Instruktion till avropsblankett och utvärderingsmall Säkerhetssystem

(1)

Kammarkollegiet

PM 1 (19)

KlEricss

C:\Users\KlEricss\Documents\Bevakningstjänster\Instruktion till avropsblankett och utvärderingsmall - Bevakningstjänster, version 3.2.doc

Inköpscentralen Klas Ericsson

2011-05-03

ÄNDRAD 2011-05-16

Instruktion till avropsblankett och utvärderingsmall – Säkerhetssystem

1. Inledande kommentarer

I samband med att avrop görs från de statliga ramavtalen för

Bevakningstjänster (53-0079-2009) rekommenderas att använda den

avropsblankett som har tagits fram av VHS Upphandling/Kammarkollegiet.

Syftet med avropsblanketten är att tydliggöra den avropande

organisationens behov av bevakningstjänster och möjliggöra en utvärdering av leverantörernas priser vid en förnyad konkurrensutsättning. Blanketten fungerar alltså både som avropsförfrågan och avropssvar och riktar sig således till såväl avropande organisationer som till ramavtalsleverantörerna.

För att få en översikt över leverantörernas avropssvar och en sammanställning inför tilldelningsbeslut fyller avroparen även i en

utvärderingsmall. Detta dokument beskriver översiktligt hur blanketterna är uppbyggda samt vad man som avropare och leverantör ska tänka på när man fyller i dem.

Observera att för att kunna genomföra ett korrekt avrop som leder till en för den avropande organisationen god affär, krävs ett förarbete som innefattar att man har preciserat sina behov inom det aktuella tjänsteområdet. För att genomföra avropet krävs normalt en kompetensmässig mix omfattande kunskap inom säkerhetsområdet, grundläggande upphandlingskunskap samt ett visst grundläggande Excelkunnande. Det är således en god idé att bilda en arbetsgrupp som består av såväl personer med kunskaper inom

säkerhetsområdet som upphandlare eller inköpare som tillsammans kan arbeta fram underlaget till avropsförfrågan.

Hur avropet i övrigt ska gå till beskrivs dels grundläggande i

ramavtalsbilaga 2 - ”Avropsrutiner” samt mer utförligt i dokumentet ”Guide för att underlätta ert avrop” som finns under rubrikerna ”Dokument”

respektive ”Stöd” på www.avropa.se, Bevakningstjänster.

Kammarkollegiets ambition är att tillhandahålla den information och de

verktyg som efterfrågas av användarna av avtalet. Det är därför viktigt att

eventuella synpunkter eller önskemål skickas till förvaltningsansvarig för

ramavtalen. Kontaktuppgifter finns på www.avropa.se.

(2)

Kammarkollegiet

PM 2 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

2. Ladda ner avropsblanketten

Avropsblanketten, liksom utvärderingsmallen, finns att ladda ner från www.avropa.se/bevakningstjänster under rubriken ”Stöd”. Ladda ner filerna genom att klicka på länken och spara filerna på lämpligt ställe på din dator.

3. Avropsblankettens uppbyggnad

Blanketten består av en MS Excel-arbetsbok med fem flikar - försättssida, uppgifter om avropande organisation, uppgifter om ramavtalsleverantör, därefter en flik för tjänsteområde A och motsvarande flik för tjänsteområde B. Generellt sett är ljust gulmarkerade rutor avsedda att fyllas i av den avropande organisationen. Blåmarkerade rutor är avsedda att fyllas i av ramavtalsleverantören. Glöm inte att för varje avdelning markera aktuellt val med ”kryssrutorna”. Arbetsbokens flikar är i utgångsläget skyddade så att endast rutor avsedda att fyllas i kan editeras. Om någon ruta inte ger tillräckligt med utrymme finns alltid möjlighet att utveckla texten i en separat bilaga. Glöm inte att tydligt ange vilka bilagor som bifogas.

4. Flik 1 – Försättssida

Den första fliken består endast av en försättssida som är avsedd att användas i samband med att avropsblanketten skrivs ut. Här kan den avropande organisationen exempelvis ange beteckningen på avropet.

5. Flik 2 – Uppgifter om avropande organisation

Under fliken ”Avropande organisation” ska den avropande organisationen bl.a. fylla i organisationens kontaktuppgifter, sista svarsdag och

avropssvarets giltighetstid.

6. Flik 3 – Uppgifter om leverantören

Under fliken ”Leverantörsuppgifter” ska den ramavtalsleverantör som

svarar på avropsförfrågan fylla i uppgifter om adress och kontaktperson. Här

kan också behörig företrädare för leverantören underteckna avropssvaret om

detta begärs insänt i pappersformat, vilket kan vara lämpligt med tanke på

upphandlingssekretessen.

(3)

Kammarkollegiet

PM 3 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

7. Flik 4-5 – Avropsförfrågan och avropssvar per län för tjänsteområde A (Stationär och ronderande bevakning) och B (Skyddsvakter)

Avrop av bevakningstjänster sker länsvis och per tjänsteområde. Vid avrop väljer ni först aktuell flik, tjänsteområde A och B, därefter anger ni vilket län avropet gäller, dvs. där bevakningsobjektet är beläget, och skickar den ifyllda blanketten till antagna leverantörer för det aktuella tjänsteområdet i det aktuella länet. Se www.avropa.se för uppgifter om vilka leverantörer som ska tillfrågas i respektive län, leverantörernas kontaktuppgifter, takpriser etc.

Har myndigheten behov av bevakningstjänster i flera län görs avrop för respektive län. Samma avropsblankett kan användas för avrop i flera län och från bägge tjänsteområdena samtidigt genom att kopiera respektive flik i erforderligt antal, en ny flik per län. Alternativt gör man en separat blankett per län och tjänsteområde. Valet beror på om man vill skicka samtliga uppgifter till alla tillfrågade leverantörer i alla län eller om man vill

begränsa utskicket så att varje tillfrågad leverantör endast får den förfrågan som är relevant för den leverantören.

Objektsavtalets längd – Här anger ni t.o.m.

vilket datum som objektsavtalet ska löpa samt om det finns optioner på förlängning av avtalet (anges i månader eller år). Tänk på att objektsavtalet inte får löpalängre än 3 månader efter ramavtalets upphörande och är beroende på om Kammarkollegiet förlänger ramavtalet med leverantören.

Avropade tjänster – Här markerar ni vilka produkter och tjänster som ska avropas.

Aktuellt län – Här anger ni vilket län avropet avser.

Endast ett (1) län kan anges. Avser avropet flera län får ni antingen kopiera fliken eller hela blanketten.

(4)

Kammarkollegiet

PM 4 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Bilagor – Markera om uppdrags- beskrivning och t.ex. objektsför-

teckning och ritningar bifogas. Specificering av avropade tjänster – Orter – Här anger ni först på vilken eller vilka orter (inom det aktuella länet) som tjänsten eller tjänsterna ska utföras.

Startdatum – här anger ni när uppdraget ska starta. Tänk på att en ny leverantör måste få skälig tid på sig att förbereda uppdraget.

Omfattning – Här kan ni välja att kortfattat beskriva

omfattningen av avropet, och i övrigt hänvisa till bifogad uppdragsbeskrivning. Är det ett mycket begränsat avrop kan det räcka att precisera det här.

(5)

Kammarkollegiet

PM 5 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Tillkommande krav – Om ni i avropet önskar ställa något eller några av de angivna tillkommande kraven på leverantören, markerar ni i respektive ruta samt beskriver kortfattat vad kravet innebär, alternativt hänvisar till uppdragsbeskrivningen. Ange även om leverantören ska bifoga några bevis eller intyg för att verifiera att de uppfyller kraven.

Om flera tjänster avropas – var noga med att ange vilket tillkommande krav som gäller vilken av de avropade tjänsterna!

Se ramavtalsbilaga 2 för närmare beskrivning av tillkommande krav.

(6)

Kammarkollegiet

PM 6 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Pris för schemalagd bevakning – För schemalagda tjänster, enligt er bifogade uppdragsbeskrivning, ska ni ange uppskattat antal timmar som tjänsterna beräknas generera under den ovan angivna avtalsperioden.

Avtalsperiod – Här måste ni ange hur lång avtalsperiod era beräknade timmar gäller och som leverantörerna ska beräkna sina priser på. Måste anges för att omräkningen till månadskostnad ska fungera.

Kolumnen i mitten, med gröna rutor, kommer att fyllas i automatiskt när leverantören lämnar sina priser. Omräknade priser summeras ned till en delsumma för varje avdelning och en slutsumma för hela

tjänsteområdet.

(7)

Kammarkollegiet

PM 7 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Månadskostnad –

Totalkostnaden för avropade schemalagda tjänster dividerad med det antal månader som ni angett som avtalsperiod.

Fast pris – Här anger ni om ni vill att leverantören fakturerar er ett fast pris per månad för de schemalagda tjänsterna.

(8)

Kammarkollegiet

PM 8 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Larmcentraltjänster – Om larmcentraltjänster ingår i avropet ska ni ange de typer av larmsystem som tjänsten ska omfatta. Ni måste också ange om det gäller fler än ett system av samma sort, för inbrottslarm även antal larmsektioner, samt hur många månaders abonnemang avropet gäller.

Ni kan välja olika längd på abonnemang för olika larmsystem, leverantören offererar ett pris per år som sedan omräknas till era angivna avtalsperioder.

(9)

Kammarkollegiet

PM 9 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Månadskostnad –Eftersom abonnemangen kanske inte följer den angivna avtalsperioden för schemalagda tjänster och kan skifta inbördes i tid, görs ingen automatisk omräkning.

För att få fram månadskostnader på larmcentraltjänster får man dividera totalkostnaden för respektive larmtyp med de av er angivna antalen månader.

Fast pris – Här anger ni om ni vill att leverantören fakturerar er ett fast pris per månad för larmcentraltjänsterna.

(10)

Kammarkollegiet

PM 10 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Priser för ej schemalagda tjänster – Markera de tjänster som avropas och ange ett uppskattat antal timmar respektive utryckningar som tjänsterna förväntas generera under angiven avtalsperiod. Det behöver inte vara någon exakt siffra utan en rimlig uppskattning baserad på statistik.

Estimatet utgör ingen volymgaranti från er sida.

Totalkostnad – Observera att för ej schemalagda tjänster kan några OB-tillägg inte räknas in i priserna utan tillkommer vid faktureringen.

(11)

Kammarkollegiet

PM 11 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Priser för tilläggstjänster - Samma princip som ovan. Dock med skillnaden att det, för några av tjänsterna, finns utrymme att begära in priser i annan enhet än den föreslagna, eftersom några priser för dessa tjänster inte har utvärderats i ramavtalsupphandlingen.

(12)

Kammarkollegiet

PM 12 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Totalkostnad för tjänsteområdet – Summan i den nedersta rutan är den sammanräknade totalkostnaden för samtliga avropade tjänster för aktuellt län och tjänsteområde (med en viss tillfrågad leverantör). Denna summa för ni över till avropsmallen för utvärdering.

(13)

Kammarkollegiet

PM 13 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

8. Leverantörens svar på avropsförfrågan

Efterfrågade tjänster – Här anger leverantören om de efterfrågade tjänsterna kan offereras eller ej. En kommentar bör också lämnas till varför en efterfrågad tjänst ev. inte kan offereras. Observera att samtliga efterfrågade tjänster ska kunna offereras för att leverantörens avropssvar ska kunna utvärderas. Ett nej innebär således att avropssvaret inte går vidare till utvärdering.

(14)

Kammarkollegiet

PM 14 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Uppfyllande av tillkommande krav – Här kommenterar leverantören hur de

tillkommande krav som ev. ställts kommer att uppfyllas, t.ex. vilka efterfrågade intyg eller andra bevis som bifogas.

(15)

Kammarkollegiet

PM 15 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Priser för schemalagda tjänster – Leverantören lämnar timpriser baserade på avropande myndighets

uppdragsbeskrivning och beräknade antal timmar. Priserna anges exkl. OB- tillägg.

Redovisning av OB-tillägg – Här särredovisar leverantören det totala antalet OB-timmar av olika typer.

OB-tillägg – Här anger leverantören den totala kostnaden för OB-tillägg under avtalsperioden för respektive avropad tjänst. Läggs på det omräknade timpriset.

(16)

Kammarkollegiet

PM 16 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Priser för larmcentraltjänster – Om larmcentraltjänster ingår i avropet ska leverantören särredovisa priser för dessa tjänster, grundat på myndighetens beskrivning av sina larmsystem och behov av larmcentraltjänster.

För de olika larmtyperna beräknas årspriser som sedan omräknas till totalkostnader och summeras ned. För inbrottslarm tillkommer en extra parameter genom antal larmsektioner, därav de tre extra rutorna.

(17)

Kammarkollegiet

PM 17 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Offererade priser för ej schemalagda tjänster – Här lämnar leverantören begärda prisuppgifter för extra bevakningstimmar och larmutryckningar, baserade på myndighetens uppskattade antal för avtalsperioden. Priserna multipliceras automatiskt med angivna estimat och summeras till en totalsumma. Observera att det estimerade antal timmar respektive utryckningar som den avropande myndigheten angett baserar sig på statistik och antaganden och således inte utgör någon volymgaranti. Ev. OB-tillägg tillkommer vid fakturering.

(18)

Kammarkollegiet

PM 18 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

Offererade priser för tilläggstjänster – Leverantören lämnar begärda prisuppgifter för tilläggstjänster, baserade på myndighetens uppskattade antal för avtalsperioden. Priser kan begäras i annan enhet än den angivna och ska då lämnas i den begärda enheten. Leverantören är inte bunden till några takpriser när tilläggstjänster offereras eftersom dessa tjänster inte utvärderades vid ramavtalsupphandlingen. Priserna multipliceras automatiskt med angivna estimat och summeras till en totalsumma. Ev. OB-tillägg tillkommer vid fakturering.

(19)

Kammarkollegiet

PM 19 (

19

)

2011-05-13

ÄNDRAD 2011-05-16

9. Utvärdering av avropssvar

OBS! Endast ljust gulmarkerade rutor ska fyllas i av avropande myndighet.

A – Här har ramavtalsansvarig lagt in de kontrakterade leverantörerna för respektive län och tjänsteområde, dvs de leverantörer som ska tillfrågas och besvara avropsförfrågan, i detta exempel inom tjänsteområde A för Blekinge län .

B – Ange här om respektive leverantör som besvarat avropet har uppfyllt ställda skallkrav. Om en leverantör inte har uppfyllt skallkraven ska heller inget totalpris anges i avdelning C för den leverantören.

C – Här skriver ni in slutsumman från

avropsblanketten. Observera att för leverantörer som inte besvarat avropet eller inte uppfyller skallkraven ska rutan lämnas tom – alltså inte 0 eller streck.

För att snabbt kunna avgöra vilket avropssvar som har det lägsta sammanräknade totalpriset kommer detta automatiskt att framgå av den nedersta rutan.