelt CO2 innehåll i  byggnad ‐ trästomme

Någon som renoverar  kontorsmöbler återbrukscentral i källaren Sopsortering, lätt tillgänglig, 

soptunnor med flera fack

Öppnas upp för verksamheter  utanför kommunhuset. 

Hur man tas emot som invånare. Känna  sig trygg och välkomnande. 

Hur få med sig hemlösa, komma in,  värma sig, läsa tidning. 

Kommunhuset är Strängnäs hjärta och  stolthet där möten mellan invånare och 

olika kommunala verksamheter sker

Hållbarhetsworkshop del 2, Kommunhuset

Följande sida redovisar analyserat och bearbetat resultat från work- shopövning 2 för kommunhuset och hur underlaget har spelat in till projektmålen

Hur vill verksamheten uppfattas

-av invånare, medarbetare och samarbetspartners?

Grön  utemiljö/inne

Rum för rörelse Flexibelt 

arbetssätt/placering Mötesrum flexibelt 

spontanitet

Rum för hälsa Kommunhus – verksamheter 

hela kommunen medarbetare  kan ha sin arbetsplats både på 

kommunhus och ute i  verksamheter – minskar  transporter och förutsätter en 

öppen kultur. 

Flexibla arbetsplatser,  temporära arbetsplatser 

för medarbetare från  andra verksamheter

Gympapass  under arbetet

Egenförsörjande  café drivet av daglig 

verksamhet Kommunikativ 

utbildande,  inspirerande

Möjligheternas  arbetsplats  anpassad för alla service/information Bra 

ut till dom som  besöker oss

Föregångare Genomtänkt,  föregångare, gott 

exempel Som en öppen 

”mötesplats” för att  stärka integration 

och delaktighet

Bygg ihop kommunhus och  kulturcentrum så skapas  naturliga folkflöden (och ev

trösklar minskar) Att vi tänkt på 

allt i olika  perspektiv IT kunniga/innovativt

Häftigt byggt Wow känsla

Kloka ekonomiska  beslut – förhålla  oss till det rykte

vi fått. 

Tillgängliga för invånare som  söker information/stöd/råd. 

Personlig kontakt,  kompletterar  telefonsupporten.

Återbruk – återbruka material och  återbruka mänskliga resurser genom 

att involvera personer inom  kommunens arbetsmarknadsinsatser 

och sociala insatser. 

Andra organisationer  ser på Strängnäs: 

inspirerande och  innovativt. 

Delaktighet  öppenhet

Stolthet i  mötesrummen

Klimatansvar

Välkomnande för  alla medarbetare. 

Bra trevlig miljö, ute  och inne Samverka med andra 

offentliga verksamheter  för att minska trösklar i 

samhället

Planera utifrån verksamheternas  natur de verksamheter som är  kontaktintsensiva ska placeras 

närmare ”flöden”. 

Gröna utemiljöer, för  invånare, för medarbetare. 

Klimatansvar syns i byggnadenn och i  verksamheten

KOMMUNALA  UPPDRAGET SYNS I 

BYGGNADEN OCH  VERKSAMHETERNA

KOMMUNHUSET BLIR  EN NOD FÖR  KOMMUNENS ALLA 

VERKSAMHETER

EN ATTRAKTIV ARBETSGIVARE  DÄR DEN BYGGDA MILJÖN OCH 

SAMSPELET MELLAN UTE OCH  INNE BIDRAR TILL  MEDARBETARNAS VÄLMÅENDE

INNOVATIVT OCH ANSVARSTAGANDE  FÖR EN HÅLLBAR UTVECKLING DÄR 

CIRKULÄRITET OCH MINSKAD  KLIMATPÅVERKAN ÄR VIKTIGA 

KOMPONENTER INKLUDERANDE OCH UPPSÖKANDE 

FÖR MINSKAD OJÄMLIKHET OCH  ÖKAD EFFEKTFULLHET MED 

INVÅNARNYTTAN I FOKUS

STÄRKT STADSLIV, ÖKAD  ATTRAKTIVITET OCH  IDENTITETSKAPANDE FÖR 

STRÄNGNÄS