Riktlinje för behandling av personuppgifter
Datum: 2020-10-01
Uppsala Bostadsförmedling 1/5
Riktlinje för behandling av personuppgifter
Vi på Uppsala Bostadsförmedling värnar om din integritet och behandlar dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.
Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med att dina
personuppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt. Vi vill därför att du ska veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig, hur vi använder dessa och vilka rättigheter du har.
Nedan hittar du information om vilka uppgifter som Uppsala
Bostadsförmedling behandlar om dig, för vilka ändamål, den rättsliga grunden för behandlingen, hur länge uppgifterna sparas och dina rättigheter, inom ramen för kommunal bostadsförmedling reglerad av Lag (2000:1383) om kommunernas bostadsförsörjningsansvar.
Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud
Uppsala Bostadsförmedling AB (org nr: 556109-6628) är ansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för vår
verksamhet.
Kontaktuppgifter Uppsala Bostadsförmedling:
E-post: info@bostad.uppsala.se Telefon: 0771- 71 00 00
Besök: Stationsgatan 32 B, Uppsala
Kontaktuppgifter Dataskyddsombud:
JP Infonet AB,
Kontaktperson Laura Gashi,
E-post: dso.bostaduppsala@jpinfonet.se
Hur personuppgifter behandlas och samlas in
Uppsala Bostadsförmedling samlar in personuppgifter från den
registrerade, antingen via registrering på vår hemsida, via telefon eller vid annan kontakt med Uppsala Bostadsförmedling.
Uppsala Bostadsförmedling registrerar i normalfallet namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer och vid behov efterfrågade uppgifter i form av intyg.
Uppsala Bostadsförmedling 2/5
För att personuppgifter i Uppsala Bostadsförmedlings register ska vara aktuella, inhämtar bolaget regelbundna adressuppdateringar från adresstjänster.
Känsliga personuppgifter
Uppsala Bostadsförmedling behandlar endast känsliga personuppgifter när detta är nödvändigt för verksamheten och som en förutsättning för uppdraget. Detta med stöd av Lag (2000:1383) om kommunernas bostadsförsörjningsansvar.
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Uppsala Bostadsförmedling hanterar generellt personuppgifter baserat på den rättsliga grunden uppgift om allmänt intresse. Detta utifrån uppdraget om kommunal bostadsförmedling och att bolaget är en kommunal myndighet.
Administration av bostadskön
Uppsala Bostadsförmedling behandlar personuppgifter för att administrera förmedlingsrelaterad verksamhet och att kommunicera med registrerade. Denna behandling sker med stöd av den rättsliga grunden uppgift av allmänt intresse.
Du är inte skyldig att lämna dina personuppgifter till Uppsala
Bostadsförmedling. Om du väljer att inte lämna dina personuppgifter blir dock följden att du inte kan registrera dig i bostadskön och söka hyresbostäder.
Tillgodose förordningskrav och krav från uppdragsgivare
Uppsala Bostadsförmedling behandlar personuppgifter för att tillgodose förordningskrav samt tillgodose behov från bolagsstyrelsen,
moderbolaget Uppsala Stadshus AB, Uppsala Kommun. Även för att tillgodose behov från andra myndigheter samt forskningsinstitutioner där det handlar om att kunna följa upp, utvärdera och kvalitetsgranska bostadsförmedlingens verksamhet, exempelvis budgetarbete,
internkontroll, revision och statistikunderlag.
Denna behandling sker med stöd av den rättsliga grunden rättslig förpliktelse. Endast relevanta personuppgifter för ändamålet behandlas och avidentifieras i så stor utsträckning som möjligt.
Uppsala Bostadsförmedling 3/5
Direkt marknadsföring
Uppsala Bostadsförmedling behandlar bostadssökandes personuppgifter för marknadsföringsåtgärder avseende
förmedlingsverksamhet, med stöd av den rättsliga grunden uppgift av allmänt intresse utifrån vårt berättigade intresse att marknadsföra våra tjänster och produkter för att kunna bedriva kommunal
bostadsförmedling enligt Lag (2000:1383) om kommunernas bostadsförsörjningsansvar.
Samverkan med hyresvärdar
Uppsala Bostadsförmedling behandlar personuppgifter om
bostadssökande som vid kontraktsförslag delas med hyresvärdar.
Bostadsförmedlingen och hyresvärdarna har olika ändamål med sin behandling av personuppgifter och därför föreligger ingen
biträdesrelation. Bostadsförmedlingens rättsliga grund för att lämna över personuppgifter till hyresvärdar grundas i uppgift av allmänt intresse.
Lagring av personuppgifter
Som kommunal myndighet ska bostadsförmedlingen följa offentlighets- och sekretesslagens samt arkivlagens regler för hantering av allmänna handlingar. Information som kommer in till bolaget blir allmänna handlingar. Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. Detta omfattar även allmänna handlingar som innehåller personuppgifter och känsliga personuppgifter.
I bolagets informationshanteringsplan finns aktuella gallringsbeslut för de allmänna handlingar som efter en viss tid får raderas.
Uppsala Bostadsförmedling är skyldig att spara räkenskapsinformation där personuppgifter kan förekomma i tio år enligt bokföringslagen.
Personuppgifter kan även sparas ytterligare tid än enligt lagkraven ovan, detta för att man i efterhand ska kunna följa upp, utvärdera och kvalitetsgranska bolagets verksamhet.
Uppsala Bostadsförmedling raderar eller anonymiserar personuppgifter som det inte längre finns rättslig grund att behandla.
Överföring av uppgifter till annan myndighet
Uppsala Bostadsförmedling är skyldig enligt olika lagkrav att på begäran överlämna de personuppgifter som statliga myndigheter eller Uppsala
Uppsala Bostadsförmedling 4/5
kommun bedömer vara nödvändiga för att kunna fullgöra sina
myndighetsuppgifter. Överföringen sker därmed med stöd av grunden rättslig förpliktelse.
Uppsala Bostadsförmedling överlämnar i vissa fall personuppgifter till underleverantörer för marknadsförings-, informations- och
uppföljningsändamål. Bostadsförmedlingen säkerställer då genom personuppgiftsbiträdesavtal att personuppgifter inte behandlas för andra ändamål än avtalat.
Överföring till tredje land utanför EU/EES
Uppsala Bostadsförmedling överför inte personuppgifter till länder utanför EU/EES. Bolaget har personuppgiftsbiträdesavtal med sina driftsleverantörer som säkerställer att personuppgifter inte överförs till tredje land.
Sociala medier
Du ska aldrig skicka känslig information till oss via sociala medier, till exempel personnummer eller kontaktuppgifter till dig själv eller någon annan. Om integritetskänsliga eller andra känsliga uppgifter
förekommer i Uppsala Bostadsförmedlings sociala medier tar vi bort dem. Detta då informationen även kan bli tillgänglig utanför EU/ESS och vi hänvisar till respektive tjänsts informationspolicy.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att få veta om och hur Uppsala
Bostadsförmedling behandlar dennes personuppgifter samt efter skriftlig, undertecknad begäran få ett registerutdrag över de personuppgifter som finns registrerade.
Den registrerade har även rätt att begära rättelse av felaktiga eller missvisande uppgifter. Uppsala Bostadsförmedling kan dock inte tillmötesgå önskemål om radering om dina personuppgifter behövs för att fullgöra vårt uppdrag eller det finns en annan laglig grund eller de framgår av en allmän handling.
Den registrerade har rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör denne som har lämnats till Uppsala
Bostadsförmedling i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).
Den registrerade har alltid rätt att avböja att dennes personuppgifter används för direkt marknadsföring, vilket inkluderar profilering i den
utsträckning som denna har ett samband med sådan direkt marknadsföring.
Den registrerade har rätt att inkomma med klagomål på
bostadsförmedlingens personuppgiftsbehandling antingen direkt till Uppsala Bostadsförmedling eller till Datainspektionen.
Uppdaterades den 2020-10-01
Uppsala Bostadsförmedling Telefon: 0771-71 00 00 Stationsgatan 32 B E-post: info@bostad.uppsala.se
