I slutsatskapitlet kommer det analyserade materialet sammanfattas och här återfinns även svaren på de två undersökningsfrågorna: vad som kännetecknar ett flexibelt affärssystem och hur det flexibla affärssystemet påverkar användarorganisationens arbete med anpassningar.
Den första undersökningsfrågan handlar om vad som kännetecknar ett flexibelt affärssystem. Där har det kommit fram flera punkter.
Lätt att anpassa.
Användarna skall kunna anpassa systemet själva.
Flexibelt sätta upp, dvs. många parametrar att skruva på under implementationen. Flexibelt att anpassa även efter implementation.
Fler skikt än tre skikt för att användarna skall kunna göra egna förändringar i ex gränssnitt utan att förändra koden i systemets logik.
Teknisk flexibilitet att kunna utöka systemet vid exempelvis fler transaktioner eller användare.
Olika sätt att nå systemet beroende på vilken funktion och behov användarna har. Olika sätt att få ut rapporter på beroende på om det är någon tillfällig fråga eller om
det är en kvalitetsgranskad rapport.
En synpunkt som nämns ofta är att systemet skall vara lätt att anpassa. Förutsatt att systemet är rätt valt, dvs. de moduler finns med som verksamheten behöver, skall det sedan kunna vara möjligt att anpassa. Det innebär också att det skall vara användarvänligt utifrån anpassningar sett. Systemet bör vara uppbyggt så att användarna själva skall kunna göra vissa ändringar så att deras rutiner blir enklare att utföra, exempelvis möjlighet till personliga gränssnitt. Även systemadministratören på verksamhetssidan skall kunna göra andra större och mindre
förändringar i systemet för att anpassa det till kommande ändringar i verksamheten. Systemet skall alltså vara anpassningsbart både för verksamheten och för användarna.
Det finns också en tidsdimension i att systemet skall vara lätt att anpassa. Det skall vara lätt att anpassa både vid implementationen men även under löpande drift av systemet. Det är bl.a. detta som leverantören menar när de anser att ABW är både flexibelt och agilt. Flexibiliteten handlar om många möjligheter till anpassningar i implementationsfasen och agiliteten innebär att det även finns många möjligheter till anpassningar i driftfasen.
Ett flexibelt affärssystem kännetecknas också av att det finns teknisk möjlighet att lätt utöka systemet, antingen för att antalet transaktioner ökar eller för att antalet användare ökar. Denna skalbarhet borde även gälla om transaktioner eller användare minskar i antal.
Att det finns olika sätt att nå affärssystemet är också ett kännetecken på flexibilitet enligt de intervjuade personerna. Olika användare kan vara olika mobila så en del personer drar nytta av om affärssystemet även går att komma åt via internet. På det viset blir ju också systemet
nåbart med mobiltelefoner eller med andra sorters handdatorer vilket kan underlätta för arbetet.
Till sist den punkt som användarna talade om mest. Om systemet är flexibelt på så sätt att det är lätt att anpassa och lägga in mycket data så är det även en stor fördel om även utdatan går att få flexibel. Olika sorters rapporter är några exempel. Beroende på hur ”officiell” frågan är som man vill få besvarad så underlättar det att kunna ställa en snabb Browserfråga och titta på resultatet på skärmen istället för att behöva skriva ut en speciell rapport. Vid andra tillfällen bör rapporten vara lite mer bearbetad, t.ex. om datan skall presenteras för andra intressenter än användarna och då bör det även finnas denna möjlighet.
Den andra undersökningsfrågan tar upp hur ett flexibelt affärssystem påverkar användar-organisationens arbete med anpassningar. Även här har det framkommit flera punkter.
Påverkar vilka roller som gör vad i systemet. Exempelvis mer jobb till användarna och mindre till IT. Tydliga direktiv kan sättas upp.
Flexibilitet kräver genomtänkt struktur från början för att kunna göra fler anpassningar senare.
Jobbet med att arbeta med att utveckla affärssystemet blir en del av den löpande driften.
Möjliggör att användarorganisationen kan välja vad de vill ha ut ur systemet, inte låta systemet styra vad som går att få ut i ex statiska rapporter.
Viktigt med definierad central roll som är ansvarig för förändringar i systemet. Ha många tvingande fält som måste fyllas i och motivera personalen att detaljerna
behövs för att kunna ta ut data på längden och tvären.
Utbilda användarna i olika funktioner efter deras intresse och motivation. Användarna skall kunna välja vilka jobb de vill göra och vilka jobb som IT eller
leverantören skall göra, graden av hur mycket arbete användarna ska göra.
Den första punkten tar upp ansvarsfördelningen av vilka roller som kan göra vad i det flexibla affärssystemet. Eller rättare sagt ger det flexibla systemet fler möjligheter att kunna välja om användarna skall göra alla anpassningar själva, om exempelvis den egna IT-avdelningen skall göra vissa anpassningar eller om systemleverantören skall göra andra jobb ytterligare. Det kan exempelvis vara som i denna undersökning, att verksamheten bestämt att leverantören skall kopplas in för att bygga vissa rapporter eftersom användarna inte lärt sig detta ännu. I detta skede går det alltså snabbare för leverantören att göra jobbet och då kan det bli den mest kostnadseffektiva lösningen också.
En punkt som följer av den första är att, eftersom användarna kan göra mycket av anpassningarna själva, krävs det att de har utbildning i de moment som behövs. Om
verksamheten väljer att ta till sig arbetet med anpassningarna så krävs det att användarna blir mer aktiva att arbeta med själva systemunderhållet och systemutvecklingen. Det kan med
verksamheten tillsätter en speciell systemadministratör eller systemansvarig på verksamhets-sidan som får ansvaret att styra underhåll och utveckling av systemet. Denna person får då en roll att koordinera systemet mellan verksamhetens behov och den tekniska sidans behov. En annan viktig punkt är den med hur mycket tid verksamheten lagt i början av system-implementationen för att skapa en struktur som kan underhållas och utvecklas om
verksamheten förändras. Detta går i linje med punkten som handlar om att anpassningar i ett flexibelt affärssystem påverkar utvecklingsarbetet av systemet. Eftersom systemet tillåter fortsatta anpassningar så bör det ingå i det löpande arbetet med systemadministrationen. Systemadministratören, eller den som är ansvarig för anpassningar, bör ha med sig en helhets-syn. Eftersom flexibiliteten i affärssystemet ger stora möjligheter till anpassningar behöver systemadministrationen struktureras så att inte alla rusar iväg och lägger upp vad som helst. Det behövs en central roll som styr detta arbete. Denna person bör ha en helhetssyn över hur systemet är uppsatt och det är även bra om personen varit med från början i
implementationen.
Flexibiliteten i systemet gör också att det krävs att verksamheten tänkt till kring vilka fält som måste fyllas i vid olika moment av inregistrering av data. Nackdelen att användarna måste fylla i ett minimiantal av fält ger en fördel i att rapporterna blir så flexibla som möjligt. Ju mer strukturerad indata desto fler utdatamöjligheter i olika dimensioner.