Förhandlingsordning för Södra Skånes Scoutdistrikts vårstämma april 2021

(1)

Förhandlingsordning för Södra Skånes Scoutdistrikts vårstämma

11-15 april 2021

Inledning

I det här dokumentet beskrivs hur stämman ska arbeta för att beslutsprocessen ska vara demokratisk, smidig och hinnas med inom tidsramarna. Årets stämma är anpassad för att fungera som ett distansmöte i heldigital form och de olika delarna är omarbetade för att fungera över tid. På så sätt gör vi stämman tillgänglig för alla deltagare och ombud att engagera sig efter alla våra olika förutsättningar. Stämman kommer därför utföras både långsammare och över längre tid än vid en vanlig vårstämma.

Stämmans övergripande syfte

Stämman är Södra Skånes scoutdistrikts högsta beslutande organ. Då samlas ombud för alla scoutkårer i distriktet som gemensamt ska representera alla scouter i kårerna. Det övergripande syftet med vårstämman är att avsluta den tidigare verksamhetsperioden samt besluta om inkomna förslag från medlemmar och styrelse.

Stämmans flöde i stora drag

För att i demokratisk ordning fatta beslut som alla ombud kan påverka och ta ställning till arbetar stämman genom ett antal olika steg. Tanken är att genom de olika stegen successivt förhandla fram förslag till beslut som en majoritet kan ställa sig bakom.

Under stämman arbetar vi i följande steg:

(2)

1. Öppning av stämman När: Söndag 11 april kl 10:00 Var: Zoom

Huvudsakligt innehåll: Stämman öppnas av styrelsen och första punkten på dagordningen behandlas. Detta sänds live.

Ombudets roll: Delta och rösta fram mötespresidium och övriga mötesfunktionärer.

2. Påverkanstorg i VoteIT och Zoom När: Söndag 11 april kl 11:00 – 15:00 Var: VoteIT och Zoom

Huvudsakligt innehåll: Formaliapunkterna fastställande av röstlängd, stämmans behöriga sammankallande och fastställande av föredragningslista och förhandlingsordning avhandlas.

Punkt 2–4 i dagordningen.

Ombudets roll: Delta genom att diskutera och ev. lämna egna yrkanden i VoteIT på de olika formaliapunkterna som avhandlas. Det finns även möjlighet att diskutera i Zoom under vissa tider (se separat rubrik längre ner i dokumentet).

3. Omröstning i VoteIT §2-4

När: Söndag 11 april kl 16:00 – 17:00 Var: VoteIT

Huvudsakligt innehåll: Röstning om samtliga formaliapunkter. Det går att rösta, och ändra sin röst, när som under den timma omröstningen är öppen. Omröstningen är öppen för punkterna 2- 4 samtidigt. Efter kl 17:00 går det inte längre att påverka omröstningen.

Ombudets roll: Rösta i VoteIT på samtliga punkter från §2 till och med §4.

4. Mötespresidiet informerar När: Söndag 11 april kl 18:00

Huvudsakligt innehåll: Mötespresidiet kommer publicera resultatet från omröstningarna av punkt 2-4 och redogöra för hur stämman kommer genomföras utifrån beslutad förhandlingsordning.

Informationen kommer att finnas tillgänglig för alla ombud och deltagare i VoteIT under

“Mötespresidiet informerar”.

(3)

5. Påverkanstorg i VoteIT och Zoom När: Söndag 11 april kl 18:00 – 18:30 Var: VoteIT och Zoom

Huvudsakligt innehåll: Formaliapunkten fastställande av förhandlingsordning avhandlas. Punkt 5 i dagordningen.

Ombudets roll: Delta genom att diskutera och ev. lämna egna yrkanden i VoteIT på de olika formaliapunkterna som avhandlas. Det finns även möjlighet att diskutera i Zoom under vissa tider (se separat rubrik längre ner i dokumentet).

6. Omröstning i VoteIT §5

När: Söndag 11 april kl 19:30 – 20:00 Var: VoteIT

Huvudsakligt innehåll: Röstning om förhandlingsordning. Det går att rösta, och ändra sin röst, när som under den timma omröstningen är öppen. Omröstningen är öppen för punkterna 2-4 samtidigt. Efter kl 20:00 går det inte längre att påverka omröstningen.

Ombudets roll: Rösta i VoteIT på punkt §5.

7. Mötespresidiet informerar När: Söndag 11 april kl 20:15

Huvudsakligt innehåll: Mötespresidiet kommer publicera resultatet från omröstningarna av punkt 5 och redogöra för hur stämman kommer genomföras utifrån beslutad förhandlingsordning.

Informationen kommer att finnas tillgänglig för alla ombud och deltagare i VoteIT under

“Mötespresidiet informerar”.

8. Påverkanstorg i VoteIT och Zoom När: Söndag 11 april kl 17:00-21:00, Måndag 12 april kl 17:00-21:00, Tisdag 13 april kl 17:00-21:00 Var: VoteIT och Zoom

Huvudsakligt innehåll: Alla beslutsärenden för punkterna 5-8 presenteras i VoteIT, ombuden och övriga deltagare kan informera sig om samt diskutera de olika förslagen. De som har egna yrkanden kan lämna in dem direkt i VoteIT när som helst under påverkanstorgets öppettider från söndag till tisdag. Klockan 21:00 på tisdagen stängs VoteIT för sista gången för yrkanden och kommentarer.

Ombudets roll: Informera sig om de olika motionerna och propositionerna, ställa frågor och diskutera med andra i VoteIT samt lägga egna förslag på ändringar eller tillägg i form av yrkanden. Det finns även möjlighet att diskutera i Zoom under vissa tider (se separat rubrik längre ner i dokumentet).

(4)

Gilla-knappen på förslag i VoteIT inaktiveras vilket minskar risken för att det blir en

popularitetstävling (som riskerar vara missvisande då det inte finns en motsvarande ogilla- knapp) kring förslag som i sin tur kan riskera att påverka hur ombud röstar på ett negativt sätt.

9. Mötespresidiet förbereder inför omröstning När: Onsdag 14 april

Ombudets roll: Läs igenom inkomna förslag och diskutera inom scoutkåren hur ni vill rösta.

10. Mötespresidiet informerar När: Torsdag 15 april kl 17:00

Huvudsakligt innehåll: Mötespresidiet har efter påverkanstorget arbetat fram beslutsordningar för respektive punkt som vid detta tillfälle kommer att presenteras och förklaras. Informationen kommer finnas tillgänglig för alla ombud och deltagare på VoteIT under “Mötespresidiet informerar”.

11. Omröstning §8-10

När: Torsdag 15 april kl 17:00-20:00 Var: VoteIT

Huvudsakligt innehåll: Varje beslutsärende hanteras samtidigt i VoteIT och ombud väljer själv i vilken ordning de vill rösta på respektive punkt. Diskussioner och förhandlingar har redan skett på påverkanstorget tidigare under veckan. Nya yrkanden kan inte läggas under omröstningen, men alla yrkanden som kommit in under påverkanstorget kommer att behandlas.

Ombudets roll: Ta ställning genom att rösta på de olika förslagen i VoteIT.

10.1 Eventuell omröstning §8-10 om framvaskade förslag När: Torsdag 15 april kl 20:30-20:45

Var: VoteIT

Huvudsakligt innehåll: Varje beslutsärende hanteras samtidigt i VoteIT och ombud väljer själv i vilken ordning de vill rösta på respektive punkt. Diskussioner och förhandlingar har redan skett på påverkanstorget tidigare under veckan. Nya yrkanden kan inte läggas under omröstningen, men alla yrkanden som kommit in under påverkanstorget kommer att behandlas.

Ombudets roll: Ta ställning genom att rösta på de olika förslagen i VoteIT.

(5)

11. Presentation av resultat och avslutning av stämman När: Torsdag 15 april kl 21:00

Var: Zoom

Huvudsakligt innehåll: Mötespresidiet informerar om vilka beslut som har fattats. Stämman avslutas därefter.

Ombudets roll: Ta del av resultatet och lämna in eventuella reservationer. Efter att omröstningen avslutats så har ombuden fram till klockan 23:00 på sig att lämna in eventuella reservationer.

Detta görs i VoteIT i kommentarsfältet vid respektive punkt med hänvisning till vilket beslut reservationen avser. För att underlätta för de som arbetar med stämman, inled gärna inlägget med #reservation.

Zoom-diskussioner

Vid öppning och stängning av stämman samt under diskussions-tider kommer den digitala tjänsten Zoom användas. Tjänsten lämpar sig särskilt bra då den har inbyggda funktioner för att kunna begära ordet vid behov och enkelt modereras på ett sätt som lämpar sig för diskussioner.

Programmet kan laddas hem i förväg från http://www.zoom.us och fungerar på både datorer och telefoner. Det går även att delta i Zoom via webbläsare. Val av mötesfunktionärer är den enda punkten som kommer beslutas om via Zoom.

Diskussionstider i Zoom är enligt nedan:

1. Punkt 2-4

När: Söndag 11 april kl 13:00-14:00 Var: Zoom

Huvudsakligt innehåll: Möjlighet att diskutera formaliapunkterna 2-4 inför beslut.

Ombudets roll: Frivilligt deltagande och diskuterande om punkterna 2-4.

2. Verksamhetsberättelse och resultaträkning När: Söndag 11 april kl 14:00-15:00

Var: Zoom

Huvudsakligt innehåll: Möjlighet att diskutera verksamhetsberättelsen inför beslut.

Ombudets roll: Frivilligt deltagande och diskuterande.

3. Förhandlingsordning

(6)

Huvudsakligt innehåll: Möjlighet att diskutera verksamhetsberättelsen inför beslut.

4. Proposition 1-4

Zoomrum 1 proposition 1+ proposition 3 Zoomrum 2 proposition 2 - Tillbakadragen Zoomrum 3 proposition 4

Huvudsakligt innehåll: Möjlighet att diskutera inför beslut.

5. Motion 2, 5 & 6

När: Måndag 12 april kl 18:00-20:00 Var: Zoomrum 1,2 & 3

6. Motion 1, 3 & 4

När: Tisdag 13 april kl 18:00-20:00 Var: Zoomrum 1,2 & 3

(7)

Omröstning

Det är mötesordförandes uppgift att öppna och stänga omröstningen i VoteIT samt förbereda beslutsordningen. Beroende på hur förslagen ser ut kommer lämplig omröstningsmetod att tillämpas. När omröstningen är öppen kommer det gå att rösta och ändra sin röst under hela perioden. Flera ärenden kommer att vara öppna samtidigt, därför kommer ombud behöva lägga sin röst på flera förslag i VoteIT innan omröstningen stängs av mötesordförande på utsatt tid.

Olika typer av omröstningar:

Schulze (En vinnare med detaljerat resultat) Min. förslag 3 st

Rangordningsvotering lämpad för de flesta tillfällen med ett vinnande förslag. Röstberättigade rankar förslagen med stjärnor.

Repeterad Schulze Flera vinnare Min. förslag 3 st Rekommenderas för

Styrelseval eller att sortera förslag utifrån röstandes preferenser.

En vanlig Schulze-omröstning repeteras tills alla kandidater har en rankning. Resultatet blir icke- proportionellt, och varje runda ger Condorcet-vinnaren inom återstående kandidater.

Röstberättigade rankar med stjärnor.

Majoritetsomröstning Min. förslag 2 st Max. förslag 2 st Rekommenderas för Enkla val mellan 2 förslag

Kombinerad enkel Rekommenderas för

Situationer där varje förslag kan bifallas eller avslås oberoende av varandra.

Deltagare kan rösta Bifall / Avslag / Avstå på varje förslag i omröstningen, och varje hanteras

individuellt. Kom ihåg att du inte kan använda denna metod för att avgöra ordning eller ställa förslag mot varandra, t.ex. i ett styrelseval.

(8)

Information om omröstningsmetoden Schultze

Det justeras så antalet stjärnor man kan välja är samma som antalet förslag så att man kan rangordna alla förslag.

Lättast att förklara metoden är med följande exempel:

Exempel 1:

Stämman har två förslag på ändring som står emot varandra och dessutom ställs allt automatiskt mot avslag. Ombudet tycker att "Förslag 1" är bäst, om det inte vinner så vill ombudet avslå ändringen och i sista hand att "Förslag 2" ska gå igenom.

Förslag 1: Ges flest stjärnor 3 stjärnor Förslag 2: Ges minst antal stjärnor 1 stjärna Avslag: Ges någonstans däremellan 2 stjärnor

Exempel 2:

Stämman har fem förslag på ändring som står emot varandra och dessutom ställs allt

automatiskt mot avslag. Ombudet tycker att "avslag" är bäst, därefter ”Förslag 1”. "Förslag 2 och 3" tycker ombudet lika bra om, därefter "Förslag 4" och i sista hand ”Förslag 5". Här kan du se hur du ska rösta om du gillar två förs Förslag 1: lag lika mycket.

Exempel 2a Exempel 2b

Förslag 1: 4 stjärnor 5 stjärnor Förslag 2: 3 stjärnor 4 stjärnor Förslag 3: 3 stjärnor 4 stjärnor Förslag 4: 2 stjärnor 2 stjärnor Förslag 5: 1 stjärna 1 stjärnor Avslag: 6 stjärnor 6 stjärnor

Exempel 2a och 2b kommer ge samma resultat eftersom systemet bara undersöker relationen mellan antalet stjärnor.

(9)

NÄRVARO-, FÖRSLAGS- OCH YTTRANDERÄTT

Ur distriktets stadgar § 6 Mötesrättigheter och beslutsformer för distriktsstämman har följande personer närvaro- och yttranderätt:

● Samtliga närvarande medlemmar i distriktet

● Avgången ledamot i distriktsstyrelsen i fråga om ansvarsfrihet för dennes förvaltning

● Av distriktsstyrelsen särskilt inbjudna gäster

Följande personer har dessutom, förutom närvaro- och yttranderätt, även förslagsrätt:

● Ombud

● Ledamöter i distriktsstyrelsen

● Valda revisorer i fråga om deras granskning

● Valberedningens ledamöter i fråga om val som de förberett

På påverkanstorget har alltså alla närvarande, deltagare och ombud som genom anmälan till stämman fått inloggning till VoteIT, rätt att delta i diskussionerna. Men det är bara ombud, styrelse, valberedning (i fråga om val som de förberett) och revisorer (i fråga om deras granskning) som har rätt att lämna yrkanden.

Rösträtt tillkommer ombud. Ingen har rätt att rösta i frågor som rör egen förvaltning eller eget arvode.

MÖTESORDFÖRANDE OCH SEKRETERARE

Mötesordförandena har till uppgift att leda stämman. De ska hålla ordning på arbetsformerna och har ansvar för att samtliga ombud kan följa med i beslutsfattandet. Mötesordförandena ska inte påverka vilka beslut som fattas, bara säkerställa att beslut fattas på ett demokratiskt vis.

Sekreterarna har till uppgift att föra protokoll över stämmans beslut. Protokollet ska lämnas till justeringspersonerna efter det att stämman avslutats för godkännande.

PLENUM

På denna digitala stämma kommer inga diskussioner föras eller förslag läggas i plenum utan alla förhandlingar kommer ske i VoteIT och genom diskussioner i Zoom.

(10)

RÖSTNING

Ur distriktets stadgar, § 6: För utövande av rösträtt och fattande av beslut i distriktsstämman gäller:

att varje röstberättigade närvarande ombud har maximalt en röst.

att beslut fattas genom öppen omröstning. Stämman kan i särskilda frågor besluta om att sluten omröstning ska ske. I fråga om personval, om någon röstberättigad eller mötespresidiet begär det, fattas beslut med sluten omröstning.

att som distriktsstämmans beslut gäller den mening som stöds av flest antal röstande (om inget annat regleras i dessa stadgar.

att vid lika röstetal avgör lotten.

Beslut fattas med hjälp av elektronisk omröstning i VoteIT. Röstsiffrorna presenteras för samtliga ombud efter att omröstningen stängts. På så sätt genomförs rösträkning genom VoteIT efter varje avslutad omröstning. Vid sluten omröstning presenteras röstsiffrorna enbart för

rösträknarna och mötespresidiet. Om det blir diskussion om resultatet av den elektroniska omröstningen fungerar rösträknarna som stämmans kontrollpersoner. Rösträknare väljs av stämman.

OMRÖSTNING

Acklamation – “muntlig” omröstning, mötesordförande avgör om det blev ett ja eller nej. I Zoom genomförs denna typ av omröstning med hjälp av reaktionssymboler, exempelvis en tumme upp.

Rösträkning – röstning med elektronisk omröstning i VoteIT. VoteIT presenterar exakt resultat efter varje avslutad omröstning, frånsett omröstningar under personval.

Om ett ombud misstänker att den automatiska rösträkningen i VoteIT är felaktig kan ombudet meddela detta i VoteIT och då genomförs en granskning av VoteITs personal.