LedMot. Ledningssystem för Motala kommun Reviderad version enligt beslut av kommunfullmäktige Ledningssystem för Motala kommun

LedMot

Ledningssystem för Motala kommun

Reviderad version enligt beslut av kommunfullmäktige 2014-12-15

Ledningssystem för Motala kommun

LedMot - Ledningssystem för Motala kommun 1. Syfte

Ledningssystemet är ett verktyg för att leda och styra kommunens verksamhet så att största möjliga nytta skapas för medborgare och kunder. Utgångspunkt är att genomföra den politik som en majoritet av medborgarna röstat fram i de allmänna valen. De strategiska utgångspunkterna för ledningssystemet finns i avsnittet ”övergripande riktlinjer”. De bärande delarna i LedMot är:

Kärnvärden

Organisation och roller

Vision och politiska prioriteringar Målstyrning och uppföljning Verksamhetsutveckling Styrdokument

I årsagendan sammanfattas den centrala processen kring ledning och styrning.

I LedMot fastställs grunderna i Motala kommuns övergripande och integrerade ledning. Med övergripande avses att ledningssystemet gäller för hela den kommunala organisationen. Med integrerat avses att de olika delarna fungerar i ett sammanhang och skapar en helhet.

Ett ledningssystem behöver ständigt utvecklas och förbättras för att uppnå sitt syfte.

Förbättringarna ska bygga på en dialog med medborgare och kunder samt en intern dialog i organisationen. Löpande uppmärksammas erfarenheter avseende ledningssystemets tillämp- ning bland annat via internkontrollrutinen och av strategiberedningen. Inför varje ny mandatperiod summeras behovet av förbättringar vid en översyn av ledningssystemet.

En förutsättning för att LedMot ska kunna vara styrande är att det utformas transparant och kan kommuniceras i Motala kommuns organisation och gentemot medborgare och kunder.

Informationsmaterial och anvisningar för LedMot samt andra kommunala styrdokument finns på den externa webbplatsen och intranätet. En populärversion av LedMot finns både som papperstryck och digitalt.

Medborgare och kunder

I LedMot är begreppen medborgare och kund centrala. Medborgare definieras som alla personer som är folkbokförda i Motala kommun. Utgångspunkten är att medborgarna tar ansvar för att utse förtroendevalda som leder kommunen och att medborgarna vill vara delaktiga och påverka den verksamhet som utförs. Begreppet kund är ett samlingsnamn för olika grupper som nyttjar eller berörs av kommunens tjänster. Det kan vara föräldrar och elever vid en skola, eller boende och anhöriga vid ett äldreboende. Kunden är ofta medborgare i kommunen men kundbegreppet innefattar även till exempel besökare, företagare eller inflyttare. I kommunikation med kunder ska det begrepp användas som är mest relevant inom varje verksamhet. En utgångspunkt i kommunens ledning och styrning är att kunderna vill vara delaktiga och påverka utbud och innehåll i tjänster och verksamhet. Merparten av våra medborgare är också kunder och därför har dessa centrala begrepp också ett samband.

2 Övergripande riktlinjer

Motala kommuns huvuduppgift är att utveckla ett önskvärt och attraktivt samhälle byggt på allas ansvar, delaktighet och engagemang oavsett kön, ålder och ursprung. Motala kommun strävar ständigt efter att uppfylla medborgares och kunders behov och förväntningar på ett resurseffektivt sätt i en kontinuerlig utveckling.

Kommunens övergripande vision, politiskt prioriterade områden och gemensamma mål för utveckling finns i det Lokala utvecklingsprogrammet (LUP). LUP och andra styrdokument i Motala kommun ska utgå från en systematisk verksamhetsanalys.

Kommunen har i huvudsak tre olika roller; som samhällsutvecklare, som tjänsteleverantör och som myndighetsutövare. Oavsett i vilken roll som kommunen agerar ska följande riktlinjer gälla för ledning och styrning av verksamheten:

Medborgare och kunder i fokus

 Förtroendevalda och medarbetare förhåller sig till och agerar utifrån Motala kommuns kärnvärden så att ett långsiktigt förtroende uppnås

 Förtroendevalda ansvarar för en tidig och öppen medborgardialog om kommunens utveckling och hur kommunens resurser används i syfte att stärka medborgar- perspektivet i beslutsunderlaget

 Förvaltningarna ansvarar för en systematisk kunddialog för att stärka kundsperspektivet i arbetet med ständiga förbättringar

Politik blir verklighet

 I LUP formuleras vision, prioriteringar och gemensamma mål utifrån lokala behov, som ska vara styrande för mandatperiodens politik

 De politiska prioriteringarna och gemensamma målen genomförs med möjlighet till inflytande och delaktighet så att medborgare och kunder motiveras och ges förutsättningar att bidra till utvecklingen

Effektivt utnyttjande av resurser

 Tillgängliga resurser ska användas effektivt och en god ekonomisk hushållning säkerställs genom att uppföljningen innefattar resursåtgång, prestationer och resultat inklusive medborgare/kunders synpunkter

 Ett öppet och systematiskt prioriteringsarbete tillämpas. Alla medarbetare, chefer och förtroendevalda ska vara delaktiga i detta arbete utifrån sitt ansvar

Alternativa driftsformer

 Alternativa driftsformer tillämpas för att uppnå ökad effektivitet och prövas om de kan tillföra nya kvaliteter och/eller medverkar till att sänka kommunens kostnader

 Alternativa driftsformer gäller ej valnämnden, överförmyndaren eller uppgifter som innefattar myndighetsutövning

Bilden av ledningssystemet

LedMot innehåller gemensamma spelregler för Motala kommun som organisation. Därmed är det avgörande hur vi kommunicerar systemet och dess delar till förtroendevalda och medarbetare som ska tillämpa det. Bilden av LedMot som helhet beskrivs enligt grafiken nedan. Kärnvärden samt organisation och roller ska utgöra en tydlig och stabil kärna i systemet. De fyra tårtbitarna kring kärnan är mer föränderliga kopplat till varje mandatperiods politik. Grafiken har en tydlig anknytning till den solfjäderformade stadsplanen för Motala och Motala kommuns grafiska profil.

I kommande avsnitt finns riktlinjer för de olika delarna i LedMot. För varje del finns kompletterande information och hänvisning till relevanta styrdokument på den externa och interna webben.

Ett annat sätt att beskriva LedMot är med utgångspunkt från de möten och beslut som systematiskt genomförs i gemensam ledning och styrning under året. Sista avsnittet i LedMot beskriver årsagendan för Motala kommun. Längst bak finns en ordlista med centrala begrepp.

Genom att systematiken för ledning och styrning är känd och stabil kan förtroendevalda och medarbetare fokusera på att skapa största möjliga nytta för medborgare och kunder.

3 Kärnvärden

Motala kommuns värdegrund synliggörs i våra kärnvärden beslutade av kommunfullmäktige inom ramen för en gemensam kommunikationsplattform. Kärnvärdena står för ett förhållningssätt som ska prägla hela den kommunala organisationen med förtroendevalda och anställda. En kontinuerlig dialog om värderingar och förhållningssätt syftar till att skapa en kultur som tillsammans med en tydlig riktning och systematik lägger grunden för att skapa nytta för medborgare och kunder. Ansvarig för dialogen om kärnvärden är i de politiska organens respektive ordförande och i tjänstemannaorganisationen förvaltningscheferna. Alla Motala kommuns förtroendevalda och chefer har ett särskilt ansvar att som ledare för organisation leva efter och signalera kommunens kärnvärden.

Öppen

I Motala är vi öppna mot omvärlden och varandra. Vi är intresserade av vad som händer både i och utanför kommunen. Vi bidrar aktivt till hela regionens utveckling. I Motala är vi öppna och delaktiga. För oss är det naturligt att ständigt bygga nya relationer och etablera fruktbara nätverk. I Motala värnar vi en miljö och stämning där alla ska kunna känna sig välkomna, trygga och hemma, oavsett varifrån man kommer.

Stolt

I Motala ska vi våga stå för vilka vi är och varifrån vi kommer – och vara stolta över det. Här sträcker vi på ryggen och vet att vi kan och vill. Vi har stark framtidstro. I Motala skapar vi plats för det personliga uttrycket. Vi uppskattar olikheter och ser till att det nya välkomnas.

Nyskapande

I Motala är det lätt att vara nyskapande och kreativ. Här värnar vi det driftiga hos oss alla - både i det lilla och i det stora och strävar alltid efter att göra det enkelt att gå från ord till handling. Motala är en plats där en mångfald av människor och idéer kan mötas. I Motala har vi en vilja att ständigt utvecklas och gå framåt. Vi använder vår historia och samlade erfarenhet som språngbräda för fortsatt utveckling och tillväxt.

4. Organisation och roller

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige (KF) är kommunens högsta beslutande organ. Ledamöterna i KF representerar medborgarna utifrån den fördelning som de politiska partierna fått i allmänna val. KF:s sammanträden är offentliga. Kommunfullmäktige och dess presidium ska i sina arbetsformer tillämpa en tidig och öppen medborgardialog och följa hur kommunstyrelsen och nämnderna arbetar med medborgardialog.

Den politiska debatten om framtid och utveckling sker ytterst i KF. KF beslutar om kommu- nens övergripande vision, politiska prioriteringar och gemensamma resultatmål samt bestämmer inriktningen av kommunens verksamhet utöver vad som följer av gällande lag- stiftning. KF beslutar om kommunens ekonomi genom att fastställa en Mål och Resursplan där behov värderas och prioriteras. KF fastställer även skattesats, taxor och avgifter.

KF beslutar om kommunens politiska organisation, ledningssystem samt LUP. KF beslutar om att kommunstyrelsen eller någon av nämnderna har samordningsansvar för kommun- övergripande uppdrag. Kommunfullmäktige fattar beslut om kommunövergripande service- garantier.

KF har en fast beredning; strategiberedningen, vars främsta syfte är att följa hur ledningssystemet tillämpas och utvecklas. Strategiberedningen följer även hur den över- gripande politiken i LUP genomförs och hur den principiella rollfördelningen hanteras.

Strategiberedningen ska regelmässigt återkoppla sitt arbete till KF. Beredningens uppdrag fastställs av KF i reglemente. KF kan vid behov tillsätta tillfälliga beredningar.

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen (KS) är kommunens ledande politiska organ för verkställighet. KS har un- der kommunfullmäktige ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning och leder och samordnar planering och uppföljning av kommunens verksamhet och ekonomi. KS bereder eller yttrar sig i de ärenden som beslutas av KF. Kommunstyrelsen ansvarar för tidig och öppen medborgardialog inom sitt ansvarsområde.

I kommunstyrelsens funktion ingår att övervaka att av KF antagen vision och mål samt kom- munens verksamhet hanteras rationellt. Detta innebär att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över nämndernas verksamhet. En informell samordning mellan kommunstyrelsen och nämn- derna sker regelmässigt genom att kommunstyrelsens ordförande kallar samtliga ordföranden till överläggningar. Även förvaltningscheferna kan inbjudas att delta.

Kommunstyrelsen medverkar till genomförande av de gemensamma resultatmålen i LUP och ansvarar för att samordna uppföljningen av gemensamma målen. Kommunstyrelsen ska i samband med sektorsövergripande projekt använda den gemensamma projektmodellen för tydliggöra ansvarsfrågor när flera nämnder och förvaltningar är berörda. Kommunstyrelsen upprättar servicegarantier inom sitt ansvarsområde. Kommunstyrelsen ska utifrån sitt ansvar enligt reglemente och en systematisk verksamhetsanalys följa den egna verksamheten och ta initiativ till de förändringar och förbättringar som behövs samt upprätta egna resultatmål.

Kommunstyrelsen prioriterar och fördelar den ekonomiska ram som fastställts av KF och har ansvar för att beslutad Mål och Resursplan följs. Vidare tar styrelsen fram en detaljerad Mål och Resursplan för kommande år mot bakgrund av fastställda planeringsförutsättningarna.

Styrelsen fattar beslut om verksamhetsplan. MoR och verksamhetsplan ska tas fram enligt gemensamma anvisningar för prioriteringar. I förekommande fall upphandlar styrelsen tjänster och upprättar avtal med alternativa utförare.

På styrelsens ansvar ligger att se till att lagar och förordningar som gäller för området följs och kontrollera så att system finns som garanterar detta. Detta innebär även ett ansvar för att den interna kontrollen är tillräcklig.

Kommunstyrelsens ordinarie arbetsutskott har särskilda sammanträdestillfällen för att hantera tillväxtfrågor.

Personalnämnd

Personalnämnden ansvarar för övergripande arbetsgivarfrågor och kommunens förhandlings- skyldighet enligt lagen om medbestämmande. Nämnden kan genom att ingå kollektivavtal reglera frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare som är bindande för hela kommunen. Nämnden är kommunens pensions- och lönemyndighet.

Personalnämnden är också kommunens organisationsnämnd och ska erhålla ärenden för samråd som rör förändringar i förvaltningsorganisationen, med undantag av frågor som berör förändring av enskilda anställningar.

Facknämnderna

De politiska facknämnderna har ansvar för att den verksamhet som utförs i kommunen fungerar och utvecklas i enlighet med vad som följer av lagstiftning och den inriktning som bestämts av KF. Nämnderna är utöver personalnämnd: bildningsnämnd, plan- och miljönämnd, socialnämnd, teknisk nämnd, vatten- och avfallsnämnd, överförmyndarnämnd, valnämnd och revision. Nämndernas specifika uppdrag fastställs av KF i reglementen. Av reglementet framgår även nämndens ansvar som anställningsmyndighet.

Nämnderna ska i sin verksamhet medverka till genomförande av de gemensamma resultatmålen i LUP. Nämnderna ska utifrån sitt ansvar enligt reglemente genom en systematisk verksamhetsanalys följa den egna verksamheten och ta initiativ till de förändringar och förbättringar som behövs samt upprätta egna resultatmål. Nämnderna ansvarar för tidig och öppen medborgardialog inom sina respektive ansvarsområden.

Facknämnderna prioriterar och fördelar den ekonomiska ram som fastställts av KF och har ansvar för att beslutad Mål och Resursplan följs. Vidare tar nämnderna fram en detaljerad Mål och Resursplan för kommande år mot bakgrund av fastställda planeringsförutsättningar.

Nämnderna fattar beslut om verksamhetsplan. MoR och verksamhetsplan ska tas fram enligt gemensamma anvisningar för prioriteringar. I förekommande fall upphandlar nämnden tjänster och upprättar avtal med alternativa utförare. Nämnderna ska upprätta servicegarantier inom nämndens ansvarsområde.

På nämndernas ansvar ligger att se till att lagar och förordningar som gäller för området följs och kontrollera så att system finns som garanterar detta. Detta innebär även ett ansvar för att den interna kontrollen är tillräcklig.

Förvaltningsorganisation

Den verkställande organisationen i kommunen är indelad i olika förvaltningar motsvarande styrelsens och nämndernas uppdrag. Förvaltningarna är kommunlednings-, bildnings-, social-, plan- och miljö- samt teknisk förvaltning. Förvaltningen leds av en förvaltningschef. I dennes uppdrag ingår att leda verksamheten samt att ta initiativ till förbättringar. Vidare har förvaltningschefen ansvar för att Mål och Resursplanen följs och att en verksamhetsplan upprättas och redovisas för beslut i berörd styrelse eller nämnd. Förvaltningschefen ska även redovisa för styrelsen/nämnd hur verksamheten bedrivs i enlighet med de lagar och förordningar som gäller för området.

Förvaltningarna ger stöd till den politiska organsationen i arbetet med tidig och öppen medborgardialog samt underlag för det systematiska prioriteringsarbetet. Förvaltningarna arbetar inom ramen för årsagenda systematiskt med omvärldsanalys och kvalitetsuppföljningsanalys sammanvägd i en verksamhetsanalys.

Förvaltningschef beslutar om förvaltningens organisation och indelning i utförande enheter.

Inför förvaltningschefs beslut om organisation sker samråd med personalnämnden och kommunchef i syfte att så långt möjligt skapa enhetliga organisatoriska begrepp, nivåer och tjänster i organisationen.

Kommunens tjänstemannaorganisation samordnas genom kommunchefens ledningsgrupp. I kommunchefens ledningsgrupp ingår samtliga förvaltningschefer och där hanteras kommun- gemensamma ärenden. Besluten i kommunchefens ledningsgrupp utgår från kommunchefens delegation eller att samtliga förvaltningschefer fattar ett likvärdigt beslut.

Kommunchefens ledningsgrupp ansvarar för ledningssystemets verkställighet på förvalt- ningsnivå. Kommunövergripande nätverk med tjänstemän används för olika uppdrag inom respektive ansvarsområde i syfte att säkerställa ledningssystemets riktlinjer. Kommunchefen utser ansvariga inom kommunledningsförvaltningen för arbete med kommunövergripande uppdrag och förvaltningschef utser motsvarande ansvariga inom respektive förvaltning.

Den politiska rollen och tjänstemannarollen

En förutsättning för en effektiv kommunal organisation är ett fungerande samspel mellan förtroendevalda och tjänstemän. Genom tydliga roller ökar möjligheterna att skapa nytta för medborgare och kunder.

De förtroendevalda ska i första hand utgå från medborgarperspektivet i ledning och styrning till skillnad från förvaltningarnas kund- och verksamhetsperspektiv. Med dessa perspektiv blir de förtroendevalda demokratiaktörer med fokus på samhällsnytta och tjänstemännen serviceaktörer med fokus på kundnyttan. Även de tjänstemän som har sitt uppdrag nära kopplat till den politiska verksamheten, arbetar med samhällsutveckling eller har en myndighetsroll ska förhålla sig till detta perspektiv.

Förhållningssättet för den politiska rollen är att utgöra demokratiaktör med ett medborgarperspektiv som i sitt personliga agerande synliggör kommunens kärnvärden.

Viktiga verktyg för de förtroendevalda är medborgardialog, systematiska prioriteringar och att styra och följa upp de resultat som ska uppnås.

Förhållningssättet för tjänstemannarollen är att utgöra en serviceaktör med ett kundperspektiv som i sitt personliga agerande synliggör kommunens kärnvärden. Viktiga verktyg för tjänstemännen är ständiga förbättringar, systematiska prioriteringar och att planera och genomföra aktiviteter som leder till att vision och mål kan uppfyllas.

Ett tydliggörande och en utveckling av dessa roller förutsätter kompetensutveckling avseende förhållningssätt och verktyg. En utgångspunkt för en utveckling av rollerna är att de är beroende av varandra och fungerar i ett gemensamt sammanhang. Den politiska rollen och samarbetet med tjänstemän har tydliggjorts i kommunstyrelsens och nämndernas reglementen.

Medarbetarroll och ledarroll

Medarbetarskap och ledarskap hör nära ihop och är varandras förutsättningar för att en verksamhet ska kunna utvecklas. Ledarskapet har avgörande betydelse för hur både medarbetare och en väl fungerande arbetsorganisation utvecklas. Med gott samspel och samtal mellan ledare och medarbetare skapas ett arbetsklimat som ger grunden för arbetsplatser som mår bra och därmed ger god service till kommuninvånarna. Samtidigt måste medarbetarna se sitt ansvar att bidra till utvecklingen. Det handlar om goda relationer där alla parter har ett gemensamt ansvar.

Medarbetarskap innebär att:

 Ta ansvar för att hålla sig informerad om visioner, mål och värderingar och aktivt arbeta för att uppnå dessa

 Ta ansvar för att skaffa sig den information och kunskap som krävs för att utföra arbetet på ett bra sätt

 Ta initiativ till den egna och arbetsgruppens verksamhetsutveckling och lärande

 Ta hand om sin hälsa och medverka till att skapa en positiv arbetsmiljö

 Dela med sig av sin kompetens där den behövs som bäst

 Se sin del i helheten

 Vara öppen för nya idéer och en god ambassadör i möten med kolleger och medborgare.

Ledarskap innebär att:

 Förstå sina olika roller: arbetsgivarrollen, ledarrollen och verksamhetsrollen

 Vara kommunikativ och tydlig

 Tydliggöra och konkretisera övergripande mål, bryta ned dem till lokala verksamhetsplaner och omsätta dem i praktisk handling

 Följa upp och nå resultat.

5. Vision och politiska prioriteringar

Vision

Motala kommuns vision är den övergripande, långsiktiga och gemensamma målbild för kommunen som geografiskt område som organisationen gemensamt strävar efter att uppnå.

Med hänsyn till att visionen är för platsen ska den formas och förankras i en dialog som inkluderar medborgare, företag, organisationer och andra intressenter som verkar i Motala.

Visionen bör ha ett tidsperspektiv på minst tio år vid ingången av en ny mandatperiod. Det finns en styrka i en stabil vision för trovärdighet och genomförande i ett långsiktigt perspektiv.

LUP

I det lokala utvecklingsprogrammet (LUP) finns visionen, politiska prioriteringar och gemensamma resultatmål som gäller för mandatperioden. Prioriteringarna i LUP bygger på den politiska majoritetens valprogram, vilken är den politik som medborgarna valt ska genomföras. Den politiska inriktningen för mandatperioden sammanfattas i politiskt prioriterade områden. LUP beslutas av kommunfullmäktige senast i februari året efter valet.

Kommunstyrelsen och nämnderna ansvarar för att genomföra LUP genom MoR och verksamhetsplaner.

Det politiska genomslaget i den kommunala organisationen är av särskild betydelse efter de allmänna valen. För att underlätta att de politiska programförklaringarna snabbt omsätts till genomförande innehåller LedMot en beskrivning av processen kring LUP för att skapa ett effektivt samspel mellan politik och förvaltning.

Inom ramen för de gemensamma utbildningarna av förtroendevalda sker utbildning i tillämpningen av ledningssystemets olika delar. Ett syfte är att underlätta för partierna att utforma och arbeta med den lokala politiken så att den så enkelt som möjligt kan bli styrande för den kommunala organisationen. Avsikten är att politiken i en ny LUP ska få genomslag redan första året under en ny mandatperiod.

Inför varje ny mandatperiod görs en uppföljning och utvärdering av struktur, innehåll och resultat avseende målstyrning under föregående mandatperiod som underlag för processen kring en ny LUP.

Efter valet tillsätter det nyvalda kommunfullmäktige omedelbart en tillfällig parlamentarisk beredning med uppgift att skyndsamt lägga förslag till en ny LUP för mandatperioden.

Beredningens arbete sker med sikte på beslut i kommunfullmäktige senast i februari året efter valet. LUP ska innehålla vision, politiskt prioriterade områden och gemensamma resultatmål.

Beredningen ska beakta planeringsförutsättningar och MoR för kommande år samt strategiska politiska styrdokument enligt förteckning i MoR. Behovet av att uppdatera strategiska styrdokument ska uppmärksammas i samband med framtagande av en ny LUP.

Med syftet att förankra vision och mål samt säkerställa ett snabbt genomslag i genomförande arbetar den tillfälliga beredningen med tjänstemannastöd genom kommunchefens ledningsgrupp och med möjlighet att adjungera förtroendevalda som är föreslagna till nyckelroller i kommunstyrelsen och nämnderna för den kommande mandatperioden.

Mål och Resursplan som beslutas av kommunfullmäktige i november vid valår innehåller inga mål utan enbart ekonomiska ramar för organisationen. Kommunstyrelsen och nämnderna arbetar efterhand parallellt med sina respektive MoR med den parlamentariska beredningen som utformar LUP. Genom denna ordning kan den nya politiken få genomslag omgående.

Öppna och systematiska prioriteringar

Motala kommun arbetar med ett öppet och systematiskt prioriteringsarbete. Öppenheten innebär att underlaget för prioriteringar är transparent och tillgängligt för medborgare och kunder. Systematiken innebär att prioriteringsarbetet är integrerat i årsagendan för ledning och styrning. Prioriteringarna syftar i första hand att skapa utrymme för en utveckling i linje med kommunens vision och mål. Prioriteringsarbetet kan också användas för att reducera kostnader men alltid med beaktande av att resurserna används till att skapa största möjliga nytta för medborgare och kunder. Anvisningar finns upprättade för arbetet med öppna och systematiska prioriteringar som en del av gemensamma anvisningar för planering och uppföljning.

Medborgardialog

Medborgardialog är en del av ledning och styrning i Motala kommun och ett verktyg för att stimulera till engagemang och öka möjligheterna till delaktighet och inflytande mellan de allmänna valen. Genom att lyssna på medborgarnas synpunkter blir frågor grundligare förankrade och belysta och de förtroendevalda får ett bättre underlag för beslut.

Medborgardialog ska genomföras om det bedöms viktigt för att komplettera beslutsunderlaget i en fråga. Dialog ska genomföras tidigt i processens olika steg när det finns möjlighet för påverkan. Medborgardialog förutsätter noggranna förberedelser, engagemang vid genomförande och krav på uppföljning där det synliggörs hur dialogen påverkat beslutsfattandet. I längre processer kan medborgardialog genomföras återkommande. Gemen- samma anvisningar finns upprättade för medborgardialog.

6 Målstyrning och uppföljning

Grunden för målstyrning

Kommunen ska enligt kommunallagen använda målstyrning som metod för att leda verk- samhet och ekonomi. Målen som fastställs ska syfta till att säkerställa det som lagen kallar

”god ekonomisk hushållning”.

En god ekonomisk hushållning har en vidare innebörd än att ekonomin är i balans. Kommu- nens verksamhet ska dessutom vara ändamålsenlig och effektiv. Kommunen ska sträva efter att göra ”rätt saker” utifrån medborgares och kunders behov och önskemål samt upprätthålla en hög kvalitet i förhållande till förbrukade resurser.

Målen ska peka på det som är viktigt att utveckla och förbättra. De ska vara en grund för ut- veckling av arbetssätt samt för prioritering av resurser. De ska också ta sikte på kommunens finansiella ställning på både kort och lång sikt.

Resursfördelning

Prioriteringar i form av mål och fördelning av ekonomiska resurser ska ses i ett sammanhang.

Kommunfullmäktige fördelar kommunens samlade resurser till nämnderna samt beslutar om omfördelning utifrån förändrade behov och prioriteringar. Vid fördelning av resurser ska kommunfullmäktige beakta kommunens mål för god ekonomisk hushållning.

Nämnderna ansvarar inom sitt område för att det finns resursfördelningsmodeller som är anpassade för verksamhetens behov och att resursfördelningen är avstämd mot de politiska målen. Resursfördelningen och modeller som ligger till grund för denna ska årligen omprövas och vid behov revideras. Förvaltningen ansvarar för att ta fram förslag till modeller för resursfördelning samt förslag till fördelning av de ekonomiska resurserna.

För varje enhet fastställer förvaltningen en ekonomisk ram utifrån nämndens resursfördelning Målstruktur för Motala kommun

Grunden för målstrukturen är kommunfullmäktiges framtidsvision om Motala kommun. Det är angeläget att det finns en bred politisk samsyn om visionen. Visionen beskriver ett framtida önskvärt läge för kommunen och har ett perspektiv på 15-20 år

Med utgångspunkt i visionen formuleras politiskt prioriterade områden som ska bygga på den politiska inriktningen i majoritetens valprogram dokumenterade i LUP. De prioriterade områdena utgör fokusområden för den lokala utvecklingen under mandatperioden och ska ha ett tidsperspektiv på minst två mandatperioder även om de bara är giltiga en mandatperiod.

Gemensamma resultatmål ska formuleras enligt SMART-metoden för att styra den lokala utvecklingen enligt inriktningen som anges i politiskt prioriterade områden. Resultatmålen har ett fyraårigt perspektiv men ska vid behov kunna formuleras för varje år i mandatperioden.

Gemensamma resultatmål enligt det lokala utvecklingsprogrammet med tillhörande nyckeltal fastställs av kommunfullmäktige. Resultatmålen bedöms via nyckeltal och årsvisa målniver för nyckeltalen fastställs i samband med kommunfullmäktiges beslut om Mål och Resursplan.

Nämndsvisa resultatmål och kommunstyrelsens egna resultatmål fastställs inom områden som har identifierats i förvaltningens verksamhetsanalys. Resultatmålen kan revideras under pågående mandatperiod. Målen och målnivåer för nyckeltal fastställs årligen i styrelsens och nämndens beslut om sin Mål och Resursplan.

Förvaltningschef upprättar inför varje år, i dialog med nämnden/styrelsen, en verksamhets- plan. I verksamhetsplanen anges övergripande aktiviteter för förvaltningen, i syfte att uppfylla politiskt antagna mål och det uppdrag som förvaltningen har enligt sitt reglemente.

Verksamhetsplanen beslutas av nämnden/styrelsen i samband med fastställandet av Mål och Resursplanen.

Förvaltningens övergripande aktiviteter bryts ner i aktiviteter på enhets- och medarbetarnivå.

Smarta mål och nyckeltal

De resultatmål som politiken fastställer inom områden som är angelägna att återställa eller förbättra ska vara SMART:a.

SMART:a mål kännetecknas av att de är:

Specifika: Målen pekar på ett specifikt område som ska förbättras

Mätbara: Målen kan mätas genom nyckeltal som är objektiva och har vedertagna mätmetoder

Accepterade: Målen har sin grund i ett konstaterat behov och kända och kommunicerade i organisationen

Resultatmålen mäts genom att ett eller flera nyckeltal kopplats till målet. För varje nyckeltal fastställs vilka årsvisa målnivåer som ska uppnås för att nyckeltalet och därmed målet ska anses vara uppfyllt. Mätmetoderna ska utformas på ett ska kunna genomföras på ett enkelt och tillförlitligt sätt. Metoder som grundar sig på bedömningar ska undvikas. När det är lämpligt kan ”etablerade” nyckeltal med fördel användas eftersom dessa möjliggör jämförelser med andra kommuner och organisationer.

Uppföljning

Kommunen ska löpande följa, utvärdera och analysera verksamhetens kvalitet och kostnad samt uppfyllelsen av de politiska målen. Uppföljning sker också av de aktiviteter som fastställs i förvaltningarnas och enheterna verksamhetsplaner. Ett systematisk arbetssätt kring uppföljning och analys är en förutsättning för utveckling och förbättring av verksamheten.

För att uppföljningen ska ge ett bra underlag för analys och förbättringar ska den redovisa verksamheten ur följande aspekter:

Resursåtgång - Mäter den insatta resursen, till exempel kostnaden eller personalresursen

Prestationer – Beskriver aktiviteter eller resultat som är kopplade till interna processer samt aktiviteter som förväntas leda till ett positivt resultat för medborgare/brukare

Resultat – Beskriver effekter kan kvantifieras och mätas i form av till exempel nöjdhet och tjänstkvalitet.

Kommunens uppföljningsmodell byggs underifrån genom att den lägsta ansvarsnivån (enhet) rapporterar till förvaltning eller till organisatorisk nivå som finns mellan förvaltning och enhet. Förvaltningen ansvarar sedan för rapportering till nämnd/kommunstyrelse. Nämnderna rapporterar vidare till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. För varje nivå i uppföljningssystemet aggregeras informationen och viss information stannar på vissa nivåer.

Den slutliga uppföljningen som når kommunfullmäktige är ett urval som ska spegla verksamheten på ett representativt sätt.

Uppföljningen ska fokusera på avvikelser. En befarad eller konstaterad avvikelse mot politiska mål och beslutad resursfördelning ska alltid leda till att åtgärdsplaner upprättas.

Åtgärdsplanerna ska innehålla åtgärder som säkerställer en bättre framtida måluppfyllelse och att de ekonomiska ramarna hålls.

Gemensamma anvisningar finns upprättade för planerings- och uppföljningsmodellen.

7 Verksamhetsutveckling

Verksamhetsanalys

Förvaltningarna ansvarar löpande för en öppen och systematisk uppföljning och analys av verksamhetens kvalitet och kostnad inom sitt ansvarsområde enligt reglementet. Analysen indelas i perspektiven kund/medborgare, medarbetare, ekonomi och hållbarhet. Analysen grundar sig på redovisning av ett antal kvalitetsindikatorer som fastställs på förvaltningsnivå.

Kvalitetsindikatorerna kan vara kommungemensamma eller förvaltningsspecifika. En kvalitetsindikator är ett mått eller ett värde som speglar väsentliga förhållanden när det gäller kvalitets- och kostnadsnivåer i verksamheten. En kvalitetsindikator kan ha ett visionsvärde (jämför trafikens ”nollvision”) och ett lägsta acceptabelt värde men har inte något målvärde.

Valet av kvalitetsindikatorer ska utgå från:

1. Lagstiftning, nationella/lokala riktlinjer och styrdokument 2. Gemensamma och nämndsvisa servicegarantier

3. Fastställda anvisningar, rutiner och processer

Principiellt kan en kvalitetsbrist i verksamhetsanalysen leda till att ett politiskt mål sätts upp med motsvarande aktivitet alternativt att bristen blir en förbättringsåtgärd i det kontinuerliga arbetet med verksamhetsutveckling det vill säga ständiga förbättringar.

Strategi för verksamhetsutveckling

Motala kommuns strategi för verksamhetshetsutveckling är ständiga förbättringar. Ständiga förbättringar innehåller både en helhetsfilosofi och metoder med utgångspunkt att skapa största möjliga värde för kunden. Förbättringar främjas genom att minska onödigheter och slöserier i verksamheten. Arbetet med ständiga förbättringar utgår från en sammanvägd omvärlds- och verksamhetsanlys. Inriktningen för verksamhetsutveckling är kommunens vision, prioriterade områden och mål. Arbetet med verksamhetsutveckling är integrerat med kärnvärden, prioriteringsarbete och målstyrning. Kommunen ska aktivt kommunicera arbetet med verksamhetsutveckling gentemot medborgare och kunder.

Syftet med verksamhetsutveckling är att systematiskt:

 utforma tjänster utifrån medborgare och kunders behov

 utföra tjänster resurseffektivt

 förbättra tjänster.

Arbetet med ständiga förbättringar kan även visualiseras med förbättringshjulet nedan:

Ansvar

Ansvaret för verksamhetsutveckling vilar i första hand på förvaltningsorganisationen utifrån tjänstemännens roll att arbeta med ett kundperspektiv. Det politiska ansvaret för verksamhetsutveckling innebär att efterfråga och följa förvaltningarna kvalitetsuppföljning.

Vad avser framtagande av servicegarantier finns ett politiskt ansvar för medverkan med syftet att garantierna ska ges en koppling till de politiska målen och resursfördelningen.

Anvisningar finns upprättade för förvaltningarna arbete med kvalitetsuppföljning och verksamhetsutveckling som en del av gemensamma anvisningar för planering och uppföljning.

Gemensamma verktyg

LedMot innehåller gemensamma verktyg för verksamhetsutveckling som hela organisationen ska använda inom ramen för strategin ständiga förbättringar. Medarbetarna ska vara väl förtrogna med dessa verktyg. För varje verktyg finns en förvalningsorganisation för att underhålla och utveckla verktyget. I LedMot ingår fyra gemensamma verktyg;

servicegarantier, synpunktshantering, innovationssystem samt projektstyrningsmodell.

Servicegarantier

Servicegarantier visar för medborgare och kunder de tjänster som kommunen erbjuder. I detta dokument tydliggörs innehåll och standard i syfte att minska gapet mellan förväntningar och faktiskt erhållna tjänster. Servicegarantierna konkretiserar politiska mål och ambitioner och fastställs av styrelsen eller nämnder. Servicegarantin syftar också till att säkerställa en grundläggande standard oavsett utförare.

För utarbetande av servicegarantier gäller följande riktlinjer:

 Styrelsen/nämnden fastställer för vilka områden/tjänster servicegarantier ska upprättas

Planera

Genomför Följ upp

Agera

Servicegarantierna utformas ur ett kundperspektiv och kan vara generella för likvärdiga enheter. Förvaltningen kan i dialog med nämnden profilera servicegarantin för enskilda enheter. Nämnd och styrelsen kan vid behov upprätta servicegarantier för interna kunder.

 Servicegarantier består av en beskrivande del och en garantidel

I en beskrivning redovisas de aktiviteter som ingår i utförandet av tjänsten och/eller de resurser som ställs till förfogande för kunden. Servicegarantin ska innehålla konkreta utfäs- telser knutna till tjänstens utförande med preciseringar av kommunens åtagande vilka ska kunna mätas vid uppföljningar. Servicegarantin ska om lämpligt även innehålla kommunens förväntningar på kunden.

 Servicegarantin tas fram och utvecklas i dialog mellan förtroendevalda, anställda och representanter för kunder

Arbetet med framtagande och uppföljning av servicegarantier sker i dialog med befintliga kunder eller med intressegrupper som bedöms representera kunderna.

 I servicegarantier finns erbjudande om att lämna synpunkter på tjänster

Detta sker genom hänvisning till kommunens synpunktshanteringssystem - Dialog Motala.

Inkomna synpunkter på servicegarantier redovisas i ordinarie uppföljningar.

 Synpunkter på uppfyllelsen av servicegarantin bedöms och rättelser genomförs.

Det finns inga generella krav på att servicegarantier ska kompenseras. Garantin innebär att kommunen rättar till de brister som konstaterats. Nämnderna har möjlighet att pröva om kompensation kan lämnas.

 Vid upphandling av alternativ utförare lyfts i upphandlingsunderlaget fram möjligheten tillämpa systemet med servicegarantier.

Inom vissa verksamheter där kommunen inte är huvudman, t ex fristående skolor, förkommer ingen upphandlingssituation. Kommunen ska även gentemot dessa utförare påtala att verktyget servicegarantier kan tillämpas genom frivilliga överenskommelser.

Synpunktshantering - Dialog Motala

Dialog Motala ska vara ett enhetligt system för Motala kommuns medborgare och kunder att enkelt lämna synpunkter på kommunens verksamhet. Inkomna synpunkter används som underlag för förbättringar.

 Synpunkter kan vara beröm, förslag, klagomål, felanmälan och frågor

 Inlämnaren får omgående en bekräftelse att synpunkten inkommit

 Inkomna synpunkter hanteras med ett professionellt bemötande i enlighet de förhållningssätt som framgår av kommunens kärnvärden

 Inkomna synpunkter sammanställs och publiceras regelbundet med information om hur de används till förbättringar.

Dialog Motala kan i första hand användas genom kommunens webplats. Medborgare och kunder ska också kunna lämna synpunkter via blankett, telefonsamtal eller personligt besök.

Medarbetardrivna förbättringar och innovationer

Medarbetardrivna förbättringar och innovationer syftar till uppnå kommunens vision och mål.

Förbättringar och innovationer är nödvändiga för att möta framtida utmaningar och behov av prioriteringar i verksamheten. En förutsättning för verksamhetsutveckling är att ta vara på medarbetarnas kreativitet för att både skapa kundnytta och att bli en attraktiv arbetsplats.

Detta får vi genom att:

 Efterfråga många och små och idéer som leder till både förbättringar och innovationer

 Stödja ett ledarskap som främjar medarbetares kreativitet

 Sätta mål och mäta på genomförda förbättringar och innovationer.

Arbetet med medarbetardrivna förbättringar och innovationer bekräftar gällande samverkansavtal mellan Motala kommun som arbetsgivare och berörda arbetstagar- organisationer. Samverkansavtalet syftar bland annat till att skapa delaktighet och underlätta en gemensam syn på problem och lösningar i den dagliga verksamheten.

Projektmodell

Motala kommun har en gemensam projektmodell för att arbeta med projekt på ett strukturerat och enhetligt sätt. Projektmodellen kan användas vid tydligt avgränsade utvecklingsinsatser vad avser mål, tid och resurser. Förutsättningarna för att använda projektmodellen ska användas ska alltid prövas vid förvaltningsövergripande utvecklingsarbete eller vid större investeringsprojekt. Konkreta riktlinjer för när och hur projektmodellen ska användas finns i gemensamma anvisningar. Syftet med projektmodellen är att systematiskt utnyttja resurser och kompetenser på ett effektivt sätt.

Projektmodellen innebär:

 Enhetliga roller och begrepp

 Gemensam systematik vid planering och genomförande

 Gemensamma mallar för dokumentation.

8 Styrdokument

Kommunen upprättar styrdokument som väger samman olika förutsättningar för kommunens ledning. Styrdokumenten ska påverka organisationen att arbeta på ett visst sätt eller i en viss riktning. Nedan anges riktlinjer för struktur och innehåll i dessa styrdokument. De delas in i två grupper; huvuddokument för ledningssystemet samt kompletterande styrdokument inom särskilt angivna områden. Styrdokumenten följs upp inom ramen för nämndernas ansvar för internkontroll.

Huvuddokument

Huvuddokumenten är lokalt utvecklingsprogram (LUP), planeringsförutsättningar, Mål och Resursplan (MoR) med verksamhetsplan (VP) samt årsredovisning.

Lokalt utvecklingsprogram (LUP) är ett strategiskt dokument som beskriver majoritetens prioriteringar för den kommunala politiken i form av vision, prioriterade områden och gemensamma resultatmål för den kommande mandatperioden. En ny LUP tas fram av en tillfällig beredning som tillsätts när det nya kommunfullmäktige har sitt första sammanträde.

Beslut om LUP fattas i kommunfullmäktige. LUP är grunden för den politiska inriktningen i planeringsförutsättningar och MoR.

Planeringsförutsättningar utgör grunden för nämndernas och styrelsens arbete med MoR.

Planeringsförutsättningar utgår från förvaltningarnas verksamhetsanalys av behov och trender.

Syftet med dokumentet är att ge ett enhetligt underlag för prioriteringar och planering av kommunens verksamhet. De innehåller en omvärldsanalys med en översiktlig beskrivning av kommunens utgångsläge. I planeringsförutsättningarna anges en politisk inriktning som är kopplad till prioriteringar i LUP. De innehåller också avsnitt om strategiska resursområden. I beslutet om planeringsförutsättningar fastställs en gemensam årsagenda och ekonomiska förutsättningar. Beslut om planeringsförutsättningar fattas i kommunstyrelsen.

Mål och Resursplanen (MoR) innehåller en planering för kommunens verksamhet och ekono- mi för det kommande kalenderåret med en plan för ytterligare två år. I MoR anges politiska mål för verksamheten och ekonomin och de ekonomiska resurserna fördelas till verksamhet och investeringar. MoR beslutas i två steg - först fastställer kommunfullmäktige ekonomiska ramar per nämnd och styrelsen samt gemensamma resultatmål. Därefter gör nämnden och styrelsen en ekonomisk fördelning per verksamhet och fastställer de egna resultatmålen. I samband med beslutet om MoR fattas även beslut om internkontrollplan för det kommande året.

Verksamhetsplanen (VP) upprättas av förvaltningschefen, i dialog med nämnden/styrelsen, och är en plan för det kommande årets verksamhet. Här anger förvaltningen hur man ska uppfylla de resultatmål som nämnden eller styrelsen berörs av inklusive kommun- gemensamma mål. Nämnden/styrelsen beslutar om att godkänna VP i samband med beslut om MoR.

I Årsredovisningen sker en återrapportering av det gångna året av både verksamhet och eko- nomi. Verksamhetsuppföljningen speglar året som gått samt uppfyllelsen av de politiska må-

sker en uppföljning av genomförd internkontroll. Löpande under året sker ekonomiska uppföljningar samt en delårsrapport som även innehåller en verksamhetsuppföljning.

Kompletterande styrdokument

Utöver huvuddokumenten för ledningssystemet fastställer kommunen styrdokument inom särskilt angivna områden – kompletterande styrdokument.

Styrdokumenten är antingen politiska beslut, till exempel kring inriktning eller principiellt förhållningssätt i en fråga, eller förvaltningsbeslut när det handlar om tillämpning eller plan för genomförande. Styrdokument som berör flera nämnder och förvaltningar kallas gemen- samma dokument. Därutöver finns nämnds- eller förvaltningsspecifika dokument.

När kommunen upprättar kompletterande styrdokument ska följande riktlinjer gälla:

 Politiska beslut och förvaltningsbeslut ska särskiljas i olika styrdokument

 Den politiska inriktningen inom ett område bör om möjligt samlas i ett dokument, som ger en helhetsbild av styrningen inom området

 Om styrdokumentet innehåller mål ska dessa mål vara en del av kommunens målstyrning

 Hänsyn till eventuella ekonomiska konsekvenser av ett styrdokument ska tas i MoR

 Av de politiska styrdokumenten ska det framgå vilken instans eller befattning som ska fatta beslut om underliggande styrdokument.

Benämning av styrdokument

Följande principer ska gälla vid benämning av styrdokument om inte lagstiftningen uttryck- ligen kräver något annat.

Politiska beslut

Program och plan: Uttrycker den politiska inriktningen inom ett område. Program och planer upprättas i syfte att styra mot en förändring och innehåller mål och prioriteringar för det som ska uppnås.

Policy: Anger vilket förhållningssätt som ska gälla inom ett område. Ett policydokument innehåller principer för handlande men innehåller inte mål.

Kommunala författningar (KFS): Antas av kommunfullmäktige och indelas i tre kategorier;

taxor, föreskrifter och reglementen. De kommunala författningarna är av tvingande karaktär och att likna vid lagtext. Kommunen bestämmer själv vad som ska klassas som kommunala författningar vilket gör att innehållet i de olika författningarna kan variera. Kommunens reglementen ska vara utformade så att de stödjer LedMot.

Riktlinjer: Riktlinjer innehåller regler för handlande. Riktlinjer kan ha sitt ursprung i en lagstiftning med det kan även vara inom områden som kommunen själv initierar.

Förvaltningsbeslut

Plan: En plan upprättas på förvaltningsnivå och slår fast gemensamma åtgärder eller handlingssätt i syfte att uppnå det politiskt antagna programmet eller planen.

Anvisningar och rutiner: Anvisningar och rutiner är förvaltningsbeslut om ett gemensamt sätt att tillämpa och tolka lagstiftning eller politiskt antagna policys, reglementen eller riktlinjer.

9 Årsagenda

Processen kring ledningssystemet beskrivs i årsagendan. Syftet med årsagendan är att enkelt kunna avläsa viktiga händelser i LedMot under året så att alla berörda kan vidta lämpliga förberedelser och agera utifrån ansvar.

Årsagendan för kommunledningen fastställs av kommunstyrelsen i samband med beslut om planeringsförutsättningarna. Nämnd/förvaltning kan komplettera årsagendan med specifika aktiviteter för den egna verksamheten.

Årsagendan är uppdelad i en planerings- och en uppföljningsprocess. Gemensamma anvisningar finns upprättade för planerings- och uppföljningsmodellen.

Planeringsprocessen

Planeringsprocessen startar med att förvaltningarna genomför en verksamhetsanalys under första kvartalet. Verksamhetsanalysen som bygger på en omvärlds- och behovsanalys ska utgöra underlag för de politiska prioriteringarna. Verksamhetsanalysen ska också ligga till grund för den strategiska planeringen inom resursområdena kompetensförsörjning, lokaler, IT och stadsbyggnad.

Under april månad yttrar sig den ansvariga nämnden och styrelsen över förvaltningarnas verksamhetsanalyser. Nämndernas yttrande sammanställs till ett gemensamt underlag inför ett kommungemensamt prioriteringsforum.

Kommunstyrelsen beslutar i maj månad om planeringsförutsättningar inklusive ekonomiska förutsättningar.

I september beslutar nämnderna och styrelsen om en preliminär resursfördelning som utgör grunden för enheternas arbete med budget och verksamhetsplanering.

Mål och Resursplanen beslutas i kommunstyrelsen i oktober och kommunfullmäktige i november. Nämnden beslutar om sin slutliga Mål och Resursplan samt Verksamhetsplan i december.

Uppföljningsprocessen

Uppföljningsprocessen delas in i löpande uppföljningar, periodiska uppföljningar samt delårsrapport och årsredovisning. De löpande uppföljningarna tillställs den ansvariga nämnden/styrelsen medan de periodiska uppföljningarna redovisas för kommunstyrelsen.

Delårsrapport och årsredovisning beslutas i kommunfullmäktige. Tillsammans med uppföljningen ska också en redovisning följa av hur eventuella avvikelser ska åtgärdas.

Dialog

Vid tre tillfällen under året genomförs ledningsdialog mellan kommunstyrelsen, nämndernas presidier och förvaltningsledningarna.

Vid två till tre tillfällen per år samlas kommunens samtliga chefer för dialog om aktuella och strategiska frågor kopplat till årsagendan.

Ordlista för LedMot

Aktivitet En tidsbegränsad handling/händelse som utförs på en enhet i syfte att förbättra och utveckla verksamheten. Aktiviteter kan vara kopplade till grunduppdraget såväl som till målstyrnings- processen men ska inte beskriva löpande rutiner och processer Alternativa driftsformer När utförare utanför den kommunala organisation

tillhandahåller tjänster som kommunen finansierar

Demokratiaktör Förtroendevaldas ansvar och roll att arbeta med öppen och tidig medborgardialog under mandatperioden

Dialog Motala Namn på kommunens system för synpunktshantering

Huvuddokument De styrdokument som utgör grunden för styrningen av kom- munen; årligen och i ett mer långsiktigt perspektiv. Till hu- vuddokument räknas: Planeringsförutsättningar, Lokalt ut- vecklingsprogram, Mål och Resursplan samt Verksamhets- plan. Årsredovisningen är huvuddokumentet för uppföljning av ekonomi och verksamhet

Internkontroll En granskning som nämnderna och styrelsen själva utför för att säkerställa bland annat att verksamheten bedrivs effektivt och säkert

Kompletterande styrdokument De övriga styrdokument, utöver huvuddokument, som kommunen upprättar inom särskilt angivna områden

Kund Ett samlingsbegrepp för de individer, grupper, företag eller organisationer som nyttjar eller berörs av kommunens verksamhet

Kvalitetsindikator Ett mätbart värde som beskriver kvalitets- eller kostnadsnivån i verksamheten. Kvalitetsindikatorer har inget målvärde men kan ha ett visionsvärde och ett lägsta acceptabelt värde

Kvalitetsuppföljning Uppföljning av nationella och lokala kvalitetsindikatorer med syftet att erhålla underlag för bedömning av hur nämnderna och kommunstyrelsen hanterar sina grunduppdrag

Ledningssystem Ett ramverk som beskriver styrning och uppföljning av kommunens verksamhet och ekonomi med ansvarsfördelning Lokalt utvecklingsprogram Ett huvuddokument som beskriver majoritetens prioriteringar

för den kommunala politiken i form av vision, prioriterade områden och gemensamma resultatmål för den kommande mandatperioden – förkortas LUP

Medborgare Personer som är folkbokförda i kommunen

Medborgardialog Dialog med medborgare för skapa delaktighet och inflytande med syftet att stärka medborgarperspektivet i beslutsunderlag Mål och Resursplan (MoR) Ett huvuddokument som kommunfullmäktige årligen beslutar

om. Innehåller mål för verksamheten och en fördelning av de ekonomiska resurserna för de kommande tre åren

Målstyrning En modell för att styra verksamheten genom att besluta om mål som ska uppnås genom aktiviteter. Målstyrningen bygger på en obruten målkedja från vision till aktivitet

Nyckeltal Ett mätbart värde som används för att bedöma måluppfyllel- sen av ett resultatmål. En årlig målnivå kopplas till varje nyckeltal

Omvärldsanalys Analys av trender, lagar och framtidsbedömning med ett externt perspektiv

Planeringsförutsättningar Ett huvuddokument som ska ge en enhetlig bild av läget och förutsättningarna för kommunen. Innehåller en omvärlds- analys samt de förutsättningar som nämnderna och styrelsen ska grunda sitt planeringsarbete på

Politiskt prioriterat område Ett kommungemensamt eller nämndsspecifikt område inom kommunen och dess verksamhet som efter en analys konstaterats som viktigt att förbättra eller utveckla under en eller flera mandatperioder

Prioriteringsarbete Ett öppet och systematiskt arbete som syftar till att skapa underlag för kommunens beslut om resursfördelning

Projektmodell Gemensam modell för att arbeta i projekt med definierade roller, dokumentmallar etc

Reglemente Ett styrdokument som tydliggöra de politiska organens ansvar och roller

Resultatmål Ett mål om att uppnå resultatförbättringar, i första hand för medborgare och kunder, under en tidsbegränsad tid inom ett politiskt prioriterat område. Målet ska vara specifikt och möjligt att uppnå genom att aktiviteter vidtas. Målet mäts via nyckeltal

Resursområde Kompetens, lokaler, IT och samhällsbyggnad - fyra sektorsövergripande resursområden som på olika sätt ger stöd och förutsättningar för att kommunens verksamhet ska kunna bedrivas. Dessa resursområden får också en stor påverkar på

Servicegaranti Ett politiskt beslut som anger vad kunderna kan förvänta sig av kommunens tjänster

Serviceaktör Tjänstemännens ansvar för att sätta kunden i centrum genom att utföra kommunens tjänster med ett kundperspektiv

Styrdokument Dokument som kommunen upprättar inom specificerade områden för att påverka eller reglera organisationen att arbeta på ett visst sätt eller i en viss riktning

Ständiga förbättringar Motala kommuns strategi för verksamhetsutveckling med både en övergripande filosofi och metoder för att skapa nytta för medborgare och kunder

Synpunktshantering Ett system för att samla in och ta tillvara de sypunkter som medborgare och kunder har om kommunen och dess verk- samhet. Kommunen klassificerar synpunkterna i fem kate- gorier; beröm, förslag, klagomål, felanmälan och frågor Verksamhetsanalys En sammanvägd analys av kvaliteten i grunduppdrag och

omvärldsanalys som underlag för planeringsförutsättningar och MoR

Verksamhetsplan Ett huvuddokument som är förvaltningens plan för det kommande årets verksamhet utifrån de politiska målen.

Beskriver de aktiviter förvaltningen ska utföra för att uppnå de politiska målen och sitt grunduppdrag

Verksamhetsutveckling Strategi och gemensamma verktyg för att utveckla kommunens tjänster så att nytta skapas för medborgare och kunder

Vision Beskriver ett framtida önskvärt läge för kommunen och har ett perspektiv på 15-20 år

Årsagenda Beskrivning av de processer som ligger till grund för ledningssystemet. Årsagendan beskriver vad som ska göras, när det ska ske och vem som ska agera i processen

Övergripande aktivitet En övergripande och sammanfattande beskrivning av de tids- begränsade handlingar/händelser som en förvaltning utför under ett verksamhetsår. Övergripande aktiviteter kan vara kopplade till grunduppdraget såväl som till målstyrnings- processen men ska inte beskriva löpande rutiner och processer. Övergripande aktiviteter bryts ner i aktiviteter på enhetsnivå