Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2015-09-18
Pierre Carlsson Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2015/0507 KS-2 Diariekod: 259
Kommunstyrelsen
Kommunledningskontorets inventering av lokalbehov 2017-2021
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar följande:
1. Kommunstyrelsen godkänner kommunledningskontorets inventering av lokalbehov 2017-2021 och överlämnar den till trafik- och
fastighetsnämnden.
Sammanfattning
Kommunens nämnder ska en gång om året lämna en redovisning av sina lokalbehov till trafik- och fastighetsnämnden som inom ramen för kommunens budgetprocess ska upprätta en lokalförsörjningsplan för kommunen.
Inventeringen för kommunledningskontoret visar att kontoret med de ombyggnationer som pågår just nu kommer kunna hantera merparten av sina lokalbehov under de närmaste åren. Undantaget är
stadsbyggnadsavdelningen som kommer att behöva utöka antalet
medarbetare inom projekt Väsjön med ca 10 medarbetare, vilket det idag inte finns plats för.
Kommunledningskontoret framhåller också behovet av en funktion som aktivt arbetar med kommunens samlade lokalbehov i Turebergshuset, bevakar externa hyresavtal och arbetar strategiskt för att få till en rationell fördelning av husets lokalytor.
Bakgrund
Inom ramen för kommunens budgetprocess finns en lokalförsörjnings- process där trafik- och fastighetskontoret har till uppgift att sammanställa en lokalförsörjningsplan. Denna baseras på samtliga nämnders behov vilka ska redovisas till trafik- och fastighetsnämnden senast den 15 oktober. Tidigare begrepp lokalresursplan används inte längre utan istället används begreppet Inventering av lokalbehov, dels för att bättre förklara innebörden, dels för att inte förväxlas med lokalförsörjningsplanen.
Kommunledningskontorets inventering av lokalbehoven Kommunledningskontoret består av ca 150 medarbetare som alla har sin arbetsplats i Tureberghuset. Avdelningarna är spridda på en rad
våningsplan, närmare bestämt entréplan, plan 6, plan 7, plan 9, plan 11, plan 12 och plan 13.
Godkänt dokument, 2015-09-19, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2015-09-18
Dnr 2015/0507 KS-2 Sidan 2 av 3
Avdelningar/funktioner Våningsplan
Politiken Plan 11 (majoritet) och plan 12
(opposition) med enstaka rum på andra plan i huset.
Administrativa avdelningen Entréplan, plan 6, plan 7, plan 11, plan 12 och plan 13
Ekonomiavdelningen Plan 7 , plan 9 och plan 11
Personalavdelningen Plan 7
Stadsbyggnadsavdelningen Plan 11, plan 12 och plan 13 Funktionen för näringsliv och
strategisk kommunikation
Plan 11
Sedan föregående lokalinventering (då benämnd lokalresursplan) 2014 har förändringar skett. En ombyggnation av tryckeriets gamla lokaler på plan 6 pågår vilket leder till en rad förändringar för kommunledningskontorets övriga verksamheter och våningsplan. Personalavdelningen kan samlas på plan 7, stadsbyggnadsavdelningens aktuella lokalbehov kan tillgodoses, merparten av administrativa avdelningens enheter samlas på plan 6 och plan 7. Det kommer även finns vissa möjligheter att ordna ytterligare några arbetsplatser om behov skulle uppstå.
Kommunledningskontoret har i och med de ombyggnationer som nu pågår bäddat för att hantera större delen av sitt lokalbehov under den period inventeringen gäller. Kontorets verksamhet är inte direkt beroende av demografiska förändringar utan snarare på politiska beslut. Det gör att antalet medarbetare och därmed antalet arbetsplatser kan variera uppåt eller nedåt under perioden men kasten förväntas inte vara markanta. Det handlar snarare om variationer på nuvarande antal arbetsplatser.
Stadsbyggnadsavdelningen är ett undantag där projektet kring Väsjön kommer innebära en utökning av antalet medarbetare med ca 10 under perioden. I dagsläget finns inte möjligheten för stadsbyggnadsavdelningen att expandera på de plan (11,12 och 13) där avdelningens verksamhet idag bedrivs.
Stadsbyggnadsavdelningens situation delas till viss del av
ekonomiavdelningen och administrativa avdelningen och pekar på den brist som finns kring Turebergshuset idag. Avsaknaden av en funktion som ansvarar för att samordna lokalbehovet i Turebergshuset leder till att verksamheter splittras på flera olika plan, vilket naturligtvis inte är bra vare sig för effektivitet eller för kommunikation. Vidare finns externa
hyresgäster insprängda på olika våningsplan. De externa hyresavtalen bevakas inte med kommunens intresse i fokus. När sådana avtal löper ut
Godkänt dokument, 2015-09-19, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2015-09-18
Dnr 2015/0507 KS-2 Sidan 3 av 3
ersätts de snart med nya externa avtal i stället för att säkerställa att kommunens egna behov av lokaler tillgodoses först.
Katarina Kämpe Pierre Carlsson
Kommundirektör Administrativ chef
Godkänt dokument, 2015-09-19, Katarina Kämpe
