I detta avsnitt presenteras en bedömning av övningens tre övergripande mål och tio underliggande mål och dess indikatorer.
A. Aktörerna har en god förmåga att hantera ett allvarligt oljeutsläpp enligt uppsatta rutiner och regelverk.
1. Aktörerna förstår sitt ansvar utifrån gällande regelverk.
Tar del av material (beslutsunderlag) som finns tillgängligt för staben och beskriver organisationens ansvar.
Bedömer om organisationen är berörd av händelsen och vilket ansvar den har enligt regelverket.
Utifrån information som lämnas vid den regionala samverkanskonferensen inleder respektive stab sitt arbete. I kommunernas stabsarbete framgår vilket ansvar
kommunen (och de olika förvaltningarna) har. Länsstyrelsen bedömer att dess stab i denna händelse ansvarar för att ta fram kunskapsunderlag, bidra med expertstöd och svara på kommunernas frågor, använda miljöatlas för att prioritera områden samt fördela nationella förstärkningsresurser. Målet är uppfyllt.
2. Aktörerna tillämpar sina planer i sin hantering av händelsen.
Krisledningsplan eller motsvarande finns tillgänglig i staben och följs av stabens funktioner.
Kriskommunikationsplan eller motsvarande finns tillgänglig i staben och följs av stabens funktioner.
Oljeskyddsplanen finns tillgänglig i staben och följs av stabens funktioner.
Vid ett utsläpp av olja till havs bör krisledningsplan, kriskommunikationsplan och oljeskyddsplan användas som stöd i hanteringen. Stabsarbetet genomfördes funktionsindelat enligt plan i samtliga organisationer. Användning av
kriskommunikationsplan varierar, men samtliga staber har någon/några som arbetar med kommunikation. När det gäller oljeskyddsplaner så användes de i samtliga organisationer. Det noterades dock behov av att uppdatera oljeskyddsplanerna i olika utsträckning. Målet är uppfyllt.
3. Aktörerna utformar och följer gemensamt framtagna rutiner utifrån vad händelsen kräver.
• Bedömer hur länge händelsen förväntas pågå och dess möjliga konsekvenser på samhället och egen organisation.
• Bedömer egen uthållighet och förmedlar eventuellt behov av personella resurser från andra aktörer.
• Fastställer en övergripande samverkansstruktur (t.ex. mötesfrekvens, omfattning av samverkan, ansvar och roller).
• Deltar enligt överenskommen samverkansstruktur.
Då övningen varade endast sex timmar upplevdes det vara svårt att hinna genomföra någon utförlig analys av konsekvenser av oljepåslaget. Aktörerna påbörjade dock både analys av konsekvenser och planering för att ha tillräckligt med personella och materiella resurser. Laholms kommun skulle behövt stöd från Hylte, men hann inte begära dessa i övningen. Varbergs kommun begärde resurser enligt avtal med Entropi. När det gäller fördelning av resurser för räddningstjänst beslutades det på den första samverkanskonferensen att resursbeställning ska ske via HILL. Det skulle
20 ha behövs ytterligare samverkan om hur dessa rutiner mellan länsstyrelsen och HILL
ska fungera.
I och med de samverkanskonferenser som genomfördes fanns det en övergripande struktur för samverkan. Övrig samverkan genomfördes i WIS, genom enskilda telefonsamtal och genom RAKEL. Halmstads kommun upplever att strukturen för samverkan inte var tillräcklig då information från Länsstyrelsen inte nådde staberna på BAS. Målet är delvis uppfyllt.
Sammanfattning för mål A
På frågan ”Hur tycker du att följande mål har uppnåtts?” svarade 12 procent av deltagarna Mycket bra, 38 procent Bra, 32 procent Acceptabelt och 2 procent Mindre bra. Övriga valde att motivera sina svar. Vissa kunde inte bedöma måluppfyllelse då de inte var insatt i eller använde sig av uppsatta rutiner och regelverk eller då vissa organisationer endast testade den tekniska utrustningen.
Det finns en blandad uppfattning om hur organisationernas staber fungerade från mycket bra till bristfälligt. Det som kan förbättras är till exempel information mellan förvaltningarna, information och direktiv från stabschef samt att alla förvaltningar som är berörd av händelsen deltar. Flera tar upp att de resurser, den kunskap och kompentens som finns tillgängliga idag inte är tillräckliga för att klara ett skarpt läge.
Framförallt materialbristen nämns som ett problem.
Övningsdeltagarna fick också frågan ”Använde du den digitala miljöatlasen under övningen? Motivera varför eller varför inte du använde den.” 21 av 75 svarade att de använt den digitala miljöatlasen under övningen. Huvudorsaken var att få kartor på de prioriterade områdena och hur dessa bör skyddas för att använda det som underlag i prioritering av resurser. Miljöatlasen användes även av någon för att se vilken information andra aktörer har tillgång till. De som använde den uppgav att det fanns ovana i att använda verktyget.
Orsakerna till att deltagarna inte använde miljöatlasen var bland annat att uppgiften inte ingick i ens roll och att andra i staben använde den och informerade vid behov, det saknades kännedom om att den fanns eller hur den fungerade samt att det inte fanns tid. Det saknas information i miljöatlasen för Laholms kommun. I Halmstads, Varbergs och Falkenbergs kommuner finns insatskort som gav tillräcklig information om prioritering av kuststräckor. Detta kan ha påverkat användningen.
Den samlade bedömningen är att mål A endast är delvis uppfyllt. De övade
organisationer hade förståelse för sitt ansvar och använde sina planer. Aktörerna kan dock bli bättre på att utforma mer detaljerade rutiner för samverkan utifrån vad händelsen kräver.
B. Aktörerna har en god förmåga att i samverkan på regional nivå samordna hanteringen ett allvarligt oljeutsläpp
4. Aktörerna tar del av andras avsikter och insatser och beaktar det i sin egen hantering av händelsen.
• Förmedlar och tar del av lägesbild i samverkanskonferenser.
• Följer regelbundet andra aktörers rapporteringar i WIS.
• Rapporterar vid sin interna stabsgenomgång om andra aktörers åtgärder
21 Det finns tidigare erfarenhet i länet av att förmedla och ta del av lägesbild genom
samverkanskonferenser och detta fungerade också under övningen. Nya tekniska system användes och försvårade spridning av lägesbild något. Mer om detta under mål C. Det behövs dock ökad kontakt mellan samverkanskonferenserna för att uppdatera lägesbild och lösa frågeställningar. Många saknade en samlad regional lägesbild.
WIS är ett viktigt verktyg för att förmedla lägesbild i länet. Samtliga aktörer uppdaterade sin lägesbild i WIS och samtliga, utom Kungsbacka, hade en utsedd funktion att följa händelseutvecklingen i WIS. I till exempel Varbergs stab satte man löpande upp utdrag från WIS på väggen. I länsstyrelsens stab finns behov av att utveckla att flera berörda i staben får del av det som förmedlas i WIS.
Samtliga aktörer hade också interna stabsgenomgångar efter
samverkanskonferenserna där man bland annat rapporterade om andra aktörers åtgärder. Dock är det oklart om informationen om andra aktörers åtgärder påverkade de beslut som fattades. Kungsbacka anger att det inte påverkade. Målet är delvis uppfyllt.
5. Aktörerna tar fram en gemensam inriktning och agerar efter denna i sin egen hantering av händelsen.
• Beslutar gemensamt om inriktning för att begränsa utsläppets konsekvenser.
• Vidtar åtgärder enligt gemensam inriktning och lägesbild.
En regional inriktning presenterades på den första samverkanskonferensen. Flera kommuner beslutade också om en inriktning för sin kommun. Både Laholm och Kungsbacka fick ta del av länsstyrelsens prioritering av resurser, vilket i praktiken innebar att kommunerna fick fokusera på att hantera händelsen med egna resurser.
Kommunerna upplevde att det inte fanns en gemensam inriktning för prioritering där de varit delaktiga. Halmstad kommun upplevde att informationen om gemensamma inriktningar borde varit tydligare. Samverkan om prioritering av skyddsvärda områden borde ha skett i större utsträckning då resurserna var mycket begränsade.
Målet är delvis uppfyllt.
6. Aktörerna samordnar och förmedlar information till allmänhet och media.
• Samverkar genom en samverkanskonferens för kommunikatörer.
• Identifierar informationsbehov och –resurser.
• Samordnar ett gemensamt budskap mot media och allmänhet kontinuerligt med händelsens utveckling.
Under det initiala skedet var det problematiskt för motspelet att komma i kontakt med Laholms kommun där numret gick till växeln, som inte visste var de skulle vända sig, och med länsstyrelsen, som inte svarade på numret som fanns att tillgå till
kommunikationsfunktionen initialt. Även upplysningsfunktionen på Halmstads kommun var svår att nå initialt på grund av tekniska handhavande problem. Aftonpressen skrev även en felaktig artikel angående tidpunkt för oljepåslaget, vilken inte fick någon respons från Falkenbergs kommun som var berörd.
Ingen särskild samverkanskonferens hölls med kommunikatörerna utan informationsbehov (bl.a. presskonferens) identifierades på den ordinarie
22 samverkanskonferensen. Därefter samverkande kommunikatörerna på telefon.
Länsstyrelsen tog fram pressmeddelande och talepunkter och stämde av detta med kommunerna. Länsstyrelsen tog även fram en FAQ som också kommunerna kunde hänvisa till eller publicera på sin webb. Information spreds även via sociala medier, radio och 113 13. Övningstekniskt så publicerades all information i WIS.
Utifrån de samtal kommunerna fick in från allmänhet och media gjordes en analys av informationsbehovet. Även interna informationsbehov täcktes i till exempel
Falkenbergs och Varbergs kommuner då interna webbplatser uppdaterades. Målet är uppfyllt, även om inte en samverkanskonferens genomfördes.
7. Aktörerna prioriterar begränsade statliga och privata resurser för både skydd och sanering för att möta samhällets hjälpbehov så effektivt som möjligt.
• Identifierar sina skyddsvärda och prioriterade områden utifrån Digital miljöatlas och andra beslutsunderlag.
• Redovisar egna tillgängliga resurser vid samverkanskonferenser.
• Framför sitt eget resursbehov.
• Avgör gemensamt vilka skyddsvärden som bör prioriteras utifrån Digital miljöatlas eller andra beslutsunderlag den regionala lägesbilden och nyttjar resurserna utifrån denna inriktning.
Samtliga kustkommuner identifierade sina skyddsvärda och prioriterade områden utifrån Digital miljöatlas (DM) och andra beslutsunderlag. Laholm identifierade att det inte finns tillräcklig information om Laholm i DM och att informationen i oljeskyddsplanen är gammal, men kunskap fanns internt i kommunen så uppgiften kunde lösas. Kungsbacka använde också DM och hade tidigt i övningen överblick av sina skyddsvärda områden. Halmstad använde både DM och sin oljeskyddsplan samt undersökte konsekvenser på samhällsviktig verksamhet. Varberg planerade arbetet utifrån DM och insatskort i oljeskyddsplanen. Länsstyrelsen identifierade de regionala skyddsvärda områdena utifrån DM och den regionala oljeskyddsplanen.
Kommunerna redovisade endast ett resursbehov och inte egna tillgängliga resurser vid samverkanskonferenserna. Under övningen framgick inte vilka resurser som finns i länet. Det beror högst sannolikt på att det inte finns tillräckliga resurser för oljeskadeskydd i länet. Länsstyrelsen förmedlade att nationella resurser från MSB:s oljeskyddsdepåer fanns tillgänglig. I början av övningen tydliggjordes det att systemledning N (HILL) skulle samordna resurser och en systemledningskonferens hölls mellan räddningstjänsterna. Däremot fungerade inte samverkan mellan
Länsstyrelsen och HILL under resten av övningen då både Länsstyrelsen och HILL tog ett samordningsansvar.
Kommunerna skickade in sina prioriteringar till länsstyrelsen och därefter gjorde länsstyrelsen en prioritering och fördelade resurserna. Kommunerna informeras om denna prioritering. Länsstyrelsen beaktade underlag från alla, men den slutliga prioriteringen avgjordes inte gemensamt. Prioriteringsalternativen skulle troligtvis diskuterats vid ett samverkansforum om det funnits mer tid. Målet är delvis uppfyllt.
Här kan även nämnas att länsstyrelsen avropade resurser från regionala
resursgruppen (RRG) enligt avtal. Därefter kommunicerade ledningsgruppen för RRG till viss del med Länsstyrelsen om behovet/uppdraget. RRG fokuserade på att internt diskutera hur uppgiften skulle hanteras och vilka resurser den krävde. RRG hade som mål att registrera frivilliga ur allmänheten för att stödja Länsstyrelsen, men
23 denna uppgift hanns aldrig med. Ledningsgruppen för RRG skulle samordna FFKs
insats i händelsen och detta fungerade väl eftersom en person från FFK placerades i ledningsgruppen. Ledningsgruppen gav vidare bildmaterial till Länsstyrelsens stab.
RRG deltog dock inte i Länsstyrelsens stabsgenomgångar utan fokuserade på sin uppgift och att få fram ett bra arbetssätt eftersom det var deras första regionala övning.
Sammanfattning för mål B
På frågan ”Hur tycker du att följande mål har uppnåtts?” svarade 6 procent av deltagarna Mycket bra, 41 procent Bra, 28 procent Acceptabelt och 10 procent Mindre bra. Övriga valde att motivera sina svar.
Flera var kritiska mot Länsstyrelsens förmåga att samordna när det gäller information från centrala myndigheter, information om regional lägesbild och fördelning av resurser mellan kommunerna. En deltagare tyckte också att det dröjde lång tid för att få svar från regional nivå på ställda frågor. Detta ledde till brist på information och fördröjning av arbetet i kommunernas och räddningstjänsternas staber.
Ansvarsfördelning och rutinerna för samverkan mellan länsstyrelsen och HILL bör tydliggöras.
Flera deltagare önskade att länsstyrelsen skulle skickat ut kartor som visat lägesbild och olika scenarion utifrån vindriktningar och strömmar. Det vore bra om denna karta uppdaterades kontinuerligt och varje aktör kunde lägga till och redigera innehåll.
Det som upplevdes positivt var att WIS användes för att dela information om kommunernas åtgärder och att staberna fick relevant information efter
samverkanskonferenserna. Skriftliga noteringar är bra för att kunna säkerställa att den muntliga informationen inte misstolkats.
Den samlade bedömningen är att mål B endast är delvis uppfyllt. Det finns förbättringspotential i rutiner och delaktighet när det gäller att samordna och prioritera resurser vid ett allvarligt oljeutsläpp i länet.
C. Aktörerna har grundläggande förmåga att använda förutbestämda sambandsmedel enligt ”Riktlinjer för tekniska stödsystem för regional samverkan i Hallands län”
8. Aktörerna kommunicerar med RAKEL.
• Genomför minst en lägesuppföljning eller samverkansmöte med RAKEL.
Samtliga aktörer deltog i den andra samverkanskonferensen som genomfördes på i RAKEL. Rent tekniskt fungerade konferensen bra, men ljudet var dåligt. Den upplevdels också lite rörig. Målet är uppfyllt.
9. Aktörerna sprider relevant information i WIS.
• Uppdaterar initial lägesbild och därefter kontinuerlig information vid behov.
Samtliga kommuner uppdaterade sin lägesbild i WIS. Räddningstjänsten Halmstad använde bara LUPP under denna övning trots att WIS är tänkt som ett komplement
24 för att kunna dela information externt. Flera aktörer har endast ett fåtal användare i
WIS, vilket försvårar delning och inhämtning av relevant information. Laholm upprättade en egen händelse istället för att använda den regionala händelsen som länsstyrelsen skapat. Den gjordes inte synlig förrän en stund in i övningen.
Information som är väsentlig för den regionala lägesbilden bör alltid delas i den händelse som skapas på regional nivå och anges av länsstyrelsen. Egna noteringar kan för enkelhetens skull också skrivas i samma händelse genom att ändra synlighet till ”endast egen aktör”.
Den information som publicerades i WIS var relevant. Till exempel lades det upp olika lägesrapporter, kallelse till och anteckningar från samverkanskonferenser, FAQ, inriktningsbeslut och kartor över oljans spridning. Målet är uppfyllt.
10. Aktörerna kommunicerar ljud och bild i Lync.
• Uppdaterar initial lägesbild och därefter kontinuerlig information vid behov.
Samtliga aktörer deltog och kommunicerade i Lync (via dator eller telefon). Det fanns olika uppfattning och ljud och bildkvalité. I början var det några minuters fördröjning och Region Halland och Räddningstjänsten i Halmstad in sent i samverkanskonferensen. Länsstyrelsen borde ha väntat tills samtliga deltagare var med i mötet eftersom missad information påverkade genomförandet av övningen för räddningstjänsten. Det var nytt för länsstyrelsen att ha externa deltagare som måste släppas in från lobbyn samtidigt som en Powerpoint redovisades, vilket ledde till viss fördröjning. Det bildspel som KBV visade kunde inte ses av alla. Det behövs ökad användning och träning av samtliga för att samverkan i Lync ska bli smidigare.
Målet är dock uppfyllt.
Sammanfattning för mål C
På frågan ”Hur tycker du att följande mål har uppnåtts?” svarade 6 procent av deltagarna Mycket bra, 30 procent Bra, 38 procent Acceptabelt och 11 procent Mindre bra. Övriga valde att motivera sina svar. Vissa kunde inte bedöma
måluppfyllelse då de inte använde systemen eller hade någon uppfattning om hur andra använde dem.
Det flesta hade synpunkter på användingen av Lync. På grund av ovana fungerade inte samverkanskonferensen lika smidigt som på telefon. Länsstyrelsen började mötet innan samtliga deltagare var uppkopplade. En deltagare efterlyser syftet med att byta arbetsmetod från något som fungerar bra. En brist när det gäller Lync är det nu är väldigt personberoende då att endast ett fåtal har tillgång till systemet i vissa kommuner.
När det gäller WIS svarade ett par deltagare att egen hantering i WIS behöver förbättras. Det finns fortfarande många som saknar WIS-konto. Det behövs mer övning och utbildning för att alla aktörer ska kunna använda de tekniska hjälpmedel som finns på allra bästa sätt.
Länsstyrelsen föreslås hålla i detta. Länsstyrelsen behöver också sprida de fastställda riktlinjerna för tekniska stödsystem.
25 Den samlade bedömningen är att mål C är uppfyllt. RAKEL, Lync och WIS
användes av samtliga aktörer10 och kommunikationen fungerade. Det behövs flera åtgärder för att användningen ska bli enklare och mer effektiv.