Årlig utredning. Verktygslådan SMART RAPPORT

(1)

Verktygslådan SMART RAPPORT

Aktivitet Datum

Årlig utredning 2015-01-21

Årlig utredning

Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor.

En årlig utredning genomförs i syfte att:

1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet).

2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande.

3. Sammanställa åtgärder i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas.

Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas).

Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet.

Så här gör vi

Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen.

Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc.

Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten.

Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras.

Sannolikhet

Beskrivning Värde Bedömningsgrund

Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året

Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år

Konsekvens

BeskrivningVärde Bedömningsgrund

Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)

Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)

(2)

Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga.

Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.

(3)

1. Riskbedömning

Huvudkategori: Säkerhet

Låg risk Medel risk

Hög risk Ej

relevant Ej relevant för vår verksamhet

BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR

1. Hur stor är risken för att hot mot personal förekommer?

2. Hur stor är risken för att brandskador förekommer?

3. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador förekommer?

4. Hur stor är risken för att våld mot personal förekommer?

5. Hur stor är risken för att rån förekommer?

6. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.?

7. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer?

den risk som kan uppst är att besökare stjäl annan låntagares kontouppgifter

8. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer?

9. Hur stor är risken för att skadegörelse förekommer?

i bibliotekslokalen

10. Hur stor är risken för att skadegörelse förekommer?

11. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning förekommer?

falska låntagaruppgifter

INTERNA OEGENTLIGHETER

12. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder förekommer?

13. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto förekommer?

(4)

14. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal?

okunskap kan leda till att vi inte följer lagar osv

15. Hur stor är risken för att mutor och bestickning förekommer?

(5)

1. Riskbedömning

Huvudkategori: Arbetsmiljö

Låg risk Medel risk

Hög risk Ej

relevant Ej relevant för vår verksamhet

PSYKOSOCIAL ARBETSMILJÖ

1. Hur stor är risken för att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete?

just nu hög risk beroende av att vi inte alltid har tillräcklig kunskap i IT frågor och inte heller stöd i detta

2. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden?

3. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete

förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)?

4. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling förekommer?

5. Hur stor är risken för att vi har alltför mycket att göra?

(t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.)

högt tryck på verksamheten med många besök och ofta otillräcklig bemanning gör att det blir för mycket

6. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex.

hur arbetet ska genomföras)?

Inga möjligheter påverka arbetet då datorer är sega och biblioteksdatasystemet faller ut vilket händer ofta och det går inte att påverka. digital stress eftersom det hindrar arbetet med besökare

7. Har föregående års personalenkät, skade- och

olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Om ja, markera "hög risk". Vilka?

38% upplevde stress man inte känner att man kan hantera

FYSISK ARBETSMILJÖ

8. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation förekommer?

Ofta dålig luft i personalutrymmen. kontakter har skett vid flera tillfällen under flera år både med Nacka kommun och Rodamco7hyresvärden

9. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning förekommer?

10. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem förekommer?

bullerproblem med garageport. Personalrumm alldelses ovanför

11. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)?

(6)

12. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)?

13. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)?

14. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka?

15. Hur stor är risken att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekommer?

tunga lyft av böcker på felaktigt sätt, felaktiga arbetsställningar vid datorer

ÖVRIGT

16. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a.

bristande tillgänglighet?

(7)

2. Rutininventering

I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort.

Säkerhet

Brottslighet, brand och vattenskador Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd

Rutin för hantering av kontanta medel och kassor

Gå hem för dagen - checklista Interna oegentligheter

Rutin gällande interna oegentligheter

Rutin mot mutor och bestickning

Arbetsmiljö

Psykosocial arbetsmiljö Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker

Rutin för ensamarbete

Rutin för att förebygga kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier

Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier på arbetsplatsen

Rutin gällande sexuella trakasserier

Fysisk arbetsmiljö

Rutin för bildskärmsarbete Rutin för kemiska ämnen och produkter

Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker

Övrigt

Rutin för tillgänglighet

(8)

3. Årsplan

I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering.

Välj risk: ^{-- Alla --}

HÖG RISK: SÄKERHET

1. Mål Mätbart mål Resurser ^Ansvarig Deadline

Minska risken för fukt- /vattenskador

fukt/vattenskador ska minska med 75%

Hyresvärd/Rodamco Helena Torsslow Nelander 2015-09-30

Aktivitet Utförare Deadline Ingen

åtgärd

Skyddsrond fuktskador ^{Ingen vald} 2015-09-30

Tillagda aktiviteter Utförare Deadline Ingen

åtgärd

kontakter med hyresvärd och Lokalenheten, Nacka kommun

Ingen vald 2015-01-30

Minska risken för skadegörelse.

Antalet skadade inventarier minska med 25%

personal Helena Torsslow Nelander 2015-09-30

åtgärd

Riskbedömning egendomsskydd (exkl.

kameraövervakning)

åtgärd

Informationsskyltar, samtal med grupper som står för skadegörelse

Minska risken för skadegörelse.

se ovan se ovan Helena Torsslow Nelander 2015-09-30

åtgärd

Riskbedömning egendomsskydd

åtgärd

se ovan ^{Ingen vald} 2015-09-30

HÖG RISK: ARBETSMILJÖ

4. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline

(9)

Minska risken för avsaknad av rätt kompetens eller stöd.

Skaffa rätt kunskap och stöd vad gäller allmänna datafrågor samt specifika inom BOOK IT

Arbetskraft Helena Torsslow Nelander 2015-05-29

åtgärd

Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning

åtgärd

fortbildning genomförd av IT strateger inom vår verksamhet och myndighet

6. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline

Minska risken för utbrändhet. Minskad

arbetsrelaterad stress minska från 38% till 15%

kunskap om hur vi hanterar

stress/digital stress.

Helena Torsslow Nelander 2015-09-30

åtgärd

se över olika arbetsuppgifter.

Inköp av "massagestol"

stöd av IT strateg speciellt vad gäller BOOK IT systemet

Minska risken för

psykosociala problem som visat sig i föregående års

personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser.

minska

arbetsrelaterad stress från 38% till 15%

Kunskap om hur vi hanterar

stress/digital stress

åtgärd

Se över olika arbetsuppgifter.

Stöd av IT strateg

Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation.

Luft och ventilation ska bli 100% bättre

Arbetsmiljöverket och Rodamco

(10)

jämfört med nu

åtgärd

Kontroll av fuktproblem - checklista

Ingen vald

Skyddsrond fysisk allmän ^{Ingen vald} 2015-05-29 Skyddsrond städning ^{Ingen vald} 2015-05-29

åtgärd

Ta kontakt med

Arbetsmiljöverket, Rodamco och Lokalenheten, Nacka kommun Begära mätning av luft

Medel risk: Säkerhet

8. Åtgärd Ansvarig Deadline

Minska risken för hot mot personal.

åtgärd

Riskbedömning hot och våld - Avsnitt 1: Riskinventering

åtgärd

Se över rutiner vid hot och våld

Minska risken för brandskador

åtgärd

Riskbedömning brand ^{Ingen vald} 2015-05-29

Minska risken för våld mot personal.

åtgärd

Riskbedömning hot och våld - Avsnitt 1: Riskinventering

åtgärd

se över rutiner vid hot och våld ^{Ingen vald} 2015-05-29

Minska risken för stöld av fysisk egendom.

(11)

Aktivitet Utförare Deadline Ingen åtgärd

Åtgärdsplan vid obehöriga på arbetsplatsen, inbrott, stöld och egendomsskada

Ingen vald

Riskbedömning egendomsskydd (exkl.

kameraövervakning)

åtgärd

kolla låsmöjligheter i informationen

Minska risken för bedrägeri/förfalskning.

åtgärd

1) Inkalla stöd från säkerhetsfunktionen,

ekonomicontroller eller jurist.

2) Upprätta interna säkerhetsrutiner.

Ingen vald

åtgärd

uppmärksam på falsksedlar ^{Ingen vald} 2015-05-29

Medel risk: Arbetsmiljö

Minska risken för psykosocial ohälsa på grund av litet

inflytande över den egna arbetssituationen.

åtgärd

kontakter med IT enheten angående snabba o säkra nät/datauppkopplingar

Minska risken för ljud- och bullerproblem.

åtgärd

Skyddsrond fysisk - ljud/buller

(12)

Skyddsrond fysisk allmän ^{Ingen vald} 2015-05-29

åtgärd

kontakt med Rodamco/

arbetsmiljöverket

Minska risken för felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft.

åtgärd

Skyddsrond fysisk allmän ^{Ingen vald} 2015-05-29

RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET

Ansvarig Utförare Deadline

Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd

Helena Torsslow Nelander Ingen vald 2015-05-29

Gå hem för dagen - checklista

Rutin för hantering av kontanta medel och kassor

RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ

Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker

Rutin för att förebygga psykosociala

arbetsmiljörisker

Rutin för bildskärmsarbete Helena Torsslow Nelander Ingen vald 2015-05-29

Rutin för tillgänglighet Helena Torsslow Nelander Ingen vald 2015-05-29