Marlene Svensson

School of Mathematics and Systems Engineering Reports from MSI - Rapporter från MSI

E-handel i småföretag

    

Examensarbete magisternivå Matematiska och systemtekniska institutionen Rapport 00002

IVD731 Examensarbete magisternivå 20 poäng Våren 2004

E-handel i småföretag

Authors: Marlene Svensson Title: E-commerce in small business

Project: Degree report, 20 points. Bachelor of Science in System Analysis, Växjö University.

Content: E-commerce is a conception who many are taking about nowadays. E-commerce is associate with

computer based business and it’s a new way to do business on. Users and system connect up to each other for effective mediate and transfer information. Within e-commerce there’s a lot of ways to do business on and it can for example be between a business and a another business (B2B) or between business and consumer (B2C). In this degree report have I reached if small business will invest on e-commerce and if they will, how.I have used theory testing research and as research method have I used surveys. As data acquisition method have I used interviews. Except the interviews there also is some chapter in the report to get a background and look in e-commerce and Internet.

Författare: Marlene Svensson Titel: E-handel i småföretag

Projekt: Examensarbete magisternivå 20 poäng, Systemvetarprogrammet, Växjö universitet

Sammanfattning: E-handel är ett begrepp som många pratar om i nuläget. E-handel förknippas med datorstödd

handel och det är ett nytt sätt att bedriva affärsverksamhet på. Användare och system kopplas upp mot varandra för att sedan effektivt förmedla och överföra information. Inom e-handel finns det många sätt att göra affärer på och det kan vara till exempel mellan ett företag och ett annat företag (B2B) eller mellan företag och konsument (B2C).

I denna magisteruppsats har jag undersökt ifall småföretag vill satsa på e-handel och i så fall på vilket sätt. Tillvägagångssättet jag har använt mig av har varit teoritestande.Som undersökningsmetod har jag använt surveys. Datainsamlingsmetoden har varit intervjuer där jag har intervjuat tretton olika företag i södra Småland. Förutom intervjuerna finns det ett antal kapitel i uppsatsen för att få en bakgrund och inblick i e-handel, dess begrepp, Internet med mera.

Här vill jag tacka alla som har haft en anknytning till mitt examensarbete och i första hand vill jag säga tack till min handledare Per Flensburg. Tack för tips och idéer.

Jag vill också tacka alla småföretag som ville ställa upp på mina intervjuer och tack för att ni var så positiva.

Sedan vill jag faktiskt tacka mig själv för att jag verkligen har tagit mig igenom detta och skrivit en magisteruppsats, nu har jag äntligen uppnått målet jag satte.

Jag vill även tacka min sambo Robert Stenberg för att du har funnits vid min sida och stöttat mig när jag har behövt det.

... 9

... 11

... 14

Avgränsning

Problemformulering

Tillvägagångssätt

... 16

Undersökningsmetoder

... 18

... 19

E-handel bland småföretag ökar kraftigt

Småföretag väntar med e-handel men det sker en ökning

Internetanvändningen ökar bland småföretag

Den lilla e-handelsjätten, ett exempel som fungerar

BCA Gjuteri & Verkstad AB, ett småföretag med

elektroniska affärer

... 23

... 24

Kundens fördelar med att handla på Internet

Kundens nackdelar med att handla på Internet

Fördelar med elektroniska affärer

Nackdelar med elektroniska affärer

... 28

Webblösningar och EDI

Andra lösningar

Varför standarder?

Edifact

XML

Web Services

... 36

... 38

... 40

Sammanställning av intervjuerna

Diskussion

Validitet och reliabilitet

... 44

Reflektioner

Vidareforskning

... 46

Skriven källa

Internet

Muntlig

... 47

Intervjufrågor till småföretag

... 48

Figur1, Olika begreppsberoenden (Källa: Egen illustration)...13

Figur2, E-handel bland småföretag ökar kraftigt (Källa: Computer Sweden och Svea)...19

Figur3, Användning av Internet i småföretagen (Källa: Småföretagsbarometern) ...20

Figur4, Utan EDI och med EDI (Källa: NEA)...30

Figur5, Exempel på ett Edifact-meddelande (Källa: Fredholm (2002))...32

E-handel, Elektroniska affärer eller eAffärer är några begrepp som används alltmer i dagsläget. Det är begrepp som några förknippar med datorstödd handel. E-handel eller elektroniska affärer är ett sätt att göra affärer på. I ett nätverk kopplas användare och system upp mot varandra för att effektivt förmedla och överföra information. E-handel innebär alltså ett nytt sätt att bedriva affärsverksamhet på och orsaken till att man bedriver e-handel är bland annat att konsumenter får större utbud, bättre priser och förhöjd service. I den elektroniska världen suddas gränserna ut mellan stor och liten. E-handel används också för att ge företag en möjlighet att bygga helt nya affärsmodeller och utforma nya organisationsstrukturer. Det är ett sätt för att möta kundernas ökade krav på service, kostnader, ledtider och kvalitet.

E-handel är en fördel som har vuxit fram för många företag både för stora och små. Den nya utvecklingen kan medföra nya affärsmöjligheter och kostnadsminimeringar. För

småföretagen som är belägna på landsbygden, för dem öppnas en helt ny affärsmöjlighet, genom e-handel får de en bredare marknad och kan skaffa kunder runt om i hela landet och även utomlands. Företagarna behöver inte längre bo i storstaden för att hitta en marknad och för många slutar det med att man endast har en butik på Internet. Ett exempel på detta i Älmhult är Hotstuff. Tidigare hade Hotstuff en butik i Älmhult där företaget sålde skivor, t-shirts med mera men nu sker endast försäljning via Internet. Nya metoder växer fram för att det ska bli lättare att göra affärer med sin omvärld. Vid starten kommer företaget få lägga ner lite pengar om man inte bara nöjer sig med en enkel hemsida utan vill ha en webbshop. Sedan är det andra faktorer som avgör hur mycket det kommer att kosta, säkerheten och hur

kunderna ska kunna betala sina varor är några aspekter att ta hänsyn till. Men efterhand kommer företaget att märka att det blir lägre kostnader och detta nås genom att manuellt arbete med registrering och kontroll kommer att minska. Informationen behövs nämligen bara registreras en gång för att sedan återanvändas många gånger av ett antal parter, både internt och externt.

Enligt Fredholm (2002) har de första formerna av elektroniska affärer funnits lika länge som datorer har använts för användning till administrativa tillämpningar. I slutet av 60-talet var det filöverföring som gällde, en del arbete gjordes för att komma överens hur filernas layout skulle byggas upp. Man gjorde upp inom en bransch eller ett land. Föregångslandet var USA. Fast i Sverige var vi också tidigt ute inom handel, transport och betalningar. I Sverige har exportföretagen Sandvik och Atlas Copco har använt sig länge av filöverföring för att överföra beställningar direkt från säljbolagens informationssystem till systemen på produktbolagen i Sverige. I slutet av 60-talet hade post- och bankgirot och de stora

amerikanarna som kom först med en nätbutik och det var CD Now, www.cdnow.com. Tätt därefter kom legendariska Amazon, www.amazon.com. De första åren av näthandel var omfattningen blygsam, men under 1996 dök flera av de svenska näthandlarna upp. Då kom NK som sålde livsmedel, Bokus hade böcker och Interflora blommor. Men det var under 1998 som man kan säga att näthandeln fick en viss omfattning och betydelse. Nästa stora milstolpe var när det nya märkspråket XML (eXtensible Markup Language) blev en standard. XML är ett kraftfullt verktyg för att bygga webbtillämpningar, dessutom så är det en teknik som kan användas för att koppla samman system, databaser och nästan alla former av IT-tillämpningar. 1999 började XML användas, men tyvärr saknas det ännu en del på standardiseringsområdet innan XML kan utnyttjas i full skala. Enligt Fredholm (2002) var det under 1999 som den första vågen av mobila tillämpningar kom och det året kom en WAP-hysteri. WAP är nästa steg i utvecklingen av elektroniska affärer. Där går vi från stationära tillämpningar till att även kunna göra affärer från mobila terminaler av olika slag.

När man talar om elektroniska affärer så berättar Fredholm (2002) att man brukar tala om vissa typfall och till vissa delar kan de skilja sig avsevärt från varandra och dessa är:

B2B, Business to Business och det innebär att det sker elektroniska affärer mellan företag.

Förutom vanliga företag kan det också vara kommuner, landsting och myndigheter när de gör sina inköp från privata leverantörer.

B2C, Business to Consumer är som det låter elektroniska affärer som sker mellan företag och

konsumenter. Ett företag som beställer någon slags vara av en vanlig konsument.

C2B, Consumer to Business och det är elektroniska affärer mellan konsument och företag.

Skillnaden mellan B2C och C2B är att vid C2B så är det konsumenterna som tar initiativet det kan vara till exempel genom att gå samman på nätet för att få bättre priser. Ett annat exempel på C2B är att en elektronisk affär sker mellan en privatperson och ett klädföretag, affären sker genom att privatpersonen sitter hemma och beställer exempelvis en tröja på Internet.

C2C, Consumer to Consumer denna handel sker mellan konsumenter eller privatpersoner.

Oftast är det ett företag som ordnar en marknadsplats för handel mellan konsumenter, det kan vara som en tilläggstjänst för att locka besökare till sin webbplats. Många dagstidningar använder sig av den här tjänsten.

B2G, Business to Government detta innebär att företag lämnar uppgifter och det kan vara till

exempel skatte- och tulldeklarationer på nätet.

C2G, Citizen to Government istället för företag så är det här medborgaren som lämnar

information till myndigheter, till exempel anmälan av vård av sjukt barn till försäkringskassan.

B2A, Business to Adminstration, är dialogen mellan företag och andra offentliga förvaltningar. C2A, Citizen to Adminstration, är när medborgare lämnar information till andra offentliga

förvaltningar.

B2E, Business to Employee, det sättet används mellan företag och dess anställda. Via Intranät

förmedlar företag information och tar in uppgifter via formulär från sina anställda.

P2P, Peer to Peer, icke-hierarkiska system för att dela filer mellan datorer via nätet utan en

server.

M2M, Machine to Machine, det är när maskiner kommunicerar med varandra. Till exempel en

lastbil som talar om för ett underhållssystem att det är dags att byta bromsbelägg.

E2E, Exchange to Exchange, är när det utbyts information mellan samverkande

marknadsplatser. Till exempel en marknadsplats för handel med varor som förmedlar en transportförfrågan till en marknadsplats för godstransporter.

Det finns flera andra olika begrepp än de som nämns ovan och ett av dem är Filöverföring som många känner till och ett av användningsområdena är filer som innehåller

affärstransaktioner som överförs mellan olika företag och system. EDI, Electronic Data

Interchange, är en slags filöverföring och det är en teknik som bland annat består av

kontrollerna. Men det lönar sig bara att använda EDI mellan företag och organisationer som har regelbundet återkommande kommunikation av strukturerad information, till exempel beställningar mellan ett varuhus och dess leverantörer. EDI kan bli kostsamt att införa men det kan variera. Så om man inte har en viss volym av affärstransaktioner och om man endast ska köpa artiklar vid enstaka fall eller för tillfälliga behov då är sökning och handel på Internet bättre.

Fredholm (2002) nämner att med EDI kom det till standarder för filernas struktur och innehåll, det vill säga deras syntaktiska uppbyggnad och semantik. Några tyckte att detta lät alldeles för tekniskt och därför började man tala om electronic trading. Men det tog inte lång tid tills begreppet byttes till electronic commerce eller bara eCommerce. 1994 gav Bill Clinton begreppet en rejäl skjuts genom att ge sina federala förvaltningar i uppdrag att

använda electronic commerce för varuinköp och andra kontakter i näringslivet. Nästa begrepp som kom var eBusiness och det var IBM som lanserade det i en stor reklamkampanj. HP som är ett annat stort IT-företag lanserade begreppet eServices eller eTjänster som det heter på svenska. I detta begrepp läggs det oftast in mer än att ”bara” göra affärer. Det finns många företag som utvecklar webbaserade tjänster för allehanda ändamål. Det kan vara till exempel kundtjänstfrågor eller val mellan olika modeller av en produkt. Ett begrepp som är

närbesläktat med eServices är webbtjänster eller web services. Det är ett samlingsnamn för en serie standarder som bland annat används för att förmedla affärsinformation mellan system och webblösningar. Näthandel är ett annat vanligt begrepp som ofta är synonymt med handel av tjänster och varor på Internet, mestadels finns det en koppling till att företag säljer till konsumenter. On-linehandel där kan en användare eller en konsument koppla upp sig mot en affärstillämpning på nätet. När en marknadsplats tillhandahåller en katalog där en köpare kan söka mellan olika leverantörers varor och tjänster kallas för katalogköp, när jämförelsen har gjorts kan en beställning göras. Där en interaktiv upphandling av varor och tjänster görs kallas för On-line quoting, OLQ. M-commerce eller m-business står för mobil verksamhet.

C-commerce som betyder collaborative C-commerce med det menas att det finns ett nära

samarbete mellan olika aktörer i värdekedjan. Elektronisk handel eller e-handel och

elektroniska affärer eller eAffärer de begreppen använder vi här i Sverige och med detta kan

man säga att det finns en massa begrepp som används för olika delområden av elektroniska affärer.

På nästa sida finns en figur (figur 1) som visar begreppens beroende av varandra om sådant finns.

Förutom alla begrepp som man pratar om i samband om elektroniska affärer kan man också skilja mellan direkt och indirekt elektronisk handel. Enligt Lundén (2000) är direkt

De olika begreppens beroende av varandra:

Byttes till Samma sak

IBM lanserade HP lanserade Samma sak

Är närbesläktat med

Handel av varor och tjänster Affärstillämpning

Sökning via katalog Interaktiv upphandling av varor och tjänster

Mobil verksamhet Samma sak

Samarbete mellan olika aktörer i värdekedjan Samma sak

Svenska begrepp

Samma sak

Figur1, Olika begreppsberoenden (Källa: Egen illustration)

Electronic trading Electronic commerce eCommerce

E-business Web services Webbtjänster eTjänster eServices Näthandel On-linehandel

OLQ, On-line quoting Katalogköp

M-commerce M-business

C-commerce Collaborative

commerce

Elektronisk handel e-handel

Elektroniska affärer vad är det egentligen? Man kan säga att det handlar om att skapa nya möjligheter att bedriva affärsverksamhet på. Fredholm (2002) nämner att ibland hörs det argument att det är svårt för de små företagen att komma igång med elektronisk handel. Visserligen saknar småföretagen de storas resurser och ofta har de varken IT-avdelningar eller experter. Men kanske är en anledning den lilla organisationen som gör att e-handel passar så bra för småföretagen. Exempel på detta är att en ny IT-strategi kan läggas upp under en fikarast och kan genomföras direkt eller att det finns så enkla och billiga system så att det inte krävs en massa intern IT-teknisk kunskap. Många småföretag inser inte detta och känner sig främmande och tveksamma inför den nya tekniken, några skyller också på bristande tid. Men det är just tiden man behöver för att införa en ny teknik och räkna på hur man tjänar bäst på den.

Men hur ligger det egentligen till? Hur känner sig småföretagen inför e-handel, vill de satsa på det? Om de väljer att inte satsa på e-handel, är det verkligen bristande tid och att de känner sig främmande inför den nya tekniken, är det dessa argument som är orsaken? Eller vilka orsaker är det?Om småföretagen vill och tänker satsa på e-handel hur tänker de bära sig åt? I min uppsats tänker jag göra en undersökning med ett antal småföretag (fåmannaföretag) som är belägna i södra Småland och genom intervjuer komma fram till hur det ligger till i denna fråga. I intervjuerna kommer jag att ta reda på hur det ligger till inom vissa områden i

företagen. Först och främst ska jag ta reda på ifall företaget använder sig av e-handel eller om de tänker använda sig av det. Om företaget använder sig av e-handel, vilken standard

använder de. Har de funderat på e-handel i större utsträckning, hur säkerheten ser ut i deras företag, hur tycker de att marknaden ser ut i deras bransch. Genom den här undersökningen hoppas jag att jag får fram en klar bild ifall företagen vill och ifall de tänker satsa på e-handel. Ifall de inte vill det, i så fall varför, vad beror det på?

Anledningen till att jag valde detta ämne är att jag under det senaste året har blivit intresserad av just e-handel och jag ville lära mig mer om detta ämne. Det pratas överallt om e-handel och företag och ifall det fungerar. Jag har hört och läst olika åsikter i tv och i tidningar. Så därför beslöt jag mig för att själv ta reda på mer om e-handel och då tyckte jag att småföretag var en bra kategori att undersöka. Ifall småföretag vill och ifall de tänker satsa på e-handel och i så fall på vilket sätt, hur har de tänkt. Med min undersökning hoppas jag komma fram till hur det verkligen ligger till inom ämnet e-handel i småföretag. Förhoppningsvis kommer jag komma fram till vilket som är sant inom detta ämne. Stämmer det att småföretag börjar bli mer intresserade av e-handel och vill de satsa på e-handel eller vill de inte. Vilken är orsaken i så fall till att de inte vill satsa på e-handel. Småföretagen som jag har valt att intervjua finns belägna i södra Småland.

Avgränsning

Jag har bestämt mig för att göra ett antal intervjuer med småföretag i södra Småland.

Anledningen till att jag just har valt småföretag i södra Småland är att jag blev nyfiken på att ta reda på om företagen i min hembygd vill satsa på e-handel och ifall småföretagen

häromkring är intresserade av den nya sorts handeln. Den här undersökningen skulle man också kunna använda som en förstudie för att ta reda på om småföretag runt om i hela Sverige har samma åsikter eller ej.

satsa på e-handel eller ifall de redan har gjort det. Ifall de inte tänker satsa på e-handel vilken är orsaken till att de inte tänker göra det. Intervjuerna kommer att sammanställas och

diskuteras under resultat och diskussion. Förutom intervjustudierna har jag också tagit upp ett antal kapitel kring e-handel för att sätta mig in i ämnet och få en bakgrund.

Problemformulering

Utifrån min avgränsning, problemdiskussion och mitt syfte har jag utformat

problemformuleringen: Vill och tänker småföretag i södra Småland satsa på e-handel och i så

fall på vilket sätt och ifall de inte vill satsa, vilken eller vilka är orsakerna?

Tillvägagångssätt

Här beskriver jag olika undersöknings- och insamlingsmetoder som jag har använt till forskningsprocessen.

Undersökningsmetoder

I mitt val av undersökningsmetod har jag blivit rekommenderad att använda mig av boken On

Research Methods skriven av Pertti Järvinen (2001). Järvinen tar upp olika sätt för att lösa ett

forskningsproblem. Dessa är: Mathematical approaches, Conceptual analytical approaches,

Innovation building approaches, Innovation evaluating approaches, Theory testing approaches and Theory creating approaches.

I mitt val av undersökningsmetoder har jag uteslutit matematiska undersökningar på grund av att min problemformulering är baserade på studier av verkliga fenomen. Jag har också

uteslutit konstruktiv forskning på grund av att denna forskning faller under praktisk forskning och där är målet att forskningen ska tillämpas på ett specifikt objekt så att detta objekt kan nå ett sluttillstånd som är definierat. De metoder som berör studier av verkliga fenomen är konceptuell/analytisk forskning, teoritestande forskning och teoriskapande forskning därför har jag bestämt mig för att titta vidare på dessa.

Utifrån diskussioner kring de olika metoderna som har skett i en specifik metodrapport har mitt val av metod blivit en kombination av enkät (surveys) och fallstudie.

Surveys innebär att man samlar information till forskning från en utvald population genom att använda strukturerade enkäter eller genom intervjuer. Vid användning av den här

undersökningsmetoden krävs det inte att forskaren har kontroll av de faktorer som tillhör det som man avser att studera men däremot krävs det att forskaren har kontroll av faktorerna som studeras när kontrollerade experiment används. Något som också krävs vid användning av denna metod är att det finns en väl utbyggd teori. Surveys är en lämplig metod på grund av att jag måste göra intervjuer med småföretagen. Småföretagen tillhör verkligheten och

teoritestande innebär att man ska ta reda på ifall en teori stämmer med verkligheten. Dessutom finns det en utbyggd teori om e-handel.

I Järvinen (2001, sidan 67) beskrivs åtta steg enligt Eisenhardt (1989) hur man bygger teorier från fallstudier. Dessa är:

1. Att starta. Att skapa en initial definition av forskningsfrågan är viktigt. Om inte detta sker och ifall det inte finns någon fokus för sin forskning är det lätt att drunkna i data. 2. Välja fall. Det är viktigt här att välja rätt ”population” för att de ska vara ett

representativt urval.

3. Skapa verktyg och protokoll. I teoritestande och teoriskapande forskning är det tillåtet att kombinera flera olika datainsamlingstekniker detta ger då mer substans för

konstruktioner och hypoteser.

4. Äntra området. Här beskrivs bland annat hur analys av data ofta överlappar datainsamlingen.

5. Analys av data. Detta steg är hjärtat i att skapa teorier från fallstudier men ändå det svåraste enligt Järvinen (2001). Här gäller det att förstå och skapa sammanhang och ordning.

6. Skapa hypoteser. Att systematiskt jämföra den framträdande ramen från bevisen i varje fall för att se hur denna står sig mot falldatan. Forskaren ska konstant jämföra datan med teorin och i en iterativ process närmar han/hon sig en teori som stämmer överens med datan.

8. Att nå avslut. Här säger Järvinen (2001) följande: ”forskare ska sluta lägga till fall

när teoretisk mättnad har uppnåtts” Teoretisk mättnad är den punkt då inlärningen är

minimal på grund av att forskaren observerar fenomen som han/hon redan har sett.

Vald metod

Thurén säger att när man gör kvantitativa, induktiva undersökningar så ska man tänka på två saker och det är validitet och reliabilitet. Reliabilitet, tillförlitlighet innebär att mätningarna som görs är korrekt gjorda. Som till exempel vid en opinionsundersökning måste den bygga på att representativt urval av personer så att inte tillfälligheter påverkar resultatet. Validitet innebär att man verkligen har undersökt det man ville undersöka och inget annat. Det finns två regler som man bör komma ihåg om validitet och reliabilitet och det är:

Hög reliabilitet garanterar inte hög validitet. Hög validitet förutsätter hög reliabilitet. I arbetet med min uppsats är det viktigt att jag hela tiden har validitet och reliabilitet i bakhuvudet så att mina undersökningar blir korrekt gjorda och att jag verkligen undersöker det som jag avser att undersöka och inget annat.

Nedan följer några undersökningar och exempel om e-handel i småföretag som jag har med för att bilda en teori om ämnet.

E-handel bland småföretag ökar kraftigt

Enligt Computer Sweden (2004) och Svea var det två av tre företag (69 procent) som e-handlade förra året, företagen som undersöktes har under 200 anställda. (Se figur 2 för att se ökningen.) Året därinnan var det 57 procent av företagen som sålde och köpte via nätet så det visar en klar ökning. Siffrorna har kommit fram från en undersökning som Centrum för Marknadsanalys har gjort på uppdrag av Svea. Svea är det nationella utbildningsprojektet för elektroniska affärer. Roland Ekström är projektledare för Svea, han säger att det går framåt för e-handeln och att alla siffror pekar uppåt. Han har också märkt att företagen ser positivt på elektroniska affärer och att det görs investeringar. Dessutom är inte de mindre företagen så konjunkturkänsliga. 2003 så investerade 79 procent av 300 företag som deltog i

undersökningen. 2002 var det endast 69 procent. Förutom investering i hårdvara har företagen också börjat investera i program, utbildning och tjänster. Småföretagen använder mest e-handel till att göra inköp och det är 60 procent som handlar varor och tjänster via nätet och 30 procent av de totala inköpen sker elektroniskt. Försäljning över nätet är lägre, 2003 använde 32 procent Internet till försäljning. I undersökningen som de gjorde fick de också reda på att de företag som visar störst intresse för elektronisk handel är företag med tjänsterelaterad verksamhet. 0 20 40 60 80 Procent Årtal

E-handel ökar kraftigt bland småföretag

2001 2002 2003

Figur2, E-handel bland småföretag ökar kraftigt (Källa: Computer Sweden och Svea)

Småföretag väntar med e-handel men det sker en ökning

gjort undersökningarna ökade småföretagens satsningar inom e-handel med 34,6 procent år 2000 jämfört med år 1999. Detta innebär att 725 000 småföretag satsade på e-handel 2001. Undersökningen som gjordes visade också att många företag är intresserade av att sälja sina produkter online. Raymond Boggs som är analytiker på IDC säger att småföretagen är mer intresserade av att sälja via Internet än att köpa. Han säger att det är uppemot två tredjedelar av alla småföretag som köper varor via Internet men det är betydligt färre som säljer. Enligt IDC och Boggs är en förklaring till detta att många småföretag har lagt sina tidigare planer på försäljning online på is. Många småföretag har också svårigheter med att själva etablera sig på nätet. Förutom den globala nedgången som bidrog till uppskjutna investeringar är det många företag som har produkter som inte lämpar sig för onlineförsäljning, några andra orsaker är också att de mindre saknar resurser och att de är mindre organiserade än större företag. År 2000 var fem miljoner småföretag anslutna till Internet och det är en ökning med 13,7 procent jämfört med 1999. År 2000 hade också 2 miljoner småföretag egna webbsidor och det är en ökning med 33,8 procent jämfört med 1999.

Internetanvändningen ökar bland småföretag

Under våren 2004 har Småföretagsbarometern för femte året i rad gjort en undersökning där drygt 4000 småföretag (1-49 anställda) blev tillfrågade om sin Internetanvändning och elektronisk handel. Enligt Småföretagsbarometern är Internet ett betydelsefullt verktyg för småföretagen, Internet öppnar både dörrar för fler affärsmöjligheter och effektiviserar verksamheten. Småföretagsbarometern kom fram till att Internetanvändandet ökar på bred front, sedan våren 2000 har andelen Internetanvändande småföretag ökat från 71 % till 89 % våren 2004. Se figur 3. De företag som har högst Internetanvändning är exportberoende företag. Tidigare hade bygg- och detaljhandelsföretag den lägsta användningen men det har skett en ökning även där de senaste åren.

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Procent Årtal

Internetanvändningen ökar bland småföretag

2000 2001 2002 2003 2004

Figur3, Användning av Internet i småföretagen (Källa: Småföretagsbarometern)

Småföretagsbarometern har också undersökt hur Internet har bidragit till ökad försäljning och minskade inköpspriser bland småföretag. Försäljning bland småföretagen har ökat en del från år 2000 till våren 2004. År 2000 var det 22 % som tyckte att Internet hade bidragit med försäljning och våren 2004 var det 35 %. Företag med exportverksamhet anser mest att

procentsatsen av de som tycker att inköpspriserna har minskat. Fast att den kommersiella användningen av Internet har ökat under de senaste åren är det fortfarande en liten andel av de tillfrågade småföretagen som bedriver e-handel. Av småföretagen är det endast 6 % som anser att elektroniska affärsavslut med andra företag (B2B) är det som är främst vid

Internetanvändning. I den här undersökningen visar detta att e-handel inte har slagit igenom bland svenska småföretag. Förutom detaljhandel och hotell och restaurang är det endast 3 % av småföretagen som anser att e-handel med konsumenter (B2B) har en stor betydelse för företaget och dess verksamhet. Däremot tycker tre av fyra småföretag att Internets största betydelse för företaget är kommunikationen med kunder och leverantörer. Detta gäller i alla branscher och i alla olika storlekar av företag.

Den lilla e-handelsjätten, ett exempel som fungerar

Enligt Computer Sweden (2002) berättar att många småföretag är skeptiska mot e-affärer. Men PLS Produkter/Support i Skövde är ett av få småföretag som har gått från ett analogt till ett elektroniskt företag på tre år. Företaget har 25 anställda och man säljer

rengöringsprodukter. I september 2002 var det runt 70 procent av orderna som lagdes via EDI eller webb och det var 30 procent av inköpen som gjordes elektroniskt. Vice vd:n Marcus Dyberg på PLS tycker att det är fullständigt obegripligt att så få småföretag inte ser de uppenbara vinsterna med att göra affärsprocesserna elektroniska. Han säger att det är enkelt, billigt och att besparingarna är enorma. Under PLS tre första år som elektroniskt företag har omsättningen fördubblats. Dyberg berättar också att företaget har nästan helt integrerat och automatiserat affärsprocesserna, från order till betalning, från beställning hos en leverantör till färdig produkt. Själva hjärtat är ett affärssystem. Man har skapat ett i webbmiljö istället för ett kostsamt säljstöd. Dyberg säger också att mindre företag har stora fördelar vid en sådan här förändring. Hans råd är att ha en plan men att börja med det lilla. Det är också bra att fokusera arbetet på de ställen företaget kan göra besparingar. Det är lättast att börja på kundsidan och testa på någon som efterfrågar EDI-handel. Han berättar också att han har hört om dem som stoppar EDI-projekt för att de anser att de inte har tillräckligt med leverantörer, de är rädda för kostnaden. Dyberg säger att PLS började med 395 kronor för en EDI-uppkoppling och de fick en ny kommun som kund. Det är inte så dåligt säger Dyberg.

BCA Gjuteri & Verkstad AB, ett småföretag med

elektroniska affärer

Fredholm och Teldok (1996) berättar om BCA Gjuteri & Verkstad AB som är ett småföretag som ligger i Eskilstuna och de är specialiserade på att gjuta aluminiumdetaljer. År 1919 startade verksamheten och fortfarande befinner man sig i samma lokaler men mycket har hänt sedan dess. Deras kärnverksamhet som är baserad på gjutning och bearbetning är densamma men metoderna och arbetssätten har blivit förändrade på grund av att deras största kunder är stora företag. Det har kommit krav på produkternas och leveransernas kvalité och säkerhet, för att kunna överleva har elektronisk handel och att vara ISO 9000-certifierad blivit ett krav. År 1995 hade BCA 24 anställda och företaget har sedan dess sett sin personal som en

företagets storlek är BCA lite av en pionjär på området. Om man ska prata om nyttoeffekter och räkna på vinsten med att använda ny teknik och nya arbetssätt tycker BCA att det är svårt, man anser att det är lättare att räkna på kostnaderna. Anders Lindroth en av tjänstemännen på BCA sammanfattar fördelarna följande: ”Vi finns fortfarande med som leverantör och vi

håller oss hela tiden i framkanten av utvecklingen, vilket gör att vi är fortsatt attraktiva som leverantörer.” Företaget tror att genom kravet på Odette-kommunikation är ett tecken på att

man även är önskvärd som leverantör i framtiden. Ett positivt tecken som har visats är en studie av antalet anställda, omsättning och resultat som har gjorts. Då visades en ökad omsättning med 8 % och vinst har personalen reducerats med 18 %. Om man ska sammanfatta vinsterna BCA har fått med hjälp av elektronisk handel är dessa som följer; ingen registrering, färre fel att ordna upp och bättre planering i samband med automatisk leveransplan med kunder. Vid automatisk hantering av aviseringar har det blivit mest fördelar för kunderna, vid elektronisk fakturering har det inneburit minskad administration, räntevinst och betalning i rätt tid. När löner ska betalas ut på sista betalningsdagen har det gett en räntevinst som även bevakning på senaste betalningsdag har gett.

Omsättningen för BCA har ökat men det är knappt lönsamt, affärerna går i alla fall ihop sig. Av 1994 års omsättning om 14,7 miljoner var överskottet efter skatt 200 000 kronor. För år 1995 var det budgeterat en höjning av omsättningen till 19,5 miljoner men lönsamheten var fortfarande låg.

Med tanke på sin storlek har BCA kommit långt när det gäller att utnyttja informationsteknik men företaget har inga planer på att slå sig till ro. BCA har idéer för vidareutveckling men det grundläggande är att de hela tiden ska vara baserade på signaler från kunderna.

Fredholm (2002) säger att kraven på effektivisering driver hela tiden företag att förbättra sättet man arbetar på. Det är ledtider som ska kortas, lager ska minskas eller helt enkelt elimineras. Kapital ska inte ligga bundet i lager som inte behövs utan det ska användas till produktutveckling eller marknadsföring och dessutom ska servicen till kunderna ökas. Något som möjliggör detta är effektiva informationssystem som hänger samman med alla

leverantörer och kunder i elektroniska nätverk.

När en ny teknik eller tekniker ska införas gör dessa det möjligt för företaget att göra en omorganisation av arbetet som bidrar till en förändring. När elektroniska affärer ska etableras så måste tekniken kunna tillföra nytta och ge mervärde i en verksamhet. Detta måste dessutom komma kunderna till godo genom bland annat lägre kostnader eller bättre kundservice.

Elektroniska affärer kan användas på två sätt, det första är för att rationalisera en verksamhet det vill säga ett produktionsorienterat synsätt som ger direkta fördelar. Det andra sättet är att vara ett stöd för att göra affärer på ett annat och smartare sätt det vill säga ett mer strategiskt synsätt. I praktiken har det kommit fram många exempel på direkta fördelar genom en övergång till elektroniska affärer. Bland annat kan lägre kostnader nås genom att manuellt arbete med registrering och kontroll blir mindre. En gång behövs bara informationen

registreras och därefter kan den återanvändas många gånger av många parter, både internt och externt. En förutsättning för detta är att man kan flytta över informationen rent fysiskt, att man vet vad man menar med den, det vill säga logisk och fysisk mappning. Större säkerhet uppnås i form av färre fel genom att manuellt arbete minskas. Vid en del införanden av elektroniska affärer har kortare ledtider uppnåtts och geografiska skillnader försvunnit. Lagret kan minskas för att säljare och köpare kommer närmare varandra och leveranssäkerheten förbättras.

Följande kapitel valde jag att ta med för att e-handel sker via Internet och därför ansåg jag att det var intressant att få veta lite mer om Internet och dess möjligheter.

Internet som är ett nytt verktyg där företagen får tillgång till en ny marknad och ett

internationellt perspektiv. Företagens målgrupp har blivit global genom att de kan sälja sina varor och tjänster på nätet. Nya möjligheter ges, speciellt för småföretag. Men glöm inte bort att alla konkurrenter som finns världen över har samma möjligheter. En av de största

fördelarna med Internet sägs vara hård konkurrens. Enligt Fredholm (2002) är utvecklingen av elektronisk handel det mest konsumentvänliga som hänt under 1900-talet. Internet har en styrka och det är det breda användningsområdet. Ett av de många användningsområden är handel men den första och största var elektronisk post. En användning som har utökas är att söka och ladda ned dokument. Det som revolutionerade Internet var world wide web, eller www, en webbteknik som snabbt, enkelt och effektivt länkar samman datorer, system och dokument. Chatta är ett annat användningsområde som många unga skaffar sig en virtuell bekantskapskrets på. Telefoni började användas via nätet under slutet av 90-talet och i spåren av detta kom videokonferenser över nätet, en teknik som det har talats länge om men som inte ännu har fått riktigt stort genomslag. Företag och organisationer har börjat använda Intranät i samband med Internet. Intranät innebär att Internettekniken används men att nätet är

avgränsat till företaget eller organisationen, där kan det läggas ut all slags information till de anställda. Nästa användningsområde var avgränsade nät, Extranät, där viktiga kunder och återförsäljare får tillgång till viss information. Nu under slutet av 1990-talet har Internet börjat användas för handel, för vissa företag står Internet för en begränsad del av försäljningen men för en del andra är det en oumbärlig del av försäljningen. Genom att Internet har blivit en ny öppen kanal så har det gett en mängd fördelar, bland annat så har den elektroniska handeln öppnats för konsumenter och småföretag. Innan så har den traditionella elektroniska handeln drivits inom slutna grupper där alla har tillhört samma bransch, då har det uppstått att

nationella standarder och lösningar har försvårat öppen elektronisk handel mellan aktörer i olika branscher. En stor fördel som Internet har bidragit till är att man kan flytta information från ett ställe till ett annat för nästan noll kronor, detta tar bort många transaktionskostnader som många av dagens företag har med sig. Fredholm (2002) har liknat den elektroniska marknaden vid olika sällskap eller isolerade öar. När näthandeln har ökats har många av de gamla barriärerna vid traditionell elektronisk handel försvunnit och nätet har då i många fall blivit synonymt med marknaden. En annan öppen möjlighet med Internetbaserad näthandel är att nu kan handeln ske mellan okända deltagare. Tidigare skedde traditionell elektronisk handel via privata nätverk, de har varit effektiva och säkra men dyra. Men den nya

elektroniska handeln sker nu på ett öppet och globalt nätverk. Fast även här finns det både fördelar och nackdelar. Risker skapas genom öppenheten så nu har det blivit vanligare med privata nätlösningar VPN, (Virtuella Privata Nätverk) igen. En fördel med ett öppet globalt nätverk är lägre kostnader, i alla fall för kunderna. Något som också är en fördel är att i stort sett alla både nuvarande och potentiella kunder sitter med anslutning till Internet och

de risker som finns. Det kan vara bra att välja en partner med erfarenhet av elektroniska affärer vid utformning av lösningar för näthandel.

Kundens fördelar med att handla på Internet

Varför ska man välja att handla varor och tjänster via Internet när det finns vanliga butiker. Enligt Hermundstad & Östlund (1999) finns det ett antal fördelar. Jag kommer endast att ta upp fördelar för de som handlar på Internet ej de som säljer.

Ingen stress, en av de största fördelarna är att man kan sitta i lugn och ro hemma framför

datorn och beställa varor och tjänster. Man slipper trängsel i butiker och man slipper att anpassa sig efter butikernas öppettider. Dessutom slipper man känna sig stressad av

försäljarna. Service, det är lätt att besöka butik efter butik på Internet och det är lätt att överge en butik för en annan, bara genom några klick kan man förflytta sig. Nätbutikerna måste därför erbjuda god service till sina nätkunder, de butiker som inte gör det kommer att ha svårt att överleva. Service är A och O för konsumenter. Priskoll, i nätbutiker som är välsorterade är det oftast lättare att titta igenom sortimentet och jämföra priser än vad det är i vanliga butiker. Ofta brukar priserna på Internet också vara lägre. Orsaken till detta är att mellanhänderna försvinner och då behöver man inte ha så mycket personal. En nackdel är dock att

fraktkostnader tillkommer vid beställning. Något som har börjat dyka upp alltmer är fler tjänster där man kan söka efter en vara med det billigaste priset. Leverans, när man handlar över Internet slipper man bära tunga matkassar och paket oftast finns där nämligen

hemleverans. Internet gör det bland annat lättare för dem som bor på landsbygden. Genom Internet får man tillgång till nätbutiker var man än bor. Självklart kan man också hämta ut sina paket på posten. I dagsläget finns det också många varor som går att betala och ladda ner direkt från Internet till sin dator, till exempel spel eller mjukvaruprogram. Men för att det ska gå snabbt och smidigt är det en fördel om man har bredband.

Kundens nackdelar med att handla på Internet

I detta kapitel tas endast nackdelar upp för de som handlar på Internet ej de som säljer. Nackdelarna med att handla på Internet är:

1. Kvalité, via Internet är det inte lätt att kontrollera kvalitén och man kan lätt råka ut för varor som man inte är nöjd med. Det är bra att ta reda på vilka regler om bytesrätt som gäller.

2. Betalning, många människor kan känna sig osäkra vid betalning på Internet, tyvärr finns det inte något standardiserat betalningssystem ännu på Internet.

3. Är det verkligen billigt? Ibland kan varan vara dyrare att köpa på Internet än från en vanlig butik, detta beror på att leverans- och expeditionsavgifter läggs på.

4. Datorvana, det finns många människor som använder datorn på sina arbeten och i sina hem. Men fortfarande finns det många som aldrig har suttit framför en dator och de känner sig ofta osäkra på datorns funktioner. De här människorna kommer inte att handla på nätet.

Som kund får man sedan jämföra och överväga fördelarna med nackdelarna och bilda sin egen uppfattning om e-handel. Tycker man bäst om vanliga traditionella butiker eller föredrar man handel på Internet.

olika fördelar som småföretag och medelstora företag hade med elektroniska affärer. Den största fördelen småföretagen hade med EDI var att man kan återanvända informationen som man har fått av affärspartners och använda den i sina egna interna system och även använda den vidare till andra affärspartners. Därigenom blir systemen mer integrerade med varandra. Den största delen av informationen som används behövs bara matas in en gång. Företagen ansåg att en fördel var att EDI gav minskade manuella rutiner och detta ledde till

tidsbesparingar och därefter även kostnadsbesparingar. Kostnadsbesparingar är också en fördel som Fredholm (2002) nämner. Kostnadsbesparingar är en fördel som företagen får vid användning av elektroniska affärer. I företagen finns det en mängd med dokument och

speciellt i de företagen som bedriver internationella affärer. När pappersflödet blir mindre kan det innebära en betydande rationalisering. Med hjälp av elektroniska affärer registreras

informationen i systemen automatiskt istället för manuellt arbete. Registreringen sker en gång och därefter kan informationen återanvändas flera gånger utan att det behövs göras någon ny registrering. Det kan dock bli en kostnad vid de manuella kontrollerna som sker vid varje registrering. Fredholm (2002) berättar att vid hantering av en faktura tar det ungefär 10-12 minuter och multiplicerar man det med det totala antalet av fakturor som ett företag har så blir besparingstiden stor. Något som är bra med detta är att både köpare och säljare eller

avsändare och mottagare har samma möjlighet till kostnadsbesparingarna. Berg och Fransson säger också i sin undersökning att småföretagen trodde att pappershanteringen skulle minska med hjälp av elektroniska affärer och genom detta minskar även frankeringskostnaderna. Två av åtta småföretag trodde att informationshanteringen skulle bli lättare och effektivare och att

felhanteringskostnaderna skulle bli mindre eftersom informationen går direkt in i företagets

affärssystem utan människors inblandning. Företagen pekade ut den mänskliga faktorn som orsak till felen som gjordes. Fredholm (2002) tar upp fördelen kvalitet som innebär detsamma.

Kvalitet, genom elektroniska affärer minskas det manuella arbetet och då blir även

felfrekvensen mindre. Många fel är ofta svåra att spåra och dessa undviks på detta sätt och då sker besparingar. Det är många användare som anser att kvalitetshöjningen är den största fördelen med elektroniska affärer. Genom kvalitetshöjningen bildas lägre kostnader och nöjdare kunder. När e-handel har kombinerats med nya rutiner har det i många fall införts ”nollfelstänkande”.

Enligt Berg och Fransson (2001) menar tre av åtta företag att EDI skulle leda till minskade

lagerkostnader och detta var speciellt möjligt där företaget hade ett etablerat förhållande med

leverantören. Samma företag trodde också att leveranssäkerhet skulle vara en fördel genom användning av EDI.

Det finns också några fler fördelar när företag använder sig av elektroniska affärer och de är enligt Fredholm (2002): tid, oftare, utförligare, ledtider, kapitalrationalisering, kundservice

och distribution.

Tid, för effektiv distribution och förkortade ledtider är snabb informationshantering en

förutsättning. Vid användning av elektroniska affärer och för att uppnå full effekt så ska man inte bara ta emot ett elektroniskt meddelande, utan det gäller att också se till att det blir automatiskt processat vidare i det mottagande systemet till exempel ett order- eller

produktionssystem. Från en webbplats så är kanske inte ett EDI-meddelande eller ett formulär snabbare än ett fax. Det bra med det är att det elektroniska meddelandet kan registreras och bearbetas direkt i det mottagande administrativa systemet. Genom detta tjänas tid på grund av att man slipper vänta på att en handläggare ska hantera ärendet. Ledtiden för

informationsöverföringen förkortas oerhört. När en kund har lagt en order är den direkt registrerad, kontrollerad, bekräftad och vidareförmedlad som en plockorder till

lagerpersonalens handdator.

Oftare, här handlar allt om automatiska förlopp och då kan informationen uppdateras

kan skickas så fort en orderrad är aktuell eller kan man skicka den så ofta man anser det vara passande och då slipper man samla ihop allt en gång per dag eller vecka. Nu behövs inga kompletta uppgifter utan en transportbeställning eller en prognos kan skickas så fort behovet finns. Uppgifterna kompletteras automatiskt senare när de har inkommit. En transportör eller en producent kan planera sin verksamhet bättre nu och då ha bättre framförhållning och detta skapar ett mervärde för kunderna.

Utförligare, något annat som är bra med elektroniska meddelanden är att det finns mycket

plats för information och den kan lätt adderas, detta kan vara viktigt vid uppföljning och planering. När en kund har uppgifter i sina informationssystem som är viktiga för

leverantören får oftast inte all information plats på ett pappersdokument men i ett elektroniskt meddelande finns, men tyvärr blir dessa väldigt stora och mycket onödigt brukar skickas med. Men kostnaden för att skicka lite extra information är inte så stor.

Ledtider, med hjälp av elektroniska affärer knyts företagen närmare varandra och ledtiderna

kortas på det viset, även administrativa processer kan minskas och ibland uteslutas. För att genomföra till exempel Just-in-time i tillverkningsindustrin och Quick Response i

detaljhandeln har EDI tillsammans med godsmärkning varit en ingrediens. På kollinivå kan godset avläsas och informationen uppdateras kontinuerligt och då kan materialflödet styras mer effektivt. Minskas gör då ledtiden för både order-, leverans-, faktura-, och betalprocessen.

Kapitalrationalisering, när det blir minskade ledtider så blir lagernivåerna mindre hos både

säljare och köpare. Det blir också mindre vanligt att hålla buffertlager. Genom detta kan bundet kapital och lageromsättningshastighet förbättras. Värdekedjan blir också effektivare genom att mellanlager kan elimineras.

Kundservice, när kundservicen finns på nätet kan kunderna hjälpa sig själva och det blir en

besparing för företaget och för kunden. Mot hela världen är systemet öppet dygnet runt och har en kunds historik tillgänglig när kunden har loggat in sig. Distribution, via nätet kan vissa produkter distribueras till lägre kostnader, programvaror behövs inte längre förpackas på CD-skivor och det behövs ingen snygg förpackning eller en manual. Om man vill ha

uppdateringar skickas de ut automatiskt. Kunderna har hela tiden tillgång till prislistor och de uppdateras vid förändringar.

Nackdelar med elektroniska affärer

Alla företag som var med i Bergs och Franssons undersökning (2001) tyckte att den största nackdelen med elektroniska affärer var den höga investeringskostnaden. Kunskapen kostar pengar och konsulter är dyra. Fredholm (2002) tar upp en nackdel som han kallar för hög

entrébiljett och det har att göra med investeringskostnaden, tyvärr så är det fortfarande en

I mina samtal med fallföretagen kom det på tal om olika lösningar i samband med

elektroniska affärer som till exempel EDI, olika webblösningar, elektronisk post med mera. Därför valde jag att ta upp ett kapitel i teoridelen om olika lösningar för få bättre kännedom om dessa.

När elektroniska affärer sker mellan småföretag eller mellan större företag, Business to Business (B2B) finns det enligt Fredholm (2002) fyra lösningar att välja mellan:

1. En öppen näthandel det vill säga parterna har inte avtal med varandra utan transaktionerna sker ungefär på samma sätt som när konsumenter köper varor på Internet.

2. Webblösningar där en av parterna har en koppling till sitt affärssystem och genom detta har ett automatiserat flöde. Den andra parten använder sin webbläsare för att hämta och lämna information. De båda parterna har ett affärsavtal, men de kopplar inte ihop sina affärssystem, för utbytet av informationen är inte tillräckligt stor. Det är inte ett automatiserat flöde men det ger en stor besparing jämfört med traditionell handel eller med nivå 1.

3. Företagen integrerar sina system med varandra och de har affärsavtal och regelbundna affärer. Kontinuerligt skickas transaktioner för att uppdatera vid olika händelser till exempel att lagret börjar ta slut.

4. Ett nära samarbete inleds här och det byggs ofta på individualiserade tjänster på varandras Intranät. Deras system är sammankopplade även on-line och personalen kan därför ha tillgång till den information de behöver.

Med de här metoderna kan man sedan realisera med olika slags tekniklösningar som till exempel, EDI (Electronic Data Interchange), EDA (Electronic Data Access), XML

(eXtensible Markup Language), Extranät och web services. Om man väljer att använda sig av en tekniklösning så gäller det att tänka igenom och välja det koncept som passar det egna företagets omvärld bäst. Något som man också bör tänka på är kunderna och att de erbjuds en lösning som får acceptans. Det gäller att skapa mervärde i de befintliga tjänsterna för att locka in kunderna i den elektroniska handeln. Valet styrs bland annat av hur mycket pengar

företaget är beredda att satsa och vilka krav kunder och leverantörer ställer.

Webblösningar och EDI

Det finns många företag som har en stor spridning av kunder och leverantörer och det är viktigt att kunna arbeta elektroniskt med så många som möjligt. Enligt Fredholm (2002) är de små köpen lika administrativt betungande som de stora köpen. För att kunna nå upp till en sådan ambition krävs det för företaget att de arbetar med olika tekniska lösningar för de elektroniska affärerna. Det är många som väljer EDI med de stora kunderna och

leverantörerna. En sådan typ av lösning är mest lönsam mellan företag, leverantörer och organisationer som har regelbundet återkommande kommunikation av strukturerad

information. EDI innebär att affärssystem som till exempel order-, lager-, fakturerings- och ekonomisystem kan utbyta information direkt och den mänskliga inblandningen behöver inte vara någon alls eller vara begränsad, se figur 4. Fundamentet för EDI är elektroniska

i mottagarens system eftersom datafilen som skickades följer standarden som man kom överens om. Det finns också en särskild EDI-programvara som kallas för konverterare som sköter översättningen mellan standardformatet och det formatet som används av det interna administrativa systemet. Den vanligaste standarden för EDI brukar Edifact vara, men XML får också större betydelse. Dessa två standarder kan man jämföra med ett språk som gör att datorsystemen förstår varandra och det har ingen betydelse att de två datorsystemen som utbyter information finns i olika datormiljöer. Det finns ingen formell definition av EDI men det finns vissa kriterier som bör vara uppfyllda för att en överföring ska kallas för EDI-kommunikation. Dessa är:

• Direkt kommunikation mellan informationssystem, internt eller externt, via

telekommunikationer eller lokala nätverk alltså utan manuella arbetsinslag och inte heller via diskett eller band.

• Standardiserat format, till exempel Edifact. Inget egendefinierat filformat.

• Strukturerad information, sådant man tidigare har använt blanketter till inga

personliga meddelanden och annan ostrukturerad information.

• Processbart hos mottagaren. Det ska inte behövas manuella registreringar eller

mellansteg för att få in data i det mottagande administrativa systemet utan data ska kunna länkas direkt in och omedelbart bearbetas.

• Oberoende av hårdvaruplattform, operativsystem, datatyp, typ av informationssystem,

tid och kommunikationsmetod hos de olika parterna.

• Tillförlitlighet är ett kriterie. Genom EDI utbyter system data automatiskt utan

mänskliga kontroller och det gör att eventuella fel kan orsaka stor skada. Därför blir inbyggda kontroller i systemen och säkerhet i överföringen mycket viktiga.

• Baserat på avtal, det vill säga mellan företag och andra organisationer som har

formaliserat sitt samarbete i ett avtal.

Med företagen eller leverantörerna som man har mindre affärer och kommunikation med är det bäst att använda olika typfall av näthandel. Om man gör en jämförelse mellan EDI och webbhandel för affärer mellan två företag så finns det en del skillnader. Att införa EDI har en högre kostnad men det kan variera. EDI-lösningarna kan bli mer lönsamma på sikt eftersom att de är mer automatiserade, men det krävs att man har en viss volym av affärstransaktioner. För att webblösningar ska bli rationella krävs en integration med affärssystem. Vid

webbhandel är säkerhetslösningen en faktor som brukar bli dyr. Men webbhandel är billigare och enklare när man ska koppla in nya parter i en befintlig lösning. Med webbhandel är möjligheterna till ett bredare och djupare samarbete med kunderna genom den interaktion som kan byggas upp en fördel. Till skillnad mot EDI som är helt baserad på förutbestämda

Utan EDI

Med EDI

Figur4, Utan EDI och med EDI (Källa: NEA)

Andra lösningar

Förutom webbhandel och EDI finns det givetvis andra lösningar.

EDA är ett enkelt sätt att etablera affärskommunikation och ibland benämns det också online-kommunikation och delade databaser. Det här innebär att ett företag som levererar produkter eller tjänster gör delar av innehållet i sitt datorsystem tillgängligt för sina kunder. En kund kan gå in och söka information med EDA, exempel på det kan vara för att se om en vara finns i lager. I början av 80-talet fanns den här typen av kommunikation mellan

järnhandlarna och deras leverantörer. Servicenivån är hög och kostnaderna är låga på grund av att den som använder den här typen av tjänst inte behöver göra några investeringar för att komma igång. Till skillnad mot EDI är att det fortfarande finns en del manuellt arbete. I jämförelse med EDI är kvalitén på den överförda informationen med EDA-metoden lägre, kostnaderna är högre och servicenivån är lägre. Men den som är EDA-uppkopplad kan snabbt få en översikt av till exempel lagersaldo jämfört med EDI. En annan fördel med EDA är att det är så enkelt och billigt att komma igång och därför är det en teknik som passar för

småkunder. En nackdel är att det är kommunikation i bara en riktning och därmed inte samma nytta för kunderna. Mer och mer anpassas traditionella EDA-lösningar till Internetteknik och då kallas det för Extranät.

Elektronisk post är en metod som många ser som överföring av ostrukturerad information

mellan två personer men den går också att använda för affärskommunikation till ett

informationssystem. Det fungerar genom formaterade elektroniska blanketter i ett system för elektronisk post. Att bifoga filer är ett annat sätt för affärskommunikation. Vid

När företag både stora och små ska utbyta information med varandra så är det mest effektiva sättet att göra detta genom att koppla samman sina system. Detta gäller också internt inom ett och samma företag. För att koppla samman systemen finns ett antal standarder som man kan använda sig av. I intervjuerna med småföretagen frågade jag lite om standarder och de som kom på tal var Edifact (EDI for Administration, Commerce and Transport), XML (eXtensible Markup Language) och Web services. Därför har jag tagit upp lite fakta om dessa standarder för att få en inblick i dem.

Varför standarder?

Fredholm (2002) berättar att alla program talar sitt eget språk de har alla byggts upp med en egen intern struktur och ett eget innehåll. Något som också är väldigt komplext är att den semantiska betydelsen av den information som ska utbytas tolkas olika. Till och med internt på ett och samma företag kan betydelsen för en term variera på företagets olika system. Är till exempel listpris och bruttopris samma sak. När man ska utväxla data måste man vara överens om vilka data som ska utväxlas och ibland stöds inte allt av det ena systemet som det andra behöver. Något som också kan skilja är datatyper och fältlängder. Ett värde kan i det ena systemet uttryckas alfabetiskt utan decimaler och i ett annat numeriskt med decimaler. På grund av alla dessa oklarheter och de olika betydelserna som finns i de olika systemen finns standarder. Med hjälp av standarder talar systemen samma språk och har samma termer och utväxling av data blir lättare och kommunikationen blir bättre.

Edifact

Enligt Fredholm (2002) består Edifact av ett antal standarder och man kan dela upp dem i två grupper; regelverk och kataloger. FN-organet UN/ECE ger ut Edifact standarden. Edifact är en global EDI-standard som har utarbetats inom FN:s ram. Med hjälp av Edifact möjliggörs kommunikationen mellan olika datorer och program. Edifact: s beståndsdelar är en rad standardiserade byggstenar och de delar som är viktigast är syntaxregler och

Exempel på ett Edifact-meddelande:

Figur5, Exempel på ett Edifact-meddelande (Källa: Fredholm (2002))

Vid uppbyggandet av ett Edifact-meddelande säger Fredholm (2002) att det blir mer lättläst om man dokumenterar ett segment per rad. Nedan följer en genomgång av de första

segmenten i exemplet och de dataelement och koder som de innehåller. Först i varje segment finns en identifierare som ofta kallas för tagg, den består av tre bokstäver som identifierar segmentet.

Genomgång av exemplet:

UNB+UNOC:3+Köparen AB+Säljaren AB+970404:1000+ABCD1234’

Överföringsindelning: UNOC är syntaxklassen och 3 är syntaxversionen. Sedan följer avsändare/mottagare, datum/tid och överföringens referensnummer.

UNH+REF002+ORDERS:D:93A:UN:EAN005´

UNH – Meddelandeindelning: Meddelandets referensnummer, meddelandetyp, status, katalog, utfärdare och subset.

BGM+224+PO567412´

BGM – Meddelandets inledning. Beställningstyp kod 224 indikerar snabborder, ordernummer.

DTM+137:199304011005:203´

DTM – Datum och tid: Kod 137 betyder dokumentdatum, följt av datum och kvalificerare för datumformat.

DTM+2:1990402:102´

DTM – Datum och tid: Kod 2 betyder önskat leveranstillfälle, följt av datum och kvalificerare för datumformat.

RFF+CT+888444´

RFF – Referens: CT är en kod för ramavtal, följt av avtalets nummer.

NAD+SU+++FIRMAN’

NAD – Namn och adress. SU står för leverantör. Här finns endast namn på leverantören.

NAD+BY+7312345123456::9´

NAD – Namn och adress. BY står för köpare, som här är identifierad med EAN:s lokaliseringskod. Delelementet 9 identifierar att det är ett EAN-nummer.

CTA – Kontakt: OC är koden för orderkontakt, PD står för purchasing department och Stina är kontaktpersonen.

COM+0420505050:TE’

COM – Kommunikationsnummer: Telefonnumret är till Stina.

Meddelandet fortsätter sedan med uppgifter som moms (TAX), belopp (MOA), transportsätt (TDT), leveransvillkor (TOD), orderrad med artikelnummer (LIN), kvantitet (QTY), pris (PRI), sektionsindelning (UNS), belopp (MOA), kontrolltal (CNT), meddelandeavslutning (UNT) och överföringsavslutning (UNZ).

XML

Både individer och system använder Internet öppet och enkelt till att utbyta information och enligt Fredholm (2002) är då en förutsättning plattformsoberoende teknik. Exempel på en sådan teknik är HTML (Hyper Text Markup Language) och den tekniken har varit en stor del av webbens genomslag. Syftet med HTML är att presentera information på en skärm så att den blir tillgänglig för de med tillgång till Internet och en webbläsare. En annan teknik som är plattformsoberoende är Java och det är ett språk som kan processa data och användas för att bygga enkla och omfattande programvarutillämpningar. En tredje teknik som används alltmer är XML, syftet med XML är att strukturera data, (se figur6 för ett exempel på

XML-dokument). XML gör att det finns ett språk som är baserat på Internetteknik och kan användas för att utväxla data mellan olika tillämpningar. XML, Java och HTML kompletterar varandra och tillsammans bildar de en plattform för att bygga öppna tillämpningar.

XML (eXtensible Markup Language) är ett uttänjbart märkspråk och det kallas också för ett metaspråk och det betyder ett språk för att beskriva ett språk. Exempel på detta är att det går att skicka med både själva informationen och en definition av vad det är för information. Huvudsyftet med XML är att strukturera data, sedan kan man visualisera datan med HTML och då blir det läsbart i en webbläsare. XML kan också användas för att skicka data direkt från ett system till ett annat system eller till en databas. XML brukar ibland kallas för databasspråket på Internet. Eftersom XML används för att strukturera data kan det även användas för att integrera system. Styrkan med XML är att det kan användas för både utbyte av information mellan två system (server till server) och mellan människa och system (klient till server) och tvärtom. Något som både är styrka och svaghet med XML är det går att skapa sina egna märkord och därifrån namnet extensible. Genom detta blir XML väldigt flexibelt och det kan anpassas till det mesta men det kan uppstå komplikationer när många ska kommunicera med många och det är just det man gör vid öppen handel. Vid de olika

användningsområde för XML är att skapa interaktiva dialoger mellan en användare av en webbtjänst som till exempel en nätbutik och ett system.

Exempel på en Inköpsorder och ett XML-dokument: <InköpsOrder> <Ordernr>12345</Ordernr> <Kund> <Namn>Fransson</Namn> <Adress>Kungsgatan 10</Adress> </Kund> <Leveransdatum>2000-02-02</Leveransdatum> <OrderRad> <Artikel>1234</Artikel> <Kvantitet>10</Kvantitet> <Pris>10</Pris> <Artikel>3214</Artikel> <Kvantitet>1</Kvantitet> <Pris>100</Pris> </OrderRad> </InköpsOrder>

Figur6, Exempel på en inköpsorder och ett XML-dokument (Källa: Fredholm (2002)) Inköpsorder

Ordernr 12345 Kund Fransson

Web Services

Enligt Fredholm (2002) är web services eller webbtjänster som det också kallas för är ett sätt att koppla samman system över Internet och att utbyta information i realtid. En serie

standarder finns bakom web services och syftet med web services är att först hitta tjänster på nätet och därefter förenkla utbyte av data mellan webbapplikationer. Tekniken går också att använda mellan ett företags webbapplikation och de interna systemen som finns. Man kan säga att web services är en ny metod för systemintegration, ett område som kan vara kostnadskrävande och besvärligt. Men det blir mer aktuellt när företag vill samarbeta i samband med tjänster on-line och då behövs systemen kopplas samman över Internet. Standarderna som ingår i Web services är: XML och det är den övergripande standarden och den används för att strukturera data. SOAP som används för att transportera information på ett säkert sätt på Internet och för att anropa webbtjänster. UDDI, används för att göra

webbtjänster sökbara och tillgängliga i en katalog. WSDL, det är språket som används för att presentera webbtjänsterna. Hittills har många tillämpningar för web services byggt på XML och SOAP på grund av de har kommit längst i utvecklingen. De andra standarderna är under uppbyggnad. En tillämpning av web services är till exempel när en kund i en butik som finns på Internet ska lägga en order och då behöver han/hon fraktuppgifter då som pris och

leveranstider. Uppgifterna som ska lämnas beror självklart på vad kunden beställer, vart varorna ska skickas och om det ska vara express- eller normalleverans. Den här informationen är inte lätt att ta fram direkt i nätbutiken utan svaren måste komma från transportföretagets system. Nästan alla stora transportföretag har lösningarna på sina Extranät. Systemet för nätbutiken kan via hyperlänkar få tillgång till uppgifterna och i nästa steg presentera dessa on-line för kunden. Företaget som har hand om nätbutiken och transportföretaget har redan en affärsrelation och det räcker med att använda XML eller till exempel SOAP.

En svårighet som finns med web services är att det bygger på öppna standarder och de kan tolkas på olika sätt. Därför blir det svårt att integrera webbtjänster från olika IT-leverantörer. För att underlätta detta har Web Services Interoperability Organization (WS-I) skapats och de ska se till att olika lösningar kan fungera tillsammans. Något som också finns frågetecken kring är om vad som händer när de bakomliggande systemen ändras eller uppgraderas. Det finns en stor risk för omfattande underhåll av tillämpningen för web services. Något annat inom web services som man måste utveckla och tänka på är säkerheten. När de olika

systemen ska utbyta data mellan varandra så gäller det att systemet vet vem det är som vill har informationen och vilka rättigheter den har.

Web services är en teknik som är intressant och lovande och har en potential att tillföra

affärsnytta. Men tyvärr är det största problemet att för ett företag som vill använda tekniken är att det är långt i ifrån alla i världen omkring som har stöd för tekniken.

Vid handel mellan företag och konsument (B2C) och handel mellan konsument och konsument (C2C) måste betalning ske av en vara eller en tjänst. För att göra detta finns det ett antal olika sätt.