I analyskapitlet kommer litteratur och intervjumaterial analyseras med hjälp av analysmodellen från kapitel 2.5. Egenskapen flexibilitet kommer att belysas utifrån variablerna affärssystem, verksamhet och användare. Första delkapitlet handlar om de kännetecken på ett flexibelt affärssystem som kommit fram i jämförelse mellan
litteraturstudien och intervjuerna med undersökningsföretaget och IT-leverantören. Innehållet i det andra och tredje delkapitlet analyseras utifrån ett flexibelt affärssystem i kombination med dels verksamheten och dels användarna. Innehållet i dessa två kapitel skall besvara frågan hur ett flexibelt affärssystem kan påverka en användarorganisations arbete med anpassningar i verksamheten.
5.1 Det flexibla affärssystemets kännetecken
ABW är ett affärssystem på så sätt att det är som Sumner (2005) beskriver begreppet som ett integrerat system som binder ihop informationsflöde från alla delar av verksamheten. Det stämmer också in på Davenports (1998) beskrivning där den gemensamma databasen är den del som förser hela verksamheten med data.
ABW kännetecknas som ett flexibelt affärssystem ur IT-leverantörens synvinkel. De menar att systemet är gjort för företag som verkar i en föränderlig miljö. Det som möjliggör detta är att systemet skall vara lätt att anpassa. Dessutom skall det vara användarna själva som skall kunna göra de flesta av dessa anpassningar. Det kan analyseras ur flera perspektiv bl.a. anpassningsgrad och tidsperspektiv utifrån systemets livscykel.
Anpassningsgraden innebär att standardsystemen skall passa flera verksamheter men det innebär inte att de samtidigt är flexibla så att de kan anpassas perfekt för varje företag. De utgår istället från den standard som de olika leverantörerna anser sig vara den bästa, s.k. ”best practice”.
ABW är ett flexibelt system även sett utifrån ett tidsperspektiv som utgår från systemets livscykel, bl.a. genom att det är byggt för att kunna göra förändringar i systemet även under själva driftfasen. Men det är också flexibelt så till vida att det finns många olika möjligheter att sätta upp systemet från början. Det innebär att det finns underlag för att kunna passa en stor mängd av företag. Trots detta används ABW mest för specifika branscher enligt IT-leverantören. De har flera kunder i offentlig verksamhet och på den privata sidan är kunderna ofta inriktade på bl.a. finans- och fastighetsbolag. En av anledningarna till att Agresso inte finns i alla branscher, trots att de har ett flexibelt system, är bl.a. det utbud av moduler som de erbjuder kunderna. Det finns t.ex. ingen produktionsmodul för tillverkande företag vilket utesluter en hel del företag. Frågan är då om det är priset för att systemet kan vara så flexibelt?
systemet tvingar användarna att arbeta på ett specifikt sätt eller lägga in viss miniminivå av data i systemet när något registreras. Det motsäger till viss del att ett system är flexibelt. Men det behöver finnas viss struktur i datan som är lagrad i databasen för att informationen skall kunna hämtas ut på olika sätt. Systemadministratören på Stena Fastigheter talar också om detta när hon nämner att de arbetat efter att bygga en bra struktur för att sedan kunna få ut datan på längden och tvären. Trots att det var mycket att tänka på i implementationen av systemet så tog de sig tid att tänka ut hur strukturen skulle se ut. Men det fanns också vissa tveksamheter genom att de inte var helt säkra att de fått ”rätt” struktur från början.
En annan av Hedmans (2009) viktiga faktorer som skiljer ett affärssystem från övriga informationssystem är att systemets alla delar är integrerade. Affärssystemen har flera moduler och att datan är integrerad innebär att ett flöde av data kan gå genom flera moduler. Även här instämmer systemadministratören att ABW har dessa funktioner. Integreringen märks av genom att datan kan hämtas ut i rapporter som kan byggas upp av data från olika moduler.
Rent tekniskt när det gäller arkitekturen bygger även ABW på ett trelagers utseende med databas, applikationslager och användargränssnittet. Men det finns även ett ytterligare lager i användargränssnittet som möjliggör flexibilitet för användaren att kunna utforma egna utseenden på gränssnitten.
Det finns också något som benämns som teknisk flexibilitet. Sundgren (1996) beskriver det som förmågan att kunna utöka systemet om exempelvis antalet transaktioner ökar. Den
tekniska flexibiliteten i ABW är hög enligt Stena Fastigheters IT-avdelning. Systemet har inga problem att kunna svälja det stora antal transaktioner som Stena Fastigheter kräver. Eftersom affärssystemet består av tre lager i grunden så kan även dessa nivåer utökas vid olika
förändringar. Det är presentationslagret som behöver ändras om antalet användare skulle bli fler. Om antalet användare ökar kan IT-avdelningen koppla till en citrixklient (där
presentationslagret är åtkomligt) extra så att de andra klienterna inte blir tröga av för många användare per citrixserver. Om kapaciteten på databasen skulle behöva ändras i storlek går även det att göra genom att dela upp den eller klustra den.
Den definition av ett flexibelt affärssystem som Palanisamy (2005) ger ”Förmåga att kunna svara på förändringar i omgivningen” uppfylls också av ABW. Detta är i och för sig inte så stor skillnad på andra affärssystem som också kan göras anpassningar i om verksamheten förändras. Men det som skiljer är graden av hur mycket arbete som användarna själva eller med hjälp av egen IT-avdelning kan göra till skillnad mot om IT-leverantören måste kopplas in vid varje förändring. Användarna är den grupp som sitter närmast verksamheten och då möjliggör detta att förändringarna i systemet skulle kunna gå snabbare än om det skulle vara nödvändigt att starta ett nytt projekt ihop med leverantören för att göra anpassningar.
Goldkuhl & Nilsson (2006) tar upp hur ett system kan vara uppbyggt för att kunna möjliggöra för anpassningar i början av implementationen. Systemet kan ha både en kärna och ett skal där kärnan är själva databasen som inte förändras medan skalet kan definieras utifrån kundens
verksamhet. Det görs genom att man sätter specifika värden på olika parametrar efter kundens val. Om man jämför detta med Agresso Business World så ser det likadant ut där men
Agresso har även gått ytterligare ett steg. De har ett ytterligare skal där användarna kan fortsätta göra förändringar även under själva driften. Det möjliggör att systemet fortsätta anpassas om verksamheten förändras.
5.2 Det flexibla affärssystemet och verksamheten
Ett mönster som framträder tydligt efter intervjuerna på undersökningsföretaget är att det verkar finnas en tydlig uppdelning mellan vilka avdelningar som sköter vad när det gäller ABW. Det står helt klart att IT-avdelningens roll är att hantera driften av systemet, dvs. se till att det fungerar rent tekniskt. Dessutom är de ansvariga för att bygga och underhålla
integrationer mellan ABW och kringliggande system. Men det är verksamheten, via systemadministratören, som styr vad som skall göras och till viss del när. Det finns många likheter mellan hur Stena Fastigheter arbetar med sitt affärssystem och med det som
Davenport, Harris & Cantrell (2004) tar upp i fyra punkter för att få ut mesta möjliga värde. Den första av punkterna handlar om att sätta in mesta möjliga kraft i början av
implementationen för att få en bra grund att bygga vidare på. Systemadministratören berättade i intervjun att de lagt ner mycket tid i början av projektet när systemet skulle implementeras. Det var mycket information som skulle tänkas igenom eftersom ABW var ett tomt skal i början. Systemadministratören poängterade också att de verkligen tagit sig tid att tänka igenom hur systemet bäst skulle sättas upp för att passa verksamheten.
Den andra punkten som Davenport, Harris & Cantrell (2004) tar upp handlar om nästa steg, dvs. efter implementationen. Där menar de att man bör se affärssystemarbetet som en fortsatt process som följer med hela livscykeln. Det räcker inte att enbart ha ett välanpassat system i början av systemets livscykel om man inte fortsätter anpassa systemet efter verksamhetens förändringar. Även här talar systemadministratören om att grunden för hur de lagt upp kodsträngen och olika objektnummer skall vara förberett för att kunna utökas samtidigt som det skall vara lätt att ta ut nya rapporter exempelvis med de nya värdena. Hon nämner bl.a. att nummerserierna skall vara enhetliga för att kunna söka på intervaller i systemet.
Davenport, Harris & Cantrell (2004) tar som tredje punkt upp vikten av att prioritera vilka delar som är viktiga att fokusera på när verksamheten skall få ut nytta ur systemet. Detta kan jämföras med vad både systemadministratören och superanvändaren säger om de olika rapportmöjligheter som går att använda i systemet. De nämner att det finns olika sorters rapporter med olika utseenden och funktioner. Dels finns det vanliga standardrapporter, exempelvis balans- och resultaträkningar eller momsrapporter som är ett minimum av
rapporter som alla verksamheter behöver. Dessutom finns det också rapporter som kan skapas utifrån sökfunktionen i Browserfrågor och därefter sparas antingen lokalt hos en användare eller globalt för alla användare. Just att kunna ha möjligheter att få ut data ur systemet är något som ekonomerna i verksamheten är i väldigt stort behov av. Det märks också att användarna är nöjda med detta eftersom de jämför med hur det gamla systemet fungerade där
Den fjärde punkten i Davenport, Harris & Cantrell (2004) handlar om att synliggöra och kunna mäta affärssystemets värde för att ge ökat värde. De menar också att det är bra att utse någon som är ansvarig för systemets affärsnytta. På denna punkt kan ett exempel från system-administratören lyftas fram. Hon nämnde att användarna av systemet gärna delar med sig av rapporter när de hittat en bra sådan. Man är alltså villiga att tala om för sina kollegor hur även de skall kunna ha nytta av den rapporten. Dessutom kan användarna ta en rapport som kanske passar för en avdelning, ändra ett värde i uppsättningen och därefter kan de använda samma rapport till sin egen avdelning. Det som Stena Fastigheter också valt att göra är att utse
systemadministratören till att ha ansvar för både den centrala funktionen (huvudkontoret) men även för lokalkontoren så till vida att det är enbart hon som kan göra systemförändringar när det finns behov av det. Detta kan ses som en del i arbetet att inte tappa den struktur som lagts upp från början för att passa verksamheten. Det är inte enbart systemadministratören som kommer på vad som skall ändras utan det sker i samråd mellan ansvariga ekonomer och systemadministratören.
Relationsmodellen enl. Brandt, Carlsson & Nilsson (1998) används för att visa anpassningar mellan verksamhet och system. Den används i normala fall för de anpassningar som görs vid implementationen av ett nytt system men borde även kunna användas för anpassningar av system eller verksamhet i den löpande driften. Om man jämför vad som händer med den modellen om affärssystemet betecknas som flexibelt så innebär det att punkten ”ändring av kund” blir större på bekostnad av ”ändring av leverantör”. Det blir också en större tyngdpunkt på att det är systemet som anpassas mot verksamheten istället för tvärtom.
5.3 Det flexibla affärssystemet och användarna
För användare av affärssystem kan det uppfattas som att systemet är stelt. Hedman (2009) nämner bl.a. att systemets master-data kräver att när användarna matar in data i systemet så måste det göras efter uppsatta regler. Användaren tvingas med andra ord lägga in datan på ett visst bestämt sätt för att systemet skall kunna bearbeta datan och även göra den sökbar. Användaren kan se det som en nackdel vid inmatning men som en fördel när de kan hitta exakt det data de behöver. Många transaktioner läses också in automatiskt från andra kringsystem så det är inte så mycket stansning i Agresso som görs. På Stena Fastigheter går det lätt att hitta fördelar när systemadministratören och superanvändaren lovordar systemets möjligheter till rapporter, dvs. att få ut datan på längden och tvären. De märker också att det går att få ut rapporter som både kan innehålla aggregerade värden men även detaljer på en och samma sida.
Systemadministratören tycker också att systemet är användarvänligt på så sätt att de olika modulerna ser likadana ut och har samma funktioner sinsemellan. Det blir därför inte svårt att importera en fil utifrån om man är inne i huvudboken eller leverantörsreskontran. Funktionen för import finns att hitta med samma kortkommando eller på samma meny i båda modulerna. Ett affärssystem bygger på att det är integrerat, dvs. att data från olika moduler samlas i den gemensamma databasen (Sumner, 2005 och Hedman, 2009). Detta märker superanvändaren
bl.a. genom att det även går att skriva ut data från olika sorters tabeller och moduler i en och samma rapport.
Många av användarna ser det som en möjlighet att de själva kan göra så många rapporter. Det är individuellt, menar systemadministratören, hur mycket de väljer att använda exempelvis egengjorda rapporter. Det tar lite tid i början att komma in i hur man bäst söker fram rätt information. En del av användarna tar sig den tiden och en del andra kan bli lite överväldigade över möjligheterna. Detta resonemang stämmer överens med Sundgren (1996) som menar att ett flexibelt affärssystem kan stå i motsats till användarvänlighet pga. många möjligheter som behöver läras in hur man skall hantera dem. Alla användarna fick utbildning i hur man bygger rapporter utifrån frågor i systemet men beroende på intresse så använder alltså användarna det olika mycket. Agresso som leverantör har också som filosofi att de skall erbjuda kunderna utbildning i alla delar av systemet och i olika svårighetsgrad. En sådan utbildning är att kunna bygga vanliga rapporter (dvs. inte gjorda utifrån Browserfrågor). Enligt
system-administratören är det något de planerar, att några av användarna skall gå på inom den närmaste framtiden. Men pga. tidsbrist har de hittills valt att köpa in rapporter från Agressos konsulter.
Det finns olika sätt för användarna att komma in i systemet. Systemadministratören och lösningsarkitekten nämner båda att det finns en vanlig Windowsmiljö och en webbaserad miljö. Windowsmiljön är detsamma som att öppna ett program som antingen ligger lagrat lokalt på datorn eller på en citrixklient. Den webbaserade miljön kommer man istället åt via Internet. Dessa två varianter ger också olika sorters användare möjlighet att kunna arbeta i systemet. För exempelvis sällananvändare som kanske har lättast åtkomst till internet än en egen dator kan den webbaserade lösningen passa bra. Men även de mest frekventa användarna kan växla mellan att använda egna datorn eller internet beroende på om de är på resande fot exempelvis.
Relationsmodellen från Brandt, Carlsson & Nilsson (1998) kan användas även i detta kapitel. När det gäller användarnas del av anpassningen i ett flexibelt affärssystem, innebär det att användarna behöver anpassa sig själva mer genom att utbilda sig i systemet. Men den största delen handlar om arbetet med att tänka igenom strukturen för att de skall kunna beskriva verksamheten i systemet. Det handlar alltså om en sorts effektivisering av verksamheten, genom att användarna i samband med att de tänker igenom strukturen, även kan behöva ändra sina arbetsprocesser för att kunna använda den utvalda strukturen.