Revisionsrapport nr 12 2011
Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2011
Huddinge kommun
Granskning av intern kontroll
Innehåll
1. Sammanfattning och rekommendationer ... 2
2. Inledning ... 3
3. Intern kontrollplan ... 3
4. Bokslutsprocessen ... 4
5. Leverantörsfakturor och utbetalningar ... 5
6. Granskning av ledningsnära kostnader ... 6
7. Intäkter, kundfakturering och inbetalningar ... 6
8. Materiella anläggningstillgångar ... 7
8.1. Exploateringsprojekt ... 7
9. Internbank – samarbete mellan Huddinge-, Botkyrka- och Södertälje kommuner ... 8
10. PA- lön ... 9
10.1. Pensioner ... 9
11. Försäljning av tjänster och varor till privatpersoner vid gymnasieskolans yrkesprogram ... 10
1. Sammanfattning och rekommendationer
Som ett led i revisionen av kommunens räkenskaper har vi granskat rutiner kopplade till väsentliga redovisningsprocesser. Vi har utifrån vår väsentlighets- och riskanalys valt att inrikta granskningen på följande väsentliga områden.
· Intern kontrollplan
· Bokslutsprocessen
· Leverantörsfakturor – utbetalningar
· Intäkter – kundfakturering – inbetalningar
· Materiella anläggningstillgångar
· Finansiella anläggningstillgångar
· PA/löneprocessen
· Försäljning av varor och tjänster vid gymnasieskolans yrkesprogram
Inom dessa områden har vi identifierat ett antal förbättringsområden med syfte att stärka den interna kontrollen.
Rekommendationer:
„ Vi rekommenderar styrelser och nämnder att se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders så att de motsvarar lagens krav och interna krav.
„ Dokumentera de kontroller som utförs vid avstämning mellan betalningsbekräftelse och kontrollista från ekonomisystemet samt den kontroll som görs för fakturor överstigande 10 mnkr.
„ Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader.
„ Dokumentera de stickprov som genomförs i samband med årlig inrapportering till pensionsförvaltare.
„ Inför riktlinjer för försäljning av varor och tjänster till privatpersoner vid gymnasieskolans yrkesprogram. Av riktlinjerna bör det framgå:
o vilka yrkesprogram som får genomföra uppdrag och sälja varor eller tjänster o vilka varor eller tjänster som omfattas
o vilken omfattning försäljningen får ha (verksamheten får inte bli så omfattande att den snedvrider eller stör konkurrensen på marknaden),
o prissättning enligt självkostnad. Självkostnaden ska inte inkludera lärarlöner utan endast material och rimligt slitage på maskiner och verktyg. Hur självkostnaden är beräknad bör framgå i riktlinjerna.
o att det är en del i elevernas utbildning
o att all fakturering som sker går via skolans administration
o tydliga beskrivningar av vilka rutiner som gäller vid kontanthantering
o om eventuell skada på annans egendom uppstår är kommunen ersättningsskyldig
2. Inledning
Enligt kommunallagen har varje nämnd ett tydligt ansvar för den interna kontrollen avseende de verksamheter som omfattas av nämndens uppdrag. Därutöver har kommunstyrelsen ett övergripande ansvar för den interna kontrollen, bland annat genom kommunallagens krav på uppsikt och det åliggande om ekonomisk förvaltning som finns i lagen.
Revisorerna ska varje år granska, och i sin ansvarsprövning av styrelser och nämnder, bedöma om den interna kontrollen i nämnder och styrelser är tillräcklig. Revisionen genomför granskning av den interna kontrollen via såväl sin grundläggande granskning som via fördju- pade granskningar. Denna granskning omfattar den interna kontrollen kopplad till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering.
Vår granskning av den interna kontrollen kopplad till räkenskaperna har genomförts enligt god revisionssed, vilket bland annat innebär att granskningen tagit sin utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys. Granskningen har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområ- dena i redovisningen. Granskningen är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem.
Huvudområden vid granskning av den interna kontrollen 2011 har varit:
· Intern kontrollplan
· Bokslutsprocessen
· Leverantörsfakturor – utbetalningar
· Intäkter – kundfakturering – inbetalningar
· Materiella anläggningstillgångar
· Finansiella anläggningstillgångar
· PA/löneprocessen
· Försäljning av varor och tjänster vid gymnasieskolans yrkesprogram
Granskningen innebär att vi har intervjuat berörd personal samt tagit del av relevant doku- mentation, exempelvis rutinbeskrivningar, kopplade till respektive process. Vi har för att få en fördjupad kunskap om processerna följt en transaktion per process. Detta ger oss förutom en bekräftelse av vår förståelse för processen möjlighet att säkerställa att de kontroller som beskrivs genomförs. I rapporten lämnar vi förslag till förbättringar kopplade till respektive pro- cess. Föregående års rekommendationer följs upp och kommenteras i anslutning till
processerna.
3. Intern kontrollplan
Vi har granskat kommunens arbete med interna kontrollplaner genom intervju med kvalitets- ledare vid kommunstyrelsens förvaltning. Vi har tagit del av de anvisningar och det
reglemente som finns.
Samtliga förvaltningar tar årligen fram en plan för intern kontroll som fastställs av respektive nämnd. Utformningen av planen för intern kontroll styrs av det reglemente för intern kontroll som antogs i fullmäktige 2011. Reglementet omfattar samtliga nämnder och innehåller bland annat kommunens definition av begreppet intern kontroll. Det är kommunstyrelsen som har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen i kommunen. Nämnden har i sin tur ansvaret för den interna kontrollen inom sin verksamhet.
Enligt reglementet ska varje nämnd göra riskanalyser utifrån de områden som anges och fastställa en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Nämndernas interna kontrollplaner ska följas upp i samband med delårsrapporterna och årsbokslutet. Anvisningarna för de internkontrollplaner som upprättas ingår i anvisningarna till verksamhetsplanen. De olika nämndernas internkontrollplaner skiljer sig åt till struktur och innehåll. Reglementet anger inte hur dessa formellt ska se ut. Anvisningarna är att betrakta som impulser till att göra något, avsikten är inte att exakt ange vad och hur detta ska göras.
Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Verksamhetschefer på olika nivåer är skyldiga att följa regler och anvisningar om intern kontroll, de har även ansvar för att informera övriga medarbetare.
Vår bedömning är att kommunen har en god ansats i sitt internkontrollarbete och har kommit långt när det gäller att identifiera verksamhetsrelaterade risker. I samband med vår
granskning föregående år rekommenderade vi kommunen att inrikta arbetet att i ännu större utsträckning hitta en gemensam struktur för internkontrollplanerna och dess uppföljning, samt tillse att det finns tydliga kopplingar mellan identifierade risker och mål för
verksamheten. Detta arbete pågår varför vi gör bedömningen att våra rekommendationer åtgärdats.
4. Bokslutsprocessen
Granskning av bokslutsprocessen har genomförts genom intervjuer med ekonomiavdelningen vid kommunstyrelsens förvaltning, nedan kallad enbart
ekonomiavdelningen, samt genom granskning av avstämningar i delårsbokslutet per sista augusti 2011. Även stickprovsgranskning av manuella bokföringsorders har genomförts.
Den ekonomiska rapporteringen i kommunen omfattar månadsbokslut, delårsbokslut samt årsbokslut. Innehåll och struktur för de ekonomiska rapporterna anges i instruktioner framtagna av ekonomiavdelningen. I anvisningarna framgår dock vilka poster i balansräkningen som hanteras centralt och vilka respektive förvaltning ansvarar för.
Vår bedömning är att avsaknaden av skriftliga rutinbeskrivningar på en övergripande nivå inte påverkar kvaliteten på boksluten.
Ekonomiavdelningen ansvarar för merparten av kommunens gemensamma konton, vilket i princip innebär alla konton som inte är interimskonton. För interimskonton finns ansvaret istället hos respektive förvaltning. Personalavdelningen ansvarar för balanskonton kopplade till löner från personalsystemet Heroma.
Det pågår för närvarande en generell översyn av nyckeltal då det finns många och vissa inte används för utvärdering. Nyckeltal används både inom ekonomisk uppföljning och vid
uppföljning av verksamheterna. Vissa nyckeltal följs upp månadsvis medan andra följs upp mer sällan. Vi kommer att följa arbetet med att identifiera relevanta nyckeltal för ekonomisk och kvalitativ uppföljning.
Under året har en controllergrupp på kommunstyrelsens förvaltning utvecklats. Gruppen har funnits tidigare men arbetsuppgifterna har förtydligats. Controllergruppen arbetar bland annat med uppföljning av måluppfyllelse. Våra bedömningar av arbetet med måluppfyllelse och återrapportering framgår av revisionsrapport avseende granskning av delårsrapport 2011.
Vi har granskat 20 manuella bokföringsorders, ytterligare fem kommer att granskas i samband med bokslutet. Urvalet har gjorts hos samtliga nämnder. Av Lag (1997:614) om kommunal redovisning framgår att ”en verifikation ska innefatta uppgift om när den har sammanställts, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga.” Enligt kommunens ekonomihandbok ska en bokföringsorder innehålla fullständiga uppgifter om orsaken till ordern och, i de fall det innebär en rättelse i bokföringen, hänvisning till den verifikation omföringen avser.
Vår granskning visar, i likhet med föregående år, att det ofta saknas underlag till upprättade bokföringsorders. De uppfyller därmed inte de dokumentationskrav som ställs. Samtliga granskade bokföringsorders uppfyller kommunens krav på attester.
Rekommendationer:
· Vi rekommenderar styrelser och nämnder att se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders så att de motsvarar lagens krav och interna krav.
5. Leverantörsfakturor och utbetalningar
Vi har granskat rutinen för leverantörsfakturor och utbetalningar genom intervjuer med berörd personal, granskning av fakturor och utbetalningar genom stickprov.
I april anskaffade kommunen ett nytt system, Proceedo, som ska användas från beställning till betalning. Kommunen använder sig fortfarande av inskanningsföretaget Recall i
Östersund, dit alla leverantörsfakturor skickas. Från Recall skickas filer innehållande fakturabild samt uppgifter om bland annat belopp och fakturanummer till Proceedo där ankomstregistrering sker. I Proceedo sker även attest av fakturorna av minst en granskare och en attestant. Uppsättningen i systemet följer kommunens attestinstruktioner.
Attesträtter kan endast läggas upp av ekonom vid kommunstyrelsens förvaltning. För att en ny attestant ska läggas upp krävs signerade blanketter från de olika förvaltningarna.
Merparten av alla fakturor passerar även en administratör som bland annat har till uppgift att lägga in eventuella periodiseringar, kontrollera att erforderliga underlag till representation bifogats samt att moms vid billeasning hanterats korrekt. De fakturor som inte passerar en administratör är fakturor från leverantörer där stora mängder inköp, mestadels
förbrukningsmaterial, görs av många enheter, till exempel inköp av livsmedel från Servera och Arla. Vi bedömer att detta är rimligt.
Överföring från Proceedo till ekonomisystemet sker dagligen. Vid överföringen från Proceedo till ekonomisystemet görs ingen kontroll att rätt antal fakturor förs över. Det saknas även en kontroll som säkerställer att rätt totalbelopp förs över. Det bör finnas en kontroll som
säkerställer att alla fakturor förs över mellan systemen för att minska risken att någon faktura
”fastnar” i systemet och medför förseningsavgifter.
Vid betalning av fakturor måste först ett betalningsförslag upprättas som ska godkännas, vilket sker på någon av förvaltningarna. Uppgiften roteras bland förvaltningarna enligt ett schema. Betalningsbekräftelsen faxas därefter till ekonomiavdelningen där en avstämning mellan betalningsbekräftelsen och ekonomisystemets kontrollista görs. Kontrollen
dokumenteras. Det finns en extra kontroll för fakturor överstigande 10 mnkr. Kontrollen innebär att ekonomiavdelningen gör en bedömning att beloppet är rimligt. Kontrollen
dokumenteras inte. Dessa kontroller bör dokumenteras för att verifiera att de genomförts och godkänts.
Leverantörsfakturor har granskats stickprovsvis med avseende på korrekta attester, rörelse- tillhörighet och kontering. Vi har i samband med granskningen kontrollerat att det finns upp- daterade attestförteckningar tillgängliga. Granskningen av leverantörsfakturor har inte föranlett några noteringar. Inga rekommendationer från föregående år finns att följa upp.
Rekommendationer:
· Dokumentera de kontroller som utförs vid avstämning mellan betalningsbekräftelse och kontrollista från ekonomisystemet samt den kontroll som görs för fakturor överstigande 10 mnkr.
6. Granskning av ledningsnära kostnader
Vi har stickprovsvis granskat ledningsnära/förtroendekänsliga kostnader vilket inkluderar representation, konferenser och resor, för att säkerställa att dessa inte strider mot gällande lagar och kommuninterna regler. Granskningen omfattar kommunens alla verksamheter.
Kommunen har fastlagt regler och riktlinjer för representation, gåvor och andra belöningar till utomstående. Dokumentet antogs av kommunfullmäktige i september 2005 och redogör för de regler som gäller i samband med intern och extern representation. Bland annat anges att all representation ska ha ”ett tydligt samband med verksamheten” samt att det krävs ”ett gott omdöme när det gäller vad som anses vara rimligt och skäligt i varje situation”.
Det framgår av dokumentet att varje nämnd ansvarar för att skattelagstiftningen efterlevs i samband med representation. Förtäring av alkohol är tillåten men ska ske ”inom ramen för god smak, måttlighet och sparsamhet”
I vår granskning har noterats att det vid flera tillfällen saknats underlag vid representation och liknande. Detta har efter flera frågor från oss tagits fram. Vi vill poängtera vikten av att erforderliga underlag finns tillgängliga då dessa kostnader annars skulle kunna betraktas som löneförmåner vilket är förenat med förmånsbeskattning samt kan vara förtroendeskadligt för kommunen.
Vid ett tillfälle har relativt omfattande intern representation förekommit. Vid Chefsdagen ingick lunchtallrik för 375 kr/person, kanapéer för 330 kr/person samt mousserande vin för 75 kr/person. Kommunen har gjort bedömningen att detta är inom ramen för riktlinjerna för representation.
Samtliga granskade fakturor har varit korrekt attesterade.
Rekommendationer:
· Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader.
7. Intäkter, kundfakturering och inbetalningar
I samband med granskningen av intern kontroll har vi valt att koncentrera granskningen av intäktsprocessen till olika delområden varje år. 2010 granskades barn- och
utbildningsförvaltningens fakturering av förskoleavgifter, granskningen föranledde ingen anmärkning.
Årets granskning fokuserar på fakturering och intäktsredovisning inom äldreomsorgen. Det finns två faktureringstyper allmänfakturering och äldreomsorgsavgifter. Det som benämns allmänfakturering avser fakturering av avgifter till annan kommun. Äldreomsorgsavgifter
faktureras baserat på biståndsbeslut. Avgiften är inkomstbaserad. Avgiftsbeslutet är ett myndighetsbeslut som attesteras av avgiftshandläggare och därefter skickas hem till individen. Fakturering sker i efterskott. Kravrutinerna följer kommunens vanliga rutiner.
Vår granskning har inte föranlett några noteringar.
8. Materiella anläggningstillgångar
Vi har granskat rutinen för investeringar genom intervju med redovisningschef och budgetansvarig vid kommunstyrelsens förvaltning. Processen är oförändrad jämfört med föregående år. Kommunen arbetar decentraliserat vilket speglar sig i processen för anläggningstillgångar. Stor del av ansvaret ligger på respektive förvaltning avseende inventering, utrangeringar och rapportering gällande aktivering av projekt.
Inga rekommendationer finns att följa upp från tidigare år. I samband med granskning av bokslutet görs uppföljning av årets anskaffningar och pågående projekt.
8.1. Exploateringsprojekt
Som en fördjupning i vår granskning av hanteringen av materiella anläggningstillgångar har vi i år fokuserat på kommunens hantering av intäkter och inkomster kopplade till
exploateringsprojekt.
Med markexploatering avses åtgärder för att anskaffa, bearbeta och iordningställa råmark för att bygga exempelvis bostäder eller affärer. I markexploatering ingår också att bygga
kompletterande gemensamma anordningar som gator och grönområden, VA och elanläggningar. Exploateringsprojekten har två dimensioner – exploatering, det vill säga förädling av mark i syfte att säljas, och investeringar som kvarstår i kommunens ägo. Vid beräkning av realisationsresultat vid försäljning av exploateringen ska försäljningslikviden minskas med ett omkostnadsbelopp. Omkostnadsbeloppet utgörs av kostnader för anskaffning och alla kostnader för att bringa tillgången på plats. Inkomster i form av gatukostnadsersättning bokförs initialt som skuld. I enlighet med matchningsprincipen
intäktsförs sedan inkomsten successivt i takt med att investeringsobjekten skrivs av över sina respektive nyttjandeperioder. Ersättning vid marköverlåtelse redovisas i resultaträkningen vid försäljning som realisationsresultat.
Intäkterna från exploateringsprojekten resultatförs det år de färdigställs. Om ett projekt löper över flera år bokas det upp i balansräkningen som ett pågående projekt. Vid färdigställandet aktiveras den del av exploateringsprojektet som bedöms vara en investering och avskrivning påbörjas.
Exploateringsprojekten delas om möjligt upp i olika etapper där intäkter och kostnader hänförliga till de olika etapperna särredovisas. Redovisningen per projekt sköts med så kallade projektkort där samtliga uppgifter om projektet finns samlade, här anges, förutom samtliga intäkter och kostnader hänförliga till projektet, även förväntat slutdatum. Det är projektledaren för respektive projekt som har ansvar för att meddela ansvarig ekonom när projektet är avslutat. Avstämning sker även i samband med delårs- och årsboksluten.
Exploateringsintäkter redovisas per färdigställd etapp.
Vi har gjort en övergripande granskning av de två största exploateringsprojekten som avslutades i samband med teritalbokslutet per sista augusti. Inga väsentliga noteringar har gjorts. Vi kommer i samband med granskningen av årsbokslutet att fortsätta följa upp redovisningen av exploateringsresultaten.
9. Internbank – samarbete mellan Huddinge-, Botkyrka- och Södertälje kommuner
Vi har granskat processen för finansiella anläggningstillgångar genom intervju med finans- ansvarig. Vi har tagit del av de policydokument som finns.
Under hösten 2010 påbörjades arbetet med att inrätta en gemensam internbank för Huddinge-, Botkyrka- och Södertälje kommuner. Syftet är att genom samverkan stärka kommunernas möjligheter att utvecklas inom kommunal finansiering och finansiell
riskhantering. Samarbetet omfattar övergripande omvärldsbevakning, konkreta projekt och aktiviteter samt kunskaps- och resursdelning. Ett affärsavtal upprättades vid årsskiftet och samarbetet startade den 1 januari.
Av avtalet framgår att internbanken har i uppdrag att hantera kommunernas finansiella transaktioner samt övriga finansiella åtgärder där den externa kapitalmarknaden är motpart.
Uppdraget omfattar bland annat finansiering, riskhantering, omvärldsbevakning,
likviditetsplanering och hantering av kortfristig likviditet. Åtgärderna ska genomföras enligt de finanspolicys, instruktioner och riktlinjer som antagits av respektive kommun. De
transaktioner som genomförs sker i den uppdragsgivande kommunens namn och samtliga finansiella transaktioner kommer att avspeglas i den uppdragsgivande kommunens
redovisning.
Verksamheten ska bedrivas i Södertälje. Södertälje tillhandahåller behörighet till de
verksamhetssystem som används. Botkyrka och Huddinge ska vardera till Södertälje erlägga en månadsavgift som utgör ersättning för personal i middleoffice, IT-stöd och arbetsplats som Södertälje tillhandahåller. Avtalet gäller från och med 1 januari 2011 och tillsvidare med en ömsesidig uppsägningstid om sex månader.
Internbanken har sex medarbetare placerade i Södertälje och ytterligare några medarbetare i Huddinge. Medarbetarna har kvar sina anställningar i sina respektive hemkommuner men arbetar med samtliga kommuners finansiering. För att medarbetare i de samverkande kommunerna ska ha möjlighet att göra affärer i alla tre kommunerna har fullmakter till medarbetarna utfärdats. Respektive kommun har en egen huvudbok och ett koncernkonto.
Verksamheten är uppbyggd enligt ”bankmodell” med frontoffice, middleoffice och backoffice.
Frontoffice, som består av fyra medarbetare, finns i Södertälje kommun med en representant från Huddinge kommun. Där genomförs affärsavslut, omvärldsanalys och beredning för finanskommitté. Middleoffice har till uppgift att administrera affärer, göra prognoser, ta fram underlag för betalning och bokföring. Middleoffice består av två personer från Södertälje kommun. Backoffice består av kassan i respektive kommun. Backoffice uppgifter består bland annat av likvidavveckling av affärsavslut och inläsning av filer till huvudbok. Det finns en tydlig ansvarfördelning mellan de olika funktionerna där tvåhandsprincipen alltid gäller.
Sedan starten den 1 januari har internbanken etablerat sig på certifikatmarknaden.
Finansieringen av det gemensamt ägda bolaget Söderenergi har tagits över från och med 31 januari. Lånen har fördelats enligt ägarandel. En finanskommitté har bildats med
representanter från bolaget och ägarkommunerna. Sedan 28 februari har Huddinge kommun tagit över finansieringen av Huge. Även här har en finanskommitté bildats. Finanskommittén är ett rådgivande forum för finansiella frågor av strategisk karaktär.
Varje tertial görs en omfattande rapport baserade på samtliga utestående affärer kopplade till finansieringen av Huge. Rapporten tas fram av företaget AGL, ett finanskonsultföretag.
Rapporten belyser de eventuella risker som finns kopplade till genomförda affärer.
Den totala upplåningen för Huddinge kommun per 31 augusti kopplat till Huge och Söderenergi uppgick till 6 859 mnkr där 5 700 mnkr avser Huge och 1 159 mnkr Söderenergi. Totalt har de tre kommunerna 23 mdr i skuld.
Den 17 januari 2011 fastställde kommunfullmäktige en ny finanspolicy. Varje kommun har sin egen finanspolicy oavsett samarbetet i internbanken. Finanspolicyn syftar till att övergripande beskriva och definiera de finansiella risker som finns i Huddinge kommunkoncern samt beskriva hur dessa risker ska hanteras och rapporteras samt ansvarsfördelningen för arbetet i organisationen. Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljningen av finanspolicyns efterlevnad, för finansförvaltningens arbete samt hur detta organiseras i koncernen. Det finns ett
komplement till finanspolicyn, finansinstruktionen, som beslutas av kommunstyrelsen.
Finansinstruktionen tar sin utgångspunkt i finanspolicyn men är mer detaljerad.
I samband med granskningen av finansprocessen förra året rekommenderade vi Huddinge kommun att säkerställa att inför samarbetet med Botkyrka och Södertälje kommuner noggrant reglera formerna för samarbetet avseende ansvar, roller och eventuellt avslut av samarbetet. Detta regleras i det avtal som finns upprättat mellan kommunerna. Vi
rekommenderade även kommunen att fastställa formerna för hur de ska erhålla insyn i det samarbete som bedrivs. Kommunstyrelsen erhåller insyn i verksamheten genom den månatliga återrapportering som sker där information om bland annat ränte- och kapitalbindning lämnas. Samt eventuella avsteg i förhållande till finanspolicyn.
10. PA- lön
Vi har översiktligt granskat Huddinge kommuns löneprocess för att få en förståelse för kommunens rutiner och kontroller kopplade till löneprocessen. Bland annat inbegriper detta rutiner för godkännande av anställningar, förändringar av fast lönedata, löpande tid-
redovisning, utbetalningar av löner och ersättningar samt korrekt redovisning. Vi har även översiktligt granskat kommunens rutiner för inrapportering av data till pensionsförvaltaren SPP. Detta innebär att vi har intervjuat personal vid löneadministration samt stickprovsvis granskat registrering av fast lönedata mot anställningsavtal, godkännande av
avvikelserapporter i personalsystemet Heroma. Vi har stickprovsvis granskat inrapporterade uppgifter till SPP.
Vår rutingenomgång för löneprocessen har i likhet med tidigare år inte föranlett några väsentliga noteringar. Vi bedömer att kommunen har ändamålsenliga rutiner och kontroller för att hantera löner och personalrelaterade skulder.
10.1. Pensioner
Pensioner är en omfattande post både i resultat- och balansräkning. Både den formella och den informella kontrollen från de anställda och chefer i organisationen brukar vanligtvis vara lägre inom detta område än vad som gäller för andra poster, exempelvis inköp och löner.
Detta beror bland annat på att pensioner är ett komplext område och att kunskapen om pensioner generellt sett är förhållandevis låg. Det är därför viktigt att det finns tydliga dokumenterade kontroller för pensioner som omhändertar riskerna för såväl avsiktliga som oavsiktliga fel.
Huddinge kommun har från och med 1 juli ett avtal med SPP som innebär att SPP levererar pensionsadministrativa tjänster till kommunen . Kommunen ska tillhandahålla de underlag som erfordras för att en korrekt pensionsskuld ska kunna beräknas. Detta innebär att det ställs stora krav på de uppgifter som kommunen skickar till SPP, att dessa är relevanta och korrekta i förhållande till de pensionsavtal som gäller. Kommunen behöver ha kontroller på plats som säkerställer att uppgifterna endast omfattar anställda och endast de lönearter och belopp som är pensionsgrundande.
Inrapportering till SPP sker en gång per år, i januari året efter intjänandeåret, genom att en pensionsfil skapas från lönesystemet. All pensionsgrundande lön på årsbasis för respektive anställd registreras i filen genom en utsökning i lönesystemet. Uppgifterna utgör grunden för pensionsförvaltarens beräkning av pensionsskulden. Innan filen skickas görs en
rimlighetsbedömning av lönesummorna för kommunen som helhet. Stickprov genomförs i samband med inrapportering en gång per år. Dokumentation av stickproven sker inte med någon regelbundenhet. Det är endast löneadministratörerna som har åtkomst till
pensionsfilen. Inga korrigeringar av uppgifter kan göras i pensionsfilen.
Löpande under året, i april, september och november, rapporteras förändringar, det vill säga nyanmälda och avslutade anställningar. Detta görs för att SPP ska kunna skicka ut val- paketet till nyanställda. Uppgifterna används inte för beräkning av pensionsskulden.
Rekommendationer:
„ Dokumentera de stickprov som genomförs i samband med årlig inrapportering till pensionsförvaltare.
11. Försäljning av tjänster och varor till privatpersoner vid gymnasieskolans yrkesprogram
Gymnasieskolan har 18 nationella program, 12 yrkesprogram och 6 högskoleförberedande program. Efter att eleverna genomgått ett yrkesprogram ska de vara väl förberedda för yrkeslivet och utbildningen som erbjuds ska hålla hög kvalitet och leda till skicklighet i yrket.
Det ska vara möjligt att direkt påbörja en yrkesbana efter utbildningen. En viktig del i de gymnasiala yrkesprogrammen är därför undervisning i form av praktiskt arbete. Detta sker genom att eleverna bland annat tillhandahåller olika varor och tjänster för försäljning. Det kan vara allt från försäljning av mat i restaurangskolans servering, till friggebodar och mindre reparationer av fordon. För detta har kommunen rätt att ta ut ersättning från den som köpt varan eller tjänsten. Verksamheten får dock inte bedrivas i sådan omfattning att den strider mot kommunallagen eller konkurrenslagen.
Huddinge kommun erbjuder vid Sågbäcksgymnasiet yrkesprogram inom bland annat bygg, fordon, måleri, restaurang och livsmedel. Som en del av undervisningen lagar och serverar eleverna vid restaurang- och livsmedelsprogrammet mat till gäster i Restaurang Sågbäcken.
Vem som helst har möjlighet att äta i restaurangen och det finns möjlighet att köpa
rabatthäften för att priset per lunch ska bli lägre. En lunch kostar 60 kr. De rabatthäften som säljs har tagits fram av skolan och är kopierade häften. Det finns ingen kontroll över hur många rabatthäften som sålts eller att de inte förfalskats.
Eleverna på byggprogrammet bygger olika objekt som beställs av kunder. Det är framförallt friggebodar som säljs vid beställning. Vid ett tillfälle har ett större projekt genomförts - ett husbygge med moduler. Elever vid fordonsprogrammet utför vissa reparationer på bilar och byter däck.
All verksamhet vis Sågbäcksgymnasiet bedrivs i skolans regi. Skolan marknadsför inte elevernas tjänster och verksamheten bedrivs i begränsad omfattning.
Prissättningen och betalningsformer varierar. Försäljning i restaurangen sker inklusive moms. Försäljning av byggarbeten sker exklusive moms. Då försäljningen inte kan ses som ett led i utbildningen ska moms inkluderas i all försäljning. Om någon försäljning sker till kunder som skulle anses vara närstående till skolan och kunden har begränsad avdragsrätt för ingående moms gäller dessutom att skolan måste beräkna momsen på ett marknadspris och inte självkostnadspris. Det förekommer att kunderna själva köper med sig materialet och att då ingen betalning till skolan sker. Ingen ersättning för normalt slitage på verktyg och liknande tas ut. Fakturering sker från skolans administration.
Under hösten har rektor vid Sågbäcksgymnasiet väckt frågan om hur den interna kontrollen kan stärkas i den del av skolans verksamhet som avser försäljning av varor eller tjänster till allmänheten. Detta för att säkerställa att alla delar av verksamheten tillämpar samma principer när skolan, via elevers arbete, säljer varor eller tjänster, men också för att säkerställa att inte otillåten försäljning och oegentligheter förekommer.
För närvarande har kommunen inte tagit fram riklinjer för denna typ av verksamhet. Varje program har arbetat utifrån rutiner som passat dem vilket medfört att variationer har
förekommit, vissa motiverade andra inte. Det finns inga rutiner för prissättning eller vem som har rätt att ta emot uppdragen och göra bedömningen om det är lämpligt att skolan åtar sig dem. För att tydliggöra hur kommunen vill att verksamheten ska bedrivas bör riktlinjer fastställas av gymnasienämnden. Av riktlinjerna bör det framgå:
· vilka yrkesprogram som får genomföra uppdrag och sälja varor eller tjänster.
· vilka varor eller tjänster som omfattas,
· vilken omfattning försäljningen får ha (verksamheten får inte bli så omfattande att den snedvrider eller stör konkurrensen på marknaden
· prissättning enligt självkostnad. Självkostnaden ska inte inkludera lärarlöner utan endast material och rimligt slitage på maskiner och verktyg. Hur självkostnaden är beräknad bör framgå i riktlinjerna.
· att det är en del i elevernas utbildning
· att all fakturering som sker går via skolans administration
· tydliga beskrivningar av vilka rutiner som gäller vid kontanthantering.
· om eventuell skada på annans egendom uppstår är kommunen ersättningsskyldig.
I kontakter med kunderna måste det framgå att det är elever som utför arbetet vilket kan påverka tidsåtgång och kvalitet. Det är viktigt att skolan säkerställer att all verksamhet sker i skolans regi så att elever inte utför arbete åt andra företag under skoltid, där arbetet
faktureras av företaget och inte skolan. Skolan bör också säkerställa att kommunens regler kring bisysslor följs.
Stockholm den 21 november 2011
Rebecka Hansson Auktoriserad revisor
