2019-11-13 Pdf, 7.6 MB, öppnas i nytt fönster.

(1)

Lysekils kommun, 453 80 Lysekil | Tel: 0523-61 31 08 madelene.johansson@lysekil.se | www.lysekil.se Kommunstyrelseförvaltningen KALLELSE/FÖREDRAGNINSLISTA

Utbildningsnämnden

kallas till sammanträde onsdagen den 13 november kl 08.00 i Grundsunds skola, Lysekils kommun

.

Öppet sammanträde utom i de punkter som markerats med (sluten del) eller där ordförande så beslutar

Ärende Bilaga

Mötets öppnade och val av justerare, förslag Jeanette Janson 1. Fastställande av dagordningen

2. Budget 2020 plan 2021–2022 utbildningsnämnden 1 3. Uppföljning intern kontroll 2019 utbildningsnämnden 2 4. Reviderade riktlinjer för tilldelning av priser och stipendium inom 3

kultur- och fritidsområdet

5. Utbildningsnämndens sammanträdeskalender år 2020 4 6. Information från förvaltningschef och ordförande

7. Beslutsuppföljning 5

8. Delegationsbeslut

9. Anmälningsärenden 6

Lysekil 2019-11-06 Utbildningsförvaltningen

Monica Andersson / Madelene Johansson

ordförande sekreterare

(2)

Lysekils kommun, 453 80 Lysekil | Tel: 0523-61 30 00 | Fax: 0523-61 37 12 | registrator@lysekil.se | www.lysekil.se

Tjänsteskrivelse

Datum 2019-10-21

Dnr

UBN 2019-000205 Utbildningsförvaltningen

Lennart Olsson, 0523 – 61 32 90 lennart.olsson@lysekil.se

Budget 2020 plan 2021–2022 för utbildningsnämnden

Sammanfattning

Utbildningsförvaltningen har arbetat fram ett förslag till budget för

utbildningsnämnden. Nämnden ska utifrån styrmodell, kommunfullmäktiges budget och andra reglementen som styr nämndens verksamhet ta fram en budget.

Budgeten ska innehålla en beskrivning om nämndens verksamhet, prioriterade utvecklingsmål, inriktningar och eventuella utvecklingsmål samt uppdrag.

Budgeten ska också säkerställa att ansvaret för verksamheten sker utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ramarna.

Utbildningsnämnden kommer under 2020 att ha två förvaltningar i sitt

ansvarsområde. Utbildningsförvaltningen kommer att bestå av de verksamheter som ingår idag med två undantag, vuxenutbildningen och särskild utbildning för vuxna. Budget för dessa verksamheter planeras enligt ordinarie process vilket framgår av detta budgetdokument. Vuxenutbildningen och särskild utbildning för vuxna kommer tillsammans med arbetsmarknadsenheten, AME och

försörjningsstödet i socialnämnden att bilda den nya arbetslivsförvaltningen.

Förslag till beslut

Utbildningsnämnden antar budget för nämnd 2020 plan 2021 och 2022.

Ärendet

I enlighet med kommunens styrmodell ska budget 2020 fastställas av nämnden.

Lennart Olsson Förvaltningschef

Bilaga

Budget 2020 plan 2021 och 2022 för utbildningsnämnden Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen Ekonomiavdelningen Förvaltningschef

(3)

Budget nämnd 2020 plan 2021 och 2022

Utbildningsnämnd

(4)

Utbildningsnämnd, Budget nämnd 2020 plan 2021 och 2022 2(13)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 3

2 Sammanfattning ... 3

3 Verksamhetsbeskrivning ... 3

3.1 Verksamhetsidé ... 3

3.2 Vision och värdegrund ... 4

4 Kritiska kvalitetsfaktorer ... 4

4.1 Kritiska kvalitetsfaktorer... 4

5 Utvecklingsområden och utvecklingsmål ... 5

5.1 Utvecklingsområde ... 5

5.1.1 UBF: Skolframgång: I Lysekils kommun ska undervisning bedrivas så elevernas resultat ständigt förbättras. ... 5

5.1.2 UBF: Skolans och förskolans digitalisering: Digitalisering ska främja kunskapsutveckling och likvärdigheten i förskola och skola ... 6

5.1.3 UBF: Kompetensförsörjning ... 7

5.1.4 Utveckla kultur och fritid i Lysekils kommun: Med det Kultur- och fritidspolitiska programmet som grund utveckla kultur- och fritidsverksamheten. ... 7

5.1.5 UBF: Hållbar utveckling ... 8

5.2 Uppdrag ... 9

5.2.1 Kommunfullmäktige ... 9

5.2.2 Förvaltningschef ... 9

6 Förutsättningar ... 9

6.1 Omvärldsanalys ... 9

6.2 Befolkningsförändringar ... 9

6.3 Lokaler och reinvesteringar ... 10

6.4 Medarbetare ... 10

6.5 Ekonomi ... 11

7 Effektiv resursanvändning ... 11

7.1 Utgångspunkter för god ekonomisk hushållning ... 11

7.2 Ekonomisk plan för kommande budgetår ... 12

7.3 Behov av nyinvesteringar ... 13

(5)

1 Inledning

Styrmodellen för Lysekils kommun bygger på mål- och resultatstyrning. Detta innebär att ansvaret för att planera och följa upp verksamhetens mål och resultat omfattar samtliga organisatoriska nivåer. Utbildningsnämnden ska utifrån styrmodell, kommunfullmäktiges budget och andra reglementen som styr nämndens verksamheter ta fram en budget.

Budgeten ska innehålla en beskrivning om nämndens verksamhet, prioriterade

utvecklingsområden, inriktningar och eventuella utvecklingsmål samt uppdrag. Budgeten ska också säkerställa att ansvaret för verksamheten sker utifrån de av kommunfullmäktige

beslutade ramarna.

2 Sammanfattning

Utbildningsnämnden kommer under 2020 att ha två förvaltningar i sitt ansvarsområde.

Utbildningsförvaltningen kommer att bestå av de verksamheter som ingår idag med två undantag, vuxenutbildningen och särskild utbildning för vuxna. Budget för dessa

verksamheter planeras enligt ordinarie process vilket framgår av detta budgetdokument.

Vuxenutbildningen och särskild utbildning för vuxna kommer tillsammans med

arbetsmarknadsenheten, AME och försörjningsstödet i socialnämnden att bilda den nya arbetslivsförvaltningen. För att vid ingången till 2020 ha en klar gräns mellan de båda förvaltningarna läggs, i denna budget, särskild vikt vid noggrannhet av specificering av kostnader och intäkter för vuxenutbildningen samt särskild utbildning för vuxna och kvarvarande utbildningsförvaltning. Den nya arbetslivsförvaltningens budget upprättas senare.

Huvudsakliga mål inför 2020 är beskrivna i nämndens utvecklingsområden

Skolframgång: I Lysekils kommun ska undervisning bedrivas så elevernas resultat ständigt förbättras. Ett antal åtgärder pågår och nya ska påbörjas.

Skolans och förskolans digitalisering ska främja kunskapsutveckling och likvärdigheten i förskola och skola.

Kompetensförsörjning: Utbildningsnämnden i Lysekils kommun ska vara en arbetsgivare som kompetent och välutbildad personal väljer att vara anställd hos.

Utveckla kultur och fritid: Med det Kultur- och fritidspolitiska programmet som grund ska kultur- och fritidsverksamheten i Lysekils kommun utvecklas.

Hållbar utveckling; utbildningsnämndens verksamheter ska utmärkas av medvetna miljöval Nämnden har under 2019 gjort stora anpassningar för att nå budgetbalans från resultatet 2018. Förutom vidtagna åtgärder syns fortsatt minskade intäkter från statsbidrag vilket ställer ytterligare stora krav på anpassningar. Nämnden behöver för 2020 ha ett särskilt fokus på effektiv användning, behov och organisering gällande lokaler.

3 Verksamhetsbeskrivning

3.1 Verksamhetsidé

Utbildningsförvaltningens ansvarsområden är förskoleverksamhet, grundskola,

grundsärskola, musikskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola, vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna, folkbibliotek och kultur- och fritidsverksamhet riktad till allmänheten.

I relation till utbildning utgörs nämndens målgrupper av barn och elever inom förskola, skola samt inom barn- och skolomsorg och också barn och elevers vårdnadshavare. I relation till kultur- och fritidsverksamheten består målgruppen av hela Lysekils kommuns befolkning inkluderat föreningsverksamheten.

(6)

Utbildningsnämnd, Budget nämnd 2020 plan 2021 och 2022 4(13) Nämndens uppdrag i relation till utbildningsverksamheten beskrivs i skollagen.

Utbildningen inom skolväsendet syftar till att barn och elever ska inhämta och utveckla kunskaper och värden. Den ska främja alla barns och elevers utveckling och lärande samt en livslång lust att lära. Utbildningen ska också förmedla och förankra respekt för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande demokratiska värderingar som det svenska samhället vilar på.

I utbildningen ska hänsyn tas till barns och elevers olika behov. Barn och elever ska ges stöd och stimulans så att de utvecklas så långt som möjligt. En strävan ska vara att uppväga skillnader i barnens och elevernas förutsättningar att tillgodogöra sig

utbildningen personliga utveckling till aktiva, kreativa, kompetenta och ansvarskännande individer och medborgare (Skollagen 1 kap 4 §).

Kultur och fritid

Kommuninnevånare ska, via demokratiska processer, erbjudas möjlighet att påverka, utforma men också ta ansvar för sin fritid. Det innebär att utbildningsnämndens uppgift är att skapa förutsättningar för kommuninvånarna att genom organisationer och föreningar påverka såväl samhällsutvecklingen i stort som kultur- och fritidsutbudet i kommunen.

Föreningarna skall stödjas på ett sådant sätt att de även fortsättningsvis kan utgöra grunden i kultur- och fritidsutbudet i Lysekils kommun. Särskild uppmärksamhet ska ägnas åt barn och ungdomars fritid och kultur- och fritidsverksamheten ska samarbeta med kommunens

förskolor och skolor för att bidra till barn och elevers lärande.

3.2 Vision och värdegrund

Lysekils kommuns vision Lysekil är en hållbar och attraktiv kommun året runt som

kännetecknas av kreativitet och framtidstro. Lysekil är en självklar mötesplats och ledande inom maritima näringar samt Lysekils värdegrund öppet, enkelt, värdigt genomsyrar utbildningsnämndens verksamhet. Lagar och förordningar styr nämndens uppdrag.

Utbildningsnämndens grunduppdrag är utgångspunkten för arbetet med ekonomi, resursfördelning och utveckling. För att kvalitetssäkra verksamheten finns indikatorer, hållbara över tid, vilka mäter verksamhetens kvalitét.

4 Kritiska kvalitetsfaktorer

Kritiska kvalitetsfaktorer är särskilt angelägna faktorer som måste bli uppfyllda för att en verksamhet ska ha hög kvalitet. En kritisk kvalitetsfaktor utgår från verksamhetens grunduppdrag som definierats i lagstiftning och andra styrande dokument.

Kritiska kvalitetsfaktorer indelas i fyra perspektiv; målgrupps-, verksamhets-, medarbetar- och ekonomiperspektiv.

Uppföljning av hur det går med de kritiska kvalitetsfaktorerna rapporteras kontinuerligt till nämnden. Uppföljning av grunduppdraget sker tre gånger per år.

Genom att planera, följa upp, analysera och dra slutsatser av uppnådda resultat förväntas det ske en kvalitetshöjning av verksamheterna.

4.1 Kritiska kvalitetsfaktorer

För utbildningsverksamheten utgår utbildningsnämndens kritiska kvalitetsfaktorer från vad som anges i skollagen, läroplanerna och andra styrande dokument. Om

utbildningsverksamheten lyckas utföra sina uppdrag väl innebär det att barn och elever i Lysekils kommun kommer att ha förutsättningar till ett bra vuxenliv.

För kultur- och fritidsverksamheterna utgår de kritiska kvalitetsfaktorerna från Lysekils

(7)

Utbildningsnämnd, Budget nämnd 2020 plan 2021 och 2022 5(13) väl i sina uppdrag innebär det att alla Lysekils kommuns innevånare har möjlighet till en rik och varierad fritid.

De kritiska kvalitetsfaktorer som anges i medarbetar- och ekonomiperspektivet är gemensamma och gäller för alla verksamheter i utbildningsnämnden.

Kvalitetsfaktorerna mäts genom kvalitetsindikatorer vilka uttrycker kvalitetsnivån i olika delar av verksamheterna.

Målgruppsperspektivet Verksamhetsperspektivet

Barn och elever i samtliga skolformer ska kunna utvecklas

så lång som möjligt enligt utbildningens mål. Barn och elever ska ges möjlighet att ta ansvar för och inflytande över utbildningen.

Utbildningen ska utformas så att barn och elever tillförsäkras

en utbildningsmiljö som präglas av trygghet och studiero. Invånare och besökare ska erbjudas god tillgång till idrotts- och friluftsanläggningarna.

Mötesplatser där barn och ungdomar kan och vill träffas på

sin fritid ska finnas. Navet i kultur- och fritidslivet i Lysekils kommun är föreningarna.

Kultur är en viktig faktor för människors livskvalitet och

Lysekils kommuns attraktivitet och tillväxt. Kultur- och fritidsavdelningarna ska sträva efter att skapa förutsättningar för arrangemang året runt.

Medarbetarperspektivet Ekonomiperspektivet

Utbildningsnämnden ska vara en attraktiv arbetsgivare. I utbildningsnämndens verksamhetsområden ska råda budget i balans.

På arbetsplatserna ska en god arbetsmiljö råda. Resurser ska utnyttjas effektivt.

Verksamheternas personal ska ha rätt kompetens och behörighet där så krävs.

Kommentar

Exempel på utbildningsnämndens indikatorer är:

• elevers betyg,

• behörighet till gymnasieskolan,

• gymnasieexamen inom fyra år,

• andel elever som upplever trygghet och studiero,

• antal utlån på biblioteken,

• antal sammankomster för barn och ungdomar med aktivitetsstöd,

• andel vårdnadshavare som känner sig trygga med barnens omsorg,

• andel elever som uppger att de kan vara med och påverka undervisningen,

• antal föreningsdialoger,

• antal läger som nyttjar kommunens anläggningar,

• långtidsfrisk personal,

• budgetavvikelse.

5 Utvecklingsområden och utvecklingsmål

5.1 Utvecklingsområde

5.1.1 UBF: Skolframgång: I Lysekils kommun ska undervisning bedrivas så elevernas resultat ständigt förbättras.

Definition och motivering

Såväl statistik som forskning visar att avklarade gymnasiestudier är en av de viktigaste faktorerna för att lyckas i vuxenlivet, bli en del av samhället men också bidra till

samhällsutvecklingen. Det är därför av största vikt att allt fler elever klarar

kunskapskraven i Lysekils kommuns grundskola, blir behöriga till gymnasieskolan och då

(8)

Utbildningsnämnd, Budget nämnd 2020 plan 2021 och 2022 6(13) Många omständigheter påverkar elevers möjligheter att lyckas i skolan men en de mest avgörande faktorerna är lärarna. Det handlar till exempel om lärares sätt att undervisa och anta ledarskapet i klassrummet, kollegial samverkan lärare emellan, bedömning av elevers resultat. Men det handlar också om att tidigt uppmärksamma och sätta in stöd för de elever som behöver extra stöd samt att elever känner sig trygga och sedda i skolan.

Ytterligare faktorer som påverkar kvalitén i skolan är hur den organiseras och styrs på såväl huvudmannanivå som på enhetsnivå.

Utvecklingsmål:

5.1.1.1 UBF: Oavsett förutsättningar ska elever i Lysekils kommun ges likvärdiga möjligheter att lyckas i skolan.

Strategier

Arbetet med målet ska under 2020 fokusera på pojkars resultat då det har i analyser av elevers resultat visat sig att pojkar i Lysekils kommun har lägre resultat än flickor, främst i de lägre årskurserna. Kunskapen om varför det är så är i dagsläget låg och vi kan anta att en mängd faktorer samspelar.

5.1.1.2 UBF: Elevernas resultat i matematik ska höjas.

Strategier

Arbetet med målet under 2020 ska främst fokusera på att utveckla undervisningen i matematik från förskoleklassen till årskurs 3.

5.1.1.3 UBF: Det ska finnas ett likvärdigt stöd för nyanlända elever på alla skolor och stadier i kommunen.

Strategier

Arbetet med målet under 2020 ska främst fokusera på likvärdigt stöd, oavsett skola samt nyanländas skolresultat.

5.1.1.4 UBF: Tidig upptäckt: Barns och elevers olika behov ska identifieras och insatser genomföras så tidigt som möjligt.

Strategier

Arbetet med målet under 2020 ska främst fokusera på problematisk skolfrånvaro samt på övergångar mellan stadier och skolformer som fångar upp elever som riskerar att inte nå målen.

5.1.2 UBF: Skolans och förskolans digitalisering: Digitalisering ska främja kunskapsutveckling och likvärdigheten i förskola och skola

I ett komplext samhälle med stort informationsflöde, ökad digitalisering och snabb

förändringstakt är det viktigt att lyfta fram digitala perspektiv i skola och förskola. Det är centralt att skolan och förskolans personal har kunskaper om hur digitala verktyg och

(9)

Utbildningsnämnd, Budget nämnd 2020 plan 2021 och 2022 7(13) reviderade läroplanerna som handlar om digitalisering är identiska och innebär att

digitaliseringen går som en röd tråd genom hela svenska skolväsendet.

5.1.2.1 UBF: Barn och elever ska ha tillgång till digitala verktyg utifrån sina behov och förutsättningar.

Strategier

Arbetet med målet under 2020 ska främst fokusera på en inventering och nulägesanalys.

5.1.2.2 UBF: Personal ska ha kompetens att välja och använda digitala verktyg i utbildningen.

Strategier

Arbetet med målet under 2020 ska främst fokusera på kompetensutvecklande insatser utifrån pedagogernas olika behov.

5.1.3 UBF: Kompetensförsörjning Definition och motivering

Behovet av kompetent och behörig personal är så stort att det inte enbart räcker med att utbilda fler. I Lysekils kommun måste vi utveckla organisationen och arbetssätten i verksamheterna, vi måste också, mer än idag vara en attraktivarbetsgivare.

5.1.3.1 UBF: Utbildningsnämnden i Lysekils kommun ska vara en arbetsgivare som kompetent och välutbildad personal väljer att vara anställd hos.

Strategier

Arbetet med målet under 2020 ska främst fokusera på implementering av

kompetensförsörjningsplanen som beslutades om av utbildningsnämnden under 2019.

5.1.4 Utveckla kultur och fritid i Lysekils kommun: Med det Kultur- och fritidspolitiska programmet som grund utveckla kultur- och fritidsverksamheten.

Barn- och ungas fritid har en central roll det Kultur- och fritidspolitiska programmet och åtgärder som riktas mot den gruppen kommer särskilt att prioriteras.

5.1.4.1 Barn och ungas fritid: Fler ungdomar ska vara föreningsaktiva i såväl kultur- som idrottsföreningar.

Strategier

Under 2020 ska målet främst inriktas mot att på olika sätt möta elever i årskurs 7–9 och synliggöra vilka möjligheter föreningslivet kan erbjuda av olika aktiviteter.

(10)

Utbildningsnämnd, Budget nämnd 2020 plan 2021 och 2022 8(13) 5.1.4.2 Barn- och ungas fritid: Verksamheten "unga mötesplatser" ska bedrivas med

god kvalité.

Strategier

Under 2020 ska målet främst fokusera på en nulägesanalys vilken ska utmynna i handlingsplan med förslag på utvecklingsområden.

5.1.4.3 Kulturarvet: Biblioteken i Lysekils kommun ska fortsatt medverka i kunskapsutveckling samt fysiska och digitala möten.

Strategier

Under 2020 ska målet främst fokusera på bibliotekens digitalisering.

5.1.4.4 Föreningslivet: Stödet till föreningarna ska vara relevant och likvärdigt, föreningar med barn- och ungdomsverksamhet prioriteras.

Strategier

Under 2020 ska målet främst fokusera på att det finns, av utbildningsnämnden beslutade, tydliga kriterier för fördelning av föreningsstöd.

5.1.4.5 Lysekil; besöks- och evenemangsstaden: Kultur- och fritidsavdelningarna ska sträva efter att skapa förutsättningar för att arrangörer ska vilja förlägga evenemang i Lysekils kommun året runt.

Strategier

Under 2020 ska målet främst fokusera på marknadsföring, information och ansvarsfördelning inom kommunen.

5.1.5 UBF: Hållbar utveckling Definition och motivering

Ett av de 17 globala målen för hållbar utveckling, Agenda 2030, som antagits av FN, handlar om att säkerställa hållbar konsumtion och produktion. Utbildningsnämnden i Lysekils kommun vill med detta utvecklingsmål bidra till att målet nås i Sverige till 2013.

5.1.5.1 UBF: Alla utbildningsnämndens verksamheter ska utmärkas av medvetna miljöval.

Strategier

Under 2020 ska målet främst fokusera på att minska pappershanteringen.

(11)

5.2 Uppdrag

5.2.1 Kommunfullmäktige

Uppdrag

Avsätt resurser till heltidsresan.

Samtliga nämnder ska avsätta erforderliga resurser för att kunna erbjuda heltidstjänster till de som omfattas av avtalet om den s.k. heltidsresan.

Etablera en kulturskola

Utbildningsnämnden får i uppdrag att utreda möjligheten att utvidga musikskolan till en kulturskola. Statsbidraget till denna verksamhet har återinförts. Det som krävs är ytterligare en eller flera grenar förutom musik och dans som finns idag, det kan till exempel vara drama eller konst.

5.2.2 Förvaltningschef

Uppdrag

Återrapportera åtgärder för barn/elever i behov av särskilt stöd 2018

Under 2018, i och med det nya resurstilldelningssystemet, har det gamla 5310-kontot som hanterades centralt av förvaltningschef lagt ut direkt till förskolechefer och rektorer utifrån ett socioekonomiskt index (SCB).

6 Förutsättningar

6.1 Omvärldsanalys

• Minskade statsbidrag på en rad områden. Lysekils kommun ansöker årligen om närmare 40 olika statsbidrag. De flesta är relativt beständiga medan några är osäkra, detta kräver noggrann bevakning.

• Läsa, skriva, räkna - en garanti för tidiga stödinsatser i förskoleklassen och lågstadiet.

Från den 1 juli 2019 gäller nya bestämmelser i skollagen om en garanti för tidiga stödinsatser. Syftet med garantin är att elever i behov av extra anpassningar och särskilt stöd ska få det så tidigt som möjligt och att stödet utformas efter varje elevs behov.

• Från och med den 1 juli 2019 är det krav på lärarlegitimation och behörighet för att få undervisa och ansvara för undervisning i fritidshemmet.

• Revidering av förskolans läroplan har gjorts. Läroplanen tar upp barnens utveckling och lärande, barnens inflytande i verksamheten och relationen till föräldrarna. Den tar också upp hur förskolan ska samverka med förskoleklassen, skolan och

fritidshemmet.

• Det råder fortsatt brist på pedagoger i landet. Lysekils kommun samverkar med Karlstads universitet och Högskolan Väst kring utbildningar av förskollärare och grundskollärare på distans.

6.2 Befolkningsförändringar

Befolkningen i Lysekils kommun är svagt stigande enligt prognos från Statistiska

centralbyrån, SCB. Utbildningsnämndens verksamheter erhåller en volymbaserad tilldelning av resurser per vissa åldersklasser eller hela befolkningen. Sedan motsvarande beräkning gjordes 2018 har en tydlig volymförändring skett i grundskolan. I övrigt är det som synes små variationer. Tabellen nedan anger prognos för behov i för-, grund- och gymnasieskolan.

Lokalutnyttjandet i verksamheterna är effektivt och i vissa fall ansträngt. Förskolorna har en tillräcklig kapacitet totalt sett men viss obalans i efterfrågan i olika områden. Östra

förskolorna och Bergs förskola har högt söktryck. I samband med etablering av nya

bostadsområden vid Tronebacken bör en ny förskola byggas. På Skaftö finns överkapacitet.

Grundskolan har behov av lokaler i centrala Lysekil. Gullmarsskolan står inför ett planerat

(12)

Utbildningsnämnd, Budget nämnd 2020 plan 2021 och 2022 10(13) fastighet ska avvecklas på grund av dåligt skick.

Campus Väst har idag hög nyttjandegrad av lokalerna och behov finns därför att utöka schematiden.

2019 2020 2021 2022

Totalt boende enligt

SCB 14 621 14 639 14 741 14 859

Boende i Lysekil

totalt, ålder 1-5 år 640 639 646 644

Nyttjandegrad ger beräknat behov

Behov Lysekil+Lyse 434 422 425 421

Behov Skaftö 9 11 12 12

Behov

Brastad+Brodalen 143 153 155 157

Kommunal förskola,

totalt behov 586 586 592 590

Totalt boende enligt

SCB 1 529 1 523 1 544 1 555

Till friskola/annan

kommun 4 4 4 4

Från annan

kommun/nyinflyttade 0 1 5 9

Grundskola, totalt

behov 1 525 1 520 1 545 1 560

Gymnasieskola,

totalt behov 433 441 435 468

Anmärkning: Gymnasiets behov visar invånarantalet i kommunen. Till detta kommer elever från andra kommuner. In- och utflöde regleras genom interkommunala ersättningar.

6.3 Lokaler och reinvesteringar

Fördelning av reinvesteringsram

Reinvesteringsram tkr Prognos 2019 Budget 2020 Plan 2021 Plan 2022 Not

2 000 2 000 2 000 2 000 2 000

Summa 2 000 2 000 2 000 2 000

Reinvesteringsmedel används för att återinvestera i inventarier i enlighet med behovsplan.

6.4 Medarbetare

Utbildningsnämnden har en hög andel heltidsanställda. Att alltid erbjuda heltid är ett led i att vara en attraktiv arbetsgivare. Heltidsresan är påbörjad vilket inneburit att

sysselsättningsgraden ytterligare har ökat något.

Sett över de senaste åren har nämndens medarbetare en sjunkande sjukfrånvaro, den är nu 5,7% på årsbasis. Tendensen pekar på att andelen stabiliserats på en låg nivå som kan bedömas som riktig. Snittet för total sjukfrånvaro för kommunal verksamhet i riket var 6,8% 2018. Sjuktalen i förskolan är högre än i övriga verksamheter, även detta följer riket och förklaras av att smittläget skiljer sig för dem som arbetar med yngre barn.

Sverige har en stor utmaning i kompetensförsörjning i pedagogiska verksamheter både nu och i en framtid. I Lysekils kommun har nämnden 2019 ett utvecklingsområde om att ta fram åtgärder för att på bästa sätt hantera detta. Behovet av kompetent och behörig personal är så

(13)

Utbildningsnämnd, Budget nämnd 2020 plan 2021 och 2022 11(13) och arbetssätt utvecklas i verksamheterna och utbildningsnämnden måste öka

ansträngningarna att fortsatt vara en attraktiv arbetsgivare. Utvecklingsområdet kvarstår 2020.

6.5 Ekonomi

Bakgrund

Nämndens resultat 2018 visade en kraftig negativ avvikelse mot budget, minus 11,5 mnkr.

Förutom att statsbidragen minskade mer än beräknat fanns ett antal områden där

kostnaderna ökade mot budget 2018. Dessa har särskilt beaktats inför 2019. Det gäller IT- kostnader, skolskjutsar och interkommunala ersättningar, (IKE). Dessa åtgärder tillsammans med genomförda och planerade organisationsförändringar har haft en stor effekt på

nämndens månatliga resultat. Trots detta prognostiserades i uppföljningsrapport 3 en negativ avvikelse för 2019 på minus 1,1 mnkr.

Orsaker till avvikelsen

Nämnden gick in i 2019 med stor månatlig obalans. Till detta har en fortsatt minskning av de budgeterade statsbidragen skett. Under perioden januari-augusti minskade statsbidragen med 3,4 mnkr jämfört med budget. På årsbasis innebär detta 5,1 mnkr i minskade intäkter.

Under perioden har även intäkterna från Migrationsverkets statsbidrag minskat.

Särskolan har under 2019 fått ökade kostnader på grund av externt köp av verksamhet om 400 tkr.

7 Effektiv resursanvändning

7.1 Utgångspunkter för god ekonomisk hushållning

När det gäller kostnader för nämndens verksamheter i ett nationellt perspektiv kan konstateras att fritidsområdet är det område som ligger betydligt högre än rikssnittet.

Grundorsaken är ett brett utbud av anläggningar i relation till antalet kommuninnevånare.

Kulturområdets kostnader är däremot låg i relation till riket. Föreningsutvecklarens uppdrag att öka samverkan mellan föreningarna och mellan kommunen och föreningarna är centralt för ett effektivt resursutnyttjande inom både kultur- och fritidsområdet.

Förskolan kostnader ligger strax under rikets medelkostnad, grundskola strax över och gymnasieskolan något över. Om dessa kostnader sätts i relation till uppnådda resultat kan konstateras att förskolans verksamhet upplevs bra av vårdnadshavare, att grundskolans resultat ligger i enlighet med förväntan och gymnasieresultaten ligger bra till i ett nationellt perspektiv. Vuxenutbildningen har genom åren anpassat sin verksamhet till varierade förutsättningar. För närvarande ligger fokus på att tillsammans med Munkedal och Sotenäs utveckla yrkesutbildningar. Detta ligger helt i linje med den nya arbetslivsförvaltningens uppdrag.

Under 2019 har grundskolans resursfördelningsmodell genomlysts. Det konstaterades att den i sin helhet fungerar väl. Några justeringar bör göras, det handlar framförallt om hur fördelning av den så kallade stödresursen beräknas.

På intäktssidan kan det antas att det även fortsättningsvis finns en osäkerhet på de riktade statsbidragen.

Beträffande budgetföljsamhet för de områden som påvisade avvikelser 2018 kan konstateras att skolskjutsar och interkommunal ersättning följer budget, att IT-kostnaderna fortsatt under 2019 uppvisar ökande avvikelse. Ett särskilt fokus kommer därför att riktas på en relevant styrning av digitaliseringen i förskola och skola.

(14)

Utbildningsnämnd, Budget nämnd 2020 plan 2021 och 2022 12(13) ekonomisk balans.

7.2 Ekonomisk plan för kommande budgetår

Budgetram 2020

Budget 2020 tkr Belopp

Ram utgångsläge 2019 -357 606

Volymökning -600

index kompensation IT och anknytningar -246

Index kompensation kost -630

Index kompensation städ -382

index Kompensation varor och tjänster 1,9% -527

Kompensation löneökning -6 860

Kompensation höjt PO -1 885

Generell hyreshöjning i kommun interna fastigheter -219

Generell hyreshöjning i externa fastigheter -390

effektiv ränta 81

Ram 2020 -369 264

Kommentar till tabell budget 2020

Volymökningens tillskott på 600 tkr tillförs grundskolans tidigare år.

Ekonomisk ram per verksamhetsområde

Verksamhet tkr Ram 2019 Prognos 2019 Förslag till ram 2020 Utfall 2018

Nämndverksamhet -580 -680 -584 -579

Förvaltnings-

gemensamt -6 684 -5 884 -7 076 -7 102

Förskola,

pedagogisk oms. -75 071 -75 571 -76 106 -74 353

Grundskola -159 708 -160 908 -162 732 -154 601

Särskola -14 645 -15 045 -14 914 -14 979

Kultur och

fritidsverksamhet -29 479 -29 479 -29 834 -28 332

Gymnasieskola -65 343 -65 143 -66 597 -67 156

Vuxenutbildning -11 174 -11 074 -11 421 -11 625

Nettokostnad -362 684 -363 784 -369 264 -358 727

Kommentar till ekonomisk ram per verksamhetsområde

I tabellen ovan framgår fördelningen av budget mellan verksamheter. Under arbetet med detaljbudgeten kan viss omfördelning göras mellan verksamheterna.

Nämndsverksamheten: Avser verksamhet relaterad till de förtroendevalda politikernas arbete.

Förvaltningsgemensamt: Avser central administration på utbildningsförvaltningen, IT- licenser och utvecklingsmedel.

(15)

Utbildningsnämnd, Budget nämnd 2020 plan 2021 och 2022 13(13) kostnader för interkommunal ersättning samt intäkter från barnomsorgsavgifter och

maxtaxan.

Grundskola: Denna post avser verksamhet inom rektorsområdena, intäkter och kostnader för interkommunal ersättning, skolskjutskostnader samt intäkter för skolbarnsomsorg.

Satsningen på förbättrade skolresultat redovisas här.

Särskola: Avser verksamhet inom hela särskolan, det vill säga både grundsärskola,

gymnasiesärskola och särskild undervisning för vuxna. Verksamheten inkluderar kostnader för skolskjuts för elever inom särskolan.

Kultur-och fritidsverksamhet: Denna post avser kulturverksamhet, bibliotek, fritidsverksamhet inklusive Gullmarsborg samt musikskola.

Gymnasieskola: Verksamheten avser hela gymnasieskolan, inklusive intäkter och kostnader för interkommunal ersättning.

Vuxenutbildning: Verksamheten avser all vuxenutbildning inklusive Svenska för invandrare, SFI.

Vid arbetet med intern detaljbudget noteras särskilt vuxenutbildningens ram då denna under 2020 kommer att ingå i den nya arbetslivsförvaltningen.

7.3 Behov av nyinvesteringar

Nyinvesteringsprojekt Total

investering 2020 2021 2022 2023 2024

Kronbergsvallen, nytt konstgräs 3 000 3 000

Summa mnkr 3 000 3 000

Kommentar till tabell nyinvesteringar

Sammanställning och prioritering av fastighetsbehov finns med enligt samhällsbyggnadsnämndens lokalplaneringsprocess.

(16)

Tjänsteskrivelse

Datum 2019-11-05

Dnr

UN 2019-000230 Utbildningsförvaltningen

Lena Garberg, 0523 – 61 32 24 lena.garberg@lysekil.se

Uppföljning intern kontroll 2019 utbildningsnämnden

Sammanfattning

Utbildningsnämnden beslutade hösten 2018 om fem interna kontrollområden för 2019. Kontroller har genomförts av områdena och det kan konstateras att det finns brister inom alla områdena.

Område 1) Hanteras de föreningsbidrag utbildningsnämnden ansvarar för med tillräcklig tillförlitlighet och säkerhet? De åtgärder som föreslås är: Översyn av befintliga riktlinjer och rutiner på fritidsområdet och beslutande av kriterier för verksamhetsbidraget på kulturområdet.

Område 2) Är rutinerna för debitering av korrekta barnomsorgsavgifter ändamålsenliga? De åtgärder som föreslås är: Rutinmässigt informera vårdnadshavare om att uppdatera sina inkomstuppgifter varje år samt skapa rutiner för regelbundna inkomstkontroller.

Område 3) Är rutinerna för att budgetera och kontrollera interna kostnader för IT ändamålsenliga? De åtgärder som föreslås är: 1) skapa förvaltningsgemensamma rutiner och processer för beställning av digitala verktyg utifrån underlag som IT- avdelningen tillhandahåller, 2) IT-avdelningen, tillsammans med rektorerna, förenklar faktureringssystemet, 3) revidera rutiner och processer för beställning av digitala verktyg och göra dem kända i verksamheterna.

Område 4) Är rutinerna för att budgetera och kontrollera interna kostnader för kost ändamålsenliga? Den åtgärd som föreslås är: Göra kostpolicyn känd för rektorerna.

Område 5) Är rutinerna för att budgetera och kontrollera interkommunala intäkter och kostnader i förskola och grundskola ändamålsenliga? De åtgärder som föreslås är: Revidera och informera om rutiner samt att uppdatera och publicera blanketter.

Utbildningsnämnden godkänner förvaltningens uppföljning av intern kontroll 2019 och de föreslagna åtgärderna.

Ärendet

Enligt reglemente för intern kontroll för Lysekils kommun ska varje nämnd anta en särskild plan för det kommande årets uppföljning av den interna kontrollen.

Hösten 2018 fattade Utbildningsnämnden beslut om fem kontrollområden för 2019. Kontroll har nu utförts och utfallet anges i Intern kontroll – uppföljning 2019.

Förvaltningens utredning

Se rapport Intern kontroll - uppföljning 2019.

(17)

Tjänsteskrivelse

Dnr

UN 2019-000230

Lennart Olsson

Förvaltningschef Lena Garberg

Handläggare Bilaga

Intern kontroll, uppföljning, 2019 utbildningsnämnden Beslutet skickas till

Kommunrevisionen

Ing-Marie Tjulander, kvalitetschef

(18)

Intern kontroll - uppföljning 2019

Utbildningsnämnd

(19)

Utbildningsnämnd, Intern kontroll - uppföljning 2019 2(10)

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 3

Process eller rutin som har granskats... 4

1.1 Föreningsbidragens tillförlitlighet och säkerhet ... 4

1.1.1 Kontrollera beslutade dokument i relation till beslut och utbetalda bidrag ... 4

1.2 Barnomsorgsavgifter ... 5

1.2.1 Kontroll av om vårdnadshavare betalar barnomsorgsavgift utifrån sin reella inkomst? ... 5

1.3 Budgetera och kontrollera interna kostnader för IT ... 6

1.3.1 Kontrollera vilka underlag som används för att göra budget för IT-kostnader ... 6

1.3.2 Kontrollera fakturornas användarvänlighet och tillförlitlighet ... 6

1.3.3 Kontrollera om de processer som finns för beställning av digitala verktyg är ändamålsenliga ... 8

1.4 Budgetera och kontrollera interna kostnader för kost ... 8

1.4.1 Genomgång av faktiska kostnader i jämförelse med budgeterad kostnad ... 8

1.5 Rutiner för interkommunala intäkter och kostnader i förskola och grundskola 9 1.5.1 Kontroll av om rutiner för interkommunala kostnader och intäkter fungerar ... 9

(20)

Sammanfattning

Utbildningsnämnden beslutade inför 2019 om fem interna kontrollområden. Områdena var alla valda utifrån att utbildningsnämnden under 2018 uppvisade ett oväntat underskott och detta underskott var relaterat till nedanstående områden:

1. Föreningsbidragens tillförlitlighet och säkerhet. Syftet med granskningen var att kontrollera om föreningsbidragen betalas ut med tillförlitlighet och säkerhet. Vid granskningen framkom brister i att processen på fritidsavdelningen är korrekt men sker slentrianmässigt utifrån de beslut Riksidrottsförbundet fattat, ingen egen bedömning görs amt att besluten ej diarieförs. För kulturområden saknades kriterier för tilldelning av verksamhetsbidragen. De åtgärder som föreslås är: Översyn av befintliga riktlinjer och rutiner på fritidsområdet och Skapande av kriterier för verksamhetsbidraget på kulturområdet.

2. Barnomsorgsavgifter. Syftet med granskningen var att kontrollera om vårdnadshavare betalar barnomsorgsavgift utifrån sin reella inkomst. Vid

granskningen framkom brister i att det inte ges tydlig information till vårdnadshavare om när och hur de ska lämna in nya inkomstuppgifter, det finns heller inga rutiner för hur ofta vårdnadshavares inkomstuppgifter ska kontrolleras. De åtgärder som

föreslås är att: Rutinmässigt informera vårdnadshavare om att uppdatera sina inkomstuppgifter varje år samt Skapa rutiner för regelbunden inkomstkontroll.

3. Budgetera och kontrollera interna kostnader för IT. Syftet med granskningen var att o Kontrollera vilka underlag som används för att göra budget för IT-kostnader.

o Kontrollera fakturornas användarvänlighet och tillförlitlighet.

o Kontrollera om de processer som finns för beställning av digitala verktyg är ändamålsenliga.

Vid granskningen framkom att 1) underlag för att göra en relevant budget saknas, 2) användarvänligheten för att kontrollera att fakturorna är korrekta är låg, 3)

rektorerna kan i alltför liten grad medverka och påverka beställning av digitala

verktyg med nuvarande rutiner. De åtgärder som föreslås är att 1) skapa gem ens för amma rutiner och processer för beställning av digitala verktyg utifrån underlag som IT-avdelningen tillhandahåller, 2) IT-avdelningen, tillsammans med rektorerna, förenklar faktureringssystemet, 3) revidera rutiner och processer för beställning av digitala verktyg och göra dem kända.

4. Budgetera och kontrollera interna kostnader för kost. Syftet med granskningen var att säkerställa att rätt budget för den rörliga delen av kostnaden för kost läggs. Vid granskningen framkom brister i att kunskap om kostpolicyn och/eller hur den ska användas i budgetarbetet saknades. De åtgärder som föreslås är att: Göra kostpolicyn känd för rektorerna.

5. Rutiner för interkommunala intäkter och kostnader i förskola och grundskola. Syftet med granskningen var att säkerställa att all information om vilka barn och elever som valt en annan huvudman än Lysekil samt de barn och elever som har en annan

folkbokföringsadress än Lysekil kommit förvaltningen till del. Detta för att säkerställa att budget, fakturering samt betalning av fakturor blir korrekta. Vid granskningen framkom brister i att kunskap om vilka rutiner som gäller för vad som ska komma utbildningsförvaltningen till del samt att de blanketter som fanns inte var

uppdaterade och tillgängliga. De åtgärder som föreslås är revidera och informera om rutiner samt uppdatera och publicera blanketter.

(21)

Process eller rutin som har granskats

1.1 Föreningsbidragens tillförlitlighet och säkerhet

1.1.1 Kontrollera beslutade dokument i relation till beslut och utbetalda bidrag

Syfte med granskning

Säkerställa att bidrag betalas ut korrekt.

Tillvägagångssätt

Dokumenterade processer och rutiner har granskats.

Intervjuer med berörda chefer har utförts.

Resultat och iakttagelser som gjorts vid granskningen

Det kan konstateras, efter svar från verksamheterna och genomgång av de riktlinjer och rutiner som finns fastställda, att det är svårt att ge ett övergripande svar. Anledningen till det är att föreningsstöden hanteras på väldigt olika sätt på kulturavdelningen och

fritidsavdelningen. De skilda rutinerna och riktlinjerna för förenings- och verksamhetsstöd innebär olika tillvägagångssätt och därmed blir frågan om tillförlitlighet och säkerhet tvådelad.

Föreningsstödet (verksamhetsbidrag/LOK-stöd) som gäller fritidsföreningar följer tydliga rutiner och riktlinjer och är baserade på antal bidragsberättigade sammankomster och närvaro för medlemmar mellan 7–25 år. Beslut om utbetalning av detta verksamhetsstöd har sin grund i det beslut om lokalt aktivitetsstöd som fattas av Riksidrottsförbundet efter

ansökningar från kommunens föreningar. Kommunens bedömning av verksamhetsstöd följer det av beslut som tidigare fattats av Riksidrottsförbundet.

På kultursidan finns inga tydliga riktlinjer för tilldelning och fördelning av

verksamhetsbidragen. Kulturchefen bereder ärendet med grund i ansökt belopp, föreningens motivering och tidigare beviljat bidrag. Kulturchefen presenterar därefter ett föreslag och utbildningsnämnden fattar beslut om bidragets storlek till de sökande föreningarna.

Det finns bättre förutsägbarhet av föreningsbidragets storlek för fritidsföreningarna i och med klara riktlinjer och att de har sin grund i statlig myndighets bedömning och beslut.

Ansökan och beslut om föreningsstöd på fritidssidan är dock ej diarieförda. Inga formella beslut är dokumenterade utan de hanterats genom att utbetalningsordrar skickats till ekonomiavdelningen. Det blir därmed svårt att genomföra kontroll.

Det finns inga fastställda riktlinjer eller kriterier som visar hur verksamhetsbidraget för kulturföreningar bedöms och fördelas. Subjektiv bedömning riskerar att ligga bakom beslutet. det blir därmed också svårt att kontrollera relationen ansökan-beslut.

Brister

• Processen i fritidsavdelningens handhavande av föreningsbidragen behöver revideras och dokumenteras.

• Riktlinjer och kriterier för hur kulturbidraget ska fördelas saknas.

(22)

Utbildningsnämnd, Intern kontroll - uppföljning 2019 5(10) Översyn av befintliga riktlinjer och rutiner på fritidsområdet

Tydliga riktlinjer för bedömning av föreningsstöd för fritidsföreningar samt revidering av hur hanteringen av ansökan, beslut, dokumentation och utbetalning görs.

Skapande av kriterier för verksamhetsbidraget

Riktlinjerna samt kriterier för kulturföreningarna så att de blir möjligt att mäta och därmed skapa transparens för sökande förening.

1.2 Barnomsorgsavgifter

1.2.1 Kontroll av om vårdnadshavare betalar barnomsorgsavgift utifrån sin reella inkomst?

Säkerställa att rätt barnomsorgsavgifter betalas.

Jämförelse har gjorts med skatteverkets årsinkomstuppgifter för 2018 mot vårdnadshavares inlämnade inkomstuppgift till UBF 2018. Kontrollen genomfördes på vårdnadshavare till samtliga barn i fyra av kommunens förskolor, en per område.

Granskningen är utförd på 459 vårdnadshavare. Resultatet visar att drygt 41 % av

vårdnadshavarna lämnat in för låg inkomst, drygt 44 % har lämnat korrekt eller något för hög inkomstuppgift till UBF. Knappt 15 % av underlaget sorterades bort på grund av att underlag har saknats från Skatteverket.

Brister

• Det finns ingen tydlig information till vårdnadshavare om när och hur de ska lämna in nya inkomstuppgifter.

• Det finns inga rutiner för kontroll av om vårdnadshavares inkomstuppgifter är korrekta.

Förslag till åtgärder

Information till vårdnadshavare

Rutinmässigt informera vårdnadshavare om att uppdatera sina inkomstuppgifter varje år.

Rutiner inkomstkontroll

Skapa rutiner för regelbunden inkomstkontroll.

(23)

1.3 Budgetera och kontrollera interna kostnader för IT 1.3.1 Kontrollera vilka underlag som används för att göra budget för IT- kostnader

Säkerställa att rätt budget läggs.

• Alla rektorer och förskolechefer ombads beskriva hur de gör för att budgetera IT- kostnaderna för kommande budgetår.

• IT-avdelningen ombads att svara på frågor om beställningsrutiner, leasingavgifter, serviceavgifter och licenskostnader.

Det är komplicerat för rektor att budgetera korrekt för IT-relaterade kostnader. det krävs att rektor har kunskap om vad som ingår i avgifter och vilka andra kostnader som finns, den kunskapen finns inte i grundskolorna idag. Även vid frågor till IT-avdelningen har det varit svårt att få svar på dessa frågor. Utöver dessa kostnader tillkommer kostnader för t ex skärmar, tangentbord, dockningsstationer och fodral vilka faktureras och betalas separat av verksamheterna. Utbildningsförvaltningen kan, enligt IT-avdelningen, endast påverka antalet digitala verktyg. I samråd med IT-avdelningen kan rektor också, till viss del, påverka datormodeller. Då IT-avdelningen själva ansvarar för upphandling av leasingavtal, vilka licenser som ska finnas och vilken standard som ska råda i kommunen är det, utifrån de processer som finns idag, omöjligt för en rektor att ha kontroll och kunna påverka IT- relaterade kostnader och underlag för att budgetera korrekt.

Brister

• Underlag för att göra en relevant budget saknas.

Förslag till åtgärder

Underlag för budget

Implementera gemensamma processer för beställning av digitala verktyg utifrån prislistor på aktuella digitala verktyg och de tjänster IT-avdelningen.

1.3.2 Kontrollera fakturornas användarvänlighet och tillförlitlighet

Säkerställa att de som görs utbetalningar är korrekta.

(24)

• Alla rektorer och förskolechefer ombads beskriva hur de kontrollerar att de betalar rätt pris och rätt antal digitala verktyg per månad.

• IT-avdelningen har beskrivit faktureringssystemet.

• Utbildningsförvaltningen har följt fakturor över tid för ett antal datorer och Ipads för att kontrollera summorna samt fakturornas användarvänlighet.

• Rektorerna menar att det inte, på ett tillfredsställande sätt, går att kontrollera de fakturor som kommer från IT-avdelningen då de är röriga, svåra att överblicka samt innehåller många fel.

• En av felkällorna i faktureringssystemet är att verktyget faktureras från den person som senast varit inloggad på dator/ipad. Enligt IT-avdelningen hämtas personens verksamhetstillhörighet från HEROMA för personal och för elever hämtas

informationen från annat system, oklart vilket. Grundtanken med detta

faktureringsförfarande är gott men ger upphov till ett antal felkällor då såväl lärare som elever ibland loggar in på flera digitala verktyg under en månad (den som finns närmast) vilket får till följd att vid kontroll av fakturor kan en användare stå uppsatt på flera verktyg. Ett annat fel som uppstår är att då enheten är kopplad till den senaste användaren följer detta med månad efter månad trots att den individ som använt verktyget inte arbetar på enheten eller avslutat sin anställning/skolgång i Lysekils kommun.

• Under 2018 ökade kostnaderna för utbildningsförvaltningen på ett okontrollerat sätt.

Trots upprepade försök har det varit väldigt svårt att få kunskap vilka orsakerna till ökningarna under 2018 är. Såväl antalet personal som antalet elever har varit relativt konstant de senaste 3 åren. En orsak till kostnadsökningar är att eleverna i årskurs 4 numer har dator som digitalt verktyg vilket genererar en ökad kostnad om ca 45 kr/elev och månad. För en ”kull” i Lysekils kommun innebär det en ökad kostnad om ca 78 300 kr/år. En annan orsak tros vara att IT-avdelningen kategoriserat fler personaldatorer än tidigare som administratörsdatorer då de innehåller vissa administrativa system som används i skolan (PMO). Skillnaden i serviceavgiften mellan en lärardator och en administrativ dator är 540 kr/månad. För 10 fler administrativa datorer i förvaltningen innebär det en ökad kostnad på ca 64 800 kr/år. Utöver dessa ökningar kan förvaltningen inte förklara de ökade kostnaderna.

Även utfallet för de fem första månaderna för 2019 överstiger markant såväl budget 2019 (som kan vara fel) som utfall 2018. Att de IT-relaterade kostnaderna ökar utan att förvaltningens chefer har kontroll är mycket otillfredsställande.

Brister

Användarvänligheten för att kontrollera att fakturorna är korrekta är låg. Rektorer måste vara säkra på att de betalar för rätt antal produkter.

Ett framgångsrikt arbete har påbörjats i samarbete mellan IT-avdelningen och representanter från utbildningsförvaltningen med att förenkla kontrollen av fakturor gällande digitala verktyg. Arbetet bör fortsätta.

Förslag till åtgärder

Förenkling av fakturor och debitering

IT-avdelningen, tillsammans med rektorerna, förenklar faktureringssystemet. Det framgångsrika arbetet i arbetsgruppen med representanter från rektorerna och IT- avdelningen för att förenkla fakturagranskningen bör fortsätta.

(25)

1.3.3 Kontrollera om de processer som finns för beställning av digitala verktyg är ändamålsenliga

Säkerställa att rektorer kan beställa de elev-verktyg de dels har råd med dels behöver.

• Alla rektorer och förskolechefer ombads beskriva hur de väljer vilka digitala verktyg de bedömer sig behöva under kommande år.

• IT-avdelningen ombads beskriva beställningsrutinerna.

• Rektorerna anger att de endast beställer antal digitala verktyg. De vet inte vid beställningen vad kostnaden kommer att bli kommande år.

• Valen av verktyg utgår från Ipad eller elevdator.

Brister

• Rektors möjlighet att välja digitala verktyg utifrån såväl ekonomiska- som pedagogiska aspekter behöver öka.

• Tydliga rutiner för att beställa digitala verktyg saknas i utbildningsförvaltningen.

Förslag till åtgärder

Processer för beställning av digitala verktyg

Skapa gemensamma processer för beställning av digitala verktyg utifrån underlag som IT- avdelningen tillhandahåller. Arbetssättet kan vara att en grupp tillsätts för att

förutsättningslöst, ur pedagogiska- och kostnadsperspektiv långsiktigt arbeta med vilka digitala verktyg som är relevanta att använda för att ha en acceptabel standard och också kunna nå läroplanernas mål. Gruppen ska bestå av representanter för

utbildningsförvaltningen och IT-avdelningen. För att UBF ska vara kostnadseffektiv ska gruppen också arbeta med vilka programvaror och licenser som är relevanta för

utbildningsförvaltningen.

1.4 Budgetera och kontrollera interna kostnader för kost 1.4.1 Genomgång av faktiska kostnader i jämförelse med budgeterad kostnad

Säkerställa att rätt budget läggs.

• Rektorerna har beskrivit hur de arbetat med budget för den rörliga delen av kostavgiften.

• Granskning av gällande kostpolicy.

(26)

• Det kan konstateras att några rektorer inte förhållit sig till den av kostenheten beslutade kostpolicyn.

• Kostpolicyn var inte förankrad i alla verksamheter eller har åtminstone inte använts som underlag för budgeteringen.

Brister

Kunskap om kostpolicyn och/eller hur den ska användas i budgetarbetet saknas.

Förslag till åtgärder

Göra kostpolicyn känd

Inför budgetarbetet 2020 gås kostpolicyn igenom på ett ledningsmöte.

1.5 Rutiner för interkommunala intäkter och kostnader i förskola och grundskola

1.5.1 Kontroll av om rutiner för interkommunala kostnader och intäkter fungerar

Kontrollera om processer, information, korrekta blanketter fungerar för interkommunala intäkter och kostnader i förskola och grundskola.

• Direktkontakt med administratörer och rektorer med frågor gällande eventuella externa elever.

• Sökning i elevregistret ProCapita där en sortering går att göra på folkbokföringskommun.

• Rutinerna finns men är inte beslutade eller nedtecknade i något dokument och går inte att hitta på Lysekils kommuns webb.

• Rutinerna, inför fakturahantering av interkommunala ersättningar för höstterminen 2018 och vårterminen 2019, har inte varit ändamålsenliga eller tillräckliga.

• Det går att nå blanketter för ansökan om förskoleplats eller fullgörande av skolgång i Lysekils kommun eller i annan kommun. på webben. På denna blankett återfinns rutin och ärendegång för ansökan och beslut.

• Det fanns barn/elever som hade mottagits av en huvudman utan att meddela Lysekil.

(27)

• Rutiner från andra kommuner, främst grannkommunerna om att meddela Lysekil när det mottagit ett barn/elev saknades. Lysekils fick vetskap om barnen först när

fakturorna inkommit.

• Rutiner var inte kända på alla förskolor och skolor.

• Uppdaterade blanketter saknades och fanns inte tillgängliga på kommunens webbsida.

Förslag till åtgärder

Förankring av rutin till förskolor och skolor

Informera verksamheterna om gällande riktlinjer och rutiner. Synliggöra dessa, både i direktkontakt men också via våra gemensamma plattformar.

Revidering av rutiner och blanketter

Revidera aktuella blanketter och publicera dem på webben.

(28)

Tjänsteskrivelse

Datum 2019-11-05

Dnr

UN 2018-000210 Utbildningsförvaltningen

Lena Garberg. 0523 – 61 32 24 lena.garberg@lysekil.se

Revidering av riktlinjer för tilldelning av priser och stipendium inom kultur- och fritidsområdet

Sammanfattning

I september 2018 reviderades Riktlinjer för tilldelning av priser och stipendium inom kultur- och fritidsområdet (dnr 2018–000210). När riktlinjerna skulle användas första gången och utbildningsnämnden besluta om pristagare uppmärksammades det fanns otydligheter i den del som tog upp

ansökningsförfarandet för kulturbidraget. Per Wallman (M) yrkade bifall till beslutet med tilläggsyrkandet att, ”förändrat riktlinjerna med avseende på ansökningsförfarandet av kulturstipendiet. Reviderade riktlinjer beslutas vid sammanträdet 2019-11-13”.

I avsnittet ansökan läggs ”Ansökan ska innehålla en motivering till varför den sökande söker stipendiet, en beskrivning av vad pengarna ska användas till samt referenser” till.

Utbildningsnämnden antar reviderade Riktlinjer för tilldelning av priser och stipendium inom kultur- och fritidsområdet.

Ärendet

I september 2018 reviderades Riktlinjer för tilldelning av priser och stipendium inom kultur- och fritidsområdet (dnr 2018–000210). När riktlinjerna skulle användas första gången (2019-04-24) och utbildningsnämnden besluta om pristagare uppmärksammades att det fanns otydligheter i den del som tog upp ansökningsförfarandet för kulturbidraget. Per Wallman (M) yrkade bifall till beslutet om kulturstipendiat med tilläggsyrkandet att, ”förändrat riktlinjerna med avseende på ansökningsförfarandet av kulturstipendiet. Reviderade riktlinjer beslutas vid sammanträdet 2019-11-13”.

Detta har nu förtydligats och i avsnittet ansökan läggs ”Ansökan ska innehålla en motivering till varför den sökande söker stipendiet, en beskrivning av vad pengarna ska användas till samt referenser.” till.

Förvaltningens utredning

Utbildningsförvaltningen har, utifrån Per Wallmans tilläggsyrkande till beslutet (2019-04-24), förändrat riktlinjerna med avseende på ansökningsförfarandet av kulturstipendiet. Reviderade riktlinjer beslutas vid sammanträdet 2019-11-13.

(29)

Tjänsteskrivelse

Dnr

UBN 2018-000210

Lennart Olsson

Förvaltningschef Lena Garberg

Handläggare Bilaga

Riktlinjer för tilldelning av priser och stipendium inom kultur- och fritidsområdet Beslutet skickas till

Kulturchef Fritidschef

(30)

Lysekils kommun

Utbildningsförvaltningen

Riktlinjer för tilldelning av priser och stipendium inom kultur- och fritidsområdet

Strategi Program Plan

Policy

Riktlinjer

Regler

(31)

Sida 2 av 6

Fastställt av: Utbildningsnämnden

Datum: 2018-09-01, Reviderad 2019-11-13, §

För revidering ansvarar: Utbildningsnämnden För uppföljning och

tidplan för denna ansvarar: Utbildningsförvaltningen

Dokumentet gäller för: Utbildningsnämnden och kommunens medborgare

Dokumentet gäller till och med: 2022-08-31

Dokumentansvarig: Chef utbildningsförvaltningen

Dnr: UBN 2018-000210

(32)

Sida 3 av 6

Riktlinjer för tilldelning av priser och stipendium inom kultur- och fritidsområdet

Innehåll

Inledning och syfte ... 4 Praktiska förutsättningar ... 4 Bra idrottsprestation ... 4 Ändamål ... 4 Villkor... 4 Ansökan ... 4 Prissumma ... 4 Ändamål ... 4 Villkor... 4 Ansökan ... 5 Prissumma ... 5 Lysekils kulturpris ... 5 Ändamål ... 5 Villkor... 5 Ansökan ... 5 Prissumma ... 5 Lysekils kulturstipendium ... 5 Ändamål ... 5 Villkor... 5 Ansökan ... 5 Stipendiesumma ... 5

(33)

Sida 4 av 6

Inledning och syfte

Syftet med Riktlinjer för tilldelning av priser och stipendier inom kultur- och

fritidsområdet är att i ett dokument samla vilka förutsättningar och kriterier som gäller för de priser och stipendium för vilka utbildningsnämnden ansvarar. För priser gäller att de ska uppmuntra förtjänstfull verksamhet inom olika områden. Stipendiet ska ge stöd åt den som visar lovande förutsättningar för insatser inom det kulturområdet.

Praktiska förutsättningar

- Priserna delas ut en gång per år, om möjligt vid nationaldagsfirandet.

- Kriterierna för att föreslå eller ansöka om pris eller stipendium anslås på kommunens webbplats samt i lokaltidningen.

- Utbildningsförvaltningen bereder nomineringar till nämnd.

- Utbildningsnämnden fattar beslut om vem som tilldelats priser och stipendier på april månads möte.

Bra idrottsprestation

Ändamål

Att till person, lag eller grupp genom priset visa kommunens uppskattning för genomförd idrottsprestation och därigenom främja utvecklingen av de lokala idrottsföreningarna.

Villkor

Priset kan tilldelas person, lag eller grupp som verkar i förening registrerad i Lysekils kommun. Undantag kan göras om person boende i Lysekils kommun, för att utvecklas, utövar sin idrott i förening hemmahörande i annan kommun. Föreslagen pristagare ska vid utförd idrottsprestation ha fyllt 16 år.

Ansökan

Görs genom ansökan till Lysekils kommuns utbildningsnämnd. Utbildningsnämnden kan föreslå pristagare.

Prissumma 6 000 kr.

Förtjänstfull föreningsledare

Ändamål

Tilldelas ledare inom kommunens föreningsliv som genom sina insatser på ett förtjänstfullt sätt främjat sin förening. Nämnden vill genom priset uppmuntra

föreningar och privatpersoner att engagera sig i ledarrollen och i ledarrekryteringen till föreningslivet. Som ledare tar man inte bara på sig uppgiften att utveckla föreningens verksamhet utan gör i många fall även en stor social insats. Ett arbete som inte nog kan betonas och uppskattas.

Villkor

Priset kan tilldelas person som är eller har varit verksam inom förening registrerad i Lysekils kommun.

(34)

Sida 5 av 6 Ansökan

Prissumma 6 000 kr.

Lysekils kulturpris

Ändamål

Att till person eller förening genom priset visa kommunens uppskattning och belöning för värdefull insats inom det kulturella verksamhetsområdet.

Villkor

Priset kan tilldelas person eller förening som verkar i Lysekils kommun. Allmänheten kan inkomma med förslag på pristagare.

Ansökan

Prissumma 6 000 kronor

Lysekils kulturstipendium

Ändamål

Lysekils kulturstipendium utdelas som stöd och hjälp åt den, som visar lovande förutsättningar för insatser inom det kulturella verksamhetsområdet. Berättigade att erhålla priset är person som är bosatt i kommunen eller som genom sin verksamhet har nära anknytning till densamma.

Villkor

Stipendiet har karaktären av arbets-, rese- och studiestipendium och ska sökas för egen räkning. För att erhålla stipendiet ska stipendiaten ha avslutat gymnasiestudier eller liknande och verka inom konstnärlig och vetenskaplig verksamhet inom litteratur, musik, teater, film, konst, konsthantverk, vetenskap, journalistik, bildningsverksamhet, hembygdsvård eller därmed jämförbara området av kulturell verksamhet. Berättigade att erhålla stipendiet är personer som är bosatta i kommunen eller som genom sin verksamhet har nära anknytning till densamma.

Ansökan

Görs genom ansökan till Lysekils kommuns utbildningsnämnd. Ansökan ska innehålla en motivering till varför den sökande söker stipendiet, en beskrivning av vad pengarna ska användas till samt referenser.

Stipendiesumma 10 000 kr