Ekonomi. Kallelse Ekonomiberedningen. Chefsekonom Lars Davidsson Datum: Sida: 1 (1)

(1)

Ekonomi

Kallelse

Ekonomiberedningen

Onsdag 6 april 2016 Kl 16.00 – 19.00

Stadshuset, Herrgården (plan 6)

Förslag till dagordning o Beredningsledaren

o Policy för taxor (Clara Helgesson deltar) o Bolagsstyrning (God sed och Koncernpolicy)

o Bifogas o Finansiell rapport

o Bifogas o Övriga frågor

Enligt uppdrag Lars Davidsson

var

013/754)

(2)

Ekonomisektionen ______________________________________

K

UNGÄLVS

K

OMMUN

FINANSIELL RAPPORT

per 2015-12-31 Låneskuld och ränteutveckling

Låneskulden har ökat genom nyupplåning för Kungälvs kommun. Den totala låneskulden uppgår vid årsskiftet till 1 419,0 Mkr, varav för Kungälv Energi AB 459,0 Mkr. Motsvarande vid

föregående årsskifte var 1 082,0 Mkr, respektive 472,0 Mkr.

Riksbankens reporänta är oförändrad, – 0.35 procent. Efter detta rapportdatum har reporäntan sänkts till – 0,50 procent.

Borgensåtaganden

Kommunens totala borgensåtagande uppgår vid årsskiftet till 592,0 Mkr, en ökning med 107,2 Mkr. Det största åtagandet, gentemot Stiftelsen Kungälvsbostäder, uppgick vid årsskiftet till 536,4 Mkr. Kommunens borgensförbindelser för lån till bostadsrättsföreningen Ulvegärde har minskat och uppgår vid årets slut till 32,9 Mkr. Minskningen kommer att fortsätta då kommunen

medvetet minskar sitt åtagande och därför gett sitt medgivande till att föreningen får upplåta panträtt till säkerhet för upplåning. Borgensåtagandena för egnahem uppgår till 1,0 Mkr, dessa minskar i takt med att de statliga lånen för småhusen löper ut eller löses in. Kommunen har sedan flera år ett borgensåtagande gentemot Nordiska Folkhögskolan, vid årsskiftet uppgick detta till 19,2 Mkr, en ökning med 9,5 Mkr. 2014 beviljades Nordiska Folkhögskolan 10,0 Mkr i

kommunal borgen för renovering och ombyggnation av skolans huvudbyggnad. Byggnationen startade under 2015. Sedan ett antal år har kommunen också ett borgensåtaganden gentemot Kongahälla Ridsällskap vilket vid årets slut uppgick till 2,6 Mkr.

Likviditet

Kommunkoncernens betalningsberedskap är god. Inom likviditeten finns avsatt medel för pensionsändamål, 115 mkr, och socioekonomi, 16,4 Mkr (20) efter kommunfullmäktiges beslut om tilläggsanslag.

Krav/fordringar/inkasso

Kommunens utestående fordringar tenderar att öka något år för år. Sett över tid gäller det framförallt långtidsbevakning, brukare utan betalningsförmåga. Just 2015 har VA-verksamheten börjat fakturera separat. Här ser vi att fordringarna kortsiktigt ökat.

Kommunstyrelsens beslut

Kommunstyrelsen antecknar mottagandet av finansiell rapport per 2015-12-31

Magnus Gyllestad Lars Davidsson kommunchef chefsekonom

Till

Kommunstyrelsen och för kännedom till Kommunrevisionen

Nämndhuset Ekonomisektionen 442 81 KUNGÄLV

Tel 0303-23 80 00, Fax 0303-132 17

(3)

2016-03-30 Lars Davidsson

Varav vidareutlån, Kungälv Energi 459,0 470,0 472,0 435,0 462,0 418,0

Genomsnittlig räntesats 1,55% 1,78% 1,87% 2,55% 3,00% 3,30%

Jfr reporänta -0,35% -0,35% 0,00% 0,75% 1,00% 1,75%

Genomsnittlig kreditid, år 2,4 2,4 1,9 2,8 2,8 3,1

Genomsnittlig räntebindningstid 2,8 2,8 2,7 2,9 2,6 2,7

Swap-kontrakt, Mkr 430,0 330,0 425,0 475,0 385,0 345,0

Termins-kontrakt, Mkr 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

Räntetaks-kontrakt, Mkr 0,0 0,0 100,0 100,0 100,0 100,0

Borgensåtaganden, Mkr 2015-12-31 2015-08-31 2014-12-31 2013-12-31 2012-12-31 2011-12-31

Totala borgensåtaganden (prel) 592,0 484,7 576,8 577,6 626,1

Varav gentemot allmännyttan 536,0 427,4 519,4 519,4 562,4

Likviditet, Mkr 2015-12-31 2015-08-31 2014-12-31 2013-12-31 2012-12-31 2011-12-31

Kungälvs kommun 229,0 111,0 280,3 421,3 326,2 307,4

Varav, för pensionsändamål 115,0 115,0 145,0 282,0 250,0 220,0

Varav, för socioekonomi 16,4 16,4 0,0 0,0 0,0 0,0

Kungälvs Energi AB 10,9 -18,6 -35,4 -68,3 -61,0 -81,9

BOKAB -12,6 -17,1 -14,7 -19,5 -21,0 -12,6

BORF -1,3 2,7 2,9 9,7

Bagahus 0,8 0,8 0,5 0,7

Total 226,8 78,8 233,6 343,9 244,2 212,9

Ränteutveckling, procent 2015-12-31 2015-08-31 2014-12-31 2013-12-31 2012-12-31 2011-12-31

Riksbankens reporänta -0,35% -0,35% 0,00% 0,75% 1,00% 1,75%

5 år statsobligation 0,32% 0,10% 0,50% 1,75% 1,05% 1,25%

Krav/fordringar/inkasso, tkr 2015-12-31 2015-08-31 2014-12-31 2013-12-31 2012-12-31 2011-12-31

Barnomsorg 34,2 32,5 41,1 34,2 53,5

Äldre- och handikappomsorg 500,2 527,1 265,6 207,4 156,7

Övrigt 638,2 477,5 487,3 1079,3 1181,0

Långtidsbevakning 6 547,0 6 309,0 6 296,8 5 525,4 5 270,0

7 719,6 7 346,1 7 090,8 6 846,3 6 661,2

(4)

1(6)

KOMMUNSTYRELSEN

ADRESS Nämndhuset · 442 81 Kungälv

TELEFON 0303-23 80 00 vx

FAX 0303-132 17

E-POST kommunstyrelsen@kungalv.se

HEMSIDA www.kungalv.se Tjänsteskrivelsemall skapad 041115

God sed för styrning av Kungälvs kommuns helägda bolag

Kommunfullmäktige 2005-06-20, § 139

1. Kommunen som ägare och syftet med ägandet

1.1 Allmänt

Kommunen äger bolag och driver företagsverksamhet för att förverkliga kommunala ändamål. Verk- samheten syftar ytterst till att skapa nytta för kommunen (”koncernnytta”) och medborgarna. Det kommunala ändamålet med verksamheten anges i bolagsordningens syfte och verksamhetsföremål. Det utvecklas i ägardirektiv till bolaget.

1.2 Fullmäktiges och övriga organs roller

Kommunfullmäktige beslutar om att God sed skall tillämpas i kommunen. Kommunstyrelsen är det organ i kommunen som utövar ägarrollen och har uppsikt över bolagen. Kommunstyrelsen och

bolagsstyrelsen skall föra en återkommande dialog om ändamålet med verksamheten och hur det skall komma till uttryck.

1.3 Delägda bolag

Reglerna i god sed skall tillämpas i tillämpliga delar i delägda bolag. Vad som är tillämpliga delar skall avgöras utifrån ägarförhållandena, verksamhetens art och omständigheterna i övrigt. I delägda bolag avtalar kommunen med övriga aktieägare i ett aktieägaravtal om hur ägandet skall utövas i bolaget.

2. Bolagsstämma

2.1 Bolagsstämmans uppgifter

Aktieägares lagstadgade inflytande i bolaget utövas vid bolagsstämman, som är bolagets högsta beslut- ande organ. Endast genom beslut på bolagsstämman kan bolagets aktieägare ge bindande ägardirektiv till bolaget. Ägardirektiv till bolaget skall, i frågor av principiell beskaffenhet eller annars större vikt, före beslut på bolagsstämman behandlas i kommunfullmäktige eller, i andra frågor, i kommunstyrelsen eller moderbolagets styrelse.

2.2 Bolagsstämmans genomförande

Bolagsstämman kan genomföras som stämmosammanträde eller som stämma per capsulam. Om bolags- stämman skall genomföras som stämmosammanträde skall 2.3-2.6 tillämpas. Om bolagsstämman skall genomföras som stämma per capsulam skall 2.4 och 2.6 tillämpas. Om stämma genomförs per capsulam skall kommunen bestämma hur information skall lämnas som annars skulle lämnats på stämman.

2.3 Kallelse till ordinarie bolagsstämma

Bolaget skall sträva efter att bolagets aktieägare och andra som har rätt att närvara vid stämman genom kallelsen till bolagsstämman får relevant, tydlig och begriplig information om de ärenden som skall behandlas. Styrelsens förslag till beslut av bolagsstämman skall tillställas bolagets aktieägare och återfinnas på ägarens eller bolagets hemsida i så god tid som möjligt och senast två veckor före stämman. Förslag till beslut som framlagts av aktieägare skall hållas tillgängliga hos bolaget och återfinnas på ägarens eller bolagets hemsida. Kallelsen till bolagsstämma och annan information av allmänt intresse om de ärenden som skall behandlas på stämman skall finnas på bolagets hemsida.

(5)

KOMMUNSTYRELSEN

TELEFON 0303-23 80 00 vx

FAX 0303-132 17

HEMSIDA www.kungalv.se

aktier. Bolagets aktieägare skall utfärda ombudsinstruktion. Instruktionen skall omfatta hur ombudet skall rösta i på stämman förekommande ärenden. Om instruktionen omfattar hur ombudet skall rösta i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars större vikt är rätten att utfärda instruktion förbehållen kommunfullmäktige.

2.5 Genomförande av stämmosammanträde

Bolagsstämman öppnas av styrelseordföranden eller den som styrelsen har utsett till att öppna stämman om inte bolagsordningen innehåller annan bestämmelse. Stämman väljer sedan stämmoordförande.

Bolagsstämman i de kommunägda bolagen skall vara öppen för kommunfullmäktiges ledamöter. Dessa skall ha närvaro- och frågerätt. Bolagsstämmans ordförande skall se till att den som har närvaro- och frågerätt på ett tillfredsställande sätt ges möjlighet att ställa frågor på bolagsstämman.

2.6 Protokoll från bolagsstämman

Vid bolagsstämman skall protokoll föras. Protokollet skall tillställas aktieägare, styrelseledamöter, revisorer och lekmannarevisorer samt i förekommande fall registreras hos Bolagsverket. Protokoll från senaste ordinarie bolagsstämma och därefter hållen extra bolagsstämma skall återfinnas på bolagets hemsida. Till justeringsman vid bolagsstämman skall utses någon som har rösträtt på stämman.

3. Bolagsstyrelse

3.1 Styrelsens uppgifter

Styrelsen ansvarar för organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter i enlighet med gällande lagar och andra regler som gäller för bolaget. Styrelsens huvudsakliga uppgifter är att fastställa strategin för bolagets verksamhet, säkerställa att bolaget har en effektiv ledning, följa upp och kontrollera verk- ställande direktörens förvaltning, se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan beslut fattas i bolaget i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars större vikt samt se till att bolagets aktieägare och omvärld informeras om bolagets utveckling och ekonomiska situation. Styrelsen skall, med utgångspunkt i bolagets intresse och kommunens ändamål med verksamheten så som det kommit till uttryck i bolagsordningen och ägardirektiv, konkretisera och genomföra målen för bolagets verksamhet samt se till att bolaget har en adekvat strategi, organisation och verksamhetsstyrning för att uppnå dessa mål.

Styrelsen skall årligen utvärdera verkställande direktörens insatser, varvid endast styrelseledamöterna skall närvara.

Styrelsen skall fortlöpande följa upp och utvärdera bolagets verksamhet mot kommunens ändamål med verksamheten och de mål och riktlinjer som fastställts. Styrelsen skall se till att kontrollen över bolagets ekonomiska situation är tillfredsställande, att bolagets riskexponering är väl avvägd, att redovisning och finansförvaltning håller hög kvalitet och kontrolleras på ett betryggande sätt samt att bolaget har god intern kontroll.

Styrelsen skall se till att det finns tillfredsställande kontroll av att bolaget följer de regler som gäller för bolagets verksamhet.

Styrelsen skall se till att erforderliga riktlinjer fastställs för bolagets uppträdande i etiskt hänseende gentemot anställda, kunder, leverantörer och det omgivande samhället i övrigt.

Styrelsen skall diskutera hur uttalanden till allmänhet och massmedia skall göras i bolagets namn.

Styrelsen skall årligen utvärdera sitt eget arbete. Utvärderingen skall minst omfatta om styrelsen saknar någon kompetens för att kunna utföra sina uppgifter, om dess arbetsformer fungerar och om den är organiserad på lämpligt sätt när det gäller eventuell arbetsfördelning. Om styrelsens kommer fram till att

(6)

3(6)

KOMMUNSTYRELSEN

TELEFON 0303-23 80 00 vx

FAX 0303-132 17

det finns brister som behöver åtgärdas skall styrelsen åtgärda bristerna eller anmäla dem till bolagets aktieägare.

3.2 Tillsättande av styrelse, styrelsens storlek och sammansättning

Styrelseledamöterna i kommunägda bolag skall utses av kommunfullmäktige och anmälas på bolags- stämman. I delägda bolag skall kommunen med beaktande av 3 kap. 18 § kommunallagen komma överens med övriga aktieägare om hur styrelseledamöter skall utses.

Styrelsen skall ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund i övrigt. När kommunen och de politiska partierna bereder val av styrelse- ledamöter bör därför bolagets behov av mångsidighet och kompetens i styrelsen beaktas. En jämn könsfördelning i styrelsen skall eftersträvas.

3.3 Styrelsens ledamöter

En styrelseledamot är syssloman i förhållande till bolaget. Det innebär att ledamoten är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg som erfordras för att på bästa sätt tillvarata bolagets intresse. En

styrelseledamot skall alltså verka för att kommunens ändamål med verksamheten så som det kommer till uttryck i bolagsordningen och ägardirektiv förverkligas.

En styrelseledamot skall ha den kunskap om bolagets verksamhet, marknad och omvärldsförutsättningar i övrigt som erfordras för att kunna göra självständiga bedömningar av bolagets angelägenheter och konstruktivt bidra till att fullgöra styrelsens uppgifter.

Ny styrelseledamot skall genomgå en introduktionsutbildning om bolaget, dess verksamhet, organisation, marknad m.m. samt den utbildning i övrigt som styrelseordföranden och ledamoten gemensamt finner lämplig för att ledamoten skall kunna fullgöra sitt uppdrag.

3.4 Arbetstagarledamöter eller arbetstagarrepresentanter

Arbetstagarna i ett kommunägt bolag har rätt att utse styrelseledamöter och suppleanter för dessa enligt lagen om styrelserepresentation. Om förutsättningarna för detta är för handen kan kommunen i stället låta bolaget avtala med arbetstagarorganisationerna om att arbetstagarrepresentanter som inte är styrelseledamöter skall utses.

3.5 Styrelsens ordförande

Styrelsens ordförande skall se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina åligganden. Ordföranden skall särskilt:

• organisera och leda styrelsens arbete, uppmuntra en öppen och konstruktiv diskussion i styrelsen i vilken samtliga ledamöter deltar och skapa bästa möjliga förutsättningar för styrelsens arbete,

• se till att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om bolaget och dess verksamhet samt i övrigt får den utbildning som krävs för att styrelsearbetet skall kunna bedrivas effektivt,

• upprätthålla kontakt och dialog med bolagets aktieägare i syfte att styrelsen skall känna till ägarnas synpunkter i fråga om bolagets övergripande mål och strategi och andra viktigare frågor,

• ha fortlöpande kontakt med och fungera som diskussionspartner och stöd för bolagets verkställande direktör samt se till att styrelsen utvärderar verkställande direktörens arbete,

• se till att styrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag,

• kontrollera att styrelsens beslut verkställs, samt

• se till att styrelsen årligen utvärderar sitt arbete.

3.6 Styrelsens arbetsformer

Styrelsens lagstadgade instruktioner i form av arbetsordning, instruktion för verkställande direktören samt rapporteringsinstruktion skall vara anpassade till bolagets förhållanden och vara så tydliga, ut-

(7)

KOMMUNSTYRELSEN

TELEFON 0303-23 80 00 vx

FAX 0303-132 17

Förnyad prövning skall göras varje år, även om ny styrelse inte tillsatts under året. Utan särskilda skäl bör styrelsen inte inrätta styrelseutskott, arbetsutskott eller presidium med särskilda beslutsuppgifter.

Styrelsen skall sammanträda i den omfattning som erfordras för att hinna behandla de frågor som ankommer på styrelsen. Styrelsens arbete måste vara organiserat så att styrelsen kan ägna tillräcklig tid åt alla viktiga frågor. Den löpande rapporteringen bör vara strukturerad så att uppföljnings- och

kontrollfrågorna inte tar större del av styrelsens tid i anspråk än att särskilt de strategiska frågorna kan ägnas den uppmärksamhet de kräver.

Vid styrelsens sammanträden får endast styrelseledamöter, verkställande direktör och vid enskild fråga av verkställande direktören utsedd föredragande, styrelsens sekreterare och andra personer som styrelsen beslutar skall ha närvarorätt delta. Vilka personer som har varit närvarande skall antecknas i protokollet från sammanträdet.

Styrelsens ordförande skall efter samråd med verkställande direktören fastställa förslag till dagordning för styrelsens sammanträden samt se till att dessa är väl förberedda och genomförs effektivt.

Beslutsunderlag och förslag till beslut i ett ärende skall ge en saklig, utförlig och relevant belysning av det ärende beslutet gäller. Beslut skall inte fattas i en viktig fråga som inte varit upptagen på

dagordningen, såvida inte styrelsen enhälligt beslutar att så skall ske. Styrelsen får enligt lag inte besluta i ett ärende, om inte såvitt möjligt samtliga styrelseledamöter har fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet och tid att sätta sig in i underlaget. Skriftligt material inför styrelsesammanträde bör normalt tillställas ledamöterna senast en vecka före sammanträdet.

Innan beslut i frågor av principiell betydelse eller annars större vikt fattas i bolaget skall kommunfull- mäktige beredas tillfälle att ta ställning. Varje styrelseledamot skall självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla och föra fram de uppfattningar och göra de ställningstaganden detta föranleder.

Styrelseledamot skall begära den kompletterande information som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen skall kunna fatta väl underbyggda beslut.

Styrelsens protokoll skall tydligt återge vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som funnits för respektive ärende samt innebörden av de beslut som fattats. Ett färdigt protokoll skall sändas till eller hållas tillgängligt för styrelsens ledamöter senast två veckor efter styrelsesammanträdet. Styrelsens sekreterare skall vara fristående från styrelse och bolagsledning.

3.7 Verksamhetsrapportering, finansiell rapportering och internkontroll

Styrelsen ansvarar för såväl årlig som löpande verksamhetsrapportering till bolagets aktieägare. Den årliga verksamhetsrapporteringen görs i årsredovisningen och skall innehålla redovisning av hur väl bolaget uppfyllt ägarens ändamål med verksamheten så som det kommit till uttryck i bolagsordningen och ägardirektiv.

Styrelsen ansvarar för att bolagets finansiella rapportering sker i överensstämmelse med god redovisningssed. Av den finansiella rapporteringen skall framgå på vilket regelverk den grundas.

Styrelsen skall se till att bolaget har god intern kontroll och fortlöpande hålla sig informerad om och utvärdera hur bolagets system för intern kontroll fungerar. Styrelsen skall inför varje år upprätta en internkontrollinstruktion för bolaget.

3.8 Styrelsens relation till revisorerna och lekmannarevisorerna

Styrelsen skall se till att ändamålsenliga relationer med bolagets revisorer och lekmannarevisorer

upprätthålls. Styrelsen skall överväga att en gång varje år sammanträffa med revisorerna utan närvaro av någon från företagsledningen.

Styrelsen skall dokumentera på vilket styrelsen säkerställer

• ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet i bolaget,

(8)

5(6)

KOMMUNSTYRELSEN

TELEFON 0303-23 80 00 vx

FAX 0303-132 17

• kvaliteten i rapportering om verksamhet och ekonomi och intern kontroll,

• bedömning och uppföljning av bolagets risker, samt

• hur bolaget kommunicerar med bolagets revisorer och lekmannarevisorer.

4. Verkställande direktör

4.1 Verkställande direktörens uppgifter

Verkställande direktören är syssloman i förhållande till bolaget. Det innebär att verkställande direktören är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg som erfordras för att på bästa sätt tillvarata bolagets intresse. Verkställande direktören skall alltså verka för att kommunens ändamål med verksamheten så som de kommer till uttryck i bolagsordningen, ägardirektiv och styrelsebeslut förverkligas.

Verkställande direktören skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar samt se till att bolagets bokföring och medelsförvaltning sköts på ett betryggande sätt.

Verkställande direktören ansvarar för att förse styrelsen med den information om bolaget och dess verksamhet samt det underlag i övrigt styrelsen behöver för sitt arbete.

Verkställande direktören skall se till att styrelsen får ett så sakligt, utförligt och relevant informations- underlag som erfordras för att styrelsen skall kunna fatta väl underbyggda beslut. Verkställande direktören skall se till att styrelsen hålls informerad om utvecklingen av bolagets verksamhet mellan styrelsens sammanträden

.

4.2 Tillsättande av verkställande direktör

Styrelsen utser och entledigar verkställande direktör. Styrelsen skall innan beslut samråda med kommunstyrelsen.

4.3 Ersättning till verkställande direktören

Kommunfullmäktige skall fastställa riktlinjer eller principer för ersättning till verkställande direktör i de kommunägda bolagen. Riktlinjerna skall fastställas genom ägardirektiv. Riktlinjerna eller principerna bör omfatta

• fast respektive rörlig ersättning,

• pension,

• uppsägningstid,

• avgångsvederlag,

• övriga förmåner.

Verkställande direktörens rätt att ha bisysslor skall regleras i anställningsavtal.

4.4 Vice verkställande direktör

Reglerna om verkställande direktör skall i tillämpliga delar gälla också vice verkställande.

5. Revisorer

Bolagets revisor skall i den utsträckning som följer av god revisionssed granska räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Bolagsstämman får ge revisorn ett utökat granskningsuppdrag i den mån det inte strider mot lag, bolagsordningen eller god revisionssed.

6. Lekmannarevisorer

Lekmannarevisorerna i kommunägda bolag skall utses av kommunfullmäktige och anmälas på

bolagsstämman. I delägda bolag skall kommunen med beaktande av 3 kap. 18 § kommunallagen komma överens med övriga aktieägare om hur lekmannarevisorer skall utses.

(9)

KOMMUNSTYRELSEN

TELEFON 0303-23 80 00 vx

FAX 0303-132 17

tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig.

Bolagsstämman får ge lekmannarevisorn ett utökat granskningsuppdrag i den mån det inte strider mot lag, bolagsordningen eller god sed för lekmannarevisorer inklusive god sed för hur allmän granskning skall genomföras.

7. Information om bolagsstyrning m.m.

De kommunägda bolagen skall i årsredovisningen lämna information om:

(1) Att utvärdering av styrelsen och verkställande direktören genomförts.

(2) Styrelseledamöterna, nämligen

• ålder, huvudsaklig utbildning eller arbetslivserfarenhet,

• uppdrag i bolaget och väsentliga uppdrag i andra företag och organisationer,

• väsentliga aktieinnehav eller andra intressen i företag som bolaget har affärsförbindelser med,

• vilket år ledamoten invaldes i styrelsen, samt

• övriga uppgifter som kan vara av betydelse för bedömningen av ledamotens kompetens och lämplighet.

(3) Hur styrelsearbetet bedrivits, inkluderande eventuell arbetsfördelning, antal sammanträden, genomsnittlig närvaro samt vem som varit sekreterare vid styrelsens sammanträden.

(4) Hur den interna kontrollen, både vad gäller uppfyllande av bolagets syfte, av ägaren

beslutade verksamhetsmål och finansiell rapportering, är organiserad och hur väl den fungerat under senaste räkenskapsåret.

(5) Hur bolagets risker bedömts och följts upp.

(6) Hur bolaget kommunicerar med revisorerna och lekmannarevisorerna.

(7) Verkställande direktören, nämligen:

• ålder, huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet,

• väsentliga uppdrag i andra företag och organisationer, samt

• väsentliga aktieinnehav och intressen i företag som bolaget har affärsförbindelser med.

(8) Vilka ärenden som bolaget överlämnat till kommunen för att bereda kommunfullmäktige tillfälle att ta ställning.

Kommunägda bolag skall ha en hemsida som nås via kommunens hemsida. Om bolagets ägare bestämmer det kan information om bolaget i stället finnas på kommunens hemsida. När information lämnas på kommunens eller bolagets hemsida skall reglerna i personuppgiftslagen beaktas.

(10)

1(1)

KOMMUNSTYRELSEN

TELEFON 0303-23 80 00 vx

FAX 0303-132 17

HEMSIDA www.kungalv.se Tjänsteskrivelsemall skapad 041115

KONCERNPOLICY för Kungälvs kommun, helägda bolag och Kungälvsbostäder

Kommunfullmäktige 2005-06-20, §139

Koncernpolicyn uttrycker Kungälvs kommuns intentioner för bolagen och Kungälvsbostäder och för samarbetet dem emellan, sammanfattat och i koncentrat.

Koncernpolicyn ska ses över årligen och omarbetas vid behov.

Ekonomisk styrning och uppföljning

• Finansieringsverksamheten ska bedrivas så att kapital förvaltas och upplåning sker på det för hela koncernen mest fördelaktiga sättet. Långfristig upplåning och långfristig kapital-placering ska ske i samråd med kommunens finansfunktion.

• Alla enheter i koncernen ska, när det formellt är möjligt, anslutas till koncernkontosystemet.

• Periodbokslut och budget ska presenteras för kommunfullmäktige.

Kommunnytta, samsyn och samordning

• Verksamheten ska bedrivas så att den utförs på det för hela koncernen mest fördelaktiga sättet.

Samordningsmöjligheter i koncernen ska utnyttjas.

• Internrekrytering ska eftersträvas och underlättas.

• Anställningar med likvärdiga arbetsuppgifter och anställningsvillkor ska ges samma löneförmåner.

• Den gemensamma intentionen i koncernen är att så långt som möjligt undvika att personal sägs upp. Alla alternativ inom alla koncernenheter ska prövas.

• Kungälvs kommuns normer för upphandling och inköp ska följas. I den mån det låter sig göra ska bolagen medverka i samordnad upphandling.

• Försäljning av varor och tjänster, liksom utbyte av varor och tjänster ska eftersträvas och underlättas.

• Kommunens policyn ska vara vägledande för alla enheter inom koncernen.

Forum för dialog

• Bolagens och Kungälvsbostäders VD:ar ingår i kommunens ”ledarrådslag”.

• Bolagens och Kungälvsbostäders VD:ar och ekonomer ingår kommunens ”bolagsgrupp”, som har planerade möten fyra gånger per år och är ett forum för gemensam planering, samråd och informationsutbyte.

• Kommunstyrelsens presidium möter bolagens och Kungälvsbostäders presidier till dialog i samband med tertialrapport 1 och när aktuella ärenden eller förhållanden påkallar ett möte.

Styrdokument för ”Koncernen Kungälvs kommun”

1. God sed för styrning av Kungälvs kommuns helägda bolag

2. Bolagsordning och ägardirektiv är styrdokument för de helägda bolagen

3. ”Gemensam viljeyttring för Kungälvsbostäder” är styrdokument för stiftelsen Kungälvsbostäder.

4. Koncernpolicyn

5. ”Kungälvs-processen” är en beskrivning av vår gemensamma värdegrund och vår strävan.

6. Vision, balanserat styrkort, arbetsordning för styrelsen och instruktion för VD är styrdokument som respektive styrelse fattar beslut om. Visionen ska uttrycka hur man vill/kan bidra till att kommunens gemensamma vision uppnås.