Tjänsteutlåtande Kultur - och
fritidskontoret
2018 - 11 - 21 Sidan 1 av 2
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08 - 579 210 00 08 - 35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2018/0071 KFN - 1 Diariekod: 034
Kultur - och fritidsnämnden
Kultur - och fritidsnämndens arkivbeskrivning och i nformationshanteringsplan
Förslag till beslut
Kultur - och fritidskontoret föreslår att kultur - och fritidsnämnden beslutar följande:
Kultur - och fritidsnämnden fastställer arkivbeskrivning samt
informationshanteringsplan e nligt bilaga 1 och 2 till tjänsteutlåtande 2018 - 11 - 21 .
Sammanfattning
Kultur - och fritidskontoret har, i samråd med kommunens arkivmyndighet, tagit fram ett förslag på en informationshanteringsplan som ersätter den tidigare dokumenthanteringsplanen. I och med att den nya
dataskyddsförordningen (GDPR) trädde i kraft den 25 maj 2018 behöv er alla nämnder uppdatera sin tidigare dokumenthanteringsplan, som nu byter namn till informationshanteringsplan. Inform a tionshanteringsplanen uppdateras för närvarande kontinuerligt men från och med årsski ftet ska infoplanen revideras årligen.
Information shanteringsplanen omfattar numer a inte bara kansliet, utan alla verksamheter – biblioteket, ungdomsverksamheten, kulturskolan, idrotten och allmänkulturen , som ligger under kultur - och fritidsnämnden.
Bakgrund
Enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente ska varje myndighet, dvs. nämnd, upprätta en arkivbeskrivning och en
informationshanteringsplan . Arkivbeskrivningen ger en överblick av hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Informationshanteringsplanen utgör en förteckning över myndighetens handlingar, information om vilka av dessa som ska bevaras och vilka som ska gallras. I Sollentuna kommun är det kommunarkivarien som fattar gallringsbeslut i enlighet med informationshanteringsplanen efter att planen fastställts.
En kartläggning av de olika verksamheternas informationshantering har gjorts, dels i form av en enkät som har skickats ut och kansliet har även skickat ut mallen för informationshanteringsplanen för ifyllning.
Godkänt dokument, 2018-11-22, Niklas Roos af Hjelmsäter
Tjänsteutlåtande
2018-08-16
Dnr 2018/0071 KFN-1 Sidan 2 av 2
Niklas Roos af Hjelmsäter Maria Nossent
Förvaltningschef Nämndsekreterare
Bilagor:
1. Arkivbeskrivning för kultur- och fritidsnämnden
2. Informationshanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden.
Godkänt dokument, 2018-11-22, Niklas Roos af Hjelmsäter
