Covid-19 Vaccinationsplan Region Uppsala

(1)

Godkänt den: 2020-12-28 Ansvarig: Mikael Köhler Gäller för: Region Uppsala

Covid-19 Vaccinationsplan Region Uppsala DocPlus-ID: DocPlusSTYR-26514

Version: 1

Handlingstyp: Plan

Sidan 1 av 12

Covid-19 Vaccinationsplan Region Uppsala

Innehåll

Covid-19 Vaccinationsplan Region Uppsala ... 1

Syfte och omfattning ... 2

1. Inledning ... 2

1.1 Nationell plan för vaccination mot covid-19 ... 3

1.2 Regional plan för vaccination mot covid-19 ... 3

2. Syfte och mål ... 3

2.1 Syfte ... 3

2.2. Mål ... 3

3. Organisation ... 3

3.1 Styrning och samordning ... 4

3.2 Arbetsgrupper ... 4

3.2.1 Läkemedel och logistik ... 4

3.2.2 Avtal med vaccinatörer ... 5

3.2.3 IT ... 5

3.2.4 Medicinsk prioritering ... 5

3.2.5 Patient/riskgruppslogistik ... 5

3.2.6 Kommunikation ... 5

4. Prioritering ... 5

5. Distribution och hantering ... 6

5.1 Tillgång ... 6

5.2 Mottagningsplatser ... 6

5.3 Förvaring ... 6

5.4 Fördelning ... 6

5.5 Transport ... 7

5.6 Kvalitetskontroll ... 7

(2)

Version: 1

Sidan 2 av 12

6. Genomförande ... 7

6.1 Personal ... 7

6.2 Externa lokaler ... 7

6.3 Material och skyddsutrustning ... 8

6.4 Hälsodeklaration och intyg ... 8

6.5 Patientavgift ... 8

7. Kommunikation ... 8

7.1 Nationell kommunikationsplan ... 8

7.2 Regional kommunikationsplan ... 8

7.3 Intern kommunikation ... 9

7.4 Extern kommunikation ... 9

8. Samverkan ... 10

9. Ekonomi ... 10

9.1 Statlig ersättning ... 10

9.2 Regionens kostnader ... 10

10. Säkerhet och sekretess ... 11

10.1 Risker i distributionskedjan ... 11

10.2 Riskanalys av övriga risker i vaccinationsarbetet ... 11

10.3 Sekretess ... 11

11. Uppföljning ... 11

Dokumenthistorik ... 12

Syfte och omfattning

Syftet med Region Uppsalas plan för vaccination mot covid-19 är att skapa

förutsättningar för ett säkert och effektivt genomförande av vaccinationer. Planen kan också fungera som utgångspunkt för kontinuerlig uppföljning och utvärdering av vaccinationsarbetet.

1. Inledning

Coronaviruset SARS-Cov-2 blev av Världshälsoorganisationen (WHO) under våren 2020 klassad som en pandemi. Sjukdomen fanns då i fler världsdelar och WHO bedömde det som sannolikt att alla världens länder skulle kunna drabbas. Under våren 2020 skedde en snabb smittspridning, bland annat i Sverige. Smittspridningen har lett till en hög belastning på vården i hela landet även om vissa regioner drabbats hårdare än andra. För att minska smittspridning, mortalitet och allvarliga

(3)

Version: 1

Sidan 3 av 12

komplikationer blev framställandet av vaccin en viktig fråga. Under senare delen av 2020 har ett stort antal vaccinkandidater varit i klinisk prövning eller redo för snara godkännanden. Ett första vaccin beräknas godkännas av EU i slutet av december 2020.

1.1 Nationell plan för vaccination mot covid-19

I slutet av maj 2020 gav regeringen Folkhälsomyndigheten i uppdrag att ta fram en nationell plan för framtida vaccination mot sjukdomen covid-19.

Folkhälsomyndigheten publicerade 2020-12-04 som en delredovisning en nationell plan för vaccination med rekommendation om hur prioriteringen av vaccination mot covid-19 skulle ske, med syfte att ge tidigt skydd till personer som har störst risk att bli allvarligt sjuka eller avlida i covid-19.

1.2 Regional plan för vaccination mot covid-19

Den nationella planen har fungerat som utgångspunkt för framtagandet av den regionala planen för vaccination mot covid-19. Eftersom både kunskapsläget och situationen när det gäller de aktuella vaccinerna kontinuerligt förändras kommer planen under hand behöva modifieras för att vara aktuell. Planen kompletteras med verksamhetsnära rutiner för genomförande. Rutinerna finns tillgängliga via Doc Plus.

2. Syfte och mål

2.1 Syfte

Syfte med den regionala planen är att skapa förutsättningar för ett säkert och effektivt genomförande av vaccinationer. Planen kan också fungera som utgångspunkt för kontinuerlig uppföljning och utvärdering av vaccinationsarbetet.

2.2. Mål

Mål är att:

 Erbjuda länets invånare vaccination mot covid-19 på ett säkert och effektivt sätt så att mortalitet, morbiditet och sjukvårdsbelastning minskar.

 Tilldelat vaccin ska användas på ett optimalt sätt.

 Folkhälsomyndighetens rekommenderade prioriteringsordning ska följas.

3. Organisation

På uppdrag av Hälso- och sjukvårdsdirektör tillsattes i november en

vaccinationssamordnare med ansvar för planering, strategier och förberedelser inför den kommande vaccinationen. Arbetet ska ske i enlighet med

Folkhälsomyndighetens strategier och i samverkan med den regionala smittskyddsenheten.

(4)

Version: 1

Sidan 4 av 12

3.1 Styrning och samordning

Vaccinationssamordnaren ska samordna och styra arbetet.

Vaccinationssamordnarens uppdrag innefattar fem av Folkhälsomyndighetens identifierade delområden:

 Säkerställa att vaccinet ges enligt Folkhälsomyndighetens definition av grupper inför prioritering av vaccination mot covid-19.

 Utreda volymer och kostnader för vaccinering av länets befolkning.

 Säkerställa att distribution, hantering, fördelning av doser samt genomförande av vaccinationen sker i enlighet med Folkhälsomyndighetens

kunskapsunderlag – ”Pandemiberedskap – tillgång till och användande av läkemedel – en vägledning”.

 Säkerställa att all vaccinering mot covid-19 införs i det nationella vaccinationsregistret.

 Följa den kommunikationsplan som upprättas i enlighet med

Folkhälsomyndighetens kunskapsunderlag – ”Pandemiberedskap – hur förbereder vi oss – ett kunskapsunderlag”.

Vaccinationssamordnaren ska samverka med Folkhälsomyndigheten,

Socialstyrelsen, Läkemedelsverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap samt andra myndigheter, den nationella vaccinationssamordnaren, regioner,

Länsstyrelsen, länets kommuner och andra relevanta aktörer. Uppdraget genomförs också i dialog med Sveriges Kommuner och Regioner (SKR).

Vaccinationssamordnaren ska kontinuerligt rapportera till hälso- och sjukvårdsdirektör.

3.2 Arbetsgrupper

För uppdragets genomförande har en övergripande arbetsgrupp med representanter från regionens mest berörda förvaltningar skapats. I den övergripande arbetsgruppen ingår personer från de sex olika undergrupper som arbetar med olika frågeställningar och delområden av betydelse för uppdragets genomförande.

Följande arbetsgrupper har sedan i november arbetat med planering för vaccinationen: Läkemedel och logistik, Avtal med vaccinatörer, IT, Medicinsk prioritering, Patient/riskgruppslogistik samt Kommunikation.

3.2.1 Läkemedel och logistik

Arbetet samordnas från Akademiska sjukhusets läkemedelsavdelning.

Arbetsgruppen ansvarar för beställningar av vaccin till den regionala

läkemedelsleverantören – den s k Hubben (APO-Ex) samt fördelningar till respektive vaccinatör. Arbetsgruppen ansvarar också för specifika krav på förvaring av de olika

(5)

Version: 1

Sidan 5 av 12

vaccinerna, som till exempel frysförvaring på minus 80 grader, samt för fördelning av dessa vacciner. (Se punkt 5.)

3.2.2 Avtal med vaccinatörer

Arbetet hanteras från Hälso- och sjukvårdsavdelningens enhet för vårdavtal.

Avtalsgruppens uppdrag är att i samarbete med berörda förvaltningar ta fram

förfrågningsunderlag för att möjliggöra för privata vaccinatörer, offentliga och privata vårdcentraler samt offentliga och privata barnmorskemottagningar att utföra

vaccination mot covid-19. I arbetet ingår att fastställa uppdraget, ta emot ansökningar och teckna avtal med leverantörer. Avtalsgruppen håller också fortlöpande kontakt med leverantörerna.

3.2.3 IT

Arbetet samordnas från regionens Digitaliseringsenhet. Arbetsgrupp IT ansvarar för ett systematiskt tänk med optimala konfigurationer i regionens befintliga IT-system för att stödja vaccinationsarbetet. I arbetet ingår att optimera systemen, samt i de fall det behövs, utveckla ny funktionalitet. Arbetet inriktas på att stödja Region Uppsalas förmåga att på ett enkelt och smidigt sätt kunna planera, ordinera, administrera och följa upp vaccinationsarbetet. I gruppens arbete ingår också att säkra

Folkhälsomyndigetens och regionens tillgång till realtidsdata inklusive överföring till Nationella vaccinationsregistret.

3.2.4 Medicinsk prioritering

Arbetet samordnas från Smittskyddsenheten. I arbetet ingår att prioritera och definiera de grupper som är aktuella för vaccination. (Se punkt 4.)

3.2.5 Patient/riskgruppslogistik

Arbetet samordnas från förvaltningen Nära Vård och Hälsa. I arbetet ingår att hantera frågor såsom flöden, kallelser, logistik vid själva vaccinering samt att ta fram förslag på lämpliga lokaler (se punkt 6:2), samt behov av material (se punkt 6:3)

3.2.6 Kommunikation

Arbetet samordnas från regionens Kommunikationsavdelning. (Se punkt 7.)

4. Prioritering

Vacciner kommer att levereras stegvis och initialt i begränsade volymer. Det är därför nödvändigt att definiera vilka grupper som bör prioriteras för vaccination. Den

regionala planens prioritering grundas på Folkhälsomyndighetens nationella plan.

Grundprincipen är att de personer som har störst behov av att få skydd mot sjukdomen bör erbjudas vaccination först.

Smittskyddsenheten definierar i samverkan med berörda den mer exakta prioriteringen.

(6)

Version: 1

Sidan 6 av 12

I den första fasen av vaccination prioriteras följande grupper:

 Personer som bor på särskilda boenden för äldre eller som har hemtjänst

 Personal inom äldreomsorg, hälso- och sjukvård och övrig omsorgspersonal som arbetar nära personer enligt ovan

 Nära hushållskontakter till personer som har hemtjänst

 Medicinska riskgrupper

 Personer 70 år och äldre.

Därefter erbjuds vaccination till den övriga delen av befolkningen ner till 18 års ålder.

5. Distribution och hantering

5.1 Tillgång

Folkhälsomyndigheten har skrivit avtal med flera leverantörer och de avtalade volymerna motsvarar väl behovet av vaccinering av hela befolkningen över 18 år.

Tillgången på regionnivå är beroende av storleken på leveranser från nationell nivå.

5.2 Mottagningsplatser

Mottagningsplatsen för Region Uppsala är ApoEx i Bromma som kommer att leverera vaccinerna till lokala mottagningsplatser såsom vaccinationsställen, vårdcentraler, privata vaccinationsbyråer eller sjukhus. Vacciner som kräver speciell frysförvaring levereras direkt till mottagningsplats i regionen.

5.3 Förvaring

Förvaring av Pfizers vaccin som kräver -80 grader kommer att ske dels hos Pfizer, men i stor utsträckning i egna frysar på Uppsala Biobank.

Övriga vacciner, som klarar längre tid i kylskåp, förvaras hos ApoEx innan leverans till vaccinatör sker.

5.4 Fördelning

Fördelning av de olika vaccinerna sker från Folkhälsomyndigheten till respektive region. Den baseras på befolkningsmängd av personer 70 år och äldre inom regionen. Region Uppsala får 3,4% av den nationella tilldelningen.

Fördelning inom regionen sker enligt nationella rekommendationer avseende vilka grupper som ska prioriteras. Prioritering och fördelning görs löpande och förteckning över behov och volymer sänds till Läkemedel och farmaci för leverans för kommande 2 veckor.

(7)

Version: 1

Sidan 7 av 12

5.5 Transport

Transport från ApoEx till respektive leveranspunkt sker med budbil med kylförvaring.

Transport kommer att ske enligt ett planerat körschema, som delges samtliga kontaktpersoner varje vecka inför kommande leverans.

Transport av Pfizers vaccin som kräver -80 grader sker från regionens lager på Akademiska sjukhuset med hjälp av Fastighet och service/yttre transport enligt schema.

5.6 Kvalitetskontroll

Kvalitetskontroll sker enligt ordinarie rutiner. Till exempel sker farmaceutisk kontroll av ApoEx rörande ankomst, förvaring och expedition och leverans.

6. Genomförande

Genomförande förutsätter samarbete mellan flera verksamheter och funktioner.

Inledningsvis kommer länets vårdcentraler att ansvara för vaccinationer i likhet med hur man hanterat vaccination mot säsongsinfluensa. Vårdcentralernas personal kommer i samverkan med kommunernas sjuksköterskor att ansvara för vaccinering på plats vid särskilda boenden. Personer med hemtjänst samt nära hushållskontakt kommer att erbjudas specifika tider för vaccination. Vaccinering av hemtjänstpersonal sker i ett nära samarbete mellan kommuner och Nära Vård och Hälsa i nära kontakt med regionens vaccinationssamordning. Vaccinering av den stora delen av

befolkningen kommer att ske i för ändamålet lämpliga lokaler.

6.1 Personal

Sjuksköterskor och läkare från privata och offentliga vårdcentraler kommer i huvudsak att vara engagerade i vaccination av personer på särskilda boenden för äldre och i viss mån av personer som har hemtjänst samt personal på dessa enheter liksom personer som tillhör olika riskgrupper.

Vaccinationsbyråerna samt frivilliga resurser kommer i huvudsak att bemanna lokaler när övrig befolkning ska erbjudas vaccination.

Vad gäller bemanning behöver det finnas beredskap för förstärkning. Regionens HR- avdelning ansvarar för att rekrytera ytterligare personal på timbasis för att genomföra vaccinationerna. Dessa personer kommer att kunna stödja vaccinationsarbetet på samtliga enheter där det behövs.

6.2 Externa lokaler

Att vaccinera mot covid-19 ställer stora krav på planering av patientflöden. I de lokaler där vaccinationerna ska ske behöver flödet ses över, så att antalet personer som vistas i lokalen samtidigt minimeras. Lokalfrågan har förberetts av

arbetsgruppen logistik och hanteras därefter av förvaltningen Fastigheter och service.

(8)

Version: 1

Sidan 8 av 12

6.3 Material och skyddsutrustning

All kringutrustning som krävs för vaccination såsom nålar, sprutor och

skyddsutrustning ansvarar regionens Fastighets och serviceförvaltning för att

tillhandahålla, utifrån den planering som gjorts för att fastställa behovet. Användning av skyddsutrustning följer regionens fastlagda rutiner.

6.4 Hälsodeklaration och intyg

En för regionen anpassad hälsodeklaration som grundar sig på rekommendation från Folkhälsomyndigheten kommer att tas fram.

Intyg på erhållen vaccination kommer att tas fram internationellt.

6.5 Patientavgift

Regeringen har fastställt att vaccination mot covid-19 ska vara kostnadsfri för individen.

7. Kommunikation

Tydlig och ändamålsenlig kommunikation har en central roll i vaccinationsarbetet.

När många aktörer ska samarbeta behövs entydig kommunikation för att skapa samsyn och därmed förutsättningar för effektiva processer. Kommunikationen är också viktig för att Uppsala läns invånare ska få underbyggd och tillförlitlig

information om vaccination mot covid-19. För den individ som ska vaccineras krävs lättillgänglig information såväl inför som efter vaccination. För kommunikation ansvarar Regionkontorets utsedda kommunikatör, men i kommunikationsarbetet deltar också regionens övriga kommunikatörer samt kommunerna.

7.1 Nationell kommunikationsplan

I det regeringsuppdrag som Folkhälsomyndigheten har, att ta fram operativ plan för vaccination mot sjukdomen covid-19, ingår att ta fram en kommunikationsplan för introduktion och genomförande av vaccinationer mot covid-19. Vid kommunikation om vaccin och vaccinationer kommer Region Uppsala i huvudsak att utgå från nationellt kommunikationsmaterial.

7.2 Regional kommunikationsplan

Region Uppsalas externa kommunikationsplan utgår från den regiongemensamma kommunikations- och medieplan som SKR och kommunikationsdirektörnätverket (KomD-nätverket) har tagit fram. Kommunikationsplanen har Folkhälsomyndighetens kommunikationsstrategi/plan som utgångspunkt. Avstämning kring

kommunikationsstrategin kommer att ske löpande mellan SKR,

Folkhälsomyndigheten och den av KomD-nätverket utsedda regiongruppen.

(9)

Version: 1

Sidan 9 av 12

7.3 Intern kommunikation

Den interna kommunikationen behöver vara av både mer allmän och mer specifik karaktär. Den mer allmänna informationen syftar till att ge hälso- och sjukvården och regionen övergripande information om det arbete som pågår. Den mer allmänna informationen har främst två delar: informationsfilmer med vård- och

omsorgsmedarbetare som främsta målgrupp, samt en artikelsida på intranätet som uppdateras löpande. För att uppmärksamma förändringar publiceras

regionövergripande nyheter både på intranätet och på samverkanswebben som knyts till artikelsidan.

Syftet med filmerna är att besvara medarbetares frågor om vaccinet och

vaccineringen. Målet är att hjälpa medarbetare svara på frågor från patienter, samt att motivera medarbetare att vaccinera sig. Filmerna sprids även till kommunernas medarbetare.

För de funktioner och verksamheter som är direkt berörda i någon del av planeringen och genomförandet av vaccinationer behövs specifik och riktad kommunikation. Den specifika informationen sker via etablerade arbetsgrupper, i linjekommunikation, samt via respektive förvaltnings kommunikatörer.

7.4 Extern kommunikation

7.4.1 Till Uppsala läns invånare

För att ge länsinvånare säkerställd och trygg information hänvisas till myndigheter som har i uppdrag att svara på generella frågor, framför allt Folkhälsomyndigheten.

Regionens egen kommunikation direkt med invånare sker primärt via 1177.se. Där finns även ett regionalt tillägg för Uppsala län i form av en länk.

Kontinuerlig uppdatering kommer ske av svaren på de två viktigaste frågorna från länsinvånarna:

1. När är det min tur?

2. Hur gör jag för att vaccinera mig när det är min tur?

Region Uppsala kommer att ge den nationella kommunikationen utrymme i regionens kanaler för att sprida kunskap om vaccinet och vaccinationens syfte och betydelse.

Material kommer även att spridas till kommunerna, för ytterligare spridning.

7.4.2 Till invånare som ska erbjudas vaccin

Via 1177.se kan invånaren få reda på när det är dags att vaccinera sig och hur det kommer att gå till.

7.4.3 Till invånare som inte förstår svenska

För att nå invånare som inte förstår svenska kommer Region Uppsala att ha ett nära samarbete med Samarbetsorganisationen för invandrarföreningar i Uppsala, SIU.

SIU har omfattande chattgrupper där de sprider översatt, verifierad information på ett stort antal språk. Dessa chattgrupper kommer kontinuerligt att förses med

(10)

Version: 1

Sidan 10 av 12

information. SIU arrangerar också zoom-möten för äldre, där representanter för Region Uppsala kommer att delta. Affischering på flera olika språk kommer också att ske på tvättstugor.

7.4.4 Media

Medierna har en mycket viktig roll i all kriskommunikation. I en osäker situation följer många människor medier för att hålla sig uppdaterade.

När det gäller vaccination mot covid-19 kan medierna förmedla kunskap om vaccinet, vaccinationens syfte, hur vaccinationerna ska genomföras och hur arbetet fortskrider.

De har en granskande roll och kan uppmärksamma brister som behöver rättas till.

Region Uppsala underlättar mediernas arbete genom att vara öppna, tillgängliga och professionella i kontakter med journalister. Pressenheten ansvarar för att stödja talespersoner, ge service till journalister och förmedla aktuellt läge via pressträffar.

pressmeddelanden och dagliga mediekontakter. Lokala medier är särskilt prioriterade i detta arbete. Ett exempel på detta är det samarbete som Region Uppsala haft med P4 Uppland under hela pandemin, med regelbundna telefonväkterier där chefsläkare besvarar frågor från länsinvånarna.

8. Samverkan

Region Uppsala samverkar och utbyter erfarenheter med nationella grupperingar.

Berörda personer i den övergripande arbetsgruppen och främst regional vaccinationssamordnare samverkar och representerar i olika nationella fora.

Samverkan sker även regionalt enligt beskrivning i punkt 3.1 angående vaccinsamordnares uppdrag.

Regionen har goda erfarenheter av samverkan med frivilligorganisationer. Regional vaccinationssamordnare kommer vid behov att kontakta frivilliga resurser.

9. Ekonomi

9.1 Statlig ersättning

Staten ersätter Folkhälsomyndigheten för inköp av vacciner.

Staten ersätter regionerna med 300 mkr fördelat efter antal invånare samt 100 mkr oberoende av invånarantal. Detta innebär för regionen en ersättning om ca 16 mkr.

En speciell ersättning om 275 kr per given dos tillkommer under förutsättning att dosen registreras i det nationella vaccinationsregistret.

Ytterligare statliga medel kan tillkomma om regionen når särskilt överenskomna mål.

9.2 Regionens kostnader

Regionens kostnader består bland annat av kostnader för arbetstid för befintlig samt nyrekryterad personal, tillkommande lokaler, material, skyddsutrustning,

(11)

Version: 1

Sidan 11 av 12

kommunikation och systemutveckling. Dessa kostnader presenteras inte i denna plan.

10. Säkerhet och sekretess

10.1 Risker i distributionskedjan

Efterfrågan på vaccin mot covid-19 antas bli stor och en risk kan finnas för hot och tillslag. Säkerhetsrisker och åtgärder för att minimera dessa risker behöver beaktas i hela kedjan; vid upphandling, planering, distribution och genomförande av

vaccinationer. För säkerhetsfrågor ansvarar regionens säkerhetschef i samarbete regionens informationssäkerhetsstrateg samt övriga berörda.

Varje part har ett ansvar för att säkerhetsrisker hanteras i sin del av kedjan.

10.2 Riskanalys av övriga risker i vaccinationsarbetet

För ett säkert och effektivt vaccinationsarbete fordras samordning av regionala aktörer och ett samarbete i nationella instanser. Den övergripande arbetsgruppen ansvarar för att en övergripande analys av risker närmare identifieras och beskrivs.

En regional riskanalys kommer att genomföras.

10.3 Sekretess

Hälso- och sjukvården lyder i många avseenden under offentlighetsprincipen. Vissa handlingar och aktiviteter omfattas däremot av sekretess. Delar av

vaccinationsplaneringsarbetet är enligt Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) belagt med sekretess, vilket är viktigt att beakta vid såväl extern som intern

kommunikation.

11. Uppföljning

Uppföljning av vaccinationsarbetet fyller flera funktioner. I det kortare perspektivet är kontinuerlig uppföljning nödvändig för att effektivisera arbetet. I ett längre perspektiv utgör uppföljning och utvärdering ett underlag för kunskapsutveckling, så att regionen vid en eventuell framtida pandemi eller större kris står bättre rustad för att hantera kommande utmaningar. För den löpande uppföljningen ansvarar

vaccinationssamordnare och övergripande arbetsgrupp.

För strukturerad uppföljning och utvärdering på längre sikt ansvarar hälso- och sjukvårdsdirektör.

(12)

Version: 1

Sidan 12 av 12

Dokumenthistorik

Författare Margareta Öhrvall, vaccinationssamordnare.

Datum 2020-12-22 Nytt dokument