Övergripande analys

Efter att ha analyserat påverkansfaktorerna främst var för sig så behövs även en övergripande analys där de kopplas samman i relation till projektplaneringen som

Eriksson-Zetterquist (2007) påvisar att organisation, planering och struktur är viktigast för att skapa en mer samhällsenlig respons. Inom större projekt är det vanligt att skapa en behovs- eller kravgrupp. (Tonnquist 2010) förklarar hur gruppen har som uppgift att identifiera och analysera krav och behov som eventuellt kan dyka upp. Den komplexa epidemin gjorde att MSB:s projekt behövde expandera. Detta påverkade även vilken analysförmåga projektorganisationen efterfrågade. Eftersom projektet blev storskaligt behövdes det även en större utredning och en behovsgrupp togs fram. Denna skapade möjligheter till att få fram väsentliga behov om exempelvis riktlinjer om Medevacplanen.

Blomé (2004) beskriver hur projektmodeller ofta används för att underlätta projektets arbetsprocess. Modellerna har som syfte att skapa en trygghet inom företaget och den paketerade kunskapen sammanfattar erfarenheter för hur organisationen skall dra nytta av dem. Inom ebolainsatsen fanns det ingen uttalad projektmodell vilket kan ha påverkat riktlinjer och erfarenhetsåterföring inom organisationen. I relation till Blomés (2004) påstående om att det är nödvändigt att ha en projektmodell påvisade projektledarna hur de otydliga behoven skapade svårigheter med att anpassa projektorganisationen. Detta bland annat på grund av att de otydliga behoven försvårade arbetet med en bilda en god personalstruktur och en röd tråd.

Inom biståndsprojekt beskriver Christensen och Kreiner (2012) hur det är vanligt att det finns acceptanskriterier, exempelvis vilket sluttillstånd som skall råda när projektet är genomfört. Inom fallstudien vi undersökt var enda kravet att ebolaepidemin skulle stoppas. Den enda övergripande acceptansprocedurer, det vill säga regeringsdirektivet var att MSB skulle bistå med logistik och sjukvårdsuppgifter vilket skulle leda till att den stora smittspridningen skulle begränsas. Som Jansson och Ljung (2004) menar behöver det göras en analys för vilka krav som beskriver när projektet anses klart; en kravspecifikation.

Ebolainsatsen hade en stor avsaknad av dessa aspekter, då projektledarna själva fick försöka skapa riktlinjer för vad som var bäst för projektet i fråga. Det fanns endast kravspecifikationer skapade av projektledarna själva vilket motsäger

Jansson och Ljungs (2004) teori om att det bör finnas klara kravspecifikationer från direktivet.

Tonnquist (2010) beskriver hur resultaten ofta förmedlas i en progressrapport. Där nedtecknas vad som kan tänkas påverka planeringen av de återstående delarna av projektet samt har som syfte att kunna förhindra framtida komplikationer.

Projektet hade inte en typisk progressrapport, men diarieförde kontinuerligt arbetet och möten vilket hade samma syfte som en progressrapport.

Boin och Lagadec (2000) och Eriksson-Zetterquist (2007) påpekar hur det är viktigt med metoder och rutiner som underlättar arbetet både för projektledare och personal. Ordning och reda är optimalt, men i komplexa projekt blir det svårt att upprätthålla. Respondenterna i studien var överens om att metoder och rutiner är viktiga för en effektiv projektplanering, men anser att i det aktuella fallet så blev detta bristande, på grund av faktorer så som press och krisens säregna karaktär.

Detta stärks av Christensen och Kreiner (2012) som menar att vi lever i en ofullkomlig värld, vilket tenderar att komplicera projektplanering. Internationella utvecklingsprojekt har globalt fokus och är ofta multisektoriella. Det finns både sociala, politiska och tekniska aspekter som behöver tas i beaktning vilket ofta skapar mer komplexitet än traditionella projekt. Det finns för få forskare som kritiskt skildrat projekt i utvecklingsländer och de teorier och metoder som finns kopplade till dessa typer av projekt är därmed inte utvecklade och är ofta felanpassade (Ika & Hodgson (2014). Det kommer hela tiden mer och mer bevis på att dessa traditionella metoder inte är applicerbara på alla projekt då många är alldeles för komplexa och skildrar en helt annan typ av projekt (Ika & Hodgson (2014). Detta är något som vår studie kan styrka.

6 Diskussion och slutsatser

I diskussionen belyses de mest utmärkande aspekterna som framkommit under studiens gång. De tre huvudfaktorer och dess slutsatser diskuteras, samt relationen mellan dessa faktorer. Detta mynnar ut i rekommendationer för liknande framtida projekt. Avslutningsvis diskuteras intressant vidare forskning.

Studiens syfte var att ta reda på hur faktorerna: krisens karaktär, politiskt initiering och utvecklingsland påverkade planeringsarbetet i MSB:s storskaliga krishanteringsprojekt gentemot ebolaepidemin i Västafrika 2014-2015.

Vi anser att fallstudien är ett tydligt exempel på hur samhället hela tiden är föränderlig. Att planera projekt i ett föränderligt samhälle är mycket komplext.

Vårt forskningsbidrag är tänkt som en hjälp för att tydliggöra och även komplettera tidigare forskning inom området samt skapa en förståelse för våra valda huvudfaktorer som påverkar projektplaneringen av en krisinsats i ett utvecklingsland. Vår analysmodells huvudfaktorer som kopplats till projektledningen är därför krisens karaktär, politiskt initiering och utvecklingsländer. Resultaten visar att det finns ett starkt samband mellan de valda huvudfaktorerna samt att många av dessa påverkade MSB:s projektplanering vid ebolaresponsen.

Utifrån studien kan det konstateras att det finns mönster på hur projektplaneringen blir påverkad av olika faktorer. Alla tre faktorer skapade både möjligheter och svårigheter i projektplaneringen men det är svårt att säga i vilken utsträckning faktorerna påverkade då det inte finns någon jämnförelsedata. Möjligen hade arbetsbelastningen varit lika hög även om projektet inte var politiskt initierat då det ändå var en storskalig, pågående epidemi. Alla projektledare som intervjuats är dock helt överens om att krisens karaktär var det som påverkade planeringsarbetet mest. Ofta är projekt styrda av budget och tidsmål, men då undersökningen handlat om projektplaneringen kopplat till en epidemi fanns det inget tydligt mål som kunde följas, riktlinjen var endast att ebolaepidemin skulle stoppas. Enligt Tonnquist (2008) definieras ett projekt av tre kategorier; tydligt mål, bestämd tidsperiod och en egen budget. Denna studie visar på att fallstudien inte hade en bestämd tidsperiod då målet var att stoppa ebolaepidemin. Projektet utgick snarare ifrån de två andra kategorierna; ett mål och en egen budget. Men

som Tonnquist (2008) förklarar är det vanligt att vid uppstart av ett projekt inte fylla samtliga kategorier utan en stor del av uppstarten av projektet går ut på att nå samtliga tre kriterier. Faktumet att det var omöjligt att veta ett slutdatum och omfattning på grund av krisens karaktär, kan således ha varit en stor bidragande orsak till att projektledarna upplevde svårigheter eller behövde omplanera under en längre tid.

Vidare visar studien hur projektledning har en central roll och att planeringen i sig är den största kritiska framgångsfaktorn. På grund av krisens karaktär och den bristande möjligheten att skapa ett tydligt mål har planeringsarbetet varit komplext. Som tidigare nämnts var målet att utrota sjukdomen vilket inte säger någonting om hur tids- och budgetramar skall behandlas. Projektplaneringen behöver enligt både vår studie och den traditionella projektledningen göras systematiskt, dock visar studien att planeringsarbetet behövde, på grund av krisens karaktär, vara mer flexibel och anpassningsbar för att då få en mer behovsanpassat respons.

Vår syn är att fallstudien går emot den traditionella projektledningsteorin och merparten av de personer vi intervjuat menar att det inte går att tillämpa exempelvis projekttriangeln som utgångspunkt för humanitära projekt i ett utvecklingsland. Denna typ av projekt är många gånger diffus och väldigt abstrakt vilket kan innebära att det huvudsakligen inte går att förlita sig på den traditionella projektledningsteorin. Troligtvis kan projektets humana värden så som insatspersonalen hälsa missas om traditionella ekonomiska och tidsparametrar dominerar intresset. Studien har skapat en insikt i hur komplext och problematiskt ett projekt kan vara. Komplexiteten speglas genom krisens karaktär och hur dödlig sjukdomen var, samt att epidemin utspelade sig i utvecklingsländer långt bort.

På grund av bristfällig information var det svårt att analysera vilka behov som fanns, för att underlätta denna fas grundade MSB en behovsgrupp vars syfte var att ta fram godtycklig information. Effekten av denna behovsgrupp liknar den traditionella förstudie som Jansson och Ljung (2004) förklarar i teorikapitlet. I denna grupp ingick flera organisationer med förståelse för krisens karaktäristiska

initierade projekt. Således kunde behovsgruppen bilda en grundläggande analys för hur projektet skulle utvecklas och planeras, samt då möjliggöra för en mer riktad respons. Samarbetet skapade en grundkompetens som förhoppningsvis skall underlätta för ytterligare svenska humanitär respons om en ny epidemi inträffar.

Vår genomförda intervjustudie med de projektledare som var involverade i vald fallstudie påvisar tydligt flexibilitetens betydelse i ett utvecklingsprojekt med tydliga karaktärsdrag. Den traditionella projektledningen motsade detta till den graden att den ofta förknippas med att arbeta i faser och inte tar hänsyn till utomstående faktorer som kan påverka projektets planering. För att skapa en behovsanpassad respons som lyssnar och är lyhörd på samhällets förutsättningar behöver projektorganisationen vara medveten om att kulturella, politiska och sociala aspekter kan påverka både planering och resultat. I och med att projektet genomfördes i ett så kallat utvecklingsland speglar resultaten hur det skapades missuppfattningar mellan MSB och andra involverade partners. För att få en förståelse för varandras kulturer och normer är det såldes viktigt att dela kunskap om lokal praxis och värderingar.

Det står klart för oss att de huvudsakliga förändringarna inom offentliga projekt behöver vara att få ett mer öppet förhållningssätt mot flexibilitet och att vara anpassningsbara. Humanitära insatser och politiskt initierade projekt kan behöva gå ifrån den traditionella projektledning och ta ett större helhetsgrepp mot att tillgodose vad samhället önskar samt vad det finns för påverkansfaktorer istället för att fokusera på budget- och tidsaspekter. Genom att införa metoder för att ta tillvara på kunskap samt lära sig av sina misstag kan humanitär respons göras mer tydlig och lättförståelig både för projektledare och andra involverade instanser.