Tid och plats: Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde kl Stora mötet på Björntorp. Linus Fogel

(1)

KALLELSE till ledamöter

UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl.

Vård- och omsorgsnämnden

OBS! Platsen

Tid och plats: Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde 2017-05-30 kl. 13.15 Stora mötet på Björntorp

Linus Fogel

Ordförande Agnetha West

Sekreterare

Nr Ärendemening

1 Förvaltningschefens rapport

 Information från systemansvarig

13.15 Rickard Granholm 2 Övrig information

 Hemvården

 Överenskommelse om samverkan för trygg och effektiv utskrivning

 Resursfördelningsmodell

3 Budgetuppföljning per april ²

4 Taxor 2018 ¹⁹

5 Yttrande över revisionsrapport: Granskning av Vård- och

omsorgsnämndens styrning och åtgärder för en ekonomi i balans

21

6 Uppdrag att utreda möjligheten att öppna Säbo för övriga omkringboende äldre att delta under arrangerade aktiviteter

41

7 Utredning av välfärdsteknik samt en kostnadsberäkning av investeringsbehovet

43

8 Finskt förvaltningsområde på SÄBO och inom hemtjänsten ⁵²

9 Individens behov i centrum - IBIC ⁵⁵

10 Revidering av riktlinjer för ekonomiskt bistånd ⁵⁷

11 Revidering av riktlinjer för missbruksvården ⁸⁶

12 Delgivningar ⁹⁴

13 MAS rapport ⁹⁸

14 Balanslista och århjul ¹⁰⁰

(2)

Tjänsteskrivelse 1(2)

Datum Dnr

2017 05-24 VON

OXL2 621 v 1.0 2007- 03-13

Vård- och omsorgsförvaltningen

Mats Glimbrant Vård- och omsorgsnämnden

Budgetuppföljning per april 2017

1. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut

Vård- och omsorgsnämndens budgetuppföljning per april 2017 godkänns.

2. Sammanfattning

Resultatet jämfört med budget under perioden januari-april 2017 är – 1146 tkr.

Årsprognosen för 2017 är + 1748 tkr. Årsprognosen för de olika verksamheterna är:

Förvaltningsgemensamt 136 tkr Individ- och familjeomsorg -1405 tkr Äldreomsorg Sol och HSL -3472 tkr Insatser enligt LSS 412 tkr Färdtjänst/riksfärdtjänst -550 tkr Förebyggande verksamhet - 16 tkr Flyktingmottagande 6700 tkr Arbetsmarknadsåtgärder - 57 tkr

Denna prognos baseras på att nämnden vid årets slut uppnår följande besparingar/effektiviseringar:

 Minska utbetalningarna för ekonomiskt bistånd 1800 tkr

 Taxa för äldreomsorg och funktionsstöd 400 tkr

 Effektivisera på korttidstillsyn LSS/SOL 400 tkr

 Trygg hemgång 1000 tkr

 Koll på hemtjänsten 2250 tkr

Denna prognos baseras på att nämnden vid årets slut inte uppnår följande besparingar/effektiviseringar:

 Utfördelad besparing på de olika verksamheterna 2550 tkr

(3)

Datum

2017-05-24

VON.

Beslutsunderlag

Vård- och omsorgsnämndens budgetuppföljning per april 2017.

Tjänsteskrivelse 2017 05 24 Dnr:

Päivi Pannula

Socialchef

(4)

Vård- och omsorgsnämnden Uppföljning april 2017

Perspektiv: Ekonomi

Verksamhet Anslag Intäkter Kostnader Avvikelse

11 Stöd t pol partier 715 ‐ ‐ 715 ^-

27 Miljö‐ o hälsoskydd 150 150 ‐ 300 ^-

50 Gem administration 10 933 551 ‐ 11 348 ¹³⁶

54 Individ och familjeomsor 37 416 1 607 ‐ 40 428 ^-^{1 405} 55 Vård o oms SOL o HSL 155 953 24 316 ‐ 183 741 ^-^{3 472} 56 Insatser enl LSS 44 230 12 147 ‐ 55 965 ⁴¹²

57 Färdtjänst/Riksfärdtjänst 1 358 88 ‐ 1 996 - ⁵⁵⁰

58 Förebygg verksamhet 1 247 ‐ ‐ 1 263 - ¹⁶

59 Vård o Omsorg/LSS ‐ ‐ ‐ ^- 62 Flyktingmottagande 1 343 36 007 ‐ 30 650 ^{6 700} 63 Arbetsmarknadsåtgärder 1 273 2 364 ‐ 3 694 - ⁵⁷

254 618 77 230 - 330 100 1 748 Helårsprognos 2017 Verksamhet Anslag Intäkter Kostnader Avvikelse 11 Stöd t pol partier 238 ‐ ‐ 267 - ²⁹

27 Miljö‐ o hälsoskydd 50 15 ‐ 120 - ⁵⁵

50 Gem administration 3 644 43 ‐ 3 564 ¹²⁴

54 Individ och familjeomsor 12 472 418 ‐ 13 413 - ⁵²³

55 Vård o oms SOL o HSL 52 089 8 184 ‐ 60 749 - ⁴⁷⁶

56 Insatser enl LSS 14 743 3 793 ‐ 18 517 ¹⁹

57 Färdtjänst/Riksfärdtjänst 453 33 ‐ 668 - ¹⁸²

58 Förebygg verksamhet 416 ‐ ‐ 427 - ¹¹

59 Vård o Omsorg/LSS ‐ ‐ ‐ 2 - ²

62 Flyktingmottagande ‐ 86 13 503 ‐ 12 608 ⁸⁰⁹

63 Arbetsmarknadsåtgärder 424 196 ‐ 605 ¹⁵

84 443 26 185 - 110 940 - 311

Utfall jan-april 2017

(5)

2 Kontogruppering Årsbudget Årsprogn Diff Ack budget Ack utfall Ack diff

Avgifter 6 789 6 789 ‐ 2 263 2 374 111 Bidrag 47 451 53 672 6 221 15 817 17 793 1 976 Övrigt 16 769 16 769 ‐ 5 590 6 018 428 Anslag 253 333 254 618 1 285 84 444 84 444 ‐

324 342

331 848 7 506 108 114 110 629 2 515 Personal ‐ 213 202 ‐ 214 428 ‐ 1 226 ‐ 70 233 ‐ 70 880 ‐ 647 Lokaler ‐ 27 334 ‐ 27 334 ‐ ‐ 9 111 ‐ 8 768 343 Köp av verks ‐ 38 404 ‐ 40 304 ‐ 1 900 ‐ 12 801 ‐ 12 545 256 Övrigt rest ‐ 45 402 ‐ 48 033 ‐ 2 631 ‐ 15 134 ‐ 18 747 ‐ 3 613

324 342

- - 330 099 - 5 757 - 107 279 - 110 940 - 3 661 -

1 749 1 749 835 - 311 - 1 146

Årsprognos

Nämndens redovisar en positiv helårsprognos vid månadsuppföljningen per april på 1750 tkr.

Denna prognos baseras på att nämnden vid årets slut uppnår de beslutade besparingarna/effektiviseringarna med undantag av:

1. (Von § 13) Socialchefen får i uppdrag att inte genomföra de proportionella

besparingar motsvarande 2550 tkr då nämnden anser att de innebär för stora risker förpatientens säkerhet, att nämnden riskerar att inte kunna följa lagstiftningen samt att risken för ökad sjukfrånvaro är överhängande.

2. (Von § 13) Prioritera sjukfrånvaron 1000 tkr.

VON Årsprognos Att spara Bedöms Netto

kunna sparas Ekonomiskt bistånd 1 800 1 800 Avgifter 400 400 Korttidsvistelse, korttidstillsyn LSS 400 400

Sjukfrånvaro 1 000 ‐ ‐ 1 000 Trygg Hemgång 1 000 1 000

Koll på hemtjänsten 2 250 2 250

Proportionell besparing 2 550 ‐ ‐ 2 550 Ofördelad besparing 1 600 ‐ ‐ 1 600 KS tilläggsanslag, flyktingmottagning 1 600

Balanskonton, ensamkommande 2 600

Integrationsverksamheten 2 500

Övriga verksamheter 200

Summa 1 750

(6)

Äldreomsorg

Helårsprognosen uppgår till + 200 tkr, varav + 1100 tkr avser Säbo och - 900 tkr avser hemtjänst.

Åtgärder:

1. Prioritera sjukfrånvaron inom hemtjänsten och särskilt boende vilket även påverkar övertidskostnaderna. Verksamheten får stöd av personalenheten utifrån den övergripande satsning som görs för krafttag mot den höga sjukfrånvaron.

2. Arbetet med ”Koll på hemtjänsten” fortsätter och nämnden har tagit beslut om att verksamheten i år ska uppnå en brukartid på 60 % och kringtid på max 40 %. Beräknad besparing 2250 tkr. För att uppnå det fortsätter verksamheten med att:

- hemtjänstpersonalen planerar besöken hos brukarna själva utifrån de ramar som enhetscheferna sätter

- minska antalet korta besök genom effektivare planering (ex slå ihop insatser) - införa resursfördelningssystem

3. Äldreomsorgen fortsätter arbetet med ”Trygg hemgång”. Brukare som får stöd av teamet

”Trygg hemgång”. Brukaren och teamet provar olika lösningar under de 5-10 dagar som brukaren har ”Trygg hemgång”. Beräknad besparing 1000 tkr.

Utifrån förra årets Trygg hemgångsprojekt så gjordes bedömningen att de brukare som haft stöd av ”Trygg hemgång” minskade sina behov av stöd med 50 % mot biståndsbeslutet och beviljad tid.

Antagande:

Från och med den 1 maj i år övergår förvaltningen till att arbeta mer fokuserat med ”Trygg hemgång” för att klara av en ”Trygg och effektiv utskrivning från slutenvården” och det ger ett minskat behov av stöd för aktuella brukare på cirka 20 %. Anta att 50 brukare per år kan minska behoven med 20 % vilket innebär att varje brukare minskar sitt behov med

6 timmar per månad eller 72 timmar per år. Anta ett en utförd hemtjänsttimme ersätts med 430 kr per timme så blir besparingen 1548 tkr (50*72*430), för 7 månader innebär detta en besparing om 903 tkr.

Individ- och familjeomsorg

Helårsprognosen uppgår till - 1100 tkr. Bristen på socialsekreterare visar ett prognostiserat överskott motsvarande ca 400 tkr. Ett ny extern placering kommer att kosta 1500 tkr utöver budget.

LSS

Helårsprognosen uppgår till + 800 tkr. Personlig assistans har en fordran från

Försäkringskassan avseende en person som flyttat till annan kommun från 2016 som kommer tillföra + 350 tkr till driftresultatet. I årets budget var det beräknat att betala 300 tkr i ersättning avseende samma person, vilket innebär ett ytterligare överskott jämfört med budget på + 300 tkr. Korttids/fritids LSS och SOL bedöms klara sin besparing/effektivisering på + 400 tkr och dessutom lämna ytterligare + 300 tkr i prognosförstärkning. Den interna verksamheten på LSS-boenden kommer inte att bemannas fullt ut och en besparing på +

(7)

4

Integration

Flyktingmottagning:

Finansieras genom schablonbidrag och grundbidrag från Migrationsverket. Prognosen för dessa bidrag beräknas till + 4000 tkr. Kostnader uppstår för socialsekreterare, tolkar och ekonomiskt bistånd. Prognosen för dessa kostnader är - 9000 tkr, vilket innebär en negativ prognos motsvarande - 5000 tkr. Detta skulle ge utrymme för att ta del av KS extra anslag på 1600 tkr. Helårsprognosen för flyktingmottagningen uppgår till – 3400 tkr.

Ensamkommande barn:

Ersättningsavtalen med Migrationsverket avseende ensamkommande barn förändras under 2017. Första kvartalet gällde dåvarande avtal, där nämnden ersatts med 1900 kr per dygn.

Andra kvartalet ersätts nämnden med 1900 kr per dygn och barn som är placerade på HVB- hem, övriga barn ersätts med faktiska redovisade kostnader. Tredje och fjärde kvartalet ersätts nämnden med 1350 kr per barn och dygn som ännu inte fyllt 18 år. De barn som fyllt 18 år ersätts med 750 kr per barn dygn. Nämnden prognostiserar med ett överskott

motsvarande 7500 tkr. Detta är en nettouppskrivning av helårsprognosen med 2800 tkr jämfört med uppföljningen föregående månad. Differensen beror på att nämnden erhållit intäkter för ensamkommande barn som ej anlänt till kommunen men intäkterna var inte budgeterade i nämndens detaljbudget. Nämnden tillgodogör sig även 2600 tkr från

balanskonto som härrör sig från intäkter sökta 2016 men avseende 2017. Helårsprognosen för ensamkommande barn uppgår till + 10100 tkr.

Besparingar/effektiviseringar

Besparing/effektivisering Utfall Besparing Prognos Netto

jan‐april 2017 2017 2017

Ekonomiskt bistånd 384 1 800 1 800 ‐

Avgifter 400 400 ‐

Korttidsvistelse, korttidstillsyn LSS 400 400 ‐

Sjukfrånvaro 1 000 ‐ ‐ 1 000

Trygg hemgång 1 000 1 000 ‐

Koll på hemtjänsten 2 250 2 250 ‐ Summa 384 6 850 5 850 ‐ 1 000

Ekonomiskt bistånd

Den förväntade prognosen är att nå besparingen vid årets slut. Besparingseffekten kommer troligtvis att öka i och med att ”Drivhuset” når sin fulla kapacitet i slutet på året.

Avgifter

Justerad taxa för 2017 beslutades november 2016 och förväntas ge effekt enligt ovan.

Korttidsvistelse och korttidstillsyn LSS

Åtgärden är genomförd och förväntas ge effekt enligt ovan.

Sjukfrånvaro

(8)

Har varit hög under 2017 jämfört med 2016 dels varje månad var för sig, dels januari – mars.

I prognosen är besparingen på 1000tkr inte med utifrån att kommunens övergripande arbete möjligtvis ger effekt under hösten då åtgärderna efter personalenhetens analys realiseras.

Trygg hemgång

Inledningsvis de första fyra månaderna har teamet Trygg hemgång haft få brukare. De nio som varit aktuella inom Trygg hemgång har, sammanslaget, efter insatsen ett minskat behov om 48 %. Detta överensstämmer med de som fick stödet under projekttiden 2016 där hälften av behovet kvarstod efter genomgången tid i rehabilitering.

Brukare Innan trygg Efter trygg Kvarstående Minskat hemgång t/v hemgång t/v behov %/v behov %/v

1 18,00 3,50 19 81

2 15,00 9,50 63 37

3 14,00 5,00 36 64

4 15,25 7,75 51 49

5 10,00 8,25 83 17

6 10,75 8,25 77 23

7 8,50 3,50 41 59

8 8,50 5,50 65 35

9 4,75 4,00 84 16 104,75

55,25 519,00 381,00

Från och med första maj 2017 arbetar verksamheten utifrån ny rutin inom Trygg och effektiv utskrivning från slutenvården. Detta har inneburit ökat behov av insatser via Trygg hemgång då det är det teamet som möter upp de patienter/brukare som går genom den gröna eller gula utskrivningsprocessen utifrån den nya rutinen.

Koll på hemtjänsten

Hemtjänsten har under perioden januari-april 2017 utfört 28 012 timmar. Samma period föregående år utfördes 23 438 timmar. Detta ger en volymökning på 4 574 timmar, vilket motsvarar en ökning med 19,5%. Antalet brukare var under perioden januari-april 258.

Samma period föregående år hade hemtjänsten 216 brukare. Detta ger en ökning med 42 brukare, vilket motsvarar en ökning med 19,4%.

Personalkostnaderna inom hemtjänsten var under perioden januari-april 2017 ca 16 000 tkr.

Samma period föregående år var personalkostnader ca 14 800 tkr. Detta ger en kostnadsökning med 1200 tkr, vilket motsvarar en ökning med 8,1%.

Volymökningen på 4 574 timmar motsvarar ca 1950 tkr och kostnadsökningen 1200 tkr.

Differensen blir 750 tkr under första tertialet 2017. En linjär uppräkning skulle vid årets slut innebära en besparing/effektivisering med 2250 tkr. Dock bör detta analyseras nogsamt och även inkludera nämndens ramförstärkning avseende demografi.

Riskanalys

(9)

6 Statsbidrag

Ökad bemanning (3051 tkr): samtliga medel förbrukas under 2017 enligt planering. Medlen används till personalkostnader inom korttidsboende, trygg hemgång, aktiviteter och ledning.

Våld i nära relation (117 tkr): medlen går till fortbildning och utbildning av medarbetare inom området. Medlen kan endast användas under 2017. Medlen kommer att förbrukas i år.

PRIO (297 tkr): medlen används till PRIO- samordning.

ÄBIC (293 tkr): medlen används till ÄBIC- projektledning.

DUA (200 tkr) fram till 30 juni 2017. Medlen går till utbildning av medarbetare. Kvarstår 60 tkr under 2017 som kommer att förbrukas under året.

Stärkt bemanning inom den sociala barn- och ungdomsvården (532 tkr): Kommunen

anställer en mentor/ förste socialsekreterare. Medlen ska användas under 2017. Medel som inte förbrukats under 2017 återbetalas till Socialstyrelsen.

Investeringar

Ändamål Total Förbrukat Återstår Årsprognos

Budget per 170430 2017

Inventarier, funktionsstöd 535 2 533 535

Inventarier gemensamma utrymmen 100 100 100

Trygghetslarm, särskilt boende 223 223 223

Utemiljö, särskilda boenden 673 162 511 673

Invent. O utr, hemtjänst o äldreboenden 1 536 121 1 415 1 536 Elektronisk nyckelhantering i hemvården 211 130 81 211

Nytt verksamhetssystem 946 946 946

Nya moduler i befintligt system 133 133 133

Kommunnät Säbo 960 960 960 Summa 5 317 415 4 902 5 317

Samtliga investeringsmedel förväntas att förbrukas under året.

(10)

Perspektiv: Brukare Hemtjänst

Antal brukare 2013 2014 2015 2016 2017

Januari 184 172 206 209 265 Februari 200 169 204 208 259 Mars 202 193 206 211 263 April 193 195 205 216 258 Antalet brukare ökar år från år vilket följer den demografiska utvecklingen. Under perioden januari-april var ökningen 42 brukare jämfört med samma period föregående år, vilket motsvarar 19,4%.

Antal utförda timmar 2013 2014 2015 2016 2017

Januari 6 295 5 646 5 366 6 012 7 203 Februari 6 560 5 235 4 771 5 625 6 546 Mars 6 147 5 674 5 517 6 070 7 095 April 5 321 5 680 5 507 5 731 7 168 Summa 24 323 22 235 21 161 23 438 28 012 Ökat antal brukare och behov ger ökat antal utförda timmar, antalet timmar i genomsnitt per brukare är ungefär detsamma som i april föregående år. Ökningen perioden januari-april mellan åren 2016 och 2017 är 4574 timmar, vilket motsvarar 19,5%.

Antal timmar

0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 16000

Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Januari februari mars april

Biståndsbeslut Besöksplan Planerad Utförd

Schemalagd

(11)

8 Brukartid - Kringtid

Brukartid Kringtid

Januari 51% 49%

Februari 50% 50%

Mars 51% 49%

April 51% 49%

Brukartiden för april månad var som tidigare månad på 51 %. Målet är att uppnå 60 % under 2017.

Brukartid är den tid som hemtjänstpersonalen är i hemmet hos brukaren och ger stöd med vård- och omsorg. Kringtiden är tid för dokumentation, arbetsplatsträffar och transporttid samt planering med mera. Exempelvis är det antalet larm som hemtjänsten åker på som ökar kringtiden.

Trygghetslarm

Antal 2014 2015 2016 2017

Januari 354 308 308 289 Februari 360 313 306 299 Mars 361 309 304 323 April 357 312 310 331

Trygghetslarm är ofta den första insatsen som brukaren börjar med. Tabellen visar en ökning mellan mars till april på åtta trygghetslarm.

Särskilt boende Antal dygn

Möjliga Tomma Möjliga Tomma Möjliga Tomma Möjliga Tomma

Sektion A 186 168 186 180

Sektion B 186 168 186 31 180

Sektion G 341 308 4 341 330 29

Sektion H 341 3 308 341 16 330

Sektion I 341 2 308 341 10 330 17

Sektion J 341 308 341 330 39

Sektion K 434 392 434 1 420

Sektion O 279 252 279 270

Sektion P 279 252 279 270

Havet 403 364 403 390 3

Skeppet 434 392 434 36 420 7

Snäckan 248 224 1 248 14 240

Stranden 279 3 224 279 270

Summa 4092 8 3668 5 4092 108 3960 95

Januari Februari Mars April

(12)

Tabellen visar antalet möjliga platser och dygn i särskilt boende samt ej belagda platser (tomma dygn). Orsaker till tomma dygn kan vara renovering av lägenhet eller fördröjning vid inflyttning av olika orsaker.

Korttidsboende

Antal belagda dygn Hällen Sektion D Sjötången Summa Januari 395 209 21 625 Februari 321 202 28 551 Mars 348 152 50 550 April 299 157 48 504 Summa 1 363 720 147 2 230

Något minskade volymer under årets fyra första månader då det varit färre utskrivningar från slutenvården och därmed färre vårdplaneringar och ansökningar om bistånd korttidsboende.

Hemsjukvård

Antalet patienter i hemsjukvården avseende behov av sjuksköterska ökar. Skillnaden avseende inskrivna inom hemsjukvården är att under 2016 innefattar antalet även de som haft tillfälligt stöd. 2017 är statistiken renodlad och innehåller endast personer som är inskrivna.

Antal inskrivna patienter

2016 2017 2016 2017

Januari 162 168 224 183

Februari 159 161 225 181

Mars 153 163 204 180

April 151 165 187 180

Dsk Rehab

(13)

Individ- Barn oc Ingen fö placerin enligt LV (Socialtj

Det är å diagram med för det tre p

Januari Februa Mars April

- och familj ch Unga örändring ha ngar enligt L

VM (Lagen tjänstlagen)

åtta stycken m. Detta kan regående år placerade p

i ri

jeomsorg

ar skett gäll LVU (Lagen om vård av , se diagram

n barn place n eventuellt r då det tota på externa H

2016 3

4

3

HVB ‐

lande antale n om särskil

v missbruka m nedan.

erade i fami innebära e alt var nio p HVB.

2017 3

3

3 externt K

et placering da bestämm are i vissa fa

ljehem, ens en ökning av placerade ba

2016

‐

‐ onsulentst

gar sedan fö melser om v all), samt öv

samkomma v placerade arn under 2

2017 4

4

5

4 ött familjeh

öregående m vård av ung vriga placer

nde barn ej barn i fami 2016. Under

2016 4 7 4 7 5 7 4 7

hemEgna fa

månad. Två ga), en plac ringar enligt

j med i detta iljehem jäm r första terti

2017 5 5 4 4 amiljehem

10 å

ering t SoL

a fört alet var

(14)

Vuxna

Totalt h placerin inom ko

Januar Februa Mars April

ar HVB Oliv ngar på HVB ommunens e

ri ari

ven haft tota B och dessa egna verksa

2016 1

2

3

HVB ‐

alt 9 person a har bedöm amheter.

2017 2

2

‐ externt

ner inskrivna mts ha beho

2016 Oliven

a till och me ov av behan

2017 4

5

6 n

ed april. Tre ndling som

e externa

ej kan tillgoodoses

(15)

12 Röda linjen visar årsbudgeten på 7 323 tkr periodiserad i tolftedelar, vilket ger 610 tkr i månadsbudget. Blå linje visar årsbudgeten minus besparingen på 1 800, vilket ger en besparingsbudget på 5 523 tkr (7 323 – 1 800), även den periodiserad i tolftedelar och ger 460 tkr i månadsbudget. Svart linje visar ackumulerat utfall per april på 2 101 tkr, vilket innebär 261 tkr (2 101 – 460*4) över besparingsbudget. Se nedan tabell.

Ekonomiskt Besparings‐ Utfall Diff Diff ack Budget Utfall Diff Diff ack

bistånd budget 2017 2017 2017 2017 2017 2017 2017

2017

Januari 460 447 13 13 610 447 163 163 Februari 460 451 9 22 610 451 159 322 Mars 460 673 ‐ 213 ‐ 191 610 673 ‐ 63 259 April 460 530 ‐ 70 ‐ 261 610 530 80 339 Integration (Ensamkommande barn)

Antal barn

Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Januari 18 11 11 9 20 23 10 19 21 Februari 18 11 11 9 20 23 10 19 21 Mars 18 11 11 9 20 23 10 19 21

April 11 11 9 9 22 20 18 18

Ej anlända Internt HVB Externt HVB Externt FH Internt FH

Internt HVB inkluderar en såld plats till annan kommun. Ej anlända barn innebär att nämnden har avtal med Migrationsverket om dessa placeringar men de har inte anlänt till kommunen.

Integration (Flyktingmottagning)

Ekonomiskt Budget Utfall Diff Diff ack Budget Utfall Diff Diff ack

bistånd 2016 2016 2016 2016 2017 2017 2017 2017

Januari 295 241 54 54 598 620 ‐ 22 ‐ 22 Februari 295 236 59 113 598 501 97 75 Mars 295 282 13 126 598 592 6 81 April 295 230 65 191 598 428 170 251

Utbetalningarna under årets fyra första månader är 251 tkr lägre än budget, dock bedöms att årsbudgeten för 2017 på 7176 tkr kommer att förbrukas.

LSS

Bostad med särskild service LSS 9§)

2016 2017 2016 2017 2016 2017

Januari 4 5 14 13 6 9 Februari 4 5 14 13 6 9 Mars 4 6 14 13 6 9

Externa plac Interna plac. Servicebostad

(16)

PERSPEKTIV: MEDARBETARE Sjukfrånvaro

VoN Totalt % Jan‐mars Jan‐mars

2016 2017

Säbo 11,52 12,12 Hemtjänst 14,67 16,99 Funktionsstöd 7,38 7,68 IFO 7,82 7,87 VoN Totalt 10,96 12,13 VON Totalt %

VoN per månad % 2016 2017

Januari 10,26 12,55 Februari 11,91 12,76 Mars 10,65 10,84 Säbo

2016 2017

Januari 11,66 12,83 Februari 12,37 12,74 Mars 10,54 10,86 Hemtjänst

2016 2017

Januari 12,42 18,44 Februari 15,97 17,57 Mars 15,62 15,08 Funktionsstöd

2016 2017

Januari 6,81 8,49 Februari 7,94 8,26 Mars 7,11 8,93 IFO

2016 2017

Januari 6,77 7,39 Februari 10,16 10,67 Mars 8,61 8,51

Sjukstatistiken varierar mellan områdena och är högre inom äldreomsorgen som i mars och även april haft hög andel infektionssjukdomar. Samtliga verksamheter arbetar utifrån

(17)

14 äldreomsorgen där även en enkät gått ut till medarbetarna som underlag för åtgärder.

Personalenheten ska återkomma före sommaren till verksamheten med förslag på åtgärder som genomförs efter sommaren.

Arbetsmiljö SSAM

Samtliga arbetsgrupper har fokus på att arbeta med riskbedömningar kring arbetsbelastning i ett övergripande förvaltningsarbete tillsammans med personalenheten.

Inom hemtjänsten pågår arbetet med arbetsmiljöriktlinjen med fokus på kränkande särbehandling.

Samtliga medarbetare inom förvaltningen har under våren deltagit i föreläsning

”Värdegrundsutbildning steg 1” med fokus på kränkande särbehandling. Därefter vidare arbete på APT (Arbetsplatsträff).

Arbetsmiljöverket har varit och inspekterat arbetsmiljön för äldreomsorgens enhetschefer, inspektionsmeddelande har inkommit och åtgärder ska utföras innan september. Brister och krav är bland andra: undersökning, riskbedömning, åtgärder angående hög arbetsbelastning, är resurserna för arbetet anpassade till kraven, kan arbetstidens förläggning leda till ohälsa etc. Förvaltningsledningen har kontakt med Trygghetsjouren för att se hur de kan vara behjälplig med chefsberedskap under jourtid (utanför arbetstidens förläggning).

Perspektiv: Verksamhet och kvalité Drivhuset

Verksamheten ”Arbete och praktik” har i uppdrag att få fler personer med ekonomiskt bistånd till egen varaktig försörjning. Samarbete mellan Utbildningsförvaltningen samt

Arbetsförmedlingen gör detta möjligt. Inom kort kommer projekt ”Ung komp” starta.

”Ung komp” vänder sig till personer mellan 16 och 24 år som behöver ett sammanhållet stöd för att börja arbeta eller studera. Syftet är att förhindra och bryta långvarig arbetslöshet bland unga. Målet är att en större andel av de som deltagit i projektet ska börja arbeta eller studera jämfört med en likvärdig grupp i ordinarie verksamhet. Samverkan sker runt ungdomens hela livssituation. Medarbetare från kommunen och Arbetsförmedlingen samlokaliseras i

Oxelösund vilket gör det enklare att samarbeta.

Arbetssättet i Ung komp går ut på att sätta individen i centrum och behovsanpassa

insatserna. Arbetslagen kan fånga upp deltagarnas komplexa problematik eftersom de har olika kompetenser. På det viset hoppas man stärka deltagarnas förtroende för

Arbetsförmedlingen, kommunen och samhället. Projektet medfinansieras av Europeiska socialfonden och finns på 16 orter i landet.

(18)

Myndig

Inflödet har det Verksam med soc fortsatt

Myndig

ghet: Barn o

av ärenden totalt inkom mheten står cionomutbil vakanta tjä

ghet: Vuxen

och unga

n har minsk mmit totalt 1 r inför fortsa ldning samt nster.

n

kat något jäm 17 aktualise atta utmanin t erfarenhet

mfört med f eringar. Se ngar efterso t av arbetet

föregående diagram ov om det är sv inom barn

år. Till och van.

vårt att få ta och unga. V

med april m

ag på perso Verksamhe

månad

oner ten har

(19)

Tjänsteskrivelse 1 (2)

Datum

2017-05-17

OXL2 00 v 1.0 2012- 06-07

Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr

Förslag till Taxor 2018

1. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut

2. Sammanfattning

3. Ärendet

Kommunens taxa vad gäller färdtjänst ligger något högre än andra kommuner i Sörmland. Egenavgift är sedan 2014 40 % av den faktiska resekostnaden, dock minst 45 kr och högst 60 kr per enkelresan inom Oxelösund och som högst 110 kr tre mil från bostaden över kommungränsen.

Regeringen har under 2017 utsett en särskild utredare för att se över

samordningen av särskilda persontransporter (färdtjänst, riksfärdtjänst, sjukresor och skolresor). Utredningen ska konkretisera problembilden, föreslå

Vård- och omsorgsförvaltningen Utredning stöd och omsorg Carina Ceder

Vård- och omsorgsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Ingen justering av egenavgiften vid färdtjänstresor.

2. Ingen justering av egenavgiften för medresenär vid riksfärdtjänstresor.

3. Ingen justering av patientavgift vid förskrivning av inkontinenshjälpmedel.

Grunderna för avgiftssättning inom Vård- och omsorgsnämndens

verksamhetsområde har fastställts av kommunfullmäktige 2015-04-01 och beslutsrätten gällande de flesta avgiftsnivåer har därmed delegerats till vård- och omsorgsnämnden. Taxor 2017 som antogs av kommunfullmäktige 2016-09- 21 och som ska beslutas av kommunfullmäktige har setts över och reviderats av vård och omsorgsförvaltningen.

Förvaltningen föreslår:

Ingen förändring av egenavgiften vid färdtjänstresor.

Ingen förändring av egenavgiften för medresenär vid riksfärdtjänstresor.

Ingen förändring av patientavgift vid förskrivning av inkontinenshjälpmedel.

(20)

Tjänsteskrivelse 2 (2)

Datum

2017-05-17

ändringar/ramlagsstiftning för att bl a åstadkomma bättre möjligheter och förutsättningar för samordning av särskilda persontransporter. Utredningen beräknas vara klar till årsskiftet 2017-2018 eller senast våren 2018. Sörmlands kollektivtrafikmyndighet (SKTM) avvaktar därför med det pågående arbetet med att se över gemensamma regelverk för samtliga kommuner i Sörmland och därför föreslås ingen höjning av egenavgift.

Enligt Lagen om riksfärdtjänst så meddelar regeringen närmare föreskrifter om i förordning (1993:1148) om egenavgifter för tillståndshavaren vid resor med riksfärdtjänst. Enligt kommunens riktlinjer sedan tidigare får en medresenär betala ordinarie avgift och förslaget är att avgiften förblir oförändrad.

Patientavgiften vid förskrivning av inkontinenshjälpmedel har varit

länsgemensam för Landstinget och länets samtliga kommuner. Landstinget har tagit bort patientavgiften från och med årsskiftet och det diskuteras även bland andra kommuner att ta bort avgiften. Avgiften är densamma sedan fullmäktige beslutade om den 2012, 100kr/förskrivning högst två gånger per år. Förslaget är att ingen förändring av avgiften görs till 2018.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse – Taxor 2018

Socialchef Handläggare

Päivi Pannula Carina Ceder

Beslut till:

KF (FÅ).

Niklas Thelin (FK)

(21)

Datum Dnr

2017-05-19 VON.2017.35

OXL2 621 v 1.0 2007- 03-13

Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr

Yttrande över revisionsrapport

Vård och omsorgsnämndens styrning och åtgärder för en ekonomi i balans

1. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut

Päivi Pannula Lars Ask

Förvaltningschef utvecklingsstrateg

Beslut till:

Kommunrevisorerna KF/Fk

Vård- och omsorgsförvaltningen Lars Ask

0155-384 43

2. Sammanfattning

Beslutsunderlag

Yttrande daterat 2017-05-19 Revisionsrapport – 2016 Missiv

Vård och omsorgsnämnden antar yttrandet daterad 2017-05-19 som svar på rapporten.

EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Oxelösunds kommun granskat vård- och omsorgsnämndens styrning och åtgärder för en ekonomi i balans.

Granskningens syfte är att bedöma om vård- och omsorgsnämnden har en tillräcklig styrning för att säkerställa en ekonomi i balans.

Vård- och omsorgsnämnden har med anledning av granskningen anmodats att yttra sig över rapporten och lämna åtgärdsförslag på föreslagna rekommendationer.

(22)

Yttrande 1(2)

Datum Dnr

2017-05-19 VON.2017.35

OXL2 621 v 1.0 2007- 03-13

Yttrande över revisionsrapport

Vård och omsorgsnämndens styrning och åtgärder för en ekonomi i balans

Vård och omsorgsnämnden har av Oxelösunds kommuns revisorer anmodats att yttra sig över rapporten och lämna åtgärdsförslag på nedan rekommendationer.

Vård och omsorgsnämnden ser positivt att granskningen identifierat och lyft fram det omfattande arbete med åtgärder som förvaltningen prioriterat sedan föregående år.

Det är också positivt att ansträngningarna utmynnat i ett gott resultat vid den sammanfattande bedömningen i rapporten.

I granskningen har följande revisionsfrågor besvarats:

 Har nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa en effektiv styrning av verksamheten? - Ja

 Säkerställer styrningen en kostnadseffektiv verksamhet och budgethållning? - Delvis

 Har nämnden identifierat de orsaker som förklarar budgetavvikelsen? o Gör nämnden tillräckliga analyser av avvikelser som säkerställer att relevanta åtgärder vidtas? - Ja

 Är nämndens interna budgetprocess ändamålsenlig? Ja

 Är de åtgärder som nämnden beslutat om tillräckliga för att säkerställa att budgeten hålls? - Nej

 Är återrapporteringen till nämnden tillräcklig? - Ja

Vad som återstår att besvara är vilka förslag på åtgärder vård och omsorgsnämnden avser att vidta utifrån EYs rekommendationer.

EY rekommenderar nämnden att:

o Ha beredskap för att vidta åtgärder vid tecken på underskottet även på kort sikt o Överväga att besluta om målsättning för brukartid

o Följa upp att samarbetet fungerar mellan utförare av hemtjänstinsatser och biståndshandläggare i återrapporteringen av brukares livssituation och förutsättningar

Vård- och omsorgsförvaltningen Lars Ask

0155-384 43

(23)

Datum

2017-05-19 VON.2017.35

Följande åtgärder har vidtagits.

Målsättning om en lägsta brukartid om 60% inom hemtjänsten har beslutats. .

Verksamheten följer upp och redovisar tidsfördelningen kontinuerligt sedan januari 2016.

Implementering av arbetsmetoden individens behov i centrum (IBIC), tidigare äldres behov i centrum (ÄBIC), pågår sedan ett drygt år tillbaka. Metoden rekommenderas starkt av socialstyrelsen och innebär som namnet antyder att brukaren ställning stärks i och med att fokus ska ligga hos dennes förmåga att klara sin livssituation. Införandet medför även behov av organisationsöversyn, anpassning av insatser samt uppdatering av verksamhetssystem och regelverk.

När det gäller att vidta åtgärder på kort sikt ser vi vissa svårigheter då merparten av nämndens verksamheter är lagbunden vilket kan medföra sanktionsavgifter om nämnden underlåter att fullfölja delar av sina åtaganden.

Päivi Pannula Lars Ask

Förvaltningschef utvecklingsstrateg

(24)

Revisionsrapport - 2016

Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2017

Oxelösunds kommun

Granskning av vård- och omsorgsnämndens styrning och åtgärder för en ekonomi i balans

(25)

Innehåll

1. Sammanfattning ...2 2. Inledning ...3 2.1. Bakgrund ... 3 2.2. Syfte och revisionsfrågor ... 3 2.3. Revisionskriterier ... 3 2.4. Genomförande ... 4 3. Granskningsresultat ...5 3.1. Organisation ... 5 3.2. Styrning och kostnadseffektivitet ... 5 3.3. Budgetprocessen ...11 3.4. Uppföljning och återrapportering ...12 4. Sammanfattande bedömning ... 13 4.1. Svar på revisionsfrågorna ...13 4.2. Våra rekommendationer ...14

Bilagor:

Bilaga 1 Källförteckning

(26)

1. Sammanfattning

Det är vår sammanfattande bedömning att vård- och omsorgsnämnden har en god förståelse för budgetavvikelserna inom nämnden samt att nämnden arbetar systematiskt och långsiktigt i syfte att nå en budget i balans. Vi menar dock att nämnden måste följa utvecklingen noga och vara beredd att vidta åtgärder vid tecken på underskott även på kort sikt.

Vi grundar vår bedömning på följande iakttagelser:

 Vård- och omsorgsnämnden har uppvisat ett underskott för verksamheten 2014 och 2015.

2016 uppvisades ett överskott på ca 14 mnkr. Detta till följd av ersättningar för mottagandeverksamheten av nyanlända. Det underliggande resultatet exklusive denna post var ett underskott på 7,2 mnkr.

 Nämnden har analyserat och redovisat vari underskotten uppstått.

 Inom individ- och familjeomsorgen har nämnden arbetat med åtgärder sedan 2014 p.g.a.

underskott utifrån rekommendationer i en av fullmäktige beslutad genomlysning av extern konsult. Individ- och familjeomsorgens budget var i balans 2015 och 2016.

 Nämnden har för äldreomsorgen påbörjat ett långsiktigt arbete med hjälp av RKA:s koll på hemtjänsten. Genom detta arbete har nämnden identifierat att nyckeltalet för brukartid är lågt (48-53%). Ambitionen är att nå 60 %, denna är dock inte beslutad som målsättning.

 Nämnden har vidtagit en rad åtgärder i syfte att nå en budget i balans. Åtgärder inkluderar insatsen trygg hemgång, biståndsbedömning utifrån brukarens förmåga till självständighet, likvärdighet i biståndsbeslut, minskat antal korta besök, insatser för minskade sjukskrivningar samt omstruktureringar i planeringen för utförandet av hemtjänstinsatser.

 Under 2016 beslutade nämnden om nio besparingsåtgärder på uppdrag av kommunstyrelsen. Det framgår att flertalet av besparingsåtgärderna var redan beslutade åtgärder. En omfattande del av besparingarna var odefinierade i åtgärdsförslaget.

 Inför 2017 har en omfattande analys av budgeteringen inom nämnden genomförts. I denna uppdagades att nämnden saknat budget för bland annat vikariekostnader. Detta har korrigerats i budget för 2017. Budgetramarna baseras på volymförändringar i demografi samt bevakning av förändringar i förutsättningar för verksamheten.

 Återrapporteringen sker kontinuerligt till nämnden vid sammanträden och däremellan till såväl presidium som ordförande. Nämnden ges utöver ekonomirapporter uppdateringar kring brukartid, nettokostnadsavvikelse samt sjukskrivningstal.

Vi rekommenderar vård- och omsorgsnämnden att:

 Ha beredskap för att vidta åtgärder vid tecken på underskottet även på kort sikt

 Överväga att besluta om målsättning för brukartid

 Följa upp att samarbetet fungerar mellan utförare av hemtjänstinsatser och bistånds- handläggare i återrapporteringen av brukares livssituation och förutsättningar

(27)

2. Inledning

2.1. Bakgrund

Vård och omsorgsnämndens verksamhet är fördelad på fyra verksamhetsområden:

socialtjänst, funktionsstöd, hemvård och särskilt boende. Under flera år har nämnden haft problem med en ekonomisk obalans, framförallt inom verksamhetsområdena socialtjänst och hemvård samt särskilt boende.

Enligt nämndens delårsrapport per 31 augusti 2016 har obalansen fortsatt. Större delen av underskottet härrörs till bland annat överbeläggningar, extrabemanning vid punktmarkeringar samt vak. Helårsprognosen för 2016 visar på ett underskott på - 8,775 tkr och de verksamhetsområdena som prognostiseras att gå med underskott är förvaltningsgemensamt (-4,500 tkr), särskilt boende (- 2,825 tkr) och funktionsstöd (- 1,700 tkr).

I samband med nämndens behandling av delårsrapport godkändes även vård- och omsorgsförvaltningens åtgärder för en budget i balans under 2016. Dessa kortsiktiga åtgärder avser en besparing på 8 775 tkr. Utöver de kortsiktiga åtgärderna ska en rad långsiktiga åtgärder vidtas.

Revisorerna har 2003, 2012 och 2014 granskat nämndens styrning, uppföljning samt kvalitet och effektivitet i hemtjänsten. Utöver dessa granskningar har kommunstyrelsen 2014 gjort en genomlysning av verksamheterna IFO, Barn och unga samt missbruksvården.

Med anledning av nämndens fortsatta negativa resultat har revisorerna i sin risk- och väsentlighetsanalys bedömt det som angeläget att granska avvikelserna i nämndens ekonomi.

2.2. Syfte och revisionsfrågor

I granskningen besvaras följande revisionsfrågor:

 Har nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa en effektiv styrning av verksamheten?

o Säkerställer styrningen en kostnadseffektiv verksamhet och budgethållning?

 Har nämnden identifierat de orsaker som förklarar budgetavvikelsen?

o Gör nämnden tillräckliga analyser av avvikelser som säkerställer att relevanta åtgärder vidtas?

 Är nämndens interna budgetprocess ändamålsenlig?

 Är de åtgärder som nämnden beslutat om tillräckliga för att säkerställa att budgeten hålls?

 Är återrapporteringen till nämnden tillräcklig?

2.3. Revisionskriterier

I denna granskning utgörs revisionskriterierna av:

 Kommunallagen 6 kap. § 7

(28)

 Mål och budget 2016-2018

 Policy för målstyrning och roller i Oxelösunds kommun

2.4. Genomförande

Granskningen genomfördes genom dokumentstudier och intervjuer. Intervjuer genomfördes med vård- och omsorgsnämndens ordförande och förste vice ordförande samt socialchef, individ- och familjeomsorgschef, äldreomsorgschef, controller och utvecklingsstrateg.

(29)

3. Granskningsresultat

3.1. Organisation

Vård- och omsorgsnämndens uppgifter är enligt reglemente att fullgöra kommunens uppgifter inom socialtjänstlag, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade med flera. Däri har nämnden det övergripande ansvaret för kommunens uppgifter avseende äldre- och handikappomsorgen, LSS, socialtjänst, flyktingmottagning och missbruksvård.

Vård- och omsorgsförvaltningen är den ansvariga förvaltningen under nämnden. Förvaltningen leds av socialchefen. Verksamheten är indelad i två områden; äldreomsorgen och individ och familjeomsorgen. Individ- och familjeomsorgen ansvarar för myndighetsutövande uppgifter och verksamhetsområdet äldreomsorgen ansvarar för utförandet av biståndsbedömda insatser.

Det framkommer av intervju att det funnits en hög personalomsättning inom förvaltningsledningen. Förvaltningen har sedan slutet av 2015 en ny socialchef samt controller.

Äldreomsorgschefen har innehaft sin tjänst sedan 2014.

3.2. Styrning och kostnadseffektivitet

3.2.1. Iakttagelser

3.2.1.1 Målsättningar

Vård- och omsorgsnämnden utgår från de övergripande målområdena som fastställts av fullmäktige. Dessa målområden är;

 Mod och framtidstro

 Trygg och säker uppväxt

 God folkhälsa

 Trygg och värdig ålderdom

 Attraktiv bostadsort

 Hållbar utveckling

Fullmäktige har beslutat om 38 specifika mål tillhörande målområdena. Dessa mål omfattar alla nämnder. Samtliga mål påverkar däremot inte direkt vård- och omsorgsnämnden.

Nämnden har brutit ner fullmäktiges övergripande målområden till nämndsspecifika mål. Enligt vård och omsorgsnämndens verksamhetsplan har nämnden antagit 15 mål. Till samtliga mål finns beslutade indikatorer samt målvärde. Mål med direkt påverkan på nämndens ekonomiska utfall innefattar:

 Andel vuxna med missbruksproblem som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutad utredning/insats – Ingångsvärde; 89 % – Målvärde; 95 %

 Andel personer med försörjningsstöd som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutat försörjningsstöd – Ingångsvärde; 87 % – Målvärde; 90 %

 Friska medarbetare – Ingångsvärde; 9,6 % (ingångsvärde från 2014, nytt HR-system har inneburit svårigheter att utläsa sjukfrånvaro från 2015, finns inget målvärde)

(30)

Av intervju framkommer att nämnden inför fastställandet av verksamhetsplanen 2017 skurit ner på antalet målsättningar i syfte att tydliggöra styrningen inom nämnden. Det framkommer vidare att nämnden tydligare har instruerat förvaltningen om att verksamheterna ska se till det friska hos brukare i såväl behovsbedömning som utförande. Exempelvis innebär detta att nämnden inom hemtjänsten ska utgå från brukarens förmåga att klara sig självständigt i hemmet. Avseende ekonomiskt bistånd ska förvaltningen utgå från biståndstagarens självförsörjningsförmåga.

3.2.1.2 Budgetavvikelser

Vård och omsorgsnämnden har under flera år uppvisat underskott i verksamheten. Sedan 2011 har nämnden haft underskott samtliga år utom 2013.

2013 2014 2015 Delår 2016

Budget 264 411 278 736 299 343 223 095

Utfall 261 953 284 230 304 722 226 887

Resultat 2 458 - 5 495 - 5 379 - 3 792

Prognos helår - 8 775

Vid delårsbokslutet 2016 (januari-augusti) uppgick vård- och omsorgsnämndens underskott till ca 3,8 mnkr. Prognosen får helåret beräknades uppgå till ca - 8,8 mnkr. Vid granskningstillfället var årsredovisningen än ej fastställd. Av intervju framkommer däremot att nämnden förväntas uppvisa ett överskott på ca 14 mnkr. Överskottet beror till stor del på ersättningar för flyktingmottagande. Kommunen har tagit emot 67 flyktingar och ersättningen som utbetalats avser såväl framtida som redan uppkomna kostnader. Ersättningen för flyktingmottagandet uppgår till ca 21 mnkr. Resultatet för verksamheteten exklusive de extraordinära intäkterna för mottagandeverksamheten uppgår till ett underskott på ca 7,2 mnkr.

Årsboksluten innehåller information om de bakomliggande orsakerna till de negativa utfallen för de verksamheter som uppvisar underskott. Det framgår av dokumentstudier att de bakomliggande orsakerna till nämndens underskott varierar.

Det negativa resultatet 2014 hade flertalet bakomliggande orsaker men härleds främst till individ- och familjeomsorgen, äldreomsorgen samt ekonomiskt bistånd. Främst förklaras underskotten med anlitandet av konsulter på grund av rekryteringssvårigheter inom flera kompetensområden, fyra placeringar enligt lagen om vård av missbrukare (LVM) och lagen om vård av unga (LVU). Inom äldreomsorgen berodde underskotten till huvudsak på personalkostnader beroende på frånvaro. 2015 utgjordes underskottet till huvudsak av äldre och handikappomsorgen, ca 15,8 mnkr. Totalresultatet förbättrades av överskott främst inom individ- och familjeomsorgen. Enligt årsredovisningen utgjordes underskottet inom äldre- och handikappomsorgen huvudsakligen av nettokostnadsutvecklingen samt av att volymförändringar ökade i en högre takt än budgetanslagen. Det framgår vidare att en del av det försämrade budgetutfallet beror på att anslagen inte räknats upp med demografitillskott och löneökningar.

Resultatet i delårsbokslutet 2016 påverkades i huvudsak av underskott inom äldre- och handikappomsorgen samt LSS. Underskotten berodde dels på köp av externa platser för LSS samt överbeläggningar och extrabemanning inom äldreomsorgen. Bakgrunden till överbeläggningen utgjordes av att kommunen öppnat upp en korttidsavdelning. Detta beror

(31)

Av intervju framkommer att förvaltningen i förhållande till budget främst arbetar med att förstå varför det uppstår underskott. I denna analys arbetar nämnden bland annat med jämförelser med andra kommuner samt nyckeltal i syfte att åskådliggöra verksamhetens kostnader samt i vilken utsträckning dessa skiljer sig från andra kommuner. Förvaltningen jämför däri verksamhetens nettokostnader i förhållande till referenskostnaden. Detta är ett jämförande tal för de förväntade kostnaderna beräknad utifrån kommunens demografiska profil, nettokostnaden för riket, tätortsgrad med flera. Det framkommer av dokumentstudier att nettokostnaden i kommunen överstiger referenskostnaden inom äldreomsorgen. Däremot har differensen minskat mellan 2013 och 2015. 2015 uppgick differensen till 2,8 procent. Inom individ- och familjeomsorgen har dock nettokostnadsavvikelsen minskat från ett underskott på ca 20 procent till ett överskott på ca tre procent 2015.

3.2.1.3 Åtgärder inom individ och familjeomsorgen

I slutet av 2013 beslutade kommunstyrelsen att genomföra en genomlysning av socialtjänsten/individ och familjeomsorgen i kommunen. Detta mot bakgrund av återkommande underskott inom verksamhetsområdet. Uppdraget genomfördes av extern part under första hälften av 2014 och presenterades i juni samma år. Genomlysningen avgränsades till individ- och familjeomsorgens delverksamheter; insatser till vuxna samt till barn och ungdomar.

Slutsatserna i rapporten låg till grund för rekommendationer avseende flertalet verksamheter.

Däribland rekommenderades nämnden att utarbeta en handlingsplan för kommunens socialtjänst samt arbets- och verksamhetsplaner för de olika enheterna. Vidare var det en rekommendation att nämnden bör överväga utbudet som kommunen själva ska ”äga” inom öppenvård och familjehemsvård. Detta som ett substitut för dyrare externa placeringar.

Nämnden rekommenderades också att säkerställa en tillräcklig kompetensförsörjning inom myndighetsfunktionerna.

Till följd av genomlysningen beslutade fullmäktige i september 2014 att ge vård och omsorgsnämnden i uppdrag att åtgärda de brister som framkommit. I december samma år antog vård- och omsorgsnämnden såväl en handlingsplan som en åtgärdsplan i enlighet med rekommendationerna. Representanter för individ och familjeomsorgen har kontinuerligt informerat vid kommunstyrelsens sammanträden om implementeringen av arbetet.

Av intervju framkommer att individ och familjeomsorgen sedan 2011 aktivt arbetat för att nå en budget i balans. 2011 uppvisade individ- och familjeomsorgen ett underskott på 10,8 mnkr vilket utgjorde ca 80 procent av nämndens underskott för året. 2012 var underskottet ca 6,5 mnkr och 2014 ca 9 mnkr. 2013 och 2015 uppvisades dock överskott. De positiva resultaten tillskrivs vid intervju dels det förändringsarbete som genomlysningen föranledde. En av de mer påverkande förändringarna som genomfördes var överförandet av verkställigheten till kommunen avseende beslut enligt LVM och LVU. Individ- och familjeomsorgen köper nu in färre platser och tjänster från externa parter än tidigare.

I syfte att minska antalet hushåll med behov av ekonomiskt bistånd har nämnden inlett samarbete med utbildningsförvaltningen, arbetsförmedlingen och landstingen. Samarbetet kallas drivhuset och målsättningen är att arbetslösa ska ges stöd att snabbare komma ut i arbetslivet. Genom drivhuset kan arbetslösa få anställningsstöd och extratjänster från arbetsförmedlingen samt en jobbcoach.

(32)

3.2.1.4 Åtgärder inom äldreomsorgen

Under våren 2016 tog nämnden stöd av rådet för främjande av kommunala analyser (RKA) och dess handledningsverktyg ”koll på hemtjänsten”. Syftet med analysen samt införandet av koll på hemtjänsten är att genomgående belysa hemtjänsten i kommunen avseende produktivitet, förutsättningar och möjligheter. Koll på hemtjänsten är indelad i uppdrag, biståndsbedömning och utförande.

Förvaltningen har utarbetat en åtgärdsplan för arbetet med Koll på hemtjänsten.

Åtgärdsplanen omfattar utvecklingsbehov inom det övergripande uppdraget, biståndsbedömningen och utförandedelen. Förvaltningen definierar däri de identifierade utvecklingsbehoven samt åtgärdsförslag, tidplan och ansvarig funktion. Åtgärdsplanen omfattade 15 behovsområden i december 2016. Planen uppdateras kontinuerligt. Det betonas vid intervju att arbetet med koll på hemtjänsten är ett långsiktigt arbete som förväntas ge effekt över tid.

Genom nämndens arbete med koll på hemtjänst har produktiviteten i utförandet börjat mätas.

Huvudsakligen används nyckeltalet brukartid. Brukartid utgörs av den faktiska tiden som hemtjänstpersonalen spenderar hos brukaren i förhållande till den totala arbetstiden för samtlig hemtjänstpersonal. Mätningarna genomförs genom det planeringsverktyg som tillämpas för äldreomsorgen. Det framkommer av intervju att brukartiden i kommunen under hösten varierat mellan ca 48 och 53 procent. Resterande tid består av kringtid. Ambitionen är att nå upp till 60 procent, denna ambition är dock inte beslutad av nämnden. Förvaltningen har uppskattat att det krävs en brukartid på 60 procent för att nå kostnadsneutralitet inom hemtjänsten. En högre grad av brukartid per anställd inom hemtjänsten innebär att det krävs färre årsarbetare för att genomföra de beslutade insatserna. Därmed sjunker också kostnaderna. Det framkommer av mätningarna för hemtjänsten i kommunen att kostnaden för hemtjänsten i förhållande till invånare över 65 år är lägre än rikssnittet. Däremot är hemtjänsten i kommunen dyrare än rikssnittet sett till kostnad per beviljad timme (812 kr/h i kommunen och 628 kr/h i riket). Detta ska också ställas i relation till att Oxelösunds kommuns tätortsgrad är ca 97 procent i förhållande till rikets ca 74 procent. Detta spelar roll för produktiviteten då restiderna mellan olika brukare bör vara lägre i förhållande till snittet för riket.

Nämnden använder verksamhetssystemet Treserva inom hemtjänst och särskilt boende.

Genom systemet lagras brukares personuppgifter, biståndsbeslut och genomförandeplan. Till verksamhetssystemet är planeringsverktyget TES (”Trygghet, Enkelhet, Säkerhet”) kopplat.

Samtliga inom hemtjänsten tillämpar detta system för planering av utförandet av insatserna.

Varje besök hos brukare registreras genom hemtjänstpersonalens mobiltelefoner. Systemet tillåter hemtjänsten att effektivt planera hemtjänstinsatserna samt följa upp genomförda insatser och mäta produktiviteten genom exempelvis brukartid.

Av intervju framkommer att förvaltningen arbetar med att minska antalet korta besök inom hemtjänsten (20 minuter) i syfte att förbättra brukartiden. Detta ställer krav på planeringen av insatser. I syfte att effektivisera planeringen av utförda insatser har ansvaret för planeringen lagts över till hemtjänstgrupperna. Detta mot bakgrund av att grupperna själva har kunskapen om sina respektive områden. En annan åtgärd är ansvaret för städningen som flyttats från en särskild städgrupp till hemtjänstgrupperna själva.

Av intervju framkommer att individ- och familjeomsorgen som del av arbetet för koll på

(33)

bedömningarna av brukarens förmåga att själv klara av uppgifter i hemmet. Hemtjänstpersonal har i uppgift att återrapportera förändringar i brukares biståndsbehov till individ- och familjeomsorgen. Detta genomförs kontinuerligt. Det framkommer dock vid intervju att det finns en frustration över att dessa rapporter inte beaktas i önskvärd utsträckning. Inom individ- och familjeomsorgen har ett arbete påbörjats för att utvärdera likvärdigheten i biståndsbedömningar. Det framförs vid intervju att det upplevs som att biståndsbedömningen kan skilja sig beroende på handläggare. Det är som del i detta arbete förvaltningens intention att arbeta mot den så kallade Äldres behov i centrum (ÄBIC). Arbetsmodellen enligt ÄBIC utgår från individens behov, resurser, mål och resultat inom olika livsområden. De äldre ska istället för att erbjudas insatser utifrån ett existerande utbud få hjälp utifrån sitt individuella behov.

Nämnden har infört ett nytt arbetssätt för hemtagning av brukare efter sjukhusbesök kallat

”trygg hemgång”. Brukare ges inom ramen för trygg hemgång ett omfattande stöd i hemmet i det initiala skedet av hemtagningen (de tio första dagarna). Syftet är att aktivt verka för att brukaren ska bli så självständig som möjligt. Trygg hemgång omfattar insatser av hemtjänstpersonal och sjukgymnast med en hög grad av involvering av biståndshandläggaren.

Efter den initiala perioden med omfattande insatser bedöms brukarens förmåga till självständighet i hemmet med samtliga involverade för att bedöma behovet av biståndsinsatser. Den önskade effekten av åtgärden är att de initiala kostnaderna ska vägas upp av ett mindre omfattande biståndsbehov långsiktigt.

Det framkommer av intervju att sjukskrivningarna är höga inom nämnden. Det är en målsättning att sjukskrivningarna ska minska. Det framkommer att det varit svårt att utläsa statistik från kommunens lönesystem för sjukskrivningarna. Nämnden har därför haft svårt att kontinuerligt följa omfattningen av sjukskrivningarna. Sedan hösten 2016 har statistiken blivit mer tillförlitlig. Sjukfrånvaron har sedan dess varit ca 13 procent i snitt inom äldreomsorgen.

Avseende vård- och omsorgsförvaltningen som helhet uppgår sjukskrivningarna till 9,1 procent. Det framförs dock vid intervju att sjukskrivningstalen förbättrats något. Nämnden arbetar aktivt med åtgärder för att minska sjukskrivningar. Däri har förvaltningen tillsammans med medarbetare kommunicerat och i workshops haft diskussioner om kränkande särbehandling. Det framkommer vid intervju i samband med detta att vissa hemtjänstgrupper har haft en hög omsättning av enhetschefer. Förvaltningen har därtill stärkt kommunikationen med sjukskrivna medarbetare för att förkorta sjukskrivningar.

Kommunfullmäktige har beslutat om rätt till heltid inom kommunen. Det framkommer av intervju att detta ställer krav på planeringen av personalen. För schemaläggningen inom särskilt boende krävs det 8 anställda för att motsvara ett effektivt behov av 6,5 årsarbetare.

Detta innebär att det för åtta heltidsanställda finns en överkapacitet på 1,5 årsarbetare. I syfte att effektivisera de personella resurserna har nämnden infört rörlig placering, så kallade stjärnturer. Stjärntur innebär att personalen i sina scheman har tid planerad tid där de kan placeras på en annan avdelning än sin normala arbetsplats.

3.2.1.5 Åtgärder i syfte att nå budget i balans för 2016

Vid nämndens budgetuppföljning i april gavs socialchefen i uppdrag att utarbeta en lista med möjliga kostnadsbesparingsåtgärder vilka uppgick till 8 mnkr inför kommunstyrelsens sammanträde i maj. En lista omfattande 14 punkter presenterades för nämnden vid dess sammanträde i maj. Nämnden godkände sex av åtgärdsförslagen i sin helhet och ytterligare tre punkter med viss reservation. Resterande förslag till kostnadsbesparande åtgärder avslogs då nämnden ansåg att de var förenade med för stora risker för brukare, dess anhöriga och personal samt för rättssäkerheten i verksamheten.