KALLELSE TILL EXTRA SAMMANTRÄDE MED KOMMUNSTYRELSENS PLANERINGS- OCH
UTVECKLINGSUTSKOTT
Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott, tisdagen den 27 augusti 2013 direkt efter kommunstyrelsens sammanträde samma dag i sammanträdesrum Leja, kommunhuset i Lindesberg.
Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare.
OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten!
Anders Ceder
Ordförande Linda Svahn Sekreterare
Ledamöter Ersättare
Anders Ceder (S) ordförande
Irja Gustavsson (S) 1:e vice ordförande Arnold Bengtsson (S)
Inger Griberg (MP) Pär-Ove Lindqvist (M) Jonas Kleber (C) Ingrid Åberg (KD)
Hans-Olof Hake (S) Margareta Ahlm (S) Ulf Axelsson (V) Pia Gröndahl (S)
Christina Pettersson (C) Göran Gustavsson (FP) Anniette Lindvall (M)
Föredragningslista
Nr. Ärende Dnr
1. Budget 2014, VP 2015-2016 för kommunkontoret och kommunledningsstaben
2013/241 AKK
Sida 2 av 2
1. Budget 2014, verksamhetsplan 2015-2016 för kommunkontoret och kommunledningsstaben
Förslag till beslut
Kommunkontorets och kommunledningsstabens förslag till budget för 2014 samt verksamhetsplan för 2015-2016 enligt bilaga godkänns och överlämnas till kommunstyrelsens budgetberedning.
Ärendebeskrivning
Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott beslutade den 12 augusti 2013 att kommunkontorets och kommunledningsstabens förslag till budget för 2014 samt verksamhetsplan för 2015-2016 enligt bilaga godkänns och överlämnas till
kommunstyrelsens budgetberedning. Förslaget har nu MBL-förhandlats med de fackliga organisationerna och kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott ska nu lämna det reviderade förslaget till kommunstyrelsens budgetberedning.
Budgetprocessen inför budget för 2014 bygger på mål och ramar som kommunstyrelsen kommer att anta under hösten 2013 samt de preliminära ekonomiska ramar för
verksamhetsplanering 2015-2016 som kommunstyrelsen antog den 26 april 2013.
Ekonomichef Gunilla Sandgren informerade den 12 augusti 2013 om kommunkontorets och kommunledningsstabens förslag till investeringar, däribland en ändhållplats vid Fotbollsgatan och ny väg till Lindesberg Arena.
Det pågår en diskussion var tjänsten som miljöstrateg ska vara placerad och vilka arbetsuppgifter den ska innehålla. Samtalen om tjänsten som planerare har också påbörjats då den nuvarande planeraren valt att gå vidare till en annan tjänst.
En IT-strateg skulle behöva anställas då detta arbete är eftersatt. Det är viktigt att det finns en samsyn mellan förvaltningarna på IT-system och var kostnaderna ska tas.
1.1. Handlingar
Nämdernas budget Kommunstyrelsen 2014 VP 2015-2016.pdf (inkluderad nedan)
Nämndernas budget 2014 VP 2015-2016
Kommunstyrelse
Kommunstyrelse, Nämndernas budget 2014 VP 2015-2016 2(5)
1 Ramanpassning
Ramanspassning TKR Budget 2014 VP 2015 VP 2016
Totalt 2 800 3 800 7 800
Miljöstrateg 900 900 900
Externa intäkter Lindesberg
Arena 600 800 800
Planering 50 50 50
Inköp 50 50 50
Personliga befattningar 250 250 500
Marknadsföring 350 500 500
Kompletteringstrafik 300 300 300
Bilpool 200 200 200
Måltidsenheten 100 750 750
Bergslagens Kommunalteknik 3 750
Kommunledningsstaben och kommunkontoret ska under åren 2014-2016 minska nettoramen med 7,8 mnkr. Utöver dessa förslag beskrivs kommunövergripande åtgärder som berör hela den kommunala organisationen under Övergripande ramanpassning.
Övergripande ramanpassning
Ramanpassning TKR Budget 2014 VP 2015 VP 2016
Övergripande organisation 10 000 10 000
Generell
lokaleffektivisering 5 000 10 000
Finansiering,
effektivisering koncern 4 000 7 000 10 000
Övergripande organisation
En utredning av kommunens övergripande politiska organisation och förvaltningsorganisation kommer att inledas under hösten 2013 i syfte att effektivisera och samordna den kommunala organisationen. Förväntade kostnadseffektiviseringar från 2015 beräknas till ca 10 mnkr.
Generell lokaleffektivisering
Kommunens verksamheter bedrivs i ett stort antal lokaler förhyrda av de kommunala bolagen LIBO och TUAB samt till viss del av privata hyresvärdar. En översyn i syfte att samordna och minska den totala förhyrda ytan kommer att inledas. Förväntade kostnadsminskningar uppgår till 5 mnkr per år 2015 och 2016, totalt 10 mnkr.
Finansiering - effektivisering koncernen
Kommunfullmäktige beslöt 2012 att förstärka det egna kapitalet för Linde Stadshus AB med 350 mnkr pga lagändring från den 1 januari 2013. Reverserna på de koncerninterna lån som fanns togs bort och därmed minskade kommunens finansiella intäkter med ca 10 mnkr. Koncernens minskade kostnader för lån skall resultera i minskade kostnader för kommunen. Förväntade
kostnadsminskningar uppgår till totalt 10 mnkr, 4 mnkr år 2014 och ytterligare 3 mnkr per år 2015 och 2016.
Kommunstyrelse, Nämndernas budget 2014 VP 2015-2016 3(5)
2 Behov
Verksamhet 2 014 2 015 2 015
Arkivarie 450 450 450
IT-strateg 900 900 900
Digitala blanketter 250 250 250
Nytt diariesystem 75 75 75
Utbildning nya
politiker 200
Licenskostnader IT-
enheten 70 70 70
Teknisk överföring
servrar 450
Lönekartläggning,
licenskostn 45 45 45
Totalt 2 240 1 990 1 790
Utöver befintlig ram för budget 2014 och VP 2015-2016 har kommunledningsstaben och kommunkontoret följande behov:
Arkivarie 450 tkr
Lindesbergs kommun anslöt sig till den gemensamma arkivorganisationen i norra Örebro län 2008.
Detta skedde i samband med en pensionsavgång inom den egna kommunala arkivverksamheten och inriktning var att Lindesbergs kommun skulle bidra med resursförstärkning, vilket inte skett. De diskussioner som förts om gemensamt arkiv för kommunerna i norra Örebro län kommer
förhoppningsvis att kunna realiseras under 2014. Huvudalternativet för det gemensamma arkivet är att det placeras i lokaler i Stripa gruva. Nuvarande anslag avser ersättning till Nora kommun som är värd för verksamheten. Ett gemensamt arkiv med ökad personalbemanning innebär ökade
kostnader.
IT-strateg 900 tkr
Sedan 2009 har inte Lindesbergs kommun någon IT-strateg. Konsekvenserna av detta är att ingen person arbetar med IT-strategiska frågor. Förvaltningarna har svårt att få stöd i upphandlingar och samordning saknas helt. Den tidigare IT-gruppen under ledning av IT-strategen är nedlagd.
Informationssäkerhetsarbetet har helt uteblivit vilket medför att viktiga styrdokument saknas.
Digitala blanketter 250 tkr
Idag används digitala blanketter som är framställda i dataprogrammet Superform. Det sker ingen vidareutveckling av programmet och det blir allt svårare för medborgare och personal att både öppna och uppdatera befintliga blanketter. Kommunen behöver ett nytt system för digitala blanketter för att kunna erbjuda medborgarna ifyllningsbara blanketter på webbplatsen som även kan användas i framtida e-tjänster, samt blanketter på intranätet vilket även minskar
administrationen.
Nytt diariesystem 75 tkr
Det nuvarande diarieföringssystemet Winess kommer att ersättas av det mer avancerade systemet Evolution från och med 1 november 2013, vilket innebär ökade kostnader. Supporten på Winess kommer att försvinna. Istället för att satsa på Winess bedöms det vara långsiktigt mest fördelaktigt att byta till Public 360 som Hällefors, Nora, BKT och ev. snart även Ljusnarsberg har. Det skulle innebära en investeringskostnad på 1,1 mnkr och en ökad årlig kostnad på 75 tkr totalt för samtliga förvaltningar.
Kommunstyrelse, Nämndernas budget 2014 VP 2015-2016 4(5)
Utbildning nya politiker 200 tkr
Efter valet 2014 bedöms det finnas ett behov av utbildningsinsatser 2015.
Licenskostnader IT-enheten 70 tkr
Tillkommande årliga licenskostnader för backup av e-post samt licenskostnad för stärkt brandväggsskydd.
Teknisk överföring servrar- mobila enheter - BYOD (Bring Your Own Device) 450 tkr Tekniken innebär att enheter som surfplattor, telefoner, laptops mm kan komma åt servrar och skrivare i kommunens nätverk. Genom tekniken kan användare komma åt sina filer och
applikationer på kommunens servrar eller skriva ut på kommunens skrivare från sin BYOD-enhet.
Licenskostnad lönekartläggningssystem 45 tkr
Arbetet med lönekartläggning behöver utvecklas och ett IT-baserat system behövs som stöd för att uppfylla de krav som diskrimineringslagen ställer.
3 Investeringsbehov
Projekt 2014 2015 2016
Köksinventarier 1 000 1 000 1 000
Nytt diariesystem 1 100
Resecentrum Vedevåg 2 500
Storövägen, Vedevåg 1 500
Fotbollsgatan inkl. bussändhållplats med rastrum 2 500 5 000
Ny väg Arenahallen 4 000
Resecentrum Lindesberg 4 000 4 000
Exploatering 4 000 4 000 2 000
Guldsmedshyttan, vändplan 2 000 2 000
Tallen förvärv av mark 440
Summa investeringsbehov 11 040 16 000 15 000
4 Förutsättningar och verksamhetsförändringar
Miljöstrateg
Tjänsten som miljöstrateg är inrättad från 2013, men ej bemannad och 900 tkr finns avsatt i kommunledningsstabens budget. Förslaget är att miljöstrategiska arbetsuppgifter, såsom uppföljning och analys av arbete för att bidra till en hållbar utveckling avseende livsmiljö, samhällsbyggnad och planering utförs inom ordinarie verksamhet vid Bergslagens bygg- och miljöförvaltning.
Externa intäkter Lindesberg Arena
Lindesbergs kommun ersätter Energikällan AB för hyreskostnader avseende arenahallen. Intäkter från entreprenör restaurang och bowling ska avräknas ersättningen och beräknas uppgå till 600 tkr år 2014 och 800 tkr per år 2015 och 2016.
Planering och inköp
Kostnadsminskning på 50 tkr per verksamhet och år. Budgeten anpassas till utfallet. Berör kringskostnader för planerare och inköpare.
Kommunstyrelse, Nämndernas budget 2014 VP 2015-2016 5(5)
Personliga befattningar
Idag finns det medarbetare som har särskilt anpassade arbetsuppgifter i kommunens verksamheter och som finansieras från centralt konto. De medarbetare som framöver är i behov av befattningar med särskilt anpassade arbetsuppgifter ska kunna få det inom kommunens ordinarie verksamhet, dock ska det göras utifrån verksamhetens behov och egna budgetramar. Besparingen för 2014 sker genom naturlig avgång. Besparingen för 2016 sker genom naturlig avgång i kombination med kartläggning av nuvarande arbetsförmåga kopplad till behov i ordinarie verksamhet varför avslut kan bli aktuella.
Marknadsföring
Konsekvenser av besparingen blir att den planerade framtagningen av nytt marknadsförings- underlag inte kan bedrivas i den takt som planerats. Planeringen för framtagande av nya
turistbroschyrer behöver ses över med avseende på omfattning och tid. Det kan också komma att påverka den utökade exponeringen i samband med olika aktiviteter såsom mässor,
idrottsevenemang mm som påbörjats under 2013 och är planerat att fortsätta under VP-perioden.
Kompletteringstrafik
Besparingen innebär en avveckling av kompletteringstrafiken.
Bilpool
Besparing på löpande kostnader för bilarna. Budgeten anpassas till utfallet. Bilanvändarena påverkas inte av detta.
Måltidsenheten
Besparingen 2014 innebär att korrigering och justering görs på livsmedelsbudgeten utifrån elev- barn och brukarantal. Eftersom elevantalet har minskat innebär denna besparing inga negativa konsekvenser, utan måltidsenheten kan arbeta vidare med servering av mat med rätt näringsvärden och kvalitet på ett kostnadseffektivt vis.
Besparingen 2015 och framåt innebär att verksamheten måste göra stora förändringar. För att klara besparingarna måste beslut fattas efter kostutredningens förslag och efter en översyn av
måltidsenhetens produktionsstruktur.
Bergslagens kommunalteknik
Förslaget innebär att en utredning genomförs tillsammans med BKT och i dialog med de övriga medlemskommunerna om strukturella förändringar som från 2016 motsvarar en kostnadsminskning på ca 3 750 tkr för Lindesbergs kommun.
