Övning Barbro Utvärderingsrapport

Övning Barbro – Utvärderingsrapport

Foto: Oljeutsläpp, MSB

2

Innehållsförteckning

Innehållsförteckning ... 2

1 Inledning ... 4

1.1 Bakgrund ... 4

1.2 Syfte ... 4

1.3 Stödresurs från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap ... 4

1.4 Disposition ... 4

1.5 Källor och upphovsrätt ... 4

2 Planeringsprocessen ... 5

2.1 Planeringsorganisation ... 5

2.2 Planeringsarbete ... 6

2.2.1 Planeringsmöten ... 6

2.3 Dokumentation i planeringsprocessen ... 6

3 Beskrivning av övningen ... 7

3.1 Deltagande aktörer ... 7

3.1.1 Observatörer ... 7

3.2 Scenario ... 7

3.2.1 Hantering under moment 1 ... 8

3.2.2 Hantering under moment 2 ... 9

3.2.3 Diskussion under moment 3 ... 10

3.3 Utvärderingsseminarium ... 10

3.3.1 Måluppfyllnad ... 10

3.4 Övningens resursåtgång ... 11

4 Övningens syfte, mål och utvärderingsmetod ... 12

4.1 Målformulering ... 12

4.2 Övergripande syfte ... 12

4.3 Övergripande mål ... 12

4.4 Aktörernas delmål ... 13

4.5 Utvärderingsmetod ... 13

4.5.1 Grund för bedömning ... 14

5 Utvärdering ... 15

5.1 Planering ... 15

5.1.1 Aktörernas förberedelser inför övningen ... 15

5.2 Genomförande ... 16

5.2.1 Deltagare ... 16

5.2.2 Övning ... 16

5.3 Utvärdering ... 18

3

5.3.1 Genomförande ... 18

5.3.2 Lokala utvärderare (LU) ... 18

5.3.3 Utvärderingsprotokollen ... 18

5.3.4 Enkäter ... 18

5.3.5 Rapportens remiss ... 18

5.4 Övningens övergripande mål ... 19

5.5 Sammanfattning ... 25

6 Framtida arbete ... 26

6.1 Åtgärdsförslag för Hallands län ... 26

Bilaga 1 – Planeringsmål ... 28

Bilaga 2 – Aktörernas delmål ... 31

Bilaga 3 – Åtgärdsplan för oljeskadeskydd i Hallands län ... 33

4

1 Inledning

1.1 Bakgrund

Länsstyrelsen i Hallands län genomför årligen en regional samverkansövning tillsammans med övriga organisationer med ansvar inom krisberedskapen. Den 4 december 2014 genomfördes en övning med fokus på att hantera ett allvarligt utsläpp av olja till havs.

Scenariot valdes på inriktning av styrgruppen för Regionala rådet för samhällsskydd och beredskap i Hallands län. Både länsstyrelse och kommuner har arbetat med att ta

oljeskyddsplaner och beslutsunderlag de senaste åren och det fanns ett behov av att testa planerna.

1.2 Syfte

Syftet med denna rapport är att beskriva och utvärdera övning Barbro. Rapporten blir således ett underlag dels för rapportering av resultat till Regionala rådet för samhällsskydd och beredskap i Hallands län och dels för det fortsatta arbetet med utveckling av

krisberedskapsförmågan generellt och förmågan att hantera utsläpp av olja till havs.

Förhoppningen är aktörer i Halland och andra län kan använda rapporten som stöd i sin övningsplanering.

1.3 Stödresurs från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap

Länsstyrelsen har fått stöd i planering och utvärdering av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) av en resursperson, Göran Krook. MSB har även bekostat en del av

övningen genom ”Anslag 2:4 Krisberedskap”.

Länsstyrelsen rapporterar resultatet av övningen genom denna utvärderingsrapport. Därefter kommer Länsstyrelsen att ta fram en åtgärdsplan som konkret ska visa:

 vilka åtgärder som bör vidtas,

 vilken aktör som bör ansvarar för åtgärden samt,

 när åtgärden bör vara genomförd.

1.4 Disposition

Kapitel 2 beskriver deltagare och roller i planeringsprocessen.

Kapitel 3 beskriver deltagare och scenario i övningarna samt utvärderingsseminarium och resursåtgång.

Kapitel 4 beskriver övningarnas syfte, mål och utvärderingsmetod.

Kapitel 5 innehåller utvärdering av övningarna utifrån genomförande, utvärdering och mål.

Kapitel 6 innehåller förslag på framtida arbete som berör hantering av utsläpp av olja till havs.

1.5 Källor och upphovsrätt

Länsstyrelsen ansvar för all text om inget annat anges. Samtliga deltagande aktörer har fått möjlighet att lämna synpunkter på rapporten innan den har fastställts.

5

2 Planeringsprocessen

2.1 Planeringsorganisation

Länsstyrelsen ansvarar för att en regional samverkansövning genomförs årligen.

Övningsledaren på Länsstyrelsen har ansvarat för hela planeringsprocessen och samordnat planeringsgruppen. Kommunerna har haft utsedda lokala övningsledare (LÖL) som också ansvarat för planering och genomförande. Hos övriga aktörer har det funnits kontaktpersoner.

Deltagare i övningsplaneringen:

 Jörgen Peters, Länsstyrelsen i Hallands län (Övningsansvarig)

 Elin Göransson, Länsstyrelsen i Hallands län (Övningsledare, spelledare)

 Catrin Käldman, Länsstyrelsen i Hallands län (Utvärderingsledare)

 Marcus Johansson och Martin Åkesson, Länsstyrelsen i Hallands län (Teknikansvariga)

 Göran Krook, MSB (Resursperson)

 Carl-Gustaf von Konow, Kustbevakningen

 Stina Carlsson, Kustbevakningen

 Fredrik Tyrén, Kustbevakningen

Deltagare i övningsplaneringen och lokala övningsledare:

 Lars Berggren, Kungsbacka kommun

 Mikael Andersson, Hylte kommun

 Andreas Nilsson, Laholms kommun

 Lars Fredin, Halmstads kommun

 Therese Jouper, Räddningstjänsten Väst för Varberg och Falkenbergs kommuner Motspelsgrupp:

 Ida Gudmundsson, Länsstyrelsen i Hallands län

 Sandra N Andersson, Länsstyrelsen i Hallands län

 Lennart Liljeroth, Räddningstjänsten Storgöteborg

 Stina Carlsson, Kustbevakningen

 Carl-Gustav von Konow, Kustbevakningen Lokala utvärderare (LU):

 Ulrika Haij, Kungsbacka kommun

 Mikael Andersson, Hylte kommun

 Elin Tallqvist, Laholms kommun

 Magnus Ericson, Halmstads kommun

 Hans Andersson, Räddningstjänsten Väst för Varberg

 Mattias Norling, Räddningstjänsten Väst för Falkenbergs kommun

 Ulla-Britt Petersson, Regionala resursgruppen

6

2.2 Planeringsarbete

2.2.1 Planeringsmöten

Planeringsmöte 1: Ramar och inriktning (3/4 kl.14.15-16.00 i Halmstad)

Planeringsgruppen diskuterade övergripande syfte och mål, övningsbehov och målgrupp.

Ramarna för scenariot samt eventuella utbildningsbehov för staberna innan övningen berördes också. Se planeringsmål i bilaga 1.

Planeringsmöte 2: Mål, syfte och utvärdering (23/5 kl.09.00-12.00 på Länsstyrelsen) På mötet behandlade planeringsgruppen roller i övningsplaneringen, erfarenheter från andra övningar samt mer specifika mål med övningen. Förslag på inspel berördes också.

Planeringsmöte 3: Scenario och inspel (25/9 kl.09.00-15.00 på Länsstyrelsen) Mötets fokus var att bygga scenario och ge inspelsförslag i enlighet med framtagna mål.

Scenariot togs fram utifrån tre moment. Extra möte bokades då lokal delmål och indikatorer inte ännu var klara.

Planeringsmöte 3½: Scenario och inspel (27/10 kl.09.00-15.00 på Länsstyrelsen) Planeringsgruppen delades upp i två grupper för att arbeta med varsitt skede. Därefter gick övningsdokumentation, utvärdering och praktiskta detaljer igenom.

Planeringsmöte 4: Avstämning inför övning (7/11 kl.09.00-12.00 på Länsstyrelsen) Planeringsgruppen gick igenom inspelslista och övrigt material samt praktiskta detaljer.

Utvärderingsmöte: (14/1 kl12.00-16.00 på Länsstyrelsen)

Ett möte hölls med planeringsgruppen och lokala utvärderare för att utvärdera planeringen och gå igenom utkast till utvärderingsrapport.

2.3 Dokumentation i planeringsprocessen

Dokument Bilagor Utkom

Inbjudan till övning Barbro

2014-07-25 Övningsbestämmelser –

Planeringsfasen

Kontinuerligt till planeringsgruppen Utvärderings-

bestämmelser

Bilaga 1 Utvärderingsprotokoll för övningsmål Bilaga 2 Utvärderingsenkät för

planeringsorganisation

Bilaga 3 Diskussionsunderlag för övningsdeltagare Bilaga 4 Utvärderingsenkät för övningsdeltagare (webb)

Bilaga 5 Observationsprotokoll

2014-11-04

Övningsbestämmelser – Genomförande Övning Barbro 2014

Bilaga 1 – Aktörers delmål

Bilaga 2 – Underlag för presentation inför övningen Bilaga 3 – Övningssambandskatalog

2014-11-14

Övningslednings- bestämmelser

Momentbeskrivning Barbro 1, 2, och 3 LÖL inspel 1, 2 och 3

Inspelslista m.m.

2014-12-02

Inbjudan till

utvärderingsseminarium

2014-12-17

7

3 Beskrivning av övningen

Övning Barbro genomfördes 4 december 2014 kl.08.30-15.30 som en simuleringsövning med motspel. Mer information om övningen finns i ”Övningsbestämmelser – Genomförande”.

3.1 Deltagande aktörer

Ca 145 personer deltog i övningen från följande organisationer:

 Länsstyrelsen i Hallands län

 Kungsbacka kommun

 Varbergs kommun

 Falkenbergs kommun

 Halmstad kommun

 Laholms kommun

 Hylte kommun

 Region Halland*

 Polismyndigheten Halland*

 Försvarsmakten

 Regionala resursgruppen (RRG)**

 Havs och vattenmyndighetens (HaV) Oljejour***

 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap***

 Kustbevakningen****

*Region Halland och Polismyndigheten Halland medverkade endast i

samverkanskonferenserna för att öva samband genom Lync, WIS och Rakel.

**RRG inledde sin övning under skede 2, kl. 11.00 eftersom de har en längre starttid för att organisera sig. RRG kommer också att öva flygverksamheten genom den Frivilliga

flygklubben (FFK) som kommer att flyga utmed kusten för att simulera övervakning av oljespridningen.

***Oljejouren och MSB övade inte sin verksamhet utan fanns tillgänglig på telefon vid frågor.

****Kustbevakningen (KBV) övade inte egen organisation utan deltog endast som motspel.

3.1.1 Observatörer

Observerande organisationer hos Länsstyrelsen i Halland kommer inkludera Svenska

Sjöräddningssällskapet (SSRS), Länsstyrelsen i Skåne län, Länsstyrelsen i Västra Götalands län, World Maritime University (WMU) och Katastrofhjälp Fåglar och Vilt (KFV).

3.2 Scenario

Det är den 17 april 2015 och larm har inkommit från KBV. Temperaturen ligger på 15C under dagen, med en vind på ca 8m/s. Ett större tankfartyg på väg från Östersjön där fartyget lastat råolja i Primorsk (Rysk hamn i Finska viken). Fartyget hade mer än 100 000 ton med olja ombord och de största tankarna rymmer ca 10 000 ton. Fartyget blev påseglat söder om den

8 danska ön Anholt och i kollisionen skadades en av fartygets lasttankar. KBV bedömer att under de närmsta timmarna kommer ca 3000 ton olja att läcka ut.

Ett dygn senare meddelar KBV att den största delen av oljan som fortfarande är kvar ute till havs kommer att driva nordvart utefter den halländska kusten. Hela kusten från Laholm upp till Halmstad har redan fått ett påslag, Falkenberg och upp till södra delen av Varbergs kommun kommer med mycket stor sannolikhet att drabbas snarast under dagen. Prognosen över strömmarna visar att det är troligt att olja slår i varierande mängd längs med hela kuststräckan i länet, men att oljan kan samlas i större mängder i vrakvikar.

Här nedan beskrivs övergripande hanteringen av händelsen.

3.2.1 Hantering under moment 1

Övningen inleddes med en samverkanskonferens på Lync kl.09.00 där samtliga kommuner, Länsstyrelsen, Militärregion Väst, Region Halland och Polismyndigheten i Hallands län samt KBV deltog. Kallelse tillsammans med en Power Point-

presentation av den samlade lägesbilden lades upp på WIS innan mötet. Mötet innehöll i första hand information från KBV, genomgång av åtgärder, resurs- och samverkansbehov från kommunerna samt Länsstyrelsens genomförda åtgärder samt inriktning enligt följande:

• Skydda människors liv och hälsa

• Ta upp så mycket olja som möjligt till havs

• Skydda områden som är prioriterade i Miljöatlas Minnesanteckningar lades senare upp i WIS.

Efter samverkanskonferensen inleddes arbetet i respektive stab. Media (motspelet) kontaktade samtliga organisationer för att få information efter att de fått tips av en fiskare om olja utanför hallandskusten. Kommunerna informerade att de är medvetna om incidenten och att de inväntar mer information från KBV och Länsstyrelsen.

Hylte kommun svarade att de är tillgängliga för att kunna hjälpa de andra kommunerna i länet. Länsstyrelsen gav ut pressmeddelande och gemensamma talepunkter. Varbergs och Falkenbergs kommuner informerade på sin hemsida, intranät och Facebook. Halmstads och Laholms kommuner informerade på sina hemsidor.

Länsstyrelsen fick fortsatt information från KBV att man har tagit upp 350 ton olja, och att de eventuellt kan ta upp 1200 ton innan mörkret infaller. Därmed drev uppskattningsvis 1500 ton mot hallandskusten. Information från KBV gick i första hand till länsstyrelsen, som ansvarar för att sprida regional lägesbild till

kommunerna.

KBV meddelade senare att det drabbade fartyget behöver dras in till nödhamn och att det behövs ett gemensamt beslut tillsammans med kommunerna om var det är mest lämpligt. Länsstyrelsen och KBV diskuterade om möjligheter att dra in fartyget i Laholmsbukten.

Behovet och fördelning av resurser och framförallt nationella förstärkningsresurser från MSB:s oljeskyddsförråd var en viktig fråga att lösa under moment 1. Under den första samverkanskonferensen kom Länsstyrelsen och HILL överens om att

systemledningen för Halland skulle samordna resurser till räddningstjänsterna. HiLL

9 kontaktade stabschef på Länsstyrelsen och önskade ett förtydligande på kommande

samverkanskonferens hur externa resurser ska fördelas. De meddelade även att RäddSam N kommer att förorda ett övertagande av räddningsledarskapet av länsstyrelsen.

3.2.2 Hantering under moment 2

Strax innan kl.11.00 gav samtliga lokala övningsledare ett nytt inspel till staberna med lägesrapport från ett dygn senare. Det varierar hur LÖL har gjort detta inspel från att enbart informerat stabschef till att delge hela stabsorganisationen

informationen samtidigt.

I inledningen av moment 2 blev det en del förvirring kring tidsförskjutningen och om den presskonferens länsstyrelsen kallat till kl.13.00 hade genomförts (endast ett tekniskt prov gjordes via Bambuser). Kommunerna hänvisade fortsättningsvis i sina kanaler till det pressmeddelande som Länsstyrelsen gett ut. Informationen

samordnades också genom talepunkter och FAQ. De flesta kommuner informerade fortlöpande sina stabsåtgärder samt till viss del även inkomna frågor och vidtagna kontakter.

Under det andra momentet tog turismföretag kontakt med aktörerna för att få veta konsekvenserna av utsläppet och hur det skulle påverka turismnäringen. Även privatpersoner och miljögrupper som ville hjälpa till med sanering kontaktade kommunerna om bland annat observationer av oljan när den kom till land.

Kommunerna återkom till privatpersonerna i ärenden som de inte kunde ge direkta svar på. Till stor del hänvisade aktörerna även till hemsidorna för information.

Den andra samverkanskonferensen hölls på RAKEL kl.12.00 och samtliga aktörer förutom Region Halland deltog. Länsstyrelsen informerade om åtgärder som

vidtagits av bland annat RRG det senaste dygnet (eftersom det övningstekniskt hade gått över ett dygn sedan olyckan). KBV informerade om läget och behov av

samverkan. Därefter var det laget runt med behov av samverkan och resurser.

Kommunerna önskade bland annat stöd vid konskevensanalys, kartor på utsläppet, prioritering av resurser på kort och långsikt från Länsstyrelsen samt beslut om övertagande av räddningstjänst från Länsstyrelsen.

Innan samverkanskonferensen publicerade Länsstyrelsen regionalt prioriterade områden och följande inriktningsbeslut:

 Inledande prioritering är att förhindra att vidare föroreningar uppstår vid Klosterfjorden, Getterön, Lejran.

 Därefter ska oljans skador begränsas utifrån prioritering i miljöatlas.

 Avslutningsvis påbörjas sanering utifrån miljöatlas.

Övrig information från Länsstyrelsen var bland annat transportföretag med tillstånd att transportera farligt avfall och lista över mottagare och mellanlagringsplatser av förorenade massor.

10 3.2.3 Diskussion under moment 3

Det avslutande momentet i övningen genomfördes i diskussionsform i respektive stab. Det är en vecka efter olyckan och oljan ligger med varierande mängd längsmed hela hallandskusten.

Räddningstjänstinsatsen är avslutad, det är dags för sanering.

De lokala övningsledarna ledde diskussionen där tre frågor skulle diskuteras i samtliga staber:

 Vilka skulle ni behöva samverka med?

 Vad skulle ni samverka om?

 Hur tror ni den samverkan skulle se ut?

Samverkan behövs internt inom kommunerna och mellan kommunerna, länsstyrelsen, MSB, HaV:s oljejour, Kustbevakningen, Försvarsmakten, Arbetsmiljöverket, privata företag, båtklubbar, Katastrofhjälp Fåglar och Vilt och regionala resursgruppen. Stöd kan även behövas från kommuner som har tidigare erfarenhet av oljeutsläpp.

Förväntningar på samverkan med Länsstyrelsen är bland annat prioritering av skyddsvärda områden, resursfördelning, samordning av information, expertstöd (veterinär, jakt, naturvård) och kontakter med MSB och Region Halland.

Övriga frågor och områden som diskuterades var bland annat ansvar för sanering,

omhändetagande av olja vid tillfällig lagring, mellanlagring och slutligt omhändetagande samt ekonomi och resurser.

3.3 Utvärderingsseminarium

Syftet med seminariet ge deltagarna möjlighet att slutligen bedöma utfallet av övningens övergripande mål samt att dra lärdomar från övningen och hur övningens resultat ska tas till vara. Närvarande bestod av minst två personer från respektive kommun.

Mötet gick igenom vad utvärderingsrapporten baserades på och hur utvärderingsprocessen genomförts, mötet genomförde sedan gruppdiskussioner om måluppfyllnaden av de övergripande målen, resultat och effekt samt åtgärdsförslag och åtgärdsprioritering.

Deltagarna diskuterade rapportens förslag på fortsatt arbete och gjorde prioriteringar bland dessa. Utifrån det som framfördes har länsstyrelsen tagit fram en åtgärdsplan för att stärka länets förmåga att hantera allvarliga oljeutsläpp till havs (se bilaga 3).

Seminariet klarlade och synade måluppfyllnaden för de övergripande målen för övningen, samt övningsgenomförande, vilket inbegrep formatet och upplägget.

3.3.1 Måluppfyllnad

För mål A ansåg aktörerna att utvärderingsrapportens bedömning stämde väl överens med hur de upplevde övningen. För att uppnå god förmåga att hantera händelsen krävs att aktörerna:

 Känner till regelverket och hur det ska tillämpas.

 Bidrar till och/eller sammanställer och känner till den regionala lägesbilden

 Känner till tillgängliga resurser och hur de kan användas

 Har tydliga rutiner på hur samverkan ska ske

11 Även mål B var seminariets bedömning att det stämde överens med rapportens bedömning.

För att uppnå god förmåga att samordna hanteringen krävs att aktörerna:

 Använder WIS och kartor för en samlad lägesbild

 Fortsättningsvis samordnar information till allmänhet och media

 Upprättar en inriktnings- och samordningsfunktion (ISF) med berörda aktörer.

 Tar kontakt med varandra även mellan de regionala samverkanskonferenserna

Seminariets bedömning av mål C stämde överens också med rapportens bedömning. För att få en grundläggande förmåga att hantera de tekniska stödsystemen krävs kontinuerliga övningar och utbildningar samt användning av teknik i vardagen.

3.4 Övningens resursåtgång

I tabellen nedan presenteras en grov uppskattning över tidsåtgång för gemensam planering och genomförande. Tydligt redovisa att övningen pågick. Kostnader redovisas inte.

Det är beräknat att samtliga deltagare lag ner 8 timmar under övningsdagen, även om övningen officiellt genomfördes mellan 8.30-16.00.

Aktivitet Tidsomfattning

Lokal övningsledare 972 h¹

Lokal utvärderare 164 h²

Övningsledning på Länsstyrelsen 470 h³

Övriga förberedelser 570 h⁴

Genomförande av övningsdag 1400 h⁵

Utvärdering 348 h⁶

MSB resursperson 240 h⁷

Totalt 4056 h

Det innebär 2,3 årsarbetskrafter (1760 timmar). Det kan sättas i relation till att kommunerna i länet tillsammans lägger ca 7,8 årsarbetskrafter⁸ på krisberedskap som finansieras av statliga medel, varav en del omfattas av planering, genomförande och utvärdering av övning.

1 Beräknat på sex möten på totalt 24 timmar där i medeltal åtta personer deltog samt förberedelsetid i medeltal på 130 timmar för fem LÖL.

2 Beräknat på ett möte på tre timmar med sju personer samt förberedelsetid i medeltal på 20 timmar för sju LU.

3 Uppskattning av planering av övning och utvärdering på Länsstyrelsen.

4 Uppskattning av samtliga övningsdeltagares förberedelser innan övningen, t.ex. deltagande på utbildning och inläsning från respektive organisation.

5 Beräknat på övning på åtta timmar för 145 övningsdeltagare, 17 i övningsledning och sju observatörer samt sex personer i motspel (totalt 175 personer).

6 Beräknat på 29 deltagare vid seminariet på sju timmar. Därutöver tillkommer eventuell förberedelsetid och interna utvärderingar (beräknat på ett medeltal en timme per övningsdeltagare)

7 30 dagar enligt överenskommelse.

8 Redovisade årsarbetskrafter i årsredovisningen 2014 enligt Lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap.

12

4 Övningens syfte, mål och utvärderingsmetod

4.1 Målformulering

För att underlätta övningsdeltagarnas målformulering och den efterföljande utvärderingen används en gemensam taxonomi. Vid målformuleringen används de tre nivåerna

Grundläggande förmåga, god förmåga och mycket god förmåga. Vid utvärderingen tillkommer en nivå, bristande förmåga, för mål som inte är uppnådda.

För att utvärderarna ska kunna bedöma om målen är uppnådda har indikatorer till varje delmål tagits av respektive aktör.

4.2 Övergripande syfte

Det övergripande syftet med övningen är att ge aktörerna möjlighet att:

 testa berörda aktörers oljeskyddsplaner,

 testa de regionala rutinerna för samverkan och ledning,

 tydliggöra ansvar, roller och samverkansbehov vid ett allvarligt oljeutsläpp till havs,

 tydliggöra den gemensamma förmågan att hantera ett allvarligt oljeutsläpp till havs,

 belysa riskbilden längsmed Hallandskusten, begränsningar i resurser och fördelning av resurser.

4.3 Övergripande mål

Övningen har tre övergripande mål vilka förtydligas med ett antal delmål. För dessa delmål finns även indikatorer.

A. Aktörerna har en god förmåga att hantera ett allvarligt oljeutsläpp enligt uppsatta rutiner och regelverk.

1. Aktörerna förstår sitt ansvar utifrån gällande regelverk.

2. Aktörerna tillämpar sina planer i sin hantering av händelsen.

3. Aktörerna utformar och följer gemensamt framtagna rutiner utifrån vad händelsen kräver.

B. Aktörerna har en god förmåga att i samverkan på regional nivå samordna hanteringen ett allvarligt oljeutsläpp

4. Aktörerna tar del av andras avsikter och insatser och beaktar det i sin egen hantering av händelsen.

5. Aktörerna tar fram en gemensam inriktning och agerar efter denna i sin egen hantering av händelsen.

6. Aktörerna samordnar och förmedlar information till allmänhet och media.

7. Aktörerna prioriterar begränsade statliga och privata resurser för både skydd och sanering för att möta samhällets hjälpbehov så effektivt som möjligt.

13 C. Aktörerna har grundläggande förmåga att använda förutbestämda

sambandsmedel enligt ”Riktlinjer för tekniska stödsystem för regional samverkan i Hallands län”

8. Aktörerna kommunicerar med RAKEL.

9. Aktörerna sprider relevant information i WIS.

10. Aktörerna kommunicerar ljud och bild i Lync.

4.4 Aktörernas delmål

Varje aktör har också tagit fram delmål och indikatorer specifikt för sin egen organisation. Se bilaga 2.

4.5 Utvärderingsmetod

Övningen utvärderas genom en målbaserad utvärdering med fokus på:

 Planeringsprocessen inför övningen

 Övningens genomförande, format och upplägg

 Övningens övergripande mål

 Aktörernas delmål

Utvärderingen baseras på följande indata:

 Enkäter

o för deltagare i planering, genomförande och utvärdering o enkät/genomgång med övningsdeltagare vid övningsdagen o webbenkät för övningsdeltagare efter övningsdagen o observationsprotokoll

 Observationer

o av lokala utvärderare under övningsdagen o av utvärderingsledaren under övningsdagen

 Dokumentation

o utvärderingsprotokoll från lokala utvärderare

o loggar, dagböcker och annan dokumentation från övade funktioner.

o loggar och annan dokumentation från motspelet o remissvar på utvärderingsrapport

o dokumentation från diskussioner vid utvärderingsseminarium

Utvärderingsledaren är ansvarig för den regionala utvärderingen och sammanställning av utvärderingsrapporten. Lokala utvärderare i respektive kommunen ansvarar för att fylla i utvärderingsprotokoll och utvärdera de lokala delmålen. LÖL har också följt upp

utvärderingarna och sammanställt resultatet.

Mer information om utvärderingen av övningen finns i utvärderingsbestämmelserna som skickats ut till övningsledningen och utvärderarna innan övningen.

14 4.5.1 Grund för bedömning

Texterna i utvärderingskapitlet är skrivna av övnings- och utvärderingsledarna på Länsstyrelsen och bygger på olika källor.

Utvärdering av övningens planering är baserat på minnesanteckningar och planeringsorganisationens synpunkter.

Utvärdering av övningens genomförande är baserat på enkäter, egna iakttagelser och planeringsorganisationens synpunkter.

Utvärdering av övningens utvärdering är baserat på statistik, egna iakttagelser och utvärderarnas synpunkter.

Utvärdering av övningens övergripande mål är baserat på observationer av lokala utvärderare, enkätsvar från övningsdeltagarna samt diskussioner och grupparbete vid utvärderingsseminariet.

15

5 Utvärdering 5.1 Planering

Planering av en simuleringsövning med motspel är mycket tidskrävande. Planeringen inleddes åtta månader innan övningen. Samtliga planeringsmål uppfylldes, men med vissa förseningar enligt den tidsplan som satts upp. Planeringsmålen och tidplanen kunde ha kommunicerats ännu tydligare till berörda i övningsplaneringen. Bedömningen är att tidsramarna och kvalitén på delunderlag (övningsdokumentation) var tillräckliga, men större del av arbetet kunde ha genomförts i början på processen och vikten av deadlines borde ha lyfts. Det är viktigt att samtliga övade organisationer deltar med en lokal övningsledare så att alla intressen och önskemål tillvaratas.

Det var mycket bra att respektive aktör fastställde sitt eget syfte och mål med övningen för att underlätta både utveckling av scenario och utvärdering. Övningsförberedelserna var som sagt väldigt krävande, men också givande då det gav ökad kunskap om komplexiteten och

omfattningen om ett oljeutsläpp skulle ske. Det behöver ändå tas ställning om

förberdelsetiden står i paritet med resultatet av övningen. När det gäller övningars krav på resurser bör samtliga övade organisationer också överväga ha ersättare för personer i

planeringsorganisationer, så att en stor övning inte står och faller på en person. LÖL och LU är viktiga funktioner i samtliga skeden av en övning.

Planeringsgruppen följde i möjligaste mån MSB:s metod för övningsplanering.⁹ Metoden var ny för de flesta, vilket innebar mer arbete än beräknat. Nytt var till exempel att övningens moment skulle beskrivas innan inspel tas fram. Det fungerade inte till 100 procent och slutsatsen är att mycket förtydligades i momentbeskrivningarna och de hade varit bra att ha från början. Planeringen underlättades genom att majoriteten av övningsledarna gick MSB:s kurs ”Lokal övningsledare: Att förbereda och leda egen organisations deltagare i

samverkansövningar”. Det tydliggjorde behov av förberedelser och ansvarsförhållandena i planeringsorganisationen. Även MSB:s resursperson bör lyftas fram som ett bra stöd i planeringsprocessen. Resurspersonen behöver vara tydlig och ge konstruktiv kritik.

Det är positivt med en gemensam ram för övningsplanering. Samma metod kommer att användas i kommande regionala samverkansövningar (härnäst övning Gripen). Det vore därför bra att öka kunskapen om denna metod till flera i länet. Om varje organisation förstår den övergripande planeringsprocessen så är det enklare för dessa att vidta egna förberedande åtgärder för övningen. Det är även viktigt att öka förståelse för att övningsplanering är tidskrävande för både lokal övningsledare och utvärderare. Dessutom kan samtliga övade behöva vidta förberedelser, såsom utbildning och uppdatering av planer, innan en övning.

Övningsplanering ger således mervärde till utveckling den egna krisorganisationen.

5.1.1 Aktörernas förberedelser inför övningen

Det har varit upp till varje aktör att förbereda sig själv och sina övningsdeltagare för övningen. Inget behov av gemensamma utbildningar innan övningarna identifierades.

Däremot genomfördes förberedande utbildningar i Kungsbacka, Halmstads och Laholms

9 MSB, 2014. Övningsvägledning. https://www.msb.se/sv/Utbildning--ovning/Ovningsverksamheten/Verktyg-- Stod/OVN-2/

16 kommuner. I Varbergs och Falkensbergs kommuner har det genomfört utbildningar i

oljeskadeskydd tidigare under 2012 och 2014. Det har varit uppskattat att få lärdomar genom gemensamma utbildningar internt.

Laholm

Ett informationsmöte om olja genomfördes den 21 november med samtliga övningsdeltagare i Laholms kommun. Syftet med mötet var att ge kunskap om vad en oljeolycka skulle innebära för Laholms kommun samt ge praktisk information om övningen. Informationen som delgavs handlade bland annat om Laholms krisledning, erfarenheter från Tjörn och Ystad och en oljeolyckas olika skeden.

Halmstad

Ett informationsmöte om olja genomfördes den 17 november med ca 40 övningsdeltagare i Halmstads kommun. Syftet var att få en gemensam grund inför övningen. Informationen som delgavs handlade bland annat om…

Kungsbacka

En förövning om olja genomfördes den 24 november med sex övningsdeltagare. Det som togs upp var bland annat generellt förlopp vid en oljeolycka, Kungsbackas oljeskyddsplan, övningsbestämmelser och målsättningar.

Samtliga övningsdeltagare förväntas ha fått övningsbestämmelser genom sin lokala

övningsledare. Ingen utvärdering har gjorts hur många som verkligen tagit del av dokumentet.

Däremot tillfrågades övningsdeltagarna om de fick tillräckligt med information från

övningsansvariga före övningen om genomförandet, varav 70 procent svarade Ja, 18 procent Delvis och 1 procent Nej. Övriga valde att motivera sina svar.

Bland svaren fanns både positiva och negativa synpunkter. Ett par tyckte att det var för mycket information och att övningsbestämmelserna var alldeles för omfattande och önskade mer konkret information. Informationen om vad de tre skedena innebar i tidsomställning borde ha varit mycket tydligare.

5.2 Genomförande

5.2.1 Deltagare

De aktörer som normalt sett skulle agera för att hantera ett utsläpp av olja till havs deltog i övningen. Övningen avgränsades till att endast beröra Hallands län. I kommande övningar kan grannkommuner, grannlän samt nationella myndigheter inkluderas som övade för att skapa en mer realistisk hantering av händelsen och förbättra länsöverskridande samverkan.

Oljejouren var tillgänglig på telefon och fick två samtal under övningen, från Länsstyrelsen som önskade information om vilka saneringsfirmor som kan ge stöd, och från räddningstjänsten i Halmstad som önskade information om oljejourens möjligheter att ge stöd. Båda samtalen var relevanta. Varbergs kommuner ringde också Oljejouren.

5.2.2 Övning

Övningsdeltagarna startade upp arbetet i respektive stab efter det första inspelet från LÖL.

Samtliga övade deltog på den inledande samverkanskonferensen på Lync. Det var första gången tekniken användes i denna omfattning i länet, vilket medförde viss fördröjning jämfört med telefonkonferens. Konferensen startade tyvärr upp innan Halmstads kommun och Region

17 Halland hunnit ansluta sig. Här nedan redovisas i första hand övningsdeltagarnas synpunkter på övningens genomförande.

Längd

Övningsdeltagarna fick frågan ”Vad anser du om övningens längd?” och 6 procent tyckte att den var för lång och 10 procent för kort. 69 procent tyckte att längden var lagom och övriga valde att motivera sina svar. De flesta hade inga synpunkter på längden, men däremot att det blev för många moment och händelser att öva på en gång. Det var svårt att genomföra övningen med två tidsperspektiv på så kort tid. En dag är lagom för att organisationerna ska kunna avsätta resurser till övningen. Därmed är det svårt att öva oljepåslag i realtid. För att förenkla kunde man fokuserat övningen till ett moment eller genomfört den som

seminarieövningen.

Tempo

Övningsdeltagarna fick frågan ”Hur tycker du att tempot på övningen har varit?” och 10 procent svarade Mycket bra, 40 procent Bra, 14 procent Acceptabelt och 17 procent Mindre bra. Missnöjet med tempot var störst jämfört med andra områden som det ställdes frågor om.

Bland motiveringarna fanns synpunkter som kopplade till bytet av tidsperioder under

övningen. Det upplevdes stressigt och rörigt vid bytet. Momenten borde ha varit längre så att staberna hunnit planera och vidta åtgärder. Efter bytet blev det otydligt vilka åtgärder som genomförts. Eftersom det är svårt att simulera en händelse som varar över flera dagar under en arbetsdag kunde man istället fokuserat på ett enskilt moment.

Flera på Halmstads kommun angav också att tempot var för lågt både i stab och i

upplysningscentral. Det låga tempot berodde bland annat på tillspetsade frågor saknades och att man inte fick information från Länsstyrelsen och inte hade mandat att ta direktkontakt med MSB och KBV.

Upplägg

Enligt 12 respektive 49 procent av övningsdeltagarna var upplägget Mycket bra eller Bra, medan 20 respektive 6 procent tyckte att upplägget var Acceptabelt eller Mindre bra. Övriga valde att motivera sitt svar. De flesta hade även här kritiska synpunkter på bytet av

tidsperioder och att hela övningen inte skedde i realtid. Den nya lägesbilden som gavs vid moment två borde ha innehållit information om de efterfrågade resurserna, vidtagna åtgärder och beslut så att övningsdeltagarna vetat vad som hänt under tiden man hoppade över.

Utsläpp av olja till havs är ett komplicerat scenario som är nytt för många i länet. Som tidigare framkommit kunde övningen hellre genomförts som seminarieövning. Föreläsning i kombination med workshop kan ge mer än en övning när man ska behandla ett utdraget saneringsskede. Övning av teknik kunde ha övats separat. Det finns efterfrågan på mindre och enklare övningar som inte kräver lika stor förberedelse och ger mer för den enskildes förmåga att utföra stabsarbete.

Övningens värde

Övningsdeltagarna fick frågan ”Hur bedömer du övningens värde för din organisations verksamhet/roll?” och 30 procent svarade Mycket stort, 36 procent Stort, 16 procent Godtagbart och 5 procent Ringa. Övriga har motiverat sina svar. Bland dessa varierar synpunkterna ungefär enligt samma fördelning. Det som gjorde att övningen blev värdefull var bland annat att få öva i sin roll i staben och använda WIS, att förbättringsområden belystes och förståelsen för organisationernas ansvar och roller ökade. En deltagare svarade att

18 genomgångarna innan övningen och egen inläsning var en bra förberedelse. Avslutningsvis är det viktigt med övningar där deltagarna har möjlighet att lösa uppgiften för att ge säkerhet att arbetet kommer att fungera i verkligheten. En bra övning ska också ge lärdomar för fortsatt arbete.

5.3 Utvärdering

Utvärderingen ska mäta hur övningens mål har uppnåtts och utvärderarna har ställt målen mot genomförandet och resultatet av övningen och har beaktat både de övades insatser och

övningens upplägg. Länsstyrelsen har fått stöd av MSB i utformning av utvärderingen och dess metod. Samma metod har används som för övning Malte 2013 men med vissa

förändringar i utformning av enkäter.

5.3.2 Lokala utvärderare (LU)

Lokala utvärderare har genomfört utvärderingen i kommunerna samt regionala resursgruppen.

Samtliga deltog på ett förberedande möte där de fick information om upplägg och utvärderingsprotokoll. LU utgick från samma utvärderingsprotokoll (med undantag av Falkenberg och Varberg), men utvärderade i första hand sin egen organisation. Synpunkter från LU har gett mer tyngd till den regionala utvärderingen.

5.3.3 Utvärderingsprotokollen

Utvärderingsprotokollen utformades av utvärderingsledaren med stöd av MSB och LU. Varje mål mättes med ett antal indikatorer, som i sin tur skulle bedömas huruvida indikatorn var uppnådd och vid vilken tidpunkt samt övriga kommentarer. LU fyllde i protokollen under och i viss mån efter övningen. Protokollet visade sig vara svårt att följa under övningen.

Indikatorerna borde ha varit mer konkreta. Det underlättar om varje organisation har egna mål och indikatorer, vilket gjordes i Varberg och Falkenbergs. Ett antal gemensamma indikatorer behövs dock alltid för att kunna utvärdera den regionala samverkan.

5.3.4 Enkäter

Målgruppen för webbenkäten var samtliga övningsdeltagare, totalt ca 145 personer, men det är oklart exakt hur många som fått enkäten då den skickades ut delvis via kontaktpersoner.

Länsstyrelsen har fått in 132 påbörjade svar och 86 avslutade. Svarsfrekvensen är 59 procent.

Enkäten hade tyvärr en bugg så flervalsalternativ fungerade inte, dvs. man kunde inte välja både bedömningsnivå och fritextsvar. Ungefär 15 procent valde att motivera sina svar.

Enkätsvaren var mycket värdefulla för utvärderingen av övningens genomförande och gav en indikation på hur målen uppfylldes.

5.3.5 Rapportens remiss

Rapportens remiss har skickats till samtliga deltagande organisationer i övningen (totalt 14 organisationer inklusive länsstyrelsen och MSB). Halmstads kommun har svarat genom stadskontoret och räddningstjänsten och Räddningstjänsten Väst har svarat på remissen.

Synpunkter har framkommit framförallt på utvärdering av planering och gemenförande samt åtgärdsförslag. Dessa har inkluderats i möjligaste mån i utvärderingsrapporten.

19

5.4 Övningens övergripande mål

I detta avsnitt presenteras en bedömning av övningens tre övergripande mål och tio underliggande mål och dess indikatorer.

A. Aktörerna har en god förmåga att hantera ett allvarligt oljeutsläpp enligt uppsatta rutiner och regelverk.

1. Aktörerna förstår sitt ansvar utifrån gällande regelverk.

 Tar del av material (beslutsunderlag) som finns tillgängligt för staben och beskriver organisationens ansvar.

 Bedömer om organisationen är berörd av händelsen och vilket ansvar den har enligt regelverket.

Utifrån information som lämnas vid den regionala samverkanskonferensen inleder respektive stab sitt arbete. I kommunernas stabsarbete framgår vilket ansvar

kommunen (och de olika förvaltningarna) har. Länsstyrelsen bedömer att dess stab i denna händelse ansvarar för att ta fram kunskapsunderlag, bidra med expertstöd och svara på kommunernas frågor, använda miljöatlas för att prioritera områden samt fördela nationella förstärkningsresurser. Målet är uppfyllt.

2. Aktörerna tillämpar sina planer i sin hantering av händelsen.

 Krisledningsplan eller motsvarande finns tillgänglig i staben och följs av stabens funktioner.

 Kriskommunikationsplan eller motsvarande finns tillgänglig i staben och följs av stabens funktioner.

 Oljeskyddsplanen finns tillgänglig i staben och följs av stabens funktioner.

Vid ett utsläpp av olja till havs bör krisledningsplan, kriskommunikationsplan och oljeskyddsplan användas som stöd i hanteringen. Stabsarbetet genomfördes funktionsindelat enligt plan i samtliga organisationer. Användning av

kriskommunikationsplan varierar, men samtliga staber har någon/några som arbetar med kommunikation. När det gäller oljeskyddsplaner så användes de i samtliga organisationer. Det noterades dock behov av att uppdatera oljeskyddsplanerna i olika utsträckning. Målet är uppfyllt.

3. Aktörerna utformar och följer gemensamt framtagna rutiner utifrån vad händelsen kräver.

• Bedömer hur länge händelsen förväntas pågå och dess möjliga konsekvenser på samhället och egen organisation.

• Bedömer egen uthållighet och förmedlar eventuellt behov av personella resurser från andra aktörer.

• Fastställer en övergripande samverkansstruktur (t.ex. mötesfrekvens, omfattning av samverkan, ansvar och roller).

• Deltar enligt överenskommen samverkansstruktur.

Då övningen varade endast sex timmar upplevdes det vara svårt att hinna genomföra någon utförlig analys av konsekvenser av oljepåslaget. Aktörerna påbörjade dock både analys av konsekvenser och planering för att ha tillräckligt med personella och materiella resurser. Laholms kommun skulle behövt stöd från Hylte, men hann inte begära dessa i övningen. Varbergs kommun begärde resurser enligt avtal med Entropi. När det gäller fördelning av resurser för räddningstjänst beslutades det på den första samverkanskonferensen att resursbeställning ska ske via HILL. Det skulle

20 ha behövs ytterligare samverkan om hur dessa rutiner mellan länsstyrelsen och HILL

ska fungera.

I och med de samverkanskonferenser som genomfördes fanns det en övergripande struktur för samverkan. Övrig samverkan genomfördes i WIS, genom enskilda telefonsamtal och genom RAKEL. Halmstads kommun upplever att strukturen för samverkan inte var tillräcklig då information från Länsstyrelsen inte nådde staberna på BAS. Målet är delvis uppfyllt.

Sammanfattning för mål A

På frågan ”Hur tycker du att följande mål har uppnåtts?” svarade 12 procent av deltagarna Mycket bra, 38 procent Bra, 32 procent Acceptabelt och 2 procent Mindre bra. Övriga valde att motivera sina svar. Vissa kunde inte bedöma måluppfyllelse då de inte var insatt i eller använde sig av uppsatta rutiner och regelverk eller då vissa organisationer endast testade den tekniska utrustningen.

Det finns en blandad uppfattning om hur organisationernas staber fungerade från mycket bra till bristfälligt. Det som kan förbättras är till exempel information mellan förvaltningarna, information och direktiv från stabschef samt att alla förvaltningar som är berörd av händelsen deltar. Flera tar upp att de resurser, den kunskap och kompentens som finns tillgängliga idag inte är tillräckliga för att klara ett skarpt läge.

Framförallt materialbristen nämns som ett problem.

Övningsdeltagarna fick också frågan ”Använde du den digitala miljöatlasen under övningen? Motivera varför eller varför inte du använde den.” 21 av 75 svarade att de använt den digitala miljöatlasen under övningen. Huvudorsaken var att få kartor på de prioriterade områdena och hur dessa bör skyddas för att använda det som underlag i prioritering av resurser. Miljöatlasen användes även av någon för att se vilken information andra aktörer har tillgång till. De som använde den uppgav att det fanns ovana i att använda verktyget.

Orsakerna till att deltagarna inte använde miljöatlasen var bland annat att uppgiften inte ingick i ens roll och att andra i staben använde den och informerade vid behov, det saknades kännedom om att den fanns eller hur den fungerade samt att det inte fanns tid. Det saknas information i miljöatlasen för Laholms kommun. I Halmstads, Varbergs och Falkenbergs kommuner finns insatskort som gav tillräcklig information om prioritering av kuststräckor. Detta kan ha påverkat användningen.

Den samlade bedömningen är att mål A endast är delvis uppfyllt. De övade

organisationer hade förståelse för sitt ansvar och använde sina planer. Aktörerna kan dock bli bättre på att utforma mer detaljerade rutiner för samverkan utifrån vad händelsen kräver.

B. Aktörerna har en god förmåga att i samverkan på regional nivå samordna hanteringen ett allvarligt oljeutsläpp

4. Aktörerna tar del av andras avsikter och insatser och beaktar det i sin egen hantering av händelsen.

• Förmedlar och tar del av lägesbild i samverkanskonferenser.

• Följer regelbundet andra aktörers rapporteringar i WIS.

• Rapporterar vid sin interna stabsgenomgång om andra aktörers åtgärder

21 Det finns tidigare erfarenhet i länet av att förmedla och ta del av lägesbild genom

samverkanskonferenser och detta fungerade också under övningen. Nya tekniska system användes och försvårade spridning av lägesbild något. Mer om detta under mål C. Det behövs dock ökad kontakt mellan samverkanskonferenserna för att uppdatera lägesbild och lösa frågeställningar. Många saknade en samlad regional lägesbild.

WIS är ett viktigt verktyg för att förmedla lägesbild i länet. Samtliga aktörer uppdaterade sin lägesbild i WIS och samtliga, utom Kungsbacka, hade en utsedd funktion att följa händelseutvecklingen i WIS. I till exempel Varbergs stab satte man löpande upp utdrag från WIS på väggen. I länsstyrelsens stab finns behov av att utveckla att flera berörda i staben får del av det som förmedlas i WIS.

Samtliga aktörer hade också interna stabsgenomgångar efter

samverkanskonferenserna där man bland annat rapporterade om andra aktörers åtgärder. Dock är det oklart om informationen om andra aktörers åtgärder påverkade de beslut som fattades. Kungsbacka anger att det inte påverkade. Målet är delvis uppfyllt.

5. Aktörerna tar fram en gemensam inriktning och agerar efter denna i sin egen hantering av händelsen.

• Beslutar gemensamt om inriktning för att begränsa utsläppets konsekvenser.

• Vidtar åtgärder enligt gemensam inriktning och lägesbild.

En regional inriktning presenterades på den första samverkanskonferensen. Flera kommuner beslutade också om en inriktning för sin kommun. Både Laholm och Kungsbacka fick ta del av länsstyrelsens prioritering av resurser, vilket i praktiken innebar att kommunerna fick fokusera på att hantera händelsen med egna resurser.

Kommunerna upplevde att det inte fanns en gemensam inriktning för prioritering där de varit delaktiga. Halmstad kommun upplevde att informationen om gemensamma inriktningar borde varit tydligare. Samverkan om prioritering av skyddsvärda områden borde ha skett i större utsträckning då resurserna var mycket begränsade.

Målet är delvis uppfyllt.

6. Aktörerna samordnar och förmedlar information till allmänhet och media.

• Samverkar genom en samverkanskonferens för kommunikatörer.

• Identifierar informationsbehov och –resurser.

• Samordnar ett gemensamt budskap mot media och allmänhet kontinuerligt med händelsens utveckling.

Under det initiala skedet var det problematiskt för motspelet att komma i kontakt med Laholms kommun där numret gick till växeln, som inte visste var de skulle vända sig, och med länsstyrelsen, som inte svarade på numret som fanns att tillgå till

kommunikationsfunktionen initialt. Även upplysningsfunktionen på Halmstads kommun var svår att nå initialt på grund av tekniska handhavande problem. Aftonpressen skrev även en felaktig artikel angående tidpunkt för oljepåslaget, vilken inte fick någon respons från Falkenbergs kommun som var berörd.

Ingen särskild samverkanskonferens hölls med kommunikatörerna utan informationsbehov (bl.a. presskonferens) identifierades på den ordinarie

22 samverkanskonferensen. Därefter samverkande kommunikatörerna på telefon.

Länsstyrelsen tog fram pressmeddelande och talepunkter och stämde av detta med kommunerna. Länsstyrelsen tog även fram en FAQ som också kommunerna kunde hänvisa till eller publicera på sin webb. Information spreds även via sociala medier, radio och 113 13. Övningstekniskt så publicerades all information i WIS.

Utifrån de samtal kommunerna fick in från allmänhet och media gjordes en analys av informationsbehovet. Även interna informationsbehov täcktes i till exempel

Falkenbergs och Varbergs kommuner då interna webbplatser uppdaterades. Målet är uppfyllt, även om inte en samverkanskonferens genomfördes.

7. Aktörerna prioriterar begränsade statliga och privata resurser för både skydd och sanering för att möta samhällets hjälpbehov så effektivt som möjligt.

• Identifierar sina skyddsvärda och prioriterade områden utifrån Digital miljöatlas och andra beslutsunderlag.

• Redovisar egna tillgängliga resurser vid samverkanskonferenser.

• Framför sitt eget resursbehov.

• Avgör gemensamt vilka skyddsvärden som bör prioriteras utifrån Digital miljöatlas eller andra beslutsunderlag den regionala lägesbilden och nyttjar resurserna utifrån denna inriktning.

Samtliga kustkommuner identifierade sina skyddsvärda och prioriterade områden utifrån Digital miljöatlas (DM) och andra beslutsunderlag. Laholm identifierade att det inte finns tillräcklig information om Laholm i DM och att informationen i oljeskyddsplanen är gammal, men kunskap fanns internt i kommunen så uppgiften kunde lösas. Kungsbacka använde också DM och hade tidigt i övningen överblick av sina skyddsvärda områden. Halmstad använde både DM och sin oljeskyddsplan samt undersökte konsekvenser på samhällsviktig verksamhet. Varberg planerade arbetet utifrån DM och insatskort i oljeskyddsplanen. Länsstyrelsen identifierade de regionala skyddsvärda områdena utifrån DM och den regionala oljeskyddsplanen.

Kommunerna redovisade endast ett resursbehov och inte egna tillgängliga resurser vid samverkanskonferenserna. Under övningen framgick inte vilka resurser som finns i länet. Det beror högst sannolikt på att det inte finns tillräckliga resurser för oljeskadeskydd i länet. Länsstyrelsen förmedlade att nationella resurser från MSB:s oljeskyddsdepåer fanns tillgänglig. I början av övningen tydliggjordes det att systemledning N (HILL) skulle samordna resurser och en systemledningskonferens hölls mellan räddningstjänsterna. Däremot fungerade inte samverkan mellan

Länsstyrelsen och HILL under resten av övningen då både Länsstyrelsen och HILL tog ett samordningsansvar.

Kommunerna skickade in sina prioriteringar till länsstyrelsen och därefter gjorde länsstyrelsen en prioritering och fördelade resurserna. Kommunerna informeras om denna prioritering. Länsstyrelsen beaktade underlag från alla, men den slutliga prioriteringen avgjordes inte gemensamt. Prioriteringsalternativen skulle troligtvis diskuterats vid ett samverkansforum om det funnits mer tid. Målet är delvis uppfyllt.

Här kan även nämnas att länsstyrelsen avropade resurser från regionala

resursgruppen (RRG) enligt avtal. Därefter kommunicerade ledningsgruppen för RRG till viss del med Länsstyrelsen om behovet/uppdraget. RRG fokuserade på att internt diskutera hur uppgiften skulle hanteras och vilka resurser den krävde. RRG hade som mål att registrera frivilliga ur allmänheten för att stödja Länsstyrelsen, men

23 denna uppgift hanns aldrig med. Ledningsgruppen för RRG skulle samordna FFKs

insats i händelsen och detta fungerade väl eftersom en person från FFK placerades i ledningsgruppen. Ledningsgruppen gav vidare bildmaterial till Länsstyrelsens stab.

RRG deltog dock inte i Länsstyrelsens stabsgenomgångar utan fokuserade på sin uppgift och att få fram ett bra arbetssätt eftersom det var deras första regionala övning.

Sammanfattning för mål B

På frågan ”Hur tycker du att följande mål har uppnåtts?” svarade 6 procent av deltagarna Mycket bra, 41 procent Bra, 28 procent Acceptabelt och 10 procent Mindre bra. Övriga valde att motivera sina svar.

Flera var kritiska mot Länsstyrelsens förmåga att samordna när det gäller information från centrala myndigheter, information om regional lägesbild och fördelning av resurser mellan kommunerna. En deltagare tyckte också att det dröjde lång tid för att få svar från regional nivå på ställda frågor. Detta ledde till brist på information och fördröjning av arbetet i kommunernas och räddningstjänsternas staber.

Ansvarsfördelning och rutinerna för samverkan mellan länsstyrelsen och HILL bör tydliggöras.

Flera deltagare önskade att länsstyrelsen skulle skickat ut kartor som visat lägesbild och olika scenarion utifrån vindriktningar och strömmar. Det vore bra om denna karta uppdaterades kontinuerligt och varje aktör kunde lägga till och redigera innehåll.

Det som upplevdes positivt var att WIS användes för att dela information om kommunernas åtgärder och att staberna fick relevant information efter

samverkanskonferenserna. Skriftliga noteringar är bra för att kunna säkerställa att den muntliga informationen inte misstolkats.

Den samlade bedömningen är att mål B endast är delvis uppfyllt. Det finns förbättringspotential i rutiner och delaktighet när det gäller att samordna och prioritera resurser vid ett allvarligt oljeutsläpp i länet.

C. Aktörerna har grundläggande förmåga att använda förutbestämda sambandsmedel enligt ”Riktlinjer för tekniska stödsystem för regional samverkan i Hallands län”

8. Aktörerna kommunicerar med RAKEL.

• Genomför minst en lägesuppföljning eller samverkansmöte med RAKEL.

Samtliga aktörer deltog i den andra samverkanskonferensen som genomfördes på i RAKEL. Rent tekniskt fungerade konferensen bra, men ljudet var dåligt. Den upplevdels också lite rörig. Målet är uppfyllt.

9. Aktörerna sprider relevant information i WIS.

• Uppdaterar initial lägesbild och därefter kontinuerlig information vid behov.

Samtliga kommuner uppdaterade sin lägesbild i WIS. Räddningstjänsten Halmstad använde bara LUPP under denna övning trots att WIS är tänkt som ett komplement

24 för att kunna dela information externt. Flera aktörer har endast ett fåtal användare i

WIS, vilket försvårar delning och inhämtning av relevant information. Laholm upprättade en egen händelse istället för att använda den regionala händelsen som länsstyrelsen skapat. Den gjordes inte synlig förrän en stund in i övningen.

Information som är väsentlig för den regionala lägesbilden bör alltid delas i den händelse som skapas på regional nivå och anges av länsstyrelsen. Egna noteringar kan för enkelhetens skull också skrivas i samma händelse genom att ändra synlighet till ”endast egen aktör”.

Den information som publicerades i WIS var relevant. Till exempel lades det upp olika lägesrapporter, kallelse till och anteckningar från samverkanskonferenser, FAQ, inriktningsbeslut och kartor över oljans spridning. Målet är uppfyllt.

10. Aktörerna kommunicerar ljud och bild i Lync.

• Uppdaterar initial lägesbild och därefter kontinuerlig information vid behov.

Samtliga aktörer deltog och kommunicerade i Lync (via dator eller telefon). Det fanns olika uppfattning och ljud och bildkvalité. I början var det några minuters fördröjning och Region Halland och Räddningstjänsten i Halmstad in sent i samverkanskonferensen. Länsstyrelsen borde ha väntat tills samtliga deltagare var med i mötet eftersom missad information påverkade genomförandet av övningen för räddningstjänsten. Det var nytt för länsstyrelsen att ha externa deltagare som måste släppas in från lobbyn samtidigt som en Powerpoint redovisades, vilket ledde till viss fördröjning. Det bildspel som KBV visade kunde inte ses av alla. Det behövs ökad användning och träning av samtliga för att samverkan i Lync ska bli smidigare.

Målet är dock uppfyllt.

Sammanfattning för mål C

På frågan ”Hur tycker du att följande mål har uppnåtts?” svarade 6 procent av deltagarna Mycket bra, 30 procent Bra, 38 procent Acceptabelt och 11 procent Mindre bra. Övriga valde att motivera sina svar. Vissa kunde inte bedöma

måluppfyllelse då de inte använde systemen eller hade någon uppfattning om hur andra använde dem.

Det flesta hade synpunkter på användingen av Lync. På grund av ovana fungerade inte samverkanskonferensen lika smidigt som på telefon. Länsstyrelsen började mötet innan samtliga deltagare var uppkopplade. En deltagare efterlyser syftet med att byta arbetsmetod från något som fungerar bra. En brist när det gäller Lync är det nu är väldigt personberoende då att endast ett fåtal har tillgång till systemet i vissa kommuner.

När det gäller WIS svarade ett par deltagare att egen hantering i WIS behöver förbättras. Det finns fortfarande många som saknar WIS-konto. Det behövs mer övning och utbildning för att alla aktörer ska kunna använda de tekniska hjälpmedel som finns på allra bästa sätt.

Länsstyrelsen föreslås hålla i detta. Länsstyrelsen behöver också sprida de fastställda riktlinjerna för tekniska stödsystem.

25 Den samlade bedömningen är att mål C är uppfyllt. RAKEL, Lync och WIS

användes av samtliga aktörer¹⁰ och kommunikationen fungerade. Det behövs flera åtgärder för att användningen ska bli enklare och mer effektiv.

5.5 Sammanfattning

I följande tabell sammanfattas övningens måluppfyllelse.

A. Aktörerna har en god förmåga att hantera ett allvarligt

oljeutsläpp enligt uppsatta rutiner och regelverk. Delvis uppfyllt 1. Aktörerna förstår sitt ansvar utifrån gällande regelverk. Uppfyllt 2. Aktörerna tillämpar sina planer i sin hantering av händelsen. Uppfyllt 3. Aktörerna utformar och följer gemensamt framtagna rutiner

utifrån vad händelsen kräver. Delvis uppfyllt

B. Aktörerna har en god förmåga att i samverkan på regional

nivå samordna hanteringen ett allvarligt oljeutsläpp Delvis uppfyllt 4. Aktörerna tar del av andras avsikter och insatser och

beaktar det i sin egen hantering av händelsen. Delvis uppfyllt 5. Aktörerna tar fram en gemensam inriktning och agerar efter

denna i sin egen hantering av händelsen. Delvis uppfyllt 6. Aktörerna samordnar och förmedlar information till

allmänhet och media. Uppfyllt

7. Aktörerna prioriterar begränsade statliga och privata resurser för både skydd och sanering för att möta samhällets hjälpbehov så effektivt som möjligt.

Delvis uppfyllt

C. Aktörerna har grundläggande förmåga att använda

förutbestämda sambandsmedel enligt ”Riktlinjer för tekniska

stödsystem för regional samverkan i Hallands län” Uppfyllt

8. Aktörerna kommunicerar med RAKEL. Uppfyllt

9. Aktörerna sprider relevant information i WIS. Uppfyllt 10. Aktörerna kommunicerar ljud och bild i Lync. Uppfyllt

10 Polismyndigheten, MRV och Region Halland kommunicerade inte i WIS, men det var heller inte planerat att de skulle delta i den omfattningen.

26

6 Framtida arbete

I detta kapitel presenteras samtliga förslag på åtgärder för att förbättra förmågan att hantera ett allvarligt oljeutsläpp i länet. Åtgärdsförslagen kan beröra perspektiven före, under och efter samt både generell krishantering och specifikt oljeskadeskydd.

På utvärderingsseminariet har förslagen diskuterats och prioriterats. Utifrån det som framfördes har länsstyrelsen tagit fram en åtgärdsplan med prioritering, ansvariga och deltagare samt tidsplan (se bilaga 3).

6.1 Åtgärdsförslag för Hallands län

Krishantering

1. Tydliggöra ansvarsfördelning och rutinerna för samverkan mellan

länsstyrelsen och Hallands integrerade larm och ledning (HILL) vid händelser som kräver samordning av räddningstjänstresurser samt öka förståelsen för systemledningsperspektivet.

2. Säkerställa att det mellan räddningstjänsterna och Länsstyrelsen finns en tydlig rutin för övertagande av räddningstjänst i länet.

3. Implementera de fastställda riktlinjerna för tekniska stödsystem

4. Förbättra rutinerna för att sprida lägesbild (t.ex. kartor) mellan aktörerna i länet.

Övning och utbildning

5. Öka kunskapen i länet om MSB:s metod för övningsplanering för att

underlätta både planeringsarbetet och övriga förberedelser, såsom utbildning och uppdatering av planer.

6. Genomföra en gemensam workshop eller förmågebedömning om det område som ska övas inför framtida regionala samverkansövningar.

7. Utveckla upplägget av regionala samverkansövningar till att innehålla flera och mindre delövningar för att effektivisera planeringen av övningar.

8. Säkerställa att krisledningsorganisationerna och räddningstjänsterna i länet kan hantera de tekniska stödsystem som är överenskomna att använda som sambandsmedel (Lync, WIS, RAKEL).

9. Fortsättningsvis, informera om syftet med och användningen av WIS samt öva och utbilda i användningen av WIS.

10. Testa samverkan i RAKEL där aktörerna redovisar lägesbild så att föredragningar blir längre än 60 sekunder (för att undvika avbrott av misstag).

11. Införa att vissa arbetsmöten med samverkande aktörer i länet i vardagen genomförs på Lync istället för fysiska möten.

12. Inkludera grannkommuner, grannlän och nationella myndigheter i framtida övningar.

27 Oljeskadeskydd

13. Säkerställa att HaV:s oljejour står med som samverkanspart i länsstyrelsens och kommunernas oljeskyddsplaner och att de kontaktas så fort som möjligt vid larm om oljeutsläpp till havs.

14. Säkerställa fungerande rutiner vad gäller information från KBV och MSB till kommunerna via länsstyrelsen samt tydliggöra vad som gäller vid

direktkontakt mellan kommunerna och KBV och MSB.

15. Öka samordning mellan länsstyrelsens och kommunernas GIS-samordnare för att utveckla användningen av Digital Miljöatlas före och under en händelse.

16. Tydliggöra syftet med Digital Miljöatlas och uppdatera den med relevant information från samtliga kommuner, bland annat länkar till text om strandtyp, känslighetsindex och rekommenderade saneringsmetoder.

17. Redovisa vilka konsekvenser det övade scenariot innebär i resursbehov.

18. Tydliggöra behov och omfattning av resurser för att skydda respektive skyddsvärt område t.ex. vikar.

19. Öka kunskapen om samverkan i saneringsfasen då flera kommuner har drabbats.

20. Inventera vilka saneringsfirmor som kommunerna kan anlita och genomför gemensamma upphandlingar för att säkerställa att resurserna finns

tillgängliga i länet.

28

Bilaga 1 – Planeringsmål

Mål/Aktivitet Ansvarig Tidsplan Uppföljning

Effektiva planeringsmöten genomförs.

Kallelse och dagordning Länsstyrelsen Två veckor

innan

-

Förberedelser till mötena Alla - -

Dokumentation Länsstyrelsen -

Berörda organisationer är informerade om övningen.

Länsstyrelsen har informerat SäkNätverket, KBV, RSF och RSG samt FRG.

Länsstyrelsen - Muntligt

Avisering från Länsstyrelsen Länsstyrelsen - Genomförs ej

Länsstyrelsen har informerat berörda aktörer utifrån behov.

Länsstyrelsen Muntlig kontakt i aug/sep

Inbjudan från Länsstyrelsen Länsstyrelsen v 23 Utskickad juli

Påminnelse från Länsstyrelsen Länsstyrelsen September OK

Samtliga organisationer som ska delta har en utpekad lokal övningsledare.

Förfrågan till SäkNätverket Alla v 13 OK

Lokal övningsledare för Varberg Rväst 23/5 OK

Vid behov finns MSB kurs:

Lokal övningsledare: Att förbereda och leda egen organisations deltagare i samverkansövningar https://www.msb.se/sv/Utbildning--

ovning/Utbildning/Kurser-A-till- O/?type=VisaKurs&kursid=102

Alla Sista

anmälningsd ag 31/5

OK

Mätbara mål och indikatorer har tagits fram och samtliga organisationer som ska delta har en utpekad lokal utvärderare som känner till utvärderingsplanen.

Erfarenheter från tidigare övningar och händelser samlas in.

 Övning hösten 2012 med KBV, O län och Strömsund (Fredrik, KBV)

 Utvärdering av Tjörn (MSB rapport, slutlig rapport ej publicerad) (Catrin)

 OljaN är lös i Halland 2007 (Catrin)

 Övrigt (Alla)

Alla 18/4 OK

Kommunerna och länsstyrelsen

 har en uppfattning om sina egna behov och förväntningar av övningen

 vet vilka funktioner i staben/delar av organisationens hantering som behöver

Länsstyrelsen /LöL

25/9 OK/Försenat