Reviderad 2012-12-12
PLAN FÖR ALLVARLIG SAMHÄLLS- STÖRNING
Ledning och information
Fastställd av fullmäktige
2012-12-12, § 83
L ILLA E DETS KOMMUN
kommunledningsförvaltningen
2012/KS0213 Dpl 018
1. Inledning
1.1 Allmänna förutsättningar
Syftet med planen är att samordna de kommunala ledningsinsatserna vid extraor- dinära händelser samt vid höjd beredskap.
Planen skall utgöra grund för förvaltningarnas planering för verksamheten vid ex- traordinära händelser samt vid höjd beredskap.
1.2 Definition ”Extraordinär händelse”
Med extraordinär händelse avses sådan händelse, som avviker från det normala, innebär allvarlig olycka eller överhängande risk för allvarliga och/eller långvariga störningar i viktiga samhällsfunktioner och som kräver skyndsamma insatser av kommunen.
Händelsen kan komma att innebära fara eller direkt påverkan på liv, hälsa, miljö eller annan omfattande materiell skada och kan komma att beröra stora delar av den kommunala organisationen.
En extraordinär händelse kännetecknas av att flera verksamhetsområden berörs, samt att det föreligger ett stort behov av samordning, informationsbehov och sam- verkan mellan berörda aktörer.
1.3 Lagar och förordningar
Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, reglerar kommunens organisation och be- fogenheter vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap.
1.4 Omfattning
Planen skall tillämpas vid ledning av verksamhet vid extraordinära händelser i det geografiska området Lilla Edets kommun. Planen omfattar organisatoriskt samtliga verksamheter inom kommunen med räddningstjänsten i särställning.
Tillämpliga delar av planen kan användas vid händelser/kriser av mer lindrig ka- raktär men som kräver ledning och samordning från kommunledningen.
2. Mål och ansvar
2.1 Mål
Lilla Edets kommun erbjuder ett samhälle där invånarnas upplevda säkerhet och trygghet ständigt ökar.
Lilla Edets kommun har god kunskap om vilka risker som finns i kommunen.
Kommunen har även en god förmåga att hantera olyckor och extraordinära händel- ser.
Lilla Edets kommun har planer och organisation så att invånarnas behov av värme, vatten, el, vård och omsorg, skola och barnomsorg, räddningstjänst och informat- ion kan tillgodoses vid en extraordinär händelse i fredstid.
2.2 Övergripande ansvar och geografiskt områdesansvar
Kommunen har det övergripande ansvaret för att samordna planering samt hante- ring av extraordinära händelser som inträffar i kommunen. Det övergripande arbe- tet samordnas av kommunstyrelsen. För samordning med andra aktörer inom kommunen kan kommunen organisera ett krishanteringsråd.
2.3 Kommunens ansvar vid extraordinär händelse i fredstid
Kommunen ska ha en omedelbar förmåga att under störda förhållanden hantera och lindra konsekvenserna av en extraordinär händelse i fred. Verksamhetsområ- dena inom kommunen ges följande inriktningsmål.
Kommunen ska ha en omedelbar förmåga att leda och samordna verksamheten i kommunen.
Nödvändiga funktioner för ledning, samband och information ska omedelbart kunna upprättas. Funktionerna ska kunna upprätthållas under längre tid och vid behov ska det även kunna verka från reservledningsplats utanför centralorten.
Viktig och korrekt information ska snabbt kunna ges eller spridas till allmänhet- en, berörda verksamheter och myndigheter. Efter kort förberedelse ska media kunna delges adekvat information under ordnade former.
Kommunen ska i största möjliga mån fungera enligt sin ordinarie organisation och svara för sin normala samhällsviktiga verksamhet.
Kommunen ska, efter begäran, kunna bistå grannkommuner och andra när- liggande kommuner med hjälp vid hantering av extraordinär händelse.
2.4 Kommunens informationsansvar
Kommunens information vid extraordinär händelse syftar till att ge drabbade, all- mänhet, personal, samverkande organisationer och massmedia så riktig informat- ion som möjligt och på ett så bra sätt som möjligt. Kommunens information ska samordnas så att kommunen går ut med ett budskap. Det är ordförande i krisled- ningsnämnden, eller vid förfall för denne, vice ordförande, som är kommunens an- sikte utåt och som leder presskonferenser och dylikt.
Under den tid räddningsinsatser pågår är det räddningstjänsten som är informat- ionsansvarig för räddningsinsatsen. Det är därför viktigt att denna information samordnas med eventuell övrig information från kommunen.
Se vidare kapitel 8 ”Informationsplan vid större olyckshändelse eller annan om- fattande samhällsstörning”.
3. Ledning
3.1 Kriterier för att ”plan för hantering av extraordinär händelse”
skall gälla.
Planen gäller om ordföranden i krisledningsnämnden eller, om han eller hon har förhinder, vice ordföranden gjort bedömningen att en extraordinär händelse före- ligger och att ordinarie rutiner för ledning inte motsvarar situationens krav. En ex- traordinär händelse kännetecknas av att flera verksamhetsområden berörs, samt att det föreligger ett stort behov av samordning, informationsbehov och samverkan mellan berörda aktörer.
Planen gäller även vid höjd beredskap.
3.2 Organisation
3.2.1 Larmning
Följande tjänstemän skall larma krisledningsnämndens ordförande vid misstanke om extraordinär händelse:
- Räddningsledare i tjänst - Kommunchef
- Förvaltningschefer
- Avdelningschefer inom kommunledningsförvaltningen
På initiativ av krisledningsnämndens ordförande sammankallas krisledningsnämn- den. Personal och förtroendevalda som är kopplade till den anpassade organisat- ionen ska kallas enligt larmlistor. Larmlistorna finns även hos Räddningstjänsten som vid behov kan hjälpa till att ringa in berörd personal.
Inlarmning enligt ovan kan även ske vid händelser/kriser av mer lindrig karaktär men som kräver ledning och samordning från kommunledningen.
3.2.2 Krisledningsnämnd
Kommunstyrelsen är tillika krisledningsnämnd och har således det övergripande ansvaret för att samordna kommunens resurser. Krisledningsnämndens ansvar och uppgifter under en extraordinär händelse kan sammanfattas i följande punkter:
Krisledningsnämnden ska
Tolka kommunens roll
Ange inriktning för krishantering
Företräda kommunen utåt och mot kommuninvånarna
Besluta i principiella frågor
Besluta om förändringar i servicenivåer
Besluta om omfördelning av kommunens resurser
Vid behov begära bistånd från andra kommuner eller landsting
Besluta om hjälp till enskild
Krisledningsnämndens reglemente antas i särskilt beslut.
3.2.3 Krisledningsgrupp
Krisledningsgruppen är beredande organ åt krisledningsnämnden och har även det operativa ansvaret. I krisledningsgruppen ingår kommunchef, tillika krislednings- gruppens chef, berörda förvaltningschefer och kanslichefen / informationsansvarig.
För att få en uthållig organisation måste varje person i krisledningsgruppen ha minst en ersättare. Säkerhetssamordnaren i kommunen fungerar som stöd och re- surs till krisledningsgruppen och övriga funktioner.
Krisledningsgruppens övergripande ansvar och åtgärdslista anges i bilaga 1.
3.2.4 Servicefunktion
Servicefunktionen ansvarar bland annat för lokaler och utrustning, teknikstöd, kon- torsservice, förtäring m.m. och består av vaktmästarfunktion, lokalvårdare, IT- personal samt personalavdelningens personal.
Servicefunktionens ansvar och uppgifter anges i bilaga 2.
3.2.5 Informationsorganisation
Krisledningsnämndens ordförande, krisledningsgruppens chef eller deras ersättare beslutar om igångsättande av informationsorganisationen och uppdrar åt kansliche- fen/informationsansvarig att aktivera informationsplanen.
Snabb säker och saklig information skall ges hög prioritet. Kansliche-
fen/informationsansvarig leder och samordnar den externa och interna informat- ionsverksamheten.
För vidare information se kapitel 8 ”Informationsplan vid större olyckshändelse eller annan omfattande samhällsstörning”.
3.2.6 Kommunförvaltning
Kommunförvaltningen ska fortsätta sin verksamhet i ordinarie lokaler. Ordinarie förvaltningsorganisation består. Personalen biträder vid behov krisledningsgrup- pen. Kommunchefen ansvarar för att kalla in berörd personal.
Kommunförvaltningen har befogenhet att återkalla semesterledig personal, samt förändra tjänstgöringen för inkallad personal efter påkallat behov.
3.2.7 Privata entreprenörer
De av samhällsbyggnads anlitade entreprenörer kan komma att beröras av kom- munens hantering av extraordinär händelse. För mer information om entreprenö- rers uppgifter och ansvar, se samhällsbyggnadsförvaltningens plan för hantering av extraordinär händelse.
3.2.8 Posom
Posom står för psykologiskt och socialt omhändertagande. Ordförande för Posom meddelar krisledningsnämndens ordförande var anhörigcenter kommer att upprät- tas.
Ansvarsfördelning anges i Plan för POSOM
4. LOKALER OCH SAMBAND
4.1 Lokaler
När extraordinär händelse föreligger ska de lokaler användas som anges i bilaga 3 Lokaler.
4.2 Samband
Kommunikationer sköts i första hand via telefon, mobiltelefon, rakel(när det in- förts), fax, elektronisk post och bud. Samband ska upprättas mellan räddningstjänst och ledningsgrupp.
4.3 Samverkan
Vid de flesta svårare kriser i fred berörs kommunen och en rad andra aktörer som verkar inom kommunens geografiska område. Varje aktör agerar självständigt och leder sin egen verksamhet. Samverkan bygger på att berörda aktörer av egen vilja medverkar till en samordning av krishanteringen i det geografiska området. Kris- ledningsgruppen bedömer i vilken utsträckning samverkan behöver ske. Kommun- chefen uppdrar åt berörd chef att upprätta nödvändiga kontakter.
Aktuell förteckning över samverkande parter och kontaktuppgifter finns i säker- hetsskåp i mellanarkivet. Säkerhetssamordnaren och förvaltningschefer ser till att förteckningen är aktuell.
5. Avveckling av den anpassade organisationen
Krisledningsnämnden bedömer om läget är sådant att den anpassade organisation- en ska avvecklas. Vid beslut om att återgå till ordinarie organisation:
Meddela berörda inom kommunen och samverkande att så skett.
Slutför dagboken och samla in allt underlagsmaterial.
Kronologisera och förteckna allt underlagsmaterial.
Gör en första preliminär analys av verksamheten.
Även kommunfullmäktige kan besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska avvecklas. Denna befogenhet finns till för att skapa en yttersta spärr mot att nämn- den missbrukar sina befogenheter.
6. Utvärdering av ledningsarbetet
Ordförande i krisledningsgruppen utser personer för utvärderingsuppgifter.
- Arbetet startas omgående efter återgång till normal verksamhet.
- Allt material i form av dokument, anteckningar, blädderblock m.m. insamlas och kronologiseras.
- Samverkande myndigheters och organisationers synpunkter på det genomförda arbetet inhämtas så tidigt som möjligt.
- All personal som deltagit i ledningsarbete intervjuas.
- En analys av det genomförda arbetet tas fram med stöd av förd dagbok och öv- riga insamlade uppgifter.
- Analysera genomfört arbete, föreslå förbättringar.
- Genomför beslutade ändringar i planer, åtgärdslistor, övningar m.m.
7. Ekonomi
Den ekonomiska sidan av en svår påfrestning underlättas om man gör vissa förbe- redelser:
- Alla kostnader som går att hänföra till den svåra påfrestningen och kommunens åtgärder med anledning av detta bör redovisas på särskilt konto.
- Om möjligt bör räddningstjänstkostnaderna redovisas åtskilt från kostnader för sådant som ej är räddningstjänst.
- Vid utvärderingen av händelsen kan kostnaderna redovisas med större exakthet om man redan från början strävar efter att hålla dem åtskilda från normala kostna- der för verksamheten
8. Informationsplan vid större olyckshändelse eller annan omfattande samhällsstörning
8.1 Syfte samt informationsansvar
Planen syftar till att samordna och effektivisera informationen vid en större olyckshändelse eller annan omfattande samhällsstörning. I tillämpliga delar är pla- nen även tillämplig vid olyckor och störningar av mindre omfattande förlopp.
Informationen ska vara anpassad till nedanstående målgruppers behov:
Direkt operativa myndigheter
Kommunens invånare
Kommunens förvaltningar och bolag
Nationellt/Internationellt
Minoritetsspråk
Andra särskilda grupper, handikappade etc
Informationen ska samordnas mellan berörda myndigheter och vara enhetlig. I an- nat fall finns risk för att informationen uppfattas som motsägande, vilket i sin tur leder till osäkerhet och ryktesspridning vilket kan medföra att allmänhetens tilltro till hjälpinsatserna kan komma att ifrågasättas.
8.2 Organisation/bemanning
Informationsarbetet vid svåra påfrestningar kräver betydligt större personalresurser än under normala förhållanden. Arbetet kan behöva utföras dygnet runt. Växel- och informationspersonalen måste förstärkas kraftig med personal från andra delar av de kommunala verksamheterna.
En informationscentral upprättas av informationsansvarig efter beslut av krisled- ningsgruppen. Centralens uppgifter är att bemanna ansvara för omvärldsbevak- ning, förbereda information till kommunens invånare, svara för intern information, informera berörda myndigheter/organisationer samt informera och samarbeta med massmedia.
Informationscentralen består av funktionerna upplysningscentral, webbredaktion, omvärldsbevakning och presservice.
8.3 Informationskanaler
Exempel på informationskanaler är kommunens webbplats, flygblad, affischering, rundringning till svåråtkomliga grupper samt media som exempelvis text-TV, lo- kalradio, press, radio och TV, viktigt meddelande till allmänheten (VMA). Kom- munens webbplats www.lillaedet.se och lokalradion är de viktigaste informations- kanalerna. Att informationen samordnas ansvarar kommunens informationsansva- rige för. Vid en allvarlig händelse kommer det ordinarie arbetet med webbplatsen att avbrytas och information om händelsen fortlöpande att läggas ut.
Kommunens webbplats är förberedd för kriser genom standardiserade sidor där in- formation om en allvarlig händelse publiceras. Webbplatsen är viktig dels som en informationskanal direkt till den berörde, men också för olika medier som kan återrapportera informationen.
8.4 Information till massmedia
Information till massmedia skall samordnas via informationscentralen. Ordföran- den i krisledningsnämnden leder presskonferenser och dylikt. Massmedia får till- gång till en särskild lokal där presskonferenser hålls och arbetsplatser med tillgång till eluttag upprättas.
Krisledningsnämnden skall ta initiativet till att kalla till presskonferens. Krisled- ningsnämndens ordförande leder konferensen och har till sin hjälp informationsan- svarig, presstalesperson, kommunchefen, vid behov, och den eller de förvaltnings- chefer som berörs av händelsen.
Samordning sker mellan kommunen, polis och räddningstjänst vid presskonferen- ser.
8.5 Upplysningscentral
Om belastningen på ordinarie växel blir för hög aktiveras upplysningscentralens gruppnummer. Detta sker via växeln. Information lämnas till allmänhet och myn- digheter/organisationer om upplysningscentralens telefonnummer. Upplysnings- centralen bemannas med ett antal personer som via gruppnumret svarar frågor, in-
formerar om tider för presskonferenser samt hänvisar vidare till rätt instans. En person utses att samordna informationen och en person utses till att vara länk mel- lan krisledningsgruppen och upplysningscentralen.
Informationschefen och chefen för upplysningscentralen skall dessutom ha tillgång till ett exklusivt telefonnummer för kommunikation med berörda myndigheter och organisationer. Numret lämnas inte ut till allmänheten.
8.6 Interninformation
Alla förvaltningschefer ansvarar för att information sprids internt i den egna orga- nisationen.
I bilagedel anges lokaler, ansvarsfördelning, telefonnummer och adresser till massmedia, myndigheter, föreningar, utrustningslista, åtgärdslistor, flödesschema, mallar.
Informationscentral
Informationsansvarig
Växel Upplysnings- Webb Omvärlds- Presservice central bevakning
