Politisk initiering

Initialt fick MSB ett uppdrag från regeringen att genomföra sjukvårds- och logistikinsatser i de eboladrabbade området i Västafrika. Fyra av projektledarna anser att MSB fick uppdraget på grund av att den svenska regeringen har förtroende för dem samt att myndigheten sedan tidigare har erfarenheter inom humanitära stödinsatser. Att projektet var just politiskt initierat medförde påverkan på två stora aspekter – mandatet och belastningen.

4.4.1 Mandat

Intervjuerna påvisar att MSB fick ett brett mandat, men det beskrev endast vad som skulle genomföras, ingenting om hur det skulle göras. Att MSB fick ett mandat från regeringen underlättade dock visst operativt arbete. Det tydliga mandatet i regeringsbeslutet underlättade bland annat rekrytering av personal, exempelvis nyrekrytering av sjukvårdspersonal. Detta var positivt då sjukvård inte är något som ingår i MSB:s personalpool i vanliga fall.

”Det var ju bra, för det var ju mandat från högsta ledningen i Sverige, det underlättade för oss, som myndighet, vi fick mandat.” - PL3

Även möjligheterna till samarbete ökade, då MSB nu blev en starkare aktör bland inblandade myndigheter och organisationer. För att koordinera och projektleda hela insatsen skapade MSB en behovsgrupp som grundade sig i samarbete mellan olika svenska myndigheter. Den stora komplexiteten i ebolaepidemin gjorde att många myndigheter blev involverade och behövde samarbeta på ett sätt de tidigare inte gjort. Exempelvis ökade samarbetet mellan MSB, Socialstyrelsen, Karolinska Institutet och Folkhälsomyndigheten, vilket var ett samarbete som kanske inte hade varit lika naturligt utan beslutet.

PL1 anser att det politiska inte påverkade planeringen, det var snarare informationsvägarna som skilde sig mot de traditionella projekt MSB arbetar med.

Tre av de projektledare som intervjuats anser att projektarbetet underlättades då det var initierat från regeringen. Många myndigheter arbetade mot samma mål vilket skapade en större tydlighet i projektledarens planering. Kommunikationen och samarbetet mellan olika myndigheter fungerade också väl vilket inte alltid är självklart annars då olika aktörer tvingas samman. De politiska aspekterna tenderade även att skapa en större förståelse mellan individer och myndigheter då alla arbetade mot samma mål vilket i det stora hela var att stoppa spridningen av ebolaepidemin.

Det högre mandatet ändrade också positioneringen mellan aktörerna. Nu var MSB en huvudaktör. Fem av respondenterna påpekade att relationen med exempelvis SIDA påverkats, då MSB vanligtvis är de som ansöker om pengar till insatser hos just SIDA, men denna gång var rollerna ombytta och MSB stod överst, då den ändrade maktpositionen skapade nya situationer.

”Vi var inte lika beroende av SIDA, då det var lite ändrade spelregler”

– PL 2

”För ovanligheternas skull hade vi befogenheterna vi ville och fick.” – PL 1

Däremot fanns det större internationella organisationer som fortfarande stod över dem. En av de intervjuade beskriver hur de ville åka till Sierra Leone för att utföra ett mer behovsanpassat projekt, dock hade de svårt att stå emot Världshälsoorganisationen som initialt koordinerat arbetet mot ebolaepidemin.

Tillsammans beslöt de istället att MSB skulle åka till Liberia vilket gjorde att de första planerna som gjordes var lönlösa och behövde planeras om vid ett flertal tillfällen.

4.4.2 Belastning

Den politiska initieringen genererade även ökad press i form av högre krav, inte enbart från regeringen som gett direktivet utan även och främst inifrån det egna huset.

“Eftersom cheferna blir pressade ställer de högre krav på oss” - PL 2

Storleken på projektet och det viktiga uppdraget skapade en högre press och ett behov av att leverera, vilket skapade press nedåt i leden. Då Justitiedepartementet behövde underlag från cheferna ville således cheferna ha rapporter från projektledarna. Två av respondenterna spekulerade kring att om insatsen varit grundad i den egna organisationen istället hade de haft bättre arbetsro, eftersom de inte haft det högre kravet på cheferna från Generaldirektör och Regering. De interna processerna under projektets gång samt kommunikationen mellan de ansvariga projektledarna fungerade väl, dock hade fler individer behövts för att få en mer humanitär arbetsbörda. Den inre drivkraften att hjälpa andra människor i nöd tenderar att ta överhand på sin egen hälsa. Sverige är ett rikt land i jämförelse med länderna i Västafrika, vilket gör att de involverade projektledarna ansåg att hur mycket de än arbetade kunde de inte få det sämre än de drabbade människorna i Västafrika.

Den politiska initieringen genererade även vissa negativa och tidsförödande arbetsuppgifter. Exempelvis tog rapporteringen till andra myndigheter extremt mycket tid vilket skalade bort viktig operativ projektledningstid. Exempelvis kände en projektledar att de fick lägga mycket onödig tid på att skapa PMs och snygga presentationer, vilket en av respondenterna uttryckte enligt följande:

”Samtidigt måste vi ju skriva PM eller powerpoint-slides, så det blir ju väldigt stökigt, går åt massa extratid till rapportskrivning och sådana saker.” – PL 2

Mycket tid gick alltså åt till att skicka och göra rapporter till övriga aktörer och uppåt i leden. Denna tid togs från den operativa planeringen av själva insatsen.

En av de stora utmaningarna i projektplaneringen var just projektets storlek. MSB hade ansvar för en mycket stor insats, med många inblandade aktörer. Att vara spindeln i nätet i ett stort projekt tar tid och kraft. Det var tidskrävande att kommunicera med övriga myndigheter – tid som togs från övrig planeringstid.

Att det var ett politiskt initierat projekt skapade även vissa byråkratiska hinder i det operativa arbetet. Exempelvis stod byråkratin i vägen för att rekrytera en projektadministratör i ett tidigt skede. Detta genomfördes dock senare vilket underlättade och tog bort en stor administrativ börda från projektledarna.

4.5 Utvecklingsländer

Att projekt genomförs i ett utvecklingsland är enligt respondenterna en del av det ordinarie arbete som MSB genomför i linjeorganisationen. Det var ingenting nytt utan många av aspekterna som skildras i ett utvecklingsland är saker projektledarna arbetar med varje dag. Intervjuerna skildrar dock flera faktorer som påverkar projektplaneringen i ett utvecklingsland. Dessa är infrastruktur, politiska skillnader och kulturella skillnader.

4.5.1 Infrastruktur

När MSB genomför projekt i ett utvecklingsland påverkar logistiken planeringen i stor utsträckning. Dels så är infrastrukturen är helt annan mot den i västvärlden, vilket påverkar transporter, men även kommunikationen.

”För det första är det ju flera hundra mil till insatsen så det är ju väldigt svårt att få sig en förståelse kring vad som sker där nere.” – PL3

Kopplat till att det specifika projektet skulle arbeta mot att stoppa en epidemi påverkades projektledningen av landets möjligheter till egen respons.

Projektledarna beskriver hur de var tvungna att ha insatslandets infrastruktur i åtanke vid planeringen då dessa länder inte har samma sjukvård eller kommunikationsmöjligheter som i Sverige. Exempelvis saknades el och rinnande vatten i Greenville. Dessutom var hamnen i Monrovia stängd (på grund av sjukdomen) vilket försvårade möjligheterna att transportera in tung utrusning och MSB blev istället tvungen att använda flygtransporter.

”Snarare än att det var ett U-land så var hamnen stängd under ebolautbrotten och det påverkade ju möjligheter för det logistiska, då man var tvungen att flyga in tung utrustning. I Greenville, 37 mil ut i skogen, där fanns ingen el och då kan man ju se problem med infrastruktur, internet fungerade väldigt sporadiskt och inget rinnande vatten, allt det påverkar ju en insats. Kommunikation blir drabbad och arbetsförhållande för personal.” – PL4

Konsekvensen av alla svårigheter orsakade av infrastrukturen är främst att det medförde en längre startsträcka vid uppstart, men även flertalet komplikationer under tiden. Kommunikationsbehovet kunde delvis inte tillfredsställas på grund av tekniska brister i infrastrukturen, exempelvis brist på tillgång till internet. Detta medförde att det blev väldigt svårt för projektledningen att få en bild av vad som

hände på plats. Det skapade även en osäkerhet för vissa rekryter nere på plats då de också upplevde en informationsbrist.

Vidare skapade kommunikationssvårigheterna en utmaning för projektledarna. PL 2 uttrycker att ”För mig som projektledare har ju insatsens svårigheter och lättheter berott på insatschefen på plats” och att detta ”innebär enkelt att jag som projektledare får lita på min insatschef”. Även kommunikationen på plats var annorlunda mot den de vanligen använder sig av i mer teknologiskt utvecklade länder. Den muntliga kommunikationen tenderade vara minst lika viktig som mailkontakt. Detta ledde i sin tur till att det på grund av kulturella skillnader skapades stora missförstånd, då värderingar och normer som för de planerande svenskarna ansågs självklara – vilket de inte var för lokalbefolkningen.

Insatschefen fick således försvara och förklara de svenska normerna för lokalanställda på plats nere i Liberia. Att lokalbefolkningen inte var mottaglig för informationen var således också en svårighet som de upplevde. Ökad tydlighet och en större förståelse för kulturen på plats hade underlättat.

Väl på plats skapade kulturella skillnader kommunikationskomplikationer. De skilda kulturella bakgrunderna gav upphov till missförstånd.

4.5.2 Politiska skillnader

Utvecklingsländer har ofta politiska och ekonomiska svårigheter som påverkar planeringen av ett projekt. Fyra av de intervjuade styrker att det var svårt att få till avtal med myndigheter på plats samt att det logiska tänkandet skiljer sig på grund av de kulturella skillnaderna som finns. Det uppstod även problem där lokalbefolkning övertog materiel som tillhörde insatsen.

Att få till avtal visade sig vara en betydande svårighet. Myndigheterna på plats var svåra att förhandla och komma till beslut med.

”Vårt utrikesdepartement i ambassaden i Monrovia har ju inte lyckas få till ett avtal med deras UD som exempel. Det är svårt ibland att se logiken i deras beslutsfattning - en dag kan den vara helt om än en annan dag när det gäller...” PL2

En av orsakerna som ges kring att sluta avtal var korruptionsaspekten. Politiska intressen påverkade avtal samt vad som kunde utföras.

”Vi ville öppna ett utbildningscenter men det gillade inte vissa politiker i insatslandet då politikerns bror ägde hotellet där nuvarande utbildning skedde och de vill inte förlora pengar - vilket kan betyda hinder för avtal.” – PL 2

4.5.3 Kulturella skillnader

Även de kulturella skillnaderna påverkade avtalen. Kulturella skillnader och värderingar påverkade även projektets intressenter. Detta skapade svårigheter med att få till kontrakt då de inte såg på projektet på samma sätt som MSB och att de gick in med olika förutsättningar och förväntningar. Det finns regler, ibland oskrivna, som bör följas, vilket kan ses i följande exempel:

”När vi kom överens med den lokala fotbollsklubben och skulle bygga ett responscenter skulle den lokala klubben klippa gräs kom vi överens om en viss lön, och det var vad de föreslog själva, och så kom de nästa dag och jobbade 2 timmar och sedan ville de ha vatten och mat, men det stod inte i avtalet. Vi saknade ju resurser till det och det blev en konfliktsituation där vi som MSB-personal upplevde det som ganska obehagligt då det var 20 ungdomar med machete som viftade i luften och var upprörda eftersom dom inte fick vatten och mat. Vi var inte i någon fara, men det var obehagligt. Jag fick förklarat för mig senare att ger man 5 dollar om dagen för arbete ska man hålla dem med vatten och mat, annars kostar det 10 dollar per dag, så en enkel kulturell skillnad.” – PL4

Fyra av respondenterna påpekar att kommunikationsproblem kunde uppstå med de lokalt anställda, främst på grund av värderingar och normer – inte språket.

Engelska var trots allt huvudspråket i insatsländerna. Däremot kunde språket ställa till bekymmer längre ut i markerna. Till exempel i Greenville så talas en viss dialekt av engelska som var mer svårförståelig.